Introducció
Una vegada s’ha redactat la memòria de gestió, cal seguir tres passes addicionals abans que es pugui considerar el treball com a finalitzat. Aquestes passes o accions són:
En la revisió cal comprovar que la memòria formula un discurs ordenat i consistent, que no conté errades i que compleix els requisits formals.
Una vegada feta la revisió del document i abans de publicar-lo i difondre’l, és imprescindible que l'equip redactor obtingui el vistiplau dels òrgans responsables de l'àmbit de què es tracti.
El procés de confecció de la memòria acaba amb la seva publicació i difusió entre l’audiència a la qual s’adreça.
Idees clau
-
Les tres passes addicionals un cop redactada la memòria i abans que aquesta es consideri finalitzada són una revisió completa del document, la seva aprovació i el procés de publicació i difusió.
-
Després de la redacció de la memòria, és convenient deixar un espai breu de temps abans de la seva revisió per garantir l’objectivitat.
-
Cal garantir la correcció de la informació i fer una segona lectura de la memòria centrant l’atenció en els aspectes formals i la revisió ortogràfica i gramatical.
-
És imprescindible aconseguir l’aprovació abans de publicar una memòria de gestió.
-
La forma més tradicional de publicació d’una memòria de gestió és mitjançant la generació d’un document, que pot ser en suport paper o en suport electrònic.
Després de la redacció de la memòria, és convenient deixar un espai breu de temps (per exemple, un o dos dies) abans de recuperar-la i dur a terme les tasques de revisió. Això permet prendre una certa distància sobre la feina feta prèviament i abordar l’edició amb més objectivitat i amb la perspectiva de l’audiència.
Una altra opció que també és molt efectiva és que la revisió la faci una altra persona de l’equip de treball.
En la revisió hom ha de comprovar que la memòria formula un discurs ordenat i consistent, que no conté errades i que compleix amb els requisits formals.
Per tant, l’objectiu és assegurar que les idees:
-
Es troben correctament formulades i són comprensibles per a l’audiència a la qual s’adreça el document.
-
Responen també als focus d’interès de l’audiència i que aquest interès es captarà i mantindrà amb el discurs durant la lectura del document.
Així, doncs, és pertinent en aquest moment fer una lectura completa i detallada de la memòria i validar que el contingut és ordenat, complet, suficient i rellevant. A més, s’ha d’aprofitar per eliminar el contingut que sigui innecessari, repetit o redundant.
També cal en aquest moment assegurar la correcció de la informació i les dades contingudes a la memòria. Lògicament, com més segures i consistents siguin les fonts d’informació, menor serà el risc d’incorporar a la memòria dades incorrectes. Tot i això, poden existir errades fruit del tractament i procés de la informació, per la qual cosa és una bona pràctica fer una auditoria de la correcció de les dades, per exemple, contrastant aleatòriament una part d’aquestes amb les fonts addicionals, per descartar que hi hagi errors.
A continuació, cal fer una segona lectura de la memòria centrant l’atenció en els aspectes formals. Així, es pot comprovar que s’han aplicat correctament totes les pautes que s’han explicat en aquest curs, per exemple:
-
Que totes les pàgines, títols i subtítols estan numerats.
-
Que el format de gràfics i quadres és homogeni en tot el document.
-
Que s’han utilitzat de forma constant els mateixos tipus de lletra, amb les grandàries adequades.
-
Que la paginació automàtica no genera títols, paràgrafs, quadres o gràfics orfes, etc.
Especialment important és fer una revisió ortogràfica i gramatical de la memòria, ja que un document tècnic d’aquesta mena amb errades lingüístiques perjudica directament la imatge de fiabilitat i professionalitat.
Una vegada feta la revisió del document i abans de publicar-lo i difondre’l, és imprescindible que l'equip redactor obtingui el vistiplau dels òrgans responsables de l'àmbit de què es tracti.
En alguns casos serà necessària l’aprovació formal d'un òrgan de govern (per exemple, quan s'ha de presentar una memòria justificativa d'una subvenció), mentre que en altres l'aprovació serà més informal.
És en aquest moment que es pot aprofitar, si així s’ha previst, per tal que qui té la responsabilitat redacti el text que ha d’anar en l’apartat de presentació. Normalment es tractarà d’un càrrec electe.
Sigui com sigui, l’òrgan responsable de l’àmbit al qual fa referència la memòria ha de disposar amb temps suficient d'un text complet i revisat, per tal de poder-lo llegir íntegrament i donar-hi la seva conformitat.
El procés de confecció de la memòria acaba amb la seva publicació i difusió entre l’audiència a la qual s’adreça.
La forma més tradicional de publicació d’una memòria de gestió és mitjançant la generació d’un document, que pot ser en suport paper o en suport electrònic.
En el cas d’optar per la publicació en suport paper, s’haurà de preveure quantes còpies es necessitaran i quin serà el mitjà de distribució. Normalment, les còpies en paper s’utilitzen per lliurar-les en mà a les persones interessades que assisteixen a reunions o sessions informatives. També és freqüent que es dipositin en punts d’atenció a la ciutadania perquè les persones usuàries les puguin agafar. En casos molt puntuals, es pot preveure una distribució massiva d’una memòria a tota la població d’un municipi o d’un barri.
Amb tot, cada vegada és més freqüent limitar el nombre d’exemplars impresos en paper i preferir una distribució en suport electrònic, tant per qüestions d’economia (només es fan les còpies en paper estrictament necessàries) com de difusió, ja que un arxiu electrònic es pot distribuir des del web municipal, per correu electrònic o a través de xarxes socials amb un cost molt inferior.
Per altra banda, les edicions electròniques faciliten la utilització de diferents arxius complementaris que el públic pot descarregar segons les seves necessitats i l’actualització de versions en cas que calgui fer correccions o actualitzacions de la informació. A més, el suport electrònic es pot utilitzar en un portal de transparència.
Si es fa una versió electrònica de la memòria, sempre caldrà utilitzar un format gratuït, universal i fàcil de descarregar i consultar.
No obstant, cada vegada és més freqüent que aquest document en paper o en format electrònic es complementi (o sigui substituït) per infografies en entorns web o per microllocs (minisites) web. Aquest és un dels motius pels quals la informació en format de gràfics i taules ha de pensar-se de forma que puguin actuar com a elements autònoms, aprofitables en aquests suports web.
L’Arxiu de l’Ajuntament de Sant Cugat del Vallès té un espai al web de la corporació amb diferents informacionsó sobre el servei, que inclou també diverses memòries de gestió. Per a l’any 2017 hi trobareu una versió “clàssica” en document i una versió com a infografia. Feu-hi una ullada: Arxiu municipal.
En funció dels objectius pels quals s'hagi elaborat la memòria de gestió i dels públics als quals s’adreci, altres aspectes que s'han de tenir en compte són:
-
Cal valorar si és convenient fer una presentació en una sessió presencial, en la qual es puguin donar explicacions sobre el contingut de la memòria i respondre preguntes que es puguin plantejar. Aquesta pot ser una situació típica quan la memòria s'adreça a un òrgan de govern (per exemple, la Junta de Govern local, el Ple o una comissió informativa), a un òrgan de coordinació directiva o tècnica, o a un òrgan de participació ciutadana (un consell sectorial, de barri o de municipi). En aquest cas, és aconsellable preparar una presentació dels aspectes més destacats del document basada en el resum executiu. S'ha de preveure també si caldrà distribuir còpies en paper de la memòria per tal que les persones assistents puguin seguir-ne la presentació; en alguns casos, pot ser aconsellable que la memòria estigui a disposició de les persones assistents a la sessió amb suficient antelació per facilitar la preparació de la reunió.
-
Fins i tot quan no sigui necessari fer una presentació presencial, cal considerar que la difusió de la memòria vagi acompanyada d'un resum o una presentació que en faciliti la consulta a les persones destinatàries; aquesta presentació pot basar-se en el resum executiu i una selecció dels gràfics més significatius.
-
És interessant valorar, quan la memòria es publica en un lloc web, si pot ser complementada amb la publicació de les dades en un format obert.
Per acabar, és una bona pràctica preveure en la difusió de la memòria (si s’escau, en el mateix document), mecanismes per obtenir retorn del públic i conèixer el punt de vista de les persones interessades en el tema. Pot ser un mecanisme senzill, com habilitar una bústia de correu electrònic per rebre observacions o parlar amb algunes de les persones destinatàries de la memòria per conèixer el seu parer, o un altre de més sofisticat, com acompanyar la memòria d’una breu enquesta.