Aquest recurs formatiu explica què és una memòria de gestió i com organitzar la informació, els gràfics i les taules, per construir un discurs lògic, coherent i atractiu. També mostra com fer la revisió, aprovació i difusió de la memòria.
Una memòria de gestió és un tipus de document molt utilitzat a l’Administració local i que té una finalitat bàsicament informativa. El seu objectiu fonamental és traslladar informació sobre el desenvolupament d’algunes actuacions a un públic determinat, per la qual cosa ha de tenir un sentit pràctic, ha de traslladar informacions significatives de forma clara i entenedora.
La memòria ha de ser dissenyada per conduir la persona que la llegeix a través de la informació d’una manera lògica i ordenada. És per això que el contingut es pot estructurar seguint el model d’uns apartats normalitzats, que serveixen per proporcionar al públic, de forma sistemàtica, tots els elements necessaris per interpretar correctament la memòria. Aquests apartats són: portada, taula de contingut, presentació (opcional), resum executiu, introducció (context i metodologia), informació sobre les actuacions, conclusions, recomanacions i annexos.
A més, les informacions sobre les actuacions s’han d’endreçar en seccions i subseccions i s’han de desplegar seguint la lògica d’un relat que faciliti la transmissió de les idees fonamentals per part de les persones lectores.
Idees clau
Una memòria de gestió és un tipus de document molt utilitzat a l’Administració local i que té una finalitat bàsicament informativa. El seu objectiu fonamental és traslladar informació sobre el desenvolupament d’algunes actuacions a un públic determinat.
L’abast d’aquestes actuacions pot ser molt ampli o més concret; pot anar des de polítiques generals fins a projectes específics.
Una memòria de gestió, per exemple, pot explicar què ha fet un ajuntament en l’àmbit de la promoció de la cultura durant un mandat polític. També pot servir per donar compte del funcionament d’un servei, com per exemple, la recollida, gestió i tractament de residus sòlids urbans en el darrer any. I també pot ser útil per informar els veïns i les veïnes d’un barri sobre com s’ha desenvolupat un projecte de remodelació d’una plaça pública.
Així mateix, els públics també poden ser força diversos: la memòria es pot adreçar a una altra administració que ha finançat amb una subvenció alguna actuació, a les persones que integren un consell sectorial de participació ciutadana, a les persones usuàries d’un servei en concret o fins i tot al conjunt de la ciutadania a través d’un portal de transparència.
Una memòria de gestió, per tant, pot respondre a diferents finalitats:
Tots aquests casos, no obstant, tenen en comú el fet que la memòria ha de tenir un sentit pràctic, ha de traslladar informacions significatives de forma clara i entenedora. La memòria ha de ser dissenyada per conduir la persona que la llegeix a través de la informació d’una manera lògica i estructurada. Els components formals han de facilitar en tot moment que el lector pugui localitzar la informació interessant i que no es perdi en detalls secundaris.
Perquè una memòria de gestió sigui una eina efectiva per a la millora, cal, sintèticament, seguir aquestes passes:
L'estructura de cada memòria de gestió dependrà de la matèria de què tracti, de la seva finalitat i del públic al qual s’adreci. No obstant això, tot seguit es proposa una estructura bàsica que pot servir de pauta general per a la confecció de la memòria, adaptant-la a cada cas concret:
La primera plana de la memòria ha de ser una portada amb un títol breu però descriptiu que informi sobre quin és el contingut del document que es llegirà. La portada ha d’identificar clarament la institució i l’àmbit funcional i ha de mostrar també l’abast temporal de la memòria. Si s’escau, pot fer referència també a l’autoria.
Es recomana incloure al començament de la memòria una taula de contingut que faciliti la localització de la informació i permeti a qui llegeix el document anar directament a les parts que més li poden interessar. La taula de contingut recull els títols de cada secció i subsecció i indica les pàgines en què s’inicien. Per tant, lògicament, les pàgines del document hauran d’estar numerades.
En ocasions (tot i que no sempre), la memòria pot incloure un breu text de presentació, que signa el màxim representant de l’àmbit funcional o de la institució (habitualment, un càrrec electe). Aquesta presentació s’utilitza freqüentment quan la memòria ha de tenir una difusió pública i un component més institucional.
El resum executiu és un text breu que condensa els aspectes essencials de la memòria i ajuda les persones que l’han de llegir a fer-se una idea de conjunt de la seva finalitat, de les conclusions principals i de les recomanacions més destacades. Aquest resum, que hauria de tenir una extensió aproximada d’una pàgina, actua sovint com la porta d’entrada a la memòria, per la qual cosa hauria de generar interès en la lectura. Si la persona destinatària no disposa de prou temps, llegirà el resum executiu i només continuarà amb altres parts si s’ha captat la seva atenció.
La introducció és un apartat instrumental que ha de servir per ajudar les persones que llegeixen la memòria a interpretar correctament la informació que conté. Així, en aquest bloc es pot incloure informació sobre:
És el contingut pròpiament dit de la memòria, que cal estructurar, al seu torn, en seccions i subseccions numerades. Dins de cada secció és convenient seguir l’ordre “dades, anàlisi i aspectes de discussió”, és a dir, d’allò més objectiu a allò més opinable. En aquest bloc es presenten la informació obtinguda i les anàlisis efectuades, normalment amb l’ajuda de gràfics i taules, sobre les quals es tractarà més endavant.
És probable que es vulgui incloure en la memòria un apartat de conclusions i de propostes o recomanacions. Si és així, en primer lloc cal distingir clarament les conclusions tècnicament fonamentades de les opinions. En tot cas, és aconsellable evitar els judicis de valor que no tinguin caràcter tècnic.
Si hi ha informació suficient per mostrar, aquest bloc es pot dividir en dos apartats:
En ocasions, l’apartat de conclusions es presenta immediatament després de la introducció, pensant en qui té necessitat d’anar per feina.
Al final de la memòria caldrà afegir els annexos amb aquella informació complementària que no és convenient recollir en els apartats interiors, ja sigui perquè es tracta de temes secundaris, ja sigui perquè són instruments auxiliars. Són annexos típics:
Per tal que una memòria de gestió sigui un instrument útil de treball, és imprescindible que la informació que conté estigui ben organitzada i identificada.
A més dels grans blocs de l’estructura tipus que s’ha explicat en l’apartat anterior, és fonamental que la informació s’agrupi en seccions i subseccions lògicament coherents.
Aquestes seccions i subseccions han de tenir un títol destacat i han d’estar numerades.
Els títols són referències visuals que resulten molt útils per facilitar la lectura i trobar fàcilment la informació que es busca. Perquè siguin eficaços, els títols i subtítols han de descriure sintèticament el contingut de l’apartat.
És convenient utilitzar els formats de text (grandària, negretes, cursives…) per distingir els títols i els subtítols de la resta del contingut de la memòria. Amb tot, com a criteri general, s’han d’evitar els barroquismes (com utilitzar tipografies de fantasia), que resten professionalitat al document i no faciliten la lectura.
Els formats de títols i subtítols han de ser homogenis per a tot el document, per la qual cosa es recomana la utilització d’estils en l’aplicació ofimàtica que s’empri per a la confecció de la memòria. En general, és preferible no posar el text en majúscules, excepte, lògicament, a l’inici de cada oració i en els noms propis.
El contingut de les seccions ha de ser coherent amb el títol aplicat. Si ens sembla que una secció té molta informació diversa, probablement serà més adequat dividir el seu contingut en diferents apartats (subseccions) o, fins i tot, en noves seccions.
Una vegada identificades les diferents seccions i subseccions que ha de tenir la memòria, es planteja la qüestió de com ordenar la informació dins de cadascuna d’elles.
Si volem que la informació continguda en la memòria generi interès i capti l’atenció dels públics destinataris, ha d’estar ordenada amb un discurs lògic i entenedor.
Per tal que les dades que es volen transmetre amb la memòria de gestió siguin comprensibles, han de ser exposades seguint una lògica, el que hom podria denominar un relat. Cal que la memòria expliqui quelcom a la persona que la llegeix.
Lògicament, aquest relat s’ha de fonamentar en dades objectives, s’ha de construir amb imparcialitat i ha de permetre que hom es pugui formar diferents opinions o arribar a conclusions pròpies (fins i tot quan la memòria exposa les conclusions i recomanacions de qui la redacta). Però és important remarcar que una acumulació de dades (textos, taules, gràfics) sense cap ordre ni cap idea conductora pot ser inútil, desincentiva la lectura i fins i tot pot generar una imatge contradictòria a la desitjada.
Una memòria de gestió no pot ser un simple contenidor d’informació: ha de transmetre idees a través d’un relat coherent.
Per exemple, en una memòria es poden exposar hipòtesis de causa i efecte entre fets, es poden destacar tendències, etc., sempre utilitzant les dades com a evidència.
Per tant, abans de començar la redacció de la memòria, cal plantejar-se aquestes qüestions per elaborar el relat:
Bibliografia
ALTÉS, N.; PEJÓ, X. (2000) Manual de redacció administrativa. Vic: Eumo Editorial.
DUARTE, C.; ALSINA, A.; SIBINA, S. (1993) Manual de llenguatge administratiu. Barcelona: Escola d’Administració Pública de Catalunya.
FAYET, M.; COMMEIGNES, J. D. (2001) Redacte informes profesionales. Barcelona: Robinbook.
MESTRES, J. M. i altres (2009) Manual d’estil. La redacció i l’edició de textos. Vic: Eumo Editorial.
Recursos en línia
Diputació de Barcelona (2010) Elaboració de documents administratius. Manual de consulta. Barcelona: Diputació de Barcelona.
Diputació de Barcelona (2016) Llibre d'estil de la Diputació de Barcelona. Barcelona: Institut d’Estudis Catalans / Diputació de Barcelona.
Instituto Vasco de Administración Pública (IVAP) Blog de lenguaje administrativo claro. Vitoria: IVAP.
Els aspectes formals de la memòria han d’actuar com un vehicle que ajudi també l’audiència a entendre el missatge que es vol traslladar amb les dades que s’aporten. En aquest sentit:
En general, el disseny del document ha d’optar preferentment per la sobrietat i la simplicitat, i prioritzar l’accessibilitat i la comprensió.
Idees clau
Com ja s’ha indicat anteriorment, el disseny i els formats que s’apliquin a la memòria de gestió condicionaran en molt bona mesura la seva efectivitat, és a dir, la seva capacitat d’informar els públics destinataris i d’assolir la seva finalitat (ajudar a la presa de decisions, donar compte de processos o projectes, etc.).
El primer aspecte clau, en aquest sentit, és decidir quins suports o formats seran els que s’utilitzaran per a la difusió de la memòria, ja que aquests condicionaran tot el tractament que es faci de la informació.
El format més clàssic és el d’un document que combina textos, gràfics i taules, que es pot difondre imprès en paper o en suport electrònic. No obstant, cada vegada és més habitual utilitzar complementàriament altres formats, per exemple:
Per saber-ne més
Pots consultar el recurs “Presentació de la informació, amb eines de visualització i infografies” de la Diputació de Barcelona.
En aquests tres casos es prioritza el contingut visual i l’expressió gràfica de la informació, per la qual cosa és important preveure la seva utilització per tal que els gràfics i les taules que es puguin utilitzar en el document complet de la memòria puguin actuar com a elements autònoms i aprofitar-se o adaptar-se fàcilment.
Tot seguit s’ofereixen alguns elements bàsics que cal considerar amb relació al disseny general de la memòria de gestió en el seu format clàssic de document per difondre en paper o en suport electrònic.
En primer lloc, és necessari prioritzar sempre una lectura visualment còmoda. A tal efecte, es poden tenir en compte les pautes següents:
Per altra part, s’ha d’insistir en la importància de facilitar la navegació de l’audiència a través del document i la recerca de la informació que es consideri interessant (des del punt de vista de l’audiència). Per tant, com ja s’ha apuntat abans, s’han d’utilitzar números de pàgina, títols i subtítols numerats i destacats, taules de contingut, etc.
S’ha de recordar també que el públic no sempre disposa dels mateixos recursos que nosaltres. És per aquest motiu que convé ser prudents i austers amb l’ús del color, per exemple.
Finalment, insistim que els recursos gràfics (gràfics i taules, però també diagrames, esquemes i il·lustracions) han d’emprar-se amb moderació. S’han d’afegir quan serveixen per:
Ha d’evitar-se la seva proliferació indiscriminada, que resultaria una font de distracció i una mostra de poca professionalitat. Amb aquest sentit pràctic, les taules i els gràfics han de situar-se a prop de la informació que amplien o complementen, separats per un espai suficient de la resta del text.
Si hom té pensat utilitzar suports complementaris (infografies, microllocs, presentacions), els recursos visuals (gràfics i taules) han de sintetitzar i mostrar la informació clau per tal de fer arribar amb claredat el missatge que es vol transmetre.
Com veurem, els recursos visuals són importants per captar l’atenció del públic i per destacar les informacions més importants. Però el relat és el discurs lògic que ordena la informació de la memòria i es fonamenta en uns textos ben redactats.
S’ha de remarcar que l’aspecte clau d’aquests textos ha de ser la claredat. Per tant, la norma general serà buscar la simplicitat i aplicar el sentit comú.
Tot seguit es donen algunes pautes que poden ajudar a redactar textos eficaços per a la memòria de gestió:
El contingut textual s’ha d’estructurar en paràgrafs que agrupin informació coherent i de forma ordenada i que no siguin gaire llargs (entre 100 i 200 paraules aproximadament).
Els fets més importants s’expressen primer; els punts secundaris, a continuació, i així successivament en ordre decreixent d’importància. Es poden incloure dades complementàries o referències. I sempre que es tracti un tema d’importància, es pot acabar amb una oració de conclusió o síntesi del tipus “per tant…” per remarcar la idea principal.
La informació proporcionada ha de ser la significativa i necessària, per tal que el públic de la memòria pugui comprendre el missatge que es vol traslladar i formar-se la seva pròpia opinió. Si es creu important aportar dades de detall, es pot fer en els annexos.
Situar les conclusions o els fets més significatius al començament de cada paràgraf fa que es concentri l’atenció en aquest element. També es pot utilitzar un format de text específic en forma d’encapçalament o destacat; en aquest cas, el missatge ha de ser concret i concís, i aportar tan sols la quantitat de dades indispensable. Vegem-ne un exemple:
L’any 2017 el servei de teleassistència domiciliària ha tingut 610 persones usuàries. Aquesta és la xifra més alta assolida des de la posada en marxa del servei l’any 2013.
Per facilitar la lectura, si no és estrictament necessari per a la correcta interpretació de les dades, les xifres es poden donar arrodonides.
Normalment els valors es mostren en taules o gràfics i el text s’utilitza per comentar-los, posar en relleu relacions o tendències, o contextualitzar-los. És aconsellable evitar la proliferació de dades en el cos del text, ja que es fa més difícil la seva interpretació.
Cada bloc de text ha de tenir un sentit. Pot ser interessant introduir cadascun d’ells amb un subtítol, que pot ser una frase concisa que resumeixi la idea principal.
Creix significativament la inversió per a la millora de les vies públiques
L’any 2018 l’Ajuntament ha destinat 760.000 € a inversions per a la millora de voreres i calçades en tot el municipi. Aquesta xifra suposa un increment del 48% amb relació a la de l’any anterior. En conjunt, des de l’inici de l’actual mandat, s’han invertit a les vies públiques 1.790.000 €.
Com ja s’ha indicat anteriorment, la memòria de gestió és un instrument bàsic per a (entre altres coses) la rendició de comptes a una diversitat de parts interessades que, molt freqüentment, no seran especialistes en l'entorn tècnic, jurídic i administratiu, i no estaran acostumades a utilitzar el seu llenguatge especialitzat.
Així, doncs, una premissa essencial perquè una memòria sigui eficaç i aconsegueixi els seus objectius és que sigui comprensible per a les persones que l'han de llegir.
Una estratègia encertada serà elaborar diferents versions d’una memòria quan hom es vulgui adreçar a públics amb perfils diversos; probablement això serà més eficaç que barrejar diferents estils en un únic document.
El nivell de complexitat tècnica que pot comportar una memòria explicativa de la liquidació del pressupost d’un ajuntament adreçada a la comissió de comptes, no serà el mateix que el d’una memòria sobre el mateix tema que s’hagi de publicar al web municipal i s’adreci al públic general.
Tot seguit es reprodueixen els principis bàsics que recull el Llibre d'estil de la Diputació de Barcelona (2016, pàg. 20-21) per redactar textos administratius amb eficàcia:
Seguint la línia d'aquests cinc principis i buscant l'ús d'un llenguatge precís, rigorós, coherent i concís, en redactar la memòria de gestió podem afegir també altres consells pràctics:
Evitar: “L’increment del nombre de subvencions va ser possibilitat per l’augment de la dotació pressupostària”.
Preferible: “Gràcies a l’augment del pressupost s’han atorgat més subvencions”.
Els gràfics són un recurs molt potent per tal de millorar l’eficàcia de les memòries de gestió, sempre que s’utilitzin de forma correcta.
Els gràfics no són il·lustracions complementàries per fer més atractiu el document de la memòria (tot i que també puguin ajudar secundàriament en aquest sentit), sinó un vehicle per presentar informació significativa de forma visual, d’una manera que es pretén més clara i entenedora que un text o una taula.
Habitualment és més fàcil comprendre dades presentades en suport gràfic que en taules i llistes quan aquestes són massa llargues, sempre amb el benentès que els gràfics estan correctament elaborats.
L’ús d’un gràfic pot ser interessant en dues situacions:
Per altra part, els gràfics són un recurs que es pot utilitzar en diferents suports i ocasions o en diferents formats de la memòria de gestió: en el document escrit, en una presentació de diapositives, en una infografia…
Com en el cas dels textos, preval el criteri de simplicitat i comprensió. Els recursos gràfics que s’incorporin a la memòria han de ser entenedors per al públic al qual s’adreça i han d’estar distribuïts amb sobrietat, reforçant les idees clau i no indiscriminadament.
Els gràfics han de ser entenedors amb una revisió ràpida, per la qual cosa és important no posar-hi massa informació i fer-los d’una grandària adient. Cal evitar afegir-hi elements decoratius que puguin distreure o dificultar la interpretació: no és necessari utilitzar la multitud d’opcions que ofereixen els fulls de càlcul, només les estrictament necessàries.
És important també utilitzar el tipus de gràfic adient per al missatge que es vol traslladar. No examinarem aquí de forma exhaustiva tots els gràfics possibles, però sí que farem un recordatori dels tres més habituals:
També anomenat gràfic de barres, si són horitzontals. És útil per representar els valors que presenten diferents categories (elements) d’una o més sèries (no més de 3 o 4, segons el nombre d’elements) i, per tant, per fer comparacions entre valors d’aquelles categories.
Serveix per representar l’evolució de variables, normalment al llarg del temps. Així, il·lustra molt bé les tendències, si s’escau, comparant també diferents sèries.
Aquest gràfic, també anomenat de porcions, és adequat per mostrar les parts sobre un total. Les dimensions de cada sector (arc, angle i àrea) es corresponen amb la quantitat que es vol representar.
Com ja s’ha esmentat, el primer que cal considerar en afegir un gràfic a la memòria és la seva utilitat, si transmet un missatge de forma clara i entenedora.
Aquest gràfic de sectors mostra les nacionalitats presents en una població, però ho fa de manera que no destaca cap dada que no pugui mostrar una taula: sis nacionalitats es mouen entre uns valors del 12 i el 15%; unes altres sis tenen un valor inferior però també molt similar. A més, hi ha massa informació, cosa que en dificulta fins i tot la lectura. En definitiva, el gràfic no aporta cap element especialment rellevant que no es pugui obtenir d’una taula, que probablement serà més fàcil de llegir.
√
En aquest cas, en canvi, es posa clarament de manifest que hi ha una nacionalitat que destaca (la italiana) i una altra també amb un pes important (la portuguesa). També s’ha facilitat la lectura agrupant altres nacionalitats menys significatives en el bloc “Altres”.
Per descomptat, quan s’utilitzin gràfics, s’ha de procurar ser fidel a les dades reals, tenir cura de mantenir les proporcions i les escales, i no distorsionar la informació.
No és aconsellable utilitzar elements gràfics quan:
Examinem un altre exemple:
En aquest gràfic es combinen alguns dels defectes esmentats: hi ha massa anys reflectits (massa dades) i és molt difícil distingir fàcilment les línies (i més encara si s’utilitza blanc i negre); a més, no sembla que hi hagi cap pauta d’estacionalitat mensual coherent que valgui la pena ressaltar. Quina informació rellevant ens aporta?
Altres consells interessants a l’hora d’emprar gràfics a les memòries són:
Aquest gràfic mostra la despesa dedicada a manteniment i neteja de zones verdes de quatre municipis, però no té en compte el context: cada municipi pot tenir una extensió molt diferent de parcs i jardins.
√
Si es posa en relació la despesa amb l’extensió, el gràfic mostra una situació ben diferent.
Per evitar haver de donar moltes dades en el text, situació que dificulta la lectura i la interpretació, és possible utilitzar taules.
Per tal que les taules siguin efectives, cal tenir en compte dos criteris elementals:
Cada taula que s’inclogui a la memòria ha de ser una unitat que transmeti informació per ella mateixa. De fet, com en el cas dels gràfics, una taula ha de ser pensada com un mòdul autònom que es podria utilitzar en diferents suports: el document imprès de la memòria, una infografia, un web, una presentació, un tríptic…
En conseqüència, una taula ha de tenir la informació bàsica per poder ser interpretada de forma independent:
A banda d’això, convé tenir en compte algunes pautes formals i de disseny de les taules per obtenir resultats efectius:
En aquesta taula s’observen alguns dels problemes que s’han identificat anteriorment:
Tot seguit, es mostra una possible millora de la mateixa taula amb aquestes deficiències corregides:
Bibliografia
ALTÉS, N.; PEJÓ, X. (2000) Manual de redacció administrativa. Vic: Eumo Editorial.
DUARTE, C.; ALSINA, A.; SIBINA, S. (1993) Manual de llenguatge administratiu. Barcelona: Escola d’Administració Pública de Catalunya.
FAYET, M.; COMMEIGNES, J. D. (2001) Redacte informes profesionales. Barcelona: Robinbook.
MESTRES, J. M. i altres (2009) Manual d’estil. La redacció i l’edició de textos. Vic: Eumo Editorial.
Recursos en línia
Diputació de Barcelona (2010) Elaboració de documents administratius. Manual de consulta. Barcelona: Diputació de Barcelona.
Diputació de Barcelona (2016) Llibre d'estil de la Diputació de Barcelona. Barcelona: Institut d’Estudis Catalans / Diputació de Barcelona.
Instituto Vasco de Administración Pública (IVAP) Blog de lenguaje administrativo claro. Vitoria: IVAP.
Una vegada s’ha redactat la memòria de gestió, cal seguir tres passes addicionals abans que es pugui considerar el treball com a finalitzat. Aquestes passes o accions són:
En la revisió cal comprovar que la memòria formula un discurs ordenat i consistent, que no conté errades i que compleix els requisits formals.
Una vegada feta la revisió del document i abans de publicar-lo i difondre’l, és imprescindible que l'equip redactor obtingui el vistiplau dels òrgans responsables de l'àmbit de què es tracti.
El procés de confecció de la memòria acaba amb la seva publicació i difusió entre l’audiència a la qual s’adreça.
Idees clau
Després de la redacció de la memòria, és convenient deixar un espai breu de temps (per exemple, un o dos dies) abans de recuperar-la i dur a terme les tasques de revisió. Això permet prendre una certa distància sobre la feina feta prèviament i abordar l’edició amb més objectivitat i amb la perspectiva de l’audiència.
Una altra opció que també és molt efectiva és que la revisió la faci una altra persona de l’equip de treball.
En la revisió hom ha de comprovar que la memòria formula un discurs ordenat i consistent, que no conté errades i que compleix amb els requisits formals.
Per tant, l’objectiu és assegurar que les idees:
Així, doncs, és pertinent en aquest moment fer una lectura completa i detallada de la memòria i validar que el contingut és ordenat, complet, suficient i rellevant. A més, s’ha d’aprofitar per eliminar el contingut que sigui innecessari, repetit o redundant.
També cal en aquest moment assegurar la correcció de la informació i les dades contingudes a la memòria. Lògicament, com més segures i consistents siguin les fonts d’informació, menor serà el risc d’incorporar a la memòria dades incorrectes. Tot i això, poden existir errades fruit del tractament i procés de la informació, per la qual cosa és una bona pràctica fer una auditoria de la correcció de les dades, per exemple, contrastant aleatòriament una part d’aquestes amb les fonts addicionals, per descartar que hi hagi errors.
A continuació, cal fer una segona lectura de la memòria centrant l’atenció en els aspectes formals. Així, es pot comprovar que s’han aplicat correctament totes les pautes que s’han explicat en aquest curs, per exemple:
Especialment important és fer una revisió ortogràfica i gramatical de la memòria, ja que un document tècnic d’aquesta mena amb errades lingüístiques perjudica directament la imatge de fiabilitat i professionalitat.
Una vegada feta la revisió del document i abans de publicar-lo i difondre’l, és imprescindible que l'equip redactor obtingui el vistiplau dels òrgans responsables de l'àmbit de què es tracti.
En alguns casos serà necessària l’aprovació formal d'un òrgan de govern (per exemple, quan s'ha de presentar una memòria justificativa d'una subvenció), mentre que en altres l'aprovació serà més informal.
És en aquest moment que es pot aprofitar, si així s’ha previst, per tal que qui té la responsabilitat redacti el text que ha d’anar en l’apartat de presentació. Normalment es tractarà d’un càrrec electe.
Sigui com sigui, l’òrgan responsable de l’àmbit al qual fa referència la memòria ha de disposar amb temps suficient d'un text complet i revisat, per tal de poder-lo llegir íntegrament i donar-hi la seva conformitat.
El procés de confecció de la memòria acaba amb la seva publicació i difusió entre l’audiència a la qual s’adreça.
La forma més tradicional de publicació d’una memòria de gestió és mitjançant la generació d’un document, que pot ser en suport paper o en suport electrònic.
En el cas d’optar per la publicació en suport paper, s’haurà de preveure quantes còpies es necessitaran i quin serà el mitjà de distribució. Normalment, les còpies en paper s’utilitzen per lliurar-les en mà a les persones interessades que assisteixen a reunions o sessions informatives. També és freqüent que es dipositin en punts d’atenció a la ciutadania perquè les persones usuàries les puguin agafar. En casos molt puntuals, es pot preveure una distribució massiva d’una memòria a tota la població d’un municipi o d’un barri.
Amb tot, cada vegada és més freqüent limitar el nombre d’exemplars impresos en paper i preferir una distribució en suport electrònic, tant per qüestions d’economia (només es fan les còpies en paper estrictament necessàries) com de difusió, ja que un arxiu electrònic es pot distribuir des del web municipal, per correu electrònic o a través de xarxes socials amb un cost molt inferior.
Per altra banda, les edicions electròniques faciliten la utilització de diferents arxius complementaris que el públic pot descarregar segons les seves necessitats i l’actualització de versions en cas que calgui fer correccions o actualitzacions de la informació. A més, el suport electrònic es pot utilitzar en un portal de transparència.
Si es fa una versió electrònica de la memòria, sempre caldrà utilitzar un format gratuït, universal i fàcil de descarregar i consultar.
No obstant, cada vegada és més freqüent que aquest document en paper o en format electrònic es complementi (o sigui substituït) per infografies en entorns web o per microllocs (minisites) web. Aquest és un dels motius pels quals la informació en format de gràfics i taules ha de pensar-se de forma que puguin actuar com a elements autònoms, aprofitables en aquests suports web.
L’Arxiu de l’Ajuntament de Sant Cugat del Vallès té un espai al web de la corporació amb diferents informacionsó sobre el servei, que inclou també diverses memòries de gestió. Per a l’any 2017 hi trobareu una versió “clàssica” en document i una versió com a infografia. Feu-hi una ullada: Arxiu municipal.
En funció dels objectius pels quals s'hagi elaborat la memòria de gestió i dels públics als quals s’adreci, altres aspectes que s'han de tenir en compte són:
Per acabar, és una bona pràctica preveure en la difusió de la memòria (si s’escau, en el mateix document), mecanismes per obtenir retorn del públic i conèixer el punt de vista de les persones interessades en el tema. Pot ser un mecanisme senzill, com habilitar una bústia de correu electrònic per rebre observacions o parlar amb algunes de les persones destinatàries de la memòria per conèixer el seu parer, o un altre de més sofisticat, com acompanyar la memòria d’una breu enquesta.
Bibliografia
ALTÉS, N.; PEJÓ, X. (2000) Manual de redacció administrativa. Vic: Eumo Editorial.
DUARTE, C.; ALSINA, A.; SIBINA, S. (1993) Manual de llenguatge administratiu. Barcelona: Escola d’Administració Pública de Catalunya.
FAYET, M.; COMMEIGNES, J. D. (2001) Redacte informes profesionales. Barcelona: Robinbook.
MESTRES, J. M. i altres (2009) Manual d’estil. La redacció i l’edició de textos. Vic: Eumo Editorial.
Recursos en línia
Diputació de Barcelona (2010) Elaboració de documents administratius. Manual de consulta. Barcelona: Diputació de Barcelona.
Diputació de Barcelona (2016) Llibre d'estil de la Diputació de Barcelona. Barcelona: Institut d’Estudis Catalans / Diputació de Barcelona.
Instituto Vasco de Administración Pública (IVAP) Blog de lenguaje administrativo claro. Vitoria: IVAP.