logo

Conducció de reunions

imatge de portada

Cada reunió és única i irrepetible i l'èxit dependrà, en gran mesura: de la idoneïtat dels objectius que s'estableixin, del temps que s'hi destini i de les habilitats del facilitador i el líder per dirigir-la.

Objectius

Objectius

  • Analitzar les diverses tipologies de persones que poden incidir en les reunions.
  • Identificar els diferents factors que incideixen en el desenvolupament eficient de les reunions de treball.
  • Verificar que el lloc i l'entorn contribueixen positivament al bon desenvolupament de la reunió.
  • Utilitzar adequadament suports i materials en el desenvolupament de la reunió.
  • Conèixer les seves habilitats.
  • Identificar les tasques de la moderació.
  • Validar els aspectes claus per a una bona moderació.
  • Adquirir les habilitats per resoldre els conflictes que sorgeixen en un grup humà (en una reunió de treball).

1. Les persones que participen en una reunió

1. Les persones que participen en una reunió

Perquè hi hagi una reunió, tan sols calen dues persones. Aquesta és doncs la unitat mínima necessària. Dues persones… i la voluntat de reunir-se!

Una reunió ha de tenir un objectiu, i un nombre de participants adequat que en facilitin l'assoliment. El nombre d'assistents és, doncs, un factor rellevant per garantir-ne un bon desenvolupament.

En ocasions un nombre petit pot dificultar la representació o la generació d'idees i l'aportació de punts de vista; per contra, un massa elevat pot dificultar-ne la gestió.

El nombre ideal dependrà, en última instància, de:

  • L'estructura de l'organització.
  • Components polítics i d'oportunitat.
  • Aspectes externs com normatives o cultura de l'organització.

Un dels primers passos en la planificació d'una reunió és determinar i decidir qui hi ha de participar. Per tal de garantir que prenem la decisió més adequada, ens podem preguntar:

  • Qui ha d'assumir un rol actiu?
  • Qui té poder de decisió?
  • Qui disposa de la informació necessària?
  • Qui pot afegir valor a la discussió?
  • Qui pot beneficiar-se de formar-hi part?
  • Qui ha d'estar implicat ara per ser d'ajuda més endavant?
  • Qui pot ajudar-nos a aconseguir els nostres objectius?
  • Qui hi ha de ser per motius polítics?

1.1. Nombre d'assistents perquè sigui operativa

Amb voluntat purament il·lustrativa, el nombre de persones adient, en funció de la tipologia, pot situar-se entre els paràmetres següents:

  • D'informació. En tractar-se d'una reunió on l'objectiu es la transmissió d'informació, admet grups grans, superiors a cinquanta persones. En aquests casos, serà rellevant que els assistents disposin d'informació suficient per poder seguir la reunió.

Quan el cap de departament reuneix tots els components per informar sobre el trasllat a unes noves instal·lacions.

  • D'avanç de projecte. És clau la presència del cap de projecte, del sponsor i dels responsables de les accions. Si l'objectiu és informar de l'estat de situació, es pot considerar una reunió d'informació.

Reunió del regidor d'urbanisme amb els promotors i arquitectes que s'encarregaran de la construcció d'un parc infantil al barri per determinar les dates d'inici i final del projecte i per tancar els pressupostos.

  • De negociació. Es recomana que les parts acordin el nombre de representats. Això permet un equilibri entre les parts. Habitualment hi ha entre dues i quatre persones per part. Cadascuna designa un interlocutor.

Quan es fa una reunió amb els representants d'una associació de veïns per discutir les activitats que l'ajuntament i els veïns consideren prioritàries per a aquesta zona.

  • De presa de decisions. A menor nombre de persones, més operativa serà la dinàmica de la reunió. Es recomana no sobrepassar les vuit persones.

Reunió del regidor d'esports amb els representants dels empleats de la piscina municipal per determinar els horaris de treball.

  • De resolució de problemes o de coordinació. Al menys una persona de cada part implicada, el convocant i un facilitador. Es recomana no sobrepassar les vuit persones.

Reunió de l'alcalde amb els regidors per resoldre les competències de cada un en una determinada matèria.

  • D'equip de treball. Per facilitar i agilitzar la dinàmica de treball, s'aconsella no sobrepassar les deu persones.

Reunió entre els responsables de cada àrea per elaborar el projecte de millora de l'eficàcia energètica d'un local destinat a escola bressol.

  • D'equip de projecte. És clau la presència del/de la cap de projecte, del sponsor si n'hi ha, a més dels membres de l'equip. Fins a deu persones es pot mantenir una bona dinàmica.
  • De formació. Per garantir la interacció entre els/les participants, s'ha de procurar no sobrepassar les quinze persones.

1.2. Els rols

Perquè una reunió sigui productiva cal definir els rols que assumirà cada persona i informar cadascuna de les responsabilitats inherents al rol que tenen.

Una vegada identificades les persones assistents, caldrà assignar els rols necessaris per al bon funcionament de la reunió:

  • Líder: Organitza i dirigeix el grup i és responsable d'aconseguir els resultats desitjats.
    • És el decisor de la convocatòria.
    • Decideix els participants.
    • És el màxim responsable dels objectius de la reunió.
    • És el propietari, en última instància, de les decisions.
    • Està centrat en el contingut, i deixa en mans del facilitador el procés.
    • Assigna les responsabilitats sobre les tasques, accions i càrregues de treball.
  • Facilitador: Participant neutral que gestiona el procés i la participació posant a la disposició del grup eines, animant a generar idees, mantenint l'ordre i vetllant pel bon desenvolupament del procés.
    • És la persona que està centrada en el procés, en que la reunió funcioni de la millor manera possible.
    • La seva actuació ha de permetre que les persones reunides treballin en un clima motivador.
    • Estimula els/les participants posant al seu abast eines que mobilitzin al resultat.
    • Dóna suport al/a la líder i a la resta de participants per assolir el màxim resultat en un temps òptim.
  • Secretari: Recopila els punts clau i les decisions en els flipcharts. Confecciona l'acta de la reunió.
    • Recopila els punts clau i les aportacions.
    • Pren nota dels acords.
    • Confecciona l'acta.
  • Cronometrador: Recorda al grup el pas del temps d'acord amb l'agenda, però no determina l'inici i la finalització dels seus temes.
    • Coneix l'agenda i els temps assignats a cada punt.
    • Avisa quan s'ha esgotat el temps assignat a cada punt (habitualment, uns minuts abans d'esgotar-lo, ho comunica al grup).
  • Participants: Expressen idees, opinions i fan propostes relacionades amb la temàtica que s'aborda.
    • Són els/les màxims responsables de la generació del contingut de la reunió (excepte en les reunions informatives).
    • Escolten de manera activa i contribueixen a la reunió amb idees i experiència.
    • Ajuden el/la líder de l'equip a assolir l'objectiu.
    • Segueixen el procés.
    • Realitzen les accions assignades.
    • Representen i comuniquen als serveis/a les àrees/a les regidories, etc.

Sempre que sigui possible, es facilitarà que cada rol sigui assumit per una persona diferent. Tot i que, és possible que una mateixa persona assumeixi més d'un rol. En aquests casos, és important que diferenciï les diverses tasques i habilitats inherents a cada rol.

Associem amb facilitat que, en una reunió, cal participar-hi activament. Per poder fer-ho, és requisit imprescindible escoltar les aportacions de les altres persones i tenir clares algunes claus per escoltar millor.

En el document L'escolta: s'escolta per entendre es fan alguns suggeriments per ajudar-te a escoltar millor.

2. El lloc i l'entorn de la reunió

2. El lloc i l'entorn de la reunió

L'espai és un recurs escàs. Ben segur que tot sovint ens reunim a «la» sala de reunions, aquell espai que tenim més avinent i on acostumem a dur a terme totes les reunions.

Quan es planifica la reunió, s'atorga absoluta prioritat a l'objectiu i als participants i releguem l'espai a un segon terme. Malgrat tot, aquest últim juga un paper fonamental en la dinàmica i el bon desenvolupament de la reunió.

Un espai determinat afavoreix o dificulta determinades activitats o l'ús efectiu de certes metodologies. Per triar el lloc de reunió es tindran en compte diferents aspectes que facilitaran el correcte desenvolupament de la trobada:

  • Nombre d'assistents.
  • Metodologia o metodologies que cal emprar.
  • Pauses previstes per prendre un cafè.
  • Tipus de mobiliari necessari (amb o sense taula; possibilitat de fer grups petits; espai per penjar-hi fulls de flipchart, etc.).
  • Accessibilitat per a totes les persones participants.
  • Possibilitats d'interrupcions externes.
  • Necessitats tecnològiques (canó de projecció, accés a Internet, megafonia, etc.).

La proximitat de la sala de reunions als llocs de treball dels convocats acostuma a ser un factor important, ja que estalvia temps de desplaçament.

La proximitat és adient, doncs, per a reunions de curta durada, però caldrà plantejar-se la seva idoneïtat per a reunions que es prevegi que siguin llargues.

Aquesta mateixa proximitat pot ser la font d'interrupcions i retards. Si els participants estan fàcilment localitzables, poden ser requerits amb més facilitat, i durant les pauses, si n'hi ha, és possible que tornin al seu lloc de treball a trucar, consultar el correu electrònic o comentar alguns temes amb companys o amb l'equip, dificultant així la interacció entre els convocats a la reunió i, sovint, retardant la seva represa.

La distribució del participants

Tal com ja s'ha afirmat, algunes dinàmiques de facilitació necessiten un determinat espai físic. Algunes distribucions són més comunes que altres. Les distribucions més habituals són:

  • Al voltant d’una taula. Distribució tradicional, habitual en les reunions de seguiment, coordinació, projectes o negociació. Cal garantir que la distància entre les persones permeti mantenir una conversa en un to moderat.

  • En petites taules. Adequada quan sigui necessari treballar en paral∙lel en grups petits o es vulgui facilitar l’acostament entre persones concretes.

  • Semicercle sense taula. Afavoreix una comunicació directa, oberta i transparent. Adequada per generar idees.

  • Semicercle amb taula. Adient Per a sessions on hi ha una persona que exposa i es vol mantenir l’atenció en aquesta, facilitant l’equidistància. Adequada per a la majoria de sessions de formació.

3. Reunions de llarga durada o amb necessitats especials

3. Reunions de llarga durada o amb necessitats especials

Quan es preveu reunions de llarga durada, és recomanable optar per un espai allunyat de l'entorn habitual.

Canviar de planta, d'edifici o, fins i tot, sortir de la ciutat permetrà a les persones participants:

  • Major concentració, ja que no hi ha interrupcions o distraccions per temes de rutina diària.
  • Major planificació, perquè caldrà preveure el desplaçament.
  • No encadenar o realitzar vàries activitats alhora (evitarà els coneguts «surto un moment»).
  • Trencarà la rutina, en no tractar-se d'un espai «habitual».

Les reunions celebrades en espais no habituals precisaran d'una feina prèvia de logística:

  • Informar adequadament de l'accessibilitat els participants.
  • Preveure, si s'escau, disponibilitat d'aparcament o accés en transport públic.
  • Garantir que hi ha tot el material necessari abans de l'inici de la sessió.
  • Verificar que es compta amb els mitjans tecnològics necessaris, o que els que es porta són compatibles amb els equipaments de la sala.
  • Identificar la persona responsable per al suport tecnològic, per si fos necessari.
  • Horari i persones de suport per a eventualitats.
  • Preveure les pauses per al cafè o dinar, si s'escau. Màquines de vending, cafès i/o restaurants propers, catering.
  • Recollida del material sobrant.

En el cas d'actuacions singulars (com la presentació d'un gran projecte, una trobada anual o una conferència nacional/internacional), l'espai ha de ser adequat a la dimensió i repercussió de l'esdeveniment.

Cal valorar la inversió en funció del retorn en imatge, de la credibilitat, de la solvència, etc. L'entorn no garanteix el resultat, però predisposa a una determinada actitud.

En aquest sentit, les activitats outdoor proporcionen un canvi en la definició clàssica de les reunions i uneixen els participants mitjançant activitats lúdiques que afavoreixen un ambient més proper i amistós i generen, en molts casos, millors resultats en finalitzar la reunió.

Consisteixen en jocs de rol, esports d'aventura, balls, jocs d'equip, etc., que se solen realitzar, normalment, en plena natura, i sovint duren un cap de setmana o més, depenent del tipus de reunió i dels resultats que es pretenguin aconseguir. Permeten a les persones conèixer els seus seves companys de treball en contextos diferents del laboral i relaxen l'ambient en les reunions de treball.

El lloc importa. Ni tots els espais de reunió són apropiats per a totes les dinàmiques ni totes les dinàmiques són apropiades per a cada lloc. Quan allò important és l'agenda, caldrà garantir el lloc més adient per portar-la a terme. Si l'indret és una limitació, caldrà ser realista en el disseny de la conducció. L'entorn no garanteix el resultat, però predisposa a una actitud determinada.

4. Els materials necessaris

4. Els materials necessaris

Com ja s'ha vist anteriorment, una bona planificació és clau per assolir aquesta finalitat a través d'un procés que optimitzi el temps i el resultat. Un element important per optimitzar aquest procés és l'ús de materials de suport.

La base de les reunions és l'intercanvi d'idees, la generació de propostes i la suma d'aportacions per assolir un objectiu.

Es distingeix tres fases:

  • Abans de la reunió.
  • Durant la reunió.
  • Després de la reunió

4.1. Abans de la reunió

Per tal d'agilitzar la reunió, es pot plantejar que els participants hagin llegit o preparat informació prèvia.

L'ús de materials de suport ajuda en gran mesura a optimitzar el temps i el resultat de les reunions i, per fer-les encara més àgils, s'ha de tenir present la consulta d'informació prèvia per part dels assistents.

En aquest cas cal tenir en compte el següent:

  • Facilitar la documentació amb antelació suficient.
  • Donar instruccions clares de quina part de la documentació cal haver llegit o treballat amb anterioritat a la reunió i amb quina finalitat.
  • Si cal que els assistents remetin algun document abans de la reunió, convé especificar:
    • A qui l'han d'enviar.
    • Quina és la data límit.
    • En quin format (PowerPoint, Word, etc.).
    • Quines característiques ha de tenir el document (extensió màxima, estructura tipus per facilitar la integració de documents…).
    • En quina llengua.
    • Una persona de contacte per si sorgeixen dubtes en la preparació.
  • És una bona pràctica verificar la recepció de la documentació.
  • Si els participants han d'exposar la seva producció, comprovar les necessitats tecnològiques i la compatibilitat de les versions de software.
  • En el cas que algun participant vulgui facilitar material a la resta d'assistents, haurà de fer-ho amb l'antelació suficient (cal establir una datat límit) i especificar, si s'escau, en quin moment s'haurà de lliurar (a l'inici, amb la resta de material, en el moment de la seva intervenció, al final, etc.).

A nivell logístic caldrà preveure temps suficient per rebre, elaborar i reproduir la documentació necessària per a la reunió per tal de garantir que les còpies estiguin disponibles en començar la reunió.

4.2. Durant la reunió

El material necessari per a la reunió ha d'estar disponible i accessible abans de començar-la.

Un dubte habitual és si resulta millor lliurar el material a l'inici de la sessió, durant la sessió o en acabar, i si cal lliurar-lo tot alhora o en blocs.

Aquí s'inclou tant el material escrit o electrònic com el de suport: flipchart i paper suficient, retoladors per al flipchart, bolígrafs, paper, carpetes, aigües, i el material específic per a les dinàmiques previstes (post-its, cartolines de colors, etc.).

Per tal de prendre la decisió més adequada, es proposa algunes consideracions:

  • Si el material és necessari per al bon seguiment de la reunió, millor lliurar-lo abans.
  • Si és de suport, cal valorar si:
    • Els participants poden distreure's consultant-lo, desviant així l'atenció del procés previst.
    • Inclou algun aspecte no previst en l'agenda del dia i que pot generar algun debat paral·lel.
  • Si el material aportat és de suport a la producció d'un output (per exemple, una fitxa que cal omplir), convé verificar que estigui solt, no enquadernat.
  • Si el material inclou alguna presentació que es projecti durant la reunió, es recomana que els/les participants el tinguin disponible per poder prendre notes i evitar que perdin l'atenció prenent apunts d'informació que tenen disponible impresa.
  • Si el material és de suport o complementari als temes de la reunió, es pot lliurar al final.

Atenció amb la tecnologia! És una gran aliada, però pot jugar males passades. Si cal algun suport tecnològic o l'accés a Internet, s'haurà de verificar prèviament que estigui disponible i en funcionament.

És important també tenir la referència de la persona a qui cal recórrer en cas de necessitar suport tècnic. Si es porta un suport electrònic (CD, DVD, pendrive…), caldrà verificar que les versions de software són compatibles.

Si durant la reunió s'utilitza algun material que no s'ha distribuït als assistents i es valora que és interessant que el tinguin, seria bo fer constar a l'acta qui el farà arribar i en quin termini. Es recomana que s'actuï com si fos una tasca assignada a una persona.

4.3. Després de la reunió

En algunes reunions es produeixen documents o presentacions o bé es recopila informació d'utilitat per a les persones assistents. Si en el transcurs de la reunió es decideix que aquesta informació es remet als/a les participants, caldrà fer-ho a la major brevetat possible.

En aquest sentit és recomanable decidir:

  • Qui és la persona responsable de la tramesa.
  • Qui ha de passar a net la informació (si s'escau).
  • En quin suport es passarà (paper, arxiu per correu electrònic, arxiu disponible a la intranet, accés web…).
  • Data límit per a la tramesa.

Si el material per distribuir amb posterioritat a la reunió és el resultat de diverses aportacions dels participants, és aconsellable decidir:

  • Qui són les persones que hauran d'aportar la informació.
  • En quin format.
  • A qui s'ha d'enviar.
  • En quin termini.
  • Qui farà el document agregat (si s'escau).
  • En quin termini.
  • A qui s'ha d'enviar el document final, o sigui, la llista nominal. (Caldrà verificar que es disposa de les adreces de correu o dades suficients per fer la tramesa.)

5. Habilitats i tasques del facilitador

5. Habilitats i tasques del facilitador

Com ja hem vist, les funcions de facilitador i líder són fonamentals perquè les reunions tinguin èxit. Una mateixa persona pot desenvolupar les dues funcions si disposa de les habilitats necessàries.

Partint de la premissa que el facilitador ha de fer fàcil el desenvolupament de la reunió, les principals habilitats en el procés de facilitació són:

  • Vetllar perquè el procés es mantingui durant tota la reunió.
  • Influir sobre l'equip perquè es mantingui l'agenda prevista.
  • Identificar, intercedir i resoldre els possibles conflictes que apareguin durant de la reunió.
  • Ser neutral.
  • Evitar aportar opinions pròpies.
  • Ser flexible per adequar l'acompliment del procés en les dinàmiques i necessitats de les persones assistents.
  • Reforçar les actituds positives i reconduir les negatives.
  • Fer-se visible únicament quan sigui necessari i atorgar el protagonisme als/a les participants.

La facilitació té tasques específiques que contribueixen de manera clau al bon desenvolupament de la reunió, tant abans com durant:

Abans de començar la reunió:

  • Coneix de forma explícita les expectatives del líder.
  • Acorda amb totes les persones participants l'objectiu, el procés i les normes d'actuació.

En el transcurs de la reunió:

  • Recopila de manera clara i endreçada la informació, les idees i els acords que es van generant.
  • Si en el transcurs de la reunió hi ha desviacions sobre allò previst, ho posa de manifest i, si escau, ho recondueix o fa explícites les noves prioritats.
  • Vetlla perquè la reunió transcorri d'acord amb les normes d'actuació acceptades per les persones assistents.
  • Encoratja a la participació i vetlla perquè els dubtes o les discrepàncies s'exposin.
  • Garanteix que els acords i les assignacions de tasques siguin explícits i que les parts interessades els entenguin i assumeixin. Resumeix els acords i els resultat de la reunió.
  • Garanteix que el/la líder validi els acords i els propers passos.

Per saber-ne més

Cameron, Esther (2005). El método del facilitador. Kogan Page. Esther Cameron és professora de la Universitat de Bristol i en aquest llibre proposa activitats i exemples útils per mantenir el control en reunions de tre ball.

6. Aspectes claus per a una bona facilitació

6. Aspectes claus per a una bona facilitació

Una vegada identificades les habilitats i les tasques assignades a la facilitació, analitzarem els factors clau perquè el desenvolupament de la reunió sigui un tot èxit:

  • Seguir i ser coherent amb l'agenda. Si l'agenda està ben planificada, l'ordre respondrà a algun criteri. Modificar-la «sobre la marxa» pot tenir un impacte negatiu.
  • Guiar el procés i no permetre aleatorietat.
  • Utilitzar elements visuals per recollir la informació.

Per exemple, un paperògraf (flipchart) i retoladors de colors per facilitar la jerarquia de la informació.

  • Fomentar la participació (excepte si els participants s'autoregulen adequadament).
  • Controlar el temps.
  • Resumir i verificar cada punt abans de passar al següent.
  • Si surten temes col·laterals, recollir-los i vetllar perquè no desviïn l'atenció de les persones participants.
  • Identificar i resoldre possibles problemes, discrepàncies, conflictes, etc.
  • Tancar la sessió. Totes les persones que hi participen han de sortir amb un missatge homogeni.

7. La reunió

7. La reunió

7.1. Problemes típics en les reunions

Per molt acuradament que es preparin les reunions, és possible que hi sorgeixen alguns problemes. Cal parar especial atenció a:

  • Participants amb agenda «oculta» o no coincident amb la de la resta de participants.
  • Interrupcions contínues: entrades i sortides de la sala, mòbils, consulta del correu electrònic, etc.
  • Reunions «paral·leles» o converses a dos.
  • Intervencions dures o agressives o posicions inflexibles.
  • Manca de respecte pels pactes inicials.
  • Estancament en un tema per part dels participants o temes que hi tornin de forma recurrent.

En aquests casos, és d'especial rellevància que el facilitador posi en pràctica les habilitats exposades anteriorment.

7.2. Establir les "regles de joc"

Tenir unes normes de funcionament clares i compartides facilita de manera notable el bon desenvolupament de la reunió. En aquells grups que es reuneixen de forma habitual, és aconsellable establir per escrit aquestes normes per tal de poder-s'hi remetre quan sigui necessari. Per a grups que es reuneixen esporàdicament o de forma singular, és suficient enunciar-les oralment a l'inici.

Els aspectes bàsics són:

  • Respectar els temps pactats.
  • Respectar el torn de paraula.
  • No interrompre l'altra persona.
  • Si no s'està d'acord amb alguna exposició, cal justificar-ne el desacord i oferir alternatives.
  • En el cas que hi hagi pauses, cal pactar i acomplir l'horari de represa de la reunió.

7.3. Assignar tasques i accions

És possible que en el transcurs de la reunió s'assignin tasques concretes a participants. El facilitador procurarà que:

  • Cada acció tingui assignat un/a responsable.
  • L'acció tingui una data límit.
  • El contingut sigui explícit.
  • Hi hagi un output o «lliurable» definit.
  • Si hi ha altres persones assistents que hi han de participar, es defineixi clarament qui són.
  • El responsable accepti la tasca que se li ha encomanat.

És recomanable que les persones que es converteixin en responsables d'una acció siguin presents a la reunió.

En el cas que la tasca s'encarregui a una persona no present a la reunió, caldrà garantir els mecanismes per facilitar-li la informació i verificar que assumeix l'encàrrec en el menor temps possible. Aquesta segona opció presenta algunes dificultats ja que, si per qualsevol motiu la persona designada no pogués o no volgués assumir l'encàrrec, hi hauria un impacte en les previsions.

Resumint, la moderació ideal és aquella que passa desapercebuda. El facilitador ha de poder disposar d'un bon ventall d'eines per assegurar que el procés de la reunió s'orienta a assolir l'objectiu previst. Actua com un moderador d'un programa de televisió, que té com a finalitat que es compleixi el guió.

8. Els conflictes en les reunions

8. Els conflictes en les reunions

Un conflicte és una discrepància mal resolta i és habitual en qualsevol interacció entre persones. Sovint és inevitable que es produeixin discrepàncies, especialment quan hi ha diverses parts que representen interessos no coincidents.

Un conflicte mal resolt pot posar en risc el resultat de la reunió. Certament, quan se'n convoca una, es fa amb la voluntat d'assolir un objectiu. Hi ha, però, situacions en què cal valorar si continuar la reunió és més profitós que aturar-la.

Per exemple, podem trobar-nos que:

  • Manquen persones clau per a la presa de decisions.
  • Es necessita informació addicional.
  • Cal temps per valorar alternatives que han sorgit en el transcurs de la reunió.
  • S'ha esgotat el temps.
  • El nombre elevat de persones que componen el grup dificulta l'operativa i es pot delegar a un grup més petit.
  • S'han esgotat tots els recursos per fomentar la participació activa dels/de les participants i no s'aconsegueix (resistència passiva).
  • El grau de conflicte augmenta.

Una reunió és, doncs, un bon marc en què posar sobre la taula diferents punts de vista, interessos diversos i posicions particulars. És un camp de cultiu ideal per a la discrepància.

Lluny de provar d'evitar la discrepància, una bona conducció de la reunió ha de permetre que aquesta discrepància enriqueixi, amb aportacions plurals, el contingut de les reunions, per permetre així que els objectius s'assoleixin havent valorat un ampli ventall de possibilitats.

El límit està, però, en el moment que aquestes discrepàncies deriven en conflicte. En aquests casos, el moderador ha de poder disposar de les eines necessàries per gestionar la situació i vetllar perquè es mantingui el procés i s'assoleixin els resultats esperats. Cal actuar de manera assertiva.

És difícil pensar que entre un grup de persones no hi hagi discrepàncies. Les discrepàncies són bones, són una oportunitat per ampliar el camp de visió i la consciència sobre un determinat tema. Quan la discrepància no es gestiona adequadament, pot aparèixer el conflicte. Prevenir el conflicte és la millor manera d'evitar-ne els efectes no desitjats. C al estar atent/a i actuar de manera assertiva.

Comportaments conflictius observables en les reunions

Un dels primers indicadors que poden suggerir l'aparició d'un possible conflicte són els comportaments dels assistents. Cal estar especialment atent quan s'hi observin:

  • Intervencions amb l'objectiu de dominar la dinàmica de la reunió.
  • Intervencions per bloquejar els temes que es tracten.
  • Personalitzar en excés, tant en la narració com en els exemples.
  • No escoltar i/o tallar reiteradament els/les altres participants.
  • Inflexibilitat.
  • Incorporar elements col·laterals per apartar l'atenció sobre el tema principal.
  • Atacar o culpabilitzar terceres persones.
  • Treure les situacions de context.

Una bona manera d'evitar el conflicte és prevenir-lo.

En aquestes situacions, caldrà reconduir la situació posant en pràctica les eines proposades anteriorment.

El conflicte es pot originar tant entre els/les participants com entre les expectatives del moderador i els participants.

A continuació es proposen algunes actuacions per desactivar fases inicials de conflictes eventuals:

  • Augmentar la participació del grup.
  • Incentivar-ne l'interès i la implicació.
  • Contrarestar participants que proven de dominar el grup.
  • Aclarir aportacions i idees.
  • Desequilibrar la neutralitat del facilitador.
  • Desqualificacions.
  • Prevenir propostes ignorades.
  • La dinàmica s'allunya del procés previst.
  • Impasse o atzucac.
  • Interrupcions a la dinàmica.
  • Participants alterats.
  • Discussions pujades de to.
  • Converses paral·leles.

Si sentim que el conflicte se'ns escapa de les mans i la reunió es fa ingestionable, es recomana aturar-la i tractar-ho en privat amb les parts implicades.

En el document Eines de prevenció de conflictes hi trobareu ampliades les actuacions per desactivar els conflictes.

Bibliografia

Bibliografia

KAUSEN, R.C. ¡Debemos empezar a reunirnos así! Barcelona: Gestión 2000, 2004. No t'agradaria celebrar reunions a les quals a la gent li encantés assisitir-hi perquè aconsegueix resultats i surt sentint-se inspirada? Si alguna vegada t'has preguntat si no hi ha maneres senzilles i eficaces de preparar i guiar reunions més productives, acabes de trobar el teu llibre!

LENCIONI, P. Reuniones que matan. Barcelona: Empresa Activa, 2004. Patrick Lencioni ofereix un llibre provocador, centrat a buscar una solució per al problema més dolorós i, sovint menystingut, de les organitzacions actuals: les reunions ineficaces.

MILLER, R. Organice sus reuniones de manera óptima. Barcelona: Gestión 2000, 2000.

SENLLE SZODO, A. ¡Adiós a las reuniones improductivas! Barcelona: Gestión 2000, 2002. Les reunions improductives són una pèrdua de diners, d'esforç, de temps i desmotiven els/les assistents. Les persones poden adquirir les competències per aconseguir l'èxit en les reunions transformant-les en font d'energia i de realització, tant per a les persones com per a l'organització. Aquest llibre proposa eines per garantir reunions senzilles i potents en què el seus processos compleixin amb els objectius, les finalitats i les expectatives previstos.