Aquest manual és un document d’ajuda destinat als equips dels centres gestors de la Diputació de Barcelona que gestionen expedients del Pla de cooperació Xarxa de Governs Locals mitjançant les aplicacions corporatives del Portal de tramitació (PMT) i del Sistema Integral de Gestió de l’Activitat (SIGAC).

L’esmentat pla ofereix als ens locals un suport integral amb la transferència de recursos tècnics, econòmics i materials per mitjà de diferents instruments de cooperació: el Programa general d’inversions (que substitueix les Meses de concertació de mandats anteriors), el Catàleg de serveis i els Programes específics.

A l’espai de la Xarxa de Governs Locals ubicat a la seu electrònica de la Diputació de Barcelona, els ens locals tenen disponible la informació dels tràmits que poden realitzar en les convocatòries que estiguin actives per sol·licitar, obtenir i gestionar els recursos que es posen al seu abast.

El Portal de tramitació (PMT) és el canal predeterminat per a la interacció contínua entre l’ens local i la Diputació per a la tramitació electrònica i seguiment dels expedients de les convocatòries de la Xarxa de Governs Locals. A través del PMT, els ens locals tramiten les seves sol·licituds i els centres gestors referents les gestionen amb un seguit d’operacions.

El treball dels centres gestors es desenvolupa des del Sistema Integral de Gestió de l’Activitat (SIGAC), aplicació interna per a la gestió i el seguiment de les activitats d’assistència que la Diputació realitza per als ens locals i en la qual es carreguen totes les sol·licituds del PMT. Pel que fa a l’accés del personal dels centres gestors a les aplicacions PMT i SIGAC, cal fer la sol·licitud corresponent d’alta d’usuari a través d’Intradiba: Sol·licituds diverses » Sistemes d’informació » Accés al sistema informàtic de la corporació

Trobareu les guies d’ús de les eines PMT i SIGAC a l’apartat ‘Ajuda’ de la barra de navegació de cada aplicació.

Trobareu que molts tràmits de les convocatòries que s'emmarquen en el Pla de cooperació Xarxa de Governs Locals inclouen formularis associats que els ens locals han de descarregar i emplenar prèviament per annexar-los als tràmits del Portal de tramitació (PMT).

Aquests formularis faciliten l'aportació de dades econòmiques i de dades tècniques de les actuacions dels recursos que es tramiten.

Per accedir als formularis seguiu les instruccions següents:

1. Seleccioneu el formulari de la vostra elecció, passeu el ratolí per sobre del nom del document activant així l’enllaç al mateix.
2. Descarregueu el formulari mitjançant el botó dret del ratolí, seleccioneu l'opció «Desar» (o també «Desar enllaç com…») per desar el document al vostre ordinador.
3. Obriu el formulari amb el programari corresponent: Microsoft Word (.doc), Microsoft Excel (.xlsx) o Adobe Reader (.pdf). En qualsevol cas, el vostre ordinador ha de tenir el programa que permeti obrir-los i omplir-los correctament. En el cas dels arxius .pdf, us recomanem que tingueu actualitzada la darrera versió del programa Adobe Reader que podeu descarregar de forma gratuïta en aquest enllaç: https://get.adobe.com/reader

Els formularis associats als tràmits són interactius i dinàmics, i diem que són intel·ligents perquè el seu contingut s’adapta a la informació que l’usuari va introduint en els diferents apartats. Es dissenyen amb l'objectiu que siguin fàcils de fer servir i de minimitzar els errors en el procés d'entrada de les dades.

Algunes de les funcionalitats a destacar són:

• Informació precarregada
• Mecanismes de validació
• Càlculs automàtics
• Ordenar dades de les taules
• Exportació de la informació

Els formularis poden presentar informació necessària per a càlculs interns o per facilitar el seu accés a l'usuari.

Per exemple: mostrar dades del ens locals beneficiaris o els imports de l'aportació de la Diputació de Barcelona.

El seu objectiu és evitar errors. En cas d'error, es mostra un text que ens avisi de quin és l'error.

Per exemple: L'import justificat no pot ser superior a l'import de la despesa.

El seu objectiu és facilitar la feina a l'usuari i evitar errors. El contingut del camp del formulari es calcula automàticament i no pot ser modificat per l'usuari.

Per exemple:

El seu objectiu és facilitar la detecció de duplicats en la informació de taules.

Per exemple:

L'exportació de dades consisteix en poder copiar les dades del formulari per després poder-les enganxar en un full de càlcul o tractar-les en una base de dades.

Hi ha dos sistemes:

Amb el desplegament del Pla de concertació Xarxa de Governs Locals 2020-2023, la Diputació de Barcelona ha posat a l’abast dels equips dels governs locals un conjunt d’eines interactives que volen facilitar la presa de decisions i impulsar la millora contínua en la gestió dels recursos públics: Indicadors locals ODS (Visor 2030), Dibaròmetre, Plataforma de seguiment del PGI i el Visor Cooperem en xarxa.

Les dades que presenta aquesta eina innovadora provenen de la integració del Portal de tramitació (PMT) i dels sistemes comptable i de seguiment de les activitats, i ofereix una visualització integrada a la data d’actualització que consta en la pàgina principal.

A nivell intern, s'ha donat accés al personal usuari de les aplicacions PMT, SIGAC i QlikView_XGL. Per a donar accés a nous d’usuaris cal fer la sol·licitud d’alta a SIGAC (Intradiba, sol·licituds diverses, Serveis TIC); amb aquesta sol·licitud s’activa l’accés al Visor.

L’eina conté l’apartat ‘Mapa d’inconsistències’, un sistema específic de seguiment dels expedients del Catàleg de la Xarxa de Governs Locals que té per objectiu garantir la consistència de les dades en les aplicacions.

Les convocatòries de la Xarxa de Governs Locals s’estructuren en fases d’acord amb l’estat de tramitació de les actuacions que es concerten amb els ens locals.

El Portal de tramitació (PMT) és l’aplicació que fan servir els ens locals per a la gestió de les sol·licituds i les actuacions concertades amb la Diputació de Barcelona.

El Sistema Integral de Gestió de l’Activitat (SIGAC) és l’eina interna de la Diputació de Barcelona que permet els canvis d’estat dels expedients dels ens locals per part dels centres gestors referents.

Per a tots els instruments de cooperació de la Xarxa de Governs Locals –Programa general d’inversions, Catàleg de serveis i programes específics—, els estats de tramitació de les sol·licituds són els següents:

• Lliurada: des del moment en què és tramesa per l’ens destinatari i fins a la seva revisió per part de la Diputació de Barcelona, a efecte de determinar l’existència o no de defectes esmenables.
• Pendent d’esmena: des del moment en què la Diputació efectua un requeriment d’esmena a l’ens, en haver detectat, durant la revisió de la sol·licitud, l’existència de defectes esmenables.
• En curs: des del moment en què la Diputació finalitza la revisió, en no haver-se detectat defectes esmenables, i fins a la concessió de l’ajut o desestimació de la sol·licitud.

L’estat de cada expedient es va actualitzant per mitjà dels tràmits que realitzen els ens locals i els centres gestors al llarg del cicle de gestió:

• Els centres gestors poden realitzar els tràmits corresponents a la fase de sol·licitud indistintament des del Portal de tramitació (PMT) o des de SIGAC. Les sol·licituds del PMT són copiades de manera automàtica a l’eina SIGAC i aquest fet permet que la gestió dels tràmits vinculats a la fase de sol·licitud es pugui fer amb qualsevol d’ambdues eines.
• Els tràmits de les fases d’acceptació i justificació també es poden fer indistintament des del PMT o des de SIGAC.
• Els tràmits de les fases de valoració, formalització i tancament dels expedients es realitzen des de SIGAC, i des d’aquesta eina es comuniquen als expedients del PMT.

Els tràmits disponibles per a cada assistència de SIGAC s’ubiquen en el botó

de manera similar a com es presenten en el PMT. A través d’aquest botó, podem fer tràmits com ara els següents:

A través dels filtres disponibles en la pestanya ‘Expedients’ del PMT, podem gestionar els expedients en funció del seu estat de tramitació i dels dies que han passat des de la realització del darrer tràmit, tant pel que fa a les operacions d’entrada (tràmits realitzats pels ens locals) com les de sortida (tràmits realitzats per la Diputació).

Els filtres anteriors són d’utilitat per al seguiment i control dels compromisos de qualitat vinculats al recursos del Catàleg de la Xarxa de Governs Locals i dels requeriments d’esmena (de sol·licitud, acceptació i justificació).

En la darrera actualització del Portal de tramitació, a la pàgina d’inici i només visible en el perfil dels ens locals, s’han incorporat nous avisos per destacar els recursos i els expedients pendents de tramitar que tenen terminis propers. Des dels cercadors del PMT (recursos i expedients) els equips dels ens locals també poden seleccionar-los a través del filtre “només candents”.

En la darrera actualització del Portal de tramitació, en els tràmits vinculats als expedients, s’ha afegit una columna inicial que inclou una bandera que permet assenyalar el tràmit com a llegit pel referent local i així facilitar les seves tasques. En fer doble clic sobre la bandera aquesta queda fixada per al tràmit.

A través dels filtres disponibles en la pestanya ‘Llistat d’assistències’ de SIGAC podem gestionar les assistències derivades dels expedients del PMT.

Un cop generat i descarregat el fitxer Excel, el podem tractar de manera personalitzada:

• Eliminant columnes que no farem servir
• Aplicant autofiltres
• Afegint càlculs (totals, subtotals, …)

Les eines PMT i SIGAC inclouen l’opció de realitzar comunicacions electròniques de determinats tràmits de manera integrada amb la plataforma EACAT, fet que permet deixar constància dels mateixos en el registre d’entrada dels ens destinataris i en el registre de sortida de la Diputació de Barcelona.

Les comunicacions electròniques que es realitzen a través del PMT i SIGAC no inclouen la signatura electrònica que evidenciï la identitat del remitent ni inclouen la transcripció de l’acte que es notifica, de forma que per si mateixes no tenen validesa com a notificació administrativa. Per tal de tenir aquesta condició, la praxi consensuada amb la Secretaria General és que en les comunicacions electròniques s’incorpori la notificació signada per la secretaria delegada.

Per tant, quan sigui necessari notificar un acte a més d’un ens, també es pot fer a través de l’eina SIGAC. Si aquest acte es publica íntegrament en la Seu electrònica o en algun diari oficial, es podrà tenir accés al seu contingut i serà possible generar una única notificació de l’acte íntegre, amb el peu de recurs oportú, que es pot adjuntar en la comunicació electrònica de SIGAC i, a través d’aquesta eina, enviar-la simultàniament a tots els ens que calgui notificar.

Aquesta operativa segueix els passos següents:

• El centre o departament responsable de notificar, a través del Gestor de Documents Digitals (GDD), genera una única notificació de l’acte íntegre sense ens a l’encapçalament. Posteriorment, és tramitada mitjançant l’eina TeDIBA perquè sigui firmada per la secretaria delegada que correspongui.
• Des de l’eina SIGAC, s’envia una única comunicació de manera massiva als expedients PMT afectats i s’annexa la notificació íntegra. S’evita així la tramesa de les notificacions individuals des del GDD, o bé l’acció massiva des d’EACAT, que resta desvinculada del Portal de tramitació.
• La plataforma EACAT del Consorci d’Administració Oberta de Catalunya (AOC), mitjançant l’ús de la signatura electrònica reconeguda i la gestió dels assentaments electrònics en els registres –registre de sortida de l’organisme emissor i registre d’entrada de l’organisme receptor–, s’encarrega de proporcionar a totes les administracions públiques un servei de tramitació interadministrativa.

En la taula següent, podeu consultar les comunicacions electròniques que es poden realitzar des del PMT i SIGAC a través d’EACAT, amb anotació en els registres –de sortida de la Diputació i d’entrada de l’ens destinatari-.

En els tràmits que realitza l’ens local des del Portal de tramitació (PMT) és habitual haver d’annexar documentació com ara formularis, memòries tècniques o altra documentació de l’ens. Actualment, els tipus de fitxers que admet el portal són els següents:

En els expedients del Portal de tramitació (PMT), les operacions que pot realitzar l’ens local s’ubiquen en l’apartat ‘Fer tràmits per Ens’ (perfil ens) i les operacions del centre gestor es troben en l’apartat ‘Fer tràmits per Diba’ (perfil centre gestor).

Entre les operacions que poden realitzar els ens locals en la gestió d’un expedient, trobem la ‘Sol·licitud general’. Aquesta operació no es correspon amb cap tràmit específic de les fases de gestió (sol·licitud, valoració, formalització, acceptació, justificació i tancament) i esdevé una via alternativa dels ens locals per comunicar a la Diputació de Barcelona aspectes de caràcter general que puguin afectar l’expedient com, per exemple, la sol·licitud de pròrroga. Aquestes comunicacions s’integren en l’expedient PMT però no produeixen cap canvi en l’estat de tramitació.

D’altra banda, entre les operacions d’un expedient que poden realitzar els centres gestors, hi ha la ‘Comunicació general’. Aquesta operació no es correspon amb cap tràmit específic de les fases de gestió i esdevé una via complementària de la Diputació de Barcelona per comunicar a l’ens local aspectes de caràcter general que afectin l’expedient. Aquesta comunicació s’integra en l’expedient PMT però no produeix cap canvi en l’estat de tramitació.

La ‘Comunicació general’ té un caràcter complementari i limitat, i el seu ús ha de respondre a necessitats de gestió que requereixin deixar constància en l’expedient. Cal recordar que no és convenient fer un ús abusiu de la ‘Comunicació general’ com si es tractés d’un correu electrònic.

Aquesta comunicació es pot realitzar amb notificació electrònica o sense, a criteri del centre gestor. En cas que seleccioneu l’opció d’enviar la comunicació general amb notificació electrònica es generen els registres corresponents: de sortida de la Diputació i d’entrada en l’ens destinatari que s’evidencia a través de la plataforma telemàtica EACAT del Consorci Administració Oberta de Catalunya.

En la comunicació general i en la resta de tràmits de sortida que es realitzen des del PMT, és possible annexar documentació, si s’escau.

Des de l’eina SIGAC es poden realitzar comunicacions generals de manera massiva per a un conjunt d’expedients prèviament seleccionats.

Qualsevol persona d'un ens local que sigui usuària del Portal de tramitació pot preparar noves sol·licituds, acceptacions o justificacions, editar-les o modificar-les, així com consultar l’estat de tramitació. Les persones que poden signar els tràmits son:

Altres persones diferents poden disposar de les funcions de signatura i presentació dels tràmits sempre que estiguin habilitades per delegació d’una persona signatària, prèvia acreditació d’aquesta circumstància. Per fer efectives aquestes delegacions, els ens locals han de comunicar-les a la Direcció de Serveis de Cooperació Local.

El PMT comprova si les dades de la persona signant del tràmit estan actualitzades en el Catàleg Unificat de Contactes Corporatius (CUCC). Així, quan coincideixen amb la informació que té la Diputació de Barcelona, s’informa el camp ‘Correspon signatura’ (pestanya ‘Expedients’) amb l’opció ‘Sí’. En cas contrari, el portal selecciona l’opció ‘Correspon signatura: No’. Aquesta darrera situació no implica que el tràmit sigui incorrecte o invàlit sinó que el portal no ha pogut validar la signatura. En aquest cas, el centre gestor ha de comprovar les dades de la persona signant en els llistats publicats a l’espai d’Intradiba de la Xarxa de Governs Locals Intradiba - Xarxa de governs locals - Eines tecnològiques - Contactes ens locals, on trobarà la relació actualitzada de responsables locals que estan acreditats/des per a la signatura dels tràmits en el PMT (alcaldes/alcaldesses, presidents/presidentes, secretaris/secretàries, interventors/interventores i altres signataris/signatàries).

Per últim, si el centre gestor detecta que la persona signant del tràmit no apareix en els llistats anteriors, comunicarà aquest fet a la Direcció de Serveis de Cooperació Local sgl.cucc@diba.cat, que serà la responsable de contactar amb l’ens local per confirmar i demanar el nomenament corresponent. En aquest cas, el tràmit romandrà en estat de ‘Lliurada’ fins a l’acreditació del/de la signant.

Relacionat amb el “Correspon signatura”, SIGAC ara ofereix l’opció de marcar si la signatura ha estat revisada manualment.

Per defecte, el sistema configura aquest control de revisió com a pendent. El centre gestor serà qui revisi manualment la signatura i actualitzi aquest control.

En el Portal de tramitació (PMT), per a les convocatòries actives, els ens locals poden consultar els recursos disponibles i crear les sol·licituds del seu interès. Una vegada aquestes sol·licituds són signades i presentades electrònicament, passen a l’estat de ‘lliurada’ i s’assignen automàticament a la unitat orgànica de la Diputació de Barcelona referent de la seva gestió.

En el cas dels esborranys de sol·licitud, els centres gestors no han de realitzar cap operació a través del PMT, per bé que hi tenen accés i poden donar suport als equips locals en la seva elaboració. Aquests esborranys són documents de treball dels ens locals que poden arribar o no a la Diputació, d’acord amb els seus interessos. Els esborranys de sol·licitud s’eliminen de manera automàtica als noranta dies de la seva creació.

Per preparar una sol·licitud d’una convocatòria determinada, els referents locals accedeixen al Portal de tramitació a través de l’accés restringit de la Diputació de Barcelona. En l’apartat ‘Convocatòries actives’ poden seleccionar la convocatòria i el recurs o recursos del seu interès. Posteriorment, per mitjà del botó ‘Crea esborrany de sol·licitud’ es generaran els esborranys de sol·licitud corresponents als recursos seleccionats.

A SIGAC, les sol·licituds lliurades es carreguen amb l’estat ‘Pendent de valorar’ a través d’un procés que es repeteix cada 10 minuts, essent aquest el temps màxim per a que apareguin les assistències. En aquest moment de la càrrega, les assistències es troben en la fase/estat 'Sol·licitud/Lliurada'.

El camp 'Actuació' de la sol·licitud tramitada per l'ens local es presenta a SIGAC en el detall de l'assistència, amb el mateix literal i contingut. Aquest camp recull el nom del projecte o actuació local que ha informat l'ens sol·licitant, i es carrega de manera íntegra. La versió de SIGAC 7.3, posada en producció el 22 de gener de 2025, permet que el camp 'Actuació' sigui editable i, per tant, es pot modificar pels centres gestors en cas que calgui ajustar el nom de l'actuació.

Quan es carrega una sol·licitud des de PMT a SIGAC, el camp 'Descripció de l'actuació', ubicat al final del detall de l'assistència, es manté en blanc i, si escau, pot ser informat pel centre gestor per a detallar l'actuació proposada per l'ens local, referenciar la línia de suport del recurs que es sol·licita o aplicar altres modificacions i ajustos. Aquest camp és susceptible de cerca a través del filtre “Actuació” del llistat d'assitències de SIGAC i, per tant, permet als centres gestors fer una cerca precisa en cas que es singularitzi l’actuació o es concretin les línies de suport en l'assistència. Tanmateix, el camp “Descripció de l’actuació” és exportable a Excel des de SIGAC.

Els centres gestors realitzen la revisió de cada sol·licitud en estat de ‘Lliurada’ i, en cas que considerin que és correcta, avançaran la fase de gestió a l’estat ‘en curs’. Aquesta operació es pot fer des del PMT i també des de SIGAC per mitjà del botó ‘Fer tràmits per DIBA’ i l’opció ‘Comunicació de sol·licitud verificada’. D’aquesta manera, l’operativa dels centres gestors per al tractament de les sol·licituds és més flexible perquè les comunicacions de sol·licitud verificada i els requeriments d’esmena es poden gestionar tant des del PMT com des de SIGAC. És recomanable que tota la gestió de les assistències, des de la sol·licitud fins a la finalització, el centre gestor la realitzi des de SIGAC.

En el camp ‘Descripció detallada’ de la comunicació de sol·licitud verificada es pot informar qualsevol aspecte que sigui considerat d’interès pel centre gestor, i és recomanable destacar que aquesta verificació significa que la sol·licitud ha estat validada o admesa a tràmit (canvia a estat ‘En curs’) però, en cap cas, suposa una concessió o una denegació definitiva.

La realització de la comunicació de sol·licitud verificada genera un correu electrònic informatiu a les bústies de l'ens local (bústia corporativa i la del contacte tècnic que s’ha fet constar en la sol·licitud) i de l’usuari de la Diputació que ha fet el tràmit. Els peus d’aquests correus electrònics es personalitzen en funció del tràmit de sortida. En el cas de la comunicació de sol·licitud verificada, s’inclou el text següent: “La vostra sol·licitud ha estat acceptada a tràmit”.

En cas que la sol·licitud presenti errors esmenables, el centre gestor realitzarà el tràmit ‘Requeriment d’esmena’ per mitjà del botó ‘Fer tràmits per Diba’ des de PMT o bé des de SIGAC. Amb aquesta acció, la sol·licitud passa a l’estat de ‘pendent d’esmena’.

Quan s’activa l’opció ‘Requeriment d’esmena’, s’obre una pantalla (descripció detallada) des de la qual el centre gestor indicarà el motiu de l’error que cal esmenar per part de l’ens sol·licitant, així com qualsevol altre aspecte que es consideri rellevant.

Una vegada s’ha fet el requeriment, es genera de manera automàtica la notificació electrònica corresponent i un correu electrònic informatiu a les bústies de l’ens local (bústia corporativa i del contacte tècnic) i de l’usuari de la Diputació que ha fet el tràmit. El procés de notificació electrònica genera una anotació en el registre d’entrada de l’ens destinatari que s’evidencia a través de la plataforma telemàtica EACAT del Consorci Administració Oberta de Catalunya.

En el cas del requeriment d’esmena a la sol·licitud, el correu electrònic informatiu incorpora el peu següent: “El termini per subsanar els defectes assenyalats és de set dies hàbils des de l’endemà de rebre el requeriment. Transcorregut aquest termini sense haver efectuat l’esmena, se us tindrà per desistit tàcitament de la sol·licitud”.

Quan l’ens local rep un requeriment d’esmena, pot respondre’l en l’expedient corresponent a través de la ‘Sol·licitud d’esmena’ del botó ‘Fer tràmits per ens’ del PMT.

En el cas de les convocatòries del Catàleg de la Xarxa de Governs Locals, d’acord amb el seu règim i el termini de sol·licitud definit per a cada tipus de recurs, en el Portal de tramitació es programen les dates màximes per subsanar l’esmena per part dels ens locals. Després d’aquesta data màxima, el PMT no permet presentar als ens locals la sol·licitud d’esmena. Per això, és molt important que els centres gestors facin les esmenes fins a la data límit que es fixa en el règim del catàleg.

En el marc del Catàleg de serveis es pot produir que els ens locals sol·licitin recursos per error. Aquesta situació està recollida en el règim regulador de la convocatòria del Catàleg que s’emmarca en el Pla Xarxa de Governs Locals, i requereix que els centres gestors promoguin el canvi d’aquelles sol·licituds que no siguin de la seva responsabilitat per raó de la matèria, en el termini màxim de cinc dies hàbils des de l’endemà de la recepció de la sol·licitud.

En aquests casos, el centre gestor ha de fer un requeriment d’esmena assenyalant a l’ens quin és el recurs correcte que ha de sol·licitar.

Les convocatòries de la Xarxa de Governs Locals s’estructuren en fases d’acord amb l’estat de tramitació de les actuacions que es concerten amb els ens locals. En aquest apartat del manual ens centrarem en la fase de valoració de les assistències.

En la Fase de Valoració els centres gestors valoren tècnicament les assistències de la seva competència. Inicialment, les sol·licituds lliurades pels ens locals a través del Portal de tramitació (PMT) són assistències pendents de valorar a SIGAC. Una assistència s’identifica per un identificador únic (Id assistència) que és assignat pel sistema en el moment de la seva creació.

El centre gestor valorarà cada assistència de la seva competència, d’acord amb el règim regulador de la convocatòria corresponent i les condicions de concertació específiques del recurs sol·licitat per l’ens local.

Els centres gestors realitzaran la valoració de cada assistència en l’aplicació SIGAC informant els apartats de la pestanya ‘Valoració’ i assignaran un dels estats següents: ‘Estimada’, ‘Desestimada’ o ‘Desistida’.

La pestanya ‘Valoració’ de SIGAC inclou un desplegable que recull la motivació corresponent a cada estat de valoració. La informació d’aquests camps permet que des del llistat d’assistències es pugui filtrar per estat de valoració i per motivació.

El camp ‘Responsable’ de la valoració és un camp no obligatori que permet informar la persona de la Diputació de Barcelona que ha estat encarregada de la valoració de l’assistència.

Els recursos que s’inclouen en el Catàleg de la Xarxa de Governs Locals tenen definits criteris de valoració o bé requisits de concessió d’acord amb el seu procediment de concessió. En l’eina SIGAC es presenten les pestanyes ‘Criteris’, ‘Requisits’ o ambdues segons correspongui. Aquestes pestanyes presenten la informació publicada en el Catàleg i faciliten la gestió dels centres gestors ja que permeten recollir detalladament la puntuació obtinguda en cada criteri de valoració i les motivacions específiques que poden concórrer en cada supòsit.

En el cas de recursos catalogats que tenen criteris de valoració, per a cada criteri cal informar la puntuació atorgada. La suma de les puntuacions obtingudes es presenta en el camp ‘Puntuació total’.

Pel que fa als recursos que es gestionen a través de requisits de concessió, l’aplicació SIGAC presenta la pestanya ‘Requisits’, en què cal informar el seu acompliment o no acompliment, i la motivació que correspongui. No es poden afegir o esborrar requisits ja que estan associats a la definició del recurs i la seva inclusió en el Catàleg de serveis.

Si feu clic damunt de cada requisit, podeu accedir al detall d’aquest per editar l’acompliment i la motivació, si escau. En cas de no acompliment, l’eina obliga a informar-ne el motiu.

Per a cada recurs del Catàleg de serveis s’han d’establir d’un a cinc criteris de concessió que poden ser, alternativament:

a. Criteris de valoració amb una puntuació determinada, sobre base 100 i ordenats de major a menor. Si s’han d’establir subcriteris o desenvolupar els aspectes de la valoració, s’ha de fer en el moment d’elaborar l’oferta, mitjançant la descripció detallada del criteri corresponent.

En cas que s’estableixi una puntuació mínima que els ens han de superar per poder accedir a l’ajut, també s’ha de fer constar en un nou camp específic.

b. Requisits de concessió que els ens han de complir per obtenir l'assistència derivada del recurs, i que no es puntuen.

Els criteris de valoració s’han definir en els casos dels ajuts econòmics i d’aquells recursos tècnics i materials que es concedeixin bé por concurrència competitiva, o bé per concessió directa amb concurrència quan es gestionin a través d’una puntuació mínima. En aquests casos, especifiqueu els criteris de valoració que es consideraran en la fase d’instrucció. La redacció dels criteris ha de permetre saber si els projectes locals es valoraran en funció de si tenen una característica determinada o bé en funció del grau d’assoliment dels valors d’una escala.

Per homogeneïtzar i simplificar la redacció dels criteris de valoració, es recomana fer servir els exemples del quadre següent quan la redacció del criteri s’hi acosti. Quan el criteri de valoració expressi un grau d’assoliment -de transversalitat, de qualitat tècnica, de transferibilitat, etc.-, especifiqueu quins graons de l’escala augmentaran les possibilitats d’obtenir l’assistència, en la línia dels exemples que es presenten a continuació:

Pel que fa a la taula anterior, els exemples de criteris de valoració expressats com ‘Grau de…’ impliquen que la unitat prestadora del recurs ha de contemplar una escala determinada per valorar les sol·licituds. En aquest sentit, i d’acord amb les particularitats de cada recurs, es recomana establir una escala clara i degudament puntuada seguint els exemples següents:

L'estat de valoració d'una assistència pot ser un dels següents:

Els usuaris dels centres gestors que són administradors de SIGAC tenen disponible, en el menú d’assistències, l’opció per poder carregar massivament l’estat de la valoració. Amb aquesta funcionalitat, a partir d’una plantilla Excel que cal emplenar degudament, es poden carregar de manera massiva les dades de valoració de les assistències sense haver d’informar-les una a una.

En aquest apartat trobareu un enllaç per descarregar la plantilla que conté una pestanya d’ajuda amb les instruccions necessàries per emplenar les dades de valoració i, posteriorment, fer la càrrega del fitxer Excel a SIGAC.

Aquesta funcionalitat inclou els camps de valoració de les assistències (motivació, puntuació total, responsable), el contingut de les pestanyes ‘Criteris’ (puntuacions) i ‘Requisits’ (acompliment/no acompliment) i la informació referent a la periodificació de la valoració (imports i unitats).

Les dades de formalització de cada assistència s'informen a SIGAC en la pestanya Formalització. Aquestes dades poden referir-se a l'aprovació o a la denegació de l'assistència.

En el Catàleg de la Xarxa de Governs Locals, els responsables de tramitar els actes de concessió o denegació de les assistències són els centres gestors en el cas dels recursos tècnics, els recursos materials, els fons de prestació i els ajuts econòmics que es gestionen per concessió directa. La Direcció de Serveis de Cooperació Local s'encarrega de tramitar els actes de concessió o denegació en el cas dels ajuts econòmics que es gestionen per concurrència competitiva i es resolen en unitat d'acte per la Junta de Govern de la corporació.

Per codificar les assistències a SIGAC, cliqueu el botó Codificar ubicat al detall de l'assistència, el qual permet fer aquesta acció de manera automàtica. Quan l'assistència està codificada, l'eina presenta la data de codificació al costat del codi.

La codificació es pot fer de forma individual per a una actuació o de forma massiva, per a un conjunt d'actuacions, a través de l'acció massiva 'SIGAC: Codificació assistències' i, a continuació, premeu el botó 'Processar'. L'acció de codificar es realitza en el moment previ a l'aprovació de les actuacions i permet preparar la documentació administrativa (decrets/dictàmens) i comptable d'aprovació (fase d'autorització i disposició de la despesa / fase de disposició de la despesa).

En el cas de recursos tècnics i materials que es presten mitjançant contractació externa, el camp “Import Formalització' es correspondrà amb el valor de l'assistència que consti en el decret d'aprovació, tot tenint en compte que aquest és un valor estimatiu ja que depèn de l'execució efectiva del contracte i la seva possible vinculació a un conjunt d'assistències. En cas que no se sàpiga el valor concret d'una assistència determinada, l'import de formalització es deixa en blanc. Sense perjudici que aquests recursos es prestin amb mitjans propis o mitjançant contractació externa, el camp “Unitats” es correspondrà amb les unitats que constin en el decret d'aprovació. La informació d'aquests camps per part dels centres gestors és necessària per tramitar l'acceptació.

En cas d'error és possible eliminar el codi i la data de codificació d'una assistència. Aquesta opció només està disponible per als perfils d'usuari següents: Administrador total i Administrador DSCL.

Per indicar les dades d'aprovació de l'assistència, els camps per informar són els següents:

• Data d'aprovació: data d'aprovació administrativa de l'actuació.
• Òrgan d'aprovació: òrgan que aprova l'actuació.

El camp 'Concessió' permet identificar i explotar ràpidament les assistències aprovades o denegades. Aquest camp s'informa amb l'opció 'Aprovada' quan l'assistència està codificada i té data i òrgan d'aprovació en la pestanya 'Formalització'. L'opció 'Denegada' es correspon amb una assistència desestimada que ha estat formalitzada (té informats els camps 'data' i 'òrgan' de la pestanya 'Formalització').

En les assistències derivades dels recursos econòmics i dels recursos tècnics i materials amb operacions comptables associades (AD), una vegada aquestes es comptabilitzen a SIGC-SAP, les dades corresponents a la data i l'òrgan d'aprovació es carreguen a SIGAC de manera automàtica.

Per als ajuts econòmics del Catàleg de serveis, després de la seva resolució per l'òrgan competent de la Diputació de Barcelona, la Direcció de Serveis de Cooperació Local actualitza en SIGAC les assistències aprovades i les denegades de manera massiva, i realitza les comunicacions d'aprovació/denegació corresponents.

En el cas dels fons de prestació, els recursos tècnics i materials i els ajuts econòmics de concessió directa del Catàleg de serveis, els centres gestors són els referents per actualitzar les dades i les comunicacions de formalització (aprovació o denegació) de les assistències en tant que promotors dels actes administratius corresponents.

Per a les assistències estimades de recursos tècnics i materials del Catàleg de serveis que es trobin en tràmit de formalització, seran els corresponents centres gestors els encarregats d'actualitzar la data i l'òrgan d'aprovació, llevat dels casos en què comportin operacions comptables. Cal tenir present que les aprovacions d'assistències que no tenen efectes comptables, no es carreguen a SIGAC de manera automàtica i és necessari que el centre gestor informi la data d'aprovació manualment d'acord amb l'acte de concessió. Pel que fa als terminis d'execució i justificació, s'informaran d'acord amb allò especificat en els corresponents decrets d'aprovació.

La informació de les dades de formalització de l'assistència i, en concret, les referents a la data i òrgan d'aprovació, implica necessàriament que la pestanya 'Valoració' de SIGAC estigui correctament actualitzada de manera que, en cap cas, es produeixi una formalització de l'assistència si aquesta no ha estat prèviament estimada. Les dades d'aprovació de les assistències a SIGAC es poden informar de manera individual per a cada assistència o de manera massiva. L'acció massiva requerirà també la data i l'òrgan d'aprovació, i aplica aquests valors a les assistències seleccionades.

En el cas dels recursos econòmics (ajuts i fons de prestació), el camp 'Import Formalització' (ubicat al detall de l'assistència) es correspondrà amb la dotació econòmica final aprovada per a l'assistència, i cal garantir que estigui correctament informat abans de fer la comunicació d'aprovació corresponent. En cas contrari, en el detall de l'expedient del PMT l'import formalitzat no estarà informat.

Per informar l'Import Formalització procediu de manera similar a la que se segueix per informar el camp Import Valoració. Si no hi ha periodificació, podeu informar directament el camp 'Import Formalització'. Si hi ha periodificació, per informar 'l'Import Formalització', seguiu els passos següents:

1. En el detall superior de l'assistència, feu clic a la icona de la calculadora ubicada al costat de l'import de formalització per accedir a la pantalla 'Periodificació de la formalització'.
2. A la pantalla 'Periodificació de la formalització', feu clic sobre el botó 'Edita' de cada anualitat periodificada. No podreu afegir ni esborranys anys.
3. A continuació, informeu el camp de l'import de formalització i deseu els canvis.
4. Si voleu modificar un import ja informat, a la pantalla 'Periodificació de la Formalització', feu clic sobre el botó 'Edita' de l'anualitat que voleu modificar, introduïu el nou import i deseu els canvis.

El botó 'copy' permet copiar l'import i les unitats de valoració de manera automàtica en els camps de formalització.

El règim del Catàleg de la Xarxa de Governs Locals estableix, com a via alternativa a la forma ordinària de concessió (acord o resolució administrativa d'aprovació), la possibilitat de concedir determinats recursos per mitjà de la comunicació prèvia. Aquests recursos són els següents, sempre que concorrin circumstàncies que aconsellin la seva prestació amb caràcter urgent: “Redacció de plans, projectes i informes” amb mitjans propis, “Gestió relacional”, “Provisió de béns, equips i subministraments” no inventariables i “Realització de serveis i activitats” amb mitjans propis.

Els usuaris dels centres gestors que són administradors de SIGAC tenen disponible, en el menú d’assistències, l’opció per poder carregar massivament les dades de formalització. Amb aquesta funcionalitat, a partir d’una plantilla Excel que cal emplenar degudament, es poden carregar de manera massiva les dades de formalització de les assistències sense haver d’informar-les una a una.

En aquest apartat trobareu un enllaç per descarregar la plantilla que conté una pestanya d’ajuda amb les instruccions necessàries per emplenar les dades de formalització i, posteriorment, fer la càrrega del fitxer Excel a SIGAC.

Aquesta funcionalitat inclou:

• Els camps de formalització de les assistències: data i òrgan d'aprovació, tipus document, expedient SIGC i periodificacions (anualitats i imports).
• Els camps d'execució: terminis d'execució.
• Els camps de justificació: si s'ha prorrogat el termini de justificació de l'assistència i la data de termini.

La comunicació d'aprovació a l'expedient PMT es genera a través del botó ‘Fer tràmits (per Diba)' de SIGAC una vegada l'assistència ha estat aprovada per l'òrgan competent i, per tant, l'assistència ha estat codificada i té informats els camps corresponents a l'aprovació en la pestanya ‘Formalització': data, òrgan i tipus de formalització (‘Comunicació prèvia', ‘Decret', ‘Decret amb conveni', ‘Dictamen', ‘Dictamen amb conveni').

Per a totes les assistències estimades que siguin objecte d'aprovació per l'òrgan competent de la corporació, després de la seva formalització, cal realitzar la comunicació de la seva aprovació. Amb aquesta operació l'expedient PMT passa a la fase de ‘Formalització/Aprovada' la qual permet que l'ens local tingui actius els tràmits de justificació i de renúncia. Aquest procés genera correus informatius a les bústies de l'ens local (contacte tècnic i corporatiu) i de l'usuari de la Diputació que ha fet el tràmit. Una vegada realitzada aquesta comunicació, la pantalla ‘Formalització' de l'assistència presenta la data i l'hora en què s'ha realitzat el tràmit.

Per a les assistències que s'aprovin per comunicació prèvia, es requereix que s'hagi tramès a l'ens destinatari l'esmentada comunicació i completar les dades d'aprovació de la pestanya ‘Formalització' (data i òrgan de la comunicació prèvia) i, posteriorment, es pot comunicar el tràmit al PMT (comunicació de l'aprovació).

La comunicació d'aprovació també permet crear expedients sense sol·licitud prèvia al PMT, com és el cas dels fons de prestació del Catàleg de serveis i dels programes específics del Pla Xarxa de Governs Locals.

Des de SIGAC, la comunicació d'aprovació de les assistències pot fer-se de dues maneres:

• Individualment per a cada assistència

• Massivament, seleccionant les assistències corresponents

En el cas dels ajuts econòmics, la Direcció de Serveis de Cooperació Local és l'encarregada d'actualitzar massivament l'estat de les assistències aprovades i denegades. Aquesta operació processa automàticament la comunicació corresponent a cada expedient del PMT. La versió actual de les aplicacions permet afegir informació complementària en tots els tràmits que es realitzen des de SIGAC a l'expedient PMT per mitjà del camp 'Descripció detallada'.

En el cas de recursos tècnics i materials que es presten mitjançant contractació externa, el camp 'Import Formalització' (ubicat en el detall de l'assistència) és un valor estimatiu ja que depèn de l'execució efectiva del contracte. En aquests casos, per simplificar la tramitació, per a cada assistència que s'aprovi es realitzarà una comunicació d'aprovació única, amb el valor estimatiu de la contractació i, posteriorment, si fos necessari ampliar la informació a l'ens en funció de l'execució del contracte, es farà servir la comunicació general per traslladar ajustos en el valor de l'assistència.

La comunicació de l'aprovació es pot realitzar amb notificació electrònica o sense, a criteri del centre gestor. En cas que seleccioneu l'opció d'enviar la comunicació de l'aprovació amb notificació electrònica, es generen els registres corresponents: de sortida de la Diputació i d'entrada en l'ens destinatari que s'evidencia a través de la plataforma telemàtica EACAT del Consorci Administració Oberta de Catalunya.

En la comunicació de l'aprovació, i en la resta de tràmits de sortida de la Diputació cap a l'ens que es realitzen des de SIGAC i PMT, és possible annexar documentació, si escau. Així, en el cas de la comunicació de l'aprovació, és recomanable adjuntar l'acte administratiu de concessió perquè facilita la gestió als referents dels ens locals amb un accés ràpid a la informació.

La comunicació de la denegació a l’expedient PMT es genera a través del botó “Fer tràmits (per Diba)” de SIGAC, una vegada l’assistència ha estat desestimada i aquesta desestimació ha estat aprovada per l’òrgan competent. Es requereix, per tant, informar els camps corresponents a la data i òrgan de la pestanya ‘Formalització’.

En el cas de les assistències desistides, quan es formalitzi el decret de denegació corresponent, es procedirà a realitzar la comunicació de la denegació. Cal recordar que les assistències denegades es donen per tancades amb la comunicació de la denegació, és a dir, no és necessari que es finalitzin.

La pestanya ‘Formalització’ de SIGAC, a través del botó ‘Consulta l’expedient’, permet accedir al visor de documents (RDD, VNIS i TeDIBA) per a aquelles assistències que tenen informat el número d'expedient SIGC.

En determinades convocatòries del Pla Xarxa de Governs Locals s’estableix el tràmit d’acceptació que permet als ens locals, en els supòsits en què hagin d’acceptar de forma expressa els ajuts, comunicar a la Diputació l'acceptació de recursos concedits. L'acceptació comporta la conformitat amb tots els termes de la concessió i les condicions de la seva execució.

En el cas del Catàleg de la Xarxa de Governs Locals, l'acceptació és expressa quan així ho estableix la resolució o acord de concessió del recurs.

Per tal que els ens destinataris d’ajuts puguin tramitar l’acceptació, és necessari que els centres gestors prèviament hagin informat les dades de formalització de l’assistència en l’eina SIGAC.

Els centres gestors realitzen la revisió de cada acceptació en estat de ‘lliurada’ i, en cas que sigui correcta, avançaran la fase de l’acceptació a l’estat ‘en curs’. Aquesta operació es pot fer des del PMT i també des de SIGAC a través del botó ‘Fer tràmits per DIBA’ i l’opció ‘Comunicació d’acceptació verificada’. Amb aquesta acció es genera un correu electrònic a les bústies de l'ens local (bústia corporativa i del contacte tècnic) i de l’usuari de la Diputació que ha fet el tràmit.

El formulari electrònic del tràmit d’acceptació permet als ens locals afegir la data d’acceptació, que es correspondrà amb el dia en què l’ens va aprovar l’acceptació de la concessió i que no cal que coincideixi amb la data en què es fa el tràmit. Aquesta darrera data es carrega de manera automàtica a SIGAC, en el camp ‘data d’acceptació’ de la pestanya ‘Formalització’, quan el centre gestor avança l’acceptació a l’estat ‘en curs’.

En cas que l’acceptació presenti errors subsanables, el centre gestor realitzarà l’operació ‘Requeriment d’esmena’ a través del botó ‘Fer tràmits per Diba’ del PMT o de SIGAC, de manera anàloga a com es fa en els tràmits de sol·licitud i de justificació. Amb aquesta acció, l’acceptació passa a l’estat ‘pendent d’esmena’.

Una vegada s’ha fet el requeriment anterior, l’aplicació PMT genera de forma automàtica la notificació electrònica corresponent i un correu electrònic de caràcter informatiu a les bústies de l’ens local (bústia corporativa i del contacte tècnic) i a l’usuari de la Diputació que ha fet el tràmit. Aquest procés genera les anotacions corresponents en el registre d’entrada de l’ens destinatari i de sortida de la Diputació, que s’evidencien a través de la plataforma EACAT del Consorci Administració Oberta de Catalunya.

En el cas del requeriment d’esmena a l’acceptació, el correu electrònic informatiu incorpora el peu següent: “El termini per esmenar els defectes assenyalats i els efectes de no fer-ho es fixen en el règim regulador de la convocatòria i/o en l'acte de concessió. Aquest termini comença a comptar a partir de l’endemà de rebre el requeriment. Consulteu l'espai de tràmits de la Xarxa de Governs Locals”.

El tràmit electrònic de justificació de despeses està relacionat amb l’expedient i els ens locals el realitzen des de l’opció ‘Expedients’ del menú del PMT, a través del botó ‘Fer tràmits (per ens)’.

En el moment que l’ens local presenta la justificació de despeses, es fa l’anotació al Registre electrònic de documents de la Diputació de Barcelona i no s’envia al registre de factures fins que la justificació lliurada sigui acceptada pel centre gestor i, per tant, hagi passat a estat ‘en curs’.

L’ens pot presentar, segons la fase i l’estat de l’expedient, els tràmits següents:

• Justificació de despeses, mentre la fase/estat de l’expedient sigui ‘Formalització/Aprovada’ o ‘Justificació/En curs’ (en el cas de justificacions parcials). Una vegada realitzat el tràmit, l’expedient quedarà en fase i estat de ‘Justificació/Lliurada’.
• Sol·licitud d’esmena de justificació de despeses (per esmenar la darrera justificació de despeses lliurada) mentre la fase/estat de l’expedient sigui ‘Justificació/Pendent d’esmena’. Després de realitzar el tràmit, l’expedient quedarà en fase i estat de ‘Justificació/Lliurada’.

El centre gestor realitzarà el control i la valoració de la documentació associada a la justificació d’acord amb les condicions de l’acte de concessió i el règim regulador de cada convocatòria. Si la justificació és correcta, des del PMT o des de SIGAC, a través del botó ‘Fer tràmits per Diba’, es realitzarà l’operació ‘Comunicació de justificació verificada’ que implica que l’expedient passa a estat ‘en curs’ en la fase de justificació. En aquesta operació, el centre gestor pot comunicar qualsevol aspecte d’interès a l’ens local a través del camp ‘Descripció detallada’ i, en realitzar-la, es genera un correu electrònic a les bústies de l’ens (bústia corporativa i del contacte tècnic) i de l’usuari de la Diputació que ha fet el tràmit.

Aquest tràmit realitza l’anotació corresponent al registre de factures de la Diputació de Barcelona amb tota la documentació tramitada per l’ens local a través del PMT.

El règim regulador de la convocatòria del Catàleg del Pla Xarxa de Governs Locals estableix diferents terminis de justificació per als recursos econòmics (ajuts i fons de prestació) que s’estableixen en un període determinat, entre una data d’inici i una data final de justificació. Per aquest motiu, en aquells expedients de recursos econòmics que es trobin en fase de ‘Formalització/Aprovada’, el tràmit de justificació de despeses estarà disponible en el PMT per als ens locals a partir de la data d’inici del període de justificació.

Quan es concedeix un ajut s’han de completar les pestanyes de SIGAC següents:

En cas que s’aprovi una sol·licitud d’ampliació de terminis mitjançant l’acte administratiu oportú i d’acord amb el règim de la seva convocatòria, cal actualitzar els nous terminis a SIGAC en les pestanyes Execució i Justificació. L’actualització dels períodes permet presentar justificacions fins al nou termini que s’informi i fer el seguiment de l’execució i finalització per a la correcta liquidació de l’ajut i el tancament de l’assistència.

Els períodes de justificació voluntari i final són els establerts en l’acte d’aprovació de l’ajut. Pel que fa a la resta de períodes, per a una identificació correcta del període de justificació que s’actualitza, seleccioneu l’opció que correpongui i que us mostra el desplegable.

En el cas de les convocatòries del Pla Xarxa de Governs Locals, dins dels tres mesos següents a l’acabament del termini final de presentació de justificacions, s’ha de promoure la liquidació i revocació provisionals dels ajuts no justificats i habilitar un període d’audiència perquè els ens afectats puguin presentar les justificacions pendents i/o al·legar.

Els responsables de promoure aquesta liquidació són els centres gestors, en el cas d’ajuts econòmics en règim de concessió directa amb concurrència i de fons de prestació, i la Direcció de Serveis de Cooperació Local, en el cas d’ajuts econòmics en règim de concurrència competitiva. Aquest sistema també és d’aplicació en les pròrrogues de terminis instades pels centres gestors.

En cas d’actualitzacions massives de terminis de justificació, els centres gestors poden sol·licitar la càrrega de dades a la Direcció de Serveis de de Cooperació Local; en cas d’actualitzacions puntuals, l’actualització va a càrrec del propi centre gestor.

Per a les actualitzacions massives, cal enviar a la DSCL un arxiu d’Excel amb la relació d’assistències afectades i aquest contingut: 1. Convocatòria; 2. Nom de l’ens; 3. Nom de l’actuació; 4. Codi de l’actuació; 5. Nou període de justificació (data d’inici i data final). Trobareu el model d’Excel a: Eines tecnològiques de l’espai d’Intradiba de la Xarxa de Governs Locals (Manual d’operacions).

La pestanya ‘Revisió’ de SIGAC permet, de manera opcional, informar de l’estat de la gestió del centre gestor en relació amb la justificació de despeses de les assistències. Aquesta pestanya s’ordena en tres nivells: revisió tècnica, revisió econòmica i revisió global. Per a cada nivell es pot informar l’estat, la data d’inici de la revisió, la data de validació i la persona encarregada de la revisió.

En el llistat d’assistències de SIGAC s’inclouen filtres que permeten cercar pels camps esmentats.

Seguiment de les justificacions pendents de verificar

A petició de la Intervenció General, s’ha creat una nova funcionalitat a SIGAC que permet extreure una fotografia de l’estat de verificació de les justificacions i obtenir un llistat Excel amb les assistències que, en la data de l’extracció, es troben en l’estat de ‘Justificació lliurada’ o ‘Justificació pendent d’esmena’.

D’aquesta funcionalitat cal tenir en compte els aspectes següents:

• Només s’inclouen les assistències que en la data d’extracció tenen la ‘Justificació’ pendent de verificar.
• L’extracció correspon a una data determinada i, per tant, equival a una “fotografia” de quines eren les assistències amb justificació pendent de verificar en aquell moment. Per tenir la informació de les justificacions pendents en el moment actual, accediu a PMT des de l’enllaç de la pantalla d’‘Avisos Justificacions Pendents de verificar’.
• No es pot obtenir extracció en altres dates no programades.

En cas que el centre gestor detecti errors subsanables en la justificació lliurada, es realitzarà l’operació ‘Requeriment d’esmena’, que implica que l’expedient quedi en la fase de justificació en estat de ‘pendent d’esmena’. Aquesta operació es pot fer des del PMT i també des de SIGAC, a través del botó ‘Fer tràmits per DIBA’, i ofereix una pantalla des de la qual el centre gestor indicarà el motiu de l’error que cal esmenar per part de l’ens (descripció detallada), així com qualsevol aspecte que consideri rellevant.

Una vegada s’ha fet el requeriment anterior, l’aplicació PMT genera de forma automàtica la notificació electrònica corresponent i un correu electrònic de caràcter informatiu a les bústies de l’ens local (la corporativa i la del contacte tècnic) i de l’usuari de la Diputació que ha fet el tràmit. El procés de notificació genera una anotació en el registre d’entrada de l’ens destinatari i de sortida de la Diputació, que s’evidencien a través de la plataforma EACAT.

En el cas del requeriment d’esmena a la justificació, el correu electrònic informatiu incorpora el peu següent: “El termini per esmenar els defectes assenyalats i els efectes de no fer-ho es fixen en el règim regulador de la convocatòria i/o en l'acte de concessió. Aquest termini comença a comptar a partir de l’endemà de rebre el requeriment. Consulteu l'espai de tràmits de la Xarxa de Governs Locals”.

Cal tenir present que, quan es fa un requeriment d’esmena en el PMT, es carreguen totes les dades i documents de la justificació anteriorment presentada perquè l’ens esmeni les dades i/o documents que correspongui, i la torni a enviar amb tota la informació requerida correcta i completa. Així, quan el centre gestor realitza la comunicació de la justificació verificada, s’envia la darrera justificació amb la documentació adjunta d’aquesta, però no de les anteriors, al Registre de factures de SAP.

En el cas que sigui necessari afegir altres documents a la justificació carregada a SAP, el centre gestor pot fer-ho descarregant els documents des del PMT i pot adjuntar-los al registre de factures prement el botó que hi ha a l’esquerra del títol “Visualitzar factura” i seleccionant l’opció ‘Llista annexos’.

En el circuit de justificació a través del PMT, només les justificacions ‘en curs’ són les que passen, de manera automàtica, al registre de factures. Així, en les justificacions lliurades en les quals el centre gestor no hi està d’acord i requereix esmena a l’ens local, només és necessari fer aquesta operació al PMT. Quan l’ens soluciona la incidència esmenable i torna a tramitar la justificació, es genera un nou apunt en el registre general de la corporació a partir del qual computarà el termini de pagament.

A efectes de pagament, les justificacions lliurades pels ens locals poden ser de dos tipus:

• La justificació i la documentació associada no indueix al pagament, ja que aquest ha estat avançat i ara es presenta la documentació acreditativa.
• La justificació i la documentació associada generen un pagament.

Per aquests supòsits, les operacions dels centres gestors continuen de la manera següent:

Els centres gestors han de realitzar la finalització de les assistències aprovades a la pestanya ‘Finalització’ de SIGAC. En aquest apartat, els camps per informar són els següents:

- Data de finalització:

1. En cas que es tracti d’una actuació sense incidències, es correspon amb la data en què es realitza l’objecte de l’assistència:
   • Per als recursos econòmics, coincideix amb la data efectiva del darrer pagament de l’ajut si aquest es realitza després de la justificació de despeses tramitada per l'ens local. En el cas d’assistències amb pagaments avançats de la totalitat de l’ajut, cal tenir present que finalitzaran quan el centre gestor verifiqui la justificació presentada per l’ens i doni conformitat a aquesta, sent aquest moment el que es faci constar com a data de finalització.
   • En els recursos tècnics consistents en la redacció de plans, projectes i informes, quan es realitzi l’objecte de l’assistència amb el lliurament efectiu dels treballs a l’ens beneficiari, sense perjudici que, al marge d’aquesta finalització, el treball s’hagi de recepcionar.
   • En els recursos materials consistents en la realització de serveis i activitats dels quals es derivi un ajut econòmic, quan s’hagi realitzat l’últim pagament.
   • En els recursos materials consistents en provisió de béns, quan es realitzi l’objecte de l’assistència amb el lliurament efectiu dels béns a l’ens beneficiari, sense perjudici que, al marge d’aquesta finalització, el bé s’hagi de recepcionar.
   • En els recursos tècnics i materials que s’aprovin per comunicació prèvia, quan finalitzi l’assistència.
   • Altres casos, quan el centre gestor s’asseguri que s’ha realitzat l’objecte de l’assistència.
2. Per a les actuacions amb incidències, la data de finalització es correspon amb la data d’aprovació de la incidència (per exemple, en el cas de l’aprovació d’una renúncia parcial d'un ajut).

-Tipus de finalització: implica la selecció d’un dels tipus següents, ‘sense incidències’ o ‘amb incidències’: ‘canvi de destinació’, ‘renúncia’, ‘reducció’ o ‘revocació’.

-Import incidència: camp obligatori si es tracta d’un recurs econòmic i l’estat de finalització és diferent a ‘sense incidències’.

-Observacions: camp opcional en què es pot descriure el motiu de la incidència.

Per als recursos econòmics, l’assistència es considera finalitzada quan es realitza el darrer pagament, s’efectua la compensació de deutes o s’aprova la revocació o la renúncia.

En cas contrari, quan es realitza el darrer pagament contra justificació -ja sigui total o parcial-, la data de finalització de l'assitència és la data del pagament que es mostra a la pestanya SIGC de SIGAC. Aquesta data es correspon amb la data de compensació i l’estat de ‘pagat’ en el sistema comptable corporatiu, i és la que el centre gestor ha de fer constar en el camp ‘data de finalització’. En particular, les assistències que no presentin incidències s’han de finalitzar a partir que es produeixi el pagament.

Per a recursos tècnics i materials, quan es realitza l’objecte de l’actuació o s’aprova la renúncia o la revocació.

Una vegada l’assistència ha estat finalitzada, es pot comunicar a l’ens beneficiari des de la pestanya ‘Finalització’ de SIGAC, a través del botó ‘Fer tràmits (per Diba)’. La comunicació de finalització estarà activada si l’assistència ha estat aprovada i finalitzada, té expedient PMT i no existeix el mateix tràmit. Aquesta operació pot fer-se individualment per a cada assistència o de manera massiva, seleccionant les assistències corresponents des de la pantalla ‘Llista d’assistències’ de SIGAC.

La comunicació de finalització, bé sigui individual o massiva, genera els corresponents correus electrònics a les bústies de l’ens (bústia corporativa i del contacte tècnic) i de l’usuari de la Diputació que ha fet el tràmit. D’aquesta manera, el canvi d’estat al PMT d’un expedient que transita de la fase de ‘Formalització/Aprovada’ a la fase de ‘Tancament/Finalitzada’ es realitza des de SIGAC.

La comunicació de finalització permet al centre gestor afegir la informació que consideri rellevant (camp ‘descripció detallada’) i annexar, si s’escau, els documents objecte de l’assistència (en el cas de redacció de plans, projectes i informes), completant així el cicle de vida de l’expedient. Cal recordar que el règim del Catàleg de la Xarxa de Governs Locals recull que a partir del lliurament definitiu que realitzi el centre gestor no s’atendrà cap esmena sol·licitada per l’ens local.

Una vegada realitzada aquesta comunicació, la pantalla ‘Finalització’ de l’assistència presenta la data i hora d’aquest tràmit. Cal observar que podem tenir assistències finalitzades a SIGAC quan s’informen els camps data i estat de finalització que encara no estiguin finalitzades al PMT, perquè fins que no es processa la comunicació de finalització no canvia l’estat de l’expedient en aquesta darrera aplicació.

La comunicació de finalització es pot realitzar amb notificació electrònica de manera opcional a criteri del centre gestor, tant per a les finalitzacions sense incidències o amb incidències. Si seleccioneu aquesta opció, es generen els apunts en els registres corresponents: de sortida de la Diputació i d’entrada a l’ens destinatari amb evidència a través de la plataforma EACAT.

En el marc del sistema de gestió de la qualitat del Catàleg de la Xarxa de Governs Locals, l’actualització de l’estat ‘finalitzat’ implica l’enviament de la corresponent enquesta de satisfacció a l’ens local destinatari.

En el moment que es finalitza una assistència d’un recurs catalogat, el sistema genera una enquesta que s’envia automàticament al correu electrònic del contacte tècnic de l’ens beneficiari, set dies després de la generació del tràmit de finalització al PMT. L’enviament de l’enquesta només es realitza en el supòsits de finalització ‘sense incidències’ o ‘amb reducció’ i amb posterioritat a la comunicació de finalització al PMT.

En el procés de finalització de les assistències ens podem trobar amb incidències que requereixin l’aprovació de l’òrgan competent de la corporació. Aquestes incidències es corresponen amb els estats de finalització següents: ‘canvi de destinació’, ‘renúncia’, ‘reducció’ o ‘revocació’.

Amb caràcter general i per a tots els tipus de recursos, quan es produeix una renúncia per part d’un ens beneficiari d’una assistència prèviament aprovada, el centre gestor finalitzarà l’assistència amb incidència a través de l’opció ‘renúncia’.

Els ens locals disposen d’un tràmit específic per a la gestió de les renúncies.

Una vegada tramitada la sol·licitud de renúncia per l’ens local (sol·licitud de renúncia lliurada), el centre gestor serà el responsable de tramitar el decret corresponent en el cas dels recursos tècnics i materials, i dels recursos econòmics del Catàleg de serveis. Quan s’aprovi la renúncia, es podrà finalitzar l’assistència amb l’opció ‘renúncia’ i generar el tràmit al PMT (‘Comunicació de finalització per renúncia’).

Pel que fa als ajuts econòmics del Catàleg 2024 del Pla Xarxa de Governs Locals, l’objecte de renúncia es recull en el règim de la convocatòria en el seu article 36.3: “Les renúncies de recursos econòmics i, si escau, les reduccions de la quantia autoritzada són promogudes pel centre gestor corresponent, llevat quan es realitzin en el marc de la liquidació de la convocatòria, supòsit en què seran promogudes per la Direcció de Serveis de Cooperació Local, previ informe del centre gestor”.

En aquest punt, cal destacar el tractament de les renúncies parcials. Actualment, la configuració de les convocatòries del Pla Xarxa de Governs Locals permet realitzar la ‘Comunicació de finalització amb reducció’ per als expedients que es trobin en ‘Tancament / Renúncia sol·licitada’ i per a totes les tipologies de recursos (econòmics, tècnics i materials).

Per a un ajut econòmic del Catàleg de la Xarxa de Governs Locals objecte de canvi de destí, el centre gestor és la unitat encarregada de promoure el decret corresponent. Aquest canvi pot afectar l’objecte de l’actuació, però en cap cas superarà l’import inicial aprovat per la Junta de Govern en la resolució de la convocatòria, i ha de quedar restringit a l’oferta de recursos catalogats de la unitat prestadora referent. En aquest supòsit, el centre gestor informarà a SIGAC el següent:

• En l’assistència inicial, s’ajustarà l’import de formalització a zero, s’informarà el tipus de finalització (canvi de destí) i la data de finalització (data del decret d’aprovació del canvi de destí), i es generarà la comunicació al PMT. Aquest tràmit es recomana que estigui acompanyat d’una comunicació general per informar l’ens amb més detall.
• Es crearà una nova assistència, la data de formalització es correspondrà amb la data del decret d’aprovació del canvi de destí (a l’apartat observacions feu constar la referència de canvi de destí i el número del decret); s’assignarà un nou codi i es comunicarà al PMT des de SIGAC, a través del botó ‘Fer tràmits (per Diba)’ i la ‘Comunicació de l’aprovació’. Amb aquesta acció s’actualitza l’import ‘Formalitzat’ del PMT amb el valor del ‘Import Formalització’ de SIGAC. Quan procedeixi, es finalitzarà l’assistència d’acord amb la nova actuació realitzada per l’ens.

L’operativa que cal seguir per a l’actualització de les assistències d’ajuts econòmics objecte de renúncia, reducció o revocació és la següent:

• En el cas de renúncies, s’actualitzarà el camp ‘Import formalització’ amb el valor zero, i s’informarà el tipus i la data de finalització (data del decret d’aprovació), així com el camp ‘Import incidència’.
• En el cas de reduccions per revocació o renúncia parcial dels ajuts, s’actualitzarà el camp ‘Import formalització’ amb l’import reduït, i s’informarà el tipus i la data de finalització (data del decret d’aprovació), així com el camp ‘Import incidència’.
• En el cas de revocacions d’ajuts no justificats, aprovada la liquidació final d’aquests, s’actualitzarà el camp ‘Import formalització’ amb el valor zero, i s’informarà el tipus i la data de finalització (data del decret d’aprovació), així com el camp ‘Import incidència’.

Una vegada s’hagi realitzat la càrrega automàtica de la informació anterior, es realitzarà la comunicació de finalització a SIGAC de manera massiva. Aquestes comunicacions es presenten en el PMT amb l’estat de finalització que s’ha informat prèviament a SIGAC (renúncia, reducció o revocació). Per actualitzar l’import de formalització amb el valor 0 (renúncies i revocacions), cal realitzar les passes següents:

1. En el detall superior de l’assistència, feu clic a la icona de la calculadora ubicada al costat de l’import de formalització per accedir a la pantalla ‘Periodificació de la formalització’; l’aplicació SIGAC no permet canviar directament l’import formalitzat.
2. A la pantalla ‘Periodificació de la formalització’, feu clic sobre el botó ‘Edita’ de cada anualitat periodificada.
3. A continuació, en el camp ‘Import’ substituïu el valor actual pel valor ‘0’ i deseu els canvis.

A l’eina SIGAC, la gestió de cada assistència es complementa amb les pestanyes següents:

• ‘Execució’. Permet gravar les dades globals d’execució de l’assistència: recollir informació referent al personal vinculat (responsables i tècnics col·laboradors), la data d’inici de l’execució i la forma de prestació (amb recursos interns, externs o de manera mixta).

• ‘Activitats’. Permet recollir les activitats derivades de l’execució de l’assistència a través del botó ‘+Nou’. Cada activitat s’informa amb els subapartats següents: activitat, indicadors i participants. Podem informar les dates i l’estat d’execució de cadascuna de les activitats, les quals es poden classificar en les tipologies pròpies de cada centre gestor, fet que permet la seva explotació. No es pot crear una nova activitat si l’assistència ha estat finalitzada o denegada.

Les pestanyes ‘Execució’ i ‘Activitats’ són d’ús opcional per part dels centres gestors. Aquestes funcionalitats es fan servir per les gerències de serveis de Benestar Social i de Salut Pública i Consum, responent així a la integració de l’eina IACS. Qualsevol altra gerència o direcció de serveis que estigui interessada en aquests mòduls, pot contactar amb l’Oficina de Sistemes d’Informació Municipals otsim.sactivitats@diba.cat

• ‘Destinataris’. Aquest apartat es configura com a un suport a la gestió d’aquelles actuacions locals que es desenvolupen de manera conjunta entre diferents ens a través d’un percentatge assignat en l’acte de concessió. A través del botó ‘+Nou’, podeu afegir els diferents ens locals implicats en una actuació conjunta i assignar el seu percentatge de participació.

• ‘PMT’. En aquesta pestanya:
  • Es carreguen de manera automàtica tots els tràmits associats a l’assistència i la seva documentació annexa. Trobarem així, de manera ràpida, els documents associats a la sol·licitud (memòria, formularis de dades tècniques i altres documents) i a la justificació (certificat de despeses, memòria de l’actuació i altres documents).
  • Podeu visualitzar la fase i l’estat de l’expedient que consta al Portal de tramitació.
  • Podeu fer el control manual de la revisió de la signatura.

• ‘SIGC’. En aquest apartat trobareu les operacions comptables vinculades a l’assistència. Aquesta informació es bolca de manera automàtica a mesura que es van confirmant les operacions vinculades al pagament de recursos econòmics (‘AD’, ‘OS’, ‘O’, ‘P’) i d’aquells recursos tècnics i materials amb operacions comptables en el pressupost de despesa. Per a més detall de les operacions comptables, consulteu l’aplicació SIGC-SAP. Des de SIGAC, a través dels filtres del llistat d’assistències, també podeu seleccionar aquelles que tenen algun tipus de pagament.

• ‘Plantilles’. Amb el suport l’Oficina de Sistemes d’Informació Municipals otsim.sactivitats@diba.cat, els centres gestors poden modelitzar plantilles de treball per a la generació d’informes específics amb aquella informació de l’assistència que es predefineixi. Per exemple, es pot generar una plantilla per generar informes de pagament que incloguin camps com ara: centre gestor, nom de l’actuació, recurs, convocatòria, import formalitzat, etc.

• ‘Documentació’. Aquesta pestanya permet afegir documentació relativa a l’assistència. Per exemple, en el cas de les Meses de concertació, el centre gestor ha d’annexar l’informe d’instrucció i valoració tècnica de l’assistència.

• ‘Relacions’. Aquesta pestanya facilita la possibilitat de relacionar diferents expedients del PMT amb una mateixa assistència. La pestanya permet crear una llista d’expedients relacionats que té caràcter informatiu i des de la qual no es pot activar cap tràmit.

• ‘Notes’. És d’utilitat per escriure aquelles observacions que considereu d’interès sobre el seguiment de l’assistència. Les anotacions es guarden amb usuari i data. Només l’usuari que les ha creat pot modificar-les i la resta d’usuaris tenen l’opció de consulta.

+info Pla XGL - Xarxa de Governs Locals

Tràmits Seu electrònica