En alguns municipis pot succeir que el servei de manteniment dels espais verds i jardins públics no el realitzin brigades pròpies de l’Ajuntament, sinó que el servei estigui externalitzat, és a dir, que sigui una empresa qui realitza les tasques de manteniment durant un període concret. Aquesta empresa haurà d’haver estat l’adjudicatària del servei, habitualment a través d’un procediment de licitació, en què un document anomenat Plec de criteris tècnics marca les pautes sobre l’àmbit de referència, quines tasques s’han de realitzar i com s’han de fer.
A la vegada, en aquest plec és convenient marcar la pauta que se seguirà per al control de les tasques realitzades. Així, doncs, l’Ajuntament ha de dir com vol que l’empresa externa li faciliti la informació i quina informació ha de ser. És recomanable fer:
L’empresa adjudicatària presentarà una planificació quinzenal de les feines que caldrà assolir, i també un albarà quinzenal de les feines ja assolides, on constarà:
Respecte a la comunicació entre empresa externa i Ajuntament, convé no interferir en el funcionament habitual de l’empresa i no saltar-se jerarquies, cosa que podria portar a confusions i malentesos.