T'apassiona contribuir al desenvolupament de les persones? Vols ajudar a crear la pròxima generació de líders a la teva organització? Si és així, impulsar un programa de mentoria pot ser la clau per aconseguir-ho. Com a professional, tens la capacitat de ser part del canvi, de crear un impacte positiu en les carreres dels teus companys i en el creixement de l'organització.
T'animes a fer-ho? Si et preguntes per on començar, aquest manual està pensat per a tu. Segueix avançant. El manual et proporcionarà idees, eines i marcs essencials per llançar un programa de mentoria amb èxit i que deixi un llegat durador.
“La mentoria és una aliança,
que crea un espai per al diàleg,
que genera reflexió, acció i aprenentatge.“
Ann Rolfe, Mentoring Works
La mentoria ha estat una eina de desenvolupament important durant segles. Tot i que el concepte no és nou, les organitzacions modernes estan reimaginant la mentoria com una forma de donar suport al creixement professional continuat de les seves persones. Quan s'implementa de manera eficaç, els programes de mentoria poden ser una font poderosa per desenvolupar els talents, compartir coneixements i empoderar les persones i els equips. Amb el ritme de canvi dels entorns professionals actuals, les relacions de desenvolupament com la mentoria, basades en la conversa, són eines cada cop més vitals per al progrés i l'èxit organitzatiu. En aquest apartat introduirem el concepte de la mentoria com a eina organitzacional.
L’origen del terme “mentoria” el trobem a la mitologia grega. Mentor és un personatge de l'Odissea, el poema èpic escrit per Homer. A la història, Mentor és un amic de confiança i conseller de l'heroi Odisseu, rei d’Ítaca. Quan Odisseu marxa a lluitar a la guerra de Troia, confia a Mentor la cura de la seva llar i l'educació del seu fill, Telèmac, que aleshores tenia uns deu anys. Mentor acompanyaria Telèmac en el camí de preparar-se com a proper rei d’Ítaca, per si de cas Odisseu morís a la batalla. El personatge de Mentor s'ha convertit en sinònim d'un assessor savi i de confiança i la paraula “mentor” s'ha utilitzat com a terme per a un professor o conseller que ofereix orientació i suport als altres. Al llarg de la història, la mentoria ha estat una eina transformadora per a l’aprenentatge i el creixement de les persones. Moltes grans figures de totes les èpoques han reconegut el paper clau de mentors a les seves vides.
La mentoria es pot aplicar en qualsevol etapa professional i a qualsevol edat.
Avui dia trobem moltes definicions de mentoria i ens agrada una de ben senzilla:
“una relació entre dos professionals, vehiculada mitjançant la conversa, en la que un (el mentor) ajuda l’altre (l’aprenent) a assolir objectius, prendre decisions i solucionar problemes.”
A la pràctica, la mentoria és una eina de desenvolupament transformadora per a les dues persones. Es relaciona més amb l’aprenentatge que amb l’ensenyament, perquè tant el mentor com l’aprenent creixen i aprenen a partir de la relació.
En la concepció actual, el mentor no és necessàriament una persona de més edat o càrrec: tothom pot ser mentor o aprenent en un moment donat. Tampoc s’associa només a persones que inicien la seva carrera: la mentoria es pot aplicar en qualsevol etapa professional i a qualsevol edat.
A diferència dels temps passats, el mentor actual no és tant qui dona les respostes com qui ajuda l’aprenent a trobar-les per ell mateix. També és ara habitual que un aprenent pugui tenir, alhora, més d’un mentor per a objectius de desenvolupament diferents. En conclusió, la mentoria ja no és únicament una relació 1 a 1, tot i que aquest segueix sent el model més habitual.
La relació de mentoria pot adoptar diferents formes.
Els programes de mentoria formals estan estructurats i sovint gestionats pels departaments de recursos humans, amb objectius, expectatives i avaluacions específiques. La mentoria informal, en canvi, es basa en les relacions personals i es pot produir de manera espontània entre les persones, dins i fora l’organització.
La mentoria individual, 1 a 1, ofereix una experiència personalitzada per a l’aprenent, mentre que la mentoria en grup (un mentor amb més d’un aprenent alhora) o en cercles (mentoria entre iguals) pot oferir una gamma més àmplia de perspectives i coneixements.
En la mentoria inversa, el mentor és una persona més jove que l’aprenent, al que dona suport en habilitats específiques en les que pot tenir una major expertesa, com ara les relacionades amb l’ús d’eines digitals.
Les organitzacions incorporen cada cop més els programes de mentoria interna per completar les seves activitats formatives i de desenvolupament, augmentar les capacitats de l’equip i millorar la seva competitivitat. Els programes de mentoria impacten en positiu la gestió del talent intern:
Queda’t amb aquesta idea!
La conversa és l’eina d’aprenentatge més antiga i més important que tenim les persones. La mentoria, vehiculada a través del diàleg, és transformadora per al creixement personal i professional, i el concepte és prou flexible per poder-lo adaptar per millorar la gestió del talent a qualsevol organització.
Exercici de reflexió
Què esperes aconseguir amb el teu programa de mentoria? És per millorar la retenció de talent, per millorar les habilitats dels empleats, per promoure l'èxit de l'organització de manera general? És important que, abans de res, tinguis molt clara la resposta a aquestes preguntes. Això t'ajudarà a definir els objectius del programa i a dissenyar-ne l'avaluació, evitant posar en marxa una iniciativa de mentoria quan potser la solució més adequada podria ser un altre tipus d’acció formativa. Així, doncs, què vols aconseguir?
salt de pàgina PDF
Els programes de mentoria inclouen tres rols clau: el mentor, l'aprenent i el coordinador del programa. El mentor és la persona amb experiència que es compromet a compartir els seus coneixements. L'aprenent és la persona que aspira a aprendre i créixer personalment o professional. El coordinador del programa és responsable de garantir que el programa funcioni de forma eficaç. En aquest apartat presentem quines són les tasques d'aquests rols i quines són les característiques de les persones que els exerceixen.
El mentor és una persona amb experiència i coneixements que pot oferir orientació, suport i consell a un aprenent. La funció del mentor és ajudar l’aprenent a assolir els seus objectius de desenvolupament.
No es pot ser un bon mentor per obligació; el mentor ha de voler ser-ho.
En una relació de mentoria, el mentor:
Compartint els seus coneixements i experiència, escoltant activament, proporcionant retroalimentació, actuant com a model i construint una relació, el mentor pot arribar a tenir un impacte significatiu en la vida de l’aprenent.
Per exercir aquesta funció, la persona ha d’estar disposada a compartir temps, coneixements i experiència per ajudar d’altres. Això requereix generositat i és un compromís escollit. El mentor decideix ser-ho per voluntat pròpia, perquè reconeix el valor de la mentoria i perquè ell mateix obté, de la relació, aprenentatge i una experiència satisfactòria. Un bon mentor és algú que:
El mentor no ha de tenir totes les respostes ni solen ser necessaris coneixements profunds. És més important que sàpiga portar la relació de mentoria i la conversa en el camí cap als objectius.
Per a diferents objectius i processos de mentoria, una mateixa persona pot assumir el rol de mentor o d’aprenent.
L’aprenent és el motor en la relació de mentoria. És la persona que genera la necessitat i que pren la iniciativa cercant orientació, coneixement i suport en un mentor. El seu rol implica participar activament en la relació i aprofitar totes les oportunitats que aquesta ofereix.
L’aprenent és el motor de la relació de mentoria i pren la iniciativa i la responsabilitat del seu aprenentatge.
Al llarg de la relació de mentoria, l’aprenent:
Un aprenent:
Per a diferents objectius i processos de mentoria, una mateixa persona pot assumir el rol d’aprenent o de mentor.
En el context d'un programa de mentoria en una organització, el coordinador ajuda a assolir els objectius del programa creant i gestionant un entorn de suport i productiu. Les responsabilitats del coordinador poden incloure, entre d’altres:
Entre la capacitats que acredita un bon coordinador, trobem:
El coordinador del programa pot ser un membre de l'equip de recursos humans, de l’àrea de desenvolupament o qualsevol altre departament rellevant de l'organització. Habitualment pot combinar les seves tasques amb les d’un facilitador extern dedicat que aporti valor i neutralitat en el disseny i facilitació del programa.
Queda’t amb aquesta idea!
En la mentoria moderna, una mateixa persona pot ser un mentor o un aprenent depenent de per a què. Els anys d’experiència són importants, sens dubte, però igualment ho són l’expertesa en un àmbit i la disposició i capacitat d’establir una relació de compromís i respecte amb l’altre persona.
Exercici de reflexió
Apart de les especificacions de funcionament del propi programa, quina formació creus que caldria oferir als teus mentors i aprenents? Potser com escoltar de forma activa? O com fer bones preguntes que portin a la reflexió? O com establir bons objectius? Pensa també com podries oferir-los aquesta formació, si amb cursos tradicionals, auto-formació a partir d’una llista de recursos, etc. Sigues creatiu a l’hora de valorar les opcions.
salt de pàgina PDF
Un procés de mentoria segueix quatre etapes. En primer lloc, cal establir els objectius a assolir en la relació de mentoria, que poden ser molt diversos. Després, caldrà crear les parelles de mentor i aprenent, en funció dels criteris que s'estableixin. En tercer lloc, es produeixen les converses i interaccions de la mentoria, en les que el mentor i l'aprenent treballen conjuntament per assolir els objectius identificats. Finalment, cal avaluar els resultats de la mentoria i aplicar millores en el procés o programa, si s'escau. En aquest apartat aprofundirem en cadascun dels passos.
El primer pas en una relació de mentoria és definir amb la màxima claredat l’objectiu o objectius que vol assolir l’aprenent. Alguns tipus d’objectius habituals es relacionen amb:
A l’hora de determinar els objectius de la mentoria, tant si és informal com si està integrada en un programa a l’organització, és molt important comprendre que hi ha objectius que poden ser assolibles en setmanes, en mesos o en anys. Clarificar i definir correctament les expectatives de la relació i la seva durada és clau en l’obtenció de resultats.
Una vegada clarificat l’objectiu, es realitza el procés d’emparellament entre el mentor i l’aprenent, si es tracta d’una relació 1 a 1, o es defineixen els grups i cohorts dels cercles, quan es tracti d’una mentoria grupal.
Això es pot fer de diferents maneres, en funció de com ha estat dissenyat el programa, del nombre de participants i de si es disposa d’alguna plataforma digital que faciliti o automatitzi el procés.
Independentment del mètode utilitzat, l'objectiu és garantir una bona concordança entre el mentor i l’aprenent, d'acord amb els criteris establerts en el programa, de manera que ambdues parts puguin assolir els seus objectius i treure el màxim profit de la relació.
Els següents són mètodes d’emparellament habituals:
Tant el mentor com l’aprenent han omplert les sol·licituds prèvies, destacant els seus interessos, objectius i disponibilitat. El coordinador del programa els emparella en funció de la compatibilitat.
El coordinador fa els emparellaments a partir del seu coneixement dels mentors i aprenents, tenint en compte factors com els seus interessos, experiència, objectius i personalitat.
Mentor i aprenent tenen l'oportunitat de cercar i seleccionar la seva parella, en funció dels perfils i la informació disponibles, normalment a través d’una plataforma digital especialitzada o d’un espai col·laboratiu compartit.
En aquest tipus de mentoria, un grup d’aprenents és assignat a un mentor per a sessions i activitats grupals.
En aquest tipus de mentoria, s'estableixen grups de mentoria entre iguals (tots són mentors i aprenents) que poden ser facilitats per un coordinador o pels mateixos participants.
A l’inici de la relació, els participants es presenten. Fins i tot quan ja es coneixien prèviament, aquest és el moment per formalitzar la relació i com es durà a terme. Potser caldrà fer adaptacions al pla inicial en funció de la disponibilitat. També és el moment de repassar el que mentor i aprenent volen obtenir i quines són les seves expectatives.
La conversa de mentoria típica es basa en un model cíclic inspirat en l’aprenentatge experimental (aprendre fent). L’aprenent pren la iniciativa en la conversa, i el mentor aporta valor en cadascuna de les fases:
Tenir una metodologia per abordar les sessions de mentoria ajuda a aprofitar millor el temps de la conversa, però, compte!, que no es converteixi en una cotilla.
És una bona pràctica recollir, després de cada sessió, les idees clau, conclusions i acords presos. Aquest recull servirà de guia per al progrés de la relació i, si aquesta està inclosa en un programa organitzacional i ho permeten les condicions de confidencialitat, pot ser també una eina per al seguiment.
L'èxit d'una relació de mentoria pot ser difícil de quantificar, ja que es pot veure afectat per un gran nombre de factors, tant del propi disseny de la mentoria, com externs o pel xoc de personalitats. Tanmateix, utilitzant una combinació dels mètodes que indiquem a continuació, es pot obtenir una millor comprensió del seu impacte i identificar àrees de millora.
L’avaluació d’un programa de mentoria pot requerir una combinació d’estratègies.
Algunes formes d’avaluació són:
És recomanable que l’avaluació de la mentoria sigui un procés continu i no només una avaluació final. Així, és possible fer ajustaments i millores al llarg del camí per assegurar-ne l'efectivitat.
Queda’t amb aquesta idea!
Hi ha dos elements clau que portaran el teu programa a l’èxit: l’emparellament adient entre mentors i aprenents, i l’avaluació continuada. Dedica el temps necessari a pensar bé els criteris per a la selecció de les persones i fes un seguiment molt de prop en les primeres converses per corregir tot allò que calgui.
Exercici de reflexió
No hi ha res millor que experimentar les coses per un mateix. Et proposem que t’imaginis en el paper d’aprenent. Quin seria el teu objectiu? Qui t’agradaria que fos el teu mentor? Què li demanaries? Com t’imagines les vostres converses? T’atreveixes a fer una prova amb una persona real? Igualment, pots fer l’exercici en el que facis de mentor. Cerca persones de confiança amb qui puguis experimentar, de primera mà, aquests rols.
salt de pàgina PDF
Crear un programa de mentoria exitós requereix un disseny acurat, com ho faríem amb qualsevol projecte important. Caldrà definir tots els seus components i anticipar les potencials barreres i resistències per poder gestionar-les. Aquestes són tasques del coordinador del projecte. En els programes de mentoria de gran abast, el coordinador pot ajudar-se de programaris específics per facilitar l'administració del programa. En aquest apartat veurem quins elements podem tenir en compte per a un bon disseny del nostre programa de mentoria.
El disseny d'un programa de mentoria per a una organització ha d'incloure els components següents:
El disseny d'un programa de mentoria ha de garantir la inclusivitat i l’acompliment de les lleis i regulacions pertinents.
El disseny del programa ha de preveure barreres que poden sorgir i que impedeixen una implementació efectiva. Per exemple:
Per exemple, si la direcció no està convençuda del valor del programa, aquest tindrà dificultats per guanyar tracció i recursos dins de l'organització.
És important assegurar-se que el programa de mentoria compleix les lleis i regulacions pertinents, com ara les lleis contra la discriminació i les regulacions de privadesa.
Els programes de mentoria poden requerir una inversió important de temps i recursos, tant per part dels participants com de la coordinació.
El pressupost de l’organització pot ser limitat i ser difícil assignar recursos per a un programa de mentoria que no es trobi en les prioritats o previsions
Alguns empleats poden resistir-se a participar en un programa de mentoria perquè senten que els treu el temps de treball o poden dubtar a buscar orientació en els altres.
Fer coincidir el mentor i l’aprenent adequats pot ser un repte, i un mal emparellament pot resultar en una experiència frustrant per a ambdues parts.
Mentors i aprenents han de tenir les habilitats i els coneixements necessaris per realitzar el seu rol i se’ls ha de proporcionar una formació adequada.
Sense una rendició de comptes adequada, pot ser difícil assegurar-se que el programa de mentoria sigui eficaç i assoleixi els seus objectius.
L’organització pot ser excessivament burocràtica i tenir processos complexos, que dificulten la implementació ràpida d'un programa de mentoria.
Les plataformes digitals són útils per a la gestió de programes de mentoria complexos.
En les organitzacions petites i mitjanes, o quan es planteja el programa de mentoria com una experiència pilot, amb un nombre de participants limitat, la gestió del programa i els seus resultats pot fer-se amb programaris i eines ja existents a l’organització, bases de dades o fulls de càlcul.
En les organitzacions grans que volen implementar un programa de major abast, és habitual l’ús de plataformes digitals especialitzades. L’ús d’una plataforma de mentoria facilita al coordinador gestionar el programa amb més efectivitat, sobretot pel que fa a l’administració dels participants, els emparellaments, les comunicacions, la monitorització, l’avaluació de resultats, la generació d’informes i l’administració de recursos i pressupost.
Alguns exemples de plataforma digital per a la gestió de programes de mentoria són els següents:
Cal tenir en compte, però, que el cost de subscripció a les plataformes pot ser elevat. A més, l’ús d’una plataforma externa implica certes adaptacions del model cap a ella, per moltes funcions de personalització que inclogui. La nostra recomanació és començar en petit amb eines pròpies i sol·licitar demostracions a les diferents empreses quan la complexitat del programa ho requereixi.
Queda’t amb aquesta idea!
Assegura que els objectius del teu programa de mentoria estan alineats amb els de l’organització i que pots explicar, amb claredat i de forma senzilla, tots els elements que el componen. Això voldrà dir que es tracta d’un programa ben dissenyat i coherent.
Exercici de reflexió
Per a ser efectiva, la mentoria requereix que s’estableixi una relació de confiança i confidencialitat entre l’aprenent i el mentor, en la que es puguin parlar les coses amb transparència i honestedat. Pensa en el cas de la teva organització i com podries garantir aquest entorn per als participants, alhora que necessitaràs disposar de suficients eines per avaluar els resultats dels procés.
salt de pàgina PDF
Un programa de mentoria molt ben dissenyat pot acabar fracassant si, a l'hora d'implementar-lo, no hem tingut en compte determinats aspectes clau o no l'hem sabut comunicar de forma correcta i convincent. Igualment serà important començar amb un prototipat del programa amb un grup pilot, per comprovar l'eficàcia del procés abans del llançament a escala. Per últim, però no menys important, no oblidis reconèixer i recompensar els esforços dels mentors i els aprenents, per mantenir el seu compromís i demostrar el valor de la seva participació. En l'últim apartat del curs abordem aquests punts.
Com tot allò que s’ho val, implementar a l’organització un nou programa de mentoria representa un repte. Abordar amb anticipació els següents aspectes clau ajudarà a garantir-ne l'èxit:
El programa està destinat al fracàs si no està alineat amb els objectius generals de l'organització o no està vinculat a la seva missió i valors.
Cal el lideratge i la implicació de la direcció per donar suport a la iniciativa i fer-la possible, assignant el temps, pressupost i recursos necessaris.
El programa ha de tenir una estructura clarament definida, que inclogui objectius i expectatives, criteris de selecció i avaluacions periòdiques per avaluar-ne l'eficàcia.
El procés ha de ser just per garantir que tots els empleats tinguin les mateixes oportunitats de participar. Alhora, cal establir transparència en la comunicació al llarg del desenvolupament del programa.
Cal garantir que tant els mentors com els aprenents i altres persones implicades comprenen el funcionament de la relació de mentoria i el que pretén assolir el programa.
Cal avaluar i ajustar regularment el programa per garantir el seu èxit en el mig i llarg termini.
Per convèncer les parts interessades i aconseguir el seu suport i implicació, és important preparar un discurs clar i materials per a la comunicació. Entre ells, per exemple:
Afegeix testimonials i històries d’experiències reals a la teva comunicació per enfortir-la.
Les històries d'èxit d'altres organitzacions que han implementat programes similars també es poden compartir per ajudar a generar suport. A més, la participació dels empleats en el disseny i la implementació pot ajudar a generar la acceptació i garantir que el programa satisfà les necessitats tant de l'organització com de les seves persones.
Iniciar un nou programa com a prototip sovint és el millor enfocament perquè permet a l’organització provar i aprendre en un entorn de baix risc. En llançar una versió a petita escala del programa, podem recopilar dades i comentaris sobre què funciona i què no, i fer canvis abans d'ampliar-ne l’abast. Aquest enfocament també permet a l’organització evitar invertir una quantitat important de recursos en un programa que pot no tenir èxit o que calgui modificar per ser efectiu.
Començar en petit facilita provar i validar els supòsits sobre el programa abans de comprometre's amb una implementació a gran escala. Per exemple, es podria llançar un programa de mentoria amb un grup reduït de voluntaris per determinar si el programa és ben rebut pels participants i si és capaç d'assolir els seus objectius.
Prototipar les iniciatives permet a l’organització construir una cultura d'innovació, experimentació i millora continuada en la que els projectes es posen a prova i es perfeccionen al llarg del temps.
La relació de mentoria sol ser gratificant tant per als mentors com per als aprenents per sí mateixa, però els requereix una disposició positiva per dedicar temps i esforç a una nova tasca. Reconèixer i valorar als mentors i aprenents des de l’organització és important per a que els participants se sentin part del programa i aquest flueixi captant més persones interessades. Algunes maneres de mostrar reconeixement són:
El reconeixement als participants és clau per a la continuïtat del projecte.
Queda’t amb aquesta idea!
Prototipar les iniciatives permet a l’organització fer proves, aprendre en un entorn de baix risc i avançar cap a una cultura d'innovació, experimentació i millora continuada en la que els projectes es perfeccionen al llarg del temps.
Exercici de reflexió
Et proposem crear el discurs per presentar el teu programa. Ara no el tens encara dissenyat, és clar, però sí que saps quins són els punts que hauràs d’incloure. Imagina’ls i comença a crear els continguts de la teva comunicació. Marca’t el repte d’explicar-lo en 5 minuts. I no oblidis donar-li un títol atractiu que et podrà servir com a lema.
salt de pàgina PDF
La mentoria és una disciplina que porta molts anys entre nosaltres i trobaràs molts recursos per saber-ne més. Te’n proposem alguns.
Gràcies per haver arribat al final d’aquest recurs. Ara tens les eines per iniciar el teu projecte de mentoria, com a aprenent, com a mentor o com a impulsor d’un programa a la teva organització. Pots tenir els tres rols!
Et garantim que en trauràs un gran aprenentatge i una experiència extraordinària.
Endavant!