En aquesta unitat s’examinen els conceptes clau derivats del canvi produït en el funcionament de l’Administració pública a conseqüència de l’entrada en vigor de les Lleis 39/2015 i 40/2015. Es posa l’èmfasi en tot allò que està relacionat amb el funcionament electrònic. Amb aquest nou marc normatiu, la relació entre el ciutadà i l’Administració pública ha canviat en un triple aspecte:

La primera aposta cap a l’administració electrònica es produí l’any 2007. Es va fixar per llei el dret dels ciutadans a relacionar-se electrònicament amb les administracions públiques (Llei 11/2007, de 22 juliol, actualment derogada) i es va regular la utilització de les tecnologies de la informació en el sector públic administratiu. No obstant, aquest procés de transformació digital s’inicià sense una estratègia clara i ben definida, per això va derivar en un clar fracàs, a conseqüència del grau d’implicació desigual que les diferents administracions varen tenir en el desenvolupament del projecte.

L’aprovació de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, i la Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic (d’ara endavant Lleis 39/2015 i 40/2015), supera aquesta realitat i reforça l’aposta cap a un model d’administració electrònica.

En efecte, amb l’entrada en vigor de les Lleis 39/2015 i 40/2015 s’ha produït un veritable impuls a l'administració electrònica i s’han introduït novetats importants en relació a l’atenció a la ciutadania en aspectes molt variats.

Una de les principals novetats que imposa la nova llei de procediment administratiu és que determinats col·lectius s’han de relacionar obligatòriament a través de mitjans electrònics amb l’administració pública.

Les persones físiques que optin per seguir utilitzant els canals clàssics també es veuran afectades per les novetats introduïdes en l’atenció presencial. A partir de la reforma, les oficines en matèria de registre (les conegudes OAC) passen a ser oficines d'assistència en matèria de registre i compten amb noves funcions.

És destacable l’incís relatiu a l’assistència, perquè una de les novetats recau en la funció d'assistència en l'ús de mitjans electrònics que a partir de la reforma ha de prestar l'Administració pública a través d’aquestes oficines, un deure que a la pràctica consisteix en l’obligació d’assistir els interessats (persones físiques) en tot allò relacionat amb:

• Identificació.
• Signatura electrònica.
• Presentació de sol·licituds a través del registre electrònic general.
• Obtenció de còpies autèntiques.

A part d’aquesta funció, les oficines d’assistència també han de realitzar altres tasques relacionades amb el funcionament electrònic de l’Administració pública:

• Digitalització de documents.
• Recepció de documents dirigits a altres administracions.
• Expedició de còpies autèntiques.
• Pràctica de notificacions i apoderaments per a compareixença.

En aquesta nova configuració de l’atenció a la ciutadania, les oficines d’assistència en matèria de registre incorporen una nova figura: el funcionari habilitat que s’ocupa de realitzar actuacions a compte d’aquells ciutadans que no disposen dels mitjans electrònics suficients per a la seva identificació i la signatura electrònica en alguns dels tràmits del procediment administratiu.

Només cal que el ciutadà s'identifiqui davant el funcionari i doni el consentiment exprés perquè aquest realitzi el tràmit en nom seu.

Les oficines d’atenció ciutadana, per tant, deixen de ser aquelles oficines que s’ocupen de portar el registre d’entrada per transformar-se en veritables oficines d’assistència en l’àmbit electrònic entre el ciutadà i l’Administració pública.

Juntament amb les oficines d’assistència en matèria de registres, també s’impulsen noves eines i mecanismes per fer possible el funcionament electrònic de l’Administració, com per exemple, els registres electrònics i la interconnexió entre registres.

A dia d’avui, totes les administracions han de disposar d‘un registre electrònic general per realitzar els assentaments relatius als documents presentats o rebuts (registre d’entrada) i les anotacions relatives a la sortida de documents (registre de sortida). En essència, les Lleis 39/2015 i 40/2015 converteixen els tradicionals registres d’entrada i sortida de cada administració pública en autèntiques finestretes úniques que permeten al ciutadà presentar un document al registre de qualsevol administració pública.

Tots els registres de les administracions públiques han de ser interoperables i han d’estar interconnectats entre si per permetre que els ciutadans puguin presentar els seus documents a través de qualsevol registre.

El concepte de la interoperabilitat és essencial en el model d’administració electrònica sustentat amb les TIC, i del tot imprescindible en el nou marc de relació entre ciutadà i Administració, fins al punt que sense interoperabilitat no es pot parlar d’administració electrònica.

La interoperabilitat es caracteritza per:

• La compatibilitat informàtica.
• La interconnexió entre registres.
• La transmissió telemàtica de documents i assentaments registrals.
• L’intercanvi de dades.
• La posada en comú d’informació.

Tots aquests elements intrínsecs a la interoperabilitat comporten indubtables beneficis per als ciutadans: reducció de càrregues administratives, tramitació més àgil, reducció dels terminis d’espera, etc. D’aquí neix precisament l’obligació d’operar a través de canals administratius interconnectats.

El registre ha introduït altres aspectes que afecten la ciutadania i estan relacionats amb l’anhelada simplificació administrativa i la reducció de càrregues per al ciutadà:

• L’obligació de digitalitzar els documents presentats presencialment. Els documents que el ciutadà presenta presencialment al registre han de ser escanejats, convertits en format electrònic i retornats al ciutadà (única manera d’aconseguir que la tramitació dels procediments s’efectuï exclusivament per mitjans electrònics).
• La possibilitat que el ciutadà es relacioni amb l’Administració pública durant les 24 hores del dia i els 365 dies de l’any (el registre electrònic elimina les barreres horàries que caracteritzen les oficines de registre presencials).
• El dret dels ciutadans a no lliurar documents originals o compulsats “llevat que amb caràcter excepcional la normativa reguladora aplicable estableixi el contrari”. Aquest dret lliga amb el deure de l’Administració de recaptar els documents electrònicament a través de les seves xarxes corporatives, o mitjançant consulta a les plataformes d'intermediació de dades o altres sistemes electrònics habilitats a aquest efecte.

Una altra eina per articular el funcionament electrònic de les administracions públiques és l’arxiu electrònic. Cada administració pública ha de mantenir un arxiu electrònic únic dels documents electrònics que pertanyin a procediments finalitzats.

Els mitjans o suports en què s’emmagatzemin documents electrònics han de complir els requisits següents:

• Han de disposar de mesures de seguretat que garanteixin la integritat, autenticitat, confidencialitat, qualitat, protecció i conservació dels documents emmagatzemats.
• Han de permetre la identificació dels usuaris, el control d’accessos i el compliment de les garanties que preveu la legislació de protecció de dades.
• Han d’assegurar la possibilitat de traslladar les dades a altres formats i suports que garanteixin l’accés des de diferents aplicacions.

Des d’aquesta perspectiva, l’arxiu electrònic no es configura com un simple magatzem on guardar els documents, o com una solució tecnològica pensada per actuar com un mer repositori digital. És molt més que això.

L’arxiu electrònic forma part d’un sistema de gestió de la informació integral que ha de permetre la recerca de la informació d’una manera fàcil i ràpida.

Per assolir el seu objectiu, l’arxiu electrònic ha de cobrir tot el cicle documental: de la gestió fins a la conservació dels documents. Per fer-ho:

• S’ha de dotar de les eines tecnològiques adients: model de metadades, catàleg de formats, eines de migració, documents de seguretat, sistemes de control d’accés, auditories i còpies de seguretat, etcètera.
• Ha de partir d’un model de gestió documental que permeti tractar correctament els documents.

L'ús de mitjans electrònics pretén disminuir els retards en la tramitació d'expedients i la ineficàcia de l'Administració, per tant, la forma de practicar la notificació administrativa també ha estat un dels objectius de la reforma impulsada per les Lleis 39/2015 i 40/2015.

Els elements més rellevants de la notificació són els següents:

• El mitjà per efectuar les notificacions és preferentment l’electrònic. No obstant, conviuen dos règims diferents: els subjectes que han d’utilitzar-lo necessàriament perquè estan obligats a relacionar-se amb l’Administració per mitjans electrònics, i els subjectes (persones físiques) que poden triar entre utilitzar aquest mitjà de notificació o el tradicional (presencial, Correus, etc.).

• Les notificacions electròniques es realitzen per compareixença a la Seu electrònica de l'Administració o a través de l'adreça electrònica habilitada única. Si les persones físiques (subjectes no obligats) ho demanen, se’ls pot notificar mitjançant la compareixença a les oficines d'assistència en matèria de registre.

• La persona interessada pot facilitar un dispositiu electrònic (mòbil) o adreça de correu electrònic perquè se li enviïn els avisos per informar-la sobre la disponibilitat d'una notificació a la Seu electrònica o a l'adreça electrònica habilitada única.

• S'entenen rebutjades les notificacions electròniques un cop transcorreguts 10 dies naturals des de la disponibilitat de la notificació sense que la persona interessada hagi accedit al seu contingut.

Les Lleis 39/2015 i 40/2015 són com dues cares d’una mateixa moneda:

• La Llei 39/2015 implementa la tramitació electrònica dels procediments fomentant la relació electrònica entre les persones interessades i l’Administració.
• La Llei 40/2015 fomenta que les relacions entre diferents administracions públiques es facin electrònicament introduint els elements organitzatius que configuren l’administració digital.

L’aposta que efectua la Llei 40/2015 en aquest sentit és clara, en el benentès que:

• El criteri general és que la relació entre administracions públiques s’ha d’efectuar electrònicament.
• Fixa les bases per al funcionament electrònic de l'Administració:
  • Seu electrònica i portal d'Internet.
  • Sistemes d'identificació i signatura.
  • Actuacions administratives automatitzades.
  • Intercanvi electrònic de dades en entorns tancats de comunicació.
  • Assegurament i interoperabilitat de la signatura electrònica.
• Fixa les bases de les relacions electròniques entre les administracions:
  • Transmissió de dades entre administracions públiques.
  • Esquema Nacional d'Interoperabilitat (ENI) i Esquema Nacional de Seguretat (ENS).
  • Reutilització de sistemes i aplicacions propietat de l'Administració.
  • Transferència de tecnologies.

A conseqüència d’aquest nou entorn presidit per l'eficàcia, l'eficiència i la innovació tecnològica, les Lleis 39/2015 i 40/2015 han introduït grans novetats que només es poden assolir amb un procés autèntic i real de transformació digital de l’Administració.

Les noves lleis obliguen totes les administracions a: