Funcions i rols de la funció dels llocs de comandament

Aquest manual és una eina de suport per als comandaments que han accedit recentment al seu lloc de treball, la majoria de les vegades després d’una bona trajectòria en llocs de treball de perfil tècnic.

En el manual, el lector hi trobarà una visió panoràmica de les principals funcions de comandament per tal de facilitar la identificació de les necessitats formatives de cada comandament i orientar-lo per a la definició del seu itinerari formatiu. En aquest manual, per tant no s’hi aprofundeix en les diferents temàtiques, que es poden trobar en altres manuals més especialitzats, sinó que es pretén visualitzar els fonaments de l’“ofici” de comandament.

Per tal d’organitzar la gran quantitat d’aspectes que configuren aquest “ofici”, hem seguit els criteris determinats en el “Model de comandament” que va definir la Diputació de Barcelona per organitzar els diferents itineraris formatius. Aquest model diferencia cinc funcions bàsiques de comandament i deu rols com a nucli central de la feina de comportament.

A continuació recordem les funcions i els rols definits en el model de comandament.

• Planificar: consisteix a saber on estem en el moment actual respecte a una determinada matèria, i a anticipar on voldrem estar en un termini de temps establert. Aquesta funció ens ha de permetre determinar i concretar, amb anticipació, tot allò que cal fer per poder assolir els objectius essencials de la nostra unitat organitzativa (o de l’organització). Per planificar hem de tenir en compte: què fer, qui fa què, com fer-ho, on i quan, amb quins recursos (humans, pressupostaris, materials, etc.) i preveure com ho avaluarem.

• Organitzar: consisteix a identificar, obtenir i distribuir els recursos materials, tècnics i humans per posar en marxa, amb la màxima eficàcia possible, el que hem planificat. Cal organitzar i optimitzar els recursos disponibles:
  • Humans: assignant tasques i coordinant activitats, tenint en compte el potencial dels/de les col·laboradors/ores.
  • Materials: garantint la rendibilitat dels que tenim a l’abast.
  • Econòmics: tenint cura de les disponibilitats pressupostàries, gestionant i controlant la despesa per tal d’optimitzar els recursos econòmics.

• Dirigir: consisteix a posar en pràctica el que hem planificat i organitzat, supervisant tota l’actuació. Està bàsicament associada a la direcció del comportament de les persones, i es pot estructurar en les següents tasques:
  • Fixar objectius i prioritats precises.
  • Fer encàrrecs concrets.
  • Determinar pautes per a la realització del treball.
  • Comprovar que es fan servir els mètodes de treball adequats.
  • Resoldre conflictes.
  • Donar suport a les persones.
  • Clarificar nivells de responsabilitat.
  • Mantenir un ambient de treball productiu.

• Gestionar: assegurar que l’execució de les activitats es desenvolupen d’acord amb els plans i les pautes previstes; i d’acord també amb els valors, les prioritats i les normes organitzatives, i respectant el marc legal de la gestió pública, tenint cura de la comunicació organitzativa, del projecte i de la informació que necessiten les persones per fer correctament la nostra feina, i actuant sobre les incidències aportant o generant solucions i incorporant sistemes de millora contínua.

• Avaluar i prendre decisions: funció relacionada de manera indissoluble amb les anteriors. Avaluem i prenem decisions constantment en totes les accions de comandament. Per fer-ho, observem fets de la realitat, obtenim informació i dades, les analitzem i establim plans d’acció. Això requereix:
  • Establir sistemes d’informació per avaluar inicialment i optar per l’alternativa més idònia; sistemes d’informació que ens permetin saber com estem respecte a l’assoliment dels objectius previstos; i definir sistemes d’avaluació de polítiques públiques i serveis.
  • Utilitzar diferents models per avaluar els diferents tipus de recursos que hem utilitzat en la nostra actuació: pressupostaris, materials i humans.

• Liderar: fixar objectius que el grup assumeix i es compromet a assolir. Motivar l’equip, afrontar els problemes i prendre les decisions adequades. Actuar com a transmissor dels valors corporatius.
• Comunicar: tractar la informació, transmetre-la i establir una comunicació fluïda com a part integrant del treball. Prestar atenció especial als missatges corporatius.
• Solucionar conflictes: escoltar, donar respostes als problemes i actuar com a mediador.
• Avaluar: valorar objectivament el comportament laboral dels/de les empleats/ades al seu càrrec, donant el suport necessari.
• Actuar transversalment: comprendre la missió de la seva unitat en clau “ajuntament”, identificar altres unitats organitzatives amb les quals existeix la necessitat de coordinar-se per donar un servei integral i de qualitat.
• Construir relacions: establir relacions amb responsables d’unitats de l’ajuntament, amb professionals i institucions externes, etc., arribar a acords que facilitin les sinèrgies positives. Desenvolupar esperit d’equip en el seu àmbit de responsabilitat.
• Portaveu: canalitzar els missatges de l’organització cap als seus col·laboradors i d’aquests cap als responsables corporatius. Negociar en el seu nom quan sigui precís.
• Innovar: aportar noves idees, procurar la millora contínua, facilitar la creativitat i mostrar receptivitat als suggeriments del seu equip.
• Formar: detectar necessitats i traduir-les en objectius formatius, planificar, instruir i avaluar. Preparar i desenvolupar activitats amb objectiu formatiu explícit.
• Desenvolupar: orientar i acompanyar els/les col·laboradors/ores en el seu desenvolupament en l’organització, planificant accions i fent el seguiment. Orientar-los cap a la formació més adient.