Una memòria de gestió és un tipus de document molt utilitzat a l’Administració local i que té una finalitat bàsicament informativa. El seu objectiu fonamental és traslladar informació sobre el desenvolupament d’algunes actuacions a un públic determinat, per la qual cosa ha de tenir un sentit pràctic, ha de traslladar informacions significatives de forma clara i entenedora.

La memòria ha de ser dissenyada per conduir la persona que la llegeix a través de la informació d’una manera lògica i ordenada. És per això que el contingut es pot estructurar seguint el model d’uns apartats normalitzats, que serveixen per proporcionar al públic, de forma sistemàtica, tots els elements necessaris per interpretar correctament la memòria. Aquests apartats són: portada, taula de contingut, presentació (opcional), resum executiu, introducció (context i metodologia), informació sobre les actuacions, conclusions, recomanacions i annexos.

A més, les informacions sobre les actuacions s’han d’endreçar en seccions i subseccions i s’han de desplegar seguint la lògica d’un relat que faciliti la transmissió de les idees fonamentals per part de les persones lectores.

L’abast d’aquestes actuacions pot ser molt ampli o més concret; pot anar des de polítiques generals fins a projectes específics.

Així mateix, els públics també poden ser força diversos: la memòria es pot adreçar a una altra administració que ha finançat amb una subvenció alguna actuació, a les persones que integren un consell sectorial de participació ciutadana, a les persones usuàries d’un servei en concret o fins i tot al conjunt de la ciutadania a través d’un portal de transparència.

Tots aquests casos, no obstant, tenen en comú el fet que la memòria ha de tenir un sentit pràctic, ha de traslladar informacions significatives de forma clara i entenedora. La memòria ha de ser dissenyada per conduir la persona que la llegeix a través de la informació d’una manera lògica i estructurada. Els components formals han de facilitar en tot moment que el lector pugui localitzar la informació interessant i que no es perdi en detalls secundaris.

Perquè una memòria de gestió sigui una eina efectiva per a la millora, cal, sintèticament, seguir aquestes passes:

1. Dissenyar-la correctament tenint en compte l’abast, la finalitat i els públics als quals s’adreça.
2. Definir les dades i la informació que s’haurà d’obtenir i qui les haurà de proporcionar.
3. Obtenir, revisar i ordenar aquesta informació.
4. Redactar la memòria d’acord amb el disseny inicial.
5. Donar-li format segons les necessitats i tenint en compte els suports que es vulguin utilitzar per a la seva difusió.
6. Revisar, publicar i difondre el document final, novament en funció de les característiques que s’hagin previst en la fase de preparació: suport digital, suport en paper, difusió electrònica, distribució física…

L'estructura de cada memòria de gestió dependrà de la matèria de què tracti, de la seva finalitat i del públic al qual s’adreci. No obstant això, tot seguit es proposa una estructura bàsica que pot servir de pauta general per a la confecció de la memòria, adaptant-la a cada cas concret:

Per tal que una memòria de gestió sigui un instrument útil de treball, és imprescindible que la informació que conté estigui ben organitzada i identificada.

A més dels grans blocs de l’estructura tipus que s’ha explicat en l’apartat anterior, és fonamental que la informació s’agrupi en seccions i subseccions lògicament coherents.

Aquestes seccions i subseccions han de tenir un títol destacat i han d’estar numerades.

És convenient utilitzar els formats de text (grandària, negretes, cursives…) per distingir els títols i els subtítols de la resta del contingut de la memòria. Amb tot, com a criteri general, s’han d’evitar els barroquismes (com utilitzar tipografies de fantasia), que resten professionalitat al document i no faciliten la lectura.

Els formats de títols i subtítols han de ser homogenis per a tot el document, per la qual cosa es recomana la utilització d’estils en l’aplicació ofimàtica que s’empri per a la confecció de la memòria. En general, és preferible no posar el text en majúscules, excepte, lògicament, a l’inici de cada oració i en els noms propis.

El contingut de les seccions ha de ser coherent amb el títol aplicat. Si ens sembla que una secció té molta informació diversa, probablement serà més adequat dividir el seu contingut en diferents apartats (subseccions) o, fins i tot, en noves seccions.

Una vegada identificades les diferents seccions i subseccions que ha de tenir la memòria, es planteja la qüestió de com ordenar la informació dins de cadascuna d’elles.

Si volem que la informació continguda en la memòria generi interès i capti l’atenció dels públics destinataris, ha d’estar ordenada amb un discurs lògic i entenedor.

Per tal que les dades que es volen transmetre amb la memòria de gestió siguin comprensibles, han de ser exposades seguint una lògica, el que hom podria denominar un relat. Cal que la memòria expliqui quelcom a la persona que la llegeix.

Lògicament, aquest relat s’ha de fonamentar en dades objectives, s’ha de construir amb imparcialitat i ha de permetre que hom es pugui formar diferents opinions o arribar a conclusions pròpies (fins i tot quan la memòria exposa les conclusions i recomanacions de qui la redacta). Però és important remarcar que una acumulació de dades (textos, taules, gràfics) sense cap ordre ni cap idea conductora pot ser inútil, desincentiva la lectura i fins i tot pot generar una imatge contradictòria a la desitjada.

Per tant, abans de començar la redacció de la memòria, cal plantejar-se aquestes qüestions per elaborar el relat:

Bibliografia

ALTÉS, N.; PEJÓ, X. (2000) Manual de redacció administrativa. Vic: Eumo Editorial.

DUARTE, C.; ALSINA, A.; SIBINA, S. (1993) Manual de llenguatge administratiu. Barcelona: Escola d’Administració Pública de Catalunya.

FAYET, M.; COMMEIGNES, J. D. (2001) Redacte informes profesionales. Barcelona: Robinbook.

MESTRES, J. M. i altres (2009) Manual d’estil. La redacció i l’edició de textos. Vic: Eumo Editorial.

Recursos en línia

Diputació de Barcelona (2010) Elaboració de documents administratius. Manual de consulta. Barcelona: Diputació de Barcelona.

Diputació de Barcelona (2016) Llibre d'estil de la Diputació de Barcelona. Barcelona: Institut d’Estudis Catalans / Diputació de Barcelona.

Instituto Vasco de Administración Pública (IVAP) Blog de lenguaje administrativo claro. Vitoria: IVAP.

Els aspectes formals de la memòria han d’actuar com un vehicle que ajudi també l’audiència a entendre el missatge que es vol traslladar amb les dades que s’aporten. En aquest sentit:

• S’ha de tenir cura que els textos siguin clars i redactats amb criteris de simplicitat, i aplicar el sentit comú.
• Els elements gràfics s’han d’emprar com un vehicle per presentar informació significativa de forma visual de manera més eficaç que mitjançant un text o una taula (els gràfics no són il·lustracions).
• Les taules són un altre recurs per presentar una quantitat significativa de dades de forma ordenada i intel·ligible.

En general, el disseny del document ha d’optar preferentment per la sobrietat i la simplicitat, i prioritzar l’accessibilitat i la comprensió.

Com ja s’ha indicat anteriorment, el disseny i els formats que s’apliquin a la memòria de gestió condicionaran en molt bona mesura la seva efectivitat, és a dir, la seva capacitat d’informar els públics destinataris i d’assolir la seva finalitat (ajudar a la presa de decisions, donar compte de processos o projectes, etc.).

El format més clàssic és el d’un document que combina textos, gràfics i taules, que es pot difondre imprès en paper o en suport electrònic. No obstant, cada vegada és més habitual utilitzar complementàriament altres formats, per exemple:

• Infografies: representacions de la informació eminentment visuals i gràfiques, amb les referències textuals essencials, que es poden editar en suport paper o utilitzar en un entorn web.
• Microllocs web, també anomenats minisites o weblets: una pàgina o un grup de pàgines web que estenen o amplien la funcionalitat de llocs web primaris, usualment per desenvolupar breument un tema concret i acotat.
• Presentacions de diapositives electròniques, que s’utilitzen molt sovint per fer explicacions al públic en un entorn presencial.

En aquests tres casos es prioritza el contingut visual i l’expressió gràfica de la informació, per la qual cosa és important preveure la seva utilització per tal que els gràfics i les taules que es puguin utilitzar en el document complet de la memòria puguin actuar com a elements autònoms i aprofitar-se o adaptar-se fàcilment.

Tot seguit s’ofereixen alguns elements bàsics que cal considerar amb relació al disseny general de la memòria de gestió en el seu format clàssic de document per difondre en paper o en suport electrònic.

En primer lloc, és necessari prioritzar sempre una lectura visualment còmoda. A tal efecte, es poden tenir en compte les pautes següents:

• Deixar respirar el text mitjançant espais en blanc, que faciliten la lectura i relaxen la vista. Per exemple, amb uns marges de pàgina suficients (entre 2,5 i 3 cm).
• Combinar text i recursos gràfics de forma equilibrada a cada pàgina.
• Deixar un espai de separació suficient entre els diferents paràgrafs i entre les línies (1,5 espais acostuma a ser adequat).
• Utilitzar una tipografia clara i llegible. No emprar més d’un o dos tipus de lletra per a tot el document; per exemple, es pot fer servir un tipus per als títols i un per al text. Es poden combinar grandàries: títols més grans, text normal (11 o 12 punts) i tipus més petit per a citacions, aspectes secundaris, etc. Especialment a les taules es recomana utilitzar tipus sans serif (com la font Arial), perquè faciliten la lectura dels números. En tot cas, s’ha d’evitar l’ús de tipus de fantasia.
• Utilitzar llistes numerades o amb vinyetes per ordenar i destacar la informació.
• En general, utilitzar notes a peu de pàgina només quan és imprescindible; és millor incorporar la informació important en el text i la complementària en annexos (per exemple, en un glossari).

Per altra part, s’ha d’insistir en la importància de facilitar la navegació de l’audiència a través del document i la recerca de la informació que es consideri interessant (des del punt de vista de l’audiència). Per tant, com ja s’ha apuntat abans, s’han d’utilitzar números de pàgina, títols i subtítols numerats i destacats, taules de contingut, etc.

S’ha de recordar també que el públic no sempre disposa dels mateixos recursos que nosaltres. És per aquest motiu que convé ser prudents i austers amb l’ús del color, per exemple.

Finalment, insistim que els recursos gràfics (gràfics i taules, però també diagrames, esquemes i il·lustracions) han d’emprar-se amb moderació. S’han d’afegir quan serveixen per:

• Millorar la comprensió d'una informació: per exemple, un gràfic de l'evolució temporal d'una dada.
• Fer més còmoda la lectura d'un text: per exemple, amb una fotografia.

Ha d’evitar-se la seva proliferació indiscriminada, que resultaria una font de distracció i una mostra de poca professionalitat. Amb aquest sentit pràctic, les taules i els gràfics han de situar-se a prop de la informació que amplien o complementen, separats per un espai suficient de la resta del text.

Si hom té pensat utilitzar suports complementaris (infografies, microllocs, presentacions), els recursos visuals (gràfics i taules) han de sintetitzar i mostrar la informació clau per tal de fer arribar amb claredat el missatge que es vol transmetre.

Com veurem, els recursos visuals són importants per captar l’atenció del públic i per destacar les informacions més importants. Però el relat és el discurs lògic que ordena la informació de la memòria i es fonamenta en uns textos ben redactats.

Tot seguit es donen algunes pautes que poden ajudar a redactar textos eficaços per a la memòria de gestió:

Com ja s’ha indicat anteriorment, la memòria de gestió és un instrument bàsic per a (entre altres coses) la rendició de comptes a una diversitat de parts interessades que, molt freqüentment, no seran especialistes en l'entorn tècnic, jurídic i administratiu, i no estaran acostumades a utilitzar el seu llenguatge especialitzat.

Així, doncs, una premissa essencial perquè una memòria sigui eficaç i aconsegueixi els seus objectius és que sigui comprensible per a les persones que l'han de llegir.

Una estratègia encertada serà elaborar diferents versions d’una memòria quan hom es vulgui adreçar a públics amb perfils diversos; probablement això serà més eficaç que barrejar diferents estils en un únic document.

Tot seguit es reprodueixen els principis bàsics que recull el Llibre d'estil de la Diputació de Barcelona (2016, pàg. 20-21) per redactar textos administratius amb eficàcia:

1. Pensem abans d’escriure i concentrem-nos en la informació essencial. L’estructura bàsica d’un text és: inici, desenvolupament i cloenda.
2. Busquem sempre la comoditat del destinatari. Posem-nos en el seu lloc: què sap i què no sap; què li hem d’explicar i què no cal que li expliquem. El destinatari ha de comprendre el missatge immediatament i plenament.
3. Adeqüem el missatge a la situació comunicativa: canal, intencionalitat, relació emissor-destinatari i tema. Trobem el to adequat i mantinguem-lo al llarg de tot el text.
4. Elaborem els documents amb responsabilitat i sentit crític. Siguem conscients que els nostres escrits han de tenir el grau de qualitat lingüística que s’espera d’una administració pública.
5. Redactem sense errors ortogràfics. Ajudem-nos dels verificadors i tinguem-ne en compte les limitacions.

Seguint la línia d'aquests cinc principis i buscant l'ús d'un llenguatge precís, rigorós, coherent i concís, en redactar la memòria de gestió podem afegir també altres consells pràctics:

• Utilitzar frases curtes i formular una idea en cada frase. Evitar oracions subordinades complexes.
• Evitar l’ús de la veu passiva, que pot donar lloc a interpretacions confuses i dificulta la lectura.

• Seguir l’ordre lògic de la frase: subjecte, verb i complements. Situar el subjecte tan a prop del verb com sigui possible.
• Emprar, sempre que sigui possible, paraules del llenguatge comú, assequibles per a un públic mitjà. Quan sigui imprescindible incorporar termes tècnics, s’han d’explicar breument en el mateix text o en un glossari que es pot incloure al final de la memòria.
• Utilitzar un llenguatge neutre i no sexista, però evitant l'artificiositat.

Els gràfics són un recurs molt potent per tal de millorar l’eficàcia de les memòries de gestió, sempre que s’utilitzin de forma correcta.

Habitualment és més fàcil comprendre dades presentades en suport gràfic que en taules i llistes quan aquestes són massa llargues, sempre amb el benentès que els gràfics estan correctament elaborats.

L’ús d’un gràfic pot ser interessant en dues situacions:

• Quan es volen representar patrons, tendències o relacions entre dades que poden ser captades d’un cop d’ull, sobretot quan es treballa amb sèries de dades prou llargues o complexes com perquè resulti més difícil captar allò que volem transmetre: posar en relleu aquella tendència o relació entre diverses variables.
• Quan es vol destacar molt clarament un missatge molt significatiu. Normalment, les persones es fixaran abans en un gràfic que en un text o una taula, per la qual cosa es pot utilitzar aquest recurs per destacar allò que es considera més important. Cal tenir en compte, però, que per ser eficaç amb aquest instrument s’ha de pensar en allò que pot interessar a l’audiència i preparar el gràfic tenint-ho en compte.

Per altra part, els gràfics són un recurs que es pot utilitzar en diferents suports i ocasions o en diferents formats de la memòria de gestió: en el document escrit, en una presentació de diapositives, en una infografia…

Com en el cas dels textos, preval el criteri de simplicitat i comprensió. Els recursos gràfics que s’incorporin a la memòria han de ser entenedors per al públic al qual s’adreça i han d’estar distribuïts amb sobrietat, reforçant les idees clau i no indiscriminadament.

Els gràfics han de ser entenedors amb una revisió ràpida, per la qual cosa és important no posar-hi massa informació i fer-los d’una grandària adient. Cal evitar afegir-hi elements decoratius que puguin distreure o dificultar la interpretació: no és necessari utilitzar la multitud d’opcions que ofereixen els fulls de càlcul, només les estrictament necessàries.

És important també utilitzar el tipus de gràfic adient per al missatge que es vol traslladar. No examinarem aquí de forma exhaustiva tots els gràfics possibles, però sí que farem un recordatori dels tres més habituals:

Com ja s’ha esmentat, el primer que cal considerar en afegir un gràfic a la memòria és la seva utilitat, si transmet un missatge de forma clara i entenedora.

Per descomptat, quan s’utilitzin gràfics, s’ha de procurar ser fidel a les dades reals, tenir cura de mantenir les proporcions i les escales, i no distorsionar la informació.

No és aconsellable utilitzar elements gràfics quan:

• Hi ha massa dades (exemple del primer gràfic circular anterior) i es dificulta la interpretació.
• Hi ha molt poques dades i la seva exposició gràfica no és rellevant.
• No hi ha variacions ni tendències significatives per mostrar (novament, cas del primer gràfic circular).

Examinem un altre exemple:

Altres consells interessants a l’hora d’emprar gràfics a les memòries són:

• Evitar els gràfics tridimensionals, que normalment són més difícils d’interpretar i es presten més a distorsions.
• Evitar també l’excés de colors, la sobrecàrrega de símbols i senyals, els fons recarregats o amb dibuixos, etc. Cal recordar que no tothom té impressora en color.
• Utilitzar línies de referència horitzontals en els gràfics de columnes i de línies, perquè faciliten la lectura i la comparació de les dades.
• Mantenir la coherència de les sèries a tota la memòria quan es fan comparacions entre diferents entitats o evolucions temporals. Per exemple, si es presenten dades anuals, s’ha d’utilitzar sempre el mateix nombre d’anys.
• Seguir una coherència de colors o formats en els gràfics de tota la memòria.
• Tenir en compte el context quan es comparen dades entre diferents ens, ja que ignorar-lo pot dur a interpretacions errònies.

Per evitar haver de donar moltes dades en el text, situació que dificulta la lectura i la interpretació, és possible utilitzar taules.

Per tal que les taules siguin efectives, cal tenir en compte dos criteris elementals:

• Que sigui fàcil localitzar i comprendre les dades numèriques.
• Que els aspectes formals facilitin la interpretació d’aquestes dades.

Cada taula que s’inclogui a la memòria ha de ser una unitat que transmeti informació per ella mateixa. De fet, com en el cas dels gràfics, una taula ha de ser pensada com un mòdul autònom que es podria utilitzar en diferents suports: el document imprès de la memòria, una infografia, un web, una presentació, un tríptic…

En conseqüència, una taula ha de tenir la informació bàsica per poder ser interpretada de forma independent:

• Títol descriptiu. El títol ha de ser breu, precís i significatiu. Una bona manera de redactar-lo és responent a les clàssiques preguntes què?, on? i quan?
• Encapçalaments. Els encapçalaments de columnes i de fileres han d’explicar quines són les dades que hi ha a la taula, identificant amb precisió les categories, les unitats utilitzades, els espais físics i els períodes de temps utilitzats.
• Font. És convenient indicar a cada taula la font o les fonts utilitzades; es tracta d’una mesura de transparència que permet contrastar la informació i augmenta la fiabilitat.

A banda d’això, convé tenir en compte algunes pautes formals i de disseny de les taules per obtenir resultats efectius:

• És convenient introduir elements que facilitin la lectura, com per exemple línies divisòries suaus o ombrejats entre fileres i columnes.
• La distància entre columnes i fileres no ha de ser gaire gran. Cal evitar les taules molt atapeïdes (millor dividir la taula en diverses més concises), però també que tinguin molt espai en blanc.
• No s’ha d’introduir text innecessari. Per exemple, millor un encapçalament general com “Any” i a sota els anys que correspongui que escriure cada vegada “Any 2013”, “Any 2014”, “Any 2015”…
• Cal utilitzar la separació dels milers per facilitar la lectura de les xifres.
• Convé evitar l’ús de decimals si no aporten informació significativa. En el cas que s’opti per utilitzar-los, s’ha d’aplicar el mateix nombre de dígits decimals a totes les dades de la taula.
• S’han d’alinear les xifres a la dreta o sobre la coma decimal, no centrar-les en les columnes.
• No s’han de deixar espais buits on no es disposi de dades. Si no hi ha dades per mostrar a la taula, cal indicar-ho amb alguna referència com “No aplicable” o “Sense dades”.
• Arrodonir les xifres, quan no és imprescindible un alt grau de precisió, pot ajudar a comprendre i comparar les dades.
• És convenient utilitzar el mateix disseny bàsic de taula a tota la memòria, ja que acostumarà la persona que la llegeix a una mecànica constant d’interpretació i facilitarà la lectura.

Veure exemple

×

Exemple

En aquesta taula s’observen alguns dels problemes que s’han identificat anteriorment:

• El títol de la taula no és prou significatiu. No concreta la destinació de la despesa ni l’entitat.
• No s’indica la font de la informació.
• Les xifres es mostren centrades a cada columna (a diferència dels encapçalaments).
• No tots els valors mostren el mateix nombre de dígits decimals.
• Hi ha espais en blanc, massa separació entre les columnes i poca entre les fileres. A més, no totes les columnes tenen la mateixa amplada.
• Les línies divisòries, una quadrícula, no diferencien els diversos elements i no milloren la comprensió.
• No es destaquen els totals (suma) ni s’identifica què és el percentatge de la darrera filera.

Tot seguit, es mostra una possible millora de la mateixa taula amb aquestes deficiències corregides:

Bibliografia

ALTÉS, N.; PEJÓ, X. (2000) Manual de redacció administrativa. Vic: Eumo Editorial.

DUARTE, C.; ALSINA, A.; SIBINA, S. (1993) Manual de llenguatge administratiu. Barcelona: Escola d’Administració Pública de Catalunya.

FAYET, M.; COMMEIGNES, J. D. (2001) Redacte informes profesionales. Barcelona: Robinbook.

MESTRES, J. M. i altres (2009) Manual d’estil. La redacció i l’edició de textos. Vic: Eumo Editorial.

Recursos en línia

Diputació de Barcelona (2010) Elaboració de documents administratius. Manual de consulta. Barcelona: Diputació de Barcelona.

Diputació de Barcelona (2016) Llibre d'estil de la Diputació de Barcelona. Barcelona: Institut d’Estudis Catalans / Diputació de Barcelona.

Instituto Vasco de Administración Pública (IVAP) Blog de lenguaje administrativo claro. Vitoria: IVAP.

Una vegada s’ha redactat la memòria de gestió, cal seguir tres passes addicionals abans que es pugui considerar el treball com a finalitzat. Aquestes passes o accions són:

En la revisió cal comprovar que la memòria formula un discurs ordenat i consistent, que no conté errades i que compleix els requisits formals.

Una vegada feta la revisió del document i abans de publicar-lo i difondre’l, és imprescindible que l'equip redactor obtingui el vistiplau dels òrgans responsables de l'àmbit de què es tracti.

El procés de confecció de la memòria acaba amb la seva publicació i difusió entre l’audiència a la qual s’adreça.

Després de la redacció de la memòria, és convenient deixar un espai breu de temps (per exemple, un o dos dies) abans de recuperar-la i dur a terme les tasques de revisió. Això permet prendre una certa distància sobre la feina feta prèviament i abordar l’edició amb més objectivitat i amb la perspectiva de l’audiència.

Una altra opció que també és molt efectiva és que la revisió la faci una altra persona de l’equip de treball.

Per tant, l’objectiu és assegurar que les idees:

• Es troben correctament formulades i són comprensibles per a l’audiència a la qual s’adreça el document.
• Responen també als focus d’interès de l’audiència i que aquest interès es captarà i mantindrà amb el discurs durant la lectura del document.

Així, doncs, és pertinent en aquest moment fer una lectura completa i detallada de la memòria i validar que el contingut és ordenat, complet, suficient i rellevant. A més, s’ha d’aprofitar per eliminar el contingut que sigui innecessari, repetit o redundant.

També cal en aquest moment assegurar la correcció de la informació i les dades contingudes a la memòria. Lògicament, com més segures i consistents siguin les fonts d’informació, menor serà el risc d’incorporar a la memòria dades incorrectes. Tot i això, poden existir errades fruit del tractament i procés de la informació, per la qual cosa és una bona pràctica fer una auditoria de la correcció de les dades, per exemple, contrastant aleatòriament una part d’aquestes amb les fonts addicionals, per descartar que hi hagi errors.

A continuació, cal fer una segona lectura de la memòria centrant l’atenció en els aspectes formals. Així, es pot comprovar que s’han aplicat correctament totes les pautes que s’han explicat en aquest curs, per exemple:

• Que totes les pàgines, títols i subtítols estan numerats.
• Que el format de gràfics i quadres és homogeni en tot el document.
• Que s’han utilitzat de forma constant els mateixos tipus de lletra, amb les grandàries adequades.
• Que la paginació automàtica no genera títols, paràgrafs, quadres o gràfics orfes, etc.

Especialment important és fer una revisió ortogràfica i gramatical de la memòria, ja que un document tècnic d’aquesta mena amb errades lingüístiques perjudica directament la imatge de fiabilitat i professionalitat.

Una vegada feta la revisió del document i abans de publicar-lo i difondre’l, és imprescindible que l'equip redactor obtingui el vistiplau dels òrgans responsables de l'àmbit de què es tracti.

En alguns casos serà necessària l’aprovació formal d'un òrgan de govern (per exemple, quan s'ha de presentar una memòria justificativa d'una subvenció), mentre que en altres l'aprovació serà més informal.

És en aquest moment que es pot aprofitar, si així s’ha previst, per tal que qui té la responsabilitat redacti el text que ha d’anar en l’apartat de presentació. Normalment es tractarà d’un càrrec electe.

Sigui com sigui, l’òrgan responsable de l’àmbit al qual fa referència la memòria ha de disposar amb temps suficient d'un text complet i revisat, per tal de poder-lo llegir íntegrament i donar-hi la seva conformitat.

El procés de confecció de la memòria acaba amb la seva publicació i difusió entre l’audiència a la qual s’adreça.

La forma més tradicional de publicació d’una memòria de gestió és mitjançant la generació d’un document, que pot ser en suport paper o en suport electrònic.

No obstant, cada vegada és més freqüent que aquest document en paper o en format electrònic es complementi (o sigui substituït) per infografies en entorns web o per microllocs (minisites) web. Aquest és un dels motius pels quals la informació en format de gràfics i taules ha de pensar-se de forma que puguin actuar com a elements autònoms, aprofitables en aquests suports web.

En funció dels objectius pels quals s'hagi elaborat la memòria de gestió i dels públics als quals s’adreci, altres aspectes que s'han de tenir en compte són:

• Cal valorar si és convenient fer una presentació en una sessió presencial, en la qual es puguin donar explicacions sobre el contingut de la memòria i respondre preguntes que es puguin plantejar. Aquesta pot ser una situació típica quan la memòria s'adreça a un òrgan de govern (per exemple, la Junta de Govern local, el Ple o una comissió informativa), a un òrgan de coordinació directiva o tècnica, o a un òrgan de participació ciutadana (un consell sectorial, de barri o de municipi). En aquest cas, és aconsellable preparar una presentació dels aspectes més destacats del document basada en el resum executiu. S'ha de preveure també si caldrà distribuir còpies en paper de la memòria per tal que les persones assistents puguin seguir-ne la presentació; en alguns casos, pot ser aconsellable que la memòria estigui a disposició de les persones assistents a la sessió amb suficient antelació per facilitar la preparació de la reunió.
• Fins i tot quan no sigui necessari fer una presentació presencial, cal considerar que la difusió de la memòria vagi acompanyada d'un resum o una presentació que en faciliti la consulta a les persones destinatàries; aquesta presentació pot basar-se en el resum executiu i una selecció dels gràfics més significatius.
• És interessant valorar, quan la memòria es publica en un lloc web, si pot ser complementada amb la publicació de les dades en un format obert.

Per acabar, és una bona pràctica preveure en la difusió de la memòria (si s’escau, en el mateix document), mecanismes per obtenir retorn del públic i conèixer el punt de vista de les persones interessades en el tema. Pot ser un mecanisme senzill, com habilitar una bústia de correu electrònic per rebre observacions o parlar amb algunes de les persones destinatàries de la memòria per conèixer el seu parer, o un altre de més sofisticat, com acompanyar la memòria d’una breu enquesta.

Bibliografia

ALTÉS, N.; PEJÓ, X. (2000) Manual de redacció administrativa. Vic: Eumo Editorial.

DUARTE, C.; ALSINA, A.; SIBINA, S. (1993) Manual de llenguatge administratiu. Barcelona: Escola d’Administració Pública de Catalunya.

FAYET, M.; COMMEIGNES, J. D. (2001) Redacte informes profesionales. Barcelona: Robinbook.

MESTRES, J. M. i altres (2009) Manual d’estil. La redacció i l’edició de textos. Vic: Eumo Editorial.

Recursos en línia

Diputació de Barcelona (2010) Elaboració de documents administratius. Manual de consulta. Barcelona: Diputació de Barcelona.

Diputació de Barcelona (2016) Llibre d'estil de la Diputació de Barcelona. Barcelona: Institut d’Estudis Catalans / Diputació de Barcelona.

Instituto Vasco de Administración Pública (IVAP) Blog de lenguaje administrativo claro. Vitoria: IVAP.