Des del moment en què un ajuntament decideix que un fet susceptible de ser comunicat es transformi en un acte, caldrà adaptar tots els elements de l’esdeveniment –el tipus de convidats, el lloc de realització, els missatges que cal donar, la data més adient i de quina manera es transmet- al fet comunicatiu.
L’acte protocol•lari és un vehicle de comunicació per a l’Ajuntament.
Les fitxes son una eina de consulta i orientació extretes de pràctiques habituals que poden servir de model i de punt de partida, però després caldrà reflexionar sobre les circumstàncies i particularitats de cada municipi, de les seves tradicions, de les persones concurrents a l’acte, de la naturalesa i finalitat d’aquest acte i del grau de solemnitat que s’hi vulgui donar.
Les corporacions locals son les encarregades d’organitzar molts dels actes oficials, no solament propis, sinó també d’altres institucions com ara entitats culturals, esportives i de prestigi de cada localitat a les quals ofereixen servei i col•laboració.
Els ajuntaments realitzen tots aquests actes segons les tradicions de cada localitat i seguint la reglamentació de què disposin.
A més de les autoritats locals, cal tenir en compte altres autoritats, així com els veïns que per tradició tenen una consideració especial o fins i tot els funcionaris que fan d’auxiliars en el protocol i que utilitzen simbologia pròpia.
L’Ajuntament convocant hauria d’informar les altres institucions implicades de l’ordenació que s’estableixi al llarg de l’acte per buscar el consens, cas que n’hi hagués punts de vista diferents.
Tots els implicats en l’organització han de conèixer la informació referent a cadascun dels concurrents a l’acte i la seva relació amb aquest per coincidir a l’hora d’elaborar les precedències.
La bandera i l’escut heràldic del municipi en actes oficials, el domàs a les balconades o el logotip en invitacions son elements simbòlics del cerimonial de cada ajuntament.
També n’hi ha que tenen reglamentat els atributs que porten com a signe d’autoritat els membres de l’ajuntament: la medalla corporativa i la insígnia de solapa o el bastó de comandament i el faixí.
La sala de plens sovint esdevé el lloc de realització dels actes. També els casals de cultura, teatres, pavellons esportius… L’amfitrió acostuma a rebre les autoritats i convidats especials a la casa consistorial que després es desplacen al lloc on es desenvolupa l’acte.
Els actes que tenen lloc a espais oberts, com ara la inauguració d’un carrer, requereixen d’una major coordinació de les parts implicades, això com d’una major previsió organitzativa i protocol•lària.
La presidència de l'acte és variable i pot recaure en diferents persones:
Un periodista, actor, mestre, etc. presenta i condueix l’acte.