Documents administratius

Ofici

Definició

L'ofici és una comunicació escrita monotemàtica de caràcter oficial, que emet l’Administració per comunicar qüestions relacionades amb la tramitació d’un procediment administratiu, demanar informació, contestar, trametre documents, etc.

Hi ha dos tipus d’oficis:

L'ofici intern

S’adreça a un altre òrgan de l’Administració.

Exemple

L'ofici extern

S’adreça a una persona física o jurídica que no pertany a l’Administració.

Exemple

Parts del document

Capçalera

Identificació del document (opcional)

1. Destinació

2. Fórmula de salutació (opcional i només en l’ofici extern)

3. Nucli

4. Fórmula de comiat (opcional i només en l’ofici extern)

5. Signatura

6. Datació

7. Informacions addicionals

Esquema del document

Esquema de l'ofici en format PDF

Baixa el document

Consells per redactar un ofici

Consells generals

S’ha de redactar de manera clara i concisa i utilitzant les formes verbals en primera persona del present d’indicatiu.
No s’han d’utilitzar construccions de tipus impersonal.

Tractament personal

Emissor: 1a persona del singular (jo). Us comunico…
Receptor: 2a persona del plural (vós). Vau sol·licitar…

Identificació del document (opcional)

Has de saber que hi ha fulls destinats expressament a la redacció d’oficis que porten imprès, a la part superior, el requadre destinat a consignar les dades del document: data, referències i assumpte.

1. Destinació

Els oficis interns s’han d’adreçar al càrrec, no a la persona. Els càrrecs no van precedits del tractament protocol·lari, si el tenen.

La disposició de les dades de la persona destinatària és la següent:

nom i cognoms, precedits del tractament corresponent (Sr./Sra.)
adreça, codi postal i població

Si es tracta d’un ofici intern i sempre que s’adreci a un càrrec de l’Administració per les seves atribucions, es pot fer constar únicament aquest càrrec (i el centre i/o l’edifici on té el despatx, si es vol), amb majúscules i precedit pel tractament protocol·lari, al peu del document:

GERENT DELS SERVEIS D’EDUCACIÓ. EDIFICI DEL RELLOTGE

IL·LMA. SRA. ALCALDESSA DE BADALONA

2. Fórmula de salutació

Els oficis externs poden incloure una fórmula de salutació formal (Senyor, Senyora, seguides d’una coma). Aquesta salutació no ha d’aparèixer als oficis interns.

3. Nucli

Perquè el text sigui clar i fàcil de comprendre, cal que sigui clar i concís. Si la comunicació és breu, el nucli pot constar d’un sol paràgraf. Però si és llarga i complexa, cal redactar l’ofici en diversos paràgrafs, que s’han de separar amb doble espai mecanogràfic, i ordenar la informació de manera lògica:

introducció de l’assumpte
exposició de fets, arguments, consideracions, etc.
conclusió a partir d’una síntesi, petició, etc.

4. Fórmula de comiat

Els oficis externs poden incloure una fórmula de comiat (Atentament,), que no ha d’aparèi¬xer en els de caràcter intern.

5. Signatura

La disposició dels diferents elements de la signatura és la següent:

càrrec, precedit de l’article corresponent
signatura
nom i cognoms

6. Datació

La datació del document es compon de:

població, seguida d’una coma
data (el dia del mes i l’any, en xifres)

Barcelona, 1 de març de 2017

La població mai no ha d’anar precedida de la preposició a i al final no s’hi ha d’escriure punt.

7. Informacions addicionals

De caràcter optatiu. S’escriuen al peu de l’ofici i les més habituals són les següents:

annexos
referència (també es pot indicar sota la capçalera impresa, alineada per la dreta del full)
inicials de la persona que dicta o redacta l’ofici (en majúscula) i de la persona que l’escriu (en minúscula), separades per una barra: NSG/mpc

Si el paper imprès que s’utilitza conté un apartat inicial per a la referència, no s’ha d’incloure aquí, sinó en aquell apartat del començament.

Remarques i fraseologia

Remarques

Quan en els oficis externs s’esmenten disposicions administratives, si tenen rang de llei cal que la primera vegada se n’indiqui el número, la denominació i la data de promulgació. Pel que fa a la resta de disposicions, cal indicar les dades del document oficial en què s’han publicat.

L’ofici és un document de tràmit; per tant, convé evitar-hi les formes de tractament protocol·lari.

En els oficis externs, o bé s’estalvien les fórmules de comiat i de salutació o bé s’utilitzen totes dues.

El verb acompanyar és transitiu i té el significat d’adjuntar una cosa a una altra considerada com la principal.

Acompanyo aquest ofici de la sol·licitud de la persona interessada.

Fraseologia

D’acord amb el que disposa l’article… del Reial decret…, us comunico que…

Us comunico que…

En relació amb…, us comunico que…

En resposta a…, us comunico que…

Per donar compliment a…, us adreço… Per tal que/de…, us demano que…

Us faig arribar la llista d…

Us trameto, annexos, els informes…

Vista la vostra sol·licitud…

Dubtes freqüents

L’adjectiu adjunt/a/s/es s’escriu generalment entre comes i ha de concordar en gènere i nombre amb la paraula a la qual es refereix.

Us trameto, adjunta, la documentació…

Adjunts, us trametem els documents…

En les referències a un document, l’expressió amb data es refereix a la data que porta el document. En canvi, en data indica el dia en què es fa una gestió amb un document.

Hem rebut la vostra sol·licitud amb data 20 de febrer de 2017. És la data que figura a la sol·licitud.

Hem rebut la vostra sol·licitud en data 20 de febrer de 2017. És la data en què s’ha rebut la sol·licitud.

En l’ofici, sovint veiem escrit sense article el complement de verbs com ara trametre, adjuntar, annexar, enviar, fer arribar, emetre, etc. El més recomanable és posar-hi l’article:

Us faig arribar una còpia de…

L’arquitecte municipal ha emès l’informe tècnic…

Check list per a la revisió final

Document

L’estructura s’ajusta al tipus de document que he de redactar?	☐
He utilitzat la 1a personal per a l’emissor?	☐
He utilitzat el tractament de de vós per al destinatari?	☐
En l’ofici intern, he evitat les fórmules de salutació i comiat?	☐
En l’ofici extern, les fórmules de salutació i comiat són correctes?	☐
L’ordre dels elements del peu de signatura és correcte?	☐
He situat la datació a sota de la signatura?	☐

Paraules

He utilitzat paraules precises?	☐
He evitat les paraules jòquer i els verbs buits (realitzar, procedir...)?	☐
Totes les expressions i termes que s’hi utilitzen s’entenen i són correctes?	☐

Frases

He mantingut preferentment l’ordre natural dels elements de la frase?	☐
He evitat les passives incorrectes o innecessàries?	☐
He evitat els gerundis incorrectes?	☐
He utilitzat preferentment verbs simples, en lloc construccions menys concises?	☐
Les frases tenen la llargada adequada?	☐
Els incisos estan preferentment situats a l’inici o al final de la frase?	☐
Hi ha paraules, expressions o informacions supèrflues?	☐
Les frases estan ben puntuades, especialment en relació amb les comes?	☐
He utilitzat el verb en present per expressar l’obligació?	☐

Paràgrafs

Els paràgrafs són breus i ordenats?	☐
Cada paràgraf tracta d’un aspecte diferent del contingut del document?	☐
Els paràgrafs tenen la mida adequada?	☐
Hi ha algun paràgraf frase (formats per una sola frase, llarga o curta)?	☐
Els paràgrafs estan separats per una línia en blanc?	☐

Convencions

Les negretes, cursives i cometes s’utilitzen adequadament?	☐
L’ús de les majúscules i minúscules és correcte?	☐
Si hi ha una transcripció literal, l’he distingit d’alguna manera del text general?	☐
Les enumeracions són coherents?	☐

Revisió global

Entenc jo tot el que s’hi diu a la primera lectura?	☐
Ho entendrà el destinatari?	☐

Casos pràctics. Com milloraries aquests documents?

A continuació us mostrem dos exemples pràctics de com millorar la redacció de documents fent propostes i canvis concrets.

Cas 1. Ofici Extern

A continuació et presentem un ofici extern.

Creus que podries millorar el seu redactat?

Agafa paper i llapis. Llista tots aquells aspectes que creus que es podrien millorar o canviar. Aplica tot el que has pogut consultar en apartats anteriors.

Un cop realitzada aquesta primera anàlisi, consulta el model didàctic on trobaràs una proposta de resolució de l'exercici pas a pas i una proposta de millora del redactat.

Cas pràctic - Com milloraries aquest ofici extern?

En aquest document trobaràs pas a pas, els canvis a realitzar en un text i dues possibilitats de redacció i presentació final.

Baixa el document

Cas 2. Ofici Intern

A continuació et presentem un ofici intern.

Creus que podries millorar el seu redactat?

Agafa paper i llapis. Llista tots aquells aspectes que creus que es podrien millorar o canviar. Aplica tot el que has pogut consultar en apartats anteriors.

Un cop realitzada aquesta primera anàlisi, consulta el model didàctic on trobaràs una proposta de resolució de l'exercici pas a pas i una proposta de millora del redactat.

Cas pràctic - Com milloraries aquest ofici intern?

En aquest document trobaràs pas a pas, els canvis a realitzar en un text i dues possibilitats de redacció i presentació final.

Baixa el document

Documents administratius

Carta

Definició

La carta és un document per a comunicacions de caràcter interpersonal, de contingut general i diversitat temàtica, que no forma part de la tramitació d’un procediment administratiu.

Parts del document

Capçalera

1. Destinació

2. Fórmula de salutació

3. Nucli

4. Fórmula de comiat

5. Signatura

6. Datació

7. Informacions addicionals

Esquema del document

Esquema de la carta en format PDF

Baixa el document

Consells per redactar una carta

Consells generals

Una carta pot tractar diversos temes i hi preval el caràcter interpersonal sobre l’oficial. Per això, el grau de formalitat pot ser divers.

Per tant, cal definir d’entrada el to de relació entre els comunicants i mantenir-lo al llarg de tot el document. Hi ha d’haver correlació entre la fórmula de salutació i la de comiat, que han de ser coherents amb el to general de la carta.

Tractament personal

Emissor:

jo (Us agraeixo… / T’agraeixo…, segons el grau de formalitat).

nosaltres: adequat per accentuar el caràcter institucional per sobre del personal (Us agraïm…).

Receptor:

vós, to neutre i preferent (Aprofito per saludar-vos…).

vostè: to més distant (Aprofito per saludar-lo…).

tu: només adequat en cas d’amistat i confiança (Et saludo…).

1. Destinació

nom i cognoms (amb el tractament corresponent: Sr. / Sra. / Il·ltre. Sr.)
càrrec (opcional)
adreça, codi postal i població

2. Fórmula de salutació

S’ha d’ajustar al to relacional del conjunt de la carta i ha de ser coherent amb la fórmula de comiat. Segons el grau de confiança, es pot optar per una de les fórmules següents (de menys a més formalitat):

Benvolgut / Benvolguda [nom propi] Benvolguda amiga, Benvolguts companys, Benvolgut, / Benvolguda, Benvolgudes senyores, Distingit amic,	Cordialment, Ben cordialment, Una salutació cordial,
Senyor, / Senyora, Distingit senyor, / Distingida senyora,	Atentament, Ben atentament,

3. Nucli

Té una redacció menys fixada que d’altres documents, però cal seguir-hi una estructura lògica i ordenada:

presentació
desenvolupament
conclusió

4. Fórmula de comiat

S’ha d’ajustar al to general de la carta i ha de correspondre a la fórmula de salutació. El ventall és ampli i a continuació s’ofereixen les més comunes:

Cordialment,

Ben cordialment,

Una salutació cordial,

Atentament,

Ben atentament,

Aprofito l’avinentesa per saludar-vos atentament.

Resto a la vostra disposició i us saludo ben atentament.

La fórmula va seguida d’una coma, quan no inclou cap verb. Si n’inclou algun, va seguida d’un punt.

5. Signatura

En la carta, la identificació nominal preval sobre l’oficial:

signatura
nom i cognoms
càrrec

6. Datació

població, seguida d’una coma
data (el dia del mes i l’any, en xifres):

Barcelona, 29 de novembre de 2016

La població mai no ha d’anar precedida de la preposició a i al final no s’hi ha d’escriure punt.

7. Informacions addicionals

S’hi pot afegir un apartat d’informació addicional introduït per la sigla PD (postdata), que s’ha de situar després de la data.

Remarques

Remarques

L’ús de connectors per iniciar paràgrafs és important i no s’ha d’obviar:

D’altra banda, vull exposar-vos l’interès de la vostra proposta […]

Pel que fa al vostre suggeriment, he de dir-vos que el tindrem en consideració.

Dubtes freqüents

Les fórmules de salutació no s’abreugen:

x

Benvolguda Sra.,

√

Benvolguda senyora,

Aquesta expressió no és correcta, sinó que és un calc del castellà. Per introduir un tema o un aspecte nou en un text, podem utilitzar pel que fa a, quant a, respecte de, en relació amb, etc.

x

En quant a la possibilitat de signar un conveni…

√

Quant a la possibilitat de signar un conveni…

√

Pel que fa a la possibilitat de signar un conveni…

Per iniciar un paràgraf que introdueix un tema o un aspecte nou en el document, podem utilitzar indistintament en relació amb o bé amb relació a. En canvi, *en relació a és una expressió incorrecta.

x

En relació a la vostra carta…

√

En relació amb la vostra carta…

√

Amb relació a la vostra carta…

Aquesta locució no és correcta. Per expressar conclusió o acabament, per exemple al final d’una carta, es poden utilitzar expressions com ara finalment, per acabar, per concloure, etc.

Check list per a la revisió final

Document

L’estructura s’ajusta a la carta?	☐
He utilitzat la 1a personal per a l’emissor?	☐
El tractament del destinatari s’ajusta al to de la carta?	☐
Les fórmules de salutació i comiat són coherents i s’ajusten a la relació entre l’emissor i el destinatari?	☐
S’hi segueix l’estructura presentació, desenvolupament i conclusió?	☐
L’ordre dels elements del peu de signatura és correcte?	☐
He situat la datació a sota de la signatura?	☐

Paraules

He utilitzat paraules precises?	☐
He evitat les paraules jòquer i els verbs buits (realitzar, procedir...)?	☐
Totes les expressions i termes que s’hi utilitzen s’entenen i són correctes?	☐

Frases

He mantingut preferentment l’ordre natural dels elements de la frase?	☐
He evitat les passives incorrectes o innecessàries?	☐
He evitat els gerundis incorrectes?	☐
He utilitzat preferentment verbs simples, en lloc construccions menys concises?	☐
Les frases tenen la llargada adequada?	☐
Els incisos estan preferentment situats a l’inici o al final de la frase?	☐
Hi ha paraules, expressions o informacions supèrflues?	☐
Les frases estan ben puntuades, especialment en relació amb les comes?	☐
He utilitzat el verb en present per expressar l’obligació?	☐

Paràgrafs

Els paràgrafs són breus i ordenats?	☐
Cada paràgraf tracta d’un aspecte diferent del contingut del document?	☐
Els paràgrafs tenen la mida adequada?	☐
Hi ha algun paràgraf frase (formats per una sola frase, llarga o curta)?	☐
Els paràgrafs estan separats per una línia en blanc?	☐

Convencions

Les negretes, cursives i cometes s’utilitzen adequadament?	☐
L’ús de les majúscules i minúscules és correcte?	☐
Si hi ha una transcripció literal, l’he distingit d’alguna manera del text general?	☐
Les enumeracions són coherents?	☐

Revisió global

Entenc jo tot el que s’hi diu a la primera lectura?	☐
Ho entendrà el destinatari?	☐

Casos pràctics. Com milloraries aquests documents?

A continuació us mostrem dos exemples pràctics de com millorar la redacció de dos tipus de cartes fent propostes i canvis concrets.

Cas 1. Carta

A continuació et presentem una carta.

Creus que podries millorar el seu redactat?

Agafa paper i llapis. Llista tots aquells aspectes que creus que es podrien millorar o canviar. Aplica tot el que has pogut consultar en apartats anteriors.

Un cop realitzada aquesta primera anàlisi, consulta el model didàctic on trobaràs una proposta de resolució de l'exercici pas a pas i una proposta de millora del redactat.

Cas pràctic - Com milloraries aquesta carta?

En aquest document trobaràs pas a pas, els canvis a realitzar en un text i dues possibilitats de redacció i presentació final.

Baixa el document

Cas 2. Carta protocol·lària

A continuació et presentem una carta protocol·lària.

Creus que podries millorar el seu redactat?

Agafa paper i llapis. Llista tots aquells aspectes que creus que es podrien millorar o canviar. Aplica tot el que has pogut consultar en apartats anteriors.

Un cop realitzada aquesta primera anàlisi, consulta el model didàctic on trobaràs una proposta de resolució de l'exercici pas a pas i una proposta de millora del redactat.

Cas pràctic - Com milloraries aquesta carta protocol·lària?

En aquest document trobaràs pas a pas, els canvis a realitzar en un text i una possible redacció i presentació final.

Baixa el document

Documents administratius

Certificat

Definició

El certificat és un document expedit per l’Administració, en el qual una persona autoritzada legalment dóna fe d’un fet, del contingut d’un document o de les circumstàncies que consten en arxius, registres, llibres d’actes, etc.

Normalment el certificat s’expedeix a petició de la persona interessada i sovint amb una finalitat concreta.

Té una destinació externa i l’emet el secretari de l’òrgan. Quan es transcriuen acords d’òrgans col·legiats, el vistiplau del president és obligatori (Llei 40/2015).

Parts del document

Capçalera

1. Dades de qui signa el certificat

2. Nucli

3. Fórmula de certificació

4. Datació

5. Signatura

Esquema del document

Esquema del certificat en format PDF

Baixa el document

Consells per redactar un certificat

Consells generals

En la redacció del certificat, convé respectar els aspectes següents:

L’estructuració lògica i en blocs homogenis de la informació.
La claredat i el rigor, amb una exposició acurada de la informació que s’hi detalla.
El to formal i concís, atès el valor de constatació oficial del document.

Tractament personal

Emissor: 1a persona del singular (jo). Certifico / signo / expedeixo…
Receptor: no hi ha tractament per a la persona destinatària.

1. Dades de qui signa el certificat

Nom i cognoms de la persona que signa el certificat, sense les formes senyor/senyora ni cap altre tractament.
El càrrec, entre comes (no cal que vagi precedit per la forma com a o en qualitat de).

Aquestes dades no es destaquen amb cap marca tipogràfica (negreta, subratllat, etc.).

Neus Arana Gómez, secretària de l’Ajuntament de Romagosa,…

2. Nucli

S’introdueix amb la forma CERTIFICO, en majúscules i seguida de dos punts. A continuació, amb la conjunció que, s’escriuen els fets o les circumstàncies que se certifiquen.

Si hi ha més d’un fet, és convenient que els paràgrafs quedin separats visualment (1, 2, etc.).

Quan al nucli es transcriuen acords d’un òrgan col·legiat o parts dispositives d’una resolució, cal escriure’ls entre cometes, ja que són una citació literal.

3. Fórmula de certificació

Té una estructura bàsica fixa, amb algunes variants. Quan la fórmula final inclou la referència al vistiplau del president, el càrrec no ha d’anar acompanyat de cap tractament protocol·lari.

I, perquè consti, signo / expedeixo aquest certificat.

I, perquè així consti, signo aquest certificat (per ordre i) amb el vistiplau del president.

I, perquè consti, signo aquest certificat a petició de la persona interessada.

I, perquè consti, signo aquest certificat a petició de la persona interessada, amb el vistiplau del president.

I, perquè així consti i a petició de la senyora Júlia Martí Saavedra, expedeixo aquest certificat.

I, perquè consti, només a l’efecte de presentar-lo davant [organisme], signo aquest certificat.

4. Datació

La datació del document es compon de:

població, seguida d’una coma
data (el dia del mes i l’any, en xifres)

Barcelona, 1 de març de 2017

La població mai no ha d’anar precedida de la preposició a i al final no s’hi ha d’escriure punt.

5. Signatura

Signatura de qui certifica i segell de l’organisme (el nom i cognoms i el càrrec ja figuren a l’encapçalament).
La fórmula Vist i plau (si escau), situada a la dreta de la signatura de qui expedeix el certificat. A continuació, el càrrec, precedit per l’article, i a sota de la signatura, el nom i els cognoms

Remarques

Remarques

Tot i que tradicionalment l’emissor tenia el tractament de tercera persona (certifica), actualment s’utilitza la primera persona, perquè contribueix a l’estil directe que ha de caracteritzar la documentació administrativa.
Qui expedeix el certificat se’n queda còpia, perquè l’original és per a la persona destinatària.
El certificat no es registra; el que es registra és l’ofici de tramesa.
La fórmula final i la datació no s’han d’escriure en un sol paràgraf, sinó en paràgrafs diferents.

x

I, perquè consti, expedeixo aquest certificat, a Barcelona, a 20 de gener de 2017.

El nom i els cognoms de la signatura no han d’anar precedits de l’expressió Signat.

Dubtes freqüents

La locució a l’efecte de és sinònima de a fi de, amb la finalitat de, i es fa servir en el certificat quan cal especificar l’ús o la destinació que es donarà al document.

√

I, perquè consti, signo aquest certificat a petició de la persona interessada, a l’efecte de presentar-lo davant de l’organisme corresponent.

Les formes de plural (als efectes i a efectes de) s’han de correspondre amb una suma d’efectes.

√

I, perquè consti, signo aquest certificat a petició de la persona interessada, als efectes de justificació dels estudis cursats i de valoració en la fase de concurs de la convocatòria indicada.

√

La finca s’inclou al registre a efectes tributaris.

En canvi, les expressions a tots els efectes o als efectes que corresponguin, calcades del castellà, són buides i convé prescindir-ne.

x

Als efectes que corresponguin, signo aquest certificat amb el vistiplau del president.

Les expressions vistiplau i vist i plau tenen el mateix significat, però es fan servir en contextos diferents.

Vistiplau actua com a nom i, per tant, porta l’article al davant: el vistiplau, un vistiplau. L’utilitzem quan redactem un text.

Aquest certificat ha de dur el vistiplau del president.

Vist i plau són dos verbs coordinats que s'han convertit en una expressió fixa. El posem al final d’alguns documents, com el certificat, per introduir la signatura del càrrec que hi dóna l’aprovació.

Check list per a la revisió final

Document

L’he encapçalat amb el nom, cognoms i càrrec de la persona que certifica?	☐
Si se certifiquen diferents fets, els he separat en paràgrafs?	☐
La fórmula final de certificació és correcta?	☐
He situat la datació a continuació de la fórmula de certificació?	☐
A la signatura, he evitat repetir el nom i cognoms de la persona que certifica?	☐

Paraules

He utilitzat paraules precises?	☐
He evitat les paraules jòquer i els verbs buits (realitzar, procedir...)?	☐
Totes les expressions i termes que s’hi utilitzen s’entenen i són correctes?	☐

Frases

He mantingut preferentment l’ordre natural dels elements de la frase?	☐
He evitat les passives incorrectes o innecessàries?	☐
He evitat els gerundis incorrectes?	☐
He utilitzat preferentment verbs simples, en lloc construccions menys concises?	☐
Les frases tenen la llargada adequada?	☐
Els incisos estan preferentment situats a l’inici o al final de la frase?	☐
Hi ha paraules, expressions o informacions supèrflues?	☐
Les frases estan ben puntuades, especialment en relació amb les comes?	☐
He utilitzat el verb en present per expressar l’obligació?	☐

Paràgrafs

Cada paràgraf tracta d’un aspecte diferent del contingut del document?	☐
Els paràgrafs estan numerats?	☐
Els paràgrafs estan separats per una línia en blanc?	☐

Convencions

Les negretes, cursives i cometes s’utilitzen adequadament?	☐
L’ús de les majúscules i minúscules és correcte?	☐
Si hi ha una transcripció literal, l’he distingit d’alguna manera del text general?	☐
Les enumeracions són coherents?	☐

Revisió global

Entenc jo tot el que s’hi diu a la primera lectura?	☐
Ho entendrà el destinatari?	☐

Cas pràctic. Com milloraries aquest certificat?

A continuació us mostrem un exemple pràctic de com millorar la redacció de documents fent propostes i canvis concrets.

A continuació et presentem un certificat.

Creus que podries millorar el seu redactat?

Agafa paper i llapis. Llista tots aquells aspectes que creus que es podrien millorar o canviar. Aplica tot el que has pogut consultar en apartats anteriors.

Un cop realitzada aquesta primera anàlisi, consulta el model didàctic on trobaràs una proposta de resolució de l'exercici pas a pas i una proposta de millora del redactat.

Cas pràctic - Com milloraries aquest certificat?

En aquest document trobaràs pas a pas, els canvis a realitzar en un text i dues possibilitats de redacció i presentació final.

Baixa el document

Documents administratius

Diligència

Definició

Una diligència és un certificat intern que es produeix dins les actuacions administratives i que acredita l’execució d’un tràmit, com el desglossament d’un document d’un expedient, la presa de possessió d’un funcionari, una modificació de sou, etc.

A diferència del certificat, pot ser interna o externa, la pot expedir qualsevol funcionari autoritzat i no necessita el vistiplau del president de l’òrgan.

Si escau, pot incloure la signatura d’una persona aliena a l’Administració que hi ha comparegut per fer un tràmit (El / La compareixent).

Parts del document

Capçalera

1. Nucli

2. Datació

3. Signatura

Esquema del document

Esquema de la diligència en format PDF

Baixa el document

Consells per redactar una diligència

Consells generals

S’ha de redactar de manera clara i concisa.

Tractament personal

Emissor:

1a persona del singular (jo). FAIG CONSTAR que…

Impersonal. DILIGÈNCIA per fer constar que…

Receptor:

no té destinatari, per la qual cosa no hi ha referència a la persona interessada

1. Nucli

S’introdueix amb una d’aquestes dues fórmules:

FAIG CONSTAR que […]

DILIGÈNCIA per fer constar que […]

A continuació cal exposar el fet que es constata, d’una manera concisa.

Si hi ha més d’un fet, és convenient que els paràgrafs en què es presenten quedin diferenciats visualment (1, 2, etc.).

2. Datació

La datació del document es compon de:

població, seguida d’una coma
data (el dia del mes i l’any, en xifres)

Barcelona, 1 de març de 2017

La població mai no ha d’anar precedida de la preposició a i al final no s’hi ha d’escriure punt.

3. Signatura

La disposició dels diferents elements de la signatura és la següent:

càrrec, precedit de l’article corresponent
signatura
nom i cognoms

En les diligències que porten la signatura d’una persona aliena a l’Administració, aquesta firma apareix a la dreta del càrrec que certifica els fets.

Remarques

Remarques

Qui expedeix la diligència se’n queda l’original, que s’arxiva a l’expedient. Se’n pot fer còpia a la persona compareixent, si n’hi ha.

Check list per a la revisió final

Document

L’estructura s’ajusta la diligència?	☐
He identificat la persona que signa únicament al peu de signatura?	☐
Si es fa constar més d’un fet, s’han separat en paràgrafs?	☐
He situat la datació a continuació dels fets que es fan constar?	☐

Paraules

He utilitzat paraules precises?	☐
He evitat les paraules jòquer i els verbs buits (realitzar, procedir...)?	☐
Totes les expressions i termes que s’hi utilitzen s’entenen i són correctes?	☐

Frases

He mantingut preferentment l’ordre natural dels elements de la frase?	☐
He evitat les passives incorrectes o innecessàries?	☐
He evitat els gerundis incorrectes?	☐
He utilitzat preferentment verbs simples, en lloc construccions menys concises?	☐
Les frases tenen la llargada adequada?	☐
Els incisos estan preferentment situats a l’inici o al final de la frase?	☐
Hi ha paraules, expressions o informacions supèrflues?	☐
Les frases estan ben puntuades, especialment en relació amb les comes?	☐
He utilitzat el verb en present per expressar l’obligació?	☐

Paràgrafs

Cada paràgraf tracta d’un aspecte diferent del contingut del document?	☐
Els paràgrafs estan numerats?	☐
Els paràgrafs estan separats per una línia en blanc?	☐

Convencions

Les negretes, cursives i cometes s’utilitzen adequadament?	☐
L’ús de les majúscules i minúscules és correcte?	☐
Si hi ha una transcripció literal, l’he distingit d’alguna manera del text general?	☐
Les enumeracions són coherents?	☐

Revisió global

Entenc jo tot el que s’hi diu a la primera lectura?	☐
Ho entendrà el destinatari?	☐

Cas pràctic. Com milloraries aquesta diligència?

A continuació et presentem una diligència.

Creus que podries millorar el seu redactat?

Agafa paper i llapis. Llista tots aquells aspectes que creus que es podrien millorar o canviar. Aplica tot el que has pogut consultar en apartats anteriors.

Un cop realitzada aquesta primera anàlisi, consulta el model didàctic on trobaràs una proposta de resolució de l'exercici pas a pas i una proposta de millora del redactat.

Cas pràctic - Com milloraries aquesta diligència?

En aquest document trobaràs pas a pas, els canvis a realitzar en un text i una possible redacció i presentació final.

Baixa el document

Documents administratius

Resolució

Definició

La resolució és un document amb què es prenen decisions sobre un assumpte determinat. Generalment, posa fi a un procediment administratiu.

Parts del document

Capçalera

1. Identificació del document

2. Part expositiva

fets
fonaments de dret

3. Part dispositiva: resolució

4. Peu de recurs

5. Datació i signatura

Esquema del document

Esquema de la resolució en format PDF

Baixa el document

Consells per redactar una resolució

Consells generals

Les resolucions tenen dues parts: l’expositiva i la dispositiva. Criteris per redactar aquest document:

La informació s’ha d’exposar de manera ordenada i clara i concisa, sense formulismes innecessaris.
Cal seleccionar la informació rellevant i expressar-la de manera concisa.
Cal diferenciar clarament els fets, els fonaments de dret i la resolució.
Cada fet, fonament de dret o conclusió s’ha de redactar en un paràgraf diferent. Si n’hi ha més d’un, s’ha de numerar.
Convé evitar introduir els paràgrafs amb Atès, Vist, Considerant, ja que sovint deriven en un text incomplet i de difícil comprensió. Cal redactar-los seguint l’ordre habitual dels elements de la frase.

Tractament personal

Emissor: 1a persona del singular (resolc).

Destinatari: tot i que el destinatari sigui la persona interessada, el receptor no es manifesta en la redacció de la resolució, que s’ha d’enviar com a document adjunt d’un ofici de notificació; aquest darrer és el document adreçat al destinatari.

1. Identificació del document

S’hi indica el número de resolució, si escau, i l’assumpte de què tracta. S’ha de redactar de manera sintètica i clara.

2. Part expositiva

Aquesta part està composta per dos blocs: Fets i Fonaments de dret.

Fets

S’hi han d’exposar els fets o antecedents rellevants, de manera concisa i en paràgrafs ordenats cronològicament i numerats.

Fonaments de dret

S’hi exposen les disposicions normatives aplicables als fets i que justifiquen la resolució. No n’hi ha prou d’enunciar la normativa, sinó que cada fonament ha d’explicitar de quina manera es relaciona amb els fets; això és el que permet arribar a la resolució a través d’un procés lògic.

Cada fonament s’ha d’escriure en un paràgraf separat i numerat. Sovint, en l’últim fonament s’hi esmenta la competència per resoldre.

3. Part dispositiva

S’introdueix amb la fórmula:

Per tant, resolc:

A continuació s’hi detallen les resolucions que es prenen, amb punts numerats i introduïts amb un verb en infinitiu (atorgar, aprovar, etc.). Quan només hi hagi un punt, no s’ha de numerar ni encapçalar amb el mot Únic.

4. Peu de recurs

A continuació de les resolucions dictades, es fan constar els recursos que s’hi poden interposar; aquesta informació també es pot escriure al final del document, després de la signatura. Tradicionalment, el peu de recurs s’escrivia en un cos de lletra inferior al del document; actualment, però, es recomana fer-ho en el mateix cos que la resta del text.

5. Datació i signatura

Escrivim la datació abans de la signatura, per aquest ordre:

Població, dia del mes i any (sense la preposició a davant la localitat i sense punt final)
El / La + identificació funcional
Rúbrica
Nom i cognoms

Remarques

Remarques

Les formes verbals de futur no expressen obligatorietat i, per tant, cal evitar utilitzar-les amb aquest sentit. Per expressar instruccions, disposicions o obligatorietat, podem utilitzar els verbs haver de o caldre o bé el present d’indicatiu.

x

Les corporacions de dret públic es regiran per la seva normativa específica.

√

Les corporacions de dret públic es regeixen per la seva normativa específica.

x

Els assentaments al llibre de registre contindran la informació següent.

√

Els assentaments al llibre de registre han de contenir la informació següent.

La resolució no porta cap fórmula final, com ara Així ho mano i ho disposo.

Check list per a la revisió final

Estructura

La resolució o el decret s’estructura en les diferents parts necessàries?	☐
Cada apartat està encapçalat pel títol corresponent?	☐
Dins de cada apartat, els paràgrafs estan numerats?	☐
Els paràgrafs estan separats per una línia en blanc?	☐
L’ordenació de la informació de cada apartat segueix un criteri (cronològic, de pertinència, de rang, de relació causa-conseqüència, etc.)?	☐
A l’apartat de la resolució, he emprat la primera persona (resolc)?	☐

Paraules

He utilitzat paraules precises?	☐
He evitat les paraules jòquer i els verbs buits (realitzar, procedir...)?	☐
Totes les expressions i termes que s’hi utilitzen s’entenen i són correctes?	☐

Frases

Les frases tenen la llargada adequada?	☐
Les diferents idees o informacions s’identifiquen clarament i amb facilitat?	☐
He mantingut preferentment l’ordre natural dels elements de la frase?	☐
Els incisos estan preferentment situats a l’inici o al final de la frase?	☐
He utilitzat preferentment verbs simples, en lloc de construccions menys concises?	☐
He evitat les passives incorrectes o innecessàries?	☐
He evitat els gerundis incorrectes?	☐
Hi ha paraules, expressions o informacions supèrflues?	☐
He utilitzat el verb en present per expressar obligació o caràcter permanent?	☐
Les frases estan ben puntuades, especialment en relació amb les comes?	☐

Paràgrafs

Cada paràgraf tracta d’un aspecte diferent, dins de l’apartat o de l’informe?	☐
Cada fet, fonament de dret, conclusió, etc. està ben separat en un paràgraf?	☐
Cada paràgraf expressa la informació completa per arribar a la resolució?	☐
A la part de la resolució, cada paràgraf comença amb un verb en infinitiu?	☐

Convencions

Les negretes, cursives i cometes s’utilitzen adequadament?	☐
L’ús de les majúscules i minúscules és correcte?	☐
Si hi ha una transcripció literal, l’he distingit d’alguna manera del text general?	☐
Les enumeracions són coherents?	☐

Revisió global

Entenc jo tot el que s’hi diu a la primera lectura?	☐
Ho entendrà el destinatari?	☐

Cas pràctic. Com milloraries aquesta resolució?

A continuació us mostrem un exemple pràctic de com millorar la redacció de documents fent propostes i canvis concrets.

A continuació et presentem una resolució.

Creus que podries millorar el seu redactat?

Agafa paper i llapis. Llista tots aquells aspectes que creus que es podrien millorar o canviar. Aplica tot el que has pogut consultar en apartats anteriors.

Un cop realitzada aquesta primera anàlisi, consulta el model didàctic on trobaràs una proposta de resolució de l'exercici pas a pas i una proposta de millora del redactat.

Cas pràctic - Com milloraries aquesta resolució?

En aquest document trobaràs pas a pas, els canvis a realitzar en un text i una possible redacció i presentació final.

Baixa el document

Documents administratius

Proposta de resolució

Definició

La proposta de resolució és el document que aglutina tota la informació sobre un expedient i que serveix de base per redactar-ne la resolució o l’acord. És un informe que incorpora una proposta i, per tant, les característiques d’aquest document són les mateixes que les de l’informe.

Parts del document

Capçalera

1. Identificació de l’expedient

2. Fets

3. Fonaments de dret

4. Proposta de resolució

5. Datació i signatura

6. Annexos

Esquema del document

Esquema de la proposta de resolució en format PDF

Baixa el document

Consells per redactar una resolució

Consells generals

Les característiques i els criteris per redactar aquest document són les mateixes que les de l’informe:

La informació s’ha d’exposar de manera ordenada i clara i concisa, sense formulismes innecessaris.
Cal seleccionar la informació rellevant i expressar-la de manera concisa.
Cal diferenciar clarament els fets, els fonaments de dret i la conclusió o proposta.
Cada fet, fonament de dret o conclusió s’ha de redactar en un paràgraf diferent. Si n’hi ha més d’un, s’ha de numerar.
Les pàgines s’han de numerar.

Tractament personal

Emissor: si hi ha proposta, 1a persona del singular (proposo).

Destinatari: no hi ha destinatari explícit.

1. Identificació del document

S’hi indica el número d’expedient, si escau, i l’assumpte de què tracta. S’ha de redactar de manera sintètica i clara.

2. Fets

També es pot anomenar Antecedents o Relació de fets. S’hi han d’exposar els fets rellevants relacionats amb l’assumpte, ordenats cronològicament, separats en paràgrafs. Cada paràgraf ha de descriure un sol fet i, si n’hi ha més d’un, s’han de numerar amb cardinals. Cal separar visualment cada paràgraf amb una línia en blanc.

Tradicionalment, aquests apartats s’han estructurat amb oracions subordinades introduïdes amb Atès o Vist, dependents d’un verb que apareixia més avall del document. Actualment, però, el criteri de redacció és estructurar-los en paràgrafs sencers i independents, amb frases que mantinguin l’ordre habitual dels elements.

3. Fonaments de dret

S’hi exposen les disposicions normatives aplicables als fets. Cada fonament s’ha d’escriure en un paràgraf separat i numerat. Cal separar visualment cada paràgraf amb una línia en blanc.

No n’hi ha prou d’enunciar la normativa, sinó que cada fonament ha d’explicitar de quina manera es relaciona amb els fets. Això és el que permet arribar a la conclusió o la proposta a través d’un procés lògic.

Com en el cas dels fets, cal evitar els paràgrafs començats amb Atès, Vist o Considerant i redactar-los amb l’ordre habitual dels elements.

4. Proposta de resolució

La proposta s’articula a partir del verb Proposo: o bé Proposo a […]:. A continuació, s’exposen les propostes. Si n’hi ha més d’una, s’han de numerar amb cardinals.

5. Datació i signatura

Escrivim la datació abans de la signatura, per aquest ordre:

Població, dia del mes i any (sense la preposició a davant la localitat i sense punt final)
El / La + identificació funcional
Rúbrica
Nom i cognoms

6. Annexos

En aquest apartat, que és optatiu, s’hi poden fer constar els documents que s’adjunten a la proposta.

Check list per a la revisió final

Estructura

La proposta de resolució s’estructura en les diferents parts necessàries?	☐
Cada apartat està encapçalat pel títol corresponent?	☐
Dins de cada apartat, els paràgrafs estan numerats?	☐
Els paràgrafs estan separats per una línia en blanc?	☐
L’ordenació de la informació de cada apartat segueix un criteri (cronològic, de pertinència, de rang, de relació causa-conseqüència, etc.)?	☐
A l’apartat de la proposta, he emprat la primera persona (proposo)?	☐

Paraules

He utilitzat paraules precises?	☐
He evitat les paraules jòquer i els verbs buits (realitzar, procedir...)?	☐
Totes les expressions i termes que s’hi utilitzen s’entenen i són correctes?	☐

Frases

Les frases tenen la llargada adequada?	☐
Les diferents idees o informacions s’identifiquen clarament i amb facilitat?	☐
He mantingut preferentment l’ordre natural dels elements de la frase?	☐
Els incisos estan preferentment situats a l’inici o al final de la frase?	☐
He utilitzat preferentment verbs simples, en lloc de construccions menys concises?	☐
He evitat les passives incorrectes o innecessàries?	☐
He evitat els gerundis incorrectes?	☐
Hi ha paraules, expressions o informacions supèrflues?	☐
He utilitzat el verb en present per expressar obligació o caràcter permanent?	☐
Les frases estan ben puntuades, especialment en relació amb les comes?	☐

Paràgrafs

Cada paràgraf tracta d’un aspecte diferent, dins de l’apartat o de l’informe?	☐
Cada fet, fonament de dret, conclusió, etc. està ben separat en un paràgraf?	☐
Cada paràgraf expressa la informació completa per arribar a la proposta?	☐

Convencions

Les negretes, cursives i cometes s’utilitzen adequadament?	☐
L’ús de les majúscules i minúscules és correcte?	☐
Si hi ha una transcripció literal, l’he distingit d’alguna manera del text general?	☐
Les enumeracions són coherents?	☐

Revisió global

Entenc jo tot el que s’hi diu a la primera lectura?	☐
Ho entendrà el destinatari?	☐

Casos pràctics. Com milloraries aquestes propostes de resolució?

A continuació us mostrem dos exemples pràctics de com millorar la redacció de documents fent propostes i canvis concrets.

Cas 1. Proposta de resolució

A continuació et presentem una proposta de resolució.

Creus que podries millorar el seu redactat?

Agafa paper i llapis. Llista tots aquells aspectes que creus que es podrien millorar o canviar. Aplica tot el que has pogut consultar en apartats anteriors.

Un cop realitzada aquesta primera anàlisi, consulta el model didàctic on trobaràs una proposta de resolució de l'exercici pas a pas i una proposta de millora del redactat.

Cas pràctic - Com milloraries aquesta proposta de resolució?

En aquest document trobaràs pas a pas, els canvis a realitzar en un text i una possible redacció i presentació final.

Baixa el document

Cas 2. Proposta d'acord

A continuació et presentem una proposta d'acord.

Creus que podries millorar el seu redactat?

Agafa paper i llapis. Llista tots aquells aspectes que creus que es podrien millorar o canviar. Aplica tot el que has pogut consultar en apartats anteriors.

Un cop realitzada aquesta primera anàlisi, consulta el model didàctic on trobaràs una proposta de resolució de l'exercici pas a pas i una proposta de millora del redactat.

Cas pràctic - Com milloraries aquesta proposta d'acord?

En aquest document trobaràs pas a pas, els canvis a realitzar en un text i una possible redacció i presentació final.

Baixa el document

Documents administratius

Decret

Definició

El decret és un document que reflecteix les decisions d’un òrgan unipersonal de la corporació sobre un afer determinat. En alguns casos posa fi a un procediment administratiu i en d’altres són actes de tràmit (com ara la incoació d’un expedient).

Parts del document

Capçalera

1. Identificació del document

2. Part expositiva

fets
fonaments de dret

3. Part dispositiva: resolució

4. Datació i signatura de qui resol

Esquema del document

Esquema del decret en format PDF

Baixa el document

Consells per redactar un decret

Consells generals

El decret té dues parts: l’expositiva i la dispositiva. Cal redactar-lo de manera clara i concisa i respectar l’ordre lògic de les frases.

Tractament personal

Emissor: apareix a la part dispositiva. 1a persona del singular (resolc).

Destinatari: no hi ha destinatari explícit.

1. Identificació del document

S’hi indica el número de decret, si escau, i l’assumpte de què tracta. S’ha de redactar de manera sintètica i clara.

2. Part expositiva

Generalment, aquesta part està composta per dos blocs: Fets i Fonaments de dret.

Tradicionalment, aquests apartats s’han estructurat amb oracions subordinades introduïdes amb Atès, Vist, Considerant, dependents d’un verb que apareixia a la part resolutiva (Resolc). Actualment, però, el criteri de redacció és estructurar-los en paràgrafs sencers i independents.

Fets

També es pot anomenar Antecedents o Relació de fets. S’hi han d’exposar els fets rellevants, ordenats cronològicament, separats en paràgrafs i numerats. Cal separar visualment cada paràgraf amb una línia en blanc.

Fonaments de dret

S’hi exposen les disposicions normatives aplicables als fets. Cada fonament s’ha d’escriure en un paràgraf separat i numerat. Cal separar visualment cada paràgraf amb una línia en blanc.

A l’últim fonament s’hi acostuma a esmentar la competència per dictar el decret.

3. Part dispositiva

S’introdueix amb la fórmula:

Resolució

Per tant, resolc:

A continuació s’hi detallen les decisions, que s’han de numerar i han de començar amb un verb en infinitiu (aprovar, notificar, etc.).

4. Datació i signatura de qui resol

Escrivim la datació abans de la signatura, per aquest ordre:

Població, dia del mes i any (sense la preposició a davant la localitat i sense punt final)
El / La + càrrec
Signatura
Nom i cognoms

Remarques

Remarques

Les formes verbals de futur no expressen obligatorietat i, per tant, cal evitar utilitzar-les amb aquest sentit. Per expressar instruccions, disposicions o obligatorietat, podem utilitzar els verbs haver de o caldre o bé el present d’indicatiu.

x

Les corporacions de dret públic es regiran per la seva normativa específica.

√

Les corporacions de dret públic es regeixen per la seva normativa específica.

x

Els assentaments al llibre de registre contindran, almenys, la informació següent.

√

Els assentaments al llibre de registre han de contenir, almenys, la informació següent.

Check list per a la revisió final

Estructura

El decret s’estructura en les diferents parts necessàries?	☐
Cada apartat està encapçalat pel títol corresponent?	☐
Dins de cada apartat, els paràgrafs estan numerats?	☐
Els paràgrafs estan separats per una línia en blanc?	☐
L’ordenació de la informació de cada apartat segueix un criteri (cronològic, de pertinència, de rang, de relació causa-conseqüència, etc.)?	☐
A l’apartat de la resolució, he emprat la primera persona (resolc)?	☐

Paraules

He utilitzat paraules precises?	☐
He evitat les paraules jòquer i els verbs buits (realitzar, procedir...)?	☐
Totes les expressions i termes que s’hi utilitzen s’entenen i són correctes?	☐

Frases

Les frases tenen la llargada adequada?	☐
Les diferents idees o informacions s’identifiquen clarament i amb facilitat?	☐
He mantingut preferentment l’ordre natural dels elements de la frase?	☐
Els incisos estan preferentment situats a l’inici o al final de la frase?	☐
He utilitzat preferentment verbs simples, en lloc de construccions menys concises?	☐
He evitat les passives incorrectes o innecessàries?	☐
He evitat els gerundis incorrectes?	☐
Hi ha paraules, expressions o informacions supèrflues?	☐
He utilitzat el verb en present per expressar obligació o caràcter permanent?	☐
Les frases estan ben puntuades, especialment en relació amb les comes?	☐

Paràgrafs

Cada paràgraf tracta d’un aspecte diferent, dins de l’apartat o de l’informe?	☐
Cada fet, fonament de dret, conclusió, etc. està ben separat en un paràgraf?	☐
Cada paràgraf expressa la informació completa per arribar a la resolució?	☐
A la part de la resolució, cada paràgraf comença amb un verb en infinitiu?	☐

Convencions

Les negretes, cursives i cometes s’utilitzen adequadament?	☐
L’ús de les majúscules i minúscules és correcte?	☐
Si hi ha una transcripció literal, l’he distingit d’alguna manera del text general?	☐
Les enumeracions són coherents?	☐

Revisió global

Entenc jo tot el que s’hi diu a la primera lectura?	☐
Ho entendrà el destinatari?	☐

Cas pràctic. Com milloraries aquest decret?

A continuació us mostrem un exemple pràctic de com millorar la redacció de documents fent propostes i canvis concrets.

A continuació et presentem un decret.

Creus que podries millorar el seu redactat?

Agafa paper i llapis. Llista tots aquells aspectes que creus que es podrien millorar o canviar. Aplica tot el que has pogut consultar en apartats anteriors.

Un cop realitzada aquesta primera anàlisi, consulta el model didàctic on trobaràs una proposta de resolució de l'exercici pas a pas i una proposta de millora del redactat.

Cas pràctic - Com milloraries aquest decret?

En aquest document trobaràs pas a pas, els canvis a realitzar en un text i una possible redacció i presentació final.

Baixa el document

Documents administratius

Acta

Definició

L'acta és un document formal amb el qual es deixa constància d’una deliberació, un acord o una manifestació de voluntat. És la forma utilitzada per recollir el que s’ha tractat, debatut i acordat en una reunió d’un òrgan col·legiat.

Exemple d'acta

Baixa el document

Parts del document

Capçalera

1. Identificació de la reunió

2. Assistència.

3. Ordre del dia (opcional).

4. Desenvolupament de la sessió i resum del torn obert de paraules.

5. Acords i resum de les votacions (opcional, però convenient).

6. Assumptes pendents (opcional).

7. Fórmula final de tancament.

8. Signatures.

9. Annexos.

Esquema del document

Esquema de l'acta en format PDF

Baixa el document

Consells per redactar una acta

Criteris generals

La redacció del desenvolupament de la sessió ha de ser clara, rigorosa i sintètica i ha de contenir la informació essencial, que s’ha d’estructurar en paràgrafs numerats.

Si l’acta conté l’ordre del dia, convé que la numeració dels temes tractats coincideixi amb la dels punts a tractar.

Convé tenir en compte els criteris següents:

Cal mantenir l'ordre lògic de la frase (subjecte-verb-complements).
S’han d’utilitzar els termes precisos i adequats i fer frases de la llargada adequada.
Pel que fa al temps verbal, es recomana l'ús del present, tot i que la persona que redacti l'acta ho faci després de la reunió, a partir de les notes preses durant la sessió o de la transcripció de l'enregistrament.
Si hi ha insercions textuals d’altres documents, s’han de marcar amb cometes a l’inici i al final. S’han de distingir clarament del text de l’acta, amb recursos com el sagnat o un cos de lletra més petit.
Pel que fa al tractament personal del secretari o de la secretària, en la redacció de l'acta s'ha de fer servir la tercera persona del singular (com amb la resta d’assistents) i en la fórmula final, la primera persona del singular.

Estructura

S’ha d’estructurar en els diferents blocs d'informació que recull, que cal definir amb encapçalaments o títols.

Aquesta estructura preveu els diferents apartats que hi pot haver en una acta de reunió, alguns dels quals són opcionals o no es donen sempre.

Les pàgines s’han de numerar i, si l’acta és molt extensa, convé fer-ho amb el sistema pàgina / nombre de pàgines (3/24 o bé pàgina 3 de 14).

1. Identificació de la reunió

S’hi fan constar les dades identificatives de la reunió:

Número de la sessió
Data (no s’ha de repetir al final del document)
Hora d’inici i hora d’acabament
Lloc de la sessió

2. Assistència

En aquest apartat, s’hi fan constar tant les persones assistents a la reunió com les absents. En un primer bloc se situen el nom i els cognoms de les persones que hi han assistit, seguits del càrrec o si hi assisteixen com a representants d'algun organisme. En primer lloc hi ha d’aparèixer el president i en últim lloc, el secretari.

En un segon bloc s'hi consignen les persones que han estat convocades i no hi han assistit.

3. Ordre del dia

Com a recordatori dels punts que s'ha previst de tractar a la reunió, es pot reproduir l'ordre del dia que es detallava a la convocatòria de la reunió.

Les sessions ordinàries s’inicien amb el punt Lectura i aprovació de l’acta de la reunió anterior, al qual no s’han d’afegir expressions com si escau. Aquesta informació es considera supèrflua ja que és obvi que, si no escau, l’acta no s’aprovarà.

4. Desenvolupament de la sessió

En aquest apartat es fa constar l'evolució de la reunió. Se sintetitzen les intervencions que cal que quedin recollides a l’acta i es deixa constància de la presentació de documentació, si n’hi ha.

5. Acords

En aquest apartat es poden detallar els acords presos i el resum de les votacions, si es vol. En aquest cas, convé que cada acord quedi individualitzat en un paràgraf a part, numerat, i que l'ordre de presentació dels acords es correspongui amb el de l'ordre del dia.

6. Assumptes pendents

Si es vol, es pot deixar constància a l’acta dels temes que han quedat pendents, ja sigui perquè ho han acordat els assistents o perquè no hi ha hagut temps de tractar-los. En el primer cas, formen part dels acords presos. N'hi ha prou amb una breu enumeració.

7. Fórmula final

Les fórmules acostumen a ser frases fixades que tenen poques variacions. En aquest cas, la frase de tancament que s'utilitza habitualment és la següent:

El president aixeca la sessió, de la qual, com a secretari [com a secretària], estenc aquesta acta.

8. Signatures

L’acta es fa oficial mitjançant la signatura del secretari i el vistiplau del president, d’acord amb aquest criteri:

A l’esquerra, El secretari i, a sota, la rúbrica.
A la dreta, El president, precedit de l’expressió Vist i plau i, a sota, la rúbrica.

9. Annexos

En aquest apartat s'inclou la documentació que s'annexa, d'acord amb la numeració que s'indica en la remissió expressada a l'acta.

Remarques

Remarques

Sovint, a l’hora de fer constar les persones absents a una reunió, s’empra la forma incorrecta han excusat l’assistència.

En aquest context, el verb excusar es fa servir per disculpar-se per alguna cosa. Per tant, l’expressió excusar l’assistència significa disculpar-se per haver-hi assistit, just l’oposat del que es vol dir. Per tant, en aquest cas sempre cal dir han excusat l’absència, és a dir que s’han disculpat per ser absents a la reunió.

Dubtes freqüents

Ambdues expressions tenen el mateix significat, però es fan servir en contextos diferents.

Vistiplau és un nom i, per tant, porta un article: el vistiplau, un vistiplau. És sinònim de verificació i conformitat.

Aquest certificat ha de dur el vistiplau de la regidora.

Aquest certificat ha de dur la verificació i la conformitat de la regidora.

Vist i plau són dos verbs coordinats que s'han convertit en una locució o expressió fixa, sinònima de verificat i conformat. Sol anar a peu de pàgina d’alguns documents, per introduir la signatura del càrrec que l’aprova.

Ambdues són formes possibles per referir-se al document que reflecteix els aspectes fonamentals del desenvolupament d’una sessió d’un òrgan col·legiat.

Tot i això, la paraula reunió s’utilitza per referir-se a qualsevol conjunt de persones reunides, mentre que el terme sessió fa referència a una reunió prevista normativament per al funcionament d’un òrgan col·legiat. Per això, és habitual i recomanable emprar la denominació acta de sessió.

Documents administratius

Informe

Definició

L'informe és un document que analitza i fonamenta, des d’un punt de vista tècnic o jurídic, qualsevol acte o resolució de l’Administració. Presenta, de manera ordenada i exhaustiva, tots els elements tècnics, jurídics o administratius necessaris per resoldre un afer.

Pot ser de diferents tipus i, en conseqüència, les parts i el contingut de l’informe poden variar.

Parts del document

Capçalera

1. Identificació de l’expedient

2. Fets

3. Fonaments de dret

4. Conclusió o proposta

5. Datació i signatura

6. Annexos

Esquema del document

Esquema de l'informe en format PDF

Baixa el document

Consells per redactar un informe

Consells generals

La informació s’ha d’exposar de manera ordenada i clara i concisa, sense formulismes innecessaris.
Cal seleccionar la informació rellevant i expressar-la de manera concisa.
Cal diferenciar clarament els fets, els fonaments de dret i la conclusió o proposta.
Cada fet, fonament de dret o conclusió s’ha de redactar en un paràgraf diferent. Si n’hi ha més d’un, s’ha de numerar.
Les pàgines s’han de numerar.

Tractament personal

Emissor: si hi ha proposta, 1a persona del singular (proposo).
Receptor: no hi ha destinatari explícit.

1. Identificació del document

S’hi indica el número d’expedient, si escau, i l’assumpte de què tracta. S’ha de redactar de manera sintètica i clara.

2. Fets

També es pot anomenar Antecedents o Relació de fets. S’hi han d’exposar els fets rellevants relacionats amb l’assumpte, ordenats cronològicament, separats en paràgrafs. Cada paràgraf ha de descriure un sol fet i, si n’hi ha més d’un, s’han de numerar amb cardinals. Cal separar visualment cada paràgraf amb una línia en blanc.

Tradicionalment, aquests apartats s’han estructurat amb oracions subordinades introduïdes amb Atès o Vist, dependents d’un verb que apareixia més avall del document. Actualment, però, el criteri de redacció és estructurar-los en paràgrafs sencers i independents, amb frases que mantinguin l’ordre habitual dels elements.

3. Fonaments de dret

Els informes jurídics sempre contenen aquest apartat, però en informes tècnics de qualsevol àmbit pot no ser-hi.

S’hi exposen les disposicions normatives aplicables als fets. Cada fonament s’ha d’escriure en un paràgraf separat i numerat. Cal separar visualment cada paràgraf amb una línia en blanc.

No n’hi ha prou d’enunciar la normativa, sinó que cada fonament ha d’explicitar de quina manera es relaciona amb els fets. Això és el que permet arribar a la conclusió o la proposta a través d’un procés lògic.

Com en el cas dels fets, cal evitar els paràgrafs començats amb Atès, Vist o Considerant i redactar-los amb l’ordre habitual dels elements.

4. Conclusió o proposta

S’hi especifiquen les conclusions o les propostes que es desprenen del que s’ha dit anteriorment. Si n’hi ha diverses, s’han de redactar en paràgrafs separats i numerats, deixant una línia en blanc entre cadascun. Els informes descriptius no contenen aquest punt.

5. Datació i signatura

Escrivim la datació abans de la signatura, per aquest ordre:

Població, dia del mes i any (sense la preposició a davant la localitat i sense punt final)
El / La + identificació funcional
Rúbrica
Nom i cognoms

6. Annexos

En aquest apartat, que és optatiu, s’hi poden fer constar els documents que s’adjunten a l’informe. Si n’hi ha més d’un, cal numerar-los amb l’ordre en què apareixen a l’informe.

Remarques

Remarques

Les formes verbals de futur no expressen obligatorietat i, per tant, cal evitar utilitzar-les amb aquest sentit. Per expressar instruccions, disposicions o obligatorietat, podem utilitzar els verbs haver de o caldre o bé el present d’indicatiu.

x

Les corporacions de dret públic es regiran per la seva normativa específica.

√

Les corporacions de dret públic es regeixen per la seva normativa específica.

x

Els assentaments al llibre de registre contindran, almenys, la informació següent.

√

Els assentaments al llibre de registre han de contenir, almenys, la informació següent.

Dubtes freqüents

El verb informar ha de seguir l’estructura informar + de/sobre. Per tant, la cosa sobre la qual s’informa ha d'anar precedida de la preposició de o sobre.

x

La tècnica de Medi Ambient ha informat favorablement el projecte.

√

La tècnica de Medi Ambient ha informat favorablement sobre el projecte.

En l’informe, sovint veiem escrit informe sense article. El més recomanable és posar-l’hi:

√

L’interventor municipal ha emès l’informe preceptiu.

√

L’arquitecte tècnic ha redactat un informe sobre la situació de l’obra.

Check list per a la revisió final

Estructura

L’informe s’estructura en les diferents parts necessàries?	☐
Cada apartat està encapçalat pel títol corresponent?	☐
Dins de cada apartat, els paràgrafs estan numerats?	☐
Els paràgrafs estan separats per una línia en blanc?	☐
L’ordenació de la informació de cada apartat segueix un criteri (cronològic, de pertinència, de rang, de relació causa-conseqüència, etc.)?	☐

Paraules

He utilitzat paraules precises?	☐
He evitat les paraules jòquer i els verbs buits (realitzar, procedir...)?	☐
Totes les expressions i termes que s’hi utilitzen s’entenen i són correctes?	☐

Frases

Les frases tenen la llargada adequada?	☐
Les diferents idees o informacions s’identifiquen clarament i amb facilitat?	☐
He mantingut preferentment l’ordre natural dels elements de la frase?	☐
Els incisos estan preferentment situats a l’inici o al final de la frase?	☐
He utilitzat preferentment verbs simples, en lloc de construccions menys concises?	☐
He evitat les passives incorrectes o innecessàries?	☐
He evitat els gerundis incorrectes?	☐
Hi ha paraules, expressions o informacions supèrflues?	☐
He utilitzat el verb en present per expressar obligació o caràcter permanent?	☐
Les frases estan ben puntuades, especialment en relació amb les comes?	☐

Paràgrafs

Cada paràgraf tracta d’un aspecte diferent, dins de l’apartat o de l’informe?	☐
Cada fet, fonament de dret, conclusió, etc. està ben separat en un paràgraf?	☐
Cada paràgraf expressa la informació completa per arribar a la conclusió?	☐
Si és un informe jurídic, cada fonament de dret expressa una conclusió?	☐

Convencions

Les negretes, cursives i cometes s’utilitzen adequadament?	☐
L’ús de les majúscules i minúscules és correcte?	☐
Si hi ha una transcripció literal, l’he distingit d’alguna manera del text general?	☐
Les enumeracions són coherents?	☐

Revisió global

Entenc jo tot el que s’hi diu a la primera lectura?	☐
Ho entendrà el destinatari?	☐

Casos pràctics. Com milloraries aquests documents?

A continuació us mostrem quatre exemples pràctics de com millorar la redacció de documents fent propostes i canvis concrets.

Cas 1. Informe tècnic

A continuació et presentem un informe tècnic.

Creus que podries millorar el seu redactat?

Agafa paper i llapis. Llista tots aquells aspectes que creus que es podrien millorar o canviar. Aplica tot el que has pogut consultar en apartats anteriors.

Un cop realitzada aquesta primera anàlisi, consulta el model didàctic on trobaràs una proposta de resolució de l'exercici pas a pas i una proposta de millora del redactat.

Cas pràctic - Com milloraries aquest informe tècnic?

En aquest document trobaràs pas a pas, els canvis a realitzar en un text i dues possibilitats de redacció i presentació final.

Baixa el document

Cas 2. Informe jurídic

A continuació et presentem un informe jurídic.

Creus que podries millorar el seu redactat?

Agafa paper i llapis. Llista tots aquells aspectes que creus que es podrien millorar o canviar. Aplica tot el que has pogut consultar en apartats anteriors.

Un cop realitzada aquesta primera anàlisi, consulta el model didàctic on trobaràs una proposta de resolució de l'exercici pas a pas i una proposta de millora del redactat.

Cas pràctic - Com milloraries aquest informe jurídic?

En aquest document trobaràs pas a pas, els canvis a realitzar en un text i dues possibilitats de redacció i presentació final.

Baixa el document

Cas 3. Informe econòmic

A continuació et presentem un informe econòmic.

Creus que podries millorar el seu redactat?

Agafa paper i llapis. Llista tots aquells aspectes que creus que es podrien millorar o canviar. Aplica tot el que has pogut consultar en apartats anteriors.

Un cop realitzada aquesta primera anàlisi, consulta el model didàctic on trobaràs una proposta de resolució de l'exercici pas a pas i una proposta de millora del redactat.

Cas pràctic - Com milloraries aquest informe econòmic?

En aquest document trobaràs pas a pas, els canvis a realitzar en un text i dues possibilitats de redacció i presentació final.

Baixa el document

Cas 4. Informe social

A continuació et presentem un informe social.

Creus que podries millorar el seu redactat?

Agafa paper i llapis. Llista tots aquells aspectes que creus que es podrien millorar o canviar. Aplica tot el que has pogut consultar en apartats anteriors.

Un cop realitzada aquesta primera anàlisi, consulta el model didàctic on trobaràs una proposta de resolució de l'exercici pas a pas i una proposta de millora del redactat.

Cas pràctic - Com milloraries aquest informe social?

En aquest document trobaràs pas a pas, els canvis a realitzar en un text i dues possibilitats de redacció i presentació final.

Baixa el document

Documents administratius

Correu electrònic

Criteris de redacció del correu electrònic

Determinar l’objectiu del correu que volem redactar.
Tenir clar el grau de formalitat que ha de tenir.
Ordenar les idees i la informació de més a menys rellevància.
Separar la informació en paràgrafs: cada tema, un paràgraf diferent.
Redactar el missatge de manera concisa i concentrar-se en l’essencial.
Aplicar els criteris de redacció administrativa (llargada de la frase, ordre dels elements, puntuació…).
Evitar qualsevol ambigüitat en el contingut.
Revisar el correu abans d’enviar-lo.

Parts d’un correu electrònic

Recordem les parts d’un correu electrònic:

L’assumpte i el missatge són les parts del correu que més hem de cuidar quan redactem

L’assumpte

L’assumpte és el primer que es llegeix quan arriba un correu electrònic i el que, un cop guardat, ajuda a localitzar-lo d’una llarga llista.

Per això, ha de ser breu i concís i ha de recollir la idea principal; per exemple, un sintagma nominal amb dades específiques.

Si es respon un correu, convé deixar el mateix assumpte

El missatge

És el contingut pròpiament dit i generalment està format per aquestes parts: Salutació, Cos, Comiat i Signatura.

Recomanacions de redacció i estil

Ha d’expressar amb claredat l’objectiu del missatge.

Cal aplicar els criteris sobre:

Ordre dels elements, llargada de la frase, puntuació, etc.
L’ús de la tipografia (negreta, cursiva, cometes, etc.).

Les diverses informacions que s’exposen han d’estar ordenades de més a menys rellevància.

Una mica de fraseologia

Correus per demanar

(sol·licitar, reclamar, requerir)

Us agrairé que m’informeu sobre…
Respecte de XXXXXXXX, cal que em trameteu…
Et demano que m’enviïs tota la informació sobre…

Correus per informar

(comunicar, advertir, convocar)

Us informo que es preveu obrir el termini per…
Us convoco a la reunió de personal laboral, que tindrà lloc…
Et comunico que s’ha aprovat l’esborrany de l’informe XX…
Et recordo que resta pendent enviar…

La salutació i el comiat

Les fórmules de salutació i comiat marquen el to del correu.
Han de ser coherents entre elles i s’han d’ajustar al grau de formalitat del correu.

Salutació

Comiat

Benvolguts,

Benvolgut, / Benvolguda,

Benvolgut / Benvolguda + [nom propi]

Benvolguda amiga,

Benvolguts companys,

Benvolguts senyors,

Hola, + [nom propi],

[Nom propi],

Cordialment,

Ben cordialment,

Una salutació cordial,

Senyor, / Senyora,

Distingit senyor, / Distingida senyora,

Atentament,

Ben atentament,

Abans d’enviar el missatge, cal revisar

Elements a revisar abans d’enviar un missatge

Aquí tens una llista ràpida per a que no et deixis cap detall

He escrit correctament l’adreça electrònica del destinatari o destinataris?
L’assumpte és adequat i representatiu del missatge?
En el missatge, queda clara la informació que vull transmetre?
He utilitzat el to adequat segons la persona a la qual m’adreço?
He ordenat les idees i la informació de forma lògica i entenedora?
Si he d’enviar un arxiu, l’he adjuntat al correu?

Exemples de Correus electrònics

Exemple 1

Exemple 2