Aquest curs revisa les pautes de treball i el sistema de planificació que cal portar a terme per organitzar un acte públic oficial. Tot i que, mirat des de fora, sembla que un acte és únicament una reunió pública formal i que tot s’esdevé de manera natural, en realitat respon a una estratègia de comunicació de l’ens.

Els actes han de ser entesos com una eina de projecció pública de la institució; per aquest motiu han de ser dissenyats, preparats, executats i avaluats de manera minuciosa per tal que reforcin les relacions públiques, però el primer que cal és preguntar-se quina és la filosofia i quins són els objectius de cada acte. Haurem de saber:

• Què volem celebrar.
• Què pretenem amb això.
• A qui ens adrecem.
• Quin benefici n’obtindrem.

Aquest document planteja cinc qüestions bàsiques:

• Motivació. Un acte obeeix a alguna cosa. Pot ser la celebració d'un fet nou, la consecució d'una fita, la commemoració d'alguna cosa, la reobertura d’un servei, un casament, una presentació d’un llibre, etc. Pretén donar-hi resposta. Per què?
• Objectius. Què pretén l'amfitrió organitzant l'acte?, amb quina finalitat l’organitza? Donar a conèixer un servei nou, un producte o una actuació de govern; acostar-se a un col·lectiu; captar vots; etc. Què?
• Projecció. A qui ens volem adreçar? A la ciutadania en general; a un col·lectiu (persones residents en un barri); a sectors determinats: empresaris, joves, gent gran, etc. Desitgem que tingui projecció en tota la ciutadania a través dels mitjans de comunicació? Ens adrecem a una zona concreta o més àmplia? Per a qui?
• Cerimonial. Com desitja l'amfitrió que es faci l'acte? Amb solemnitat, senzill, amb rigor protocol·lari, amb atencions, amb facilitats… Com?
• Ratificació. Quines institucions o persones necessita l'amfitrió perquè amb la seva presència es vegin potenciats els seus objectius? Tracta de les aliances. Amb qui?

Aquestes i altres preguntes són les que aquest document revisarà i les que és imprescindible fer-se com a persona responsable de Protocol o d'Organització a l’hora de preparar els actes.

Portar a terme actes amb èxit respon a la combinació de:

• Coneixement del que hem de fer obligatòriament segons la normativa vigent.

• Habilitats com l’empatia, el do de gents i el que en català en diem “mà esquerra” per tractar amb les persones convidades i amb els diversos professionals que hi intervindran.
• Coneixement i aplicació de tècniques de negociació amb els representants d’altres ens participants.
• Un accentuat sentit de l’organització, la planificació i la responsabilitat, perquè a través del nostre savoir faire la institució ha de sortir-ne reforçada, i hem d’aconseguir que l’acte sigui un instrument per prestigiar l’ens per al qual treballem.

Hi ha moltes persones que es posen nervioses i pateixen durant un acte. El motiu és que se senten insegures i ho somatitzen suant, tartamudejant o amb mal de cap o d’estómac.

El gràfic representa com podem arribar a la zona còmoda o zona de confort (ZC) amb entusiasme, mantenint una actitud positiva (A+), amb intel·ligència emocional, conservant la calma, amb un estat d’ànim tranquil, confiat i positiu.

Cal també adquirir la seguretat a través dels coneixements (C), saber el que hem de fer i els límits establerts per la normativa i pels costums de la institució. Cal aprendre, estudiar i estar permanentment actualitzant la informació per estar al dia dels canvis i poder-los aplicar.

Però no n’hi ha prou si en sabem i no ho fem. Per tant, cal posar-ho en pràctica (P), fer actes. La dita popular diu que “la pràctica fa mestres”, i així és, perquè en qualsevol ofici s’aprèn amb l’experiència, amb l’error/encert. L’error erosiona la nostra autoestima, però és útil per adquirir un nou coneixement; l’encert ens afalaga, però no és profitós per seguir aprenent.

I per últim, la pràctica ens porta a la naturalitat, d’una manera espontània, amb un somriure, combinant la professionalitat i les habilitats socials (H). Només quan hàgim fet tot aquest cicle, passant per èxits i fracassos, treballant l’autoestima, actuant i aprenent de manera simultània, superant les pors, les crítiques, les opinions i les emocions, arribarem a la zona de confort o de seguretat, que ens permetrà un major rendiment, fent la nostra feina i gaudint fent-la.

El manual s’estructura en quatre parts:

1. Principis i conceptes bàsics. Introducció, glossari, definicions i marc legal. Abasta la teoria i la legislació que cal conèixer. Inclou tot allò que hem de complir obligatòriament en l’organització d’actes oficials. El que hem de saber.
2. Les habilitats organitzatives i comunicatives per organitzar actes, el tracte i el tractament que cal desenvolupar per a l’atenció dels diversos públics d’un esdeveniment. La imatge que projectem. Com hem de saber ser i saber estar.
3. Coneixements específics i aplicació pràctica per muntar diversos tipus de presidències: la col·locació de banderes, la presidència i acomodació dels convidats en banquets, així com les diverses tipologies de taules que ens permeten organitzar reunions segons els objectius concrets establerts. El que hem de saber fer.
4. Metodologia que cal aplicar per a la planificació de qualsevol esdeveniment. El sistema ADD. La bibliografia i els referents que aprofundiran els coneixements en aquesta matèria. Com ho hem de fer.

En els apartats següents es desenvoluparan les qüestions que entenem que són fonamentals per organitzar actes protocol·laris:

• Protocol són unes determinades normes, decrets i reglamentacions que cal complir.

• Un acte ha de respondre a uns objectius executats amb qualitat, cosa que implica saber el que cal fer i fer-ho bé, sense errades i sense crear conflicte o incomoditat en altres participants, siguin institucions o persones convidades.

• La diplomàcia i les negociacions formaran part de les tasques del dia a dia. És part de la nostra feina protegir els interessos de la institució per a la qual treballem buscant acords i bones relacions amb les altres institucions participants en cada acte. En certs aspectes, amb la nostra conducta farem d’ambaixadors, amb sòlids coneixements i bones maneres, i evitarem els conflictes.

• El cerimonial és la formalitat d’un acte públic, i aquest podrà ser més o menys solemne segons el que requereixi cada situació i objectiu. El cerimonial pren del protocol les eines per a l'organització, i d’aquesta manera permet crear l'escenari i l'atmosfera que s’hi projectarà.

• L’etiqueta està relacionada amb els costums de cada acte i la vida social que l’envolta. Inclou el fet de saber ser i saber estar en cada situació.

• La indumentària és la imatge cultural i social que es transmet segons la roba que ens posem. Per tant, el cerimonial i l’etiqueta indicaran la indumentària que socialment un amfitrió requereix per estar ben vist i ser admès al seu acte. És una voluntat expressada o un requisit que cal respectar.

• La gestió del temps en l’organització dels actes és imprescindible. La part que més dedicació demana és el disseny i la planificació. Per tant, la preparació, tot el que cal preveure i fer inicialment, el que anomenen “abans”. L’execució és seguir un guió i tenir previst un pla B per si de cas cal introduir canvis. L’anomenem “durant”. Malgrat el que se sol pensar, un acte no acaba en finalitzar el programa. Cal fer una valoració constructiva, aprendre dels errors i preveure canvis en futurs esdeveniments. L’anomenem “després” i, inclou tasques administratives, de gestió amb els proveïdors i d’agraïment als participants. Per tenir èxit en un esdeveniment, es recomana:

Començarem per conèixer les definicions i els termes específics del món protocol·lari. Et recomanem llegir el glossari que hi ha al final d’aquest manual.

També pots revisar el quadre resum següent amb les principals tècniques de relacions públiques:

Existeixen diversos tipus de protocols, però ara ens n'interessen 3: oficial, empresarial i social.

• El protocol oficial, segons descriu el Decret 2099/1983, s’emprarà a:

• El protocol no oficial és el de l’àmbit empresarial i social. Tot allò que no preveu el protocol oficial però que diàriament estableixen les empreses, les entitats culturals, esportives i de tota mena, i el comportament social.

Però, en el dia a dia, treballem i ens relacionem institucions, empreses i entitats, amb la qual cosa cal conciliar els tres tipus de protocols, ja que s’interrelacionen constantment.

Les regles del protocol són bàsicament quatre:

1. Acatar normes legals, usos, tradicions i costums.
2. Ordenar l’acte (a través d’una logística i una jerarquia). Abarca temps, espai i persones.
3. Establir una seguretat.
4. Comunicar (transmetre) una imatge positiva de la institució.

Els actes de caràcter general són aquells que s’organitzen a la ciutat amb motiu de festivitats, commemoracions o esdeveniments que poden ser solemnes. Compten amb la presència de tots els membres de la corporació.

Els actes de caràcter especial són aquells que organitzen les diferents àrees d’actuació municipal i els organismes autònoms relacionats amb els seus serveis i les seves competències.

Els actes han de ser dissenyats per donar resposta a uns objectius concrets i portats a terme amb exactitud per tal que compleixin amb la missió que tenen. Un acte públic pot ser classificat segons:

• El seu contingut cultural o esportiu: un congrés tècnic o una presentació d’un llibre.
• La seva modalitat: un acte recreatiu o social, un cinefòrum, un concert, una conferència, una ponència sobre una tradició recuperada, etc.
• El seu àmbit: és un criteri territorial que s’aplica en funció de si s’organitza a nivell nacional, autonòmic, municipal o per part d’una entitat. Aquesta apreciació marcarà el tipus d’autoritats i de públic que hi sol assistir.

Els actes públics sempre persegueixen una repercussió social. Per tant, o bé tenen lloc davant un nombre de persones i tenen un notable abast davant la societat de manera presencial i directa, o bé els mitjans de comunicació se’n fan ressò, els difonen i indirectament es multiplica l’efecte de projecció de la imatge pública de la institució (en positiu o en negatiu).

D’aquí la importància de tenir cura en:

• El contingut dels missatges
• La posada en escena
• L’organització interna
• El compliment amb el cronograma previst
• L’escenificació
• El tracte dispensat, conjugant la comunicació verbal i no verbal de l’acte

És a dir, que el que diem i com ho diem sigui coherent i el resultat de l’organització d’aquell acte sigui globalment positiu per a la institució.

D’aquesta manera l’autor anglès proposava una metodologia per reflexionar i esbrinar tota la informació necessària per prendre decisions.

Si ens fem totes aquestes preguntes, arribem a tenir la informació imprescindible per marcar un full de ruta de treball en qualsevol àmbit.

Aquesta tècnica del periodisme i de la investigació científica també ens serveix per a l’organització dels actes. Abans que ens posem a treballar, necessitem pensar i estructurar la informació, i disposar d’un informe que ens guiï en les tasques posteriors.

Les 5 W (inicials en anglès) seran una manera fàcil de recordar-ho:

• WHAT? Què cal fer? Quin acte és? Ens facilitarà el títol, de què es tracta.

• WHEN? Quan? La data de l’acte. Millor si sabem també l’hora (matí, tarda o nit).

• WHERE? On? L’espai on el farem. Cal saber el nombre orientatiu de persones que hi poden assistir (quanta gent preveiem?). La climatologia i l’època de l’any marcaran si el podem fer a l’aire lliure o a l’interior.

• WHY? Per què? El motiu pel qual es vol organitzar l’acte. A quin objectiu respon?: demanda ciutadana, proposta d’un programa electoral, compromís del Pla de mandat…

• WHO? Qui? Aquí ens preguntarem si som amfitrions o convidats. Si som amfitrions, qui representarà la corporació (l’alcalde, un tinent d’alcalde, un regidor)? Quin és el contingut? Així sabrem si hem de convidar gent del món esportiu, cultural, mediambiental, etc.

• HOW? Llavors només cal preguntar-nos Com ho farem? Acte informal, solemne, asseguts, drets…?

• N (NEED) Finalment, prepararem un llistat (check list) amb tot allò que ens caldrà per portar-ho a terme i no oblidar-nos res.

Tot seguit disposeu d’una taula que identifica quina finalitat té cada pregunta:

La primera font d’informació que cal per portar a terme correctament un acte protocol·lari oficial és conèixer les normes jurídiques vigents respecte a l’ordenament en el temps i en l’espai, tant de persones, com d’objectes i símbols. Vol dir ordre de prelació entre les persones assistents a un acte; per tant, qui hem de situar abans i qui després. És una jerarquia establerta i respectada. Podríem dir col·loquialment que són “les regles del joc”.

A Espanya, amb la normativa actual, disposem de tres nivells de disposicions. Hi ha unes obligacions pel que fa a l’Estat, i en algunes comunitats autònomes (CA), unes instruccions per a aquell territori. En l’àmbit local també els ajuntaments poden determinar el seu ordre de precedències pel que fa a les autoritats locals (alcalde, alcaldessa, tinents d’alcaldia, regidors i regidores tant del govern com de l’oposició, portaveus, etc.).

Després d’analitzar ambdós documents, s’observa que qualsevol administració situada en territori espanyol ha de complir la normativa estatal pel que fa a les precedències. En concret, l’article 3a) del RD 2099/1983 estableix tot el que han de respectar les administracions de l’Estat, les comunitats autònomes o les corporacions locals amb motiu de commemoracions o esdeveniments nacionals, autonòmics, provincials i locals.

Altrament, segons l’article 12 del mateix Reial Decret, que és el que cal aplicar als territoris d’una comunitat autònoma, i per tant a qualsevol municipi de Catalunya, l’ordre a seguir és:

1. Les persones que representen la Corona i la família reial.

1. Totes les persones que representen els poders de l’Estat. Per això, en segon lloc, el poder legislatiu (els presidents del Govern, el Congrés i el Senat); en tercer lloc, el poder executiu (Govern i Administració), i en quart lloc d’aquest bloc, el poder judicial, representat pels presidents del Tribunal Constitucional i el del Poder Judicial.
2. A partir del número 10 del llistat exposat a l’article, la màxima figura de cada comunitat autònoma, i amb menys rang els representants de l’Estat a les comunitats autònomes, la màxima figura d’un ajuntament (alcalde o alcaldessa), religiosos i militars, i la resta d’autoritats fins a un total de 48 escalafons.

Aquest document no només ordena personalitats, sinó que també estableix l’ordre dels ministeris en l’article 11.3, i de les 17 CA més les 2 ciutats autònomes (Ceuta i Melilla) en l’article 13.1.

Cal tenir en compte que moltíssimes de les persones que convidarem als actes públics no estaran recollides en el RD 2099/1983, però això no vol dir que no siguin importants pel tipus d’acte. Si fos així, no les hauríem convidades. Per tant, i per aconseguir que les persones estiguin situades allà on els correspon, s’aplica la tècnica del peinado, que rep aquest nom perquè ordena i alterna les autoritats incloses al Reial Decret amb personalitats que en aquest document no trobaríem.

Les principals característiques de la presidència són:

1. Se situa enfront dels convidats.
2. Es distingeix per la seva decoració.

El lloc d’honor es reserva a una alta autoritat o a un convidat d’honor i se l’acostuma a asseure a la presidència, al costat de l’amfitrió o persona que presideix l’acte.

La presidència podrà ser: asseguda, dreta, senar, lineal i intercalada.

Generalment els criteris aplicables són:

• Presidència asseguda: per a actes solemnes. Duració prevista: més de 30 minuts.
• Presidència dreta: és més informal. S’usa per a inauguracions. Durada curta, acte màxim de 30 minuts. Dificulta l’ordenament dels membres.
• Presidència parell: quan el nombre de persones que ocupen la presidència és parell (dues, quatre, sis o més).
• Presidència senar: quan el nombre de persones que ocupen la presidència és senar (tres, cinc o set).

Cal fixar-se que, tant en el cas de la presidència parell com en el de la senar, s’ha seguit el criteri establert al RD 2099/1983, article 4.1.

Tant en l’esquema 3124 com en el 213, es fa alternança a dreta i esquerra de la persona que presideix, la 1. Per tant, estem parlant d’una presidència intercalada.

Per últim, la presidència lineal s’empra per a línies per saludar grans autoritats. S’utilitza quan les autoritats esperen dretes i s’ordenen linealment (1, 2, 3, 4, 5…) de major a menor rang per rebre la màxima autoritat que els visita.

Cal saber que l’Administració prefereix la presidència senar, mentre que les empreses prefereixen la presidència parell.

El nombre de persones determina visualment qui presideix l’acte. Així, si és senar, és molt fàcil comprovar qui està presidint; quan és parell, de vegades es confon qui presideix. A més, com que per obligació cal cedir la presidència a determinades autoritats de major rang o, per cortesia i tradició, a la màxima autoritat local, a l’empresa privada es troben que quan assisteix un alcalde o una alcaldessa li cedeixen la presidència, amb la qual cosa la persona que té la presidència de l’empresa queda en segon terme. És per aquest motiu que l’empresa prefereix la presidència parell. I en aquests casos, entrarà la negociació entre ambdues parts per pactar el tipus de muntatge que es farà.

La bandera nacional ocuparà sempre un lloc destacat, visible i de màxim honor. Si al seu costat s’utilitzen altres banderes oficials, la bandera espanyola ocuparà el lloc preeminent i de màxim honor i la resta no podran ser de mida més gran.

Hi ha unes mides oficials establertes per a ús general, en funció de si s’han d’exposar a l’exterior o a l’interior d’un edifici.

Pel que fa a la normativa vigent, disposem de:

• Reial Decret 1511/1977, Reglament de banderes, estendards, guions, insígnies i distintius.
• Els articles del 18 al 20 de la Llei 85/1978.
• Llei 39/1981, que regula l’ús de la bandera d’Espanya i altres banderes i ensenyes.
• RD 441/1981, sobre els colors de la bandera d’Espanya.

Seguint la mateixa metodologia que hem vist en l’apartat de presidències d’aquest manual, les banderes s’ordenaran amb criteri parell (12, 3124) o senar (213).

Com veiem a la imatge, si hem d’exposar tres banderes, seguirem la disposició senar, en què la bandera espanyola estarà situada al mig (posició 1), a la seva dreta situarem la que correspon a la CA (posició 2) i a l’esquerra de la 1, la del municipi (posició 3), si el municipi en disposa.

No és obligatori que els municipis tinguin banderes; per tant n’hi haurà que disposen d’aquest símbol i n’hi haurà que no.

Per importància territorial de major a menor, les banderes les ubicarem en l’ordre i rang que a continuació detallem:

1. Banderes dels països
2. Banderes de les CA o regions
3. Banderes dels municipis
4. Banderes de les universitats
5. Bandera de la UE

Si la porta principal està situada a un lateral, davant la façana es poden ubicar les banderes en ordre lineal, la de major rang més a prop de la porta i la de menor rang la més allunyada.

En canvi, si la porta principal està centrada al mig de la façana, les banderes s’han de disposar duplicades a esquerra i dreta de la porta, les de major rang més a prop de la porta i les de menor rang les més allunyades.

L’ordre de les banderes autonòmiques les determina la data de publicació del seu Estatut d’Autonomia i la disposició de l’article 13.1 del RD 2099/1983.

Els criteris per ordenar banderes poden ser diversos, per exemple:

• Les banderes universitàries s’ordenen pel criteri d’antiguitat. L’any de creació de cada Universitat marca el rang. La més antiga és la de Salamanca, inaugurada l’any 1218; per tant la seva bandera serà la número 1 en actes amb presència de diverses universitats.
• El criteri alfabètic. Les banderes que conformen l’OTAN s’ordenen alfabèticament en llengua anglesa. En canvi, a la Unió Europea, s’ordenen alfabèticament segons el nom de cada país en el seu idioma. Per posar un exemple, Grècia no s’ordena per la g perquè en grec el país és Ellas, ‘Eλλαδα, i per tant la seva bandera estarà situada a la e.

Com que les banderes són un símbol que representa un país i per tant la seva ciutadania, el dol oficial s’expressa igualment a través de gestos envers aquest símbol. Per aquest motiu, en cas de dol, les banderes onejaran a mig pal.

Però la competència sobre cada bandera la té el seu govern:

• Per tant, la bandera espanyola onejarà a mig pal si així ho disposa el Consell de Ministres.
• El mateix criteri s’aplica per a les banderes autonòmiques, ja que és el Consell de Govern de la CA qui decretarà els termes del dol i, per tant, el temps que la bandera s’exhibirà a mig pal als edificis i llocs públics.
• També s’aplica aquest criteri a les banderes locals, que ho hauran d’aprovar per Ple municipal extraordinari o per decret d’Alcaldia, segons s’hagi determinat en el Reglament orgànic municipal (ROM).

Una bandera no es pot arrossegar per terra. Per tant, si no és possible hissar-la, es disposarà un crespó negre sobre la bandera i es mantindrà a l’alçada habitual. S’acostuma a fer d’aquesta manera a l’interior dels edificis i als salons de plens.

Els títols i tractaments vénen determinats, amb més o menys formalitats, pel costum social, a més de regular-se mitjançant determinades normes jurídiques.

Generalment s'atribueix un tractament específic:

• A determinats càrrecs d'algunes institucions, públiques i privades (autoritats civils i militars, càrrecs eclesiàstics i acadèmics, dirigents empresarials, etc.).
• En les societats on es mantenen els títols de noblesa, com en el cas d’Espanya, als seus posseïdors.

Hi ha dues maneres correctes d’escriure i usar un tractament:

• Estructura 1: tractament + nom i cognom/s, càrrec

• Estructura 2: càrrec, tractament + nom i cognom/s

A nivell escrit i en rètols de sobretaula s’usa més l’estructura 1, i oralment s’empren d’igual manera les dues opcions. Altres combinacions serien incorrectes.

No es pretén que coneguem i recordem de memòria tots els tractaments protocol·laris. Per això preparem prèviament l’acte, ho busquem, en prenem nota i ho escrivim correctament. Els més habituals o freqüents sí que solen memoritzar-se, per exemple el del president de la Generalitat i els de consellers i conselleres, diputats i diputades, i alcaldes i alcaldesses.

Recordem a continuació uns conceptes bàsics sobre les abreviatures:

La forma de les taules i la seva disposició poden afavorir un determinat clima o un altre. Per aquest motiu, és important conèixer l’objectiu de la reunió per tal de preparar un muntatge o un altre.

Les diferents disposicions de taules que podem fer són:

• Capçalera única jeràrquica: Hi ha una única persona asseguda a la part estreta de la taula presidint la reunió. A partir de la seva dreta s’ubica la persona que té més rang després d’ella, i alternant a dreta i esquerra, s’asseuen la resta de persones participants, de manera que les de menys rang queden més allunyades de la zona de presidència.

• Capçalera única equilibrada: També hi ha una única persona asseguda a la part estreta de la taula presidint la reunió. A partir de la seva dreta s’ubica la persona que té més rang després d’ella, i la resta es disposen linealment a un costat de la taula i pujant per davant fins que la persona amb menys rang queda situada al costat de la persona que presideix. D’aquesta manera es compensa (equilibra) i es permet que persones que habitualment no tenen accés a la presidència hi puguin conversar.

• Capçalera única simètrica: També hi ha una única persona asseguda a la part estreta de la taula presidint la reunió. Serveix per reunir-se amb dos col·lectius d’igual importància i on la presidència exerceix una funció únicament observadora o mediadora, segons el cas. A partir de la dreta de la presidència s’ubica la persona que té més rang d’un col·lectiu i a l’esquerra la persona de més rang de l’altra entitat participant. I linealment es disposen la resta de persones participants de més a menys rang de cada entitat participant. L’objectiu d’aquesta disposició és que cadascú tingui un homòleg davant seu. Es pretén dialogar i buscar punts comuns d’entesa.

• Sistema de trobada o delegacions: Ja no hi ha un caràcter jeràrquic i unipersonal a la part estreta de la taula. Aquest sistema serveix per reunir-se dos col·lectius o delegacions d’igual importància i mateix rang. A un costat de la taula seu tota una delegació i frontalment l’altra. L’objectiu d’aquesta disposició és fomentar el diàleg i el coneixement entre dos iguals, i buscar sinergies i possibles punts de col·laboració o entesa.

Les administracions organitzen dos tipus d’àpats:

• Dinars de treball: únicament afecten els càrrecs electes o tècnics. Són exclusivament professionals o laborals.
• Banquets (habitualment sopars): són actes socials, en què sovint els càrrecs electes poden venir acompanyats de les seves parelles.

El tractament i l’organització dels banquets són diferents. Tot seguit analitzarem en quins aspectes i com afecten la ubicació de les persones convidades.

En el cas dels banquets oficials, per qüestions de protocol social, aquestes quatre premisses ens faran canviar l’ordre dels seients a les taules:

• El matrimoni amfitrió ocupa el lloc central (junts enfrontats).
• La resta de matrimonis se separen.
• No han de quedar dones als extrems de la taula.
• No han de situar-se dues dones de costat a la taula (si és possible).

És important tenir en compte aquestes normes d’etiqueta, però no sempre es poden complir.

Respecte a les mides, cal tenir en compte que un comensal necessita com a mínim 50 cm, tant d’amplada com de profunditat a la taula, i encara més si volem posar centres de taula o decoracions centrals.

Si disposem d’una taula de 3 m de llargada per 2 m d’amplada, hi podrem acomodar 12 persones i tindrem espai per situar centres de taula.

Per altra banda, hem de calcular quantes taules podrem ubicar dins un saló. Tot seguit oferim unes pautes generals.

Segons el croquis, necessitaríem un mínim de 8 m (2 de taula + 1 + 1 de cadires = 4 per taula) x 7 m (3 + 3 + 1 de pas). Per tant, 8 x 7 = 56 m².

Si disposem d’un espai de 52 m², podrem situar, com a màxim, 4 taules de 2 x 3 m. Per tant, 48 comensals. Podríem reduir espai entre taules, però amb mesura, per tal que els cambrers puguin circular i fer la seva feina. Si és un espai diàfan, podrem calcular aproximadament 1 m² / pax.

Els amfitrions se situen al centre de la taula rectangular o imperial. Per tant, s’asseuen frontalment l’un davant de l’altre al mig de la taula (centralment) entre els comensals situats a dreta i esquerra. Es crea un únic pol de conversa al centre de la taula.

Aquest sistema és molt emprat per l’Administració, ja que si hi ha una trobada de dues institucions, permet mantenir una conversa amb molta fluïdesa.

Els amfitrions seuen a les capçaleres de la taula rectangular o imperial. Es creen dos pols de conversa a la taula, un al voltant de l’amfitrió i l’altre al voltant de l’amfitriona o del convidat d’honor.

Aquest sistema normalment no el volen les administracions perquè no permet que es pugui mantenir una conversa ni arribar a acords durant l’àpat.

Hi ha dos tipus de col·locació dels comensals: el sistema de les agulles del rellotge i el sistema cartesià o d’ics.

Els comensals se situen en una espècie d’espiral o de cercles al voltant dels amfitrions o les presidències, sempre girant en el sentit de les agulles del rellotge. L’ordre és el següent:

Dreta de la 1a presidència (1P), esquerra de la 1a presidència, dreta de la 2a presidència (2A), esquerra de la 2a presidència…

Aquest sistema de col·locació segueix la direcció de les aspes d’una ics (X).

En la presidència anglesa, el primer convidat seuria a la dreta de la 1a presidència, el segon convidat a la dreta de la 2a presidència, el tercer a l’esquerra de la 1a presidència i el quart a l’esquerra de la 2a presidència, i a partir d’aquí en X.

La taula rectangular va bé si el nombre de comensals és parell; si no, queda descompensada. Si emprem aquest tipus de taula, de vegades les dones es podrien quedar a les puntes i no complirien el precepte que no han de quedar dones als extrems de la taula.

En la taula rodona mai tindrem aquest problema, ja que, com que no té angles, tant si el nombre de comensals és parell com senar, la taula sempre queda compensada.

Unes altres opcions són la taula ovalada i la imperial, que tenen els mateixos avantatges que la rodona i més capacitat.

A l’Administració local, i especialment als ajuntaments, s’organitzen molt freqüentment actes de diversa tipologia, i tot i la introducció dels costums locals, responen a una estructura bàsica comuna. Tot seguit analitzarem les característiques generals com a guia per portar-los a terme amb correcció.

La constitució de les corporacions municipals i l'elecció d'alcalde estan legislades a la Llei orgànica del règim electoral general 5/1985, de 19 de juny.

Aquesta Llei orgànica legisla, en el títol III “Disposicions especials per a les eleccions municipals”, el mandat i la constitució de les corporacions municipals, corresponent al capítol VIII. L'article 195 d’aquest capítol estableix que:

• Les corporacions municipals es constitueixen en sessió pública el vintè dia posterior a la celebració de les eleccions, tret que s'hagués presentat recurs contenciós electoral contra la proclamació dels regidors electes, supòsit en què es constitueixen el quarantè dia posterior a les eleccions.
• Amb aquest fi, es constitueix una mesa d'edat integrada pels electes de major i menor edat presents en l'acte, en la qual actua com a secretari el de la corporació.
• La mesa d’edat comprova les credencials presentades, o acreditacions de la personalitat dels electes, d’acord amb les certificacions que la Junta Electoral de Zona ha enviat a l’Ajuntament.
• Realitzada l'operació anterior, la mesa d’edat declararà constituïda la corporació si concorren la majoria absoluta dels regidors electes. En cas contrari, se celebrarà sessió l'endemà passat, en què quedarà constituïda la corporació qualsevol que sigui el nombre de regidors presents.

El capítol IX estableix com s'ha de procedir en l'elecció d'alcalde. Es tracta en l'article 196:

• Poden ser candidats tots els regidors que encapçalin les seves corresponents llistes.
• Si algun d'ells obté la majoria absoluta dels vots, és proclamat electe.
• Si cap d'ells obté aquesta majoria, és proclamat alcalde el regidor que encapçali la llista que hagi obtingut més vots populars en el corresponent municipi (en les eleccions). En cas d'empat es resoldrà per sorteig.

En aquest mateix article s'especifica que:

També els ajuntaments aproven els seus reglaments orgànics (ROM), en els quals s'articula la constitució del consistori i el procediment d'elecció dels regidors.

El ROM d’un Ajuntament pot resumir l’acte de presa de possessió en els punts que es descriuen en el document següent: Resum d’un acte de presa de possessió.

Normalment les taules rodones són públiques, i s’acostuma a obrir un torn de paraules o preguntes al final de les exposicions dels ponents. De vegades es fan a través dels mitjans de comunicació (televisió o ràdio).

En la taula rodona sempre s’incorpora un moderador, que és una persona imparcial que garanteix la participació de tots els membres de la taula amb els mateixos drets de temps.

Els participants en una taula rodona són persones que, per la seva trajectòria professional o personal, poden aportar informació o punts de vista diferents sobre el tema escollit.

Per organitzar una taula rodona haurem de tenir en compte els passos següents:

1. Cal fer una llista provisional de possibles participants i alguna persona de reserva (per si falla algun dels candidats).
2. Després cal contactar particularment (telefònicament i, posteriorment, per escrit) per demanar la participació en aquella jornada. Cal explicar amb precisió què es demana al ponent i les condicions de la participació. Per escrit confirmem la invitació (s’aconsella enviar una carta, mai una invitació).
3. Una vegada confirmats els ponents, es reserva (o confirma) la sala on es durà a terme la sessió. S’estudien i s’encarreguen tots els materials als proveïdors segons la fitxa de l’acte.
4. Cal preveure qui farà l’acolliment i la rebuda dels participants (si han d’anar a l’hotel, etc.) i els trasllats (si els ponents vénen sense mitjà de transport propi).
5. Caldrà fer anuncis, cartells, invitacions, etc.
6. Preparació de la sala (segons full de ruta ADD).
7. Celebració de l’acte.
8. Posteriorment, se sol convidar a dinar o sopar els ponents com a mostra d’agraïment institucional (cal preveure quines autoritats han d’assistir-hi per qüestions de rang i regidoria).

A diferència de l’acte descrit abans, no es tracta de generar cap mena de debat, sinó de conèixer una classe magistral d’un expert en un tema.

En aquest cas, la presidència acostuma a ser parell, i el ponent és acompanyat només de l’alcalde o regidor de l’àrea corresponent.

Per organitzar una conferència haurem de tenir en compte els punts següents:

• Cal preveure si el ponent desitja fer la conferència assegut o dret. En cas que sigui dret, cal tenir preparat un faristol per facilitar l’exposició.
• El conferenciant pot fer l’exposició durant un màxim d’1 hora. Si es desitja, es pot obrir un torn de preguntes en acabar l’exposició.
• Com a cortesia, s’acostuma a convidar el ponent a un àpat restringit amb 2 o 3 autoritats locals. Se li pot entregar un obsequi local com a mostra d’agraïment.
• Cal preveure fotògraf.

En la inauguració de seus o serveis cal preveure:

• Quin recorregut es farà de la instal·lació.
• Quines persones formaran la comitiva.
• Si posteriorment hi haurà jornada de portes obertes per tal que tothom pugui conèixer el nou espai o l’espai rehabilitat.

Aquest tipus d’acte comporta:

• Dissenyar els recorreguts interns.
• Considerar el nombre de persones que conformarà cada grup de visitants.
• Formar l’equip que guiarà els grups per tal que tothom expliqui el mateix sobre la nova instal·lació.
• Fer un guió del que succeirà pas a pas.
• Cronometrar el temps de les explicacions i del recorregut.
• Assajar el dispositiu.

La signatura de conveni és un acte que sol ser restringit (sense públic). De vegades hi ha la premsa.

Quan es porti a terme, s’hauran de tenir en compte diferents aspectes abans, durant i després de l’acte.

Difusió

• Persones relacionades directament amb el motiu de l’acte
• Mitjans de comunicació

Convidats especials

• Representants de les institucions signants
• Persones del departament de l’Ajuntament que hagin estat relacionades amb els preparatius del conveni (regidor de l’àrea, tècnics implicats)
• Mitjans de comunicació

Elements de cerimonial i d’organització necessaris

• Documents per signar
• Carpeta que conté els convenis
• Bolígrafs de qualitat mitjana i, si convé, safata de presentació
• Dossier de premsa amb còpia del conveni
• Contractació del fotògraf

Acollida

• Al vestíbul del departament o lloc de la signatura i en funció de quina sigui l’autoritat o les persones que signin, hi haurà el responsable de protocol, un regidor i el secretari o persona que per rang correspongui esperant els signants per tal d’acompanyar-los.
• Al despatx del responsable hi haurà la resta d’assistents, juntament amb l’amfitrió, esperant els convidats externs.

Desenvolupament

• Arribada dels convidats.
• Salutacions.
• Col·locació dels assistents al voltant de la taula de signar.
• Cal tenir la precaució (si s’escau) de reservar un espai per als mitjans de comunicació en cas que hagin de presenciar la signatura. Una altra opció és convocar una roda de premsa al final per donar a conèixer amb més detall la signatura del conveni.

Signatura

• Paraules (parlaments) dels representants de les entitats signants.

• Es procedeix a la signatura (cal l’ajut d’una persona de suport per a aquest moment, especialment si són diverses les entitats que signen; també és important recollir fotogràficament aquest moment de l’acte).
• Lliurament d’un exemplar del conveni a cadascuna de les persones que han signat.
• Copa de cava (opcional).

Comiat

• L’amfitrió acompanyarà els convidats a la porta de sortida.

• Agraïments per escrit
• Tramesa de fotografies de l’acte als representants de les entitats signants
• Tramesa del recull de premsa

El lliurament de premis o diplomes és un acte que sol ser públic amb invitacions, però també pot ser obert al públic general, anunciat mitjançant cartells al carrer i sense petició de confirmació d’assistència. Acostuma a haver-hi premsa.

Quan es porti a terme, haurem de tenir en compte diferents aspectes abans, durant i després de l’acte.

Difusió

• Persones relacionades directament amb el motiu de l’acte (invitació).
• Mitjans de comunicació (invitació específica).

Convidats especials

• Tots els participants al premi.
• Les persones o entitats premiades (han de confirmar que hi assistiran).
• Familiars dels premiats o membres de les entitats premiades (s’ha de valorar si, per capacitat de la sala, cal restringir el nombre d’acompanyants per cada persona o entitat premiada)

Acollida

• Es farà al vestíbul de l’espai o, si és una autoritat rellevant, com escaigui protocol·làriament.
• En una sala annexa hi reunim els premiats mentre la resta d’assistents s’acomoden al saló.

Desenvolupament

• Arribada dels convidats.
• Salutacions.
• Acompanyament i ubicació dels assistents a les cadires reservades.
• Entrada dels premiats i acomodació.
• Entrada de la presidència.
• Paraules de benvinguda i lliurament dels premis (per l’ordre que s’hagi establert, per importància dels premis o alfabèticament).
• Una única persona d’entre els premiats fa l’agraïment en nom de tots.
• Fotografia de família amb tots els premiats. És aconsellable també fer-la amb tots els participants.
• Paraules de comiat per part de l’amfitrió.
• Trasllat de tots els convidats a l’espai on hi hagi el refrigeri.
• Copa de cava (opcional).

Comiat

• L’amfitrió acompanyarà els convidats a la porta de sortida, segons el protocol que s’hagi establert per a l’acte. Sigui quin sigui, serà el mateix que s’hagi dispensat a l’arribada.

• Felicitacions per escrit (carta o saluda).
• Tramesa de fotografies de l’acte als premiats.
• Tramesa del recull de premsa amb la notícia (recomanable).

En alguns ajuntaments mitjans o petits, de vegades no hi ha una persona determinada que faci aquesta tasca.

Podem trobar que probablement se n’encarrega el cap del Gabinet de l’Alcaldia, És bo de coordinar amb aquesta persona l’agenda de l’alcalde/essa, sobretot si, com a màxima autoritat local, ha de presidir l’acte.

És adequat comunicar-li l’acte o esdeveniment que organitzarem, perquè a través del Gabinet de Premsa se’n farà la difusió oportuna i rebrà trucades dels mitjans de comunicació comarcals. Per tant, ha de saber què fem, quins actes s’organitzaran i les dades generals sobre el tipus d’acte, per si considera que s’ha de difondre a la premsa (falques a la ràdio, anuncis a la premsa escrita, etc.) i perquè disposi de dades suficients per si els mitjans sol·liciten una entrevista amb el responsable polític (sigui alcalde o regidor). Cal pensar en el cronograma i els departaments afectats des de la globalitat.

Si no hi ha un cap de Protocol i Relacions Públiques assignat, cal que cada acte o esdeveniment tingui assignat un responsable de l’acte, una persona de l’àrea corresponent que l’organitzarà. Alternativament pot nomenar-se una persona responsable de cada àmbit organitzatiu o departament:

Si l’acte és d’esports …………………………………………..

Si l’acte és de cultura ………………………………………….

Si l’acte és de benestar social ………………………………..

Si l’acte és de formació ………………………………………..

Si l’acte és d’urbanisme ……………………………………….

Cal que algú (amb nom i cognoms) el lideri i se’n faci responsable per evitar duplicitats o oblits.

Posteriorment, s’ha de pensar si cal col·laboració d’altres departaments i quina persona en serà la interlocutora. Gairebé sempre necessitem suport de serveis (via pública), policia local i premsa. També es poden subcontractar serveis externs (sonorització, muntatge d’infraestructures, temes logístics o càtering). Crearem fitxes de proveïdors i seguirem l’esquema de treball ADD (abans, durant i després de l’acte).

En alguns ajuntaments, la secretària de càrrecs només fa la funció de reservar l’agenda del seu regidor, preparar la documentació per portar a la signatura i filtrar trucades telefòniques. En altres ajuntaments, a més, supervisa els actes que es fan des de la regidoria assignada, assisteix als esdeveniments per redactar les actes de les reunions, acull i rep les visites i assisteix els regidors en actes propis.

Una vegada decidit que s’organitzarà un acte, el primer i més important és pensar com el portarem a terme, des de la màxima abstracció fins a la concreció total, i valorar els pros i contres. Com si es tractés de pintar un quadre, primer triaríem perspectiva, tema, personatges i colors i faríem un esbós. Posteriorment, inclouríem els detalls i els efectes.

Abans de l’acte

En aquest apartat hem inclòs tots els preparatius que tindrem en compte des que s’ha pres la decisió de portar a terme un acte fins a la vigília.

Internament: Pensar. Fase de disseny:

• Esborrany (preprograma)
• Anàlisi d’opcions i possibles espais
• Serveis que caldrà contractar (prereserves i logística)

Internament i externament: Fer. Amb l’alternativa escollida (programa):

• Reserva d’espai i contractació de serveis en ferm
• Llista de convidats
• Papereria institucional (disseny i impressió: cartes i invitacions)
• Divulgació de l’acte (invitacions, cartells, xarxes socials…)
• Relacions amb la premsa (anunci, roda de premsa, nota de premsa…)
• Confirmacions
• Check list de tot el material que necessitarem per fer el muntatge i desenvolupar l’acte (des de cinta adhesiva i tisores fins a bolígrafs i carpetes)

Durant l’acte

En aquest apartat s’inclou tot el que s’esdevé el dia de l’acte, que engloba:

• La verificació del que havíem previst prèviament i que hem vist en l’apartat anterior.
• L’atenció als convidats i participants en l’esdeveniment.
• La mateixa execució del programa.
• L’atenció a la premsa.
• L’enviament de comunicats, notes de premsa, valoracions o fotografies, tant als mitjans de comunicació habituals com a les xarxes socials.
• Comiat de les persones convidades.
• I finalment, el desmuntatge.

Internament i externament: Executar. El dia de l’acte, seguir el guió o improvisar. Resoldre conflictes i prendre decisions.

Després de l’acte

Internament i externament: Avaluar. Analitzar com ha anat l’acte, extreure’n conclusions i el possible pla de millora per al futur. Trametre documentació, certificats i agraïments. Finalitzar tràmits burocràtics i pagar els proveïdors.

A continuació hem inclòs un quadre resum del procés ADD amb totes les tasques que s’han de tenir en compte abans, durant i després de l’organització d’un acte.

Tal com hem anat explicant, la projecció de la imatge pública d’una institució la portem a terme amb diverses tècniques de relacions públiques, concretament, com ja hem vist, amb l’organització d’actes protocol·laris.

Les persones que en formen part, siguin polítics o treballadors, també són imatge de la institució i comuniquen missatges. Per això la roba que triem en cada ocasió parla de nosaltres individualment i col·lectivament. La comunicació en el fet de vestir es considera també comunicació no verbal, perquè és la primera impressió (estètica) que les persones desconegudes reben de nosaltres, ja que transmetem informació i trets de la personalitat, sigui bon gust, estridència, elegància o provocació. La roba que decidim posar-nos també és un mitjà de diferenciació o integració en els col·lectius.

Per això, en funció del tipus d’acte públic i com a representants de l’Administració per a la qual treballem, s’exigeix una indumentària adequada a cada situació.

Pel que fa a la indumentària protocol·lària, tradicionalment la marca l’home, i la dona es vesteix en funció de les normes indicades a la invitació.

A continuació, pots consultar les normes bàsiques d’indumentària protocol·lària per saber vestir adequadament en cada ocasió:

Tot seguit, s’indiquen les expressions més utilitzades en les invitacions, que seran les que haurem de comprendre i respectar per no confondre’ns d’indumentària. Cal tenir en compte que són els requeriments que la persona organitzadora estableix per assistir al seu acte.

• Se suplica etiqueta. Vol dir que la persona amfitriona desitja que els seus convidats acudeixin amb una etiqueta senzilla (esmòquing o jaqué), però no implica obligatorietat, es pot portar vestit fosc. Les dones podran portar vestit curt o de còctel.
• Vestit fosc. És obligatori portar vestit fosc, i per tant, les dones han de portar vestit curt o de còctel. Si l’home porta vestit fosc, la dona mai pot anar amb vestit llarg.
• Jaqué o uniforme. És d’ús obligatori (no opcional). La dona portarà vestit curt. Com que es tracta d’un acte diürn, no permet portar vestit llarg.
• Frac o uniforme amb condecoracions. És d’ús obligatori per als homes. Les dones portaran vestit llarg. És la indumentària de més gala.
• Rigorosa etiqueta o etiqueta. És obligat el frac per als homes i el vestit llarg per a les dones.

Diferents denominacions de l’etiqueta (equivalències) segons els països:

La comunicació no verbal també es refereix al que expressem encara que estiguem en silenci. El nostre llenguatge gestual i corporal (la postura del nostre cos i la gesticulació facial) és part de la nostra conducta i és analitzat també per les persones que ens observen.

Hi ha moltes formes no verbals de comunicació que estan presents en els actes, com la il·luminació, les fotografies o imatges que projectem, la sonorització, els colors, la simbologia o les banderes.

Cal transmetre seguretat i sensació de control de la situació a través de:

• Tenir una bona postura. El cos ha d’estar dret, vertical (amb una correcta alineació corporal).
• Mantenir el somriure.
• Evitar la gesticulació facial i manual excessiva.
• Mantenir contacte visual amb la presidència i els col·laboradors per informar.
• Caminar amb pas segur, amb fermesa, en línia recta i evitant les corredisses.
• Seure i aixecar-nos correctament de la cadira. Mantenir els genolls junts mentre estem asseguts.
• Assentir amb el cap.

Cal evitar

• Rascar-se en públic i mastegar xiclet.
• Treure’ns les sabates, encara que ens facin mal els peus. Si hem d’estar molta estona dempeus, canviem el pes del cos d’un costat a l’altre alternativament.
• Riure sorollosament.
• Els crits.
• Les cantarelles.
• Transmetre sentiments amb el gest facial (disgust, tristesa, sorpresa…).

a. 3

b. 2

c. 4

d. 1

e. 9

f. 8

g. 7

h. 6

i. 5

j. 10

En aquest cas hi hauria dues respostes correctes:

Qualsevol altra combinació és incorrecta.

Com observem en el vídeo:

La taula és en forma d’U.

El tipus de presidència és de capçalera única jeràrquica, EUA amb la funció de mediador, i Ucraïna i Gran Bretanya com les dues delegacions en negociació.

És important fixar-se com canvien les disposicions de les banderes en funció de cada acte: a la reunió hi ha tres banderes (EUA, Ucraïna i Gran Bretanya), mentre que a la roda de premsa cada ministre d'Exteriors té al darrere la bandera del seu país (Rússia i Espanya).

Al marge de les respostes concretes, el més important és acostumar-se a observar i analitzar el que veiem, els gestos, els espais adequats a cada objectiu:

• El cas de l'esmorzar al pati dels Elisis està concebut per poder conversar de manera informal.
• Quan estan asseguts al sofà, es pretén un espai reservat en un despatx per a converses semiformals.
• I la reunió amb taula en U presenta una formalitat absoluta, hi està convocat tot el plenari.

Agermanament: És l’acord lliurement adoptat entre institucions públiques representatives de col·lectivitats locals, de caràcter nacional o transnacional, amb l’objecte d’establir entre sí llaços de relació i amistat permanents, en ordre a un millor coneixement, enteniment, intercanvi d’experiències i cooperació mútua. Hi ha diversos tipus d’agermanaments, entre els quals els de cooperació internacional i els culturals. Els agermanaments van sorgir a Europa a final de la Segona Guerra Mundial per promoure lligams entre la població europea i emprendre projectes de mutu acord i en benefici de les poblacions.

Amfitrió: Que organitza un esdeveniment i rep a la seva seu o territori representants d'una altra entitat o Estat, als quals dispensa certes atencions. Acostuma a presidir l’acte, si no és que per normativa està obligat a cedir la presidència, cas en el qual queda en segon terme.

Atributs: Són elements físics o objectes característics que habitualment acompanyen la descripció o la representació d’una persona. Són símbols que representen persones o personatges. En el cas de l’alcaldia, s’acostuma a representar pel bastó de comandament. Els regidors i regidores dels ajuntaments poden rebre una insígnia d’or amb l’escut municipal o una medalla.

Bandera: Peça de tela, generalment rectangular, en una relació de dos d’alçada per tres d’amplada, fixada per un costat a un pal o asta, que serveix com a símbol o ensenya. Els elements de la bandera s’han de fonamentar en fets històrics o accidents geogràfics, en característiques pròpies de l’ens local o en el seu nom. La bandera no ha d’incorporar mai l’escut, sinó, en tot cas, els seus elements més representatius, com ara els esmalts o les càrregues. Correspon al ple de l’ens local l’acord d’adopció, de rehabilitació, de modificació o de canvi de la bandera. El contingut de l’acord ha de contenir la descripció amb les dimensions, les proporcions i els colors. Es podrà utilitzar a partir de la publicació de la seva descripció al DOGC, s’inscriurà al Registre dels ens locals i gaudirà de la protecció que estableixen les lleis.

Convidat: Tothom que rep invitació a l’esdeveniment. Són gent que, per la seva importància amb relació al tema o pel seu càrrec públic en alguna institució, considerem que han de ser presents en un acte.

Convidat d’honor: Figura especialment rellevant que pot ser-hi o no (no sempre hi és) però que, si hi és, tindrà un tractament distingit. Sovint se li cedeix el lloc d’honor.

Es reserva per a una alta autoritat o per a un convidat en honor del qual es fa l’acte. Acostuma a situar-se en la presidència.

Honors i distincions: Són les atribucions de dignitat conferides a títol de reconeixement a les persones físiques o jurídiques per raó dels seus mèrits.

Indumentària: La paraula indumentària prové etimològicament del llatí indumentum, d’induere, que vol dir «el que es porta posat sobre el cos, el vestit».

Al principi l'ésser humà va necessitar utilitzar vestidura o indumentària per protegir-se de les inclemències climàtiques i per raons de pudor; però després la indumentària va passar a representar una manera d'expressar els seus gustos personals, una manera de mostrar la seva imatge, d’adornar-la, i la representació cultural de certs llocs, països i èpoques.

En protocol, l’ús de les peces d'etiqueta no correspon a les persones que assisteixen als diferents actes públics. Correspon als organitzadors, els amfitrions de l'esdeveniment i la persona encarregada del protocol definir la classe d'indumentària que han de portar els assistents als actes, segons la naturalesa de l'acte i l'hora en què se celebra. Aquesta informació ha d'anar a la invitació.

És cortesia i respecte envers els organitzadors de l'acte que les personalitats i els assistents hi acudeixin amb la indumentària que s'indica o se suggereix a la invitació.

Línia de saluda, salutació o recepció: És una filera protocol·lària que els amfitrions fan per rebre i saludar tots els seus convidats. Aquesta presidència és de tipus lineal.

Lloc preferent: És el lloc destacat i d’honor reservat a regidors i regidores que assisteixen a actes municipals i no ocupen un lloc a la presidència.

Mosca: Signatura curta, versió reduïda o abreujada de la signatura habitual que es fa amb un traç ràpid. S’empra en els primers fulls dels documents oficials (convenis, etc.) per validar que s’han llegit i s’hi està d’acord. Serà imprescindible que en l’últim full del conveni o document s’empri la signatura oficial.

Patrocinador: És qui paga totalment o parcialment un esdeveniment. Si es tracta d’un empresa, cal saber que espera treure’n un rendiment mercantilista, per la qual cosa, caldrà tenir especial cura a posar el seu logotip en llocs visibles i fer-ho públic en els parlaments.

Precedència: Significa ordre (posició en funció del rang que s’ocupa). Respecte a l’ordenament i la prelació dels components de la corporació municipal, quan assisteixin als actes oficials serà la següent:

1. Alcalde/essa.
2. Tinents o tinentes d’Alcaldia, per ordre de més a menys (1tt/2tt/3tt/…).
3. Membres de la Junta de Portaveus, per ordre de major a menor representació municipal.
4. Membres de la Junta de Govern, per ordre de nomenament.
5. Regidors/es de l’equip de govern a l’Ajuntament, per ordre electoral i de major a menor representació municipal.
6. La resta de regidors/es, per ordre electoral i de major a menor representació municipal.

A l’Estat espanyol, des del 1983, hi ha una normativa específica regulada en el Reial Decret 2099 que regula les precedències de les autoritats. És una norma de compliment obligat.

Potestativament, les comunitats autònomes poden tenir normes de precedència. En el cas de Catalunya, sí que n’hi ha i estan regulades pel Decret 189/1981. Altres comunitats autònomes també en tenen i altres no. Les que no en tenen únicament es regeixen per la norma estatal, i les que en tenen conjuguen ambues normes, amb prevalència de l’estatal per sobre de l’autonòmica.

Presidència: Zona reservada durant un acte a l’amfitrió i als seus convidats principals, col·locats segons la seva precedència.

Segons el RD 2099/1983, serà intercalada i ha de respectar un ordre de cessions obligatòries en cas que assisteixin a l’acte el rei o qualsevol persona de la família reial, el president del Govern espanyol, el president de la Generalitat o el president del Parlament de Catalunya, en el cas de Catalunya, o aquestes mateixes autoritats territorials en el cas de cada comunitat autònoma.

Premis: Són els beneficis, de contingut material o immaterial, atorgats a persones físiques o jurídiques com a reconeixement exprés per la seva contribució a la salvaguarda de valors relacionats amb la llibertat, la igualtat, la solidaritat, el progrés i el civisme; els derivats d’una trajectòria exemplar personal, professional, artística, esportiva o en altres àmbits, i els derivats d’actuacions, puntuals o permanents, d’especial rellevància.

Protocol: Regles a les quals ha d’atenir-se l’organització dels actes públics des del punt de vista cerimonial, en particular pel que fa a la precedència de les autoritats i al seu tractament, així com als símbols i distintius que, com a conseqüència de l’exercici del càrrec, els correspon portar a les autoritats municipals.

Relacions públiques (RP): Són un conjunt d'accions de comunicació estratègica, coordinades i sostingudes al llarg del temps, que tenen com a principal objectiu enfortir els vincles amb els diferents públics, escoltant-los, informant-los i persuadint-los per aconseguir consens, fidelitat i suport en accions presents i en el futur. La seva missió és generar un vincle entre l'organització, la comunicació i els públics relacionats (Stakeholder), a més de convèncer i integrar de manera positiva, per la qual cosa utilitza diferents estratègies, tècniques i instruments. És una disciplina en desenvolupament que empra mètodes i teories de la publicitat, el màrqueting, el disseny, la comunicació, la política, la psicologia, la sociologia i el periodisme, entre altres branques i professions.

Tècnica del “peinado”: Terme emprat per definir una tècnica usada en protocol, tant en banquets com en actes públics, per alternar ordenadament autoritats i personalitats que l’organització consideri rellevants per a l’objecte de l’acte.

Tractament protocol·lari: És un títol honorífic o de cortesia que es dóna a determinades persones en virtut del seu càrrec, la seva autoritat o la seva dignitat.

Aquests tractaments protocol·laris no són vitalicis i desapareixen quan es deixa d’exercir el càrrec públic, excepte en el cas de Catalunya, on els tractaments protocol·laris vitalicis són els dels presidents de la Generalitat i del Parlament i els dels consellers, tal com indica el Decret 189/1981.

BIBLIOGRAFIA BÀSICA

Kipling, R. (1902) Just So Stories. UK: Macmillan.

Xifra, J. (2007) Tècniques de relacions públiques. Barcelona: Editoral UOC.

BIBLIOGRAFIA PER AMPLIAR

Protocol oficial i empresarial

DE URBINA, J. A. (2001) El gran libro del protocolo. Editorial Temas de Hoy. Oviedo: Ediciones Nobel.

FUENTE, C. (2004) Protocolo oficial. Las instituciones españolas y su ceremonial. Colección área de formación número 1. Oviedo: Ediciones Protocolo.

LÓPEZ-NIETO, F. (1998) La documentación del protocolo. Barcelona: Editorial Bayer Hermanos, SA.

RUEDA, F.; SANJUAN, J. C. (2001) El protocolo en la sociedad y en la empresa. Madrid: Edición Unión Fenosa.

Protocol social

CARVAJAL, P.; MARTÍNEZ, J. M. (1992) La etiqueta en la mesa en 7 sesiones (Y ahora, ¿cuál?). Barcelona: Offset Infanta.

GARCÍA, R. (2009) Todos pueden hablar bien en público. Colección De bolsillo, núm. 523. Madrid: Editorial Edaf, SA.

GORGUES, M. (1996) Manual de bons (i mals) costums. Barcelona: Editorial Planeta.

Etiqueta

PIQUÉ, R. (2008) Vestimenta y protocolo. Madrid: Difusión Jurídica y Temas de Actualidad, S A.

Comunicació no verbal

EKMAN, P. (2004) ¿Qué dice ese gesto?. Barcelona: Editorial RBA Libros-Integral.

GLASS, L. (2003) Sé lo que estás pensando. Barcelona: Editorial Paidós.

PEASE, A. (1981) El lenguaje del cuerpo. Barcelona: Editorial Paidós.

WEBGRAFIA

Associació Catalana de Protocol i Relacions Institucionals.

Asociación Española de Protocolo.