Pòdcast - Productivitat

Descripció de l'episodi:

Aquest pòdcast és una introducció a una col.lecció d'episodis sobre gestió del temps i productivitat. Es destaca la problemàtica actual que enfronten els professionals en relació a la gestió del temps, la tecnologia i la connexió constant, i la cultura del multitasking. Es proposa abordar diferents temes com la gestió de tasques, la priorització, la delegació de tasques, l'ús d'eines de productivitat i la gestió del correu electrònic per millorar la productivitat. També s'explica com la mala gestió del temps pot afectar negativament la vida personal i professional. El primer episodi es centra en la presentació i la problemàtica i en els propers episodis s'aprofundirà en temes concrets com evitar distraccions i establir límits per millorar la salut mental i física.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

Benvinguts a AudioFormació. Un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

MÒNICA GÜNTHER: Benvinguts, benvingudes a la col·lecció d'episodis de pòdcast sobre gestió del temps i productivitat. En aquesta col·lecció tractarem un conjunt de temes pràctics relacionats amb com organitzar-nos els nostres projectes, les nostres tasques en un entorn on cada vegada estem més saturats. Jo crec que tots estarem d'acord en que a l'entorn professional actual la quantitat d'informació i de tasques a atendre pot resultar aclaparadora, de vegades, cosa que pot afectar negativament la nostra productivitat i el nostre rendiment. És per això que en aquesta col·lecció d'episodis explorarem eines i tècniques simples però efectives per afrontar aquests desafiaments i millorar el nostre valor com a professionals. A cada episodi abordarem diferents temes relacionats amb la gestió del temps i la productivitat, des de la planificació i priorització fins a la gestió de correu electrònic i les tasques. I també aprendrem sobre eines i metodologies concretes que ens ajudaran a ser més eficients en la nostra feina diària, tant en projectes professionals com en projectes personals. I per parlar-nos del tema avui tenim Marc Bara, doctor en Enginyeria per la Universitat Politècnica de Catalunya, especialista en gestió de projectes i d'equips i expert en eines i mètodes de productivitat. Ell és professor en diverses escoles de negoci i fundador de la seva consultora Project Work Lab. Treballa actualment com a consultor per a empreses i també com a docent. I en aquest primer episodi abordarem amb ell la problemàtica actual de la gestió del temps i les tasques. En un món, com dèiem, cada cop més connectat i més enfocat al treball amb múltiples projectes. Marc, què tal? Benvingut!

MARC BARA: Hola Mònica, què tal? Gràcies per convidar-me. Molt emocionat d'estar aquí i poder xerrar sobre aquests temes que deies tan interessants.

MÒNICA GÜNTHER: Excel·lent. La veritat és que sí, que aprendrem moltíssim. Així que comencem ja. Comencem amb la primera pregunta. Marc, Explica'ns quina és la problemàtica que enfrontem els professionals actualment en relació amb la nostra gestió del temps i amb la nostra productivitat en general.

MARC BARA: Potser, per començar, m'agradaria citar un informe recent de Gartner, aquesta consultora internacional, on afirmen que realment estem vivint en allò que ells anomenen l'era de la urgència. Tots ens sentirem identificats amb això de les urgències en aquesta era. Doncs, s'espera que tots els treballadors, i en concret els del coneixement, atenguem múltiples tasques, molts projectes, tots simultàniament, sense importar on som, ni el temps ni el lloc on estiguem. Llavors, ells analitzen que, per exemple, de mitjana, els treballadors del coneixement rebem al voltant de 120 correus electrònics al dia. Això ho patim tots. Estem absolutament inundats de correus i missatgeria instantània, ja siguin Whatsapps o missatges de Teams que cada cop està més de moda, també de Slack, una altra eina que a algú li sonarà… Tota mena de canals d'informació, i no només els que ens persegueixen, sinó els que nosaltres també anem a buscar. Com les xarxes socials, sembla que quan estiguem mig avorrits va i som nosaltres que anem a buscar la xarxa social a veure quin és l'últim like que hem rebut.

MÒNICA GÜNTHER: A vegades, fins i tot, per inèrcia ho fem, no?

MARC BARA: Sí, sí, sí. Ho comentarem al llarg de la col·lecció, que és una espècie de trampa, de parany. Anem a buscar-ho perquè busquem una mica de dopamina o d'una mica de plaer instantani. I llavors, entre el que ens bombardegen des de fora i el que nosaltres mateixos sembla que ens sabotegem de vegades i afegim encara més càrrega a la nostra feina i ens saturem en el temps. Per tant, realment la problemàtica, i crec que no estic descobrint res que tots ho patim, tot tipus de professionals, tant sectors privats com públics, hem d'atendre múltiples projectes cada vegada més. Se suposa que cada vegada tenim més eines, per tant, se'ns demana més, no? Quan abans te'n recordes que anàvem només amb màquines d'escriure i per tant, per fer un informe podies estar tres dies. Ara, serà en uns minuts, perquè pràcticament es pot fer sol, no?

MÒNICA GÜNTHER: I a més, ens demanen moltes vegades les coses per ahir mateix.

MARC BARA: Clar, ja se sap que tenim eines. Per tant, cada vegada més eines, però cada vegada hem de produir més en el mínim temps disponible. A més, se suposa que no val a dir que és que no estic a casa i per tant no et puc atendre. No, home. Ara pots atendre’m on sigui. Tens mobilitat, tens dades on sigui, no? Quan a l'any 2005 ja ens començàvem a queixar dels e-mails… doncs ara anem a pitjor en aquest sentit, no? Estem encara més saturats. Ara molts més missatges. És a dir, la tecnologia ens persegueix. També ens ajudarà, ho anirem veient en els episodis, però ens persegueix i ens porta a la saturació a l’aclaparament. I a més, això fa que si no tenim mètodes, eines, tècniques per enfrontar tota aquesta situació, doncs estem en un entorn, diguem-ne, de baixa productivitat, ja definirem què vol dir això. I fem un mal ús del temps, per tant, és clar.

MÒNICA GÜNTHER: És interessant això que estàs comentant Marc, perquè, és clar, és com si s'esperés que estiguéssim sempre connectats en tot moment. I una frase que és molt interessant de les que has dit i que m'agradaria remarcar i que expliquessis una mica més és: la tecnologia ens persegueix d’alguna manera.

MARC BARA: Sí, sí, jo diria que sí. La meva opinió és que ens persegueix. No pots dir ja que no utilitzes certs canals, no et pots allunyar del món. A més, dins d'una empresa segurament estàs obligat a fer servir el xat corporatiu, etcètera. Per tant, és connexió permanent, dispositius mòbils, ordinadors… I llavors crea la il·lusió, perquè en realitat som persones i tenim l'energia que tenim i tenim altres coses i interessos, doncs crea la il·lusió que sempre estem disponibles, sempre connectats, i això ens augmenta molt la pressió i la càrrega de treball. És el famós doble check blau del WhatsApp. Oi que sí? Ostres, com vegin que hem llegit el missatge i no responem immediatament se'ns comença enfadar la gent, no? Fixa't si estem perseguits, no. I diries bé, mira, es és part del món, el món evoluciona… Ja, però és que això afecta negativament no només la nostra productivitat, és a dir, produim menys valor tant a l'empresa on estiguem, o a l'organització, o al nostre entorn, sinó que ens afecta a tots i a mi també a la nostra salut mental física. Estem obligats a estar en línia, sempre disponibles i, a més, per respondre tot tipus de demandes i suposadament algunes urgències. Perquè si us hi fixeu, si analitzéssim les suposades urgències que tenim al llarg del dia, molt probablement veuríem que no són tals. Aquí també jo diria que hi ha aspectes culturals, no? Fixa't que a vegades està ben vist en algunes empreses, en algunes cultures, en alguns països potser més fins i tot que en el nostre, pensant, per exemple en Estats Units, que és una mica la meca de que tothom està estressadíssim, almenys es l'estereotip, no? Doncs allà li diuen el “busyness”, estar ocupat sempre. I d'alguna forma, si em permeteu, això, es podria dir que mola. En alguns entorns queda bé dir que és que vaig de bòlit, és que faig moltes coses, sóc molt guay, no?

MÒNICA GÜNTHER: Bé, això seria equiparable a la gent que mai marxa abans que el seu cap de la feina, oi?

MARC BARA: Sí, és un tema cultural. És gairebé, entre cometes, coacció, encara que no sigui explícita. Són temes culturals. Efectivament ens afecten, no? I això hi ha qui li diu que és com un efecte d’eixam d'abelles. Que pel que sé les abelles ho fa molt bé, eh? I estan molt ben organitzades. Elles s'organitza molt bé, però nosaltres no. Nosaltres aparentment fem veure, si no ho estem, que estem ocupats per que fins i tot en algunes cultures, com dic, queda bé. I per nosaltres mateixos, hi ha dies que dius “he estat responent aquí, responent allà, atenent això a urgències. Buf, és que sempre vaig igual…” i en el fons és reconfortant. A vegades tinc la sensació que estic avançant feina quan en realitat, si ho pares a pensar, poca cosa de valor has fet.

MÒNICA GÜNTHER: Clar, la productivitat no augmenta en aquest sentit. Per tant, és un desafiament, ho estem veient, que enfrontem cada cop més a la nostra vida laboral i per això és interessant aquesta col·lecció de pòdcast que avui estem iniciant. Explica'ns quines són les àrees principals que abordarem en aquest pòdcast per enfrontar aquesta problemàtica.

MARC BARA: Jo us proposaré tractar diferents aspectes clau de tot això. No només és queixar nos com estem fent ara, sinó primer aprendrem també a implementar un bon sistema de gestió de tasques per evitar tot això: tots aquests efectes negatius de tasques incomplertes, tasques oblidades, fins i tot manca de prioritats (estic atenent tot alhora, però què és realment important). Per tant, inclourà establir objectius clars, realistes, establir terminis, dates límit si les hi ha, diferenciar, molt important, entre tasques importants i no importants. Abordarem també la importància d'establir prioritats, tasques en cites, la diferència aquesta entre urgent i important. Això serà un aspecte clau. També hem d'aprendre a dir que no a algunes coses, a delegar i mantenir el focus. Aquesta és una mica la proposta que us faré i l'objectiu està clar que és millorar el nostre rendiment i eficiència en el nostre entorn laboral, és a dir, al mateix temps fer més coses que aportin valor, però també es pot aplicar a nivell personal. I no es tracta de sobrecarregar nos encara més el temps que tenim, sinó de fer us un ús una mica més intel·ligent.

MÒNICA GÜNTHER: Doncs com veiem, interessantíssim i molt útil tot això que aprendrem. Perquè quines conseqüències negatives, Marc, enfronten els professionals que no aconsegueixen gestionar adequadament el seu temps i la seva productivitat?

MARC BARA: Quan fem aquestes xerrades, jo sempre penso que estem parlant de temes súper importants. Realment això ens aplica a tots i pot aplicar qualsevol feina que facis. A part, com deia, les conseqüències són molt negatives de cara a fora. Estaré no complint alguns compromisos. No estaré realitzant tasques a temps. Per tant, això la gent del meu voltant, siguin clients o siguin amics, doncs no estaran contents amb mi en aquest sentit i em farà sentir malament això. Per tant, si és ja com a sistema que som poc fiables, doncs estem perdent valor. Ja dic, tant a nivell professional com personal. Realment llavors això m'acaba afectant a mi. Perdo motivació, perdo creativitat i realment la meva satisfacció tant laboral com personal baixa i per tant puc entrar en aquesta espiral negativa. Fixeu-vos que, a més, estic combinant temes professionals i temes personals, però farà que s'ajuntin les dues coses. Farà que si no estic content en l'àmbit professional potser començaré a no tenir gaire cura de la meva salut i per tant, patiré una manca de conciliació familiar i laboral. Per tant, fixeu-vos que són conseqüències negatives molt importants i per tant alguna cosa haurem de fer.

MÒNICA GÜNTHER: És clar, és fonamental, i ho estem veient definitivament, abordar aquestes qüestions per millorar la nostra qualitat de vida i també per millorar l'èxit a l'àmbit laboral. Aleshores posem-nos ja en matèria, Marc. Quin consell ens pots donar per començar a enfrontar aquests desafiaments des del primer moment?

MARC BARA: Si, a part del que ja he anat dient, jo crec que és important primer ser honestos i fer un diagnòstic, una anàlisi d'on som ara, quina és la nostra situació actual i començar, ja sé que és dur, començar a establir algunes metes, alguns objectius realistes per millorar tot això, aquest entorn. Perquè si no ens podem començar a aclaparar només per tot això que estem dient ara. Per tant, el primer és començar a analitzar i identificar les nostres fortaleses debilitats i començar a treballar. Altres consells que podem ja començar a plantejar des de la nostra mentalitat: aprendre a dir que no a tasques i projectes que no són prioritaris.

MÒNICA GÜNTHER: Que no és fàcil.

MARC BARA: No és fàcil. Parlarem també en algun episodi de la facilitat que tenim per dir que sí a tot. Una altra recomanació serà dedicar temps a la planificació i la organització. Normalment estem una mica afectats per allò del “just do it”: fes, fes coses. No sé si és cultural, també, això de planificar potser ens sembla una mica avorrit, no cal, no tira, tira i ja ens ho trobarem, no? Llavors, aconsellaria també ser una mica més estratègic i invertir temps en planificar i una mica afilar la serra que diuen… No estar sempre tallant l'arbre, sinó de tant en tant parar-te i esmolar les eines. En resum, jo crec que necessitem establir prioritats clares planificar, organitzar el nostre treball, evitar distraccions. Tots estem distrets a vegades en aquesta col·lecció i sempre dic que bé, em fa una mica de vergonya, diguem, a vegades parlar d'aquestes coses, perquè a mi també em passen i soc el primer que a vegades soc un desastre i per tant no vull pontificar aquí, sinó compartir una mica coses que m'afecten a mi i segur que els oients també.

MÒNICA GÜNTHER: Bé, en castellà hi ha una frase que diu “en casa de Herrero, cuchillo de palo”.

MARC BARA: Sí, sí, exacte. Llavors jo segurament soc el millor per parlar d'això, perquè soc molt desendreçat de mena. Per tant, he hagut d'espavilar-me.

MÒNICA GÜNTHER: Jo crec que aquests consells que ens acabes de donar, Marc, ens donen una bona base per començar a treballar i a millorar la nostra gestió del temps i de la productivitat. Però al llarg d'aquests episodis seguirem aprofundint en aquests temes i aprendrem a establir aquestes prioritats que deies, a organitzar el nostre temps de manera efectiva i a utilitzar totes aquelles eines que ens poden ajudar a augmentar la nostra productivitat a la feina i també a la nostra vida personal. Perquè, com bé has dit a l'inici, van entrellaçades.

MARC BARA: Sí, exactament, sí, jo realment estic segur que amb el que hem preparat els oients trobaran tot aquest suport i eines necessàries per enfrontar aquests desafiaments en múltiples projectes i en la vida actual i futura.

MÒNICA GÜNTHER: Escolta una pregunta personal, podries compartir alguna cosa interessant sobre com la bona gestió del temps i la productivitat t'han ajudat a tu en la teva vida personal, Marc?

MARC BARA: Sí, jo crec que realment sempre dic que és com una mica salvavides per mi, perquè primer de mena soc molt distret i molt desendreçat i amb els anys et fas gran i ja tinc dues filles adolescents i com molts oients sé el que significa ja haver d'equilibrar aquesta feina amb la vida familiar. I com sabeu els que sou pares, els fills donen molta feina. Si a això li sumes molts projectes on estic involucrat perquè estic treballant això de dir que no a més coses, però no ho aconsegueixo, doncs tot pot ser molt caòtic. Doncs ha sigut un tema de supervivència. M'ha servit per intentar mantenir-me enfocat, organitzat i intentar complir al màxim compromisos professionals i familiars, amb l'èxit que relatiu que hagi pogut tenir i fent-me a l'abast, amb horaris d'activitats de les meves filles o treballant en projectes amb clients importants.

MÒNICA GÜNTHER: Doncs escolta, jo crec que tenim tots moltes ganes d'endinsar-nos ja, de capbussar-nos en totes aquestes tècniques per millorar la nostra productivitat. Així que per acabar aquest primer episodi, Marc, dona’ns un petit avenç del que podrem veure en el proper.

MARC BARA: En el proper proposo parlar de com evitar distraccions. Aprendrem a identificar i evitar distraccions que poden interrompre la productivitat a la feina i veurem tècniques concretes i eines per mantenir la concentració i la motivació. És important també pensar que l'aspecte psicològic té un paper aquí i abordarem la importància d'establir límits i desconnectar de tant en tant, també per millorar la nostra salut mental i física.

MÒNICA GÜNTHER: Fantàstic! Doncs té molt bona pinta, així que no us perdeu el proper episodi on, com diem, començarem ja a endinsar-nos en el món de la gestió del temps i de la productivitat. Marc Bara, un plaer.

MARC BARA: Moltes gràcies!

Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

Descripció de l'episodi:

En aquest pòdcast es parla sobre com evitar distraccions i ser més productius en el treball. Es comparteixen algunes estratègies pràctiques, com ara eliminar les distraccions dels telèfons intel·ligents i les xarxes socials, establir horaris específics per revisar el correu electrònic, i crear un ambient de treball lliure de distraccions. També es parla de la importància de dissenyar el teu entorn per promoure hàbits saludables, en lloc de confiar només en la força de voluntat, i com la fatiga de decisió pot afectar la capacitat de crear hàbits positius.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

Benvinguts a AudioFormació. Un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

MÒNICA GÜNTHER: Hola a tots. Benvinguts a un nou episodi, com sempre, de la mà de Marc Bara. Què tal?

MARC BARA: Hola, què tal?

MÒNICA GÜNTHER: Avui parlarem, i ho vam anunciar al final del capítol anterior, d'un tema que ens afecta a tots com són les distraccions. Perquè, quantes vegades t'has trobat navegant per les xarxes socials o revisant el teu correu electrònic en lloc de concentrar-te en la feina que has de fer? Les distraccions poden ser una veritable barrera per a la productivitat i la concentració, oi Marc?

MARC BARA: Sí, com bé dius, també crec que les distraccions són un problema molt comú. Ens passa a tots. Tots ja ens hi enfrontem en el nostre dia a dia. I bé, sovint, les conseqüències de no abordar-les, de no tractar aquest problema, poden ser greus: tindrem menys productivitat, ens distraurem més, ens estressarem més… Per això m'agradaria compartir-te algunes estratègies pràctiques per intentar evitar-les i mantenir-nos enfocats.

MÒNICA GÜNTHER: Doncs vinga, som hi! Quines són algunes formes pràctiques per evitar les distraccions?

MARC BARA: Mira, molt fàcil. La primera i la més efectiva és eliminar-les del tot, que siguem radicals.

MÒNICA GÜNTHER: Però és difícil.

MARC BARA: Sí. D'entrada és important reconèixer que els nostres telèfons intel·ligents i tot tipus d'aparells, xarxes socials, correu electrònic, són les nostres principals fonts de distracció. Hem de ser conscients d'això, no ens podem amagar. Hem de ser sincers aquí. Per tant, bé, apagar el telèfon o allunyar-lo o tancar la sessió a les xarxes socials i tancar pestanyes innecessàries a l'ordinador ens ajudarà a mantenir aquest focus, a la tasca que tinguem entre mans en cada moment. I ja sé que costa molt, però també podeu establir horaris específics durant el dia per revisar el correu o les xarxes socials si voleu, en lloc d'estar contínuament fent-ho durant tot el dia. Amb això ajudem a minimitzar almenys el nombre de distraccions o interrupcions què és el que ens fa més mal, i et permet concentrar-te millor en tasques i evitar el famós multitasking.

MÒNICA GÜNTHER: És clar. Però a veure, deixem fer d'advocada del diable, Marc, perquè entenc que eliminar les distraccions és una bona idea, sense cap mena de dubte, però què passa si necessito respondre correus electrònics importants del meu cap o de clients o de col·laboradors tota l'estona?

MARC BARA: Sí, òbviament és bona observació, bona objecció. Molta gent em diu si és que jo he de tenir el correu electrònic obert perquè rebo missatges d'importants. Bé, primer ho posem en dubte un momentet. És a dir, i si et recomano que estableixis horaris específics durant el dia per revisar el correu, en lloc de tenir ho obert totalment? Parlem del correu electrònic de moment, només, tenir-lo obert és com una finestra per a que t'hi interrompin constantment, no? Per tant, et proposo, a veure si m’ho acceptaries, només consultar-lo dos o tres cops al dia, però no més, això hauria de ser suficient en moltes de les nostres feines. A no ser que et dediquis a atendre urgències de no sé quin tipus, però aleshores el correu electrònic no és un mitjà per atendre aquestes urgències. No està pensat per ser en temps real el correu electrònic. Per tant, no em serveix aquesta objecció. És a dir, em costa de pensar que no puguis tancar el correu electrònic.

MÒNICA GÜNTHER: Jo t'entenc, però deixa'm que insisteixi perquè hi ha vegades en què els correus electrònics o els whatsapps o a vegades una confluència de totes dues coses, perquè també hi ha persones que envien correu electrònic i quan veuen que en deu minuts no has respost, t'envien un missatge de WhatsApp, o a vegades tenim aquest tipus de missatges o de correus que són urgents i que no podem esperar fins al proper horari designat en cas que ens designem aquests dos o tres cops al dia per mirar el correu electrònic, hi ha alguna cosa que puguem fer en aquests casos?

MARC BARA: Si, com deies, és un tema de l'entorn, a vegades és un tema cultural. I clar, no només perquè el nostre entorn ho esperi, sinó que tenim tendència a voler estar constantment al servei de qui ens vulgui interrompre, com si aquestes interrupcions fossin més importants que els meus propis plans, les meves pròpies tasques. Per això la tendència ha de ser resistir-nos a això. Tanca el correu electrònic i no el consultis, perquè si no t'està manant ell enlloc de manar tu. Que dius “ostres, hi ha un incendi!”, doncs ja em trucaran i tindré el telèfon a prop, que no al costat, i girat si cal, però el tindré a prop per si efectivament hi ha una urgència i he de sortir de l'edifici. Però, si no, hem d'evitar tenir obertes les xarxes socials, per exemple.Si estem fent algunes tasques que requereixen concentració, és absurd tenir hi xarxes socials obertes i ja entenc que poden ser útils per mantenir se actualitzat i per tant, rebre notícies per allà. Però, un altre cop, amb les xarxes socials també establim horaris específics per revisar-les. Si has d'estar al dia de noticies doncs ja et subscriuràs a butlletins informatius o seguiràs alguns comptes rellevants amb bona informació i actualitzacions importants, però has de limitar el temps i controlar-ho tu i que no et persegueixi, sinó buscar-ho tu quan toqui i que no t'estigui interrompent.

MÒNICA GÜNTHER: Interessant això que dius de no caure en les urgències dels altres. Una altra cosa que podem fer, entenc, és crear un ambient de treball lliure de distraccions. Això significaria trobar un espai tranquil on no ens puguin interrompre altres persones o sorolls. No sé si això és possible i si seria un bon consell.

MARC BARA: Si, és, com sempre diem, ser proactiu, no deixar-se portar massa. I si realment l'espai on estàs no et permet gaire aquest aïllament, de tant en tant, doncs busca fabricar-te’l. Pots buscar tenir auriculars amb cancel·lació de soroll, que van molt bé, o taps a les oïdes per bloquejar el soroll extern. De tant en tant busquem un espai de treball més tranquil per certes tipus de tasques o programem el treball per un moment en que els nivells de soroll sigui més baixos. És molt, molt important. Hem de recordar que no evitar distraccions comporta segur una disminució en la productivitat. No arribarem a fer les coses a temps i això ens provocarà un nivell d'estrès augmentat i és, per tant, important preparar-se per aquest èxit que busquem, minimitzant les distraccions tant com sigui possible. És així d'important.

MÒNICA GÜNTHER: Així d'important, i tant. I abans d'aquest pòdcast em vas dir tu que segons un psicòleg de Stanford, Brian Jeffrey Fogg, el disseny supera la força de voluntat, explica aquest concepte.

MARC BARA: Sí, això és molt interessant. Segons aquest psicòleg, el senyor Fogg, el disseny de l'entorn és millor que la força de voluntat, és a dir, que hem de dissenyar el nostre espai de treball, el nostre entorn en general, d'una manera que promogui els bons hàbits, perquè això és més efectiu que confiar només en la força de voluntat per sostenir aquests hàbits. És a dir, aquest senyor et diu “mira, la força de voluntat no funciona. Caurem en la trampa un altre cop. Per tant, has de crear te un entorn que promocioni els bons hàbits que tu vulguis impulsar”.

MÒNICA GÜNTHER: És clar, això és interessantíssim. Perquè, aquesta força de voluntat, com funciona exactament?

MARC BARA: Pel que diuen aquests gurús de la psicologia, la força de voluntat l'han investigat molt i l’associen a un símil com si fos un múscul que es fatiga ràpidament. I com més decisions haguem de prendre al llarg del dia, més ràpid s'esgota aquesta força del múscul, aquesta força de voluntat. I clar, aquesta energia ve d'aquesta font. Diguem que quan et despertes al matí, encara no saps que faràs, i tu vols anar a fer exercici. Doncs si has de començar a prendre tota mena de decisions complexes com: “on aniré a fer exercici?” “quina part del cos vull exercitar avui?”. Bé, totes aquestes decisions m'esgoten a poc a poc, esgoten la força de voluntat i al llarg del dia ho acabo notant. És per això que tots notem que al final del dia estem més cansats mentalment, com si la força a voluntat estigués baixa. Per tant, típicament al final del dia acabes prenent decisions de curt termini, de premi immediat, de plaer instantani i coses diguem-ne, de poc valor. Busques consumir mitjans o aliments escombraries. Busques una satisfacció immediata. Perquè bé que m'ho he merescut, perquè estic cansat de tot el dia, no?

MÒNICA GÜNTHER: Sofà, bossa de patates fregides i la sèrie de Netflix, no?

MARC BARA: I això realment és que la força de voluntat se t'ha esgotat. Per això aquests psicòlegs et diuen que no hi pots confiar en aquesta força de voluntat. Això que de vegades ens deien de petits “es disciplina, has de tenir força voluntat”. Sí, però no. Compte, que hem de ser conscients que la força de voluntat s'esgota.

MÒNICA GÜNTHER: Té molt sentit això que estàs dient. Llavors, quina és la manera més efectiva de superar aquest problema que ens planteja la força de voluntat que s’esgota?

MARC BARA: Aquí m'agradaria citar un altre treball d'un tal Dr.Sean, professor de psicologia positiva a Harvard, que parla d’un concepte interessant que jo he utilitzat també que es diu la regla dels 22 segons. Aquesta regla suggereix que si alguna cosa et porta més de 20 segons fer-la, doncs et fa mandra i sovint és suficient mandra i suficient fricció perquè no la facis. Per exemple, si algú vol començar l'hàbit de tocar la guitarra a casa perquè vol aprendre, doncs si li ha de costar més de 20 segons treure la guitarra de l'armari, buscar la cadira on tocarà seure… Si tota la preparació costa massa, doncs no ho faràs. I, per tant, el que has de fer és fer-t’ho fàcil. Has de col·locar la guitarra potser, al centre de la sala en lloc de tenir-la a l'armari, de forma que siguin cinc segons posar-te a tocar.

MÒNICA GÜNTHER: De nou la importància de l'entorn per crear bons hàbits, per canviar els nostres hàbits. Aquesta és una molt bona manera, com dius, explica’ns d'una altra manera com podem aplicar aquest concepte a les nostres vides, al nostre dia a dia.

MARC BARA: En realitat el resum és que vols fer que el comportament sigui tan fàcil que no puguis evitar fer-ho. És a dir, posa't el camí més fàcil. És reconèixer, i m'ho dic a mi mateix, que soc un gandul. Per tant, sé que triaré el camí més fàcil. Si es tracta per exemple del que deia abans de fer exercici al matí. Doncs home, preparar la roba del gimnàs la nit anterior, preparar l'ampolla d'aigua, preparar-ho tot perquè no hagis de pensar en res. Ja has pres la decisió la nit anterior, així que quan despertis ja hi ets i ja tens l'entorn preparat. No has de pensar, ja només has de fer. Si constantment has de prendre decisions petites, serà la manera més fàcil d'esgotar aquesta força de voluntat i al llarg del dia arribaràs en pitjors condicions per prendre les millors decisions. Has d’eliminar el que s’anomena la fatiga de decisió.

MÒNICA GÜNTHER: El tema de la quantitat de decisions que prenem al llarg del dia és un tema també molt interessant. Parlem sobre aquest concepte: la fatiga de decisió. Explica’m una mica més a fons què és i com afecta la nostra capacitat per crear hàbits positius.

MARC BARA: La fatiga decisió és la idea que com més decisions hagis de prendre, més s’esgota la força de voluntat. És com si el nombre de decisions al llarg del dia es consumís i fos limitat. I crec que tots hem sentit parlar d'exemples com el de Steve Jobs, que vestia sempre igual, o Barack Obama, que tots els vestits que tenia a l'armari eren iguals i així no consumien aquest, diguem-ne, ample de banda mental per prendre decisions mundanes que no aporten valor. I fixa't que estem parlant de grans personalitats, grans cervells, que eren conscients d'aquesta limitació seva que és humana i per tant, hi posaven ordre. No vull gastar la meva capacitat de decidir en quin vestit em posaré avui, quan en realitat en realitat soc el president de la nació més important del món. Llavors, hi ha exemples també que podem fer servir el dia a dia: si et rentes les dents, si uses fil dental, doncs tenir-ho tot preparat. Ho hem de fer tan fàcil que ni haguem de decidir o no: entres i el fa servir. Qualsevol hàbit funcionaria així. En resum, canviar l'opció predeterminada perquè sigui la més fàcil per a un mateix. I tenim més referències: tots hem sentit cites d'aquestes famoses, per exemple, la de Michael Jordan, que deia: “una vegada que prenc una decisió ja no hi torno a pensar. Ja l'he pres”. És clar, és la manera més fàcil de crear aquests hàbits positius.

MÒNICA GÜNTHER: És a dir, que es tracta de no pensar gaire, no?

MARC BARA: Sí, perquè m'ho he preparat. M'he creat l'entorn, l'escenari, per evitar esgotar la meva capacitat de decisió, l'ample de banda decisió i la força voluntat. Per tant, la guardo per les coses importants que sorgeixin al llarg del dia que la necessitaré. Per exemple, si no vols arribar a casa i sentar-te al sofà i posar Netflix, perquè no t'aporta res, doncs no tinguis el comandament al sofà, posa t'hi un llibre o la guitarra que dèiem abans, així l'entorn ja et fa més fàcil això. Per què no li treus les piles al comandament? Si realment ha vingut un amic o estàs amb la família i vols veure una pel·lícula interessant perquè moltes ho són, doncs no et costarà tant posar les piles al comandament perquè en poc temps ho faràs, però és suficient barrera per si estàs en mode negatiu doncs ja no ho facis, no? Hi ha qui diu també que això de tenir el Netflix en la tele… doncs home, què tal si la contrasenya l'has de posar cada vegada?

MÒNICA GÜNTHER: És clar. Sí, seria anar nos creant facilitats i traves, les traves per a allò que no volem i les facilitats per allò que sí que volem que es converteixin en hàbits nostres.

MARC BARA: Exacte. Es tracta de crear aquests 20 segons de fricció per a un comportament que vols evitar, i així serà menys probable que el facis. Potser el fas igual, però serà menys probable. I dissenyar un entorn per donar suport, reforçar el que vols fer i crear aquest estat on ja no hi penses gaire perquè és el més fàcil. El camí més fàcil és naturalesa humana. Per això segurament estem aquí encara, perquè hem après a gastar la mínima energia. Anant pel camí més fàcil et sentiràs atret. Naturalment, el camí que tu has dissenyat prèviament. És com enganyar se a un mateix. I, per tant, a mesura que acumules aquestes petites victòries, si veus que vas bé, que tens el control sobre en què inverteixes el temps, és positiu en general. No volem la perfecció, però amb un temps positiu construeixes més confiança i per tant, és més probable, molt més probable que continuïs amb aquest mode i et sigui molt més fàcil. És com les dietes. Costa molt començar-les i després ja és lo normal, no?

MÒNICA GÜNTHER: Quan veus que funciona tires endavant.

MARC BARA: Si, per tant, veieu que és com si estiguéssim parlant gairebé de dues persones, jo mateix, avui que m'estic dissenyant i creant aquest entorn quasi de forma maquiavèl·lica per intentar enganyar-me en el futur i triar el més fàcil. I llavors hi ha el concepte del futur self o el futur jo que aquest l'introdueix un senyor que es diu Benjamin Hardy. Us recomano veure alguns vídeos seus. Ell parla del future self el futur jo, on tu dissenyes aquest entorn pel teu futur. Com us deia, i això era la meva referència personal, jo sé que el meu “futur jo” és molt gandul, per tant he d'intentar posar-li fàcil. I és la manera de crear-li l'entorn, per què ell no ho farà. Ell tendirà a la mala pràctica i a una addicció, diguem-ne de plaer instantani, de baix valor. I per tant, soc jo que creo l'escenari per al meu jo futur. I al final és aquest pensament més estratègic de recolzar els teus objectius i per tant, el teu jo futur. Intentaràs no buscar la perfecció, ni sempre ser impecable, ni molt menys, però intentar seguir un camí més o menys cap a la direcció correcta i també sense estrès. Sabem que els canvis no passen de la nit al dia, no? És mantenir aquest cert compromís amb els objectius i implementar aquests petits canvis a l'entorn dels hàbits. I poc a poc això es va acumulant i si que al cap del temps, al cap de mesos, al cap d'anys, sí que hi ha una diferència enorme en com et van les coses a la vida en general.

MÒNICA GÜNTHER: Doncs escolta, molt interessant avui aquest capítol sobre com evitar les distraccions i com enfocar nos en aquests hàbits, aquests bons hàbits que volem adquirir. T'ho agraeixo molt, Marc, que hagis compartit amb nosaltres els teus coneixements i els teus consells.

MARC BARA: Ha estat un plaer, Mònica, com sempre, i espero que sigui útil pels oients recordar això que el canvi comença amb petits passos, no cal buscar la perfecció, sinó aquests petits passos per la creació d'hàbits més saludables. És la base per assolir els objectius i aquestes millores que busquem.

MÒNICA GÜNTHER: Doncs ens escoltem el proper capítol.

Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

Descripció de l'episodi:

Abordem les antitasques i la procrastinació i com aquests hàbits poden afectar la nostra productivitat. Es defineixen les antitasques com totes aquelles tasques que ens fan sentir ocupats, però que en realitat no ens porten més a prop dels nostres objectius. També parlem sobre la procrastinació que és l'acte de posposar una tasca important i que inevitablement hem de fer, i de com combatre-la establint prioritats clares i descomposant les tasques en parts més petites i manegables.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

Benvinguts a AudioFormació. Un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

MÒNICA GÜNTHER: Benvinguts, benvingudes al nostre pòdcast sobre productivitat. Avui parlarem d'un tema que a tots ens afecta més o menys i són les antitasques i la procrastinació. Marc Bara, què tal, benvingut de nou.

MARC BARA: Hola Mònica.

MÒNICA GÜNTHER: A veure, explica’ns això de les antitasques, què són?

MARC BARA: Les antitasques són un terme que es va popularitzar en els últims anys en l'àmbit de productivitat i gestió del temps. Hi ha un autor d'un llibre que es diu “La setmana laboral de 4 hores”, Tim Ferris, que algú deu conèixer ja que es va fer prou conegut com a best seller. Ell defineix les antitasques com totes aquelles tasques que ens fan sentir ocupats però que en realitat no ens porten més a prop dels objectius que ens haguem marcat. Per exemple, quan estem responent correus electrònics que no són importants o assistint a reunions innecessàries, literalment, o fent tasques que podem haver delegat a altres persones. Per tant, en general, antitasques són totes aquelles activitats o hàbits o rutines que tenim que no ens aporten valor a la nostra feina o a la nostra vida diària. Exemples: pot ser des de revisar contínuament el correu electrònic que estem addictes a comprovar-ho, en tinguem o no, passar hores a xarxes socials, hores que no ens aporten res, fem coses que no tenen res a veure amb les nostres tasques importants i quan la importància la definim nosaltres, està clar. Per tant, t'allunya dels teus objectius, son antitasques, són molt perjudicials per a la nostra productivitat, com és obvi per definició. Quan estem fent una cosa important i paro per revisar el correu electrònic o el telèfon, estic perdent temps, energia, estic tenint una interrupció i això no m'apropa al meu objectiu. Quan passem hores a les xarxes socials, doncs és temps valuós que després ja no recuperaré i podria haver fet altres coses. No cal haver inventat aquí grans coses, sinó coses que almenys m’apropin una miqueta al que a mi m'interessa aconseguir. Com sempre, és la definició que tu hagis fet de què és important per tu. Si, per exemple, tu ets community manager, òbviament has d'estar revisant xarxes socials d'altres empreses i per tant és part de la teva feina i seràs molt bon community manager. Perfecte, no? Si la teva feina és ser crític de cinema i estàs tot el dia a Netflix, doncs potser t'anirà bé a la carrera. No ho sé. És el que toca, no? Però clar, sent sincers, a molts de nosaltres no són coses que s'alineïn amb els nostres propis objectius personals o laborals i, per tant, estar tot el dia a aquestes xarxes o a Netflix ens allunya del nostre millor “futur jo” que hem comentat algun dia i, per tant, serien antitasques.

MÒNICA GÜNTHER: És clar, és interessant el que hem comentat en els capítols anteriors d'establir aquests objectius, el què volem assolir i després poder identificar aquestes antitasques. Es pot tractar d'alguna manera aquest problema que és tan comú en tots?

MARC BARA: Si primer és identificar, és ser honestos, conscients de què ens passa. És com quan et vols aprimar i t'has de pesar. No passa res, no t'agrada el que veus, però has d’identificar-les com a primer pas. I alguns autors fins i tot suggereixen, si et va bé, portar un registre d'aquestes antitasques i identificar patrons que hauràs de treballar de forma més proactiva. No passa res, no et flagel·lis, i no et juguis molt malament, simplement és el que et passa, ho estàs fent i ja està. I per tant, identificar les antitasques com a exercici és molt senzill. Pren un paper i llapis, escriu-les, escriu la llista de tot el que et distreu de les coses importants, allò que t'allunya dels teus objectius, quines tasques et desgasten, quines no t’aporten valor i amb quines, per exemple, no hauries de començar el teu dia de feina.

MÒNICA GÜNTHER: Això és important. Amb què comencem el dia ens marca.

MARC BARA: Si, perquè hi ha creació com d’un flow de treball més positiu i alineat amb el que tu vols, ja tens el control. Si ja comences el dia despistant-te o fent coses que no t'aporten, ja l’has començat amb mal peu, no?

MÒNICA GÜNTHER: I creus que hi ha alguna relació entre aquestes antitasques i la manca de motivació que puguem tenir a la feina?

MARC BARA: Sí, sí, aquesta és una pregunta clau. És molt bona pregunta, perquè la manca de motivació és una de les causes de les antitasques. Quan no estem motivats a la nostra feina és fàcil caure en temptacions de fer altres coses. Jo necessito desconnectar, no? I això ens allunya del que volem. Per exemple, si hem de fer una tasca important a la feina, no estem motivats i caurem més fàcilment en la temptació de revisar el correu electrònic com a excusa, navegar en xarxes socials, etcètera. Una mica la procrastinació que comentarem. Hi ha qui diu que si t’identifiques amb aquests comportaments vol dir que no estàs motivat amb el que fas i potser hauries de replantejar-te coses a la teva vida. Potser sí, és un símptoma. I ja parlarem més endavant, però una manera és aclarir aquests objectius i saber què és important versus l'urgent, no? Fixa't que ho estem enllaçant amb coses tan importants com el propòsit a la nostra feina. Com estàs impactant positivament amb els altres o la teva comunitat, en el teu entorn, o en tu mateix, o al planeta, si calgués. I com dic, ho anirem tractant en altres capítols també.

MÒNICA GÜNTHER: I té a veure tot això amb aquesta paraula que has mencionat: la procrastinació. Què és exactament?

MARC BARA: És clar. Està relacionat, perquè potser tots hem sentit aquesta paraula i la definició de procrastinació és que és l'acte de posposar una tasca important i que inevitablement haurem de fer. Per tant, no és ser mandrós. Hi ha qui diu que està relacionat amb ser mandrós. No exactament, és fer altres coses, perquè aquella tasca, pel motiu que sigui, no ve de gust fer-la ara. Pot ser una manca d'interès o, potser, estàs indecís de com es comença, és a dir, és una cosa que no he fet mai, no sé exactament com començar i em fa una mica de mandra per això o de seguida veig una altra cosa que passa per davant i és més atractiva i em despisto. La procrastinació és humana, diguem. Pot semblar inofensiva però això es va acumulant i ens va portar a nés pressió, més estrès a mesura que s'acosta el termini per completar una tasca. És a dir, jo sempre dic jo soc gandul, però no irresponsable. Per tant, si vaig posposant coses, jo sé que me les estic posposant i que tocarà fer-les aviat i, per tant, a mesura que s'acosta la data límit em poso més nerviós i m'estresso més i no hauria valgut la pena. Per tant, és perjudicial i m'afecta negativament.

MÒNICA GÜNTHER: Però és mandra.

MARC BARA: Això no és exactament mandra, no. Al revés, de vegades és tenir tants interessos, ser tan creatiu, que et despistes ràpidament amb altres coses. Diuen que els genis, que tenen molta capacitat de creació i d'invenció, són molt procrastinadors. Perquè dius, home, enlloc d'escriure aquest informe tan avorrit, que el client espera des de fa uns dies i que ja comença a estar enfadat, doncs mira, em dedico a fer altres coses que m'interessen més o em dedico a donar me un plaer instantani perquè clar, com estic estressat, doncs home, mereixo un petit descans i em dedico a posar like a les xarxes socials, no? O a vegades decidim fer tasques d'endreçar la casa o netejar la casa per no haver de treballar en un projecte important, perquè no sabem ni per on començar.

MÒNICA GÜNTHER: Això a mi em passava quan estudiava, que recollia l'habitació sencera abans de posar-me a estudiar per un examen. Era com que ho anava posposant.

MARC BARA: Veus? I no és ser mandrosa, aquella habitació probablement s’havia de recollir i feia bé recollir-la, però no deixa de ser una excusa. Has d'estudiar per un examen i dius “home, em desestresso i miro vídeos a Youtube”. I sí que Youtube és una font immensa de coneixement i d'aprenentatge, hi ha vídeos no només entretinguts, sinó amb molta informació molt útil, però no és apropar-te a l'objectiu que és aprovar aquell examen.

MÒNICA GÜNTHER: És clar. I es pot combatre d'alguna manera aquesta procrastinació?

MARC BARA: Sí, hi ha moltes maneres. Hi ha algunes estratègies grans. Diguem-ne que és com establir prioritats clares, assegurar-nos dels objectius de les tasques diàries que siguin alineats als objectius, veure la motivació, el propòsit de la teva feina. Totes aquestes coses que diem són molt grans i remouen una mica per dins. Altres estratègies, diguem-ne més de batalla, doncs, és ser conscient de la nostra energia i organitzar el dia segons el tipus de tasca. És ser conscients de quan estem més actius i organitzar-nos d'acord a aquest ritme. De vegades estem més predisposats a treballar en tasques que siguin interaccionar amb persones, com trucades telefòniques. I, per tant, ja estic en un mode on m'agrada i m'ho estic passant bé i ja no em costa fer la 21a trucada després de 20 trucades anteriors. I altres vegades estarem en un mode on volem més concentració i volem fer tasques més solitàries i amb molt de focus, molt d'anàlisi i no estar interaccionant amb ningú.

MÒNICA GÜNTHER: Clar que també canvia, suposo, en funció del que dèiem abans, de l'hora del dia també, no? Hi ha qui és més productiu a una hora que a una altra.

MARC BARA: Aquí hem de ser conscients que cadascú és com és i analitzar-ho. I és normal això. No tens perquè pretendre canviar. Hi ha persones que a primera hora del matí tenen més energia, estan més concentrades, per tant, és bon moment per abordar tasques complicades que requereixen un alt nivell d'atenció i concentració com escriure un informe important o fer una tasca analítica. Hi ha persones, a mi em passa, que després de dinar experimenten la disminució en energia i capacitat de concentració. Per tant, que faig: no fer res o despistar me amb els vídeos dels gatets del Youtube? Potser és bon moment per obrir el correu electrònic, aleshores sí. I faig tasques simples. Respondre a correus electrònics que no requereixin pensar gaire, fer alguna trucada telefònica o potser alguna gestió que tampoc he d'estar gaire concentrat. També pot variar segons el dia. És important saber que cada persona tenim el nostre ritme i energia i organitzar-nos d'acord a això. Per tant, recordem que això és una estratègia fonamental per intentar combatre aquesta procrastinació que dèiem.

MÒNICA GÜNTHER: Moltes estratègies i trucs els que ens estàs donant avui. N'hi ha un altre que va relacionat amb un concepte que té un nom graciós i que m'agradaria que ens expliquessis: què són les tasques elefant?

MARC BARA: Sí, moltes vegades, procrastino, i a mi encara em passa, perquè la tasca que haig de fer que és important i inclús ja urgent i algú l’està esperant, és molt gran i no sé per on començar. No sé què és. És com un elefant. Que són? Són tasques grans, complexes i que aleshores evito perquè semblen almenys aparentment massa aclaparadores o difícils de manegar. Aquestes tasques poden ser tan grans que fins i tot poden portar dies o setmanes si les vull fer. Per tant, ostres, i ara què faig ara? Tinc una horeta per fer això i no, no sé ni com fer ho. Un exemple seria: Imagina que has d'escriure un llibre. Això és una tasca elefant que és molt intimidant, no? O ja no ens posem en projectes tan grans. Imagina't que has de fer una presentació important a la feina i per tant, això t'ocuparà unes quantes hores i has de recopilar informació, has de crear slides, has d’analitzar unes dades i això com no ho defineixi bé em quedo travat perquè no sé ni per on començar i per tant això és també un portal a la procrastinació. Que faré: aquesta presentació tan complexa de fer o entro al correu i contesto quatre correus que tinc allà a la safata d'entrada que em serà més fàcil? És clar, fixeu-vos, què és important per mi amb l'èxit a curt i llarg termini? Doncs fer la presentació, per tant, és un altre cop intentar evitar la procrastinació i aquest estrès que em va creant la pròpia procrastinació. L'estratègia que recomano és descomposar. Descomposar la tasca gran en parts més petites i manegables. Per tant, aquesta presentació o aquell llibre doncs, òbviament el desgranarem en capítols, en seccions més petites. La presentació la podem dividir en diapositives o en parts també més petites o en un petit anàlisi i buscar els gràfics. Per tant, la tasca elefant, que era una, ara s'ha convertit en 10 tasques molt més petites, molt més concretes, que ja no em faran tanta mandra. Ja em posaré a treballar en elles molt més fàcilment. Quan més fraccionada i petita sigui una tasca molt millor.

MÒNICA GÜNTHER: És clar, és, de fet, el que deies també el capítol anterior de posar nos ho fàcil, conèixer-nos i posar-nos-ho el més fàcil possible perquè allò acabem aconseguint-ho.

MARC BARA: Si, a l'hora de definir tasques ja parlarem dels sistemes de tasques, a l'hora d'escriure, què és una tasca, si una tasca és molt elefant o molt dispersa, com completar una presentació d'un treball que ha ocupat sis mesos, aquesta tasca és tan gran que no la faré. Em costarà molt posar-me a fer-la i l’aniré posposant. Per tant, he de crear deu tasques que siguin concretes i molt petites com obrir el PowerPoint, posar li un nom, gravar-lo i crear simplement una portada. Veus, això ja és molt concret. Ja no em fa mandra, oi? Vinga, va, m’hi poso. Ja està.

MÒNICA GÜNTHER: Doncs Marc, moltíssimes gràcies, com sempre, per compartir aquests consells, aquestes eines tan útils amb nosaltres. Jo estic seguríssima que els nostres oients podran aplicar-los a la seva vida diària per millorar la seva productivitat, que és l'objectiu d'aquesta col·lecció de pòdcast.

MARC BARA: Sí, jo també crec que és realment molt important. Com dèiem, és important evitar aquestes antitasques i evitar la procrastinació, perquè si no, després qualsevol mètode, eina o aplicació informàtica que usem no servirà i és tan important que afecta a les habilitats que tinguem en el futur. I jo crec que la gràcia és tenir aquestes estratègies: una mica d'esforç, una mica de dedicació i consciència del problema i atacar aquest problema amb aquests trucs que estem dient aquí, doncs, podem millorar. I com sempre, gràcies per convidar me.

MÒNICA GÜNTHER: Gràcies a tu per ser aquí amb nosaltres i fins el capítol següent.

Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

Descripció de l'episodi:

En aquest pòdcast es parla sobre la importància de diferenciar entre el que és important i el que és urgent per aconseguir la productivitat i l'eficiència. Parlem del «parany del sí», que es produeix quan ens costa dir que no davant noves propostes o reptes, el que ens pot portar a la saturació de tasques i allunyar-nos del que realment considerem important. També expliquem el parany de la urgència, en què ens enfoquem en tasques que són urgents, però no necessàriament importants; i la «urgència dels altres», en què anteposem les necessitats dels altres als nostres propis objectius. Proposarem una tècnica per planificar metes a curt i mitjà termini, anomenada onirograma.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

Benvinguts a AudioFormació. Un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

MÒNICA GÜNTHER: Benvinguts, benvingudes al nostre pòdcast. Avui, a més a més, tenim un tema molt interessant i absolutament essencial per aconseguir la productivitat i l'eficiència a la nostra feina. Oi que sí? Marc Bara, què tal?

MARC BARA: Hola, què tal?

MÒNICA GÜNTHER: Parlarem de l'important versus allò urgent.

MARC BARA: Sí, bé, després de parlar en els episodis anteriors de com evitar distraccions, com minimitzar la procrastinació, doncs home, ja toca començar a parlar de com treballar. En algun moment hem de començar a fer feina. Per tant, per començar, m'agradaria distingir entre els tipus de tasques que recauen sobre nosaltres. No sempre tot és tan urgent, oi?

MÒNICA GÜNTHER: No ho és, però ho sembla eh?

MARC BARA: Ho sembla, sobretot pels caps i pels clients i per tothom. Tot és urgent, tot és per ja, i m'agradaria compartir algunes idees sobre com diferenciar dos conceptes rellevants aquí: l’important i l’urgent.

MÒNICA GÜNTHER: Clar, però hi ha un parany, un parany en el que caiem. El parany del sí, que és això?

MARC BARA: Sí, ja sé que una de les dificultats més comunes que tenim en les tasques és tenir-ne masses. Si estem saturats, segurament és perquè hem dit que sí a moltes coses, no? Un dels motius és que ens costa molt dir que no. Davant d'una nova proposta sigui d'un company, d'un amic, davant d'un nou repte, una nova idea que en aquell moment ens pot semblar excitant, doncs tendim a dir que sí, molt ràpid. No ho pensem gaire i això provoca que ens anem comprometent i provoca aquest parany. Per això se li diu així de saturació de tasques, de temes i que ens allunya del que en teoria havíem considerat que era important, o almenys era important si ho haguéssim reflexionat més. En aquest parany també, és clar, ens sentim molt forts, estem il·lusionats i creiem que podem amb tot i segurament hem d'aprendre més a delegar i a demanar ajuda quan sigui necessari. I a efectes també psicològics, per què diem que sí a gairebé tot? Doncs bé. Per què ens ve primer? És perquè és molt més fàcil, és més ràpid, és més guai, quedo millor. No haig de pensar, no hi ha cap dilema, quedo molt bé amb els altres. És a dir, és un senyor que diu que sí a tot i és molt, molt agradable perquè sempre és molt actiu, té molta energia… I per tant, estic intentant transmetre una suposada millor imatge de mi mateix que després potser caurà quan vegin que no puc complir amb les promeses que faig. Sí és més còmode, no haig de decidir prioritats. Dic que sí a tot, no. És més impulsiu i tot és més divertit també. Així, un dels motius de per què fem això, a part del que estic dient, és que en realitat potser no sabem què volem de debò.

MÒNICA GÜNTHER: Clar.

MARC BARA: No hem fet aquest exercici de preguntar-nos a nosaltres mateixos si tenim unes prioritats clares que poden ser dinàmiques. Poden anar canviant amb els mesos, amb els anys. Però si no tinc gaire clar què vull fer amb el meu temps, doncs a la primera cosa que passi, que sigui lluent, doncs m'hi enganxaré.

MÒNICA GÜNTHER: Clar, per això és important i molt interessant aquesta idea que és el pal de paller del capítol del pòdcast d'avui, que és aquesta distinció entre allò que és important i allò que és urgent. Explica per què és tant interessant fer aquesta distinció i fer-la correctament.

MARC BARA: Sí, és essencial per aconseguir aquesta productivitat que volem en aquests episodis. Si confonem allò important amb allò urgent, acabarem centrant la nostra atenció, la nostra energia, en tasques que són urgents però no són necessàriament importants.

MÒNICA GÜNTHER: Tens algun exemple per entendre millor això que dius?

MARC BARA: Un exemple és quan tenim, per exemple, una tasca important que no té una data límit. Per exemple, podem voler estar bé de salut i ens hem proposat anar al gimnàs. Aquesta tasca no és urgent per avui. És a dir, podria anar demà. Podria anar un altre dia. Però és important, oi? Perquè jo vull estar millor de salut i vull cuidar-me. Doncs això seria un exemple d'important versus urgent. En canvi, una tasca pot ser urgent perquè té una data límit propera i haig d'enviar un informe avui a no sé quin client. Per tant, què faré: anar al gimnàs o acabar aquesta tasca que la faré en quinze minuts i l'haig de fer avui i és urgent fer-la avui. Per tant, m’enfoco en la tasca urgent i vaig posposant la tasca important perquè no té data límit. Això ens passa molt amb els missatges de xarxes socials o de correus electrònics. Quan tenim un avís de missatge, el nostre cervell ens empeny a respondre’l ja, necessito treure-me’l de sobre. Tenim aquesta tendència natural a completar les tasques que ens criden l'atenció d'una forma immediata.

MÒNICA GÜNTHER: Clar, de fet, jo crec que no és d'estranyar en aquest sentit, no és casualitat que els avisos gràfics de quan tenim un missatge nou o un mail nou siguin vermells.

MARC BARA: Clar, ens intenten captar l'atenció. Aquí qui dissenya aquestes aplicacions… hi ha molta ciència darrere. Saben com d'alguna forma hackejar el nostre cervell perquè està dissenyat per recompensar-nos quan completem tasques petites de les urgents, de les que tenen data límit, encara que no siguin importants. Quan veiem un avís vermell a la nostra safata d'entrada, doncs immediatament mato aquest tema perquè això em fa sentir bé.

MÒNICA GÜNTHER: Clar, això té alguna cosa a veure amb la famosa dopamina?

MARC BARA: Sí, la dopamina és aquest neurotransmissor que sembla que té un paper molt important al cervell humà i d'altres espècies. És, pel que sembla, una substància química que s'allibera a certes àrees del cervell quan experimentem aquest plaer, satisfacció o recompensa. Quan mengem alguna cosa que ens agrada o fem exercici o aconseguim un objectiu, el cervell allibera aquesta dopamina i això ens fa sentir bé. Està estudiat. Està involucrada en la motivació i el propi procés d'aprenentatge. Segurament sense això no aprendríem. No, no seríem on som com a éssers humans, perquè no podríem ni aprendre. És el que proporciona com un reforç positiu quan l'aprenentatge et fa ser millor en alguna cosa. Per tant, és bona. Si estem motivats, ens ajuda a enfocar la nostra atenció, ens impulsa a prendre acció i assolim aquests objectius i ens dona aquesta recompensa. És a dir, un sistema de recompenses no és un sistema perfecte. Però de vegades, clar, el cervell ens enganya o deixem que l'entorn enganyi el nostre cervell. Fem coses fàcils, ràpides per aconseguir aquesta dopamina de forma ràpida, en lloc de fer coses importants a llarg termini, i això ens pot portar a caure en el parany de la urgència i no assolir aquestes metes més a llarg termini.

MÒNICA GÜNTHER: I què és això del parany de la urgència?

MARC BARA: Passa com estem dient ara, quan ens enfoquem a tasques que són urgents però no necessàriament importants. És com estar buscant aquest xute de dopamina.

MÒNICA GÜNTHER: Com una addicció.

MARC BARA: Quasi sí és una addicció. Estem addictes i la tecnologia cada vegada ens porta més a caure en el parany de la urgència. És un patró de comportament on tendim a prioritzar aquestes tasques urgents perquè tenen data límit ni que no siguin importants. És com que ens enfoquem en tasques que ens estan cridant. Com deies, ens estan posant avisos lluents allà i gràfics de fes-me ara mateix.També està clar que això és molt perillós en el sentit que ens deixem portar per això i per tant, el nostre benestar està en entredit. No ens sentim ocupats, estem fent moltes coses, però no estem aconseguint realment les metes a llarg termini. A tots ens passa que podem estar molt, molt atrafegats i passen setmanes, passen mesos i a vegades dic que és com un hàmster que està corrent en una roda i que passen mesos i què he aconseguit dels meus objectius així més de fons? potser cap. I això llavors redunda en que la procrastinació està enfocada en les tasques més fàcils enlloc de les importants.

MÒNICA GÜNTHER: I això per la motivació és una bomba. Vull dir, ens desmotiva no aconseguir els nostres objectius.

MARC BARA: És clar, et vas minant la motivació i per tant és un cercle viciós on encara cauràs més fàcilment en la recompensa del plaer immediat i en aconseguir aquesta dopamina. Diguéssim que és com el colesterol del dolent i el bo, doncs la dopamnia dolenta. de la satisfacció immediata de donar like a les xarxes socials. I fixa't que això sona a urgències, que deixo caure jo per tot això que estem dient, però també tindríem la urgència dels altres.

MÒNICA GÜNTHER: Què és això de la urgència dels altres?

MARC BARA: Això és bastant comú també. I és semblant, però és bàsicament avantposar els desitjos i necessitats dels altres als nostres propis. Imagina que tens un amic que et demana ajuda per organitzar una festa sorpresa per la seva parella. Encara que aquesta tasca honestament no és realment important per tu i tens altres tasques que són més importants per la teva pròpia vida o de la teva comunitat o de la teva família, potser estàs en projectes importants de voluntariat social, per tant, estàs fent coses molt importants ja no dic per una empresa, o per una organització, sinó per a la societat, no? I ve aquest amic: et pots sentir obligat a ajudar el teu amic i acabes dedicant temps i esforç a una cosa que no és prioritària per a tu i per aquests objectius tan macos que tenies.

MÒNICA GÜNTHER: Per tant, hem de posar-nos nosaltres per davant, i això hi ha qui diria que és ser egoista…

MARC BARA: Clar. És una visió una mica egoista. Home, caldria veure cada cas, però no té per què ser-ho. Fixa't que he triat un exemple una mica trampós on jo no m’estava posant a mi sinó avantposava un projecte de voluntariat social, no? És a dir, jo puc tenir, jo haig de tenir els meus propis objectius i de fet, no podem ser el millor de nosaltres mateixos si constantment estic anteposant els projectes i objectius dels altres. Hi ha qui diu que hem d’estar preparats per servir, és a dir, sí que has de servir als altres, però clar, prioritzant-te tu mateix, és allò de que per servir als altres primer has d'estar bé tu. I has de saber dir que no a aquest amic perquè ara estàs amb un projecte, ho sento, una mica més important per tu, per això. I ja està. Ostres diràs, aquest amic s'enfadarà? No hauria i no ho sé, i potser llavors ja ho arreglarem. Tampoc m'ha estaré justificant contínuament.

MÒNICA GÜNTHER: No, és clar, però hem vist que tenim aquí, entre la dificultat en dir que no i el parany de la urgència que podem tenir nosaltres mateixos i la urgència dels altres, tenim molts paranys i com podem evitar caure-hi?

MARC BARA: La manera d'evitar caure és prioritzar les tasques segons importància i urgència. És a dir, fixa't que per defecte, allò més fàcil que dèiem en altres capítols, per defecte, jo aniré a lo fàcil, a la urgència. La data límit d'avui no em deixo portar per aquest mar d'obligacions que inclús m'imposen des de fora, i és més fàcil dir que sí. I hauríem de fer l'exercici de fer-nos un quadro de tant en tant. I és important tenir aquesta claredat de metes a curt i a llarg termini. Així tindrem aquesta base per dir que no a coses i dir-ho diguem-ne estant una mica més tranquils. A dir mira, no és el moment ara de distreure’m amb això. Ho sento, tinc límits, també amb la meva pròpia energia.

MÒNICA GÜNTHER: Clar, això a la teoria està molt bé, però a la pràctica, Marc, què passa?

MARC BARA: És clar, és també comunicar tot això d'una manera clara i respectuosa als altres. No es tracta d'ofendre a ningú. No es tracta de voler ser rebel amb ningú, sinó simplement ser honestos amb l'energia que tenim i on la podem dedicar. És difícil a la pràctica. I comença per preguntes fonamentals que són difícils de respondre: Què vull? Què m'agrada fer? Què m'importa en realitat? I aquests objectius vitals són els meus, que poden ser orientats al meu entorn, eh? És a dir, no dic que els objectius meus siguin cap a mi, siguin totalment egocèntrics, ni molt menys, no. I és un exercici interessant de priorització. Amb això sí que em ve al cap una tècnica que vaig fer servir i em va cridar l'atenció en el seu moment. I està bé fer de tant en tant. Fixeu-vos que tampoc dic que haguem de ser uns obsessius i fer això cada dia, ni molt menys, sinó cada 6 mesos. Una tècnica que es diu onirograma que va proposar el tal Tim Ferris en el seu llibre de la setmana laboral de quatre hores i és un mètode de planificació i visualització de metes a curt i mitjà termini. Fixa't que dic a curt i mitjà termini. I té la seva arrel el nom en això oníric, en allò relatiu als somnis. És com crear el teu mapa de somnis per a curt termini, sigui en format paper o format electrònic. El que pots fer són dues columnes. En una escriuràs la data present + 6 mesos i l'altra la data present + un any. I fixa’t que és mig termini, podríem dir. És al cap d'uns pocs mesos. A cada columna hauries de definir cinc coses que t'agradaria tenir, cinc coses que vols ser i cinc coses que t'agradaria fer. Fixa't que són coses diferents. Si només ponderem què vull tenir doncs només estarà enfocat en guanyar diners, comprar coses i posseir coses. Compte, per tant, això diu 5 coses que t'agradaria fer. Quines experiències vols haver fet en els propers sis mesos o en el proper any?

MÒNICA GÜNTHER: És a dir, inmaterials, no coses materials.

MARC BARA: No val dir d'aquí cinc mesos, d'aquí a sis mesos, vull tenir 1 milió d'euros ni que el poguessis aconseguir. No val. Perquè amb allò que faràs. I sí que val dir mira, em faria il·lusió, doncs, fer això, fer allò. I aquí ningú et jutjarà. Potser en lloc de tenir un Ferrari et faria il·lusió passejar te amb un Ferrari. Escolta, doncs aquí no jutjarem si et fa il·lusió, perfecte. Però no val a dir tenir diners si no dius què faràs amb ells, no? Per tant, és un exercici interessant perquè llavors, a partir d'aquesta llista, aquest senyor proposa un següent pas, que és convertir tot allò en accions. Cada somni de la llista ha de tenir un pla d'acció per poder-lo aconseguir. Activitats concretes, mesurables, no elefants, que podem mesurar en temps i diners. Potser, si la meva il·lusió és passejar me un Ferrari, doncs no cal que me'l compri. I si això és la il·lusió de la meva vida, doncs escolta, estalvio una miqueta i el llogo uns dies. No ho sé. Què em costarà aquell lloguer? Doncs ho investigo. Miro quin temps i diners em costen aquests petits somnis i com aconseguir-ho. I normalment me n'adono que, home, doncs potser no és tan car. I sí ho trobo car deu ser que no és el que vull i, per tant, doncs li torno a donar una volta a la llista de coses que vull fer o vull experimentar.

MÒNICA GÜNTHER: És molt interessant fixar-nos en aquests grans objectius que tenim i no a tan llarg termini, sinó a mig any o a un any vista. Però una vegada tenim aquests grans objectius, com seguim?

MARC BARA: Fixa't que els hem descompost en tasques i tasques concretes gestionables. Llavors ja anem pel bon camí. Jo ja començo a veure-ho més clar, més concret. A partir d'aquí el que us proposo és, per no caure en les trampes que hem dit anteriorment, doncs endreçar-les segons importància i urgència. Per això muntarem una matriu de quatre quadrants que es diu Matriu d’Eisenhower. I a això segurament podem dedicar una xerrada o episodi sencer de la nostra col·lecció, si et sembla.

MÒNICA GÜNTHER: I tant! Interessantíssima aquesta matriu d'Eisenhower a la que li dedicarem un capítol en concret i serà molt útil per molts de nosaltres, seguríssim! Marc, moltíssimes gràcies per compartir les teves idees i els teus consells una vegada més amb nosaltres.

MARC BARA: Gràcies Mònica, sempre un plaer estar aquí i espero que en el següent episodi segur que seguirem treballant en això.

MÒNICA GÜNTHER: Seguríssim! Fins el proper episodi!

Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

Descripció de l'episodi:

En aquest episodi aprenem què es la matriu d'Eisenhower i com aplicar-la al dia a dia. Això ens pot ajudar a prendre decisions més informades sobre les nostres prioritats. Veurem que la matriu té quatre quadrants i ajuda a classificar important versus urgent. Per ser més productius, hem de ser sincers en omplir cadascun dels quadrants, prioritzar les activitats personals importants i ser proactius en la gestió del nostre temps.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

Benvinguts a AudioFormació. Un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

MÒNICA GÜNTHER: Benvinguts i benvingudes, de nou, a aquest capítol de pòdcast on, ja ho vam anunciar a l'episodi anterior, ens centrarem en la matriu d’Eisehower, una tècnica que ens ajudarà a distingir entre allò important i allò urgent. Marc Bara, benvingut.

MARC BARA: Hola, què tal Mònica?

MÒNICA GÜNTHER: Escolta, fes una breu introducció sobre qui va ser Dwight Eisenhower i com va sorgir aquesta tècnica.

MARC BARA: Aquest senyor va ser el 34è president dels Estats Units des del 53 al 61 i, abans de ser president, va exercir com a general als Estats Units. I segurament és destacable que va ser el comandant suprem de les forces aliades durant la Segona Guerra Mundial. Després també va ser el comandant de l'OTAN. Llavors, clar, ens podem imaginar que ser el comandant de les forces aliades, no ja només de les nord americanes, durant la Segona Guerra Mundial contra un règim feixista que volia envair el món doncs devia ser una feina bastant estressant.

MÒNICA GÜNTHER: Una miqueta potser…

MARC BARA: Sí, i llavors segur que va haver de prendre importants decisions i contínuament sobre en quina de les milers de tasques s'havia de concentrar cada dia. Imaginem que estan en guerra i per tant, és una situació on, si ell no hagués estat bo en això, potser l'hauríem perdut.

MÒNICA GÜNTHER: És clar. I nosaltres pensem que estem estressats, que hem de prendre moltes decisions i tenim fatiga de decisió com dèiem en un altre episodi…clar, imagina’t l’Eisenhower!

MARC BARA: Sí, sí, clar. I en lloc de complicar-ho, s’ho va fer fàcil. Va crear les seves llistes de tasques dividides en quatre categories importants i urgents. Les dues combinacions «no importants però no urgents» i «no importants però urgents, les no importants i les no urgents».

MÒNICA GÜNTHER: I què fem amb una llista així? Com podem aplicar nosaltres aquella tècnica que en el seu dia va idear Eisenhower?

MARC BARA: Doncs aquesta llista li va permetre concentrar-se, òbviament, en les tasques més importants i més urgents, mentre que delegava o postergava les tasques menys importants. Òbviament tenia un equip darrere, hi havia molt generals i tot un exèrcit mundial darrere. Així va poder prendre decisions molt més informades i eficaces sobre com utilitzar el seu temps i els seus recursos limitats. Volem algú que sigui l'estratega d'aquesta batalla. No volem que es perdi en reunions, en el dia a dia. Per tant, el concepte clau era la delegació. Enfocar se en l'important, òbviament. I si hi ha una cosa urgent, també. I el primer que va fer és enfrontar-se a una estructura de comandament molt complexa. Quan va entrar en aquest càrrec havia de coordinar múltiples generals oficials, cadascun amb el seu propi conjunt, òbviament, de tasques i responsabilitats. I va adonar-se que passava gran part del seu temps en reunions, debats, discussions… I això li impedia dedicar se a tasques més importants com, segurament, definir una estratègia per poder guanyar una guerra. Així que va fer va simplificar la cadena de comandament i va reduir al màxim la quantitat de reunions i discussions. Segurament molts caps d'empresa haurien de fer això en una organització i haurien de seguir aquest exemple i poder delegar, poder confiar en els seus col·laboradors. I va implementar el que després s'anomena estratègia de comandància per objectius. Amb aquesta estratègia, doncs, delegava la responsabilitat de prendre decisions als oficials subordinats en aquest exèrcit, sempre, òbviament, que estiguessin alineats amb els objectius generals de tota la missió. Per tant, havia dedicat temps a definir objectius i comunicar-los. Després tota aquesta tècnica es va adaptar, es va refinar i avui ho coneixem com a matriu d’Eisenhower. I des d'aleshores s'ha utilitzat en molts contextos planificació empresarial, gestió de persones i lideratge.

MÒNICA GÜNTHER: És clar. Ara hem de fer l'exercici d'explicar amb paraules allò que és gràfic i que és visual: com podem descriure aquesta matriu, aquests quadrants que has explicat en aquests dos eixos i com s'apliquen?

MARC BARA: Doncs ens podem imaginar quatre quadrants: al quadrant superior esquerra, en podem dir el quadrant 1, hi tenim allò important i urgent. Aquest és un quadrant, òbviament, fonamental. Tenim aquí pressions del dia a dia, projectes que tenen una data límit molt propera o una crisi sobtada que sorgeix avui i hem d'atendre. És important. És a dir, si tornem a un incendi, diguem-ne, és important atendre'l o una data límit. No perquè un projecte sigui important, sinó perquè m'he compromès que avui enviaré alguna cosa. Per tant, està clar que ho haig d'atendre i no tinc cap dubte aquí. Per tant, aquí tenim un quadrant. Al quadrant 3, que seria a sota d'aquest, hi tindríem també la urgència, però no la importància. I això el converteix en el quadrant del parany de la urgència. Aquí és on tindríem els correus electrònics, aquests que no ens aporten gaire, peticions de reunions que no sabem ni per què, trucades que ens allunyen de la importància del dia, interrupcions constants que ens faran sentir pressionats per atendre-les, però que no són importants en absolut. Aquest seria el quadrant més tòxic o un dels més tòxics: el quadrant 3. El quadrant 2 seria el de la part superior dreta i aquest és el quadrant de coses que no són urgents, però si són importants. Fixeu-vos que inclouríem activitats que ens permeten créixer personalment, desenvolupar-nos, gaudir de coses que són importants per a nosaltres com a individus també. Podria ser, doncs fer exercici, aprendre coses. Els que esteu seguint aquesta col·lecció s'entén que, si això us aporta valor, esperem, esteu invertint temps en el vostre quadrant 2, doncs no és urgent escoltar això avui, però és important, no? Hi inclouríem tasques també relacionades amb la planificació, aquesta estratègia d'un general en una batalla, muntar plans estratègics, mesurar riscos: On ens estem ficant? Què farem si això falla? Com prevenir els errors? Aquest quadrant és el que realment hauria d'ocupar gran part del nostre temps i és el nucli de la gestió personal eficaç. I, per acabar, el quadrant 4 a baix a la dreta inclou coses que no són ni urgents ni importants. No tenen res aquí, ja.

MÒNICA GÜNTHER: Llavors ja oblidem aquest quadrant? Tot el que vagi a aquesta llista és com la brossa, o no?

MARC BARA: No hauríem de dedicar temps aquí, és clar, perquè l'altre, el 3, encara tenia una excusa perquè eren coses urgents, però aquest no. Això és pèrdua de temps, lladres del temps, activitats que donen plaer immediat i no em serveixen de res, em faran sentir fins i tot malament. Tenen un impacte inclús negatiu en els nostres objectius. Allò que dèiem del Netflix o qualsevol addicció que tinguem.

MÒNICA GÜNTHER: Xarxes socials, per exemple, anirien aquí, no?

MARC BARA: Sí, el temps escombraria de les xarxes socials. Aquest quadrant 4 és un desastre. No vulguem ser perfectes, no? Com sempre estic dient, jo no ho soc ni de lluny i, per tant, ja hi caurem de tant en tant. No passa res, tranquils, però és el que hauríem d'evitar. I quin hauríem de potenciar? Doncs el quadrant 2 és el que realment hauria d'ocupar gran part del nostre temps. De tant en tant, hi ha coses del quadrant 2, que recordem que són importants i no urgents, que s'acosta la data límit i passaran al quadrant 1 perquè seran importants i urgents. Perfecte. El quadrant 1 dèiem que òbviament s'ha d'atendre.

MÒNICA GÜNTHER: També hem d'anar-nos movent entre el 2 i l'1 i posant especial focus en el quadrant 2, en allò que és no urgent però sí molt important.

MARC BARA: Exacte, això seria l'ideal. No ens acostarem a aquest món ideal cap de nosaltres, però almenys saber que seria a aquest estat on realment estem, en un estat més d'aconseguir objectius i de poder ser productius per allò que volem, comença pel quadrant 2. Algunes coses acabaran a l'1, algunes de les del 3 no ho podrem evitar i el 4 si que com que no és urgent, almenys podrem agafar el bou per les banyes i intentar no caure en el quadrant 4.

MÒNICA GÜNTHER: I ens pots posar algun exemple pràctic per aplicar aquesta matriu a la nostra vida diària per ser més productius?

MARC BARA: Bé, jo us proposaria elaborar aquesta matriu amb les tasques i projectes actuals. És un exercici interessant. Us dic que és un exercici de quadrant 2, de fer una mica de diagnòstic d'un on estem incloent totes les tasques personals, socials, les professionals importants, ser honest aquí, ser sincer i omplir hi hagi el que hi hagi. És una foto. Típicament no ens agradarà i quan la faig no m'acaba d'agradar. No passa res, omplim cadascun dels quadrants amb com estem utilitzant el nostre temps i si estem centrant l'atenció en el quadrant 2 o no. També a partir d'aquest exercici suggereixo recuperar o reescriure les prioritats personals i aquest exercici de marcar objectius a mitjà i llarg termini que hem comentat a l'episodi anterior i alinear-los amb els quadrants d'aquesta matriu. També ens permetrà tot això, idealment, enfocar-nos a fortaleses i insisteixo, com feia el general, aquest delegar tasques que no estan dins de la nostra àrea d'experiència i de coneixement i ens podem centrar en allò que som realment bons. I això també donaria per parlar de dir “no”: voler fer totes aquestes tasques m'obligarà a prioritzar i a buscar les tasques que potser seria bo que algú altre les fes perquè ho farà millor que jo.

MÒNICA GÜNTHER: És clar. I del que has dit, hi ha una cosa que és important remarcar: esmentar que aquesta matriu no s'aplica només a la vida professional, sinó també a la vida personal. Apuntem-ho tot.

MARC BARA: Sí, us recomanava apuntar-ho tot, ja no perquè vulgui portar la feina a casa o al revés, però al final som la mateixa persona, està clar i la mateixa energia. I allò de la decisió i la força voluntat és limitada alhora i per tant, què pot passar si no ho tenim en compte tot? que acabem prioritzant activitats professionals que són urgents, però les personals importants, com ara passar temps en família a fer exercici, llegir un llibre, etc. això no ho acabem de prioritzar i no hi dediquem temps. No sé, per exemple, si tinguéssim un esdeveniment important com un casament, un aniversari, doncs això seria quadrant 1. És important i és urgent. En algun moment s'acosta la data. Si volem planejar un sopar amb amics que encara no té data, doncs això seria quadrant 2: és important, però de moment no és urgent. Però clar, no podem oblidar-ho perquè al final em quedo sense amics. Per tant, insisteixo, i això aplica a tota aquesta col·lecció, cal entendre que quan diem productivitat o ser productiu també és atendre aquest tipus de necessitats. Ens assegurem que estem reservant prou temps per aquestes relacions importants. I l'exemple clar que he posat abans és l’activitat física major, menor. Doncs és crucial, està clar, per la salut i el benestar en general, i clarament és part del quadrant 2. Igual que desenvolupar noves activitats, habilitats professionals, saber més idiomes o saber fer més coses, també ens dona aquest plaer d'aprendre coses noves, emocionants. I aquest temps d'estudi, doncs, ens pot servir gairebé d'oci també.

MÒNICA GÜNTHER: Així que, en resum, la matriu d'Eisenhower és una eina valuosíssima, ho estem veient, per prioritzar les tasques, per prioritzar els projectes segons la seva importància i la seva urgència, i que el quadrant 2 és el que ha d'ocupar gran part del nostre temps.

MARC BARA: Sí, exacte. I us proposava aquesta, diguem-li, reflexió conscient i activa sobre com utilitzem el nostre temps i quines són les nostres prioritats. Sent sincers, fent-ho de tant en tant, ni que sigui cada uns quants mesos, tornar una mica a aquesta matriu i fer aquesta fotografia d’on tenim aquestes prioritats i el nostre temps serà la forma de poder millorar productivitat i assolir aquestes millors metes d'una manera més efectiva.

MÒNICA GÜNTHER: Doncs avui ens hem convertit en aquest general de l'exèrcit dels Estats Units i hem aplicat aquest mètode que ell va idear per les seves coses, però que nosaltres podem aplicar, com veiem, de manera molt útil en el nostre dia a dia, tant professional com personal. Marc Bara, un plaer, com sempre, fins el proper capítol.

MARC BARA: Molt bé. Moltes gràcies Mònica!

Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

Descripció de l'episodi:

Introducció al mètode «Getting Things Done» (GTD): En aquest episodi ens presenten el mètode Getting Things Done (GTD) de David Allen, una metodologia per a la gestió del temps i les tasques que ha estat popularitzada a tot el món. Es destaca la importància d'alliberar la ment de tasques pendents i de mantenir un sistema organitzatiu extern per a recordar-les en el moment adequat.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

Benvinguts a AudioFormació. Un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

MÒNICA GÜNTHER: Hola a tots i a totes! Benvinguts i benvingudes a un nou episodi del nostre pòdcast. Després de tot el que ja hem après, sobre evitar distraccions, tenir les prioritats clares… avui ens centrarem en un mètode de gestió concret del temps i productivitat que segur que us serà d'utilitat. Per això, tenim aquí amb com sempre al Marc Bara.

MARC BARA: Hola Mònica, gràcies per convidar-me.

MÒNICA GÜNTHER: En primer lloc, Marc, ens expliques quin és aquest mètode del que parlarem en el capítol d'avui?

MARC BARA: Doncs m'agradaria parlar d'un mètode provat i conegut com és el mètode GTD, li diuen, Getting Things Done, de gestió d'activitats i de tasques. És un títol d'un llibre d'un senyor que es diu David Allen, que aquí s'ha traduït com a “Organitza’t amb eficàcia”. És un clàssic ja de fa més de 20 anys. Aquest senyor és un autor i consultor dels Estats Units i està molt especialitzat en aquests temes. I va crear aquest mètode, el GTD, com a metodologia de gestió de tasques que realment s'ha popularitzat a tot el món. I el bo d'aquest mètode és que també ell ho ha provat amb molts clients que ha tingut en aquests anys i, per tant, és tot un recull d'experiències que estan molt provades. Ha escrit diversos llibres i, per tant, és molt fiable i realment està basat en aquesta situació de falta de productivitat que estem comentant nosaltres en aquests episodis.

MÒNICA GÜNTHER: Fixa’t, fa vint anys que va crear aquest mètode i encara és vigent a dia d'avui!

MARC BARA: Sí. Mireu, el llibre és, diguem ne, molt analògic. Està basat en notes, en arxius físics, en imprimir coses i el que explicarem aquí està més orientat a temes digitals, no? està basat en eines de les que usem avui en dia. Però com a mètode, com a procés, doncs és encara vigent. Diu aquest senyor que la nostra memòria té una eficiència limitada, a vegades veiem que sovint la nostra memòria ens recorda coses en moments en què no podem fer res al respecte i al revés. Recordem coses en moments que… o no la recordem en moments en què sí que podem o hauríem de fer ho.

MÒNICA GÜNTHER: És clar, això és veritat. Resulta curiós. A vegades, recordem tasques que hem de fer en moments poc habituals, com per exemple, no sé, quan estem fent cua al supermercat o quan estem conduint que no podem apuntar.

MARC BARA: Sí, és així, sovint en aquests moments no podem apuntar-nos aquest recordatori per a la tasca i, per tant, s'acaba perdent. O, pitjor, et quedes com amb un neguit perquè no se't oblidi i per tant està la teva ment així estressada, encara estàs enganxat en aquella tasca. Per això aquest mètode de GTD defensa la idea de tenir un sistema extern a la nostra ment en el que puguem confiar per recordar tasques en el moment adequat. Gràcies a aquest sistema, doncs, la nostra ment podrà estar més tranquil·la. Ja no t'hauràs de preocupar per recordar tots els detalls. Ens podem centrar a treballar en tasques concretes i tindrem la sensació de que està tot més controlat. Si tenim un sistema així que ja veurem a la pràctica com muntar lo, eh? Podrem tenir un sistema de gestió de tasques i no de correus electrònics. Si us fixeu, a vegades l'error que cometem és que diem si, si, jo tinc un sistema de tasques, i en realitat el que tens és l'email, tens el gestor de correu amb tot d'informació allà, tots els missatges. Però això no són tasques, són missatges. Normalment usem aquests e-mail o l'Outlook com si fos un gestor de tasques quan no ho és. I hem d'aprendre això. Hem de treballar en convertir missatges en tasques. Però bé, ara, com et deia, vull destacar que necessitem tenir aquest sistema de tasques confiable, de forma que no ens estiguem estressant tot el dia perquè ho portem tot al cap.

MÒNICA GÜNTHER: És clar. Ens hem de construir una mena de cervell extern, no? És a dir, el GTD, aquest sistema, es basa en que una persona necessita, com dius, alliberar la seva ment de les tasques pendents, no?

MARC BARA: Exacte, sí. Perquè tots coneixem l'efecte de que tens sensació que et pots oblidar, t’anotes les coses a la mà mal anotades, llavors estàs una mica estressat. Si confies en aquest cervell extern, que no té per què ser molt intel·ligent, eh? Un cervell, un sistema de tasques, doncs aniràs molt millor. D'alguna forma ja ho fem. El que passa és que la gent utilitza Gmail o el gestor d’e-mail i diu “bé, amb això ja ho tinc tot”. Però veieu la diferència entre què són missatges d'entrada, que és informació, i que són tasques? És diferent.

MÒNICA GÜNTHER: Clar, clar. I de fet, com deies, aquest sistema del qual l'objectiu és alliberar la nostra ment entenc que en això és efectiu, no? Està comprovat.

MARC BARA: Sí, està comprovat per psicòlegs que treballar d'aquesta manera suposa menys soroll i major confiança i enfocament en el que fem. És un sistema molt eficaç en el que ens inspirarem durant els propers episodis per convertir tota aquesta informació que rebem, els mails, missatgeria, xarxes socials, etcètera pot provenir de moltes fonts i ho convertirem en tasques concretes i accions concretes.

MÒNICA GÜNTHER: Perfecte, Doncs aquest és l'objectiu. Això és el que aprendrem. Explica'ns quins són els principis bàsics del funcionament d'aquest mètode, Marc.

MARC BARA: Per començar, comença amb el procés que en diuen de recopilació. Això consisteix a reunir tota la informació d'entrada que tenim de tots aquests canals d'informació, com poden ser correus electrònics, notes digitals, notes de text, missatges de veu, també, qualsevol idea d'entrada, allò que fem una foto per recordar-nos d'alguna cosa i fer-ho arribar tot a una caixa d'entrada que li direm repositori.

MÒNICA GÜNTHER: I què és això del repositori?

MARC BARA: És un espai on emmagatzemar totes les dades que recollim d'aquestes diferents fonts per tal de poder accedir amb facilitat posteriorment. Un exemple ràpid és el propi programa d’emails que usem. Allà se'ns van acumulant informacions d'entrada que són aquests missatges. Però clar, no només hem de confiar en aquest sistema. Què passa quan a tu se t'acut una idea i l’anotes en un post-it? Què passa quan tens una nota de veu? Fem una captura de pantalla d'alguna cosa per recordar nos després. Tot això formarà part d'aquest repositori i com gestionar-lo serà important. I si et sembla, comentarem en el següent episodi, en el sentit que té tot una manera de fer que convindrà que l'expliquen en detall, però ara, com a idea, m'interessa que simplement entenguem això de que tindrem una safata d'entrada amb tota la informació.

MÒNICA GÜNTHER: Tindrem aquest repositori, aquesta safata que ja per sí sembla una tasca faraònica, no? Convertir tota la informació que tenim, totes aquestes idees que se'ns plantegen en un moment donat, els missatges de correu electrònic, els missatges de WhatsApp amb tasques… tot acumular-ho en un mateix lloc, en aquest repositori, no? I després dius que ens explicaràs què fem amb aquesta informació?

MARC BARA: És clar. Un cop fet això, que veureu que és relativament senzill, i ha de ser un sistema molt ràpid de capturar sense pensar, perquè si no em farà mandra i no ho faré. Per tant, el sistema ha de ser molt senzill. Després amb tota aquesta informació, que és com un “bucket” així immens de coses i que contindrà coses que venen de fora i les que jo mateix també em genero. Després hem de fer alguna cosa amb tot això, clar. El sistema que GTD et diu que després entres en el mode que en diuen processament, dedicarem un cert temps per a cada element d'aquest repositori, decidir què fem amb ell. Si és una acció, si la fem ja en aquell moment o si ho posterguem per més endavant. Ara, potser, deixarem la intriga d'aquests detalls, però és que dedicarem un episodi sencer a aquest processament.

MÒNICA GÜNTHER: Fantàstic. Doncs ens quedem amb aquesta intriga. La idea està clara: primer recopilar i després processar. I tot això es pot fer amb eines digitals?

MARC BARA: Sí, exacte, tota aquesta metodologia és GTD i utilitzarem eines digitals. Clar que d'una part la tecnologia ens ajuda i ens ajudarà a fer tota aquesta recopilació i el processament posterior. Ja us dic que serà senzill, ja veureu que no és carregar-nos ara tot un mètode complicat ni burocràtic, no? Per tant, és realment una cosa que, amb les eines inclús gratuïtes que tenim avui en dia, doncs podrem fer fàcilment. I fixeu-vos que les avantatges són moltes: alliberar la nostra ment i poder confiar en aquest sistema i tenir-lo en mobilitat, tenir-lo amb accés remot i poder treballar també amb el mòbil.

MÒNICA GÜNTHER: Deixa’m que et faci una pregunta, Marc, que se m'està acudint ara, perquè clar, això és una eina de productivitat que serveix tant per a les tasques que poden ser laborals com per allò que tenim a nivell personal. Recomanes juntar-ho tot en el mateix repositori o s'ha de separar?

MARC BARA: Sí, jo recomanaria juntar-ho. També són eines on pots tenir un parell de llibretes, diguem-ne de forma natural. Ho podries dividir en dues o tres llibretes, si vols, però que estigui al mateix lloc i que sigui igual de fàcil capturar. Un exemple fàcil seria quan veig alguna cosa que m'interessa, em pot inspirar per a algun projecte. No sé, imagina que estàs en una llibreria i t'interessa un llibre, però no el vols comprar encara. Doncs mira, normalment què fem? Fem una foto i després ja veurem què fem amb aquesta informació. O estàs en una cafeteria fent un cafè i se t’acudeixen idees de trobades amb amics i comences a anotar-ho o idees d'un projecte interessant a la feina que també ho anotaries en aquell moment. Per això jo dic que, en el fons, ets tu la persona i pots tenir un sol repositori i després a dins ja t’ho organitzaràs, si vols, en dos però convé que no ens faci mandra anotar aquestes coses perquè fixa't que l'efecte és, i a mi em passava: com que rebo molts mails i em demanen moltes tasques, doncs jo ja tinc una pila de coses a fer. Per tant, si se m'acut una idea, em feia mandra afegir-me tasques perquè ja prou saturat que em tenen, no? Per tant, això és un problema, perquè llavors soc molt passiu. Només treballo amb les coses que la gent vol que jo treballi, no? En canvi, per iniciatives pròpies, idees pròpies i brainstorming que jo faci no em volia saturar més i per tant, em feia mandra afegir-me tasques. Doncs amb aquest sistema podem estar tranquils. Podem tenir centenars de notes al cap del temps, però sabem que estan. I bé, ja veurem si les passem a tasca o no. I també confiarem que el sistema de tasques no ens agobiarà.

MÒNICA GÜNTHER: Clar. De fet, això que deies lliga amb el que vam parlar en l'episodi anterior en el que dèiem que allò urgent no tapi allò important.

MARC BARA: Exacte. Si jo no soc proactiu anotant me coses i després sabent que allò passa al meu sistema de tasques amb la mateixa importància que un projecte amb un client, m’estaré coartant i estaré només sent molt passiu, cauré amb facilitat amb la trampa de la urgència que dèiem, estaré només treballant en coses que em venen de fora, que em cauen a l'«e-mail». I les meves pròpies coses, les meves idees i interessos, doncs els deixaré de banda. Per tant, és intentar lluitar contra això.

MÒNICA GÜNTHER: Genial, doncs en propers episodis el Marc ens ajudarà a portar a la pràctica aquest sistema de gestió de temps i productivitat, aquest mètode GTD i fer-ho en un context digital i moltes vegades en treball en remot. Perquè a dia d'avui, doncs això també s'ha de contemplar i el nostre sistema ens ha de permetre adaptar per poder-lo seguir allà on estiguem fent la nostra feina, sigui a l'oficina, sigui a casa o sigui on sigui.

MARC BARA: Exacte, sí, seria poder tenir l'opció. És a dir, algú dirà “ja, però jo no vull que em persegueixi tota aquesta feina. Jo vull desconnectar quan estic fora de l'oficina”. Perfecte, doncs apaga el mòbil, desconnecta, però has de poder tenir l'opció.

MÒNICA GÜNTHER: Si ho necessites, ha d'estar allà el sistema.

MARC BARA: Exacte.

MÒNICA GÜNTHER: Doncs moltíssimes gràcies per la teva col·laboració d'avui Marc i ja ens escoltem el proper episodi.

MARC BARA: Un plaer.

Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

Descripció de l'episodi:

En aquest episodi es debat sobre la importància de capturar i organitzar la informació de manera eficient. El procés de captura implica recopilar informació rellevant i guardar-la en un lloc segur per al seu posterior ús, i és la primera part del mètode GTD (Getting Things Done) que s’ha presentat abans. Es destaca la importància de capturar les idees que neixen, i de recopilar la informació de forma organitzada per poder trobar-la fàcilment quan la necessitem, el que ens estalvia temps i redueix l'estrès. Les fonts d'informació poden ser diverses, com ara reunions, trucades telefòniques, correus electrònics, missatgeria i articles que veus per internet.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

Benvinguts a AudioFormació. Un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

MÓNICA GÜNTHER: Benvinguts, benvingudes! Avui, ja us ho vam prometre en el capítol anterior, parlarem sobre el procés de captura i d'organització de la informació. Estem en el marc d'aquest sistema que explicàvem en el capítol anterior, el mètode GTD. Marc Bara, benvingut, Què tal?

MARC BARA: Hola!

MÒNICA GÜNTHER: Escolta, recorda’ns això que explicava ara. Què és això de la captura d'informació?

MARC BARA: La captura és aquell procés de recopilar informació rellevant i guardar-la en un lloc segur per al seu posterior ús. Diem que és la primera part d'aquest mètode de GTD que proposem. Això de capturar vol dir qualsevol cosa: des d'idees, tasques, anotacions i qualsevol material de referència.

MÓNICA GÜNTHER: I això ja vam dir en el capítol anterior que era molt important capturar tota aquesta informació. Per què?

MARC BARA: El fet és que moltes idees tenen segurament poc valor en el moment en que neixen, però poden ser molt útils en el futur i per tant se'ns poden passar. És a dir, em ve al cap una idea i potser no l’anoto bé perquè és igual, ja me'n recordaré. Però clar, si capturem aquestes idees o aquesta informació, aquestes veus, imatges o vídeos podrem desenvolupar-les després i utilitzar-les en el moment que sigui més factible treballar sobre elles. Si, a més, la capturem de forma organitzada, eficient, podrem trobar-la fàcilment després i això ens estalviarà temps i ens reduirà l'estrès aquest d’haver d'anar amb post-its i tenir la informació en mil llocs diferents. Per exemple, algun dia, no sé, et trobes en una reunió davant de clients, estic parlant i em poden venir idees al cap i, si no, se m'obliden, no? Obvi que les podria anotar en un tros de paper, en un post-it, en un bloc de notes o escriure's a la mà com fem a vegades no? Però clar, seria una mica caòtic i normalment acabaré perdent aquesta nota. Necessito tenir-ho en un sol lloc. També és part d'un problema que és la dispersió, que estic explicant. Ara tenim notes amb post-its, tenim emails, missatges de Whatsapp, tweets interessants que puc veure d'algun canal que m'interessi o del LinkedIn. Tinc anotacions de tota mena, notes d'àudio, ja que cada cop posem més notes d'àudio, està bé. Fins i tot a vegades ens enviem emails a nosaltres mateixos.

MÓNICA GÜNTHER: Jo ho faig.

MARC BARA: Això també es pot fer amb Whatsapps. Ara fa poc que ens enviem Whatsapps a nosaltres mateixos, que és una mica trist, sembla que no tinguis amics, però ho fem. I és normal, clar, si no tenim cap sistema m'acullo a l'únic que sé que funciona que és auto saturar-me a e-mails. Per tant, no és el millor, òbviament millor que no fer res, clar, però no és el millor.

MÓNICA GÜNTHER: Clar, perquè després passa això que si anem fent captures de pantalla de coses que ens van interessant. Després ens hem d'enrecordar d'anar a buscar-les o de revisar-les o que les vam fer en el seu moment. No? I això és complicat si no ho tenim tot agrupat en un mateix lloc.

MARC BARA: Exacte. L'exemple és aquest. Tots crec que ja capturem la pantalla del mòbil o fem fotos de coses per anotar com a nota mental, no? però després ves-ho a buscar… on no tinc? al carret de fotos? o s'ha pujat al Google Fotos sol? o no ho tinc? Per tant el problema és treballar amb mil repositoris i no saber on tens les coses. A més, per acabar te de convèncer-te, tota aquesta informació que veus que pot ser molt informal, formal o amb mil formats diferents. De fet, és informació, encara no és res. Per tant, això serà l'entrada per poder treballar, per poder fer coses, per fer tasques. En teoria, si no organitzem aquest repositori d'entrada no sabríem quina tasca toca fer. Hem d'endreçar primer aquesta informació que ens arriba i de fet l'hem de recollir primer com a informació que li direm d'entrada.

MÓNICA GÜNTHER: Has mencionat a més reunions, notes d'àudio. Però ens podries aclarir exemples d'on prové la informació de la qual estem parlant o d'on pot provenir?

MARC BARA: Sí, hi ha moltes fonts d'informació on ens arriben aquests missatges amb informació important i que d'alguna forma no volem perdre. A vegades, com deia, els creem nosaltres mateixos i és bo que ho fem. És bo que no ens agobiem o ens quedem aclaparats perquè em venen moltes tasques al cap, perquè potser alguna d'elles té algun sentit. Per tant, generem molta informació, reunions, trucades telefòniques amb notes que prenc, xerrades amb altres persones. Són notes i la necessitem recopilar. Doncs home, estaria bé usar una eina digital perquè així la tindrem a tot arreu i, a més, una única eina. Idees, com dic, que et vinguin al cap. Perquè es suposa que el nostre valor serà ser creatius perquè cada vegada les eines digitals faran la feina per nosaltres. Per tant, això és superimportant. Mantenir-nos amb aquest valor de crear coses, inventar coses. Obvi que també ens venen de mil correus electrònics i de mil missatges, no? I també, sent proactiu, doncs està clar que per internet, per xarxes socials també veus molts articles interessants, ja sigui des d'un laptop o quan estàs al mòbil en una cafeteria. Doncs estaria bé, com dic, recopilar-ho a un sol lloc i és el repositori que estem comentant. De fet, jo a la pràctica en tinc dos de repositoris, perquè no els sé unir més. D'una banda tinc el mateix gestor d’emails, perquè de forma natural ja ens arriben els missatges allà, siguie el gmail, l’Outlook o el que sigui. Per tant, jo això ja li podria dir que és un repositori d'informació que m’entra, perfecte. I això no veig que ens en podem lliurar. I d'altra banda, tinc un segon repositori, que és on tinc tot això que diem, en un sol lloc. Hi ha moltes eines per això, no farem aquí propaganda. Ens és igual quina eina utilitzem. Potser a alguns oients els pot ser familiar el OneNote, perquè és una eina Microsoft que ens trobem amb les subscripcions de Microsoft. Però n'hi ha d'altres, eh? Jo he utilitzat molts anys una que es diu Evernote, que és precisament la idea que té el sistema GTD, està molt basada en GTD i últimament m'he mudat a una que es diu Notion, que també és molt potent per això, molt fàcil d'usar, molt ràpida i molt potent.

MÓNICA GÜNTHER: S'ha fet, a més a més, molt coneguda aquesta, Notion que dius. És a dir, tindríem d'anar els missatges d'email com una altra sola eina amb tota la resta, no? I a més dius que utilitzes certes aplicacions per poder capturar la informació de manera efectiva.

MARC BARA: Sí, hi ha moltes eines d'aquestes digitals, una mica el requisit és que tinguin l'aplicació i que pugui connectar des de l'ordinador i també des del mòbil quan a mi m'interessi, no? Obviament, els oients que triïn el que més us agradi i podeu provar, ja us dic, hi ha grans noms com OneNote o Notion. El propi bloc de notes del mòbil, tot i que recordem que el format d'aquesta informació no té per què ser text, sinó que poden ser imatges, àudio… A vegades és allò que capturem en una foto i després ens queda la foto perduda al carret del mòbil. És important que a aquest oceà digital, podem dir és com un mar enorme d'arxius digitals, sabem que podem tenir informació important, no? I, per tant, per això recomano que això li diguem repositori. Per eines, doncs hem donat ja algunes idees. Cadascú és important que la utilitzi i li sigui còmoda. El que és important, crec, i jo he viscut això, és que no pot ser un procés tediós o lent això, sinó no ho farem. Si fem una foto i m'haig de passar com 3 minuts per guardar-la i arxivar-la, posar-li etiquetes, en quin directori la poso i posar-li colorets i tal no ho farem. O almenys jo no ho faig, sóc molt gandul i no em faria molta mandra. Necessito que sigui literalment donar li un clic que vagi directa al repositori, al núvol del repositori també. I després ja ho trobarem.

MÓNICA GÜNTHER: Clar, però deixa’m ara que faci una mica d'advocada del diable, que saps que de tant en tant m'agrada. Perquè, clar, si tu parlaves abans de l'oceà digital, clar, aquest mateix repositori digital en el qual hi anem posant totes aquelles idees o informacions que en algun moment creiem que ens poden servir per alguna cosa i que volem tenir les totes emmagatzemades en aquest repositori, doncs clar, al final acabarem tenint centenars milers de fitxers, no? Com podem organitzar aquesta informació que capturem?

MARC BARA: Bé, aquí la tecnologia juga a favor nostre. De vegades dèiem que ens va una mica en contra o ens persegueix aquí juga a favor perquè dins de cada aplicació de les que hem anomenat tenim buscadors molt potents. És a dir, la meva recomanació no és usar moltes etiquetes o directoris o classificar-ho, sinó que tranquil·lament pots tenir tots els elements bolcats allà dins i després creieu-me que és fàcil trobar coses. Són eines amb buscadors interns tipus Google molt potents. Per exemple, Evernote troba fins i tot text que estigui dins de les imatges, te reconeixement de caràcters. Per tant, per això, tranquils. Està demostrat que la informació, si la busquem, la trobarem, i que tot el temps de classificació per si un cas, la meva recomanació almenys o la meva visió, és que no cal que després el temps de recuperar aquella informació és molt ràpid.

MÓNICA GÜNTHER: I què fem després amb tots aquests elements que hem recopilat en el nostre repositori?

MARC BARA: Clar, com bé deies, si no féssim res, aquí es van acumulant centenars, si no milers al cap de les setmanes, o els mesos. A més, us he animat a que sigui així, que generem notes sense cap problema, sense censura, diguem. Clar, després, de forma periòdica, amb una freqüència determinada, sigui un cop per setmana o depèn del volum que se't acumuli allà, doncs el que has de fer és processar totes aquestes notes, ja siguin emails, com deia, que també els considero com a informació d'entrada, o siguin aquestes notes i per tant passarem al següent procés del mètode Getting Things Done que es diu processar. Si et sembla en el següent episodi ja ho explicarem amb detall. Ara és important que entenguem que hem de fer la recopilació de tota aquesta entrada de coses i després tranquils, que la processarem.

MÓNICA GÜNTHER: Aleshores, quin consell donaries a algú que vol millorar aquest procés de captura i d'organització de la informació?

MARC BARA: En resum, en primer lloc, triar una eina de captura que s'adapti a les teves necessitats i assegurar-te que sigui fàcil d'utilitzar, que tingui versió mòbil, versió d’ordinador, que t'agradi més o menys com funciona i et sigui ràpid i còmode. Després establirem aquest sistema d'organització coherent amb tot això i consistent, no? I, al final, recordar això: que la captura i organització d'aquesta informació és un procés continu i és tan important que està bé que li dediquem una miqueta de temps i atenció de forma regular.

MÓNICA GÜNTHER: Molt bé, doncs tenim detalls ja de com capturar tota aquesta informació. En propers episodis explicarem com processar-la. Marc, com sempre, moltíssimes gràcies per compartir els teus coneixements amb nosaltres en aquest capítol.

MARC BARA: Molt bé, gràcies a vosaltres. Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

Descripció de l'episodi:

En aquest episodi aprenem sobre com mantenir la safata d'entrada del correu electrònic organitzada. Expliquem com aplicar el mètode GTD per processar tots els elements de la safata d'entrada i convertir-los en tasques de forma intel·ligent. També aconsellem en l'ús d’aplicacions de gestió de tasques, per mantenir les tasques separades del correu electrònic. També tenim consells sobre com organitzar les tasques en el gestor de tasques i com revisar-les amb una certa freqüència, i com fixar moments específics del dia per revisar el correu electrònic.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

Benvinguts a AudioFormació. Un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

MÒNICA GÜNTHER: Benvingut, benvinguda, un dia més el nostre post sobre productivitat. Avui, ja us ho vam dir, parlarem de com mantenir la nostra safata d'entrada del correu electrònic a zero. Atenció! I per això tenim el nostre expert en productivitat, és el Marc Vara. Marc, com estàs?

MARC BARA: Hola Mònica, tot bé, gràcies per tenir me aquí un altre cop.

MÒNICA GÜNTHER: Bé, escolta'm, hem parlat en episodis anteriors sobre aquest mètode GTD, el qual estem aprofundint. Per començar, m'agradaria que el resumissis breument per a aquells que encara no el coneixen, que expliquem en què es basa i després ja ens endinsarem en aquesta tasca que sembla gairebé una quimera: la safata d'entrada de correu electrònic a zero.

MARC BARA: Sí, és el que més crida l'atenció, per dir, aquest és el nostre objectiu. Com a resum del que hem anat dient. Aquest mètode de GTD, doncs, és una metodologia de productivitat personal que se centra en organitzar tasques i projectes. La clau serà processar tots els elements de la nostra safata d'entrada, aquests mails o les notes, i convertir-los en tasques de forma intel·ligent per ajudar-nos a evitar la procrastinació i pèrdua de temps. En aquest cas, aplicarem en els nostres exemples la metodologia a la nostra safata d'entrada del correu electrònic. Com deia, és la safata ideal a zero que tant costa. Però seria exactament el mateix si ho fem amb un repositori de notes que hem dit com pot ser Evernote o Notion i que ja hem comentat en l'episodi anterior.

MÒNICA GÜNTHER: Molt bé, doncs posem-nos ja a la feina. Explica'ns com apliquem aquest mètode GTD a la nostra safata d'entrada.

MARC BARA: Aquí crec que el primer a comentar és que necessitarem un gestor de tasques, és a dir, normalment tothom estem molt acostumats a usar Outlook o Gmail i ja està. El tenim sempre obert i d'alguna manera estem barrejant el gestor de correus amb una espècie de gestor de tasques. Això juntament amb els post-its i les tasques anotades de qualsevol manera. Doncs bé, el que aconsello és triar aquesta altra aplicació separada de l’Outlook o el Gmail, on anar anotant aquestes tasques de forma digital. Per tant, en resum, necessito una eina diferent per portar tasques. Veieu la diferència entre informació o missatges d'entrada i tasques concretes que ja em suposen una acció que he de fer jo. Com a aplicacions per a tasques n’hi ha moltes. Ens poden sonar els noms com Asana o Trello, o potser a l'entorn Microsoft us sonarà el ToDo o el Planner. La idea fonamental és tenir aquestes tasques diferenciades del correu. Així, quan processem el correu el podrem tancar i seguir treballant amb el gestor de tasques, perquè això ens ajudarà a concentrar-nos.

MÒNICA GÜNTHER: Clar, aquí ja trobem dues situacions que així, a priori, semblen fantasia: la safata de correu electrònic a zero i tancar el gestor de correu electrònic en algun moment del dia. Així que explica'ns més. Explica'ns quina app, per exemple, ens aconselles en concret com a gestor de tasques.

MARC BARA: El que dius és l'important, és primer que us convenci de que necessitem una eina de gestió de tasques. Insisteixo que en la meva experiència també he vist que acostumem a no tenir-ne i fixeu vos que això és un defecte molt important, perquè si alguna cosa fem al llarg del dia són tasques, és feina i curiosament la fem en base a missatges que no és el mateix, no? Per tant, primer que us convenci que necessitem un gestor de tasques. Avui en dia, gestors de tasques amb aplicacions web i mòbil, doncs n’hi ha centenars i cadascuna té, òbviament, les seves pròpies característiques i avantatges. El nostre requisit, el que busquem, és una aplicació que ens permeti crear tasques, establir prioritats, terminis i assignar també tasques altres membres d'un equip, perquè normalment no estem sols. També voldrem fer seguiment de les tasques. Voldrem tenir també diferents prioritats i diferents llistes, perquè, si tinc 150 tasques, doncs està clar que avui no les podré fer totes, ni demà, per tant vull concentrar-me potser en les que tenen una data límit més propera. Un requisit que li posarem també és que sigui una aplicació fàcil d'utilitzar, amb una interfície agradable. Per tant, una mica per respondre’t d’una vegada i comentar algunes opcions més concretes, podríem dir sense fer cap propaganda, destacaríem, per exemple Asana.

MÒNICA GÜNTHER: Aquesta és la que utilitzes tu?

MARC BARA: Sí, és la que jo utilitzo i és molt popular, té moltes funcions, l'utilitzen ja milions de persones i per tant és molt madura. Permet crear i assignar tasques, terminis, comentar i col·laborar dins de la tasca, és a dir, en lloc d'estar fora de l'aplicació, escrivint emails, doncs dins de la tasca hi ha té com un petit espai on poder escriure missatges de text. També té integracions amb mil altres tasques i no exagero, segurament és vora de milers de integracions amb altres aplicacions com Google Dirve, Dropbox, Slack… Per tant, per mi està molt ben resolt el tenir tasques per mi sol i també tenir tasques en un equip de treball amb més gent.

MÒNICA GÜNTHER: Per tant, Asana és una bona opció, però n'hi ha més deies…

MARC BARA: Sí, n’hi ha moltes i ja us dic que no és per fer propaganda a ningú. I és com tot, que és un mercat que està pujant molt, que la necessitat és òbvia. I també podeu investigar Trello, que té una interfície visual amb taulells i targetes. És molt guai visualment i permet organitzar tasques per projectes, fer-ne seguiments, tot el que necessitem. També afegir comentaris, assignar tasques a altres membres de l'equip. Per tant, també ens podria funcionar. Si algú diu no, jo tinc ja l'entorn de Microsoft, sobretot a la feina, i per tant no vull tenir aplicacions de diferents fabricants o empreses, doncs, a l’entorn Microsoft destacaríem allà el ToDo i el Planner. El ToDo és gestió de tasques, es connecta molt bé al l'Outlook i pot fer tot el que necessitem també. I el Planner també es connecta amb l’Outlook i ens permet fer taulers per tenir tasques en projectes, és a dir, tenir tasques compartides amb altres membres de l'equip de treball i també inclou gràfics i vistes i tot el que necessitem.

MÒNICA GÜNTHER: És clar. És a dir, tenim diverses opcions. El Marc ens acaba de presentar unes quantes. Les haurem de provar, veure quina ens agrada més, perquè també és important, i ho dèiem fa uns quants capítols, en aquest mateixa col·lecció de pòdcasts, que és important també que l'entorn que utilitzem ens sigui agradable. Per tant, l'estètica d'aquestes aplicacions doncs també és quelcom que hem de valorar: quina és i ens resulta més còmode a nosaltres i ens agrada més, per tal que la utilitzem. La idea és que això ho acabem implementant, no? Suposem que triem una, que ja hem pres la decisió, com pot ser, per exemple, Asana, que és la que la que has dit que utilitzes tu, ara que fem? Com aplico jo el mètode GTD amb aquesta aplicació? Dèiem que tenim una safata d'entrada amb molts correus, un repositori d'informació amb molts elements. I ara què fem amb tot això?

MARC BARA: Clar, ara doncs en algun moment haurem de treballar, no? haurem de posar-nos a fer feina i per això hem de convertir aquesta informació en tasques. Tenim aquesta aplicació tipus de Asana i tenim aquest repositori. Per tant, entrarem en el mode que en direm “processament”. I ara us explicaré pas a pas. És a dir, no pararem. El que sempre hem dit: hem de centrar nos i evitar la multitasca. Per tant, si jo obro el correu i veig que tinc 25 emails d'aquest matí, doncs diguem que mentalment em poso en mode “processat” i això significa que no pararé fins que els hagi processat tots. I l'objectiu d'aquest processament és convertir tots aquests elements en tasques. Llavors, les passes que seguirem, no serà complicat, ja ho veureu, és tan senzill com: agafo un element d'aquesta safata d'entrada i a tu, Mònica, què t'agradaria fer quan veus un element d'aquesta safata d'entrada, què desitjaries?

MÒNICA GÜNTHER: Et dic la veritat?

MARC BARA: Sí.

MÒNICA GÜNTHER: Doncs que desaparegui.

MARC BARA: Esborrar-lo, exacte. Jo et diré que també. Per tant, anem una mica amb la destral. Agafem, amb el ganivet a la boca , i diem: mira, aquest element el puc esborrar? Sí. Doncs l’esborro. I ja està. Ja he acabat amb aquest element.

MÒNICA GÜNTHER: Sense mirar enrere, eh?

MARC BARA: Exacte, fora. Compte amb els mails dels caps, no? Què serà? Potser em poso en problemes, però és el primer. Té alguna informació rellevant? Diguem que, si no l’esborro, potser té alguna possible informació rellevant en el futur, però que no m'inspira a fer res. No és una tasca.

MÒNICA GÜNTHER: És un per si de cas, no? També hi ha aquests mails que dius ara no em serveix, però i si d'aquí a un temps sí?

MARC BARA: Doncs bé, de moment l'arxivo i, per tant, el deixo allà llegit o hi ha qui el posa en una carpeta de missatges processats. Segurament això segon és el més recomanable, o almenys segons el senyor David Allen, fes-te una carpeta i els vas deixant allà perquè ja estan processats. Jo la veritat és que el deixo llegit i per tant ja el don per a processat, és a dir, només els llegeixo una vegada i per tant si està llegit és que ja està processat. Per tant, bé, ja tenim aquesta part. Fixeu-vos que si és un missatge o una nota, que sí que em genera una acció, ara o en el futur, és important no haver-me de pensar l'acció de després, és de generar-me l'acció ja, és a dir, no haver de rellegir els mails. Oi que passa que moltes vegades tenim els mails i els vaig rellegint diverses vegades fins a decidir què fer?

MÒNICA GÜNTHER: I de fet això sobretot passa, a mi em passa, quan el llegeixes des del telèfon mòbil i dius: “bé, demà quan arribi a l'oficina ja ho faré”.

MARC BARA: Exacte. Doncs, efectivament, aquest procés de processat jo no el faig des del mòbil perquè se'm poden perdre coses. Per tant, obro el lector de correus, diguem ne l'Outlook, i aquests 25 emails que em trobo, per no dir 50, doncs un a un vaig fent això. Imaginem que, si no l'he esborrat, si no l'he arxivat per més endavant, doncs deu ser que sobre aquest element haig de prendre una decisió ja i. per tant, d'una banda podria dir mira, si em genera un projecte, doncs m'anoto l'acció de generar-me un pla de projecte. És a dir, podria ser que em generi una tasca bastant intensa de planificació. Podria ser, oi? Doncs bé, la tasca seria la de generar un planning d'aquest projecte. El truc aquí serà que s'hi em genera una acció senzilla que es pot fer ràpidament és millor fer-la en aquell moment per evitar haver de tornar a llegir el correu. Per tant, això és important. És la frontera dels dos minuts: llegeixo aquell correu, si no l'esborrat i si no l’he arxivat, puc fer l'acció que em demanà el correu ja? abans de dos minuts? Doncs la faig ja i per tant ja està. Ja m'ho tret de sobre.

MÒNICA GÜNTHER: O sigui, menys de dos minuts: ho fem immediatament. Més de dos minuts: que fem?

MARC BARA: Més de dos minuts doncs ja em plantejo passar lo a l’Asana, al gestor de tasques, perquè després al gestor de tasques ja ho organitzaré. Per tant, fixeu-vos de què va la idea: tinc vint i cinc emails. D'entrada els processo tots, segur. No em deixo cap. Només els llegeixo una vegada. I després d'aquest procés, doncs acabo amb uns quants esborrats, uns pocs arxivats i diguem que potser unes quantes tasques fetes i oblidades perquè ja les he fet i unes poques tasques que ja passen al meu sistema per ordres de magnitud. Doncs mira, tinc 25 correus. D'entrada, potser això només em genera tres tasques que van al meu gestor de tasques.

MÒNICA GÜNTHER: Per tant, reiterem aquesta idea perquè és clau, crec, llegir tots els elements, decidir sobre tots ells en aquell moment en què ens haguem plantejat processar la safata d'entrada i fins i tot aquells que requereixin una tasca curta que es pot fer en menys de dos minuts, doncs fer-la ja i deixar-la feta.

MARC BARA: Exacte. Així veieu que és molt efectiu això, no? Volem evitar això de llegir el correu moltes vegades i deixar-lo allà mig amb una etiqueta, no sé què fer-ne… Quin rotllo, quin pal, ara no sé què fer amb això. Hem deixat moltes vegades un correu allà llegit i hem pensat que ja ho resoldrem o respondré més endavant. Estem un altre cop procrastinant una mica. Hem d'evitar-ho, això. Idealment, els missatges llegeixen una sola vegada i hem de decidir què fer amb ells. Insisteixo: arxivar, si puc esborrar-lo o definir la decisió, generar-me a una tasca pel futur o, com dius tu, tancar la tasca si és ràpida.

MÒNICA GÜNTHER: Clar, això és interessantíssim. Però Marc estava pensant que tot això de processar aquests emails que tenim a la safata d'entrada porta feina també. Quant de temps hauríem de dedicar a processar aquesta safata d'entrada del correu electrònic?

MARC BARA: Això és bona pregunta i me la fan sempre perquè em sembla que estic fent aquí com un algoritme molt, molt estrany, molt llarg i molt pesat. I si ho proves, i us animo a provar-ho, i ho tinc més que medit, sóc així de nerd… Aquest procés a mi em costa uns 20 minuts, només el processament aquest, uns 20 minuts. Òbviament depenent de la quantitat de correus que hi tinguem. La idea, com dic, és no deixar res pendent i tancar l'aplicació d'email amb la safata d'entrada a zero per poder centrar-nos a partir d'aquell moment a les tasques i ja de l’Asana, a les tasques importants. Posar-nos a treballar, que en algun moment, com dic, tot això és gestió, no aporta massa valor oi al meu client això? al meu client li és igual com m'organitzi jo i el temps que hi dedico, però sí que veurà el valor de la feina que li faig. Per tant, m'hauria de posar a treballar i no deixar que els missatges d'entrada em destorbin.

MÒNICA GÜNTHER: Clar, però això quantes vegades al dia ho hem de fer? o no sé si hi ha algun consell addicional que ens puguis donar per tenir aquesta fantasia que és tenir la nostra safata d'entrada organitzada d'aquesta manera.

MARC BARA: Jo crec que és important fixar els moments específics del dia per revisar el correu electrònic en lloc de tenir lo obert tot el dia com a distracció o fins i tot pretext per deixar a mitges el que estem fent. Ara no us estic pagant cap bronca, però a vegades passa, oi? Ho deixo allà com gairebé com a excusa, perquè així si entra alguna cosa doncs faig veure que estic molt proactiu i la resolc. Per tant és millor obrir el correu únicament quan anem a llegir i despatxar, processar aquest correu i processar-lo com hem vist en aquest episodi, i després ja ens centrarem en fer feina i en les tasques importants. Com a resum, per tant, dos o tres vegades al dia, no caldria més. Ja us dic, el correu electrònic no és un mitjà en temps real, no és per reportar un incendi, no es per reportar una urgència del minut. Per tant, tracteu-lo com a tal, tinguem lo tancat tot el temps possible.

MÒNICA GÜNTHER: Clar, però hi ha persones que reben una quantitat ingent de correus electrònics al llarg del dia. Què passa si en tenim masses i no podem processar-los tots en una sessió, com deies, d'aquests 20-30 minuts que comentaves?

MARC BARA: Primer jo ho provaria, és a dir, que cadascú vagi veient si és veritat que en 20 o 30 minuts no pot fer això. I, si és el cas, perquè és normal tenir una gran quantitat de correus entrants i diverses adreces de correu. Doncs potser ho podem fer per lots, processar, òbviament, els correus més antics primer i després els més recents, però tot i així tancar i posar-te a treballar. L'important és tenir aquesta estratègia clara i seguir aquest mètode GTD de processament de forma efectiva. A destacar també que algú pot estar pensant molt bé. M'agrada la idea, però tinc literalment 800 correus antics per processar i per llegir.

MÒNICA GÜNTHER: Encara has tirat curt, eh? Et diria que la meva safata d'entrada en té bastants més.

MARC BARA: Aleshores, bé, aquí no et lliures de dedicar-hi unes hores. A veure, un consell aquí és: si tens 100 correus de fa sis mesos, home, potser els esborres i no passarà res, oi? Ja ha passat el que hagi de passar. O potser els dones per llegits i ja està.

MÒNICA GÜNTHER: Perfecte. Jo crec que ho hem entès. El sistema sembla que està clar. És a dir, processar tots aquests correus de manera efectiva, esborrar aquells que no n’hem de fer res, respondre immediatament aquelles tasques que podem fer en menys de dos minuts i la resta, tenir-les a l'aplicació que haguem triat com a gestor de tasques. Imaginem que ja tinc totes aquestes tasques en les que he convertit els mails que he considerat importants dins d’Asana, per exemple, com a aplicació. Allà dins ho he d'organitzar d'alguna manera. Hi ha alguna consigna aquí?

MARC BARA: Exacte. Sí, aquí serà important també, perquè si no, també se’ns podrà liar i enlloc de tenir 500 mails tindrem cent tasques desorganitzades. Aquí és important i si que és molt de GTD això i jo ho tinc provat i us ho aconsello, és tenir tres prioritats diferents, tres llistes. Fixeu-vos que no són moltes, eh? Tres que són: tasques amb prioritat per avui, és a dir, són les tasques que han de ser completades avui mateix. Això inclou les que tenen una data límit i immediata, les que són essencials per objectius d'avui. És a dir, pel que sigui, si no les fem avui tindrem un problema. Són tasques que hem de fer avui. Això ens passa a tots. Cap problema. Una segona prioritat serien tasques que li podem dir per més tard. Literalment, li podem dir així: més tard. Són les tasques que caldria fer en els propers dies. Diem que en un horitzó, per exemple, d'una setmana. Si no les acabo avui i les entrego avui no passaria molt, però estan properes. I, finalment, en una altra llista que pugui amagar i que no destorbi en el dia a dia perquè no vull tenir allà 150 tasques i aclaparar-me jo solet, tinc una tercera llista, que li dic “algun dia”, que són les tasques que poden ser importants però que no són urgents i que en general no tenen una data límit concreta. Us en recordeu que en altres episodis dèiem que no volem caure en la trampa de la urgència? En aquest parany de que si hi ha una data límit m'hi poso amb allò. Jo vull poder treballar amb tasques que no tenen data límit. Són tasques a llarg termini que es podrien posposar sense afectar objectius immediats, però que en algun moment és important que faci, aquestes de fons, del quadrant 2 de la matriu d’Eisenhower que dèiem. Es podran fer en un futur llunyà. I aniré revisant aquestes prioritats. Llavors, aquestes tres llistes, algú em pot preguntar ara: i cada quant mires aquestes llistes? perquè m'agradaria tenir-les relativament amagades, aquests tres titulars, oi? Doncs la freqüència que utilitzo és per a les d'avui uns quants cops al dia. Aquesta llista sí, no els correus, això sí.

MÒNICA GÜNTHER: Clar, perquè llavors podem fer aquella sensació tan plaentera d'anar tatxant tasques ja completades.

MARC BARA: Exacte. Vaig tatxant el que ja tinc, el que és per avui, puc veure que en realitat no era per avui i la moc a un altre dia, no passa res, puc entrar urgències i focs que apareguin aquest matí. No dic que ens aïllem del món quan deia que ens en tanquem el correu, pot entrar una trucada d'una cosa que haig de fer ara, doncs entraria a la llista ja. Per tant, per això aquesta llista és molt dinàmica i és del dia a dia. Després fixeu-vos que seria maco que aquesta llista la tinguem ja feta i tancada i amb totes les tasques per avui fetes a mig matí, per tant, no és que aquell dia hagi acabat. És a dir, ens hem d'acostumar a no treballar amb dates límit, no esperar a últim moment, sinó amb dates d'inici, és a dir, en el món ideal amig matí jo he acabat les tasques d'aquell dia i començo amb la següent llista, que són les de més tard. I ja començo sense la pressió d'haver les de tenir avui, però segurament és feina que he d'anar fent ja perquè no em pilli el toro després. Aquesta llista de més tard aconsello mirar-la un cop al dia per si canvia alguna cosa, per si canvia alguna data o el que sigui. Així puc tenir centenars, literalment, de tasques sense agobiar-me massa, oi? No m’atabalaré. Estan amagades en diferents llistes, no les perdo. I si no són per ara, no em venen a buscar, no em destorben, no tinc notificacions, sinó que estan a la guardadetes i les aniré a buscar jo quan tingui el temps per fer-ho, que espero que sigui aviat, i no sigui només per urgències, sinó per tasques importants també.

MÒNICA GÜNTHER: I les altres, les d'algun dia?

MARC BARA: Aquestes jo les miro un cop per setmana. Tan poc com això. Un cop per setmana, potser dic ostres, que aquesta ja comença a acostar-se. Llavors la passo a la llista de més tard, les que ja serà més properes. Però fixeu-vos que tampoc m’autoimposo el que tinguin dates límit, eh? Sinó que simplement pel fet de ser tasca, ni que no tingui data límit, ja té entitat pròpia i té importància per fer-la. M'és igual per quan sigui. Allò de que a vegades ens preguntem i això per quan és? No, oblida’t d'aquesta pregunta! És a dir, pregunta't més aviat quan ho puc començar a fer, quan tinc la informació i tinc el temps per fer-ho. M'és igual la data límit.

MÒNICA GÜNTHER: Doncs, escolta, consells molt interessants els que hem après avui, Marc. Esperem que els nostres oients hagin après també alguna cosa nova sobre com mantenir la seva safata d'entrada del correu electrònic organitzada i amb un sistema efectiu. I també molt important, com dèiem, tenir aquest sistema de tasques i tenir-lo actualitzat. Moltíssimes gràcies Marc!

MARC BARA: Molt bé, un plaer com sempre. Gràcies per convidar me. Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

Descripció de l'episodi:

En aquest episodi es parla de la importància de registrar el temps que dediquem a les tasques. Argumentem que el temps és un recurs valuós i limitat, i que registrar-lo pot ajudar-nos a ser més conscients de com l'utilitzem i a identificar les activitats que ens roben més temps i energia. També expliquem que hi ha moltes eines de seguiment de temps que es poden integrar fàcilment a la nostra rutina diària de treball.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

Benvinguts a AudioFormació. Un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

MÒNICA GÜNTHER: Hola a tots i a totes, benvinguts una vegada més el nostre pòdcast sobre productivitat i gestió de temps. En l'episodi d'avui parlarem de la importància de registrar el temps que invertim en les nostres tasques. I per parlar d'aquest tema, com sempre, tenim el Marc Bara, expert en productivitat i gestió del temps. Què tal Marc, com estàs?

MARC BARA: Hola Mònica, molt bé, gràcies per convidar-me, doncs a punt per parlar sobre la importància de registrar el temps de la nostra feina diària, tant per tasques professionals com personals. I entenc que això ja és un pas més. Diríem que és per usuaris avançats. Fixa't que estic demanant que tinguem un sistema de tasques molt ben fet. Doncs ara us demano una passa més, que és: què tal si a més registrem quant de temps dediquem a cada cosa?

MÒNICA GÜNTHER: A veure, deixa’m que et digui que així a priori sona una miqueta pesat, no?

MARC BARA: Si, doncs si podria ser-ho, sí, si no ho féssim bé, és a dir, si ens dediquéssim a registrar amb una precisió diguem-ne d'un segon a què dedico el meu temps, realment semblaria una mica obsessiu. Ho seria segur. Però no em refereixo a això. El que vull dir és registrar el temps, és tenir una mesura global, de fet, no gaire precisa, de més o menys on se me'n van les hores. M'agradaria, seria maco, diguem-ne, tenir dades de què vaig fer el mes passat, per exemple, quant de temps vaig dedicar a fer exercici o a llegir o a un hobby que m'interessi. No pretenc portar un control precís a prova d'auditors, però sí tenir dades per saber si vaig bé o si necessito corregir coses.

MÒNICA GÜNTHER: Està bé, està bé, ho entenc, eh? Però saps allò de l'angelet i el dimoni? Doncs mira, faré de dimoni i et dic que encara no n'estic del tot convençuda. Però a veure si m'expliques. Potser allò més bàsic, no? Per què dius que és important registrar aquell temps que invertim en les nostres tasques, encara que sigui, com dius, amb poca precisió?

MARC BARA: Sí, jo crec que ara donarem algunes raons. Com sempre és difícil de convèncer, però et donaré algunes raons. A veure si ho aconsegueixo. La més important de totes és que el temps és un recurs limitat, molt, molt limitat, malauradament, i això el fa molt valuós. De fet, és diferent dels diners que els podem recuperar o guanyar-ne més o perdre’ls tots. El temps no es pot recuperar una vegada que ha passat, oi? I no em vull posar així trist, però és així, és obvi. A vegades no ens en volem adonar o no ho volem veure, no? Fixeu-vos que és molt curiós que tots portem un compte bastant precís de en què gastem els diners mensualment o setmanalment, quants en guanyem, quines despeses tenim, com optimitzar-les i canvio de supermercat per estalviar-me un euro d’aquí o d’allà, i està molt bé que ho fem i ho comptem amb molta precisió, però resulta que el temps, que és encara més valuós i per a tots, per molt milionari que siguis de diners o molt pobre, passa per igual. Amb el temps no actuem així. A vegades sembla valer menys aparentment pel nostre comportament. Sembla que pensem que no té tant de valor.

MÒNICA GÜNTHER: La veritat és que vist així, m'estàs convencent bastant ràpid perquè el temps és tant o més valuós que els diners com dius. I si comptem una cosa, doncs el més lògic és també comptar l'altra, no? Però és que, clar, suposa bastant esforç i ja anem com anem, a tope, en el nostre dia a dia. Per tant, potser has d'afegir algun motiu més.

MARC BARA: Clar, que et convenci, exacte. Haurem de fer que aquest registre sigui ràpid i fàcil. Que si me l’oblido alguns dies tampoc passi res, no? I per què aquest petit esforç? Ja entenc que ha de ser petit, eh? Però, ostres! Fixeu-vos que la tasca és important, no? Per tant, bé, hi dedicarem molt poc i tindrà molt de retorn. Dóna més avantatges: ens ajuda a ser més conscients de en què inverteixo el temps, no? I això ens farà valorar si està en línia amb les nostres prioritats i objectius. Jo, per exemple, puc dir que m'interessa molt guanyar rendiment físic i fer molt d'esport, i ho dic constantment i ho vaig pregonant als quatre vents. Però després resulta que si miro el que he fet, el mes passat i l'altre mes, he fet molt poca activitat física, per tant m'estic auto enganyant. És bona voluntat, no és que pretengui enganyar a ningú, però ostres, millor ser conscient de que dedico el temps i per a alguna cosa serà, potser simplement haig de canviar l'objectiu i dedicar-me al que ja m'estic dedicant i ser conscient del que estic fent. Diguem que també m'interessa per alinear aquests objectius que em proposo, com dic. I per ser realista, per no fustigar-me si, per exemple, vull fer 10 coses i només tinc temps per fer-ne 5 i he vist que he ocupat el meu temps en fer ne aquestes 5 i les he fet molt bé i per tant em quedo content de no haver fet més perquè em quedo tranquil que no he pogut fer més. No passa res. També podrem analitzar aquestes dades de més o menys en què vaig dedicar el temps per identificar aquestes tendències o patrons. I, en el fons, és bàsic per poder millorar després. Al cap i a la fi, el que estem buscant en aquests episodis: millorar la nostra productivitat. Per això penso que mesurar el temps és un component important d'aquesta estratègia. I, de fet, està demostrat. Passa com amb les dietes, que si mesura una cosa la utilitzo amb més compte, oi? Si faig dieta, i m'anoto els aliments que prenc cada dia i fins i tot el nombre de calories doncs segurament quan tingui la tendència a menjar un aliment que no em pertoca o que no hauria de menjar, doncs per no haver-lo de registrar i ser conscient que he comès aquest error, doncs no ho faré. I és una part interessant. Ja us dic que, per exemple, l'exemple de l'exercici físic: puc comparar setmanes o mesos, ajustar una mica la meva agenda, ni que sigui a nivell mensual, per assegurar-me que així, amb una dinàmica de mesos, doncs que faig un exercici regular i tenir una vida relativament saludable. No es tracta de fer mesures diàries i prendre accions urgents, no sóc cap atleta. Qui ho sigui sí ho haurà de fer o qui sigui un esportista d'elit, ho haurà de fer també i estan molt acostumats a fer-ho, és part fonamental del seu progrés. Però en el nostre dia a dia, i sense ser res extraordinari, també seria bo fer-ho. Suggereixo també aquestes dades no revisar-les obsessivament, sinó potser un cop al mes només. Per tant, puc anar-me ajustant als meus comportaments.

MÒNICA GÜNTHER: Anem coneixent més sobre nosaltres mateixos, també, i en què dediquem el nostre temps. Bé, li començo a trobar sentit, Marc, però a més a més és que ens portes encara més motius, eh?

MARC BARA: Sí, també fixeu-vos que aquests motius eren més en positiu: veure on invertir bé el temps. També hem anat parlant en aquests episodis de les antitasques o els lladres del temps que tots tenim. I, com dic sempre, jo, per molt que ara aquí us doni consells, també em passa que també dedico temps a coses que no li hauria de dedicar i, per tant, aquest registre m'ajuda a identificar les activitats que em roben el temps i l'energia. I així intentaré buscar maneres de reduir-les o d'eliminar-les. Ja us dic que no es tracta d'optimitzar l'agenda i només treballar, perquè aleshores acabarem estressats i esgotats, sinó que registrem el temps que dedicarem a diferents activitats. I així també podem intentar, almenys, equilibrar què ens fa sentir més saludable, que ens fa sentir més feliç en el fons. I també una altra cosa que he notat al fer-ho és que m'ajuda a millorar la capacitat d'enfoc, d'estar concentrat a una tasca. I, per tant, això millora l'eficiència i redueix en realitat sobrecàrrega de treball. Si sé que ho he d’anotar, em centraré més a començar i acabar-ho quan abans.

MÒNICA GÜNTHER: Clar, això està bé. Com que estàs registrant precisament el temps que estàs dedicant a fer allò, ja que comences ho acabes, i acabes de registrar el temps complet no barrejaras tasques entre sí. Això està molt bé, eh? El tema d'evitar el multitasking. Així que farem veure que ens has convençut del tot. Explica'ns com ho fem ara, perquè clar, suposo que hi ha eines, hi ha maneres fàcils de fer això que així a priori sembla pesat com és anar registrant el temps que dediquem a cada cosa.

MARC BARA: Sí, hi ha moltes maneres i com sempre, aquí la tecnologia ens ajuda. Hi ha moltes apps i programes informàtics per això, no hi ha problema, no. Avui en dia a això li podem extreure aquest valor. Es tracta de trobar el que més ens agradi, com passava amb altres eines. Està clar que fer-ho amb paper i llapis seria una mica pesat, però podem fer servir aplicacions de seguiment a temps i ara es donarà alguns exemples. L'important és que trobem aquella que s'adapti més a la nostra manera de treballar i que sigui, sobretot, fàcil de fer servir.

MÒNICA GÜNTHER: La veritat és que tot això que dius té molt sentit. Però abans de donar aquests exemples que deies, explica'ns què passa si no registrem el nostre temps, quins són els riscos que correm.

MARC BARA: Insistint en el que dèiem abans, podem, segur, corre el risc de perdre temps en tasques no importants o de subestimar també el temps que necessitarem per completar una tasca. D’això en diuen un biaix de planificació. Fixa't que quan planifiquem una tasca futura, un projecte de futur, normalment tendim a ser bastant optimistes. Diem: va, això ho faig amb una setmana, això en dues setmanes estarà fet… Fixeu-vos que sempre estem planejant el millor cas. A això li diuen biaix de planificació, ho podeu buscar la Wikipèdia. I, per tant, si tinc dades a nivell personal, també a nivell d'equip, a nivell de gestió de projectes en equip, doncs podré ser més realista i dir “no, escolta, aquesta tasca no són dues hores”, que després passen cosetes, després m’encallo, després és més difícil del que em pensava, en realitat són 4 o 5. I si en lloc de dues hores o quatre són dos dies o quatre doncs fixeu-vos que podem cometre errors importants. Llavors m'ajudarà a no subestimar el temps que necessitem per completar tasques futures. Això és interessant també, sobretot a nivell professional, ja no dic en projectes personals o familiars. També m'ajudarà a avaluar el progrés cap a objectius i ajustar el rumb i els objectius si calgués. I, com us dic, si no ho fem, que era una mica el risc que em preguntaves, si no ho fem almenys jo he notat que tinc un risc alt de tornar a la procrastinació i, per tant, enfocar-me menys.

MÒNICA GÜNTHER: Entenc, la veritat, tots aquests motius, així que endinsem-nos ja en quines eines de seguiment de temps ens recomanes utilitzar.

MARC BARA: Com sempre, hi ha moltes, i sense ànim de fer propaganda, que no estem subvencionats per ningú aquí, les meves preferides han estat Toggl, que és la que utilitzo actualment. Podeu provar, és molt fàcil i permet diverses coses. Hi ha altres també com Clockify. I una altre que és per Mac i se't posa en background del sistema que es diu Rescue Time, que vaig utilitzar un cert temps. Cada eina, com és lògic, té pros i contres i és important que s'adapti a les teves necessitats, és clar. Bé, la part bona que us deia de Toggl és que s'integra molt bé amb altres eines que us hem recomanat, com Trello i Asana. És a dir, tot aquest ecosistema són aplicacions tan grans i tan immenses i hi treballa tanta gent a darrera, són milers de persones aquestes empreses, que tenen molts recursos per oferir-te connexió amb tot. I per tant, Toggl, per exemple, és tan fàcil de fer servir que inclús la part gratuïta t'ofereix informes detallats sobre com estem invertint el nostre temps. Aquest registre del temps el puc fer a posteriori, és a dir, puc passar un parell de dies sense haver registrat res i l’app em permet després posar-me al dia. I una altra part bona és que també té un mode rellotge que puc activar i desactivar quan m'hi poso amb alguna cosa.

MÒNICA GÜNTHER: És molt interessant, però ara expliques com s'integra aquest registre del temps en la nostra rutina diària de treball. Perquè clar, perquè no sigui una sobrecàrrega, com ho integraries?

MARC BARA: Com sempre, cadascú ho pot provar, però jo recomanaria establir horaris específics també per registrar el nostre temps, no? Per exemple, podria al final del dia, que és el que faig, doncs dir, mira més o menys he estat dos hores aquí, tres hores allà i quatre hores aquí i ja està. Veieu que no busco una precisió de minut ni de segon. També em va bé que la mateixa app, que aquestes ho tenen, tingui una espècie de rellotge perquè mira, si vull, quan començo a fer una cosa, i si me'n recordo li dono al play i allò comença a registrar el temps. I potser quan acabi, doncs li dono un altre cop a la stop i mira, ja ho tinc registrat, no? Com us deia, aquestes eines són flexibles, de forma que tant si m'oblido al començar o a l'acabar doncs després jo ho puc ajustar a mà, no? També això del Toggl té una versió mòbil, de manera que podrem tenir aquesta informació i registrar el temps quan estiguem en mobilitat. I, com us dic, important també que l'aplicació que useu permeti registrar el temps a posteriori. Perquè si feu com jo, que us oblideu o no esteu pendents d'això, perquè òbviament no és important fer-ho ara, doncs que ho pugui fer després a posteriori i fer una mica de recapitulació dient que he dedicat el temps més o menys.

MÒNICA GÜNTHER: Molt bé, doncs crec que tenim moltes coses a provar després dels consells d'aquest capítol i, si ens hi volem posar, Marc, quins consells tens per a les persones que vulguin començar a registrar el seu temps per primera vegada?

MARC BARA: El més important i el que he vist que és un motiu de que això no funcioni, és començar a poc a poc i no preocupar-se gaire o gens per la precisió. No busquem precisió, sinó una mínima guia per prendre decisions. Imaginem que més o menys el mes passat vaig dedicar 10 hores a la lectura, no sé si són 9 o 12, però més o menys. L'important és trobar una manera que sigui fàcil i que s'adapti el teu dia a dia personal.

MÒNICA GÜNTHER: Doncs interessantíssim. Avui hem dedicat aquest capítol de la col·lecció sobre productivitat a com registrar i el valor, de fet, de registrar el temps que dediquem a cada tasca en el nostre dia a dia. Marc, anem ja pel darrer episodi, que serà el proper, en el qual ja farem un resum de tot el que hem après en aquesta interessantíssima col·lecció sobre gestió del nostre temps i productivitat. Moltíssimes gràcies, Marc!

MARC BARA: Molt bé, gràcies a tu, Mònica.

Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

Descripció de l'episodi:

En aquest darrer episodi, fem un resum dels principals temes i eines que hem vist al llarg de la col·lecció, i us donem consells finals perquè pugueu seguir millorant la vostra gestió del temps.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

Benvinguts a AudioFormació. Un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

MÒNICA GÜNTHER: Hola! Benvinguts i benvingudes al nostre pòdcast sobre productivitat i eficiència personal, avui arribem al final d'aquesta col·lecció, el darrer capítol. Així que el que ens resta és fer un resum, una recapitulació, de tot el que hem après realment al llarg d'aquest camí d'aquests deu capítols. Marc Bara.. Molt bon dia, benvingut de nou.

MARC BARA: Hola Mònica. Gràcies per convidar-me un altre cop.

MÒNICA GÜNTHER: Escolta, com t'has sentit al llarg d'aquesta experiència, per compartir el teu coneixement en productivitat amb tots nosaltres, que ha estat molt.

MARC BARA: Un plaer i un honor compartir aquest coneixement amb els oients i simplement intentar compartir aquestes tècniques, penso que útils, per posar ordre en aquesta marea d'informació i tasques que ens pot arribar a saturar. I com us deia, jo soc el primer que procrastino i que soc desendreçat i és una mica aquesta batalla contínua per intentar sobreviure en aquesta era de la informació. Espero que tothom hagi obtingut coneixements pràctics i útils que no siguin només teoria, sinó alguna cosa aplicada en la vida diària.

MÒNICA GÜNTHER: Que provenen de la teva pròpia experiència, de la teva lluita personal per l'organització i la productivitat. Així que, si et sembla, per recapitular, Marc, m'agradaria que em parlessis dels temes que hem tractat en el curs i dels seus beneficis. Així, de forma resumida.

MARC BARA: Sí, jo crec que és interessant perquè clar, és un curs on en veiem coses més d'estratègia, més de pensar, més de planificar, unes altres de mètode que gairebé semblen algoritmes de com portar la safata d'entrada a zero i altres que són pràctics de com utilitzar una eina. I per tant, és clar, són temes molt diversos i que passen per diferent naturalesa de coses, però que estan interconnectats i que si s'aborden de manera adequada, ens poden ajudar a ser més efectius en la vida diària tant personalment com professionalment.

MÒNICA GÜNTHER: És clar, aprofundim en aquesta idea de definir les prioritats, perquè per aquí és per on vam començar. Per què vas triar aquest tema com el l'inicial?

MARC BARA: És el més important, perquè si no sabem quines són les nostres prioritats, doncs literalment no podem organitzar la nostra vida per aconseguir aquests objectius. És a dir, si no tenim objectius, no sabem com optimitzar el dia a dia perquè no tenim guia. I en aquest pas, primer, recordeu que vam tirar molt d'introspecció. És la clau per a això, que ens ajuda a entendre'ns a nosaltres mateixos, a definir què és realment important per a nosaltres. Hi havia gairebé tècniques psicològiques allà. I a partir d'aquí, doncs, establir prioritats, perquè està clar que no podrem atendre a tot ni fer-ho tot. I per tant, ja comencem a veure, si tinc clar això, que és la base de tot, ja em puc començar a plantejar quin mètode utilitzo per com posar hi ordre, no? I això recorda també al conte de les pedres, pedretes i la sorra. No sé si la coneixes.

MÒNICA GÜNTHER: Doncs no. La veritat és que no. Explica’m.

MARC BARA: Doncs imagina't que tenim una bossa amb sorra, una bossa amb pedretes petites i unes pedres més grans i també una galleda, un lloc on posar-ho tot. La història és que un professor demana a un estudiant que posi les roques grans, les pedretes i la sorra en la galleda. Llavors l'estudiant comença posant la sorra, després hi posa les pedretes més petites i després acaba posant-hi les roques. Però clar, passa que aleshores les roques no caben a la galleda. Ja està tot ocupat per la sorra i les pedretes i per tant no hi ha espai per a res més. Llavors, en aquell moment, el professor a explicar que això és una analogia d'una mala gestió del temps. Si primer haguéssim posat les roques, el que ocupa més, el més difícil d'encaixar, després les pedretes en els forats que quedin i després la sorra que es colarà per tot arreu, doncs tots tres probablement haurien encaixat. Doncs és un símil de la nostra gestió del temps, no? Si completem primer les tasques més grans, les més importants, d'alguna forma l'espai que queda quedarà per completar les tasques mitjanes, les pedretes i després les més petites, les que són com grans de sorra. En completar les tasques més petites primer, si dediques tant de temps, si fas primer a la sorra, ets incapaç de completar llavors satisfactòriament cap de les tasques mitjanes o grans.

MÒNICA GÜNTHER: Quina bona analogia, la veritat, és una molt bona metàfora per recordar els oients i recordar-nos tots plegats que hem de prioritzar les tasques més importants. I la resta, doncs ja ho farem encabir. Perquè, a veure, tot això requereix d'una mica de gestió i, per tant, necessitem mètode. Necessitem una eina de gestió de tasques també, oi? Recorda’ns això.

MARC BARA: És un tema clau. És a dir, en el món que vivim i cada vegada més estem exposats a aquesta quantitat immensa d'informació i missatges que ens poden distreure. A part, estan dissenyats per distreure'ns de les tasques importants per nosaltres. Per tant, és molt, molt important que tinguem un sistema de gestió de tasques. Pot ser amb eines gratuïtes, avui en dia, i ens ajudarà a canalitzar tota aquesta informació de manera òptima i alhora mantenir-nos enfocats en les tasques més importants.

MÒNICA GÜNTHER: És clar, i per això vam aprendre sobre el mètode GTD, oi?

MARC BARA: Sí, la manera que proposàvem per mantenir la safata de correu electrònic organitzada era utilitzar el mètode Getting Things Done, el GTD, que també ens serveix per capturar informació de tota mena i convertir-la en una tasca de forma ràpida. Recorda que vam aprendre a processar tots els elements de la safata d'entrada. Convertir-los en tasques de forma intel·ligent i intentar evitar la procrastinació i perdre temps. Vam dir que és important fixar moments específics del dia per revisar aquest correu electrònic en lloc de tenir lo obert tot el dia com a distracció, fins i tot pretext per deixar a mitges el que estem fent.

MÒNICA GÜNTHER: Important això, com important també és ser constant, tenir constància, perquè un cop tenim una manera de fer les coses que ens agrada, doncs ens puguem mantenir per aquell camí.

MARC BARA: Sí, això de mantenir l'hàbit, no? I respecte a això també una altra anècdota interessant és relacionada amb la gestió de tasques. En aquest cas l'explicava un actor que es diu Jerry Seinfeld, que a algú li deu sonar, és un monologuista, un humorista de Estats Units que va adquirir fama per crear i protagonitzar també una sèrie de televisió als anys 90 molt coneguda. Era un còmic i és un còmic d'aquests que ha de crear molts acudits i molts guions, i actuava moltes nits. Molt de material humorístic en clubs de Nova York. Doncs bé, clar, quan tens aquesta feina tan artística, però que requereix tanta constància i haver d'escriure molt cada dia, no es podia permetre, com els escriptors, potser estar un temps inspirant-se, sinó que cada dia havia de generar material. Doncs es diu que simplement tenia una paret amb un calendari en blanc i cada dia que escrivia un nou gag, doncs marcava amb una creu. La seva meta era no trencar mai la cadena de creus per mantenir-se així motivat i productiu en la tasca de crear material còmic. Fixeu-vos que això potser ho hem fet tots alguna vegada això de marcar dates en el calendari. A vegades quan s'acosta una data important, però sobretot ho aconsello per mantenir un hàbit. Fixeu-vos que és molt senzill i m’ajuda a crear un com un flow, així com un momentum i una inèrcia bastant interessant. Seria el concepte que anomenen en un llibre que es diu Day Zero, o dia zero, i això del “day zero” és una tècnica que es pot utilitzar per mantenir aquest ritme i l'interès. Consisteix en pensar que cada dia és important i no deixa de ser un dia on tornem a començar. Fixeu-vos que a vegades ens passa que si un dia deixem de fer una cosa, per exemple, imaginem que estem fent una dieta i hi ha un dia que deixem la dieta, anem a un casament i ens inflem i i mengem sense cap mirament, doncs segurament ja a l'endemà ja ens sentim culpables i això fa que perdem l'interès, perdem el ritme o l'hàbit i només per un error, només per un dia, ja perdem fins i tot l'oportunitat de fer aquesta dieta i seguir amb aquesta dieta.

MÒNICA GÜNTHER: Clar, diem “ja l'hem liat, ja està, ja no val per a res… total, si ahir me la vaig saltar avui perquè l'he de seguir, no?”

MARC BARA: Exacte. Això ens passa molt, a mi també, i és una pena. Fixa't que potser porto 3 mesos fent una dieta i ara, només per un dia on efectivament l'he liat molt, doncs ja perdo l'hàbit. És una pena, no? És un tema de mentalitat. Si tinc aquest calendari del Seinfeld i a més tinc en ment que sempre estem al dia zero doncs, bé, si un dia m'he saltat una dieta no vol dir que ja no estigui a dieta. Jo puc seguir cada dia és el dia zero, per tant segueixo a dieta. Cada dia torna a ser el dia zero i cada dia torna a començar.

MÒNICA GÜNTHER: És clar, això és molt interessant. M'ho apunto això del dia zero per no trencar un hàbit o per recomençar si tenim un lapsus.

MARC BARA: Sí, és pensar que recomença cada dia, encara que ho hagi fet bé, eh? Llavors no m’adormo “en los laureles”. És a dir, és igual. Estic a dieta i ja està. Avui estic a dieta. I què vaig fer ahir? És igual, Avui és el dia zero, un altre cop.

MÒNICA GÜNTHER: És a dir, si estem implementant un sistema de productivitat, doncs bé, per molt que hi hagi un dia que ens haguem saltat el sistema que teniem pensat, és igual. El dia següent tornem a recomençar, no? I per seguir recordant, Marc, el que hem après amb aquesta col·lecció: també ens vas destacar la importància de registrar el temps que dediquem a cada tasca o a cada projecte. Recorda’ns alguna cosa més sobre això.

MARC BARA: Això dèiem que era crucial per a la gestió del temps perquè, literalment, si no sabem quant de temps dediquem a cada cosa, no podem ser conscients del nostre rendiment o l'eficiència. Registrar el temps d'ajudar a identificar tasques que et poden robar el temps, ser més conscient del valor que té i, per tant, l'optimitzes també i al final se suposa que tindràs millors resultats. Podem anar veient com anem, sense fustigar-nos. No es tracta de buscar maneres de dir que ho fas tot malament, sinó de ser realista, veure com inverteixes el temps i si més o menys està bé o si més o menys has de prendre decisions, no? I fixeu-vos que sense mesurar-ho no hi ha bones decisions. Això és com quan, seguint amb l'exemple de la dieta, imagina't amb peso i no m'agrada el que veig, no vaig prou ràpid o, no ho sé, no m'agrada. Fixeu-vos que a vegades no ens pesem, diguem-ne, per no passar-ho malament.

MÒNICA GÜNTHER: En castellà diuen “ojos que no ven, corazón que no siente”.

MARC BARA: Exacte. Llavors és bo agafar el toro per les banyes: mesurar i prendre decisions. Ja està. Fixeu-vos que un cop mesurat ja et passa una mica l’enuig i després pots prendre millors decisions. També potser no està tan malament com pensaves o, si estàs pitjor del que tu creies, doncs has de reajustar els plans, és clar.

MÒNICA GÜNTHER: Doncs genial. Jo crec que hem fet una bona recapitulació, així que ara. I per acabar, Marc, deixa'm que t’agraeixi que hagis compartit el teu coneixement amb tots nosaltres, i per ser part d'aquesta experiència educativa tan interessant sobre productivitat.

MARC BARA: Al contrari, moltes gràcies a tu, Mònica, per tots aquests episodis. També a tots els estudiants, els oients que han seguit fins al final. I realment ha estat un plaer tenir aquestes converses i espero que sobretot hagi ajudat a qui ha seguit la col·lecció a ser més efectius en la seva vida diària.

MÒNICA GÜNTHER: Segur que sí. Moltíssimes gràcies!

Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.