L'atenció a la ciutadania requereix del personal d'atenció un alt nivell d'habilitats socials (comunicació verbal i no verbal, empatia, escolta activa, etc). Tots i totes podem millorar les nostres habilitats socials per desenvolupar estratègies que ens permetin fer front a situacions difícils en aquest àmbit.
Què entenem per comunicació?
Segons la Viquipèdia la comunicació és un procés de caràcter social que comprèn tots els actes mitjançant els quals els éssers vius es comuniquen amb altres individus per transmetre o intercanviar informació. Comunicar significa posar en comú i implica compartir.
Per què és important la comunicació en les situacions difícils?
La comunicació interpersonal aplicada correctament ens permet expressar les nostres opinions amb seguretat i respecte per a totes les parts i ens fa emocionalment intel·ligents; a més, també facilita les relacions personals i professionals i mostra un model positiu i eficaç per resoldre diferències.
A continuació exposem les cinc lleis bàsiques que regeixen la comunicació interpersonal:
Respectar aquestes lleis no et garanteix l'èxit però et facilita molt el control i reconducció de la situació i, sobretot, t'ajuda a evitar que la situació empitjori.
Per saber-ne més
A la Viquipèdia (l'enciclopèdia lliure) pots ampliar la informació relacionada amb el fenomen comunicatiu; només has de cercar mitjançant la paraula comunicació.
La comunicació és un procés complex que pot fallar per moltes causes.
La comunicació és un procés complex que implica una sèrie de passos en els quals intervenen molts elements. Com bé saps, no és fàcil transmetre un missatge de manera que arribi clarament a l'altra persona, hi ha moltes possibilitats que s'interrompi o es distorsioni el procés per la intervenció de qualsevol dels següents elements:
Els elements que dificulten l'èxit del procés són bàsicament de tipus psíquic i de tipus físic i verbal.
Tipus psíquic | Tipus físic i verbal |
---|---|
Percepcions o actituds inadequades. Estereotips. Prejudicis. Deduccions o inferències falses. Falta d'empatia. Comunicació no verbal dissonant. Estrès. Etc. |
Interrupcions en la comunicació. Condicions ambientals: sorolls, llum, climatització, etc. Espais adequats: amb cadires, sense gent al voltant, amb finestres o sense, etc. L'estrès propi de la situació: si hi ha cues, l'idioma o la varietat dialectal utilitzats, el desconeixement |
Tots aquests elements que hem vist i altres (com barreres de tipus cultural, per exemple) poden dificultar un procés que ja és prou complex per si mateix.
Comunicar és molt més que una simple conversa, ja que en la comunicació intervenen les persones en tota la seva globalitat i amb tot allò que les envolta.
Coneixes les barreres més habituals en la teva comunicació amb el ciutadà? Intentes controlar-les o minimitzar-les?
En el document Per què falla la comunicació? hi trobaràs una sèrie de consells i suggeriments per a millorar la comunicació amb el ciutadà.
“Entre dos explicacions, escull la més clara; entre dos formes, la més elemental; entre dos expressions, la més breu”. Eugeni d'Ors.
Què pots fer per evitar que falli la comunicació i assegurar que el teu missatge arribi al ciutadà amb claredat i tingui l'impacte desitjat?
Abans d'atendre la persona:
Mentre estàs atenent la persona:
A més de les regles que hem vist fins ara, recorda que el missatge sempre ha de ser breu i clar i l'has de transmetre amb naturalitat i amabilitat. Si desenvolupes la teva habilitat per gestionar adequadament els elements anteriors, quan facis atenció al ciutadà milloraràs la comunicació i disminuirà la possibilitat de trobar-te amb situacions difícils.
I, a més, recorda que aquestes regles i condicions són aplicables a la comunicació humana en general i que poden ajudar-te en qualsevol àmbit de la teva vida més enllà de l'estrictament professional.
Per saber-ne més
A l'article “Habilidades de comunicación: Técnicas para la comunicación eficaz”, pots trobar alguns consells per a millorar la teva comunicació en l'àmbit personal i professional.
Quan escolto realment alguna persona, entro en contacte amb ella, enriqueixo la meva vida… He arribat a pensar que és universal que quan una persona s'adona que és escoltada, els seus ulls s'humitegin. Penso que realment està plorant d'alegria«. Carl Rogers
Escoltar és un procés psicològic que, partint de l'audició, implica altres variables del subjecte: atenció, interès, motivació, etc. És un procés molt més complex que la simple passivitat que associem al «deixar de parlar».
L'escolta activa és aquella que no només posa l'orella, sinó que fa saber a l'altre que és escoltat, que se l'entén.
Escoltar activament implica:
Escoltar activament no és fàcil. Existeixen nombrosos impediments que dificulten l'exercici d'una escolta activa:
Escoltar activament és important perquè si sabem escoltar:
És fonamental tenir en compte que, a més a més, suposa una sèrie d'actituds favorables cap a l'interlocutor i cap a nosaltres:
Per saber-ne més
A la Viquipèdia pots trobar més informació sobre l'escolta activa i els seus elements, aplicacions i obstacles.
Desenvolupar habilitats per a l'escolta activa significa ser capaços d'apropar-nos a les persones amb una actitud empàtica. L'empatia és una destresa bàsica de la comunicació interpersonal. Permet l'entesa sòlida entre les persones. És fonamental per comprendre el missatge de l'altre. L'empatia pot canviar la disposició de l'interlocutor, ja que se sent comprès i abaixa la guàrdia, de manera que desisteix d'una posició de confrontació.
En la següent taula s'exposen algunes tècniques útils per una actitud empàtica:
Tècniques | Objectius | Procediment | Exemples |
---|---|---|---|
Mostrar interès | Comunicar interès. Afavorir que parli l'altre. |
No estar d'acord ni en desacord. Utilitzar paraules neutrals. |
«Pots explicar-me més sobre això…?» |
Clarificar | Aclarir el que s'ha dit. Obtenir més informació. Ajudar a observar altres punts de vista. |
Preguntar. Demanar que aclareixin allò que no hem entès. |
«I tu que vas fer en aquell moment?» «Des de quan esteu preocupats?» |
Parafrasejar | Cal demostrar a l'altre que entenem el que ens està dient/passant. Verificar el significat. |
Repetir les idees i fets bàsics que ha dit l'altre. | «Llavors, per a tu el problema és una tonteria» «El que m'estàs dient és que…» |
Reflectir | Mostrar a l'altre que entenem el seus sentiments. Ajudar a que l'altre persona sigui més conscient del que està sentint. |
Reflectir els sentiments del que està parlant. | «Et fa sentir molt malament que sempre t'acusin de ser el que treballa menys del grup a classe.» |
Resumir | Revisar tot el que parlat. Resumir i fer una conclusió dels fets i de les idees més importants. |
Repetir els fets i les idees més importants de la conversa. | «Llavors, si no t'he entès malament Joan ha ignorat a la Maria i ha tu t'ha molestat que pensin que has estat tu qui ha iniciat aquesta situació.» |
L'assertivitat és una habilitat personal que ens permet expressar sentiments, opinions i pensaments, en el moment oportú, de la manera adequada i sense negar ni passar per sobre dels drets dels altres. La comunicació assertiva permet:
Consulta el document L'escolta activa i el feedback per veure alguns exemples de tractament de situacions difícils amb la ciutadania.
La comunicació no verbal és l'acte de transmetre informació sense usar el llenguatge.
Entenem per comunicació no verbal tot allò que acompanya les nostres paraules: moviments, mirades, postures… i normalment expressa actituds i emocions. Es calcula que més del 60% de la informació que es transmet en la comunicació interpersonal és no verbal i que, en cas de contradicció entre la informació verbal i la no verbal, de manera inconscient sempre ens creiem més la no verbal perquè és més difícil de manipular.
Si la informació que transmets verbalment entra en contradicció amb la no verbal el ciutadà pot entendre que el teu missatge no és creïble i la seva reacció pot ser de distanciament i manca de confiança i, en circumstàncies excepcionals, afavorir la confrontació.
Les dimensions o els elements del comportament no verbal són els següents:
Expressió facial | És un dels mitjans més importants. Podem comunicar el grau d'inclinació, comprensió, interès o implicació cap a una persona o situació: l'estat emocional dels interlocutors. |
---|---|
Mirada | S'usa per expressar emocions, filiacions o ganes d'establir relacions íntimes. També pot reflectir aversió o desig de no relacionar-se. |
Postura corporal | A més de reflectir l'estat emocional de la persona, pot revelar també les actituds i els sentiments cap a si mateix i cap als altres. |
Gestos amb les mans | Serveixen per emfatitzar els missatges verbals més que no pas per substituir-los en determinades situacions en què resulta difícil utilitzar les paraules. Indiquen estats emocionals. |
Contacte físic | Serveix per refermar els missatges. El més freqüent l'aporten les mans. Pot transmetre una actitud de domini, submissió o igualtat. |
Distància | Matisa la qualitat i el tipus d'interacció que s'estableix. És la cultura la que imposa les normes o estableix la naturalesa de qualsevol partit. Zona íntima: 0-45 centímetres. Zona personal: 45 cm. - 1,20 metres. Zona social: 1,20 m. - 3,60 m. Zona pública: 3,60 m. - límit visible i audible. |
Aparença personal | A través de l'estil de vestir, pentinat, neteja, etc. introdueix també matisacions importants en la comunicació verbal. |
Elements paralingüístics | Els més importants són el volum, l'entonació, la velocitat, la pronunciació i la fluïdesa. |
Ets conscient de la teva comunicació no verbal? Quina informació creus que transmets al ciutadà? Per què?
Al següent vídeo es escenifiquen, clarament, alguns dels elements de la comunicació no verbal.
Per saber-ne més
A la web Protocolo.org pots trobar força informació relacionada amb el llenguatge corporal i el seu significat. Si fas clic a «Internacional», dins del Menú principal, pots trobar-hi informació relacionada amb la comunicació no verbal arreu del món amb les seves especificitats culturals.
En els propers apartats volem fer èmfasi en els ciutadans i serveis que, per les seves característiques, presenten una major probabilitat de generar situacions que poden acabar sent difícils de gestionar.
A continuació exposem cadascuna d'aquestes situacions que poden donar-se en serveis i en contextos molt diferents dins de l'Ajuntament. És molt habitual que dues o més d'aquestes tipologies d'usuaris o situacions puguin manifestar-se en el mateix moment:
A. Segons el perfil de l'usuari o ciutadà que hi intervé:
Tot i que els tipus de persones que poden plantejar situacions difícils en la relació laboral són infinits i no sempre es corresponen amb els estereotips, hem d'esmentar les persones amb malalties de tipus mental i persones d'origen estranger com a fonts de conflictes potencials per manca de comprensió de la legislació, menor domini del llenguatge, etc.
B. Segons el context en què es dóna:
Les tipologies d'usuaris i de serveis que hem vist presenten una major probabilitat de generar situacions difícils de gestionar; és per això que les persones que hi treballen han de desenvolupar les competències i les habilitats necessàries per resoldre-les adequadament.
Una de les situacions més habituals que ens podem trobar és quan un ciutadà presenta una queixa verbal relacionada amb algun tema que el preocupa i que ens vol comunicar. La queixa pot estar produïda per causes molt diverses.
Alguns exemples:
A vegades una crítica és un regal que ens ajuda a fer-ho millor.
No sempre hem de veure totes les crítiques com quelcom negatiu; les crítiques també poden ajudar-nos a detectar deficiències o mancances que no coneixíem i actuar com un potent element de millora.
Com tractar les queixes verbals? Acostuma't a seguir sempre els següents passos:
Com veurem més endavant cal mantenir sempre un ritme tranquil i pausat quan parlis i un to de veu més aviat baix per facilitar el control de les emocions d'ambdós interlocutors.
Una reclamació és una sol·licitud mitjançant la qual el ciutadà intenta resoldre un determinat problema.
La diferència principal entre una queixa i una reclamació és que la queixa normalment és de tipus verbal i en canvi la reclamació implica la presentació d'algun tipus de document per escrit (en el nostre cas normalment una instància).
Per presentar una queixa verbal normalment n'hi ha prou que el ciutadà es presenti en el servei que té la competència en aquella qüestió i expressi el que consideri oportú. En canvi, en el cas d'una reclamació normalment haurà d'anar a l'Oficina d'Atenció Ciutadana (OAC) i presentar la instància que posteriorment es derivarà al servei o departament que en tingui la competència.
Com tractar les reclamacions? Aconsellem seguir sempre els següents passos:
Acabem aquest apartat amb un toc d'humor. Et recomanem el següent vídeo en què pots veure un fragment de la pel·lícula Un dia de fúria amb Michael Douglas, un exemple de com la frustració i l'estrès d'un client combinat amb la manca de flexibilitat del personal d'atenció pot portar-nos a situacions difícils.
Amb caràcter general, sempre que atenem una queixa o una reclamació, és convenient respectar les següents indicacions i evitar, sempre que sigui possible, les següents conductes.
QUÈ HEM DE FER | QUE NO HEM DE FER |
---|---|
En relació amb la teva actitud i disposició: | |
Mostra sempre un interès sincer per l'altra persona i una gran predisposició a ajudar-la. Mostra sempre un estat d'ànim i una actitud conciliadora i amistosa. Fes sentir el ciutadà que el valores i et preocupes per el que li passa. Ofereix una atenció personalitzada. Fes sentir el ciutadà còmode i relaxat. Mostra una gran autoconfiança i seguretat en tu mateix (sense caure en la prepotència). |
Mostrar una actitud prepotent. Atendre el ciutadà ràpidament i amb poc interès. Posar la teva autoritat per davant dels arguments. Menysprear a l'altra persona. No donar cap solució ni oferir cap alternativa alimentant el sentiment de frustració. No donar cap credibilitat als seus arguments ni a les seves opinions. |
En relació amb la teva comunicació verbal: | |
Mantén sempre un to de veu baix, pausat i constant. Dirigeix-te a l'altra persona pel seu nom. Escolta més que no parlis. Fes saber a l'altre que l'entens i que el comprens. No responguis a les provocacions, si cal contradir o argumentar fes-ho sempre amb delicadesa i tacte. No interrompis l'altra persona quan està parlant. Investiga per conèixer els fets. Pren notes del que et diuen. |
Cridar més que l'altre. Interrompre l'altre amb freqüència (contestar el telèfon, consultes dels companys, etc.). Parlar més que escoltar. Enfrontar-se a l'altra persona. Contradir el ciutadà molt sovint. No posar-se en el lloc de l'altre. |
En relació amb la teva comunicació no verbal: | |
Somriu. No envaeixis l'espai de l'altre. Adopta una postura neutra amb tendència a la calidesa. No gesticulis massa. |
Amenaçar amb el gest. Envair l'espai de l'altre. Adoptar una postura agressiva i intimidatòria. Gesticular excessivament. Donar mostres evidents de desinterès (mirar el rellotge mentre ens parlen). |
L'agressivitat és un tipus de resposta emocional i conductual extrema que neix com una reacció secundària a diferents emocions com l'ansietat, la frustració, la por a sentir-se menyspreat, etc. És per això que és tan important prevenir aquests sentiments amb les conductes que hem exposat anteriorment.
Si seguim aquestes pautes molt probablement evitarem la majoria de situacions difícils. Tot i així, encara que fem les coses bé, sempre podem trobar-nos amb ciutadans que s’expressen amb certa agressivitat, impaciència o simplement amb poca correcció. Molts d'ells són persones «normals» que, en un moment determinat i en una situació concreta poden explotar i posar-nos en una situació complicada.
És evident que una combinació d'algunes de les conductes no adequades que hem vist incrementen la possibilitat de situar-nos en una posició difícil i afavoreixen reaccions agressives, especialment si estem tractant amb una persona fàcilment irritable i amb un nivell de tolerància a la frustració baix.
Quines situacions afavoreixen una reacció agressiva:
La majoria de vegades quan la persona agressiva té la percepció que volem ajudar-la sincerament llavors pot modificar la seva conducta i convertir-se en un dels nostres usuaris més incondicionals. Malauradament també podem trobar-nos la situació contrària, és a dir, que la nostra conducta generi en el ciutadà més agressivitat encara i llavors és quan entra en una espiral irracional com quan, per exemple, un conductor que ha comès una infracció es baralla amb el policia local i l'únic que obté és una sanció superior.
Quan l'altra persona està segrestada per una forta emoció negativa no escolta ni està receptiva als nostres arguments, és per això que el que hem de fer és mantenir estable el nostre propi clima emocional i deixar passar un breu espai de temps sense alterar-nos. Després, sense pujar el to de veu i amb cordialitat i respecte, convidarem el ciutadà a seure i explicar-nos amb detall el seu problema mostrant-li el nostre interès.
En el següent document tens alguns exemples de tècniques que poden ajudar-te a reconduir la situació: Calmar les emocions.
Per saber-ne més
A la Viquipèdia pots consultar els tipus i les causes de la violència.
Davant d'una situació difícil o d'agressivitat és inevitable que les pròpies emocions es vegin també afectades fins al punt que acabin reproduint les mateixes conductes, com si el nostre cos fos un mirall que reflecteix a l'altra persona. És inevitable sentir emocions negatives o d'agressivitat davant d'una persona que ens està agredint o menyspreant mitjançant insults, amenaces o, fins i tot, intents d'agressió física. En aquests casos podem aplicar les tècniques d'autocontrol emocional per gestionar les pròpies emocions.
L'autocontrol emocional consisteix un conjunt de tècniques que ens permeten mantenir el nostre clima emocional i no respondre a l'agressivitat amb més agressivitat, encara que sigui inevitable desencadenar una reacció emocional negativa quan som agredits sense raó.
Hem de ser conscients que no sempre les emocions es poden controlar:
Cuidar les pròpies emocions és imprescindible per evitar un excessiu desgast personal i professional a llarg termini.
La intel·ligència emocional és l'habilitat del subjecte per controlar les emocions, transmetre-les de forma adequada i percebre les emocions dels altres.
Quan et trobis en una situació compromesa amb un ciutadà que mostra una actitud agressiva et recomanem que intentis controlar les teves emocions negatives i que utilitzis l'assertivitat.
A la Viquipèdia pots consultar la definició del terme assertivitat i les característiques de la comunicació assertiva en contraposició amb la comunicació submisa, agressiva o passiva-agressiva.
Per saber-ne més
Bibliografia
ALBADALEJO, M. (2007) La comunicació més enllà de les paraules: Què comuniquem quan creiem que no comuniquem. Barcelona: Editorial Graó. Tot i que aquest és un llibre adreçat a la comunitat educativa, els consells i reflexions de l'autora en relació amb el llenguatge dels sons i dels silencis, del cos i de l'espai són d'aplicació també a altres àmbits. Pots trobar-hi exercicis per millorar les teves habilitats comunicatives i guies per a l'observació i la reflexió.
CABANA, G. (2008) ¡Cuidado! Tus gestos te traicionan. Barcelona: Editorial Sirio. La comunicació no és només un intercanvi verbal, també inclou el to de veu, les actituds i les gesticulacions. Cal comprendre aquests elements que formen part indissociable de la comunicació per millorar la nostra capacitat de comunicar-nos amb èxit. Guy Cabana exposa aquesta tesi de forma entretinguda en aquest llibre amb nombrosos exercicis pràctics.
CÁCERES, M. (2003) La comunicación interpersonal. Madrid: Síntesis. Manual extens, de gairebé 300 pàgines, que fa un repàs global de quasi tots els aspectes verbals i no verbals de la comunicació. Adreçat als estudiants universitaris però també al públic en general.
CASTANYER, O. (1998) La asertividad: expresión de una sana autoestima. Biscaia: Desclée de Brouwer. En aquest llibre de l'Olga Castanyer trobarem la manera de desenvolupar una sana autoestima practicant l'assertivitat en les nostres relacions interpersonals. Si ens respectem nosaltres també respectarem els altres i farem valer els nostres drets sense trepitjar els drets dels altres. En aquest llibre trobaràs exemples i exercicis i un manual de 154 pàgines sobre el desenvolupament de l'autoestima mitjançant l'assertivitat.
DAVIS, F. (1998) La comunicació no verbal. Madrid: Alianza Editorial. Col·lecció «El Libro de Bolsillo». Tot un clàssic de la comunicació no verbal de ràpida lectura. Flora Davis fa un inventari de les tècniques utilitzades per psicòlegs, antropòlegs i etòlegs sobre la comunicació no verbal de les emocions i de la informació.
ELLIS, A. (1999) Controle su ira antes de que ella le controle a usted: como dominar las emociones destructivas. Barcelona: Paidós Ibérica. Albert Ellis i Raimond Chip desenvolupen en aquest llibre la tècnica de la teràpia racional emotivo-conductual aplicada al control de les emocions i de la ràbia i ho fan mitjançant exercicis senzills i fàcils d'aplicar. Recomanable si tens interès a practicar l'autocontrol emocional.
SERRANO, S. (2008) El regal de la comunicació. Barcelona: Editorial La Butxaca. Es tracta d'un llibre breu, d'unes 100 pàgines aproximadament, que tracta sobre les formes que tenim de comunicar-nos i on podem trobar informació útil per aprendre a escoltar els altres, dominar les emocions i descobrir valors com la confiança, l'amistat o el respecte.
TANNEN, D. (1999) Yo no quise decir eso: Como la manera de hablar facilita o dificulta nuestra relación con los demás. Barcelona: Altaya. Deborah Tannen és professora de lingüística a la Universitat de Georgetown. En aquest llibre defensa la tesi que allò important no és el que es diu, sinó com es diu. L'èxit de les relacions depèn del nostre estil de conversa: el volum de la veu, el to, el ritme i el sentit de les paraules. Aquest llibre ens ajuda a comunicar-nos millor amb els altres.
WATZLAWICK, P. (1997) Teoría de la comunicación humana. Interacciones, patologías y paradojas. Barcelona: Herder. En aquest llibre, tot un clàssic de la comunicació humana, hi pots trobar un resum de les seves característiques, manifestacions i principals disfuncions. S'estudia també la importància de la paradoxa i la contradicció en la comunicació humana. Molt recomanable.
Webs
Viquipèdia. La Viquipèdia és un projecte d'enciclopèdia obert iniciat el març del 2001 en què es demana la col·laboració voluntària d'experts en cada tema. S'hi pot cercar informació àmplia de molts dels temes que tractarem en aquesta unitat.
CRAF (Diputació de Barcelona). En aquesta pàgina web la Diputació de Barcelona posa a l'abast dels treballadors públics i de la ciutadania en general el Centre de Recursos Formatius que inclou el banc d'accions formatives (BAF) que programa la institució i un recull de materials com lectures, eines, guies de treball, etc. Et recomanem especialment els recursos d'autoaprenentage que la Diputació posa a la teva disposició.
Escola d'Administració Pública (EAPC) de la Generalitat de Catalunya. A la web de l'EAPC et recomanem visitar els apartats «Formació» i «Publicacions» que contenen informació interessant relacionada amb molts àmbits de l'Administració pública en general.
Xarxanet.org. És una web adreçada a la xarxa associativa i de voluntariat de Catalunya, un portal d'Internet en llengua catalana posat en marxa el 2003. Xarxanet.org és un projecte impulsat pel Departament de Governació i Administracions Públiques de la Generalitat de Catalunya i adreçat a les entitats. Pots trobar-hi recursos que faciliten diversos autors relacionats amb la comunicació interpersonal i les habilitats socials en general.
Protocolo.org. En aquesta web podeu trobar articles interessants relacionats amb la comunicació interpersonal, la comunicació oral, la comunicació no verbal, etc. tractats des de l'àmbit del protocol; només heu de cercar pel terme que us interessi. És molt recomanable la pestanya «Internacional» on podeu trobar informació relacionada amb la comunicació interpersonal arreu del món amb les seves especificitats culturals.