Com redactar un manual de protocol
Cada vegada més, els ajuntaments comuniquen les seves actuacions per mitjà de l'organització d’actes públics en què s’apleguen els habitants del municipi i les persones a les quals s'hagi convidat especialment per a aquella ocasió.
Però actualment no només cal assegurar l’èxit dels actes institucionals, sinó també la salut de les persones qui hi assisteixen.
Per això, el Manual de protocol esdevé una eina clau per a l'organització de la comunicació i els esdeveniments municipals.
Què trobareu en aquest document
Aquest manual es basa en experiències pràctiques dels alumnes d’altres edicions així com de la professora Mercedes Piera, això com en bibliografia diversa.
Durant el període del COVID-19 inclourem recomanacions preventives
Hi trobareu dues parts:
-
Informació general
-
Fitxes pràctiques individuals dels actes més representatius de l’Ajuntament
Els actes a l’ajuntament i les seves característiques generals
Les corporacions locals son les encarregades d’organitzar molts dels actes oficials, no solament propis, sinó també d’altres institucions com ara entitats culturals, esportives i de prestigi de cada localitat a les quals ofereixen servei i col•laboració.
Els ajuntaments realitzen tots aquests actes segons les tradicions de cada localitat i seguint la reglamentació de què disposin.
A més de les autoritats locals, cal tenir en compte altres autoritats, així com els veïns que per tradició tenen una consideració especial o fins i tot els funcionaris que fan d’auxiliars en el protocol i que utilitzen simbologia pròpia.
L’Ajuntament convocant hauria d’informar les altres institucions implicades de l’ordenació que s’estableixi al llarg de l’acte per buscar el consens, cas que n’hi hagués punts de vista diferents.
Tots els implicats en l’organització han de conèixer la informació referent a cadascun dels concurrents a l’acte i la seva relació amb aquest per coincidir a l’hora d’elaborar les precedències.
La bandera i l’escut heràldic del municipi en actes oficials, el domàs a les balconades o el logotip en invitacions son elements simbòlics del cerimonial de cada ajuntament.
També n’hi ha que tenen reglamentat els atributs que porten com a signe d’autoritat els membres de l’ajuntament: la medalla corporativa i la insígnia de solapa o el bastó de comandament i el faixí.
La sala de plens sovint esdevé el lloc de realització dels actes. També els casals de cultura, teatres, pavellons esportius… L’amfitrió acostuma a rebre les autoritats i convidats especials a la casa consistorial que després es desplacen al lloc on es desenvolupa l’acte.
Els actes que tenen lloc a espais oberts, com ara la inauguració d’un carrer, requereixen d’una major coordinació de les parts implicades, això com d’una major previsió organitzativa i protocol•lària.
La presidència de l'acte és variable i pot recaure en diferents persones:
-
L’alcalde obre l’acte i dona la benvinguda.
-
Dona la paraula a les persones que han d’intervenir.
-
Tanca l’acte amb el parlament de cloenda.
-
L’alcalde obre l’acte i dona la benvinguda.
-
Dona la paraula a les persones que han d’intervenir i cedeix la presidència de l’acte a una altra autoritat.
-
Aquesta autoritat tanca l’acte amb el parlament de cloenda.
Un periodista, actor, mestre, etc. presenta i condueix l’acte.
Les noves tecnologies en l’organització dels actes protocol•laris
-
Agenda amb calendaris
-
Bases de dades
-
Trameses plantilles i models de cartes, documents…
-
Registre de control de regals, visites, festivitats…
-
Gràfics de taules, sales…
-
Programes propis d’ordenació protocol•lària
-
Relacions de convidats
-
Recerca d’informació, bases de dades…
-
Projecció de la imatge corporativa
-
Enviament i rebuda de missatges
-
Llistes de distribució
-
Documents annexats
-
Accés a bases de dades nacionals i internacionals
-
Reunions virtuals
-
Vídeoconferències
Actes protocol•laris i COVID-19
Fitxes pràctiques
Documents per saber-ne més
