Claus per redactar un informe
Una administració pública moderna, al servei del ciutadà, s’ha de caracteritzar entre altres aspectes, per dur a terme les seves actuacions amb la màxima eficàcia i transparència possibles. Si tenim en comptes que aquestes actuacions s’expressen principalment través del canal escrit, sembla lògic pensar que el tipus de llenguatge que s’utilitza en la redacció dels documents administratius ha de ser matèria de reflexió constant.
A més, els documents que concretament s’analitzen en aquests curs, els informes i les propostes de resolucions administratives, tenen una rellevància clau en qualsevol procediment administratiu, ja que reflecteixen les actuacions practicades en les fases d’instrucció, les quals han de ser el resultat d’un procés lògic i jurídic. És per això que el tipus de llenguatge que s’hi utilitzi i la manera com es presenti i organitzi la informació són d’una importància cabdal si es vol aconseguir que la comunicació sigui realment efectiva.
Objectius
Objectius
-
Conèixer i aplicar els trets estilístics bàsics del llenguatge administratiu.
-
Presentar la informació de manera lògica, d’acord amb les necessitats del document.
-
Estructurar els informes per aconseguir la màxima eficàcia comunicativa.
-
Apreciar la importància de redactar textos de manera clara i entenedora.
Continguts conceptuals
-
Les característiques del llenguatge administratiu.
-
L’estil dels textos administratius.
-
Els problemes lingüístics més destacats.
-
La manera de presentar la informació.
-
El procés lògic i jurídic que han de reflectir els documents.
Continguts procedimentals
-
Adequació del llenguatge a les necessitats del text.
-
Redacció d’informes administratius.
-
Adaptacions d’estructura i d’estil de textos per millorar el resultat final.
Continguts actitudinals
-
Acceptació de noves pautes de treball.
-
Reconeixement dels defectes que pot presentar un text.
Idees clau
-
El llenguatge administratiu és l’eina bàsica de comunicació en l’àmbit de l’Administració.
-
Cal dominar les característiques d’aquest tipus de llenguatge per utilitzar-lo de manera adequada.
-
Els informes i les resolucions han d’explicitar el procés lògic i jurídic que du l’òrgan competent a fer un determinant pronunciament o a prendre una decisió concreta.
-
En cada document, cal diferenciar clarament els fets, els fonaments de dret i els pronunciaments o decisions.
-
En la redacció d’aquests textos cal fer servir un llenguatge, en general, acostat a la varietat estàndard, clar i precís i sense formulismes innecessaris.
-
Cal utilitzar recursos lingüístics que afavoreixin la redacció de textos més entenedors.
1. El llenguatge administratiu com a llenguatge d’especialitat
El llenguatge administratiu és l’eina bàsica de comunicació en l’àmbit de l’Administració.
Es tracta d’un llenguatge d’especialitat amb unes estructures molt fixades.
Tenint en compte la transcendència que les actuacions de l’Administració tenen sobre la vida dels ciutadans, cal que els seus textos siguin prou clars perquè qualsevol persona els pugui entendre. Així doncs, el llenguatge administratiu també ha de preocupar-se de buscar aquelles fórmules que puguin facilitar al màxim la comunicació amb els ciutadans.
Els trets característics del llenguatge administratiu són la formalitat i la funcionalitat.
La formalitat té relació amb:
-
El caràcter oficial i representatiu dels textos administratius.
-
La necessitat d’adaptar-se a un gran ventall de possibles destinataris.
-
El caràcter vinculant de les decisions que s’hi expressen.
A efectes pràctics, la formalitat del llenguatge administratiu comporta que:
-
Els textos es redactin en un to neutre i impersonal.
-
Prevalgui l’objectivitat sobre la subjectivitat.
-
Es mantingui sempre el respecte a les persones.
La funcionalitat està relacionada amb l’eficàcia dels textos en el procés comunicatiu, és a dir, amb la necessitat de buscar sempre la màxima precisió, concisió i claredat a fi que els missatges siguin ben entesos pels destinataris.
La precisió requereix que s’evitin sempre les ambigüitats i que s’utilitzi adequadament la terminologia i la fraseologia pròpies d’aquest àmbit professional.
La concisió comporta destacar la informació important. Es tracta de presentar la informació de la manera més breu possible, sense que això vagi en detriment del contingut.
Finalment, la claredat demana que es tendeixi a utilitzar un llenguatge accessible, dins del grau d’especialitat d’aquest àmbit del coneixement.
Et pots descarregar un document on es presenta un llistat de terminologia i fraseologia administratives. Aquest recull inclou els termes i les expressions d’ús més corrent utilitzats en aquest camp del coneixement i presenta les expressions en castellà i les seves traduccions al català.
2. Document administratiu: l’informe
L’informe és un document que presenta una exposició de caràcter informatiu sobre la situació d’un afer o sobre els elements necessaris perquè es resolgui.
Els informes s’insereixen en la fase d’instrucció del procediment administratiu, en la qual es tendeix a proveir l’òrgan decisori dels elements de judici necessaris per tal que es prengui una resolució adequada.
Els informes poden ser:
-
Segons el context:
-
Procedimentals: Integrats i previstos dins d’un expedient ordinari.
-
No procedimentals: Al marge dels expedients administratius ordinaris.
-
-
Segons el contingut:
-
Descriptius: Presenten la informació el màxim d’objectiva possible.
-
Valoratius o dictàmens: Aquests permeten introduir-hi judicis de valor i opinions.
-
-
Pel seu caràcter legal, també es divideixen en facultatius i preceptius i, d’altra banda, en vinculants i no vinculants.
Més endavant veurem els tipus d’informes més comuns.
3. Estructura i criteris de redacció de l’informe
Cal separar els diversos apartats del document (fets, fonaments de dret i conclusions) i encapçalar-los amb un títol a fi que es puguin identificar amb facilitat:
Ajuntament de Vallfonda
Serveis d’Infraestructures
Identificació de l’expedient
Informe relatiu a l’expedient 453/07, referent al Projecte de substitució de passos de vianants i papereres a Vallfonda.
[En aquest apartat s’hi ha de fer constar la indicació del tipus d’informe, la referència a l’òrgan que l’ha sol·licitat o l’òrgan al qual s’adreça, el caràcter preceptiu i vinculant, si és el cas, i el número i títol de l’expedient.]
Fets
-
El 3 de gener de 2007, l’Ajuntament de Vallfonda va aprovar inicialment l’execució del Projecte de substitució de fites i papereres.
-
En l’expedient esmentat, hi consta la memòria valorativa i la documentació que preveuen els articles 24 i 25 del Decret 179/1995, de 13 de juny.
[En aquest bloc, que pot anar introduït per l’expressió fet, relació fets o antecedents, cal que hi constin els fets més rellevants ordenants cronològicament i separats en paràgrafs numerats amb un nombre cardinal. No s’han d’introduir els paràgrafs amb resultant, atès o vist.]
Fonaments de dret
D’acord amb la Llei 20/1991, de 25 de novembre, de promoció de l’accessibilitat i de supressió de barreres arquitectòniques i el Dret 179/1995, de 13 de juny, pel qual s’aprova el Reglament d’obres, activitats i serveis dels ens locals, el Projecte esmentat s’ajusta a la legalitat.
[En aquest apartat, s’hi ha d’incloure els fonaments normatius, doctrinals o jurisprudencials aplicables als fets. Cal presentar-los en paràgraf separats i numerats amb cardinals. Dins de cada paràgraf cal exposar les consideracions jurídiques que es desprenen de l’aplicació dels fonaments als fets. No s’han d’introduir els paràgraf amb considerant, atès o un altre terme similar.]
Conclusions/Proposta de resolució
Informo favorablement sobre el Projecte de substitució de passos de vianants i papereres a Vallfonda.
[En aquest apartat hi ha d’aparèixer les decisions que es prenguin com a resultat d’un procés lògic. Quan es tracta d’un informe, s’acostumen a introduir amb l’expressió Informo, i en cas de les propostes de resolució, amb la paraula Proposo, seguides de l’òrgan al quan es fa la proposta.]
Datació i signatura
Vallfonda, 1 de febrer de 2007
El cap dels Serveis d’Infraestructures
Miquel Pujolar Vallès
[Inclou, per aquest ordre:
- La datació del document, que es compon de població, seguida d’una coma, i data (el dia, el mes i l’any, en xifres, sense cap punt).
- La població mai no ha d’anar seguida de la preposició a.
- La identificació funcional (precedida de l’article determinat corresponent).
- La signatura.
- El nom i cognoms.]
Annexos [Annexos]
[Si cal, s’hi poden afegir els annexos que es considerin pertinents. Convé fer-ne la llista al final de l’informe.]
Pots descarregar-te diferents exemples d’informes en format PDF.
4. Classificació dels informes segons finalitat
5. Classificació dels informes segons temàtica
6. Quan es formulen propostes
7. Criteris d’estil
Per millorar la redacció dels textos administratius, cal ser conscients dels criteris d’estil per aconseguir-ho.
Així, doncs, a l’hora de posar-se a escriure, cal procurar redactar amb frases actives, evitar l’abús de nominalitzacions i de gerundis, no utilitzar el terme mateix com a pronom i expressar de manera afirmativa les idees.
Així mateix, també cal que els subjectes i els verbs de les respectives oracions siguin els elements amb més càrrega significativa i que es tendeixi a utilitzar paraules planeres i usuals. Si es vol estructurar adequadament un text, convé que s’utilitzin connectors i signes de puntuació a fi de facilitar-ne la lectura.