En aquest curs es reflexiona sobre els diversos aspectes que poden contribuir a millorar la redacció dels documents administratius, amb la finalitat que el procés lògic que es presenta en cada cas esdevingui més clar i intel·ligible.
El primer pas és analitzar l’eina bàsica que s’utilitza a l’hora d’elaborar els documents: el llenguatge administratiu. Aquest s’ha de caracteritzar per la formalitat i la funcionalitat. La formalitat és exigida pel caràcter oficial i representatiu que tenen els documents redactats amb aquest tipus de llenguatge. La funcionalitat comporta que s’hagi de buscar sempre la màxima eficàcia comunicativa a l’hora d’escriure, cosa que s’aconsegueix amb la precisió, la concisió i la claredat en els textos.
A continuació, s’han d’analitzar els criteris d’estil tenint en compte un seguit de recomanacions lingüístiques: redactar amb frases actives, evitar l’abús de nominalitzacions i de gerundis, prescindir de les frases negatives i del terme mateix amb un ús pronominal. També és important que els subjectes i els verbs de les respectives oracions siguin els elements amb més càrrega significativa i que es tendeixi a utilitzar paraules planeres i usuals. Finalment, és convenient utilitzar connectors i signes de puntuació, a fi de facilitar que qui llegeixi el text reconegui amb facilitat l’estructuració que s’ha seguit en la disposició de les idees.
Per acabar, es revisa l’estructura dels informes i les resolucions i s’ofereix una nova manera de presentar-los que inclou una clara separació entre els fets, els fonaments de dret i les parts de pronunciament o dispositives, amb la finalitat que quedin clarament identificades. A més, es recomana que la redacció es faci en paràgrafs separats i numerats, cosa que deixa més clara l’estructuració i el procés lògic que se segueix en cada document.
ACORDS: Actes administratius resolutoris que provenen del Govern o de qualsevol òrgan col·legiat.
AGENT: Responsable lògic de l’acció en una frase.
CLAREDAT: Qualitat dels textos en què s’utilitzen paraules entenedores i comprensibles.
CONCISIÓ: Qualitat dels textos en què es presenten les idees essencials i es prescindeix de les supèrflues.
CONNECTORS: Elements gramaticals que contribueixen a establir relacions entre frases o paràgrafs.
DICTAMEN: En l’Administració local, informe que es presenta al Ple de la corporació dins d’un ordre del dia, després que la comissió informativa corresponent l’hagi estudiat. En altres àmbits, informe valoratiu.
DISLOCACIÓ: Estructura en què determinats elements gramaticals estan desplaçats de l’ordre natural de l’oració i són substituïts per pronoms febles.
FETS: Apartat d’un informe o una resolució en què es narren els esdeveniments més rellevants d’un procediment administratiu.
FONAMENTS DE DRET: Preceptes legals, normatius i jurisprudencials que permeten fer les consideracions jurídiques necessàries sobre uns determinats fets.
FORMALITAT: Tret definitori del llenguatge administratiu relacionat amb el caràcter oficial i representatiu dels textos administratius.
FRASES ACTIVES: Estructura gramatical en què el subjecte coincideix amb el responsable de l’acció.
FRASES PASSIVES: Estructura gramatical en què el subjecte coincideix amb l’element sobre el qual recau l’acció.
FUNCIONALITAT: Tret definitori del llenguatge administratiu relacionat amb l’eficàcia d’un text en el procés comunicatiu.
GERUNDI COPULATIU O DE POSTERIORITAT: Construcció de gerundi incorrecta que pretén subordinar dues accions que en realitat mantenen una relació de coordinació.
GERUNDI ESPECIFICATIU: Construcció de gerundi incorrecta amb què es pretén determinar un concepte anterior.
INFORME DESCRIPTIU: Informe emès per proporcionar la informació amb la màxima objectivitat possible.
INFORME FACULTATIU: Informe que no s’ha de demanar necessàriament per a la resolució d’un procediment.
INFORME PRECEPTIU: Informe que s’ha de demanar necessàriament per a la resolució d’un procediment.
INFORME PROPOSTA: Informe amb què el responsable d’una unitat administrativa proposa una actuació determinada al responsable d’una altra unitat.
INFORME TÈCNIC O JURÍDIC: Informe emès per un òrgan consultiu sobre una matèria especialitzada.
INFORME VINCULANT: Informe que determina la decisió que es prendrà en la resolució d’un procediment.
LLENGUATGE ADMINISTRATIU: Llenguatge d’especialitat que utilitza l’Administració.
LLENGUATGE D’ESPECIALITAT: Varietat del llenguatge estàndard adaptada a un àmbit professional i que busca respondre a les seves necessitats de comunicació.
MOCIÓ: Proposta de resolució que es presenta al Ple de la corporació però que no està inclosa a l’ordre del dia i sobre la qual tampoc ha dictaminat cap comissió informativa.
NOMINALITZACIÓ: Procés lingüístic pel qual es tendeix a utilitzar llargues construccions de substantius en comptes de fer servir verbs.
PACIENT: Element lògic de l’oració sobre el qual recau l’acció del verb.
PART DISPOSITIVA: Part d’una resolució en què s’introdueixen les diverses decisions que pren l’òrgan competent.
PASSIVA PERIFRÀSTICA: Frase passiva construïda amb el verb ser i el participi d’un altre verb.
PASSIVA PRONOMINAL: Frase passiva construïda amb el pronom es i el verb en tercera persona.
PEU DE RECURS: Part d’una resolució en què s’expressen els tipus de recursos que s’hi poden interposar en contra.
PRECISIÓ: Qualitat d’un text en què s’eviten ambigüitats i s’utilitzen els termes de forma unívoca.
PROPOSTA DE RESOLUCIÓ: En l’Administració local, informe que es presenta al Ple de la corporació sense que l’hagi estudiat cap comissió informativa però que està inclòs en l’ordre del dia. En altres àmbits, informe amb què es formula una proposta a l’òrgan competent per resoldre sobre un procediment.
RESOLUCIÓ: Acte administratiu que serveix per acomplir la funció administrativa i que decideix sobre les qüestions plantejades com a resultat de l’aplicació de les normes jurídiques.
GARCÍA DE ENTERRÍA, E.; FERNÁNDEZ RODRÍGUEZ, T. (1998) Curso de Derecho Administrativo. Madrid. Civitas.
ALTÉS, N.; PEJÓ, X. (2000) Manual de redacció administrativa. Vic. Eumo. Aquest manual presenta normes, regles o consells per organitzar els textos, construir frases i utilitzar nombroses convencions gràfiques i tipogràfiques, i ofereix mostres amb el disseny o la presentació formal dels documents bàsics que es generen en un procediment administratiu.
Consorci per a la Normalització Lingüística (1992-1995) Guia lingüística per a les administracions locals. Barcelona. Es tracta d’unes fitxes en què es treballen els diversos aspectes relacionats amb el llenguatge administratiu. A més, també s’hi incorporen models que poden ser d’utilitat per posar en pràctica els conceptes apresos en aquest curs.
DUARTE, C.; ALSINA, A.; SIBINA, S. (1993) Manual de llenguatge administratiu. Barcelona. Escola d’Administració Pública de Catalunya. És el manual clàssic de llenguatge administratiu. Inclou aspectes teòrics i pràctics relacionats amb l’aplicació d’aquest llenguatge d’especialitat.
HIMSTREET, W.C.; BATY, W.M. (1990) Redacción de cartas e informes en la empresa. Bilbao. Ed. Deusto. En aquest llibre s’expliquen els principis bàsics de la comunicació en l’àmbit de l’expressió escrita. Està adreçat al món de l’empresa. Al final, hi ha exercicis d’autoavaluació amb les solucions corresponents.
Ministerio para las Administraciones Públicas (1990) Manual del lenguaje administrativo. Madrid. MAP. Aquest manual fa una revisió del llenguatge administratiu castellà, en el qual es poden trobar molts dels conceptes aquí expressats i analitzats.