Per comprendre l’essència del que és un procediment administratiu, cal remuntar-nos fins a la Revolució Industrial, el procés de transformació econòmica, social i tecnològica iniciat a la segona meitat del segle XVIII a la Gran Bretanya.
La màquina de vapor i la resta d’avenços tècnics de la Revolució Industrial comportaren un augment demogràfic substancial i un èxode rural que va provocar canvis profunds en la societat de l’època. Aquesta revolució marcà una ruptura en el curs de la història i transformà els éssers humans agricultors i ramaders en manipuladors de màquines. L'impacte sobre la societat que van tenir tot aquest seguit d’avenços i canvis que es van produir fou enorme.
Les ciutats es convertiren en centres superpoblats per una nova classe social nascuda del maquinisme: la classe obrera.
Max Weber fou historiador, politòleg, filòsof, jurista, economista i un dels fundadors de la sociologia moderna (1864-1920). Es va interessar per l’estructura econòmica i política de la societat i va contribuir de manera molt notable al pensament econòmic i social. Weber va examinar l'efecte de la industrialització en l'estructura de les organitzacions de l’època (empreses, governs, exèrcit, hospitals, etc.) i va concebre la burocràcia com la forma més eficient per gestionar-les.
Per Weber, el model burocràtic era l'instrument més eficient d'administració a gran escala que mai s'hagués desenvolupat, i suggeria que la societat industrial moderna depenia de l’ús efectiu d’aquest model. Segons l’autor, la burocràcia era l'organització eficient per excel·lència, l'organització cridada a solucionar racionalment i eficientment els problemes de la societat i, per extensió, de les empreses.
Model burocràtic de Weber
Max Weber, en els seus escrits, diu:
Per guanyar en eficiència, el model burocràtic necessita precisar com s’han de fer les coses en cada moment. El tipus de gestió d’aquesta manera de governar i administrar les organitzacions és la gestió a través de procediments (una idea que seguiren les administracions públiques de l’època). Els buròcrates són les persones que integren l’organització pública. Segueixen les normes imposades pels seus superiors i serveixen els seus objectius. En l'organització burocràtica, l'activitat és rutinària, estandarditzada i prevista amb anticipació. El servidor públic és un executor de rutines i de procediments, que arriba a dominar amb seguretat i tranquil·litat.
Malgrat que el model burocràtic pugui tenir una connotació negativa o pejorativa, el cert és que l'establiment d’aquest model a l’Administració pública d’aquells temps va ser un element crucial en la construcció dels estats nació moderns, substancialment per la contribució que va tenir en la implementació de polítiques públiques i la centralització dels processos de presa de decisions.
Ara bé, el model burocràtic que va estructurar l’Administració pública no era un model dissenyat per perdurar eternament en el temps. Aquest model no ha quedat al marge de l’evolució de la societat, i per això durant els anys setanta es comença a parlar de la crisi d’aquest model d’organització.
Model burocràtic de Weber
↓
New Public Management (o nova gestió pública)
En aquells moments, les societats canviaren, i el rol que s’esperava dels governs i dels estats també fou substancialment diferent que a les dècades precedents. Es descobreix, en definitiva, que el model burocràtic té una tendència a tornar-se ineficient, encarcarat, i genera lentitud, ineficàcia, bloqueig alhora de prendre decisions i una excessiva rigidesa interna en el si de les organitzacions.
Amb aquest nou entorn és quan s’evidencia que el model burocràtic comença a ser inadequat per prestar serveis a uns ciutadans cada vegada més exigents, i a partir d’aquesta constatació neix el que s’ha denominat New Public Management (o nova gestió pública).
Malgrat tot, en la història de l’Administració pública, el model teòric de gestió burocràtica va ser molt útil per a les organitzacions nascudes de les revolucions liberals del segle XVIII i els estats nació del segle XIX, en tant que va consolidar un sistema garantista de gestió pública fonamentat, essencialment, en la presa de decisions a través de procediments estables.