Confecció de memòries de gestió
Unitat 1. Organitzar la informació de la memòria de gestió
Introducció
Una memòria de gestió és un tipus de document molt utilitzat a l’Administració local i que té una finalitat bàsicament informativa. El seu objectiu fonamental és traslladar informació sobre el desenvolupament d’algunes actuacions a un públic determinat, per la qual cosa ha de tenir un sentit pràctic, ha de traslladar informacions significatives de forma clara i entenedora.
La memòria ha de ser dissenyada per conduir la persona que la llegeix a través de la informació d’una manera lògica i ordenada. És per això que el contingut es pot estructurar seguint el model d’uns apartats normalitzats, que serveixen per proporcionar al públic, de forma sistemàtica, tots els elements necessaris per interpretar correctament la memòria. Aquests apartats són: portada, taula de contingut, presentació (opcional), resum executiu, introducció (context i metodologia), informació sobre les actuacions, conclusions, recomanacions i annexos.
A més, les informacions sobre les actuacions s’han d’endreçar en seccions i subseccions i s’han de desplegar seguint la lògica d’un relat que faciliti la transmissió de les idees fonamentals per part de les persones lectores.
Idees clau
-
Les memòries de gestió són eines pràctiques que han de facilitar el coneixement de l’activitat desenvolupada per un àmbit funcional, un programa o projecte, o tota una organització, sovint per possibilitar la presa de decisions.
-
Per elaborar una memòria de gestió efectiva cal, en primer lloc, conèixer quina és la seva finalitat i el públic al qual s’adreça. En funció d’aquests dos vectors, es podrà destriar quina és la informació significativa i rellevant. Les memòries de gestió no poden ser únicament registres il·lustrats de l'activitat que s'ha dut a terme, sinó que han de respondre a preguntes que els diferents públics poden formular.
-
La informació continguda a la memòria ha de seguir un ordre lògic que faciliti la seva lectura i comprensió i que permeti que l’audiència a la qual s’adreça es pugui formar una opinió.
-
Per elaborar una memòria de gestió que sigui efectiva, caldrà seguir unes passes determinades, una estructura bàsica i uns criteris d’organització i identificació de la informació.
-
El relat és un aspecte clau que dona lògica al discurs pel fet de proporcionar un estil entenedor i coherent.
1. Què és una memòria de gestió?
Una memòria de gestió és un tipus de document molt utilitzat a l’Administració local i que té una finalitat bàsicament informativa. El seu objectiu fonamental és traslladar informació sobre el desenvolupament d’algunes actuacions a un públic determinat.
L’abast d’aquestes actuacions pot ser molt ampli o més concret; pot anar des de polítiques generals fins a projectes específics.
Una memòria de gestió, per exemple, pot explicar què ha fet un ajuntament en l’àmbit de la promoció de la cultura durant un mandat polític. També pot servir per donar compte del funcionament d’un servei, com per exemple, la recollida, gestió i tractament de residus sòlids urbans en el darrer any. I també pot ser útil per informar els veïns i les veïnes d’un barri sobre com s’ha desenvolupat un projecte de remodelació d’una plaça pública.
Així mateix, els públics també poden ser força diversos: la memòria es pot adreçar a una altra administració que ha finançat amb una subvenció alguna actuació, a les persones que integren un consell sectorial de participació ciutadana, a les persones usuàries d’un servei en concret o fins i tot al conjunt de la ciutadania a través d’un portal de transparència.
Una memòria de gestió, per tant, pot respondre a diferents finalitats:
-
Fer el seguiment d’actuacions complexes, com projectes o programes de llarga durada.
-
Retre comptes de la gestió efectuada en un servei, programa o similar a les diferents parts interessades i facilitar que aquesta pugui ser avaluada.
-
Ajudar a la presa de decisions, per exemple, a l’hora d’elaborar el pressupost d’un àmbit funcional.
-
Millorar la gestió reflexionant sobre els resultats obtinguts i les actuacions desenvolupades per tal que el mateix equip de treball pugui posar en marxa processos per aconseguir-ho.
Tots aquests casos, no obstant, tenen en comú el fet que la memòria ha de tenir un sentit pràctic, ha de traslladar informacions significatives de forma clara i entenedora. La memòria ha de ser dissenyada per conduir la persona que la llegeix a través de la informació d’una manera lògica i estructurada. Els components formals han de facilitar en tot moment que el lector pugui localitzar la informació interessant i que no es perdi en detalls secundaris.
Perquè una memòria de gestió sigui una eina efectiva per a la millora, cal, sintèticament, seguir aquestes passes:
-
Dissenyar-la correctament tenint en compte l’abast, la finalitat i els públics als quals s’adreça.
-
Definir les dades i la informació que s’haurà d’obtenir i qui les haurà de proporcionar.
-
Obtenir, revisar i ordenar aquesta informació.
-
Redactar la memòria d’acord amb el disseny inicial.
-
Donar-li format segons les necessitats i tenint en compte els suports que es vulguin utilitzar per a la seva difusió.
-
Revisar, publicar i difondre el document final, novament en funció de les característiques que s’hagin previst en la fase de preparació: suport digital, suport en paper, difusió electrònica, distribució física…
2. Com estructurar la memòria?
L'estructura de cada memòria de gestió dependrà de la matèria de què tracti, de la seva finalitat i del públic al qual s’adreci. No obstant això, tot seguit es proposa una estructura bàsica que pot servir de pauta general per a la confecció de la memòria, adaptant-la a cada cas concret:
La primera plana de la memòria ha de ser una portada amb un títol breu però descriptiu que informi sobre quin és el contingut del document que es llegirà. La portada ha d’identificar clarament la institució i l’àmbit funcional i ha de mostrar també l’abast temporal de la memòria. Si s’escau, pot fer referència també a l’autoria.
Es recomana incloure al començament de la memòria una taula de contingut que faciliti la localització de la informació i permeti a qui llegeix el document anar directament a les parts que més li poden interessar. La taula de contingut recull els títols de cada secció i subsecció i indica les pàgines en què s’inicien. Per tant, lògicament, les pàgines del document hauran d’estar numerades.
En ocasions (tot i que no sempre), la memòria pot incloure un breu text de presentació, que signa el màxim representant de l’àmbit funcional o de la institució (habitualment, un càrrec electe). Aquesta presentació s’utilitza freqüentment quan la memòria ha de tenir una difusió pública i un component més institucional.
El resum executiu és un text breu que condensa els aspectes essencials de la memòria i ajuda les persones que l’han de llegir a fer-se una idea de conjunt de la seva finalitat, de les conclusions principals i de les recomanacions més destacades. Aquest resum, que hauria de tenir una extensió aproximada d’una pàgina, actua sovint com la porta d’entrada a la memòria, per la qual cosa hauria de generar interès en la lectura. Si la persona destinatària no disposa de prou temps, llegirà el resum executiu i només continuarà amb altres parts si s’ha captat la seva atenció.
La introducció és un apartat instrumental que ha de servir per ajudar les persones que llegeixen la memòria a interpretar correctament la informació que conté. Així, en aquest bloc es pot incloure informació sobre:
-
El context, és a dir, tot allò que, tant des del vessant extern com des de l’intern, ajudi a situar i a contextualitzar la informació que es proporcionarà. Sense ser exhaustiu, es pot explicar tot el que calgui saber sobre aspectes com el marc legal i competencial; la situació econòmica, financera i pressupostària; l’entorn sociodemogràfic; els aspectes organitzatius rellevants…
-
L’abast de la memòria, tant des del punt de vista funcional com des del temporal.
-
L’estructura del document, els seus apartats i seccions.
-
La metodologia emprada, com per exemple, quines han estat les fonts utilitzades, com s’han tractat les dades, si hi ha hagut limitacions o excepcions, etc.
És el contingut pròpiament dit de la memòria, que cal estructurar, al seu torn, en seccions i subseccions numerades. Dins de cada secció és convenient seguir l’ordre “dades, anàlisi i aspectes de discussió”, és a dir, d’allò més objectiu a allò més opinable. En aquest bloc es presenten la informació obtinguda i les anàlisis efectuades, normalment amb l’ajuda de gràfics i taules, sobre les quals es tractarà més endavant.
És probable que es vulgui incloure en la memòria un apartat de conclusions i de propostes o recomanacions. Si és així, en primer lloc cal distingir clarament les conclusions tècnicament fonamentades de les opinions. En tot cas, és aconsellable evitar els judicis de valor que no tinguin caràcter tècnic.
Si hi ha informació suficient per mostrar, aquest bloc es pot dividir en dos apartats:
-
Conclusions: pot tenir un caràcter més objectiu. Les conclusions es relacionen amb la informació recollida en la memòria (s’ha d’evitar presentar dades noves en aquest apartat) i, per tant, amb situacions i moments passats.
-
Recomanacions o propostes: l’equip de treball formula la seva visió sobre les accions derivades de les conclusions. Les recomanacions miren cap al futur i són típicament suggeriments per resoldre problemes detectats.
En ocasions, l’apartat de conclusions es presenta immediatament després de la introducció, pensant en qui té necessitat d’anar per feina.
Al final de la memòria caldrà afegir els annexos amb aquella informació complementària que no és convenient recollir en els apartats interiors, ja sigui perquè es tracta de temes secundaris, ja sigui perquè són instruments auxiliars. Són annexos típics:
-
Referències de les fonts d’informació utilitzades o de les cites, que cal esmentar.
-
Apèndixs amb dades complementàries que només poden interessar només a una part del públic (taules de referència, textos legals…).
-
Eines complementàries, com un glossari, les dades de contacte de l’àmbit que ha elaborat la memòria perquè les persones destinatàries, si ho creuen convenient, puguin fer arribar consultes i suggeriments, etc.
3. Criteris per organitzar i identificar la informació
Per tal que una memòria de gestió sigui un instrument útil de treball, és imprescindible que la informació que conté estigui ben organitzada i identificada.
A més dels grans blocs de l’estructura tipus que s’ha explicat en l’apartat anterior, és fonamental que la informació s’agrupi en seccions i subseccions lògicament coherents.
Aquestes seccions i subseccions han de tenir un títol destacat i han d’estar numerades.
Els títols són referències visuals que resulten molt útils per facilitar la lectura i trobar fàcilment la informació que es busca. Perquè siguin eficaços, els títols i subtítols han de descriure sintèticament el contingut de l’apartat.
És convenient utilitzar els formats de text (grandària, negretes, cursives…) per distingir els títols i els subtítols de la resta del contingut de la memòria. Amb tot, com a criteri general, s’han d’evitar els barroquismes (com utilitzar tipografies de fantasia), que resten professionalitat al document i no faciliten la lectura.
Els formats de títols i subtítols han de ser homogenis per a tot el document, per la qual cosa es recomana la utilització d’estils en l’aplicació ofimàtica que s’empri per a la confecció de la memòria. En general, és preferible no posar el text en majúscules, excepte, lògicament, a l’inici de cada oració i en els noms propis.
El contingut de les seccions ha de ser coherent amb el títol aplicat. Si ens sembla que una secció té molta informació diversa, probablement serà més adequat dividir el seu contingut en diferents apartats (subseccions) o, fins i tot, en noves seccions.
4. Donar lògica al discurs mitjançant un «relat»
Una vegada identificades les diferents seccions i subseccions que ha de tenir la memòria, es planteja la qüestió de com ordenar la informació dins de cadascuna d’elles.
Si volem que la informació continguda en la memòria generi interès i capti l’atenció dels públics destinataris, ha d’estar ordenada amb un discurs lògic i entenedor.
Per tal que les dades que es volen transmetre amb la memòria de gestió siguin comprensibles, han de ser exposades seguint una lògica, el que hom podria denominar un relat. Cal que la memòria expliqui quelcom a la persona que la llegeix.
Lògicament, aquest relat s’ha de fonamentar en dades objectives, s’ha de construir amb imparcialitat i ha de permetre que hom es pugui formar diferents opinions o arribar a conclusions pròpies (fins i tot quan la memòria exposa les conclusions i recomanacions de qui la redacta). Però és important remarcar que una acumulació de dades (textos, taules, gràfics) sense cap ordre ni cap idea conductora pot ser inútil, desincentiva la lectura i fins i tot pot generar una imatge contradictòria a la desitjada.
Una memòria de gestió no pot ser un simple contenidor d’informació: ha de transmetre idees a través d’un relat coherent.
Per exemple, en una memòria es poden exposar hipòtesis de causa i efecte entre fets, es poden destacar tendències, etc., sempre utilitzant les dades com a evidència.
Per tant, abans de començar la redacció de la memòria, cal plantejar-se aquestes qüestions per elaborar el relat:
Bibliografia i recursos en línia
Bibliografia
ALTÉS, N.; PEJÓ, X. (2000) Manual de redacció administrativa. Vic: Eumo Editorial.
DUARTE, C.; ALSINA, A.; SIBINA, S. (1993) Manual de llenguatge administratiu. Barcelona: Escola d’Administració Pública de Catalunya.
FAYET, M.; COMMEIGNES, J. D. (2001) Redacte informes profesionales. Barcelona: Robinbook.
MESTRES, J. M. i altres (2009) Manual d’estil. La redacció i l’edició de textos. Vic: Eumo Editorial.
Recursos en línia
Diputació de Barcelona (2010) Elaboració de documents administratius. Manual de consulta. Barcelona: Diputació de Barcelona.
Diputació de Barcelona (2016) Llibre d'estil de la Diputació de Barcelona. Barcelona: Institut d’Estudis Catalans / Diputació de Barcelona.
Instituto Vasco de Administración Pública (IVAP) Blog de lenguaje administrativo claro. Vitoria: IVAP.