Descripció de l'episodi:
Les precedències tracten d’ordenar persones i decidir qui va al davant i qui va al darrera. La base jurídica i d’obligat compliment és el RD 2099/1983. Aquest document ordena les autoritats en els actes oficials. En el cas del món autonòmic i local s’ha d’aplicar l’article 12. A més la tècnica del “pentinat” permet inserir els/les convidades que no es troben recollits en aquesta normativa però que són importants per l’acte i l’amfitrió decideix on els intercalarà.
Transcripció
Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat.
Benvinguts a AudioFormació, un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.
INTRODUCCIÓ DE L'EPISODI: ESCENA TEATRALITZADA
PRESENTADOR: Són tres quarts de set de la tarda. Està a punt de començar la inauguració de l’exposició d’art “Una mirada al Japó”, a la biblioteca municipal.
LAURA: Tothom preparat, d’aquí a cinc minuts obrim portes i que comenci a entrar el públic a la sala principal. Les autoritats les tenim controlades? Han d’haver arribat ja l’alcalde, el regidor de Cultura expert en art japonès i el cònsol del Japó.
ROGER: Sí, han arribat tots tres. Però, Laura, resulta que tenim un problema una mica delicat. L’alcalde, el regidor i el cònsol, tots tres volen l’honor d’inaugurar l’exposició, però no els posarem tots tres a tallar la cinta. Què fem?
LAURA: En principi era l’alcalde qui havia de tallar la cinta i el regidor fer el discurs inaugural, però no vam comptar amb la presència del cònsol japonès. I ara, amb la comunitat japonesa observant, no ens podem permetre un pas en fals.
ROGER: És un camp de mines, Laura. Qualsevol decisió que prenguem podria ofendre algú. Especialment considerant la importància de l’etiqueta i el respecte en la cultura japonesa.
LAURA: Ho sé, i el temps s’esgota! L’alcalde insisteix en el seu paper com a amfitrió, el regidor ja ha preparat un discurs sobre ikebana, i el cònsol… la seva presència aquí és un gest significatiu cap a la nostra comunitat japonesa!
ROGER: Què fem, llavors? Necessitem una solució que mantingui la pau i honri tothom.
LAURA: A veure… ja ho tinc! Comunica’ls que l’alcalde i el cònsol tallaran la cinta. És un gest que simbolitza la unió i el respecte mutu. El regidor farà el discurs inaugural, però el mantindrem breu i enfocat en la cultura.
ROGER: Això podria funcionar. És equilibrat i respecta les sensibilitats de tots.
LAURA: De vegades, la veritable prova no és evitar el conflicte sinó en com el resolem. Espero que la nostra decisió avui reflecteixi això.
ENTREVISTA
ENTREVISTADORA: Benvinguda, benvingut, a aquesta col·lecció d’AudioFormació basada en el protocol. En aquests capítols aprendrem a detectar errors en protocol i a poder organitzar actes oficials sense patir massa. O potser no. De fet, ho veurem ara.
Acabes de conèixer la Laura i el Roger, que ja veuràs que ens acompanyaran al llarg de tota aquesta col·lecció de capítols, de pòdcasts. I ara et presento qui és la peça clau d’aquesta col·lecció, perquè és la nostra experta en protocol- Ella és especialista universitària en protocol i cerimonial de l’estat, i d’internacional per la Universitat d’Oviedo, i formadora en temes protocol·laris des de l’any 2007: la Marta Marfany. Marta, com va? Benvinguda.
MARTA MARFANY: Gràcies. Encantada d’estar amb vosaltres.
ENTREVISTADORA: La veritat és que encantats nosaltres també que ens il·lustris sobre aquesta qüestió, que no és senzilla, ja ho veureu, però que es pot organitzar, es pot aprendre. De fet, tu t’encarregues d’ensenyar-ho a estudiants universitaris i ara també a nosaltres.
A veure, Marta, primer et preguntaré per això que acabem d’escoltar, aquesta situació, aquesta inauguració d’una exposició sobre art oriental, art japonès, en un municipi. Explica’ns què ha succeït, què penses de com se n’ha sortit l’organitzadora, la Laura.
MARTA MARFANY: El que ha succeït és el que passa sempre. És normal en els actes que hagi d’haver-hi canvis i adaptacions. Formen part de l’esdeveniment i serveixen molt sovint perquè no hi hagi problemes. Per tant, la Laura el que ha fet ha estat molt interessant, perquè ella sap que el seu alcalde és l’amfitrió d’aquest acte. Veiem que aquesta activitat es porta a terme a la biblioteca del poble. Per tant, ella el que fa és agafar la problemàtica que podria causar a aquestes dues altres persones, no dubta i els aplica un rol a cadascú d’ells i decideix. Aquesta és una de les coses que l’equip de protocol ha de fer: proposar i executar-ho. Amb diplomàcia, amb molta correcció, però els que organitzem som els que ho hem de decidir.
ENTREVISTADORA: En la situació que hem escoltat, el que passava és un conflicte de precedències. De fet, és el tema que tractarem en aquesta primera conversa, en aquest primer episodi de la col·lecció d’AudioFormació dedicada al protocol. De seguida sabrem què és exactament això de la precedència, perquè potser és una paraula que no tenim en el nostre vocabulari habitual els qui no ens dediquem a temes de protocol.
Però deixa’m que et pregunti, Marta, perquè has vingut al nostre set de pòdcasts amb dos objectes que em criden molt l’atenció i que entenc que tenen a veure amb el que estem parlant avui, amb la precedència. Un d’ells em porta molts records d’infància perquè és un joc, el «Qui és qui», conegudíssim; i l’altra és una pinta. Explica’m per què portes aquests dos objectes.
MARTA MARFANY: M’agrada molt que tinguem tots plegats imatges al cap, perquè el protocol moltes vegades és revisió i tenir clar què has de fer i com. Com que en aquest cas és un àudio, és important que tinguem una imatge. He portat aquest joc perquè es tracta de personatges que, a base de preguntes i respostes, has d’anar descartant. És una mica el que fem amb els convidats. Aquest senyor és important perquè ho és, perquè l’he convidat, anirà abans o anirà després. Per tant, ja em serveix aquest joc, i al final queda aquell important o aquell que va tercer o sisè. I la pinta és perfecta, perquè hi ha personalitats que no tinc en la normativa oficial però són importants per al meu acte, jo els he convidat perquè és un president d’una entitat del municipi, perquè és el futbolista aleví que hem de premiar. Són gent important a casa nostra. Però clar, si jo agafo la normativa oficial, pobrets, anirien sempre els últims. Per tant, la pinta em serveix per intercalar-los i desenredar aquest possible problema que podria tenir en la col·locació.
ENTREVISTADORA: És a dir, tenim clar que per solucionar qüestions de precedència hem d’investigar i saber i preguntar-nos qui és cadascuna de les persones que tenim en aquell acte, i després desfer nusos que poden sorgir, com pot ser el cas que hem escoltat ara, la Laura, que resulta que els tres convidats oficials —alcalde, regidor i cònsol del Japó— volien tots tres tallar la cinta. Aquí hem de desfer el nus, hem de pentinar-ho d’alguna manera, això.
MARTA MARFANY: I ho ha pentinat bé, perquè l’alcalde ja té el seu lloc, ho reclamem, després en parlarem, i està clar que —en aquest cas és a casa seva— mana ell. Però els altres dos són oficials o no són oficials? Home, sí, és un regidor, però no sabem si és del seu poble o és d’un altre poble.
ENTREVISTADORA: Però és expert en art japonès, clar, això li dóna un rang, suposo, en l’acte que estem fent.
MARTA MARFANY: És que l’hem convidat pel que sap del Japó, no perquè sigui regidor. Perquè si fos la senyora Pepita, que ha viatjat tres-centes vegades al Japó, també seria la important. En canvi, el cònsol sí que és una personalitat important, que l’hem de posar allà on toca.
ENTREVISTADORA: Per tant, tenim les imatges al cap, això de la investigació i de pentinar els nostres convidats i els nusos que puguin sorgir. Per a la gent que no treballem en protocol, la paraula “precedència” potser ens és una mica poc comuna. Explica’ns què és, la precedència.
MARTA MARFANY: És fàcil: precedir vol dir posar al davant. Posar un ordre i marcar una prioritat. Per tant, això ja ho tenim clar, hem de posar qui serà l’un, el dos, el tres i el vint-i-tres. Això és el que popularment podem entendre per “precedència”.
ENTREVISTADORA: Ordenar, organitzar les persones. I no les podem ordenar com vulguem, això ja ho has deixat caure abans, s’ha de seguir un criteri. Però quin?
MARTA MARFANY: Mira, si és a casa teva, és un acte privat, els endreces com tu vulguis. Si vols tenir el cunyat al costat, te’l poses. Però en un acte oficial això no ho pots fer. L’acte oficial ve tot regulat per un reial decret que ja és molt antic, el van fer l’any 1983, i aquí sí que van decidir posar les personalitats, precisament per evitar aquests egos: qui va davant i qui va darrere.
Primer, els va costar molt pactar-lo, perquè la democràcia encara estava tendra, i s’havien de posar els de la Casa del Rei, el Govern, els dels governs de les comunitats autònomes… I acontentar tothom. Per tant, ells van acabar pactant aquests quaranta-vuit. Des de l’any 83 fins a l’actualitat s’han creat moltíssims ens, mancomunitats, consorcis, consells comarcals… i totes aquestes personalitats… Des de l’any 83 fins ara ningú s’ha atrevit a modificar-lo. Per tant, treballem amb un document que està vigent però que el dia a dia fa que l’hagis d’actualitzar.
ENTREVISTADORA: Això que a priori semblava fàcil, tenim un document que ens diu l’ordre exacte com s’han d’organitzar les diferents autoritats, però ara ja no és tan senzill.
MARTA MARFANY: El dia a dia, com que tothom organitza actes cada dia a tot el territori, totes aquestes personalitats, amb aquesta pinta, les hem anat intercalant. I aquests, extraoficialment, però estan ben col·locats. El problema és quan, a més a més, convides gent que és del carrer. Per això et deia que no els puc posar els últims, no poden anar a partir del quaranta-nou. Potser em serà un divuit o potser em serà un trenta-dos.
ENTREVISTADORA: Aquesta llista que dius que extraoficialment s’ha anat omplint amb altres ens i autoritats que han anat sorgint des de l’any 83 —fa quaranta anys, imagina’t!— es pot consultar en algun lloc? Així com el Reial decret 2099/1983 segur que es pot consultar, aquesta llista extraoficial que dius que s’ha anat afegint amb el temps…?
MARTA MARFANY: Com que han anat fent normatives, hem arribat a fusionar-les. Normalment, la gent de protocol portem una jaqueteta estupenda perquè a dintre hi ha aquest plastificat que et diu qui és qui i on el col·loco. No patiu, que sempre trobarem la fitxa que ens ajudarà a tenir-ho clar.
ENTREVISTADORA: Per tant, en quin criteri em baso per organitzar personalitats que no són gent de carrer. Has dit: “Resulta que convidem no al regidor expert en art japonès, sinó la senyora Pepita, que ha viatjat tres-centes vegades al Japó. I la convidem a aquesta inauguració de l’exposició d’art japonès”. Què fem, on la col·loquem?
MARTA MARFANY: Probablement aquesta senyora podrà ser la ponent, perquè tindrà tanta experiència, tant coneixement, que li donarem aquesta rellevància. Probablement la podrem asseure a la taula presidencial explicant que ella és allà perquè té una gran experiència, ha viatjat tantes vegades i ens aporta, des del nivell municipal, el coneixement d’aquesta altra cultura. Sempre en l’acte decidim per què el convidem, quin és el motiu, quina prioritat considerem que ha de tenir, i li donem el lloc que li correspon.
ENTREVISTADORA: Digues-nos altres convidats que podríem tenir i que no surten en aquest reial decret, o que no apareixen; alguns ens que s’hagin creat des de llavors i que haguem de tenir en compte i que puguin sorgir-nos en l’organització d’un acte a nivell d’un ens municipal, per exemple.
MARTA MARFANY: Per exemple, tots els presidents d’entitats d’economia: el president de la CEOE és el que ens sona més, però hi ha, per exemple, la CECOT, que és un àmbit econòmic territorial. Si tu fas un acte a Sabadell, a Terrassa, evidentment que convidaràs els empresaris del territori. En funció del que fas i de la temàtica, tens una sèrie de persones que t’interessa que siguin a l’acte. Tu els convides, després t’hauran de dir si venen o no. T’ho han de confirmar, eh.
ENTREVISTADORA: Aquí, fins al moment en què els convidem nosaltres estem jugant al «Qui és qui». Tenim un plànol previst de totes les persones, personalitats que vindran i en quin ordre les posarem. A partir d’aquí, entra la pinta.
MARTA MARFANY: Exacte. I començo a dir: “Aquesta senyora és important, la posaré entre el tinent d’alcalde i de l’altra personalitat”. I vaig col·locant el que serien les seves cadires.
ENTREVISTADORA: I dius: important que ens confirmin.
MARTA MARFANY: Bàsic. Tu envies cinquanta invitacions. Vindran els cinquanta? Tu necessites saber els que vindran. Si al final són vint-i-dos, perfecte. Els demanem sempre que ens ho confirmin. Malauradament, la gent no ho fa. La majoria de gent no ho fa. Per tant, has de trucar i dir: “Vostè vindrà a aquest acte?”. I quan et digui que sí comences a fer aquesta col·locació. No pots fer el pas si no saps si et vindran o et quedaran cadires buides.
ENTREVISTADORA: Tu tens un esquema, que li dius un ICO.
MARTA MARFANY: Sí, perquè em va semblar que ens en recordaríem: invitació, confirmació, ordenament.
ENTREVISTADORA: A partir de la llista d’autoritats confirmades intercales la resta de personalitats que han confirmat l’assistència. Però en quin criteri et bases, per intercalar-los?
MARTA MARFANY: Mira, aquest reial decret la veritat és que té un article que ens va perfecte. És el 5.2 i diu que les autoritats, quan organitzen, han de seguir aquesta normativa.
Però si tu tens una tradició al teu municipi, la pots col·locar. Això és genial, perquè és la carta que necessitàvem per moure aquestes peces. Per exemple, la ciutat de Saragossa té una figura que és el Heraldo de Aragón. Per ells, el Heraldo és una figura importantíssima que conviden sempre. Doncs l’Heraldo, evidentment, en aquesta llista no hi és, perquè quan ho van fer ni se’n van recordar. Doncs a Saragossa els companys sempre em diuen: “No te olvides del Heraldo”. Perquè si no, s’ensorra! És aquesta gent que tu, per la teva tradició, col·loques allà on creus que ha d’anar.
ENTREVISTADORA: Pel que entenc, el reial decret ens deixa una porta oberta perquè l’organitzador sigui qui decideix com es fa i com s’organitzen les precedències múltiples.
MARTA MARFANY: Sí, però no trenquis l’esquema dels quaranta-vuit, d’acord? Els quaranta-vuit me’ls ordenes, i entremig et deixo que posis qui consideris.
ENTREVISTADORA: Per tant, cada acte és diferent, haurem d’analitzar prèviament temàtica, motiu de l’organització d’aquell acte, per poder acabar de concloure quin és l’ordenament final que s’ha de fer.
MARTA MARFANY: Mai dos actes seran iguals.
ENTREVISTADORA: Darrera pregunta que se m’acut ara: què passa si hi ha algú que ha confirmat i al final no assisteix? Et trenca l’esquema!
MARTA MARFANY: Sí, fas moviments, i de vegades tens una persona, un comodí, que recol·loques allà. “Miri, senyora, Maria, com que vostè hi sent poc i tal, la col·locarem aquí, que estarà molt bé”. “Ai, gràcies, maca!”. I tu penses: “Menys mal, perquè tapo aquest forat que tinc!”. De vegades pots moure gent, però de vegades, si l’acte està engegat has de fer coses d’aquestes.
ENTREVISTADORA: S’han de tenir recursos. D’això també en parlarem en un dels capítols d’aquesta col·lecció d’AudioFormació, tot allò que són els imperdibles, que has de tenir a mà per acabar de cosir tot el que és l’acte en qüestió. Avui hem parlat de precedències, en el proper capítol parlarem d’un altre tema interessantíssim com són les banderes. Marta Marfany, un plaer, gràcies.
MARTA MARFANY: Gràcies!
Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.
Descripció de l'episodi:
La base jurídica és la Llei 39/1981, que estableix la col·locació d’aquests símbols territorials. Indica que s’han d’ubicar en alternança, parell o senar, segons cada cas. Quan sapiguem quantes banderes hem de situar a la presidència o a l’escenari aconsellem dibuixar un esquema per ubicar-les allà on toca, sense cometre errors.
En l’àudio descobrirem que cada institució internacional marca l’ordenament de les seves banderes, de vegades alfabèticament en anglès, altres vegades en la llengua de cada país.
Transcripció
Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat.
Benvinguts a AudioFormació, un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.
INTRODUCCIÓ DE L'EPISODI: ESCENA TEATRALITZADA
PRESENTADOR: Senyores i senyors: els donem la benvinguda a la jornada sobre innovació i mobilitat organitzada per l’Ajuntament de Sant Quintà d’Amunt. Una jornada en què, a més del nostre alcalde, hi participen alcaldes i alcaldesses dels municipis veïns: de Martinelles, Collvinent i Santa Euliana, així com els degans de la Universitat de Montclar i de la Politècnica de Sarsana. Donem les gràcies també a l’empresa Green and Verd, patrocinadora…
LAURA: No, no, no pot ser! Les banderes estan totes barrejades! Això ens portarà un problema, segur. Roger!
ROGER: Digues, Laura.
LAURA: Es pot saber què has fet amb les banderes? Estan totes descol·locades! I falta la d’un dels municipis! Com ha pogut passar, això?
ROGER: És que jo… quan he anat a afegir la bandera de Santa Euliana, que ha confirmat assistència a última hora, accidentalment he desordenat les altres. No estava segur del seu ordre correcte i no volia dir-t’ho per no preocupar-te més.
LAURA: Però això és un problema greu! L’ordre de les banderes és fonamental per al protocol! No podem mostrar els municipis ni les universitats en un ordre incorrecte. Això podria interpretar-se com una falta de respecte.
HOME: Senyora Vidal, com pot ser que la nostra bandera no estigui a l’escenari amb les altres? El meu alcalde no pujarà a l’escenari si no hi ha la bandera posada! La televisió nacional està punxant la conferència en directe! Ha de sortir la nostra bandera sí o sí!
LAURA: Sí, disculpi, estem solucionant-ho ara mateix, ha estat un error involuntari. Assegurarem que cada bandera estigui al seu lloc correcte abans que comenci el parlament dels alcaldes.
HOME: Entesos. Millor que s’arregli ràpidament.
LAURA: Roger, tan bon punt acabi de parlar el presentador de l’acte, es projectarà un vídeo a la pantalla i apagarem els llums de la sala. Aprofitarem aquell moment per canviar les banderes de lloc i incloure la de l’ajuntament que falta. Aquí tens una nota on t’he escrit l’ordre correcte. No la perdis! I aquesta vegada fes-ho bé, per l’amor de Déu!
ROGER: Tot clar, Laura. Ara mateix ho soluciono.
PRESENTADOR: Tot seguit us deixem amb el vídeo de presentació de la jornada i posteriorment començarem amb els parlaments…
ENTREVISTA
ENTREVISTADORA: Déu-n’hi-do, pobre Roger, amb les banderes! Marta Marfany, com va, com estàs? Benvinguda de nou!
MARTA MARFANY: Gràcies! Aquí estem!
ENTREVISTADORA: A veure. Dèiem que el tema d’avui és complicat, el tema de les banderes, però el pobre Roger la veritat és que l’ha feta bastant grossa.
MARTA MARFANY: És que pobre, tot li surt malament, em sap un greu!
ENTREVISTADORA: Què en penses de com se n’ha sortit la Laura, en aquest cas, la solució que li dóna al Roger? Tenim aquesta queixa formal d’algú d’algun ajuntament que ve allà a dir: “Escolti’m, que no hi ha la bandera del meu ajuntament! El meu alcalde no puja a l’escenari si no hi ha la bandera!”
MARTA MARFANY: A veure, tenen un conflicte, tenen un problema protocol·lari, però per mi en aquest cas hi havia massa banderes, perquè si comencem a analitzar, n’hi ha set, o vuit, o nou. Mare de Déu, ni que això fos un congrés internacional! Jo el que li recomanaria és: menys és més.
ENTREVISTADORA: Simplificar.
MARTA MARFANY: Sí, per què? En aquest cas, fixa-t’hi, els arriba un alcalde que diu que té bandera. La meva pregunta és: en aquest acte, tindrien la bandera de Santa Euliana? O l’alcalde la portava al cotxe o… tu no tens banderes dels altres ajuntaments. Clar, com que ells havien posat la dels altres, Martinelles, Collvinent, aquí tenen un conflicte. Però ara imagina’t que aquest alcalde diu: “Al meu poble no en tenim, de bandera”. Perquè no és obligat! Llavors què faig? Trec les altres? Pobres, tenen un problema.
ENTREVISTADORA: A vegades, per voler-ho fer molt bé, ho estem fent malament o ens estem complicant la vida, no?
MARTA MARFANY: Ens la compliquem sols, eh. D’acord, és un acte, està bé, és una trobada, però tampoc és una cosa internacional que hi hagi d’haver tot aquest banderam. Això és el que jo entenc. Jo aniria amb compte.
ENTREVISTADORA: Per tant: menys és més, simplifiquem sempre que puguem, però sí que és veritat que hi ha actes on hem de col·locar una sèrie de banderes i hem de saber com fer-ho, com organitzar-les. I no és cosa fàcil, perquè veig que tenim aquí damunt la taula un croquis amb molts números, Marta.
MARTA MARFANY: Sí, a veure. El problema és que en els actes oficials estem obligats a posar bandera. L’altre dia parlàvem del Reial decret, que era per a les precedències. Avui parlem de la llei que regula les banderes, és la Llei 39 de l’any 1981. També, com veiem, tot és antic.
ENTREVISTADORA: Tot té més de quaranta anys, tot és sènior.
MARTA MARFANY: Sí, tot es va estrenar amb la democràcia i així ens hem quedat. Aquesta llei regula i ens diu què hem de posar quan hi hagi actes oficials. I ho diu claríssim: la bandera d’Espanya sempre que hi hagi un acte.
ENTREVISTADORA: A qualsevol acte s’ha de col·locar la bandera d’Espanya.
MARTA MARFANY: Acte oficial, sí. I et diu: sempre l’has de posar en un lloc destacat, visible i d’honor. Clar, tu penses i diu: “I això què vol dir?”. Doncs la primera.
ENTREVISTADORA: Al centre.
MARTA MARFANY: La 1. Ara veurem si ho tenim parell o ho tenim senar, però és que la norma ja et diu “colóquese”. Per tant, molta opció no et deixa. A més, et diu: si a més d’aquesta bandera espanyola n’hi hagués altres, que poden ser les de les comunitats autònomes, la d’Espanya sempre serà la 1, i la resta després. Ja m’està marcant el que serà un 1 i el que serà un 2. A més, em diu que vigilem que les altres no siguin més grosses que l’espanyola.
ENTREVISTADORA: Compte, clar.
MARTA MARFANY: La mida i la col·locació. És que ens ho està marcant pràcticament tot.
ENTREVISTADORA: Per tant, aquí el millor seria que totes fossin de la mateixa mida?
MARTA MARFANY: Sí, sí, tu quan compres banderes hi ha unes mides establertes, i tu truques al proveïdor i li dius de tal mida. Per què si una és més gran que l’altra ja tenim un problema. Les d’exterior són molt més grosses. Les d’interior són d’una altra mida, però en tenim de diverses en funció dels pals que tinguem. Per tant, sempre igual. Si no, ja tindrem un problema. Ja sabem més coses.
A més a més, diu: si les col·loquem senars, la del mig ha de ser l’espanyola. I tu ja dius: 1, 2, 3, la del mig, Espanya. La 2 serà la de la comunitat autònoma i la 3 ja veurem què. Normalment, la del municipi. Però clar, per exemple, el meu poble no té bandera. Si vull posar una estructura senar, potser hauré de posar la de la Unió Europea.
ENTREVISTADORA: Entesos. Això si són senars, que tenim molt clar que n’hi ha una que està al mig. Què passa si són parells, si volem posar quatre banderes?
MARTA MARFANY: T’ho torna a explicar, perquè com que no deixen res a la improvisació, et diu: si són parells, de les dues del mig, mirant al públic, la d’Espanya serà la de l’esquerra. Per tant, jo crec que el més fàcil per a tothom és dibuixar-se això, quins números veuran des del públic. Si són senars, un 213, i si són parells, 3124. Si tu recordes o t’apuntes aquests números, ja anirem bé.
ENTREVISTADORA: És a dir, si són senars, l’1 al mig, el 2 a l’esquerra i el 3 a la dreta, això és el que veuria el públic.
MARTA MARFANY: Sempre, quan ordenem, mirem des del públic. Si no, tornarem a posar-ho malament.
ENTREVISTADORA: Per tant, 2, 1, 3: 213. I si són quatre banderes, si són parells, tenim les dues del centre, la de l’esquerra mirant des del públic seria l’espanyola, i després el 2 quedaria a la dreta.
MARTA MARFANY: La catalana.
ENTREVISTADORA: El 3 un altre cop a l’esquerra. Anem intercalant, no? Anem fent esquerra, dreta, esquerra dreta. Per tant, ens quedaria 3124.
MARTA MARFANY: Correcte.
ENTREVISTADORA: Bé, tenim els números al cap. Què és?
MARTA MARFANY: Aquí ja tenim això. També ens diu que les comunitats autònomes aniran en segona posició. De fet, si pensem, el que diuen és: territori més gran, que seria tot el país, l’espanyol és l’1. Les comunitats autònomes, que serien territoris, que en tenim disset i les dues ciutats autònomes, en la segona posició. I els pobles o ciutats, en tercer lloc. Per tant, si nosaltres ens fem el mapa, anem de més gran a més petit i ja tenim bastant criteri per fer-ho bé.
ENTREVISTADORA: Però què passa si hi ha diverses comunitats autònomes? Perquè clar, Espanya només n’hi ha una, però comunitats autònomes en tenim unes quantes. Qui va davant?
MARTA MARFANY: Això també ho van regular. Està tot previst.
ENTREVISTADORA: Fàcil, llavors, només hem de tenir la regulació en ment.
MARTA MARFANY: Mira, en aquell Reial decret 2099 hi ha un moment que parla de quan es reuneixin els presidents de comunitats autònomes com s’ordenaran, perquè tornem als egos: jo abans, tu després. Van decidir que era la data de publicació del seu estatut d’autonomia.
ENTREVISTRADORA: Caram! L’ordre alfabètic no se’ls va acudir? Hauria estat més senzill.
MARTA MARFANY: Parlant històricament, hi havia les comunitats que tenien tradició, el País Basc, Catalunya i Galícia; i la resta es van fer posteriorment per poder fer que tothom tingués estatut d’autonomia. Però les històriques eren aquestes. Si ens hi fixem, fa gràcia, com a anècdota, perquè el País Basc està la primera, Catalunya està segona. Però ho van registrar el mateix dia.
ENTREVISTADORA: Ostres!
MARTA MARFANY: Però els bascs es van llevar abans!
ENTREVISTADORA: És a dir, per minuts!
MARTA MARFANY: Quan va entrar al registre, el País Basc va entrar-ho abans. Per tant, som el dos.
ENTREVISTADORA: Som el dos. Per tant, la llista quedaria així: en primer lloc, Euskadi, el País Basc, després Catalunya com a número dos, tercer, Galícia. I després ja venen la resta.
MARTA MARFANY: Andalusia, Astúries, Cantàbria… Ens ho hem de saber? No, no ens atabalem. En el Reial decret 2099, a l’article 13, tenim la llista. Ara imaginem. Mira, al meu poble fem un acte i resulta que tinc molta ciutadania que va venir de les Balears, de La Rioja, de Galícia… I vull fer una trobada de pobles. Com poso les banderes? Me’n vaig a aquesta llista i dic: “A veure, Catalunya, la posaré la primera, perquè soc la 2. Galícia, la posaré al segon lloc, perquè és la 3 d’aquella llista. La Rioja la tercera, perquè és la 7, i Balears la posaria la quarta”. Ho tindré perfecte.
ENTREVISTADORA: És anar a aquesta llista, article 13.1 del Reial decret 2099. Perfecte. I la bandera d’Europa, que deies abans, què fem, on la posem? Perquè clar, tenim Espanya, tenim les comunitats autònomes, però Europa, que és un ens més gros…
MARTA MARFANY: Doncs és curiosíssim perquè la Comissió Europa en cap moment obliga a posar-la. La tradició ha fet que durant molts anys s’hagi posat, i era una bandera que no molestava. Ara comença a haver-hi detractors. Tenim tots aquests problemes amb Polònia i Hongria i tot això, que ja els comença a no agradar. Però mentrestant, obligació, no. Hi havia una recomanació de posar-la el 25 de març perquè era el dia que s’havia signat el tractat de Roma, s’havia creat la Unió Europea. I després, el dia 9 de maig, que aquest es conserva, que és el Dia d’Europa. Aquest sí que, per exemple a Barcelona, veus el autobusos amb les banderes europees, és el 9 de maig, perquè celebrem…
ENTREVISTADORA: El Dia d’Europa.
MARTA MARFANY: Exacte. I nosaltres, com a ajuntaments, l'utilitzem de comodí. Si no volem que la bandera espanyola quedi la 1, poso aquesta quarta bandera i se’m converteix en parell, i la 1 i la 2 —o sigui, Catalunya i Espanya— queden més camuflades.
ENTREVISTADORA: Les dues centrades al mig de la resta de banderes. Tot són trucs. No estem incomplint cap…
MARTA MARFANY: No, ho estàs fent bé però tu, organitzador, decideixes com ho muntes.
ENTREVISTADORA: Si la poses o no la poses. En aquesta situació amb la Laura i el Roger, que l’ha feta bona amb les banderes, hem sentit que també hi havia presència d’universitats i hi havia banderes de les universitats. En aquest casos, quin criteri s’aplica? No sé si surten, en aquest reial decret.
MARTA MARFANY: Mira, en protocol, un dels criteris importants és l’antiguitat. Una persona gran té més rang que una de jove. Doncs en el cas de les universitats s’ordenen per l’any de creació. Hi ha una llista de totes les universitats, a Espanya actualment n’hi ha setanta-una. Salamanca seria la primera, va ser la més antiga, del 1213. La Complutense de Madrid, Valladolid, i després vindria la Universitat de Barcelona, perquè la van crear el 1430. Si tu tens una reunió amb universitats catalanes, perquè volem fer algun protocol o alguna trobada, busques aquesta llista i ordenes les nostres, les que vinguin a la reunió, en aquest ordre: any de creació. La més antiga té més rang, la posem abans, i la més nova quedaria l’última.
ENTREVISTADORA: I què passa si hi ha algun representant de país estranger i volem posar la seva bandera? M’estic imaginant, per exemple, en l’anterior capítol parlàvem d’una exposició que tenia a veure amb el Japó. Si nosaltres volem col·locar la bandera japonesa també per quedar bé… Ja sé que al principi has dit que menys és més, simplifiquem, però escolta’m, que volem posar una bandera estrangera, on la posem?
MARTA MARFANY: Doncs en aquest cas, com que seria gran honor i és país, aniria després de l’espanyola. Aquest acte que comentàvem l’altre dia del Japó és un acte molt important, perquè si no, no el farien. Per deferència, a més, venint el cònsol, posaríem la bandera del Japó.
ENTREVISTADORA: I en algun altre acte que no tingués tant a veure amb el país en qüestió, hi ha alguna manera d’ordenar-les? O si hi ha més d’un país estranger, com els organitzem?
MARTA MARFANY: Depèn de qui està organitzant l’acte. Per exemple, aquest ens han de fer el seu ordenament propi: com posaré les banderes quan jo faci una trobada de països. Per exemple, la Unió Europea té els vint-i-set països, perquè Anglaterra va marxar, i el seu criteri és alfabètic però en la llengua pròpia de cada país. Això és molt important perquè si mirem, la gent que ens agrada això de les banderes quan surt a la televisió ho mirem, com estan posades. Si veus un acte de la Unió Europea, diràs: “Ostres, com és que la bandera de Grècia està davant d’Espanya, si la ge va al darrere de la e?”. Doncs no, perquè ho posen en grec, que és ELAS. Per tant, Grècia, quan està en un acte de la Unió Europea, t’ho posa abans.
ENTREVISTADORA: I Espanya va a la e, no a la essa d’Spain en anglès.
MARTA MARFANY: Exacte. Per exemple, Finlàndia, que nosaltres diem “a la efa”, doncs no: Suomi. Aniria la penúltima.
ENTREVISTADORA: Li passa al revés que Espanya, se’n van al darrere de tot.
MARTA MARFANY: Depèn de l’acte, depèn de qui l’organitza, és un criteri o un altre. Per exemple, l’OTAN ordena els seus països en anglès. Per tant, la posició de la bandera espanyola no seria la mateixa si estem a l’OTAN o estem en una reunió de la Unió Europea.
ENTREVISTADORA: I hem sentit també que en aquest acte que escoltàvem hi havia una empresa convidada patrocinadora de l’acte. Si l’empresa té bandera, on la posem?
MARTA MARFANY: Separada de les oficials. L’únic que no has de fer és barrejar-la. Mirant des del públic, totes les oficials a l’esquerra. I la que sigui empresarial, a la dreta.
ENTREVISTADORA: Separada, perquè no es poden barrejar.
MARTA MARFANY: No es poden barrejar perquè no és oficial.
ENTREVISTADORA: Té una feinada, el Roger, a recol·locar aquestes banderes! I només té el vídeo i a les fosques!
MARTA MARFANY: Ja t’ho he dit, pobre Roger, té un problema!
ENTREVISTADORA: Llavors què hauria de fer per recol·locar-les? Perquè diu la Laura que li passa un croquis, aquest croquis en què es basaria, tu com ho faries?
MARTA MARFANY: Mira, el croquis ha de ser aquesta estructura que hem parlat del 213 o el 3124, i si tens més banderes les vas col·locant a l’exterior i amb alternança.
ENTREVISTADORA: Esquerra, dreta, esquerra, dreta.
MARTA MARFANY: Enfora, enfora, enfora, enfora i ja els tindries tots. Com menys millor, perquè pobre, té molt risc. Com ordenarà les dels pobles? Alfabèticament, territorialment, per població… pobre noi!
ENTREVISTADORA: El consell que li donaries tu al Roger seria: “Treu totes les banderes, deixa l’espanyola, la catalana i ja està”.
MARTA MARFANY: Sí, deixa un bàsic, perquè aquí, teòricament, té totes les banderes dels pobles, però el més fàcil és que no les tingui. Tot i que jo conec gent de protocol que al maleter sempre porta la bandera del seu poble.
ENTREVISTADORA: Per si de cas!
MARTA MARFANY: Sí, i una planxa, les dues coses.
ENTREVISTADORA: Aquesta és l’altra, per favor, les banderes planxades. Que es nota molt, si alguna està més arrugada, també podem rebre una queixa. Marta, no sé si ens deixem alguna cosa més o ja tenim més o menys abordat tot el tema de les banderes.
MARTA MARFANY: Jo crec que l’important és conèixer el reglament, ordenar-les en un croquis i passar aquest dibuix a qui ho hagi de muntar. No sempre serà el pobre Roger. Potser estarem en un centre cívic i li direm al bidell: “Escolta’, munta’ns això perquè nosaltres arribarem justos”. O a la biblioteca. Els ho preparem i els ho donem, i ja està. Els de protocol intentem arribar cinc minutets abans per mirar si està bé o hem de córrer i ja ho tenim!
ENTREVISTADORA: I menys és més, que és el primer consell que ens ha donat avui la Marta. Marta, moltes gràcies!
MARTA MARFANY: A vosaltres!
Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.
Descripció de l'episodi:
El tractament és una fórmula de cortesia que dirigim a algunes persones per raó del seu càrrec. Analitzem quins són els més coneguts i l’ordre correcte de com els hem de fer servir. És una notorietat que acompanya i va davant del nom i cognom de la personalitat.
Transcripció
Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat.
Benvinguts a AudioFormació, un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.
INTRODUCCIÓ DE L'EPISODI: ESCENA TEATRALITZADA
PRESENTADOR: Arriba el moment de lliurar el premi més especial de la nit, el guardó d’honor a tota una trajectòria dedicada a fomentar l’educació de qualitat des de tots els seus vessants. Si us plau, rebem amb un fort aplaudiment Emili Fontserè, Premi d’Honor de la Fundació Llum d’Aprenentatge.
LAURA: Ha dit només Emili Fontserè, això no pot ser! Ha de mencionar tots els càrrecs que té, i és: rector de la Universitat de Bellflor, doctor en Ciències, president de la Comissió d’Innovació i Cavaller de l’Orde del Mèrit! Roger, avisa el presentador perquè ho corregeixi ara mateix o podem tenir problemes!
ROGER: Li ho he recordat just abans de començar l’acte, però no s’ho deu haver apuntat. Ara mateix li ho comunico. Pst! Has comès un error quan has presentat el premiat d’honor! No has mencionat els seus càrrecs ni el seu tractament protocol·lari. Això és greu, ho has de corregir ara mateix! T’he apuntat aquí el que has de dir.
PRESENTADOR: Clar, clar, ostres, ho sento molt. Les meves més sinceres disculpes. Deixeu-me corregir un lapsus lamentable per part meva, que m’ha portat a un error protocol·lari. Qui rep el Premi d’Honor aquesta nit és el doctor Emili Fontserè, Rector Magnífic de la Universitat de Bellflor, president de la Comissió d’Innovació i distingit Cavaller de l’Orde del Mèrit.
LAURA: Això no hauria d’haver passat, haurem de disculpar-nos personalment després.
ROGER: Sí, i potser revisar el nostre procés per assegurar-nos que això no torni a passar.
ENTREVISTA
ENTREVISTADORA: Els tractaments protocol·laris. aquest és el tema que volem abordar avui. Hem sentit aquesta situació, en què hi ha hagut aquest error. Em deia la Marta Marfany ara: “Sembla que estaven improvisant, que no ho tenien previst, això”. Marta, com va, com estàs? Benvinguda!
MARTA MARFANY: Gràcies! Bon dia!
ENTREVISTADORA: Dius que improvisaven i això en protocol estem aprenent aquí, capítol rere capítol, que no s’ha de fer.
MARTA MARFANY: En protocol, mai.
ENTREVISTADORA: Per tant, què ha passat?
MARTA MARFANY: A veure, el pobre Roger avui ha fet la feina, perquè diu: “Li ho he comentat al presentador”. Però el presentador no s’ho ha anotat. Ell sí, el locutor ha tirat pel dret i és clar, amb els nervis, s’ha oblidat la meitat de les coses. Jo crec que el pobre tenia desconeixement de base. A més, si s’ho hagués apuntat ja se n’hauria sortit bé! Un altre dia serà.
ENTREVISTADORA: Jo crec que, de totes maneres, el Roger va aprenent, a poc a poc. Perquè ja l’hem sentit al final dir: “Sí, però hauríem de canviar els nostres protocols perquè això no torni a passar”. Aquí ja està agafant galones, que diuen en castellà.
MARTA MARFANY: En realitat això ens passa a tots. Quan et passa una d’aquestes coses, dius: “Això no em torna a passar”. Te’n passarà una altra però aquesta no perquè te’n recordes.
ENTREVISTADORA: Avui ens has tornat a portar el joc del «Qui és qui», que ja ens el vas portar en el primer capítol. Per què, què ens il·lustra? Per què ens ajuda en el tema dels tractaments protocol·laris?
MARTA MARFANY: També perquè tenim carones amb ulleres, un de calb… i em serveix per il·lustrar que cada persona és diferent i que depenent del càrrec que tingui, això ho ressalto, és el càrrec el que dóna el tractament protocol·lari! Per tant, hem de saber qui és qui i llavors saber si té tractament, apuntar-nos-el i dir-lo correctament. Ja està.
ENTREVISTADORA: Molt il·lustratiu, avui també ens serveix de molt, aquest joc. Aprofundim-hi una mica més. Per a tots aquells que no en sabem, de protocol, Marta, digues-nos què és, un tractament protocol·lari.
MARTA MARFANY: Mira, és una fórmula de cortesia. És un títol amb què ens dirigim a les persones. I torno a insistir: per raó del càrrec que ocupa en una institució. Hi ha gent que diu: “Vostè no sap qui soc jo?”. No, no ho sé, qui és vostè, però sé quin càrrec ocupa. Si vostè —exagero— és un conseller, doncs ho sabré, i el conseller té un tractament. No pel senyor, sinó pel càrrec que ocupa.
ENTREVISTADORA: I hi ha molts tipus de tractaments protocol·laris, entenc.
MARTA MARFANY: Sí, n’hi ha d’eclesiàstics, n’hi ha d’acadèmics, de militars, d’institucionals… Jo crec que és millor que no ens els aprenguem.
ENTREVISTADORA: No ens els hem de saber tots, eh. Amb això descansem una mica.
MARTA MARFANY: A veure, amb els anys sí que n’hi ha alguns que te’ls saps de memòria, però n’hi ha altres que els hauràs de consultar, i no passa res. Per exemple, els que són militars, nosaltres hi tenim poc tracte. Si tu tens un acte que et venen un coronel, un capità… no en sabrem. No hi ha problema, truquem a Capitania, que són amabilíssims, i els dius: “En aquest acte vindrà el seu capità general. Disculpi el meu desconeixement, però quin tractament protocol·lari té?”. Oh, encantats! Són amabilíssims! No ens angoixem, preguntem-ho.
ENTREVISTADORA: Pregunta i apunta, que aquí el tema que hi ha hagut és que el presentador no s’ha apuntat el tractament protocol·lari d’aquella persona.
MARTA MARFANY: I aquí ha estat l’error. Si ho hagués tingut, ja està, no n’estaríem parlant ara.
ENTREVISTADORA: Posa’ns algun exemple pràctic d’això que deies, del càrrec i el tractament protocol·lari.
MARTA MARFANY: Doncs mira, els més habituals segurament els coneixerà la gran majoria de gent: el president de la Generalitat és Molt Honorable Senyor. Aquest, és que ho sentim a la televisió, a les notícies, constantment.
ENTREVISTADORA: Si ens ve el president de la Generalitat, què hauria d’haver dit, el presentador de l’acte?
MARTA MARFANY: Molt Honorable Senyor Pere Aragonès, president de la Generalitat de Catalunya.
ENTREVISTADORA: El tractament protocol·lari i el càrrec després.
MARTA MARFANY: Ha de seguir un ordre. Com ho poden fer? Hi ha dues maneres de dir-ho bé. Primer el tractament i després nom i cognom i càrrec. Seria: Molt Honorable Senyor Pere Aragonès, president de la Generalitat de Catalunya. Una altra opció correcta: posar-li el càrrec al davant i després tractament, nom i cognom. Llavors tindria: president de la Generalitat, el Molt Honorable Senyor Pere Aragonès. El que no seria correcte, i de vegades ho sents i dius, ai Déu meu, ara ho ha barrejat tot!: “Donem la benvinguda al senyor Pere Aragonès, Molt Honorable Senyor President de la Generalitat”. I dius, ai mare de Déu, aquí no! No anem bé! Tampoc seria correcte: “Donem la benvinguda al Molt Honorable President Senyor Aragonès”. Tampoc.
ENTREVISTADORA: Perquè s’ha deixat la meitat de les coses.
MARTA MARFANY: Exacte. Per tant, tornem-hi: fes-te un esquema! Dius tractament, nom, cognom i càrrec, o càrrec, tractament, nom i cognom. La resta, segur que estarà malament. I pel nom tampoc. El senyor Pere, president de la Generalitat, no!
ENTREVISTADORA: Però “senyor Aragonès”, si no diem el nom de pila…
MARTA MARFANY: Senyor Aragonès…
ENTREVISTADORA: Queda estrany, oi?
MARTA MARFANY: Sí, el correcte: nom i cognoms.
ENTREVISTADORA: Per tant, si no en sabem prou, un consell bàsic, una cosa ràpida.
MARTA MARFANY: Dirigint-nos a ell, sí que li diríem: “President, m’acompanya?”. Per exemple, ell està a la filera zero assegut i ha de pujar a l’escenari per entregar un premi. Nosaltres ens hi adreçaríem i diríem: “President, si m’acompanya…”
ENTREVISTADORA: Aquí no cal que li diguem “Molt Honorable Senyor…”
MARTA MARFANY: Molt Honorable Senyor Pere Aragonès… i ja s’ha acabat l’acte, ja han donat els premis i han marxat.
ENTREVISTADORA: És curiós. Aquest, com deies, és més conegut, ens sona més el tema del “Molt Honorable Senyor Pere Aragonès”, però hi ha molts tractaments protocol·laris en molts àmbits diversos, i n’hi ha de molt complicats. Molt. Per tant, hem de recordar els més habituals, això sí, però no tots. Quins serien els habituals?
MARTA MARFANY: Per exemple, aquest que dèiem: Molt Honorable Senyor o Molt Honorable Senyora només ho farem servir per al president de la Generalitat i tots els expresidents.
ENTREVISTADORA: També són Molt Honorables.
MARTA MARFANY: Sempre. No deixen de ser Molt Honorable Senyor. I aquí dic “Senyor” perquè encara no hem tingut una presidenta. President o presidentes del Parlament de Catalunya. També és l’altra única figura a Catalunya que tenim que és Molt Honorable. Aquí sí que seria Molt Honorable Senyor o Molt Honorable Senyora, perquè n’hem tingut diverses, de presidentes del Parlament. Són les dues màximes autoritats que tenim al país.
ENTREVISTADORA: Generalitat i Parlament.
MARTA MARFANY: En total, tots els que tenim vius, en tenim quinze, tampoc és que ens hàgim de recordar de molts.
ENTREVISTADORA: I són sempre Molt Honorable Senyor/Senyora, estiguin en el concepte que estiguin convidats a l’acte, o no?
MARTA MARFANY: En funció de què els convidaràs? No és perquè siguin veïns de l’escala. Si tu convides una d’aquestes autoritats és perquè ha tingut el càrrec, o el té actualment, de president de la Generalitat o del Parlament. És un acte ja d’un cert nivell. Evidentment, no el posaràs l’últim. El que dèiem l’altre dia, has de saber on l’has de col·locar perquè per què l’hem convidat? Probablement parlarà d’alguna època, d’algun coneixement, de les lleis que hi hagi o del que convingui.
ENTREVISTADORA: Això per als presidents de Generalitat i de Parlament. Què passa amb els consellers, per exemple?
MARTA MARFANY: El mateix. Però el seu tractament ja no és “Molt”, és “Honorable Senyor”.
ENTREVISTADORA: Només Honorable: Honorable Senyor/Senyora.
MARTA MARFANY: Sí. Fixa’t que són graus. “Molt” només n’hi ha dos càrrecs. Consellers ja en tenim uns quants més i aquests són “Honorable Senyor” o “Honorable Senyora”.
ENTREVISTADORA: Entren dins del títol d’Honorable Senyor/Senyora també els cònsols?
MARTA MARFANY: Sí, ells també. Fixa’t que en el Reial decret eren al quaranta-vuit. Però se’ls dona aquest tractament protocol·lari. L’altre dia, probablement, a la presentació, el dia que parlàvem de l’exposició del Japó, li hauria d’haver dit “Honorable Senyor Ying”.
ENTREVISTADORA: Exacte, el cònsol del Japó, en el primer dels capítols, el que vam dedicar a les precedències. I si són exconsellers i excònsols mantenen l’Honorable?
MARTA MARFANY: Sí.
ENTREVISTADORA: Més tractaments que hem de tenir presents, que ens han de sonar.
MARTA MARFANY: Dels fàcils. Els alcaldes, en general, són Il·lustríssim Senyor i Il·lustríssima Senyora. Menys els de grans ciutats, per exemple, Barcelona o Madrid tenen un rang més, són Excel·lentíssims Senyors. Tu et pots trobar en un acte que tinguis quatre alcaldes. I un sigui el de Barcelona i li diràs “Excel·lentíssim Senyor Jaume Collboni, alcalde de Barcelona”. I la resta seran Il·lustríssims Senyors. No passa res, en un mateix acte el tractament serà diferent perquè cadascú té el tractament que li correspon pel càrrec.
ENTREVISTADORA: I on és el llindar de gran ciutat? Consideraríem només la capital?
MARTA MARFANY: Sí, les grosses.
ENTREVISTADORA: Capital de província també, o no?
MARTA MARFANY: Tret que els donessin un tractament reial, normalment són Il·lustríssims Senyors. Per exemple, el de Madrid ho és.
ENTREVISTADORA: N’hi ha un que a mi em fa molta gràcia, perquè en el meu cas, vaig estar una vegada presentant un acte universitari, i vaig haver de presentar la rectora d’aquella universitat. I per primera vegada em vaig enfrontar al tema dels tractaments protocol·laris.
MARTA MARFANY: Magnífica Senyora!
ENTREVISTADORA: Magnífica Senyora! No ho oblidaré mai! Em sonava molt antinatural. Magnífica Senyora!
MARTA MARFANY: És que ho és. Pel seu càrrec.
ENTREVISTADORA: No ho poso en dubte, eh!
MARTA MARFANY: Per això diem que te’ls has de saber? No, però és molt interessant que els equips de protocol ajudin altres companys que han de fer-ho. Per exemple, els periodistes. De vegades et diuen: “Escolta’m, ajuda’m una mica, quin tractament té? Perquè he de fer una nota de premsa”. Han de fer alguna d’aquestes tasques i entre tots ens ajudem.
ENTREVISTADORA: Clar, que sapiguem que els rectors d’universitat són Magnífics Senyors i Magnífiques Senyores!
MARTA MARFANY: Exacte.
ENTREVISTADORA: I altres que puguin ser susceptibles, que siguin habituals en actes, algun altre que creguis que hàgim de recordar?
MARTA MARFANY: Per exemple, perquè veiem els graus. Si l’alcalde de Barcelona és Excel·lentíssim Senyor, els seus regidors són Il·lustríssim Senyor. I als ajuntaments més petits, com que l’alcalde és Il·lustríssim Senyor, la resta de regidors ja són senyors: senyor i senyora.
ENTREVISTADORA: Ja no són Il·lustres, Il·lustríssims, res.
MARTA MARFANY: No, ja no.
ENTREVISTADORA: Si algú no té tractament, amb el “senyor/senyora” ho solucionem.
MARTA MARFANY: Sempre. ENTREVISTADORA: Tema “senyoreta”, què? Fatal.
MARTA MARFANY: No! Totes som senyores.
ENTREVISTADORA: Per tant, cada acte és diferent, això ho estem veient capítol rere capítol. Per això, és una cosa que no s’ha deixar a la improvisació, és el primer que ens començaves dient avui. De fet, era el problema que han tingut la Laura i el Roger en la seva situació amb el presentador, que ho han deixat fruit de la improvisació, en mans del presentador, que realment no sabia com actuar. Per tant, ens hem d’asseure prèviament i els tractaments protocol·laris han d’estar sobre la taula.
MARTA MARFANY: Sí, els hem de buscar, els hem de preguntar si no tenim el costum o no hem arribat al document que ens ho digui. Però estan publicats, no és cap misteri ni cap cosa amagada. Els tractaments protocol·laris, si es busca a Google, hi ha documents fets pel Departament de Justícia, de les universitats, i està a l’abast de tothom. Per tant, aquí el problema va ser el presentador. A més, pobre, li havien dit! Però se’n va oblidar.
ENTREVISTADORA: I el convidat en qüestió, el premiat en aquesta entrega de guardons, en aquesta gala que estan fent, tenia diversos càrrecs. Què passa amb les persones que acumulen diversos càrrecs? Perquè n’hi ha! Aquest Cavaller de l’Orde del Mèrit de no sé què. A part d’una sèrie de càrrecs diferents.
MARTA MARFANY: El correcte seria dir-los tots, però de vegades els actes es fan molt feixucs. Amb els anys tendim a simplificar-ho tot una mica, però és important que si hi ha aquestes autoritats fem el tractament protocol·lari que correspon. Perquè comentàvem que hi ha gent que no li dóna tanta importància, però hi ha gent que sí i podrien presentar una queixa. No cal.
ENTREVISTADORA: No cal, si ho tenim tot previst, ens asseiem prèviament, escoltem el que ens ha explicat la Marta en aquesta col·lecció de pòdcasts i a partir d’aquí ho anem organitzant. Interessantíssim, avui, el tema dels tractaments protocol·laris. Al proper episodi parlarem de presidències! Marta Marfany, moltes gràcies!
MARTA MARFANY: Bon dia!
Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.
Descripció de l'episodi:
Què són les presidències. Tenen un doble vessant: pot ser l’espai físic i també la persona que presideix un acte: l'amfitrió.Les presidències s’ordenen amb alternança, seguint el mateix criteri parell o senar que vam explicar amb les banderes. El president o presidenta d’un esdeveniment n’és el propietari i marca el ritme i el temps que durarà l’activitat.
Transcripció
Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat.
Benvinguts a AudioFormació, un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.
INTRODUCCIÓ DE L'EPISODI: ESCENA TEATRALITZADA
SENYOR FONT: Bon dia. Digui?
LAURA: Bon dia, senyor Font. Soc la Laura, responsable de protocol de l’Ajuntament. Li truco per agrair en nom de l’alcalde la invitació a aquest esdeveniment tan important. Entenem i valorem el paper central que la vostra empresa juga a la nostra comunitat. No obstant això, voldria parlar-li sobre la presidència de l’acte.
SENYOR FONT: És un plaer per a nosaltres. Naturalment, com a amfitrions de l’esdeveniment, havíem pensat que el nostre conseller delegat presidiria la cerimònia.
LAURA: Completament comprensible, donada la magnitud de la seva contribució. No obstant això, considerant la rellevància pública de l’esdeveniment i l’interès comunitari, creiem que una copresidència entre el conseller delegat i l’alcalde simbolitzaria una unió més forta entre el sector privat i el públic.
SENYOR FONT: Interessant punt de vista. Però com funcionaria, això, a la pràctica? No volem que l’esdeveniment sembli massa polititzat.
LAURA: La idea és presentar una imatge de col·laboració i suport mutu. Tots dos, el conseller delegat i l’alcalde, podrien donar la benvinguda als assistents, reflectint l’esperit de cooperació que volem destacar. Això no només enriquirà l’esdeveniment, sinó que també reforçarà la imatge d’unitat davant els desafiaments comuns.
SENYOR FONT: Sona que podria ser una poderosa declaració d’intencions. I què hi ha dels detalls pràctics? L’organització de l’escenari, l’ordre dels discursos…
LAURA: Ens encarregaríem de tots aquests detalls, assegurant que l’esdeveniment flueixi de manera que ambdós rols siguin destacats de forma equitativa. El nostre objectiu és que aquest acte sigui un exemple de com el sector públic i el privat poden treballar junts pel bé de la comunitat.
SENYOR FONT: Bé, Laura, em sembla un argument convincent. Treballem junts en això. La copresidència podria ser, de fet, un missatge molt positiu.
LAURA: Excel·lent! Si li sembla bé, i per agilitzar la feina, des de l’Ajuntament preparem un esborrany i ens instem a treballar-ho conjuntament en posteriors reunions. Estic segura que aquest serà un esdeveniment memorable i un model a seguir. Gràcies per la seva col·laboració.
ENTREVISTA
ENTREVISTADORA: Benvingut, benvinguda a un nou episodi d’aquesta AudioFormació que dediquem al protocol. Avui per parlar de presidències, que no precedències, que ja n’hem parlat. Marta Marfany, com va? Benvinguda!
MARTA MARFANY: Gràcies! Molt bé, bon dia.
ENTREVISTADORA: A veure, què opines del que ha succeït en la conversa que acabem d’escoltar entre la Laura i el senyor Font, d’aquesta empresa que ha convidat l’Ajuntament a un acte. Què n’opines i què penses de com se n’ha sortit la Laura?
MARTA MARFANY: La Laura realment l’hem de contractar l’equip de protocol. És molt hàbil.
En aquest cas, el que veiem és que, com deies, ells no són els organitzadors. Estan convidant l’alcaldia a assistir a un acte empresarial. Clar, el rol és diferent. En un altre capítol hem vist que ells eren els organitzadors. De manera que ells manaven. En aquest cas, la Laura sap perfectament que qui ha de manar o qui marcarà el ritme de l’acte serà l’empresa. I ella el que vol és donar-li la volta a això. Ella, molt hàbil, decideix. Diu: “Prenc la iniciativa: els truco i intentaré plantejar una opció, a veure si aconsegueixo posar en un lloc destacat el meu alcalde”.
ENTREVISTADORA: Que és el que li interessa. A la persona responsable de protocol de l’Ajuntament el que li interessa és que l’alcalde tingui el lloc més destacat possible.
MARTA MARFANY: Sempre. Aquestes converses són habituals entre els caps de protocol o de gabinet i els de màrqueting o els de relacions institucionals de l’empresa, i sempre estem negociant.
ENTREVISTADORA: Et sembla correcte i encertada, aquesta proposta de copresidència de l’acte que proposa la Laura?
MARTA MARFANY: És que és l’únic que pot aconseguir, perquè si no, el seu alcalde quedarà al número 2. I ella no vol que sigui tan evident que l’alcalde aquí és el 2. Fins i tot de vegades passa, perquè aquest senyor Font és molt bona persona.
ENTREVISTADORA: És a dir que podria haver-s’hi negat.
MARTA MARFANY: De vegades collen molt perquè no volen. Llavors la negociació és més dura i de vegades s’arriba a moments que fins i tot l’alcalde s’excusa i hi va un altre representant.
ENTREVISTADORA: Ah, diu: “Tu no em deixes ser copresident de l’acte, t’envio un regidor”?
MARTA MARFANY: Hem parlat des del principi dels egos. I van sortint, van apareixent, sí.
ENTREVISTADORA: Fixa’t! Doncs aquí la Laura ha sigut hàbil, ho ha plantejat bé i el senyor Font en aquest cas ha accedit a la petició que demanava ella d’aquesta corpresidència de l’acte. Ara parlem exactament de què és això de la presidència i en què es diferencia de la precedència, de la qual ja n’hem parlat.
Però abans, com sempre, la Marta ha portat aquí una sèrie d’objectes que a mi em fa molta gràcia, perquè ens ajuda molt a crear aquesta imatge al cap, perquè tinguem clar com organitzar i com sortir d’aquests obstacles que ens planteja el protocol en l’organització d’actes. I en aquest cas has portat barrets i post-its.
MARTA MARFANY: Sí, volia fer la sensació que cada persona necessita un barret. A més, tots els barrets són diferents. Hi ha des dels directors generals, un regidor que comença, un comerciant que l’han convidat però tampoc sap molt bé què ve a fer. Per tant, tens tot de caparrons que has d’anar situant. I he portat uns post-its perquè realment hem d’acabar posant qui serà l’1, el 2, el 3 i el 4, en aquest cas, en la presidència.
ENTREVISTADORA: Important, aquest moment de reflexió prèvia, qui tenim i quin post-it li posem al cap. Tants caps, tants barrets, que diu la dita. Quin post-it posem a aquell barret per saber on situem en la presidència de l’acte aquella persona.
MARTA MARFANY: Cada persona, exacte.
ENTREVISTADORA: Deia que la paraula s’assembla molt a “precedència”, però no és el mateix en l’àmbit protocol·lari, oi?
MARTA MARFANY: No, no ho hauríem de confondre. La presidència vol dir qui ocupa el lloc més destacat i visible, és qui mana, el propietari de l’acte. Per tant, això li dóna una notorietat. A més, presidència és un espai. Als actes, quan comença l’esdeveniment, de vegades hi ha escenari i de vegades és a peu pla, però és aquell espai frontal al públic on passen les coses importants. Per tant, allò és la presidència física i després hi ha les persones que ocupen la presidència.
ENTREVISTADORA: Aquí seria el tema de la precedència.
MARTA MARFANY: Exacte, presidències del senyor conseller delegat de l’empresa i del nostre alcalde… I no sabem si hi haurà algú més.
ENTREVISTADORA: Hi ha algun criteri per a les presidències? Com establim aquell lloc d’honor, aquella taula presidencial de l’acte?
MARTA MARFANY: Sí, com sempre hi ha una norma. Tornem a anar a aquell document del Reial decret 2099 del 1983 i a l’article 4 també ens ho diu. Diu que els actes seran presidits per l’autoritat que els organitzi. Fantàstic!
ENTREVISTADORA: Això ho deixa claríssim! Ho organitzes tu, ho presideixes tu. Punt.
MARTA MARFANY: Aquí la Laura sap que no està organitzant, ella sap que el seu alcalde no és l’1. Però aquest article continua i diu que en cas que aquesta autoritat no sigui o no ostenti la presidència, el posarem en el lloc immediat. Llavors dius, ah, bé. Aquí dona l’opció que si no és l’1, que sigui el 2. Però el que et diu és que no serà ni el 3 ni el 4 ni el 5. Això vol dir que, en tot cas, només cedirà la presidència una vegada. Que no sigui tan ruc que vagi cedint, cedint, i al final està a la punta de la taula i no se’l veu.
ENTREVISTADORA: Si ens posem en la situació de l’acte empresarial en el qual la Laura està intentant col·locar el seu alcalde a la presidència, estem parlant del conseller delegat. Segons l’article 4.1 del Reial decret que ens dius, hauria de ser el president de l’acte, tenir el número 1…
MARTA MARFANY: El de l’empresa.
ENTREVISTADORA: El conseller delegat. Però pot cedir-la, podria arribar-la a cedir a l’alcalde i ell posar-se el 2. Ara, més no.
MARTA MARFANY: No, amb un objectiu de foto ho veus. Qui veus a les taules? Els del mig! Si a tu et van posant a les puntes no surts ni a la foto. Aquest article és molt concret: si ho has de cedir o ho vols cedir —perquè no t’obligo—, sigues el 2. Para ja!
ENTREVISTADORA: Amb els números, em recorda al tema de les banderes. La col·locació seria la mateixa?
MARTA MARFANY: Sempre! Anem al 213 i al 3124, siguin persones o siguin coses. A més, aquest article et diu que sempre alternant-se a dreta i esquerra, dreta i esquerra. El que fèiem amb les banderes.
ENTREVISTADORA: El mateix! I això ho hem de tenir clar a l’hora de situar les cadires, no, com han de seure les persones, oi?
MARTA MARFANY: Sí. Pensa una cosa: no sempre les presidències són assegudes. En general, sí, veiem una taula i veiem unes cadires. Però de vegades són dretes. Quan un acte és breu, curtet, normalment estem drets perquè és més àgil. O si hem de fer una inauguració d’una exposició, potser farem només uns micros i la presidència dreta, perquè després farem un recorregut.
ENTREVISTADORA: O una foto dels alts càrrecs que venen a un acte.
MARTA MARFANY: Exacte, fotografies. Sí, els col·loquem segons la presidència, 1, 2, 3. I estan drets.
ENTREVISTADORA: Per tant, tot i que l’article el primer que diu és que qui organitza presideix, això no passa sempre així.
MARTA MARFANY: No, i si ho munta l’empresa, hem de ser prou hàbils des dels ajuntaments o des dels ens per intentar la copresidència, perquè si no el nostre queda el 2.
ENTREVISTADORA: I la copresidència, a efectes visuals i pràctics de col·locació, com es diferencia que un sigui l’1 i el 2? Perquè són dues persones i una està a l’esquerra i l’altra a la dreta.
MARTA MARFANY: És que és el que no volem! Nosaltres en aquest cas som convidats, i el que volem és això, que passi desapercebut que el meu alcalde no és l’1. Per tant, sí que en aquest cas volem que sigui parell. Així, el conseller delegat i l’alcalde…
ENTREVISTADORA: Estan al mateix…
MARTA MARFANY: Exacte. I el qui no hi entén: “Ah, sí, sí, aquells”. Si ens col·loquen una tercera persona, ja tenim un problema.
ENTREVISTADORA: Llavors com faríem palesa aquesta copresidència?
MARTA MARFANY: Fixa’t que la Laura és molt hàbil amb la conversa i li diu: “No es preocupi, ja li ho prepararem nosaltres!”. Així s’estalvia la feina.
ENTREVISTADORA: Exacte, aquí el que ella entenc que farà serà col·locar aquesta quarta persona com a mínim.
MARTA MARFANY: Clar, intentarà veure, parlarà: “Que hi haurà algú més?”. “El cap de producció…”. Ja hi som! Ja me n’han col·locat un tercer. En aquest món protocol·lari sempre parlem que de vegades col·loquem una persona que li diem el “cara de cartró”. El “caracartón” és aquell que col·loquem que de vegades penses: “I aquest què hi fa aquí al mig?”. No, res! Està fent que sigui parell o senar.
ENTREVISTADORA: Que trist!
MARTA MARFANY: Sí, sí.
ENTREVISTADORA: Imagina’t que et conviden a tu i t’adones que ets la peça que faltava perquè la cosa fos parell. Carai! Fixa’t.
MARTA MARFANY: Quan vagis a un acte ara t’hi fixes.
ENTREVISTADORA: Home, ens hi fixarem tots, ja ho veuràs.
MARTA MARFANY: De vegades li donem una mica de paper, alguna introducció, alguna cosa perquè no es noti tant; però de vegades hi ha algun personatge que està allà del principi al final no dius res, i penses: “Ja està, ja l’han col·locat”.
ENTREVISTADORA: No és només per a la foto i per a la taula, també entenc que en el tema presidència hi entra l’ordre dels discursos, si n’hi ha.
MARTA MARFANY: Sí, sí. De menys a més.
ENTREVISTADORA: El que parla al final és el més important.
MARTA MARFANY: Sempre. A més, té lògica. Imagina’t que deixessis que parlés un altre, i després diu qualsevol bajanada i no pots acabar-ho. No, tu sempre que siguis l’1 tanques l’acte.
ENTREVISTADORA: Perquè la funció exactament de la presidència quina és?
MARTA MARFANY: Dominar l’acte. Perquè marca els temps i els espais. Si és en un sopar, a vegades quan mireu a la televisió aquests grans sopars del rei, fixeu-vos que fins que el rei no s’asseu, no s’asseu ningú, perquè ell mana en els temps. Jo començo, jo acabo. I en el món més quotidià també és així. Per tant, aquesta persona que presideix ha de tenir-ho clar, no pot entrar i començar a saludar tothom i anar perdent el temps. Vostè se’n va a la presidència, fa el que ha de fer i marxa. O passem a una copa, o fem el recorregut. Però se’ns encanten allà al mig i els actes no avancen.
ENTREVISTADORA: És a dir que marca el ritme total d’aquell acte. Indica l’inici de l’acte, si hi ha unes paraules de benvinguda entenc que les farà la presidència si no hi ha presentador.
MARTA MARFANY: Sí, de vegades per això poses aquesta altra figura, que et serveix de comodí i aniríem de menys a més. “Donem la benvinguda, i ara donem la paraula a…”. I al final, el que presideix tanca.
ENTREVISTADORA: I en cas de la copresidència què fas? Els fas parlar alhora o què?
MARTA MARFANY: No, home, no! L’amfitrió normalment donarà la benvinguda i donarà rellevància: “Avui tenim amb nosaltres… És un gran honor que vingui l’alcalde de…”. Juguem amb tota aquesta parafernàlia.
ENTREVISTADORA: Amb això ens quedem, que la Laura ha estat molt hàbil plantejant-li a l’empresa aquesta copresidència de l’acte. A més, dient: “Vostè tranquil, que ja li ho preparo jo perquè no se n’hagi de preocupar”. No sé si ens deixem alguna cosa important, Marta.
MARTA MARFANY: No, sobretot això, que la persona que presideix sàpiga que marca els temps, que no ha d’endarrerir-ho, ha d’anar per feina, i que si ell no comença no començarà ningú. Això de vegades els ho hem de dir una mica: “Recorda que tenim un temps marcat, que la cosa no s’allargui…”. Perquè coneixem els personatges i de vegades volen explicar tantes coses que no pot ser.
ENTREVISTADORA: Interessantíssim, avui, aquesta qüestió, les presidències! En el capítol següent parlarem d’un tema molt interessant i molt curiós, saludar i presentar, que no és tan fàcil com pensem. Gràcies, Marta!
MARTA MARFANY: A reveure!
Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.
Descripció de l'episodi:
En aquest capítol abordem el protocol social i com hem de fer les salutacions en els actes. També recollim com s’han de fer les presentacions quan dues persones no es coneixen i tu n’ets el nexe de connexió. A qui presentarem abans i a qui últim? L’edat en protocol atorga un rang superior degut a l’experiència acumulada, i per tant nosaltres anirem a presentar-nos a la persona de més edat per deferència. També posarem de relleu com cal fer els comiats de manera correcta i elegant.
Transcripció
Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat.
Benvinguts a AudioFormació, un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.
INTRODUCCIÓ DE L'EPISODI: ESCENA TEATRALITZADA
ROGER: Laura, crec que tenim un problema. La responsable de protocol de Maverick & Co s’ha vingut a queixar que un dels nostres regidors ha saludat la directora general de l’empresa fent-li dos petons.
LAURA: Ai, senyor! Segur que ha estat el regidor Martínez. Ja vaig dir que se li havia de fer un curs accelerat de protocol, a aquest home! Només fa un mes que ha accedit al càrrec i no deixa de crear-nos conflictes. Gràcies per avisar-me, Roger.
Fem una cosa, tu redacta una carta de disculpa per enviar a Maverick & Co en nom de l’alcalde i jo vaig a parlar amb el regidor Martínez.
REGIDOR MARTÍNEZ: Els presento el senyor Pasqual, el nostre tècnic en desenvolupament urbà, i ella és la Clara, la regidora d’Urbanisme.
LAURA: Regidor Martínez, disculpi la interrupció, em podria acompanyar un moment, si us plau?
REGIDOR MARTÍNEZ: Ha passat alguna cosa, Laura?
LAURA: Sí, em sembla que sí. Hem rebut una queixa de Maverick & Co per la forma en què ha saludat la seva directora general. I ara acaba de presentar abans un tècnic que la regidora! En aquests contextos, és important considerar la jerarquia i el rol de cadascú. Hauria d’haver presentat primer la regidora Bofarull, i en cap cas presentar-la només com a Clara, entesos?
REGIDOR MARTÍNEZ: Ho sento molt, Laura! Realment no era la meva intenció! Encara m’estic acostumant a aquests detalls de protocol.
LAURA: Entenc que pot ser complicat al principi, però recordi: el protocol i el respecte per la jerarquia són fonamentals, en aquests esdeveniments. Una encaixada de mans és la salutació estàndard. I l’ordre de les presentacions ha de reflectir l’estructura organitzativa.
REGIDOR MARTÍNEZ: Gràcies, Laura. Podries ajudar-me a millorar en aquest aspecte? No vull tornar a cometre aquests errors.
LAURA: Per descomptat, regidor Martínez. Prepararé algunes sessions de formació en protocol per a vostè. Junts assegurarem que estigui preparat per a futurs esdeveniments.
ENTREVISTA
ENTREVISTADORA: Saludar i presentar és el tema que abordem avui en aquest capítol de l’AudioFormació en protocol. Em sembla que la Marta Marfany pentinarà el regidor Martínez! Marta, benvinguda!
MARTA MARFANY: Bon dia!
ENTREVISTADORA: Què ha passat aquí?
MARTA MARFANY: Ai, aquest home! Només ens porta problemes!
ENTREVISTADORA: Déu-n’hi-do! Això passa de vegades, no?
MARTA MARFANY: I tant. Passa i, de vegades, sovint. Depèn de la formació i del costum que tinguin. De fet, crea tensions personals, i queixes a escala oficial, sí. Arriben.
ENTREVISTADORA: De fet, aquí hem escoltat una empresa que ha fet una queixa oficial al servei de protocol que organitzava l’acte a l’ajuntament per dir: “Escolti’m, que m’ha saludat la consellera delegada amb dos petons!”. Els petons ofenen.
MARTA MARFANY: És que els petons formen part de l’àmbit familiar i social. Quan tenim amistat amb algú ens fem un petó, però entrem en aquest cos a cos. És menys d’un pam i jo entro i clar, hi ha persones que es molesten. Per tant, en el món del protocol els petons no haurien d’existir.
ENTREVISTADORA: Corregeix-me si m’equivoco, però pel que fa a les dones que puguin tenir alts càrrecs, se les tendeix a saludar més amb dos petons que no pas amb encaixada de mans; i això pot portar molts problemes, no?
MARTA MARFANY: En porta, perquè hi ha queixes. Hi ha persones que se senten molestes, primer perquè veuen que als homes no arriben i els fan dos petons. I a elles fins i tot les agafen de la cintura… No, escolta, jo estic aquí pel meu càrrec i tu també, i sovint el cos a cos aquest porta problemes.
ENTREVISTADORA: Per exemple, amb Àngela Merkel havia passat en alguna ocasió.
MARTA MARFANY: Sí, ella és una persona estricta i quan es relacionava amb gent més llatina tenia conflicte, perquè a les fotografies l’agafaven per la cintura, li feien brometes i copets, i ella no entenia què passava. Va haver-hi alguna queixa oficial a l’ambaixada francesa per dir: “Escolta, si us plau, digueu-li a aquest senyor que això no toca”. Imaginem-nos per a aquell equip de protocol, haver d’anar al president de la República i dir-li: “Si no li fa res, no toqui”.
ENTREVISTADORA: Déu-n’hi-do! I el regidor Martínez, què li ha passat? L’ha feta bona! Avui no ha sigut el Roger, ha sigut el regidor!
MARTA MARFANY: Aquest senyor encara no s’ha posat en el rol nou que té, d’electe. Ell segueix actuant com actuava particularment des de les seves relacions personals, amb el veïnat, etc. No entén que ell ara està representant l’ajuntament. Ell no és el senyor Martínez sinó que és el regidor Martínez de l’ajuntament X. I el que no ha entès encara és que quan ell fa un acte és ambaixador de l’ajuntament. I aquí ve el problema.
ENTREVISTADORA: És la cara visible, el representant de l’ajuntament en aquell acte.
MARTA MARFANY: Sí, clar. Quan presenta, quan visita, quan rep una visita al seu despatx, la gent no va a parlar amb ell per parlar amb ell, sinó que parla amb ell com a representant de la institució.
ENTREVISTADORA: I això passa gaire sovint?
MARTA MARFANY: Sí. Passa. Quan tenim legislatura nova, passa.
ENTREVISTADORA: S’ha d’ensenyar tothom! S’han de posar l’AudioFormació que estem fent aquí, se’ls hi passa a tots i que ho tinguin clar.
MARTA MARFANY: Sempre hi ha un Martínez a tot arreu.
ENTREVISTADORA: Passa no només a escala municipal, entenc.
MARTA MARFANY: No, passa a molts àmbits, però com més formació o més temps portes en el càrrec, això ho vas matisant. Hi ha gent que ho sap perfectament, no et dona mai cap problema. Però hi ha gent, pobres, que fins i tot amb bona voluntat, però el saber estar falta una mica.
ENTREVISTADORA: Entesos. Si parlem de salutacions i presentacions, què hem de tenir clar, què cal fer?
MARTA MARFANY: Tant si som amfitrions com convidats, saludar la gent. Ens han convidat a un acte i arribem i hem d’anar a saludar els que coneguem. A més, ens anirem trobant als municipis i les comarques; hi ha molta relació, i ara és la teva festa major i després hi ha una inauguració, o signem un conveni, etc. Ens anem trobant. Sempre donar la mà. Tornem-hi. Què passa? De vegades: “És que és del meu partit, i jo ja la conec”. Sí, però és que ara no estàs al partit, ara ella potser està en una conselleria i tu estàs a l’ajuntament. Per tant, no estem en l’àmbit partit.
ENTREVISTADORA: Encaixada de mans amb tothom.
MARTA MARFANY: Exacte, sí. És aquest metre quadrat, que tens una mica de distància, i que et dóna la privacitat que pertoca.
ENTREVISTADORA: Això pel que fa a com saludar. Com presentem? El regidor Martínez el sentíem presentant dues persones; malament, ja ho hem vist. La Laura el pentinava ben pentinat i ara ho faràs tu també. Com presentem altres persones i com ens presentem a nosaltres mateixos o mateixes? Entenc que també en algun moment ens haurem de presentar.
MARTA MARFANY: Sí. Protocol·làriament, la gent gran té un rang. Si tu arribes a un lloc i hi ha una persona gran, si ningú et presenta, tu has d’anar a presentar-t’hi. Perquè ella no té per què venir a tu. Aquella persona estarà estàtica allà on sigui i tu hi aniràs: “Bon dia, senyora Martínez. Si em permet, em presentaré, no sé si es recorda de mi, soc la regidora de…”. I aquella persona dirà: “Ai, sí, tal”. Llavors, l’expertesa considerem en protocol que té un rang.
Per tant, som nosaltres, que tenim menys rang, que anem a presentar-nos. Si és un superior, lògicament, si tenim el nostre cap de departament, el cap no vindrà a la teva taula. Algú d’un altre departament et presentarà o bé tu picaràs a la porta i diràs: “Disculpi, senyor, m’acabo d’incorporar, m’agradaria presentar-me”. Ets tu, ell no et vindrà a la taula perquè no sap ni qui ets.
ENTREVISTADORA: No vindrà a saludar-te, hi has d’anar tu.
MARTA MARFANY: Sí, perquè té més rang, té més categoria que tu dins l’escalafó empresarial o de l’ajuntament. I protocol·làriament també sempre s’ha donat a la dona més rang que l’home. Perquè les senyores antigament estaven… i els senyors s’hi anaven a presentar. Aquests serien els tres criteris protocol·laris.
ENTREVISTADORA: Aquí l’error del regidor Martínez han sigut diverses qüestions: el del càrrec, el del gènere de la persona…
MARTA MARFANY: En aquest cas, ell ho hauria d’haver fet pel rang. Perquè és la regidora. I ha presentat primer el tècnic que la regidora. Això no té cap lògica. Per tant, pel rang, li tocava primer a ella. I si hagués sigut un home, també. En aquest cas, quan mirem rang, no és que siguis home o dona, és per l’escalafó on estàs. El primer tinent d’alcalde sempre anirà davant. I el que sigui el tercer després, i el que sigui l’últim regidor, últim, sigui noi o noia.
ENTREVISTADORA: I el fet de presentar-la només pel nom, entenc que aquí també hi ha un error garrafal.
MARTA MARFANY: És que no és l’amiga que anem a prendre copes, és la regidora, per tant, Clara X.
ENTREVISTADORA: Per tant, què hauria d’haver dit exactament el regidor Martínez, o què hauria d’haver tingut en compte?
MARTA MARFANY: Mira, ho podria haver fet de dues maneres. Si la persona convidada és evident que té més rang; per exemple, que vingués l’alcalde d’un municipi del costat, o que fos un catedràtic, diríem que primer li presentaria la regidora, i després el tècnic. Diria: “Alcalde, permeti’m que li presenti la senyora Clara tal, regidora d’Urbanisme de l’ajuntament tal, i el senyor pam-pam, tècnic del departament«.
ENTREVISTADORA: I el segon supòsit del que podria haver passat?
MARTA MARFANY: Sí, per exemple, que la persona convidada tingui menys rang, llavors sí que es dirigiria a la regidora, que seria, en aquest cas, la que té més rang dels tres, i li diria: “Clara, un moment, si us plau, et voldria presentar la presidenta de l’associació de veïns…”.
ENTREVISTADORA: I si hagués estat una autoritat de primer nivell, de les que ja ens vas dir, que hi ha tota aquella llista, què passa amb les autoritats de primer nivell?
MARTA MARFANY: Ho fem totalment diferent. L’autoritat no puja a dalt al departament. Per tant, quan aquestes autoritats arriben generalment venen amb el cotxe oficial, i normalment amb el seu cap de gabinet, escortes, etc.
Al carrer, a l’exterior de l’edifici institucional, farem una filera, ordenats linealment, de les nostres autoritats. Vull dir tots els regidors que puguin venir de l’ajuntament, el govern i l’oposició. I aquesta autoritat màxima, que pot ser un conseller o pot ser el president de la Generalitat, surt del vehicle, la màxima autoritat nostra, que és l’alcalde, el rep a peu de cotxe.
ENTREVISTADORA: És el primer que saluda.
MARTA MARFANY: Sí. Del major al major. Se’n va, li dona la mà: “President, si em permet, li presentaré la corporació municipal”. Començaria: primer el tinent d’alcalde, segon… i com que és com una filera, ja van entrant cap a dins de l’edifici, i ells es van posant al darrere d’aquesta fila. És totalment diferent.
ENTREVISTADORA: Per tant, tenim clar com saludem, com presentem. I ens falta saber com acomiadem, perquè també hi ha tema.
MARTA MARFANY: Sí, quan tu reps una persona, també si és en l’àmbit privat, allà on el reps la tornes. Vull dir que si hem rebut el president de la Generalitat al carrer, al peu del cotxe, el tornarem a baixar fins al peu del cotxe. No li direm des del Saló de Plens: “Moltes gràcies per haver vingut, passi-ho bé”.
ENTREVISTADORA: No, l’acompanyes fins al carrer.
MARTA MARFANY: S’entén molt bé gràficament. Allà on l’agafes el tornes. I si et venen a sopar a casa també ho fas així, perquè si et piquen a la porta, tu els acompanyaràs fins a la porta. No diràs des del menjador: “Au, adeu, ja vindreu un altre dia”. Si ens quedem amb aquesta imatge ens en recordarem sempre.
ENTREVISTADORA: Està claríssim, la veritat és que és molt gràfic. Per tant, sabem com saludar, com presentar-nos i com acomiadar-nos, i on acomiadar-nos: al mateix lloc on hàgim rebut aquella persona. La Laura suggereix preparar una formació per al regidor. Això és encertat?
MARTA MARFANY: Sí, i s’acostuma a fer, però es fa és amb discreció. Hi ha gent que li costa i tampoc vol que els companys ho sàpiguen. Normalment et vindrà i et dirà: “Escolta’m, em pots ajudar?”. I tu li dius: “Mira, sí, farem una cosa, quedem a la tarda, que aquí no hi ha ningú, i jo t’explicaré això, com ho fem i practiques i no passa res”. Això també acostuma a passar amb els discursos. Hi ha gent que li costa molt i et demana si el pots ajudar a practicar. I ens posem en una sala que no ens vegi ningú i ajudem a fer aquesta feina.
ENTREVISTADORA: Se n’ha d’aprendre de tot. Ningú neix ensenyat. Alguna cosa més que vulguis afegir, Marta.
MARTA MARFANY: Mira, penso que la frase de l’Oscar Wilde ens ajuda molt a tancar això: “No hi ha una segona oportunitat per causar una bona primera impressió”. Per tant, que ho practiquin i que ho facin bé.
ENTREVISTADORA: Interessantíssim avui, com saludar, com presentar-nos i com acomiadar-nos. Marta Marfany, moltíssimes gràcies!
MARTA MARFANY: A vosaltres!
Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.
Descripció de l'episodi:
En el sisè capítol desgranem quins aspectes hem de tenir en compte quan organitzem un àpat. Haurem de tenir cura amb les persones que han sol·licitat un menú específic per creença o malaltia. No és important només en el moment d’escollir la tipologia d’aliments que oferirem, sinó també en la coordinació del seu servei per evitar problemes.
Cal planificar acuradament i escollir el moment idoni per fer els discursos per tal que mantinguin l’atenció del públic i no interfereixen amb altres parts de l’esdeviment.
Transcripció:
Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat.
Benvinguts a AudioFormació, un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.
INTRODUCCIÓ DE L'EPISODI: ESCENA TEATRALITZADA
LAURA: Disculpi, senyor, sembla que hi ha hagut un petit error amb els seients. Aquest lloc està reservat per a un convidat que requereix un menú especial halal. Li puc demanar canviar de lloc? Ho sento molt per la confusió.
HOME: No me n’havia adonat! Per descomptat, no hi ha cap problema. Disculpes.
LAURA: Si m’acompanya, és per aquí, senyor.
Roger, si us plau, assegurat que el menú halal sigui servit correctament al senyor al seient 24.
ROGER: Ara mateix, Laura.
LAURA: Gràcies.
Roger, tenim un altre desafiament, els discursos estan programats per començar ara, però molts convidats encara no han acabat de menjar. Si comencem amb els parlaments, correm el risc d’interrompre el sopar i que els ponents parlin mentre els altres mengen.
ROGER: Ho entenc, Laura. Què suggereixes?
LAURA: Retardarem lleugerament l’inici dels discursos. Avisa el presentador perquè anunciï ara l’actuació musical que s’havia de fer després dels parlaments. Que els músics toquin un parell de cançons. Així donem temps perquè tothom pugui gaudir del sopar i després atendre els discursos sense distraccions.
ROGER: Excel·lent idea, Laura. Organitzaré l’interludi musical de seguida.
LAURA: Perfecte, Roger, gràcies.
ENTREVISTA
ENTREVISTADORA: Episodi sis d’aquesta AudioFormació en protocol. Avui, com hem sentit, ho dediquem al tema dels àpats i els discursos. Marta Marfany, benvinguda de nou!
MARTA MARFANY: Bon dia!
ENTREVISTADORA: Què ha passat en aquest sopar que escoltàvem? Moltes coses, han passat.
MARTA MARFANY: Sí, han passat tantes coses abans i durant el sopar que Déu-n’hi-doret.
Mira, d’una banda, hi ha una ubicació errònia d’un comensal. Això no pot ser, perquè nosaltres hem fet tota aquella feina prèvia que ja sabem d’intercalar la gent, de saber on ha de seure. De vegades per idioma, de vegades perquè per temes polítics els han de parlar i tractar mentre sopen. Llavors resulta que hi ha un senyor que està assegut on no li toca.
ENTREVISTADORA: I s’ho ha carregat tot aquest senyor ara mateix.
MARTA MARFANY: Sí, pobret! Però té bona fe perquè li demanen que s’aixequi i el senyor s’aixeca, hem tingut sort. I hem tingut sort que encara no havia començat a sopar, perquè si ja ha tocat els coberts, tenim un altre problema, que hem de fer canviar-ho, etc.
Després diu: “Tinc una diferència perquè aquí hi va un senyor que menja un menú especial”. Quan tenim aquests temes hem de tenir molta cura, perquè si només és perquè menja diferent… però poden ser al·lèrgies, poden ser altres problemes que veurem.
Després, qui controla aquests àpats? Hem de tenir claríssim com farem que no se li serveixi al del costat. Tindrem un doble problema. I després els passa això del discurs. “Encara estan sopant! Què fem? Posa música, a veure…”. Doncs ja els planyo.
ENTREVISTADORA: Com a solució, què? Això de l’interludi musical, agafat pels pèls?
MARTA MARFANY: Alguna cosa han de fer, clar, però ja ho veurem, segurament no anirem bé.
ENTREVISTADORA: Analitzem cadascun d’aquests punts que hem detectat en aquesta situació a la qual s’han d’enfrontar la Laura i el Roger. La ubicació errònia d’un comensal.
MARTA MARFANY: Nosaltres hem fet tota aquella feina prèvia que hem explicat, tenim invitacions i tenim confirmacions. Llavors ens hem dedicat a fer els croquis de qui anirà a cada taula. Poden ser taules rodones, poden ser taules rectangulars, i anem ubicant aquests convidats. Nosaltres dibuixem però això ho donarem a una empresa de càtering, el restaurant, etc. I ha de tenir claríssim que el que he dibuixat va allà, taula tres o taula vuit, però van així. A més, estan per les precedències, no pot ser que m’aparegui un boletet allà, que és aquest senyor que s’ha assegut. Potser li tocava la tres i no hi veia i s’ha posat a la vuit. No! Hem de controlar.
Per això tenim els equips. No només la Laura i el Roger, sinó que aquí hi ha un equip de més gent que ha d’acompanyar, potser fins a la taula, i dir: “Miri, vostè seu aquí”.
ENTREVISTADORA: Hem de posar personal a la sala. Hem de tenir-ho previst.
MARTA MARFANY: Hem de tenir reforç. Perquè imaginem-nos que en aquest sopar hi hagi cinquanta o cent persones. Hem de controlar que vagin on toca. Bàsicament, les principals, però de vegades també unes altres que siguin taula deu.
ENTREVISTADORA: Algú pot pensar: “Tan important és el seient, en un acte?”
MARTA MARFANY: Mira, imaginem que en aquest acte ve la televisió i diu: “Volem fer unes imatges i ho traurem al telenotícies en directe”. Perfecte, em preguntaran: “On seuen? Perquè he d’enfocar, he d’il·luminar”. Que no quedi fosc… si resulta que enfoquen i quan enfoquen aquella persona no és, ja tenim descontrol.
Sí que és important encara que no ho sembli. Perquè els actes surtin bé, són molts detalls petits, i aquest n’és un.
ENTREVISTADORA: S’ha de tenir planificat, planificadíssim tot. Això pel que fa als seients, però deies també el tema que hi ha previst servir diversos menús, i això és important.
MARTA MARFANY: Normalment el que fem és, quan tenim aquests menús especials, parlar molt clar amb el càtering de com ho farem. I normalment també fem uns plànols a la sortida de cambrers que marquen els que són diabètics o han de tenir uns plats especials. Jo de vegades porto els gomets, és una solució fàcil. Si tu tens gomets vermells o grocs, saps que en aquella taula passen coses. I normalment dels cambrers en triem un o dos que són els que porten els especials, que no es barregin amb els altres. Això és una feina que sembla un detallet ximple però és bàsic perquè funcioni bé.
ENTREVISTADORA: Hi ha una part que per creença volen un menú especial, però hi hauria la part de per al·lèrgia, que aquí podríem tenir un problema molt greu amb aquella persona si se li serveix un aliment que no pot consumir.
MARTA MARFANY: I per error nostre, clar.
ENTREVISTADORA: Ens hi hem de fixar molt bé, a qui hem de servir què, no? Tenir-ho molt clar.
MARTA MARFANY: Sempre, de vegades, en un casament o una cosa d’aquestes, parlem amb aquest cambrer especial: “A veure, aquesta taula, qui és?”. I anem allà com passejant: “Mira, és aquesta senyora”. Sempre fem: “És la senyora dels cabells vermells”. I les ulleres blaves i el fulard no sé què. Perquè de vegades dius “el fulard groc”, i se’l treu! I tu dius: “Ah!”.
ENTREVISTADORA: O li deixa a la del costat. “Mira quin fulard més xulo”, i se’l posa.
MARTA MARFANY: Dues o tres característiques que tu sàpigues que aquella és la senyora que necessita el menjar.
ENTREVISTADORA: Convé o és una bona pràctica anar allà i parlar amb aquella persona, presentar-li el seu cambrer, per exemple?
MARTA MARFANY: I tant! “Miri, ens han dit que vostè té aquest menjar especial, m’ho confirma? Miri, li presento el cambrer, ell serà el que li portarà el plat”. Perquè si per error ve un altre cambrer, que ella digui: “No, un moment”. Perquè ella sap que li ho portarà aquell altre. Important, sí.
ENTREVISTADORA: Perfecte, doncs tenim el tema del menjar, tenim el tema de les ubicacions, dels seients. Arriba el moment dels discursos. Què passa amb això?
MARTA MARFANY: Aquí el problema ha sigut que no pots muntar els discursos al final. Mai! Per molts motius. Les coses s’endarrereixen. La gent comença a tenir pressa i a posar-se nerviosa. Queda fatal que comencin a parlar els discursos i la gent comença a agafar la jaqueta i a marxar. Per tant, els discursos abans de l’àpat. A més, si tenim fotògrafs, faran fotografies i es veuran taules. No pot ser que les estovalles estiguin brutes, el pa encara estigui allà al mig trencat… Per estètica i per horari, molt millor abans que al final. Fixa’t que ella diu: “Ara posa dues musiquetes i ja ho servim”. I jo penso: servim què? Hem arribat a les postres? Si hem arribat a les postres la gent vol cafè, i si comencen a demanar els cafès tenim les culleretes que donen voltes, cling-cling!
ENTREVISTADORA: De fet, ho anàvem sentint de fons. Se suposa que els comensals ja estaven sopant, no?
MARTA MARFANY: Però fixa-t’hi que la gent, amb els cafès, és un món meravellós: el vull tallat, amb llet, curt… no pot ser, hi ha un soroll a la sala impressionant! Per tant, sempre els discursos a l’inici. Tothom està fresc i com que després ve el sopar, no marxen. Important.
ENTREVISTADORA: Això s’ha de pensar abans. En aquest cas l’acte estava mal plantejat des de l’inici. Posar els parlaments al final, malament.
MARTA MARFANY: Sí. Fem això, planifiquem l’acte. Qui, què, com, on seuen, i els tempos. Perquè si se’ns allarga, la gent es cansa. I si ja han sopat, ja ho tenen tot fet.
ENTREVISTADORA: El tema dels discursos mentre la gent sopa, això protocol·làriament seria adequat?
MARTA MARFANY: No, perquè els que parlen quan soparan, després? Ja no anem bé. Si a més a més s’allarguen i la gent ja ha acabat el primer plat, què fan els cambrers? Serveixen el segon, que són calents? O s’esperen i es refreda? No, sempre fem el discurs, la gent aguanta, i després àpat i marxar.
ENTREVISTADORA: Amb algun aperitiu, els discursos, o millor que el menjar i els discursos vagin per separat, com els menús diferenciats?
MARTA MARFANY: El nostre costum és seccions: primer fem una cosa i després en fem una altra. Els americans no, els americans ho barregen. Un dia vam anar a un acte al consolat americà, i ells mentre fan els discursos van menjant les hamburgueses, cosa que no he entès mai, però em va semblar molt curiós.
ENTREVISTADORA: El mateix que parla?
MARTA MARFANY: El que parla no, però els convidats. Jo pensava: “Aquest senyor t’està explicant no sé què i la teva preocupació és no tacar-te amb l’hamburguesa”. No pot ser.
ENTREVISTADORA: És un tema interessant. Segons els països, el protocol canvia molt. Per tant, si fem un acte, un sopar amb una delegació d’algun altre país, sobretot països amb cultures diametralment oposades a la nostra o molt diferents, ho haurem de tenir previst.
MARTA MARFANY: Ho hem de tornar a preparar, hem de parlar amb l’ambaixada o el consolat, treballem-ho en comú, plantegem què volem fer nosaltres i ells ens diran: “Això funciona bé però això no”. Busquem que l’acte sigui còmode i correcte per a tothom, sí.
ENTREVISTADORA: Com a consell, actes amb sopars o on intervinguin àpats, serien un nivell més avançat de protocol? Millor no complicar-nos la vida i intentar fer alguna cosa que no…?
MARTA MARFANY: Des de les crisis la cosa s’ha rebaixat, però antigament tothom feia sopars. Qualsevol municipi feia el sopar de l’esport, i entregaven els lliuraments al seu atleta, els de futbol i l’hoquei. I en aquell sopar, cent i escaig, dues-centes persones fàcilment. És una cosa habitual. No passa res, l’hem d’organitzar bé i ja està. Important també si ho fem des del món municipal, jo aconsello que no es faci la taula d’autoritats i la resta, sinó que les autoritats —govern i oposició— estiguin barrejats amb la gent, amb les entitats. És una manera d’aproximar-se i de saber què està passant, si hi ha algun problema, si ens hem de reunir. Perquè si no, ells estan allà i la resta de municipi… jo aconsello que, si es pot, els barregem.
ENTREVISTADORA: Fer la tècnica aquella de la pinta, anar intercalant segons l’acte que estiguem fent.
MARTA MARFANY: Posar un representant de govern o d’oposició a les taules barrejats, sí. Ho trobo molt interessant.
ENTREVISTADORA: Interessant. No sé si ens deixem alguna qüestió important relacionada amb els àpats i els discursos. Si no, passaré a presentar de què parlarem en el següent capítol, que ja serà l’últim i crec que donarà molt de joc. Marta, ens deixem alguna cosa important d’àpats?
MARTA MARFANY: No, els àpats és això que comentàvem. Sobretot, triar-ho bé, organitzar-ho i coordinar-se amb el servei, i discursos sempre abans. Nets i polits i arreglats.
ENTREVISTADORA: Doncs anem arribant a la recta final d’aquesta AudioFormació, ens quedarà un episodi que hem titulat “Els inoblidables”, perquè serà una mena de calaix de sastre de tot allò que pot passar, coses que podem tenir previstes.
MARTA MARFANY: Previsió.
ENTREVISTADORA: Exacte, la previsió. Previsió val per dos, que diu la dita, així que d’això tractarà el darrer dels capítols.
Marta Marfany, un plaer, com sempre, gràcies!
MARTA MARFANY: Gràcies!
Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.
Descripció de l'episodi:
En el setè i últim podcast fem un repàs dels aspectes que sempre hem de tenir presents. És importantíssim dedicar molt de temps a la planificació de l’acte, analitzar tots els aspectes que formaran part de l’esdeviment i pensar en les possibles alternatives per si hem d’introduir canvis. És imprescindible portar un capsa o maleta amb material de muntatge i supervivència que ens ajudi a solventar incidents. I hem destacat quines són les principals qualitats que hauria de tenir el personal adscrit a protocol.
Transcripció
Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat.
Benvinguts a AudioFormació, un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.
INTRODUCCIÓ DE L'EPISODI: ESCENA TEATRALITZADA
ROGER: Laura, no t’ho creuràs, acaba d’arribar el president de la Generalitat, està a la porta saludant la família d’en Fermí Miramon.
LAURA: Com que està aquí el president? Ens van dir que no podia venir!
ROGER: Es veu que ha estat un canvi de darrera hora. Com que és amic personal d’en Miramon, ha fet canvis a l’agenda per poder-ho arreglar. La gent del seu equip diuen que han intentat trucar-te fa una estona però el teu telèfon no els donava senyal.
LAURA: Maleïda poca cobertura en aquest coi de muntanya! És la darrera vegada que organitzem un acte com aquest en plena natura!
A veure, Roger, assegura’t que preparin un lloc addicional a l’escenari per al president. Avisa el presentador i revisa l’ordre dels discursos. Perquè ell haurà de parlar, òbviament. És un desafiament, però podem aconseguir-ho.
ROGER: Ara mateix, Laura.
QUICO: Laura, tenim un problema, el sistema de so per a la música ha fallat. Té solució, només l’he de restablir, però triga una estona a tornar-se a activar. Compta uns quinze minuts.
LAURA: OK, Quico. Gràcies per l’avís. Parlem amb el presentador, que faci servir el seu enginy per mantenir els convidats entretinguts mentre solucionem això.
PRESENTADOR: Bé, sembla que el vent vol competir amb el Fermí Miramon per ser el protagonista del nostre homenatge d’avui. No us preocupeu, estem ajustant el nostre sistema de so per guanyar la competició amb bona música. De moment, segueixin gaudint de l’aire fresc i de l’excel·lent companyia.
LAURA: Roger, necessitem actuar ràpidament o cauran les pancartes de darrere l’escenari. Has portat la cinta adhesiva com et vaig demanar?
ROGER: I tant, aquí la tinc, juntament amb les tisores!
LAURA: Perfecte, fem servir cinta adhesiva per assegurar-ho tot. No deixem que el vent s’endugui la nostra celebració.
ENTREVISTA
ENTREVISTADORA: Arribem al darrer dels capítols d’aquesta col·lecció de pòdcasts sobre protocol, aquesta AudioFormació que ens ha portat a compartir diversos actes amb la Laura, amb el Roger, amb aquest fantàstic equip de protocol; i converses amb la Marta Marfany, la nostra experta especialista. Marta, com va? Benvinguda!
MARTA MARFANY: Molt bé!
ENTREVISTADORA: Què augures que passarà avui amb aquest acte, pobres? La Laura i el Roger els hem deixat allà amb la cinta adhesiva fixant les pancartes.
MARTA MARFANY: Mira, no té bon pronòstic, aquest acte. Pobra gent.
ENTREVISTADORA: A més, se’ls ha presentat el president de la Generalitat, que va a aquest homenatge en qualitat d’amic de l’homenatjat, però no ho tenien previst!
MARTA MARFANY: A veure, no és una cosa que acostumi a passar, perquè sempre, des dels equips de protocol, estan en contacte. Estic segura que si no els hagués contestat perquè el telèfon de la Laura no tenia cobertura, perquè l’espai no era l’adequat, algú s’hauria avançat i hauria anat a avisar-los. Potser haurien enviat Guàrdia Urbana o un cotxe d’avançada, o algú del partit hauria pujat la muntanyeta per avisar. Déu-n’hi-do si se’t presenta una autoritat així, perquè has de canviar-ho tot ràpidament, però, a més, està tenint problemes tècnics. Així que on va? A rebre el president? A enganxar la cinta? És que pobra Laura!
ENTREVISTADORA: Per sort, tenim el Roger bastant ensenyat.
MARTA MARFANY: Està rodat, ja.
ENTREVISTADORA: Està rodat. Potser pot solucionar el tema, perquè estic pensant, se’t presenta una personalitat allà… A banda de reorganitzar els discursos, que deia la Laura, també tenim una fila zero en aquell acte que s’ha de reubicar tothom.
MARTA MARFANY: S’ha de reubicar totalment perquè és la màxima autoritat del país, ja ho hem comentat. Aquí ella, com a cap, amb el cap de protocol de presidència, han de fer canvis. Han d’estar per la filera zero, què reubiquem… A més, l’àudio no els va. Tenen aquest problema afegit, que no poden avisar-ho…
ENTREVISTADORA: I el factor meteorològic!
MARTA MARFANY: Que els ho complica tot.
ENTREVISTADORA: Avui parlem d’això, dels inoblidables, dels bàsics, de la previsió. Importantíssima, ho hem vist capítol rere capítol d’aquesta AudioFormació. És importantíssim tenir-ho tot previst, planificat i inclús previst allò que pot passar!
MARTA MARFANY: Sempre. Des del primer capítol, si ho recordem, ja dèiem: hi ha coses que s’han de canviar en directe perquè tu ho has previst però allò no acaba de funcionar. Hi ha canvis d’última hora i hem de ser ràpids. Però si ho hem pensat abans, “i si passés això, i si allò?”, tindrem molt d’avançat, perquè direm: “Ja vam pensar si plovia o si…”. On anirem, com ho fem, poder moure les cadires, no… Tot això és la fase prèvia dels actes, que ens dÓna moltíssima feina, però ens assegura que pugui funcionar.
ENTREVISTADORA: És a dir, tenir un pla B sempre.
MARTA MARFANY: B i C, de vegades!Tenir-ne uns quants. Tu com ho plantejaries, això?
MARTA MARFANY: Mira, jo sempre em faig moltes preguntes, són les mateixes preguntes que es fa un periodista quan vol fer una entrevista, però adaptat a la nostra feina.
Què faig? Quin tipus d’acte és? Què volen organitzar? No és el mateix un concurs de pintura que una exposició, que una presentació d’una nova biblioteca.
Cada acte és diferent. Per tant, què faig? Què necessito per fer aquest acte? Necessito gent, un equip, un equip de música, una gent que vindrà a cantar…
Faig la llista, començo a apuntar: necessito això, necessito allò… Si és una exposició de pintura, evidentment, dies abans he de muntar els quadres, he de veure si hi ha premi, qui és el primer, qui és el segon, qui els entregarà, etc. On ho fem? Quin espai i a quina hora?
En aquest cas ens ha dit: “Estic en plena natura!”. Jo pensava, mentre l’escoltava: “Hi ha lavabos?”. És que clar, els portem allà dalt. “Nena, on són els lavabos?”. No n’hi ha, de lavabos. Clar, potser sí que en aquesta prèvia hem de dir: “Haurem de llogar uns lavabos químics”. Els han de portar abans, els han de muntar. I pensava: “Si han de pujar aquesta muntanya, ai, els talons de les convidades!”. Depèn de l’acte. D’acord, ho farem a fora. Molt bé. Farà bon dia. Ja ho hem mirat, meteorològicament sembla que sí, però mira, se’ls ha aixecat vent. Hi ha algun racó, algun espai, una sala, un porxo, alguna cosa on ens puguem arrecerar? És que, si no, potser millor que no ho fem a dalt de la muntanya.
ENTREVISTADORA: S’han de tenir en compte una sèrie de factors i veure que hi pot haver una alternativa possible. Si no hi ha alternativa possible, tu ets partidària de descartar aquella opció.
MARTA MARFANY: Jo intentaria buscar un altre espai i plantejar als polítics: “Mira, tu deies d’anar a la muntanyeta tal, però tindrem aquest problema. Ho assumim o baixem al centre cívic i ho fem d’una altra manera?”.
Quin dia? Ho fem un dia laborable? Vindrà poca gent, si és al matí, tindrem la gent jubilada però no tindrem més públic, els nens seran a l’escola i la gent estarà treballant. O m’estimo més fer-ho un diumenge?
Quina hora és bona, al nostre municipi? Pensem tot això. Perquè si ho faig de nit, i és a l’exterior, necessito molta il·luminació. Necessito contractar, necessito fer tot de coses.
Ho organitzarem nosaltres sols o he de subcontractar serveis, càtering, el que dèiem, moltíssimes coses. I tinc diners per fer-ho? Perquè aquesta és l’altra.
ENTREVISTADORA: El pressupost és una cosa bàsica també.
MARTA MARFANY: Qui paga? Perquè volem fer una cosa més grossa però potser farem una cosa més senzilla perquè estem a final d’any. Per quin motiu és l’acte? Jo sempre els pregunto: “Això per què ho fem? Qui vol fer-ho?”. Inaugurem una biblioteca. Perfecte, és un motiu genial, la ciutadania ha de saber que tindrà un nou espai i per a què s’usarà.
Però clar, “perquè resulta que ens sembla…”. Ui, anem malament, no li interessa a ningú, això. Hem de pensar-hi. Qui convidarem, això ja ho hem parlat durant molts dies. Qui presentarà l’acte? Farem discursos? Només un? Ja passem? O resulta que el regidor vol parlar perquè “soc de Cultura!”. Mare de Déu, ara aquest home vol dir alguna cosa! Si ho puc assumir i com ho faig.
ENTREVISTADORA: Totes aquestes preguntes, hem de fer quasi investigació periodística prèvia a organitzar un acte, ens fem totes aquestes preguntes i, un cop tenim tot això clar, què més hem de pensar?
MARTA MARFANY: I si…? A cada cosa: i si…? Se’n va la llum, no passa res, tenim un generador. Perfecte. I si…? Doncs el “i si?” i respostes, per pensar això: no, potser no és adequat, busquem una altra cosa, o canviem l’hora del dia.
ENTREVISTADORA: O si hi ha alguna cosa que s’ha de reservar prèviament, tenir en disposició que aquell material està disponible.
MARTA MARFANY: Està aquell dia, estarà bé? “Sí, sí, ja en tenim”. “No, l’estem reparant”. Home! Doncs no em diguis que el tenim! L’hem de llogar o l’hem de demanar a l’ajuntament del costat.
ENTREVISTADORA: Estava pensant en més “i si?”. Jo soc molt de fer-me preguntes de “i si?”. Hi ha persones que anticipem molt, jo soc d’aquestes. I si s’endarrereix l’acte? Parlàvem en l’anterior episodi del tema dels àpats, que s’havia endarrerit un àpat i els parlaments tu ja ens vas dir que millor no posar-los després. I si s’endarrereix un acte? Ens arriba tard l’homenatjat, en aquest cas.
MARTA MARFANY: Doncs el presentador ho ha d’explicar: “Teníem previst començar l’acte a aquesta hora, però hi ha un impediment, un accident de circulació a l’autopista i l’autoritat està venint, ens ho confirma, però serà una mica més tard. Si us sembla bé, mentrestant…”. I intentes posar la música o: “Us explicaré una mica per què hem arribat fins aquí a la inauguració”. Perquè clar, t’has d’enrotllar per cobrir aquest retard.
ENTREVISTADORA: I si no tinc pressupost per a tot això que vull fer?
MARTA MARFANY: Sempre tenim imaginació. Això m’ho deia un alcalde: “Tenim diners? No, doncs tingues imaginació”. Moltes gràcies!
ENTREVISTADORA: Deies abans que hem de comptar amb un presentador o presentadora de l’acte que tingui recursos, que sàpiga com fer-ho. Què passa si falla aquest presentador?
MARTA MARFANY: Hem de tenir algú, que probablement serà la ràdio municipal o un tècnic de cultura que té gràcia. I li dius: “Mira, Albert, necessito que vinguis perquè ens ha fallat això. Més o menys explica això”. I si… I si es posa afònic?
ENTREVISTADORA: Tots els “i si?” han d’estar pensats. Si més no, la majoria.
MARTA MARFANY: Això ens donarà tranquil·litat. I si no passa, perfecte, no ho he necessitat, però almenys no pateixo.
ENTREVISTADORA: Tu tens algun truc dels teus?
MARTA MARFANY: Jo sempre faig “i si…”, A, B, C, D, i encara de vegades inventa-t’ho a última hora.
ENTREVISTADORA: I un maletí, un maletí màgic.
MARTA MARFANY: Ui, això sempre. La maleteta. Jo sempre vaig carregada, com heu pogut veure aquests dies, i allà ho portes tot. En aquesta escaleta que fas, què necessito? Però tan bàsic com necessitaré retoladors, perquè si estic a dalt de la muntanya no puc baixar. Necessito unes tisores perquè tallem cinta? Tisores. Precinte, tot. La maleta del supervivent.
ENTREVISTADORA: Això de les tisores per tallar la cinta és bàsic. Però és una cosa que segurament no em plantejaria. Inaugurem no sé què, s’ha de tallar una cinta, i resulta que no hi ha tisores, seria un fracàs absolut.
MARTA MARFANY: I tenir-les controlades. De vegades tu ja les has posat, però algú diu: “Es faran mal”. I les agafa. I quan tu vas allà a buscar-les dius… Recordo un dia en una plaça. “Les tisores! Però si eren aquí! No hi són!”. Vam creuar corrents i vam entrar al forn de la cantonada: “Dona’m unes tisores!”. Clar, has de preveure que pot passar.
ENTREVISTADORA: Has de tenir recursos per si de cas. Alguna tècnica que ens puguis donar?
MARTA MARFANY: Jo faig això, intento portar el màxim. De debò que pesa, de vegades amb rodes i tot, porto un carretó per si de cas.
ENTREVISTADORA: Què portes a la teva maleta màgica, que ens puguis dir?
MARTA MARFANY: Porto clips, porto agulles, perquè sempre hi ha un botó que cau. Després portem silicona freda i silicona calenta que solucionen força cosa.Cinta adhesiva de doble cara és meravellosa. Dura quasi un acte.
ENTREVISTADORA: Està bé! Clar, hi ha diverses coses que ens poden passar. Abans dèiem, es presenta el president de la Generalitat a l’acte, hem de canviar la fila zero. Les files zero poden tenir molts “i si”.
MARTA MARFANY: Sí, tenen ocupació màxima, tenen algú que t’arriba d’aquests sorpresa; no serà un president, però una autoritat intermèdia, i l’has de mirar de col·locar. I de vegades et queden forats, que és el que en diem les “calbes”.
Les calbes s’han de tapar com sigui perquè si la televisió està enfocant, queda molt malament que fins i tot a les primeres fileres hi hagi forats. A vegades tenim gent comodí que molt amablement els dius: “Vingui aquí, que ho sentirà millor”.
ENTREVISTADORA: I els col·loques a la fila zero.
MARTA MARFANY: Sí, perquè si l’acte m’està començant, veig que hi ha les càmeres, que volen tirar directe, ho intento solucionar. Abaixes una mica la llum, si pots.
ENTREVISTADORA: Hi ha trucs, hi ha trucs per a tot. I què passa amb els acompanyants? Perquè què passa si nosaltres hem convidat algú més persona acompanyant. On els col·loques?
MARTA MARFANY: Quan tu fas la invitació ja diràs si és personal o amb acompanyant. Quan truquis per confirmar sabràs si venen un o dos. De vegades et diuen que vindran dos i al final un d’ells, l’acompanyant, falla.
Bé, doncs recol·loquem. Si és en un àpat i és una taula rodona ho tinc molt fàcil. Trec un servei i els poso més amples. Si és un de més, també, puc posar-los més estrets i col·loco un servei més. Si és una filera zero, veuré què faig. Si és un marit o una dona, potser no el posaré a la filera zero, el posaré en un altre espai de personalitats i faré el: “Aquí estarà molt ben acompanyada perquè hi ha l’alcalde de no sé què…”.
ENTREVISTADORA: Però els separes de la parella.
MARTA MARFANY: És que en aquest cas què hi fa com a parella? Jo no l’he convidat. Això et passa molt si és nit, però si és migdia, normalment ve només el càrrec. Però les confirmacions són per això.
ENTREVISTADORA: Clar. Important, l’ICO! Recordeu!
MARTA MARFANY: Que no és un préstec!
ENTREVISTRADORA: Invitació, confirmació i organització. Escolta, avui ens has portat una sèrie d’objectes. Veiem dos cartells, en un hi posa “preparació”, és verd i és molt llarg. En un posa “execució”, i és més ataronjat i curtet. I després un cartell amb una D i un puzle.
MARTA MARFANY: Sí, mira, dues coses per acabar aquesta sèrie.
Com hauria de ser la persona responsable de protocol? M’agradaria dir quines característiques hauria de tenir aquesta persona. Jo crec que ho resumirem tot amb les D. Ha de ser una persona que sàpiga dirigir, decidir i delegar. Perquè a tot no hi arribem, ens ho pensem però no hi arribem.
S’ha de documentar abans i dosificar la feina, perquè nits sense dormir en passem algunes però tampoc poden ser totes.
ENTREVISTADORA: No se’ns acudiran “i si”.
MARTA MARFANY: Exacte. I particularment, cinc característiques: penso que ha de ser una persona disciplinada, molt discreta, ha de tenir diplomàcia, dialogant i molt detallista per aquestes qüestions que hem dit, tenir cura de la gent, atendre’ls, tenir aquestes paraules… si els hem d’anar a rebre a la porta o el que sigui.
ENTREVISTADORA: Tot amb D! Dialogant, detallista, disciplinada, ha de dirigir, ha de decidir, ha de delegar, documentar-se, dosificar. Una gran D amb potes.
MARTA MARFANY: Jo crec que sí, que és el que resumeix la Laura.
ENTREVISTADORA: Exactament. Diligent, ho és!
MARTA MARFANY: I sobretot, per acabar, t’he portat el cartell: preparació molt llarga, hem d’invertir molt de temps a pensar tot això i tots els “i si” i què pot passar, com ho arreglaré. Però l’acte ha de ser breu: execució curta.
ENTERVISTADORA: Preparació llarga, execució curta. Això seria el resum de tots aquests set capítols que hem fet d’AudioFormació en tema de protocol. Crec que hem après moltíssim, Marta, de veritat que t’ho agraeixo. Marta Marfany, especialista universitària en Protocol i Cerimonial de l’Estat i Internacional per la Universitat d’Oviedo, i formadora en temes protocol·laris des del 2007. Ens has donat uns trucs i unes classes magistrals, així que moltíssimes gràcies!
MARTA MARFANY: Gràcies a vosaltres, jo espero que serveixi per a totes aquestes persones que estem allà a l’ombra, que no se’ns ha de veure, hem de ser invisibles, però que sapiguem fer que la nostra institució llueixi.
ENTREVISTADORA: Que així sigui, moltes gràcies.
MARTA MARFANY: A vosaltres.
Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.