Hi ha algunes àrees en què és clau la participació de les diferents unitats administratives en l’establiment d'un sistema d'indicadors de control.
Aconseguir una autèntica participació implica seguir en major o menor mesura dues fases:
Quantes experiències de participació en l’establiment de sistemes de control recordes que s’hagin portat a terme al teu ajuntament? Com les valores? En què varen fallar o encertar?
Els comandaments han de consensuar, amb les persones responsables de línia dels serveis i amb els tècnics i les tècniques que els gestionen, quins són els factors estratègics clau per a aquelles activitats que són desenvolupades en la prestació. Per a això han de segmentar-se totes les activitats relacionades amb la prestació del servei públic, de manera que es contempli el cicle complet del servei.
En segon lloc, cal definir de forma conjunta quins són els factors que la ciutadania valora més per a cada etapa del servei. No és tan important generar un gran nombre d'indicadors, sinó construir un sistema d'indicadors realment operatiu. És aconsellable, en un inici, centrar els esforços de millora en pocs indicadors senzills, que representin les prioritats reals del servei.
De l'etapa anterior s'obté una selecció d'indicadors dels quals és necessari determinar els seus corresponents estàndards i atribuir la responsabilitat del seu acompliment a un lloc de treball o a una unitat de treball.
Una opció és la creació de grups de discussió més o menys estables que incorporen membres de diferents àrees i nivells jeràrquics de l'organització, i que estudien i proposen quins han de ser els indicadors per a la valoració de la prestació del servei. Es poden incloure en cada cercle de qualitat grups professionals de diferent base formativa, per tal d’incentivar l'intercanvi d'opinions des de diferents perspectives.
El treball dels grups ha d’aportar un conjunt de propostes plasmat en la redacció d’un informe final, tenint en compte: