Manual de tramitació

Qualsevol persona d'un ens local que sigui usuària del Portal de tramitació pot preparar noves sol·licituds, acceptacions o justificacions, editar-les o modificar-les, així com consultar l’estat de tramitació. Les persones que poden signar els tràmits son:

Altres persones diferents poden disposar de les funcions de signatura i presentació dels tràmits sempre que estiguin habilitades per delegació d’una persona signatària, prèvia acreditació d’aquesta circumstància. Per fer efectives aquestes delegacions, els ens locals han de comunicar-les a la Direcció de Serveis de Cooperació Local sgl.cucc@diba.cat.

El PMT comprova si les dades de la persona signant del tràmit estan actualitzades en el Catàleg Unificat de Contactes Corporatius (CUCC). Així, quan coincideixen amb la informació que té la Diputació de Barcelona, s’informa el camp ‘Correspon signatura’ (pestanya ‘Expedients’) amb l’opció ‘Sí’. En cas contrari, el portal selecciona l’opció ‘Correspon signatura: No’. Aquesta darrera situació no implica que el tràmit sigui incorrecte o invàlit sinó que el portal no ha pogut validar la signatura.

Qualsevol usuari local del Portal de tramitació pot preparar noves sol·licituds, editar-les o modificar-les així com consultar l’estat de la seva tramitació. També teniu disponible l’opció de fer ‘privat’ el vostre esborrany de sol·licitud, funcionalitat que només l’usuari que genera un determinat esborrany tingui accés al mateix.

Les sol·licituds de les convocatòries que estan actives en el Portal de tramitació inclouen un apartat per identificar la persona de l’ens local que hi constarà com a contacte tècnic a efectes de facilitar la gestió de la tramitació.

Per a tots els instruments de cooperació del Pla Xarxa de Governs Locals – Programa general d’inversions, Catàleg de serveis i programes específics- la persona que s’identifiqui com a contacte tècnic de les sol·licituds és la destinatària de l’enquesta de satisfacció que la Diputació de Barcelona envia amb motiu de la finalització de les assistències amb l’objectiu d’obtenir l’opinió amb relació a la prestació realitzada. Per això, és molt important que verifiqueu les dades del contacte tècnic de les sol·licituds i que estiguin actualitzades, en particular, la seva adreça de correu electrònic.

El formulari electrònic de sol·licitud del PMT inclou les declaracions següents: - Que es compleix amb els requisits establerts. - Que l’ens local està al corrent del pagament de les seves obligacions tributàries amb la Seguretat Social i que no està sotmès a les prohibicions per obtenir la condició de beneficiari.

Els estats de tramitació de les sol·licituds són:

• Lliurada: Des del moment en què és tramesa per l’ens destinatari i fins a la seva revisió per part de la Diputació de Barcelona a efectes de determinar o no l’existència de defectes esmenables.
• Pendent d’esmena: Des del moment en què la Diputació efectua un requeriment d’esmena a l’ens, en haver detectat, durant la revisió de la sol·licitud, l’existència de defectes esmenables. Quan l’ens local rep un requeriment d’esmena, pot respondre’l a l’expedient corresponent a través de la ‘Sol·licitud d’esmena’ del botó ‘Fer tràmits per ens’ del PMT. A través d’aquesta sol·licitud d’esmena, en el cas que s’hagi sol·licitat un recurs de manera errònia, l’ens local pot seleccionar en el desplegable del recurs aquell que sigui objecte del seu interès. Amb aquesta operació l’expedient es reassignarà a la unitat prestadora del nou recurs seleccionat. Per respondre l’esmena requerida, l’ens disposa de set dies naturals a partir de l’endemà de l’accés a la notificació electrònica per esmenar els defectes assenyalats. Transcorregut aquest termini sense haver efectuat l’esmena, se l’ha de tenir per desistit tàcitament de la sol·licitud.
• En curs: Des del moment en què la Diputació finalitza la revisió, en no haver-se detectat defectes esmenables i fins a la concessió de l’ajut o desestimació de la sol·licitud.
• Aprovada: Des del moment en què és objecte d'una concessió, en haver-se localitzat recursos disponibles per atendre-la i haver obtingut una millor valoració en aplicació dels criteris establerts.
• Desestimada, que pot ser per dos motius:
  • Per menor valoració i manca de recursos: Des del moment en què no és objecte d'una concessió, per haver-se esgotat els recursos disponibles per atendre-la i haver obtingut una pitjor valoració, en aplicació dels criteris establerts.
  • Per incompliment dels requisits: Des del moment en què no és objecte de concessió, en no complir amb les condicions administratives i tècniques establertes o en les condicions de concertació del recurs.
• Desistida a instància de l’ens sol·licitant: Des del moment en què no és objecte de concessió, per haver desistit d'ella l'ens sol·licitant. Per tramitar el desestiment d'una sol·licitud presentada, l'ens local ha de tramitrar a través del PMT una sol·licitud general, des de l'expedient corresponent, i fer constar els motius del desestiment.

El tràmit electrònic d’acceptació permet als ens locals comunicar a la Diputació de Barcelona l'acceptació dels ajuts concedits en el marc d’una convocatòria determinada. L'acceptació comporta la conformitat amb tots els termes de la concessió i les condicions de la seva execució.

En el cas del Catàleg de serveis, l'acceptació és expressa si així ho estableix la resolució o acord d’aprovació de l’actuació local. Així, és habitual que els fons de prestació del Catàleg requereixin expressament l’acceptació de l’ajut. Per iniciar l’acceptació, el sistema genera automàticament el vostre expedient en el Portal de tramitació a través de la comunicació de l’aprovació que realitza la Diputació de Barcelona. A partir d’aquesta operació, trobareu disponibles la resta de tràmits vinculats al nou expedient (acceptació i justificació).

En el moment que l’ens presenta el tràmit de justificació de despeses (o esmena de justificació de despeses) automàticament es fa l’apunt de registre al Registre electrònic de documents de la Diputació de Barcelona.

En el cas de les justificacions de despeses, també qualsevol usuari local del Portal de tramitació pot preparar-ne de noves, editar-les i consultar l’estat de tramitació.

L’ens podrà presentar els tràmits següents segons la fase i estat de l’expedient:

• Justificació de despeses, mentre la fase/estat de l’expedient sigui formalització/aprovada o justificació/en curs (aquest darrer per al cas de justificacions parcials). Un cop presentat el tràmit, l’expedient quedarà en fase i estat justificació/lliurada.
• Sol·licitud d’esmena de justificació de despeses (per esmenar la darrera justificació de despeses lliurada): mentre la fase de l’expedient sigui justificació/pendent d’esmena. Un cop presentat el tràmit, l’expedient quedarà en fase i estat justificació/lliurada.

El centre gestor de la Diputació de Barcelona podrà fer els tràmits següents mentre la fase i estat de l’expedient sigui justificació/lliurada:

• Requeriment d’esmena, si detecta defectes esmenables quedant en fase justificació/pendent d’esmena. Quan l’ens local rep un requeriment d’esmena, pot respondre’l a l’expedient corresponent a través de la ‘Sol·licitud d’esmena’ del botó ‘Fer tràmits per ens’ del PMT.
• Comunicació de justificació verificada quedant en fase i estat justificació/en curs.

També disposeu d’un tràmit específic per a la gestió de les renúncies d’actuacions aprovades per la Diputació de Barcelona. La ‘Sol·licitud de renúncia’ es troba disponible en aquells expedients que es troben en la fase/estat ‘Formalització/Aprovada’.

Una vegada tramitada la sol·licitud de renúncia per l’ens local, i realitzat els tràmits corresponents per part de la Diputació, rebreu la comunicació de finalització per renúncia en el vostre expedient.

Entre les operacions que podeu realitzar en la gestió d’un expedient a través del PMT, trobareu la ‘Sol·licitud general’. Aquesta operació no es correspon amb cap tràmit específic de les fases de gestió de l’acció concertada (sol·licitud, valoració, formalització, justificació i finalització), i esdevé una via alternativa dels ens locals per comunicar a la Diputació de Barcelona aspectes de caràcter general que puguin afectar un expedient com, per exemple, la sol·licitud de pròrroga. Aquesta operació s’integra en l’expedient PMT de referència.