Com ja s’ha indicat anteriorment, el disseny i els formats que s’apliquin a la memòria de gestió condicionaran en molt bona mesura la seva efectivitat, és a dir, la seva capacitat d’informar els públics destinataris i d’assolir la seva finalitat (ajudar a la presa de decisions, donar compte de processos o projectes, etc.).
El primer aspecte clau, en aquest sentit, és decidir quins suports o formats seran els que s’utilitzaran per a la difusió de la memòria, ja que aquests condicionaran tot el tractament que es faci de la informació.
El format més clàssic és el d’un document que combina textos, gràfics i taules, que es pot difondre imprès en paper o en suport electrònic. No obstant, cada vegada és més habitual utilitzar complementàriament altres formats, per exemple:
Per saber-ne més
Pots consultar el recurs “Presentació de la informació, amb eines de visualització i infografies” de la Diputació de Barcelona.
-
Infografies: representacions de la informació eminentment visuals i gràfiques, amb les referències textuals essencials, que es poden editar en suport paper o utilitzar en un entorn web.
-
Microllocs web, també anomenats minisites o weblets: una pàgina o un grup de pàgines web que estenen o amplien la funcionalitat de llocs web primaris, usualment per desenvolupar breument un tema concret i acotat.
-
Presentacions de diapositives electròniques, que s’utilitzen molt sovint per fer explicacions al públic en un entorn presencial.
En aquests tres casos es prioritza el contingut visual i l’expressió gràfica de la informació, per la qual cosa és important preveure la seva utilització per tal que els gràfics i les taules que es puguin utilitzar en el document complet de la memòria puguin actuar com a elements autònoms i aprofitar-se o adaptar-se fàcilment.
Tot seguit s’ofereixen alguns elements bàsics que cal considerar amb relació al disseny general de la memòria de gestió en el seu format clàssic de document per difondre en paper o en suport electrònic.
En primer lloc, és necessari prioritzar sempre una lectura visualment còmoda. A tal efecte, es poden tenir en compte les pautes següents:
-
Deixar respirar el text mitjançant espais en blanc, que faciliten la lectura i relaxen la vista. Per exemple, amb uns marges de pàgina suficients (entre 2,5 i 3 cm).
-
Combinar text i recursos gràfics de forma equilibrada a cada pàgina.
-
Deixar un espai de separació suficient entre els diferents paràgrafs i entre les línies (1,5 espais acostuma a ser adequat).
-
Utilitzar una tipografia clara i llegible. No emprar més d’un o dos tipus de lletra per a tot el document; per exemple, es pot fer servir un tipus per als títols i un per al text. Es poden combinar grandàries: títols més grans, text normal (11 o 12 punts) i tipus més petit per a citacions, aspectes secundaris, etc. Especialment a les taules es recomana utilitzar tipus sans serif (com la font Arial), perquè faciliten la lectura dels números. En tot cas, s’ha d’evitar l’ús de tipus de fantasia.
-
Utilitzar llistes numerades o amb vinyetes per ordenar i destacar la informació.
-
En general, utilitzar notes a peu de pàgina només quan és imprescindible; és millor incorporar la informació important en el text i la complementària en annexos (per exemple, en un glossari).
Per altra part, s’ha d’insistir en la importància de facilitar la navegació de l’audiència a través del document i la recerca de la informació que es consideri interessant (des del punt de vista de l’audiència). Per tant, com ja s’ha apuntat abans, s’han d’utilitzar números de pàgina, títols i subtítols numerats i destacats, taules de contingut, etc.
S’ha de recordar també que el públic no sempre disposa dels mateixos recursos que nosaltres. És per aquest motiu que convé ser prudents i austers amb l’ús del color, per exemple.
Finalment, insistim que els recursos gràfics (gràfics i taules, però també diagrames, esquemes i il·lustracions) han d’emprar-se amb moderació. S’han d’afegir quan serveixen per:
-
Millorar la comprensió d'una informació: per exemple, un gràfic de l'evolució temporal d'una dada.
-
Fer més còmoda la lectura d'un text: per exemple, amb una fotografia.
Ha d’evitar-se la seva proliferació indiscriminada, que resultaria una font de distracció i una mostra de poca professionalitat. Amb aquest sentit pràctic, les taules i els gràfics han de situar-se a prop de la informació que amplien o complementen, separats per un espai suficient de la resta del text.
Si hom té pensat utilitzar suports complementaris (infografies, microllocs, presentacions), els recursos visuals (gràfics i taules) han de sintetitzar i mostrar la informació clau per tal de fer arribar amb claredat el missatge que es vol transmetre.
Els gràfics són un recurs molt potent per tal de millorar l’eficàcia de les memòries de gestió, sempre que s’utilitzin de forma correcta.
Els gràfics no són il·lustracions complementàries per fer més atractiu el document de la memòria (tot i que també puguin ajudar secundàriament en aquest sentit), sinó un vehicle per presentar informació significativa de forma visual, d’una manera que es pretén més clara i entenedora que un text o una taula.
Habitualment és més fàcil comprendre dades presentades en suport gràfic que en taules i llistes quan aquestes són massa llargues, sempre amb el benentès que els gràfics estan correctament elaborats.
L’ús d’un gràfic pot ser interessant en dues situacions:
-
Quan es volen representar patrons, tendències o relacions entre dades que poden ser captades d’un cop d’ull, sobretot quan es treballa amb sèries de dades prou llargues o complexes com perquè resulti més difícil captar allò que volem transmetre: posar en relleu aquella tendència o relació entre diverses variables.
-
Quan es vol destacar molt clarament un missatge molt significatiu. Normalment, les persones es fixaran abans en un gràfic que en un text o una taula, per la qual cosa es pot utilitzar aquest recurs per destacar allò que es considera més important. Cal tenir en compte, però, que per ser eficaç amb aquest instrument s’ha de pensar en allò que pot interessar a l’audiència i preparar el gràfic tenint-ho en compte.
Per altra part, els gràfics són un recurs que es pot utilitzar en diferents suports i ocasions o en diferents formats de la memòria de gestió: en el document escrit, en una presentació de diapositives, en una infografia…
Com en el cas dels textos, preval el criteri de simplicitat i comprensió. Els recursos gràfics que s’incorporin a la memòria han de ser entenedors per al públic al qual s’adreça i han d’estar distribuïts amb sobrietat, reforçant les idees clau i no indiscriminadament.
Els gràfics han de ser entenedors amb una revisió ràpida, per la qual cosa és important no posar-hi massa informació i fer-los d’una grandària adient. Cal evitar afegir-hi elements decoratius que puguin distreure o dificultar la interpretació: no és necessari utilitzar la multitud d’opcions que ofereixen els fulls de càlcul, només les estrictament necessàries.
És important també utilitzar el tipus de gràfic adient per al missatge que es vol traslladar. No examinarem aquí de forma exhaustiva tots els gràfics possibles, però sí que farem un recordatori dels tres més habituals:
També anomenat gràfic de barres, si són horitzontals. És útil per representar els valors que presenten diferents categories (elements) d’una o més sèries (no més de 3 o 4, segons el nombre d’elements) i, per tant, per fer comparacions entre valors d’aquelles categories.
Serveix per representar l’evolució de variables, normalment al llarg del temps. Així, il·lustra molt bé les tendències, si s’escau, comparant també diferents sèries.
Aquest gràfic, també anomenat de porcions, és adequat per mostrar les parts sobre un total. Les dimensions de cada sector (arc, angle i àrea) es corresponen amb la quantitat que es vol representar.
Com ja s’ha esmentat, el primer que cal considerar en afegir un gràfic a la memòria és la seva utilitat, si transmet un missatge de forma clara i entenedora.
Exemple
Aquest gràfic de sectors mostra les nacionalitats presents en una població, però ho fa de manera que no destaca cap dada que no pugui mostrar una taula: sis nacionalitats es mouen entre uns valors del 12 i el 15%; unes altres sis tenen un valor inferior però també molt similar. A més, hi ha massa informació, cosa que en dificulta fins i tot la lectura. En definitiva, el gràfic no aporta cap element especialment rellevant que no es pugui obtenir d’una taula, que probablement serà més fàcil de llegir.
√
En aquest cas, en canvi, es posa clarament de manifest que hi ha una nacionalitat que destaca (la italiana) i una altra també amb un pes important (la portuguesa). També s’ha facilitat la lectura agrupant altres nacionalitats menys significatives en el bloc “Altres”.
Per descomptat, quan s’utilitzin gràfics, s’ha de procurar ser fidel a les dades reals, tenir cura de mantenir les proporcions i les escales, i no distorsionar la informació.
No és aconsellable utilitzar elements gràfics quan:
-
Hi ha massa dades (exemple del primer gràfic circular anterior) i es dificulta la interpretació.
-
Hi ha molt poques dades i la seva exposició gràfica no és rellevant.
-
No hi ha variacions ni tendències significatives per mostrar (novament, cas del primer gràfic circular).
Examinem un altre exemple:
En aquest gràfic es combinen alguns dels defectes esmentats: hi ha massa anys reflectits (massa dades) i és molt difícil distingir fàcilment les línies (i més encara si s’utilitza blanc i negre); a més, no sembla que hi hagi cap pauta d’estacionalitat mensual coherent que valgui la pena ressaltar. Quina informació rellevant ens aporta?
Altres consells interessants a l’hora d’emprar gràfics a les memòries són:
-
Evitar els gràfics tridimensionals, que normalment són més difícils d’interpretar i es presten més a distorsions.
-
Evitar també l’excés de colors, la sobrecàrrega de símbols i senyals, els fons recarregats o amb dibuixos, etc. Cal recordar que no tothom té impressora en color.
-
Utilitzar línies de referència horitzontals en els gràfics de columnes i de línies, perquè faciliten la lectura i la comparació de les dades.
-
Mantenir la coherència de les sèries a tota la memòria quan es fan comparacions entre diferents entitats o evolucions temporals. Per exemple, si es presenten dades anuals, s’ha d’utilitzar sempre el mateix nombre d’anys.
-
Seguir una coherència de colors o formats en els gràfics de tota la memòria.
-
Tenir en compte el context quan es comparen dades entre diferents ens, ja que ignorar-lo pot dur a interpretacions errònies.
Exemple
Aquest gràfic mostra la despesa dedicada a manteniment i neteja de zones verdes de quatre municipis, però no té en compte el context: cada municipi pot tenir una extensió molt diferent de parcs i jardins.
√
Si es posa en relació la despesa amb l’extensió, el gràfic mostra una situació ben diferent.
Per evitar haver de donar moltes dades en el text, situació que dificulta la lectura i la interpretació, és possible utilitzar taules.
Per tal que les taules siguin efectives, cal tenir en compte dos criteris elementals:
-
Que sigui fàcil localitzar i comprendre les dades numèriques.
-
Que els aspectes formals facilitin la interpretació d’aquestes dades.
Cada taula que s’inclogui a la memòria ha de ser una unitat que transmeti informació per ella mateixa. De fet, com en el cas dels gràfics, una taula ha de ser pensada com un mòdul autònom que es podria utilitzar en diferents suports: el document imprès de la memòria, una infografia, un web, una presentació, un tríptic…
En conseqüència, una taula ha de tenir la informació bàsica per poder ser interpretada de forma independent:
-
Títol descriptiu. El títol ha de ser breu, precís i significatiu. Una bona manera de redactar-lo és responent a les clàssiques preguntes què?, on? i quan?
-
Encapçalaments. Els encapçalaments de columnes i de fileres han d’explicar quines són les dades que hi ha a la taula, identificant amb precisió les categories, les unitats utilitzades, els espais físics i els períodes de temps utilitzats.
-
Font. És convenient indicar a cada taula la font o les fonts utilitzades; es tracta d’una mesura de transparència que permet contrastar la informació i augmenta la fiabilitat.
A banda d’això, convé tenir en compte algunes pautes formals i de disseny de les taules per obtenir resultats efectius:
-
És convenient introduir elements que facilitin la lectura, com per exemple línies divisòries suaus o ombrejats entre fileres i columnes.
-
La distància entre columnes i fileres no ha de ser gaire gran. Cal evitar les taules molt atapeïdes (millor dividir la taula en diverses més concises), però també que tinguin molt espai en blanc.
-
No s’ha d’introduir text innecessari. Per exemple, millor un encapçalament general com “Any” i a sota els anys que correspongui que escriure cada vegada “Any 2013”, “Any 2014”, “Any 2015”…
-
Cal utilitzar la separació dels milers per facilitar la lectura de les xifres.
-
Convé evitar l’ús de decimals si no aporten informació significativa. En el cas que s’opti per utilitzar-los, s’ha d’aplicar el mateix nombre de dígits decimals a totes les dades de la taula.
-
S’han d’alinear les xifres a la dreta o sobre la coma decimal, no centrar-les en les columnes.
-
No s’han de deixar espais buits on no es disposi de dades. Si no hi ha dades per mostrar a la taula, cal indicar-ho amb alguna referència com “No aplicable” o “Sense dades”.
-
Arrodonir les xifres, quan no és imprescindible un alt grau de precisió, pot ajudar a comprendre i comparar les dades.
-
És convenient utilitzar el mateix disseny bàsic de taula a tota la memòria, ja que acostumarà la persona que la llegeix a una mecànica constant d’interpretació i facilitarà la lectura.
Exemple
En aquesta taula s’observen alguns dels problemes que s’han identificat anteriorment:
-
El títol de la taula no és prou significatiu. No concreta la destinació de la despesa ni l’entitat.
-
No s’indica la font de la informació.
-
Les xifres es mostren centrades a cada columna (a diferència dels encapçalaments).
-
No tots els valors mostren el mateix nombre de dígits decimals.
-
Hi ha espais en blanc, massa separació entre les columnes i poca entre les fileres. A més, no totes les columnes tenen la mateixa amplada.
-
Les línies divisòries, una quadrícula, no diferencien els diversos elements i no milloren la comprensió.
-
No es destaquen els totals (suma) ni s’identifica què és el percentatge de la darrera filera.
Tot seguit, es mostra una possible millora de la mateixa taula amb aquestes deficiències corregides:
