Criteris d’estil per a la redacció de documents
Una Administració pública moderna al servei del ciutadà s'ha de caracteritzar, entre altres aspectes, per dur a terme les seves actuacions amb la màxima eficàcia i transparència possible. Si es té en compte que aquestes actuacions s'expressen principalment a través del canal escrit, sembla lògic pensar que el format i estructura del document o el tipus de llenguatge que s'utilitzi en la redacció dels documents administratius ha de ser matèria de reflexió constant.
Consegüentment, a l'hora de redactar-los, cal fer un veritable esforç tant per utilitzar un llenguatge que sigui clar i entenedor, com per presentar la informació de forma racional, és a dir: ordenada segons les necessitats comunicatives de cada document.
Introducció
1. El llenguatge administratiu com a llenguatge d’especialitat
El llenguatge administratiu és l’eina bàsica de comunicació en l’àmbit de l’Administració.
Es tracta d’un llenguatge d’especialitat amb unes estructures molt fixades.
Tenint en compte la transcendència que les actuacions de l’Administració tenen sobre la vida dels ciutadans, cal que els seus textos siguin prou clars perquè qualsevol persona els pugui entendre. Així doncs, el llenguatge administratiu també ha de preocupar-se de buscar aquelles fórmules que puguin facilitar al màxim la comunicació amb els ciutadans.
Els trets característics del llenguatge administratiu són la formalitat i la funcionalitat.
La formalitat té relació amb:
-
El caràcter oficial i representatiu dels textos administratius
-
La necessitat d’adaptar-se a un gran ventall de possibles destinataris
-
El caràcter vinculant de les decisions que s’hi expressen
A efectes pràctics, la formalitat del llenguatge administratiu comporta que:
-
Els textos es redactin en un to neutre i impersonal.
-
Prevalgui l’objectivitat sobre la subjectivitat.
-
Es mantingui sempre el respecte a les persones.
La funcionalitat està relacionada amb l’eficàcia dels textos en el procés comunicatiu, és a dir, amb la necessitat de buscar sempre la màxima precisió, concisió i claredat a fi que els missatges siguin ben entesos pels destinataris.
La precisió requereix que s’evitin sempre les ambigüitats i que s’utilitzi adequadament la terminologia i la fraseologia pròpies d’aquest àmbit professional.
La concisió comporta destacar la informació important. Es tracta de presentar la informació de la manera més breu possible, sense que això vagi en detriment del contingut.
Finalment, la claredat demana que es tendeixi a utilitzar un llenguatge accessible, dins del grau d’especialitat d’aquest àmbit del coneixement.
Et pots descarregar un document on es presenta un llistat de terminologia i fraseologia administratives. Aquest recull inclou els termes i les expressions d’ús més corrent utilitzats en aquest camp del coneixement i presenta les expressions en castellà i les seves traduccions al català.
2. El procés de composició de textos
Qualsevol escrit ha de tenir una organització coherent de les idees que es volen transmetre, a fi que les puguin comprendre els lectors. Així, cal determinar, abans de començar a escriure, quines són les idees principals i quines són les idees secundàries que hem de comunicar.
En els documents administratius, un dels sistemes que resulta més complet per ordenar la informació és la numeració decimal.
Convé recordar que, com més llarg i complex és un escrit, més detallada ha de ser la seva estructura perquè el lector no s'hi perdi. D'aquesta manera s'evitarà caure en circumloquis i s'evidenciarà el procés lògic dels raonaments que s'hi exposen.
A continuació pots observar un exemple d'estructuració d'idees:
1. Col·laboració entre l'Ajuntament de Sant Francesc i el Centre de Transfusió i Banc de Teixits.
1.1. Difusió periòdica
1.1.1. Fulls i tríptics
1.1.2. Publicació municipal
1.2. Nou impuls de col·laboració
1.2.1. Aportació de guia informativa de diferents col·lectius i entitats del municipi
1.2.2. Informació personalitzada als trebaladors de l'Ajuntament
2. Objectiu que es pretén aconseguir
Per adequar la relació entre el redactor i el destinatari, a la comunicació administrativa, cal tenir en compte els aspectes següents:
El tractament del redactor
Es recomana utilitzar la primera persona del singular —jo el·líptic— per al redactor, ja que així el text esdevé més directe i s'aconsegueix separar clarament òrgans i persones. A més, així s'evita un ús inadequat dels possessius respecte als òrgans públics.
Així i tot, es pot utilitzar la primera persona del plural quan siguin més d'una les persones responsables d'un document administratiu.
Us comuniquem que els certificats que vau demanar al nostre Negociat estan pendents de la signatura del secretari. (NR)
Us comunico que els certificats que vau demanar al Negociat d'Urbanisme estan pendents de la signatura del secretari. (R)
El tractament del destinatari
Per al destinatari d'un text administratiu cal utilitzar el tractament de vós, enfront del tractament de vostè.
Els principals motius que fan aconsellable l'ús d'aquest tractament són que així s'aconsegueix la formalitat adequada en els textos, s'eviten problemes per discriminació per raó de sexe quan es desconeix el destinatari i desapareixen ambigüitats quan hi intervé una tercera persona.
Tot i que l'ús del tractament de vós ja és força fixat, encara es veuen textos en què es barregen tractaments. Per evitar-ho, a continuació es detallen els elements que es modifiquen en un escrit segons el tractament que s'hi utilitzi.
| Tractament personal | Persona del temps verbal | Possessius | Pronoms febles |
|---|---|---|---|
| Vós Vostè |
2ª persona plural 3ª persona plural |
vostre/vostra/vostres seu/seva/seus/seves |
CD/CI us/(vos) CD el/la/els/les CI li/els |
El/La cito perquè comparegui davant l'Àrea de Medi Ambient de l'Ajuntament de… (NR)
Us cito perquè comparegueu davant l'Àrea de Medi Ambient de l'Ajuntament de… (R)
Li adverteixo que el gerent ja va presentar la seva proposta. (NR)
Us adverteixo que el gerent ja va presentar la vostra proposta. (R)
Els textos administratius han de ser funcionals, és a dir: àgils i eficaços en la comunicació escrita. Per això, cal tendir sempre al màxim cap a la precisió, claretat i concisió.
Precisió
Per millorar el grau de precisió dels textos convé que:
-
Cada element del text expressi exactament allò que es vol dir, sense dobles interpretacions.
L'estudi de la primera part de l'obra es recull en aquest dossier, que consisteix a refer els fonaments. (NR)
L'estudi de la primera part de l'obra, que consisteix a refer els fonaments, es recull en aquest dossier. (R)
En aquest dossier es recull l'estudi de la primera part de l'obra, que consisteix a refer els fonaments. (R)
-
S'evitin les paraules que encaixen en qualsevol lloc (els jòquers), ja que empobreixen la prosa i la buiden de contingut. En són exemple:
-
aspecte, cosa, element, fet, informació, problema, tema…
-
dir, fer, realitzar, procedir, posar, tenir…
-
bo, interessant, positiu…
-
L'Ajuntament vol conscienciar la població del tema de les riuades. (NR)
L'Ajuntament vol conscienciar la població sobre el risc de les riuades. (R)
-
No s'utilitzin crosses lingüístiques ja que aquests elements recarreguen la sintaxi i acaben convertint-se en tics repetitius. A més, algunes d'elles —les que porten l'asterisc— s'utilitzen de forma incorrecta.
| *a nivell de | d'alguna manera |
| l'acte de | en qualsevol cas |
| el fet que | personalment |
| *en base a | vull dir que |
| *en funció de | evidentment |
| a través de | és evident |
A nivell de la província, la recaptació d'aquest trimestre ha estat superior a la dels mateixos mesos de l'any passat. (INC)
A la província, la recaptació d'aquest trimestre ha estat superior a la dels mateixos mesos de l'any passat. (R)
Claretat
Per crear textos més clars cal:
-
Evitar les construccions sintàctiques estereotipades que s'utilitzen perquè sembla que sonen bé o que vesteixen més, ja que l'única cosa que s'aconsegueix és allunyar-se de la manera més natural de dir les coses.
Us trameto la circular del Servei de Personal sobre criteris de distribució dels períodes de vacances per al vostre coneixement i als efectes oportuns. (NR)
Us trameto la circular del Servei de Personal sobre criteris de distribució dels períodes de vacances. (R)
-
No cal dubtar a substituir l'artificiositat per la naturalitat. Per això, es recomana utilitzar les paraules corrents, sense que això impliqui renunciar als tecnicismes propis d'aquest tipus de llenguatge.
Nogensmenys, l'interventor acredita que existeix consignació pressupostària per respondre de la despesa. (NR)
No obstant això, l'interventor acredita que hi ha consignació pressupostària per respondre a la despesa. (R)
Concisió
Per redactar textos més concisos es recomana:
-
Concentrar-se en la informació essencial i prescindir de la que no ho és.
Que dilluns sigui festa o no depèn, sobretot, de l'Ajuntament i, per tant, no és una decisió que, pel seu compte, puguin prendre les empreses. (NR)
L'Ajuntament és qui ha de decidir si dilluns és festa i no les empreses. (R)
-
Que les paraules clau, les que porten tota la càrrega del significat, apareguin com a subjectes i verbs principals de les seves respectives oracions i no se subordinin a altres oracions.
Hi ha hagut un increment en l'oferta privada de cursos de formació d'ençà que ha augmentat l'atur. (NR)
L'oferta privada de cursos de formació s'ha incrementat d'ençà que ha augmentat l'atur. (R)
-
Que s'eviti el recurs a la subordinació, tret que sigui necessari.
Aquest és el procés que cal utilitzar per identificar els fets més importants. (NR)
Cal utilitzar aquest procés per identificar els fets més importants. (R)
-
Que se suprimeixin els grups de paraules encapçalats per una preposició, ja que l'abús de complements de nom enfosqueix i allarga inadequadament la frase.
La implantació del nou sistema de regulació de comptes corrents simplifica el procés d'administració de fons. (NR)
La nova regulació de comptes corrents simplifica el procés d'administració de fons. (R)
-
Que mateix es faci servir amb valor d'adjectiu i no de pronom —ús gramaticalment incorrecte.
El director general va presentar l'enquesta d'inversió industrial a Catalunya i va fer referència a la mateixa per explicar l'evolució que ha viscut el sector. (INC)
El director general va presentar l'enquesta d'inversió industrial a Catalunya i va fer-hi referència per explicar l'evolució que ha viscut el sector. (R)
-
Que no s'abusi de les construccions amb verbs copulatius, ser i estar, ni amb verbs febles com fer, trobar, semblar, arribar a i haver, quan l'acció es pugui expressar amb un verb amb significat complet.
Les darreres dades disponibles són les corresponents al tercer trimestre de l'any. (NR)
Les darreres dades disponibles corresponen al tercer trimestre de l'any. (R)
Les paraules llargues i complexes fan la frase carregada i embolicada. (NR)
Les paraules llargues i complexes carreguen i emboliquen la frase. (R)
3. L'estructura del text
El paràgraf és un conjunt de frases relacionades que desenvolupen un únic tema. És una unitat intermèdia entre la frase i el text o apartat, amb valor gràfic i significatiu.
La informació en els paràgrafs es pot estructurar de diverses maneres, però generalment segueix una organització fixa, que respon als elements següents:
-
Frase inicial o temàtica: introdueix la idea o el tema.
-
Frases de desenvolupament: s’organitzen a l’entorn de la frase temàtica i arrodoneixen el tema.
-
Frase final o de cloenda: tanca el paràgraf amb algun comentari global o de recapitulació.
L’extensió del paràgraf pot variar notablement segons el contingut. Una mida idònia és de 3 a 6 línies amb un nombre de frases o punts i seguit que pot abastar entre 2 i 5.
Cal tenir present que quan els paràgrafs són massa llargs resulten espessos i són difícils d’entendre, però els paràgrafs massa curts (una frase o dues) desdibuixen l’estructura del text.
En aquest exemple pots veure la importància de l’espai en la composició dels textos.
La frase, expressió amb sentit complet, és una peça clau en l'articulació dels textos administratius.
L'ordre lineal
En els redactats convé mantenir l'ordre lineal de la frase, ja que és l'estructura que resulta més fàcil d'entendre.
(CCT/CCL) + S + V + CD + CI + CCircumstancials
Una subvenció va sol·licitar, per a l'escola bressol Els cargols, situada al carrer Gran, 5, de Mataró, el 15 de maig de 2001, el senyor Antoni Roure Puig. (NR)
El 15 de maig de 2001, el senyor Antoni Roure Puig va sol·licitar una subvenció per a l'escola bressol Els cargols, situada al carrer Gran, 5, de Mataró. (R)
A més, convé evitar les frases impersonals, perquè generen ambigüitat a qui les llegeix.
Es va requerir a l'interessat que presentés els documents necessaris per formalitzar la inscripció. (NR)
L'Ajuntament va requerir a l'interessat que presentés els documents necessaris per formalitzar la inscripció. (R)
Els tipus
Cal conèixer les diverses estructures que es poden utilitzar en la redacció dels textos i quins avantatges i inconvenients aporten cada una. Aquestes estructures són:
La frase activa
Les frases actives faciliten la comprensió de les idees que s'hi exposen, en la mesura que el subjecte és el responsable de l'acció (l'agent) i el complement directe presenta l'element sobre el qual recau l'acció (el pacient). En presentar la informació seguint una seqüència lògica, les frases esdevenen més transparents.
S(agent) + V + CD(pacient) + altres complements
L'alcalde va presentar les noves propostes de funcionament als membres del Ple.
La passiva perifràstica
Es construeix amb el verb ser o ésser en forma personal i el participi d'un verb transitiu que concorda amb el subjecte gramatical.
En aquesta estructura, l'element sobre el qual recau l'acció (el pacient) fa la funció gramatical de subjecte i l'agent, si hi apareix, fa la funció de complement. En invertir l'estructura lògica, l'oració es fa més difícil de seguir i d'entendre.
S(pacient) + ser/ésser + participi + per C agent
Les noves propostes de funcionament van ser presentades per l'alcalde als membres del Ple.
La passiva pronominal
Es forma amb un verb transitiu qualsevol en tercera persona i el pronom es. Aquesta estructura és molt utilitzada en textos administratius, encara que el fet de no expressar qui du a terme l'acció fa que presenti un elevat grau d'incertesa.
es + V 3ª per.
Es van presentar les noves propostes de funcionament als membres del Ple.
A més, hi ha un problema afegit: les passives pronominals són incorrectes quan incorporen el complement agent, ja que és incongruent utilitzar el pronom «es» per amagar el responsable de l'acció i, alhora, esmentar-lo.
La manera de corregir aquestes oracions passa per convertir-les en actives.
Es va atorgar la subvenció per part de l'Ajuntament. (INC)
L'Ajuntament va atorgar la subvenció. (R)
La dislocació
És el resultat de desmuntar l'ordre natural de l'oració i substituir les parts desplaçades per pronoms febles. Aquesta construcció permet obtenir efectes semblants a la passiva perifràstica en la mesura que permet destacar el complement directe, per exemple, però amb una construcció activa.
Les noves propostes de funcionament, les va presentar l'alcalde als membres del Ple.
La longitud
Les frases llargues —de més de 30 paraules— resulten més difícils de llegir i d'entendre que les curtes. A fi de buscar la màxima intel·ligibilitat en els textos, cal tenir en compte aquest aspecte i procurar no excedir-se en la longitud de les frases.
Els incisos
Els incisos enriqueixen la idea bàsica de la frase amb informació complementària, però també l'allarguen fins a l'exageració. Si no s'hi posa mesura, fan perdre el fil discursiu. Els incisos s'han de col·locar en els llocs que molestin menys i s'ha d'evitar que separin les paraules que estiguin relacionades.
(S+V/V+CD)
El sector serveis, en aquest exercici, amb un creixement del valor afegit brut d'un 5,5%, ha obtingut un dels millors resultats dels últims anys. (NR)
En aquest exercici, el sector serveis ha obtingut un dels millors resultats dels últims anys, amb un creixement del valor afegit brut d'un 5,5 %. (R)
Nominalitzacions
Per nominalització s'entén aquell procés pel qual es tendeix a utilitzar llargues construccions integrades per substantius, en lloc de fer servir un verb simple, un adverbi o un adjectiu.
En el cas d'una excessiva preocupació dels col·laboradors per la gramàtica, pot ser útil la coneixença d'aquestes tècniques de redacció i l'anàlisi dels seus defectes durant l'escriptura d'informes. (NR)
En el cas que els col·laboradors es preocupin excessivament per la gramàtica, pot ser útil que coneguin aquestes tècniques de redacció i analitzin els defectes que tenen mentre escriuen informes. (R)
Us comunico que el Servei de Gestió Econòmica ha procedit a realitzar el pagament de la factura número 375/2007. (NR)
Us comunico que el Servei de Gestió Econòmica us ha pagat la factura número 375/2007. (R)
Els gerundis
Les subordinades de gerundi són força presents en la redacció administrativa.
L'abús d'aquestes estructures tendeix a encarcarar la redacció i a dificultar la comprensió de la frase.
A més, cal recordar que, perquè aquestes oracions siguin correctes, l'acció que indica el verb en gerundi ha de ser simultània o anterior a la del verb principal, mai posterior.
Recordant la figura del catedràtic d'Estructura econòmica, el rector va tancar l'acte.
Però són incorrectes les oracions subordinades amb:
-
gerundi copulatiu o de posterioritat: és incorrecte utilitzar el gerundi per enllaçar dues accions que estan coordinades i que es produeixen l'una després de l'altra.
Es va incendiar l'edifici de serveis, calculant-se les pèrdues en sis milions d'euros. (INC)
Es va incendiar l'edifici de serveis i les pèrdues es calculen en sis milions d'euros. (R)
El president va obrir la sessió, presentant a continuació el secretari les modificacions al Projecte. (INC)
El president va obrir la sessió, i el secretari va presentar a continuació les modificacions al Projecte. (R)
-
gerundi especificatiu: també és incorrecte fer servir el gerundi per introduir una construcció que té com a funció determinar o especificar un concepte anterior.
Ordre regulant la concessió d'ajuts a empreses dedicades al sector turístic. (INC)
Ordre per la qual es regula la concessió d'ajuts a empreses dedicades al sector turístic.(R)
Les frases negatives
Cal tenir en compte que les frases positives incideixen en els aspectes més agradables, acostumen a proporcionar més informació i són més ben rebudes pel lector que les frases negatives.
A més, les frases amb dobles negacions generen oracions difícils de comprendre.
No és impossible que la Comissió aprovi aquest Projecte. (NR)
És possible que la Comissió aprovi aquest Projecte. (R)
Determinades paraules (adverbis, numerals, locucions, etc.) realitzen funcions d'organització en el text: connecten dues frases, ordenen paràgrafs, marquen l'estructura del text, … Aquests connectors s'han de col·locar en les posicions importants de l'escrit: inici de frase i de paràgraf, per relacionar idees entre frases, etc., perquè així s'aconsegueix deixar més clara l'ordenació del text.
Pots descarregar-te un arxiu PDF on es presenten els connectors o marcadors textuals d'ús més corrent, classificats d'acord amb la funció que poden fer dins d'un text.
La puntuació d'un escrit delimita la sintaxi lingüística, modula la prosa i la respiració, posa de relleu les idees i elimina ambigüitats. En definitiva, estructura el text.
La jerarquia dels signes de puntuació és la que mostra la figura següent:
Pots descarregar-te un arxiu PDF on es presenten es presenten els usos més corrents dels diversos signes de puntuació.