La planificació estratègica en cultura. Disseny, desenvolupament i avaluació

2. Inici del procés

2.1. Com activem el procés

Per tal d'iniciar el procés, haurem de fer front a unes qüestions prèvies: què volem fer i quines expectatives tenim i quin és el problema o repte que volem abordar:

En aquesta fase hem de reflexionar sobre què esperem de la nostra anàlisi i quines necessitats volem cobrir. Hem de tenir en compte que es tracta d’un instrument estratègic amb la voluntat de transformar-se en operatiu. Ens ha de servir per resoldre les necessitats reals que hem detectat.

Per arribar a bon port, haurem de saber per què volem dur a terme aquest procés, tot definint bé:

L’objectiu principal. És a dir, quin és el problema o el repte que pretenem abordar i quins factors l’expliquen i hi intervenen. Un exemple, pot ser ampliar i diversificar la participació cultural.

Els objectius específics. Quins són tots aquells objectius que, malgrat no ser el principal, són rellevants i ens han d’ajudar a traçar el full de ruta del nostre pla.

Per tal que un pla estratègic tingui èxit, cal identificar bé:

Qui proposa la iniciativa i qui la lidera des del punt de vista polític i també tècnic.

Qui s’encarregarà de desplegar tot el procés. Es farà de forma interna amb recursos humans propis o bé es comptarà amb col·laboradors i assessors externs?

Amb qui volem realitzar i consensuar el procés de reflexió. Quines complicitats i responsabilitats volem establir? Perquè el nostre propòsit sigui exitós, cal que aquesta demanda sigui compartida, conjunta i acordada, és a dir, que comptem amb la complicitat dels agents que el tiraran endavant i que hi hagi un compromís polític des de l’inici fins al final.

Per garantir la corresponsabilitat i el consens, és recomanable que, abans d’iniciar el procés, s’aprovi pel Ple municipal i quedi recolzada aquesta voluntat de treballar en la planificació estratègica cultural.

Com engegar el procés

Perspectives

Tenir present que es tracta d’un projecte de territori
Partir d’una concepció àmplia de cultura
Partir sempre del consens i dels compromisos compartits
Comptar amb unes condicions mínimes i òptimes per a dur-lo a terme, que assegurin un procés de qualitat
Les expectatives han de ser raonables i dimensionades
Assumir que tot procés de reflexió implica moments de tensió i de conflicte

Equip i aliances

Perseguir el consens i les complicitats necessàries (des d’un àmbit polític, tècnic i ciutadà)
Comptar amb un lideratge fort: polític, amb voluntat i capacitat d’impulsar i d’implementar
Cal que sigui un projecte transversal, amb diferents àrees i perspectives implicades
Cal implicar l’equip tècnic en el decurs de tot el projecte
Cal cercar instruments i recursos per a la participació i la consulta

2.2. Construcció dels òrgans de seguiment i establiment del calendari

En aquesta fase, es constitueixen els òrgans que s’encarregaran de l’elaboració i el seguiment del desenvolupament del Pla estratègic:

Comissió de seguiment: és l’òrgan encarregat de prendre les grans decisions respecte al desenvolupament del Pla. Ofereix cobertura institucional i política i garanteix estabilitat al conjunt dels processos del Pla. Està format per l’alcalde, la regidoria de Cultura, altres regidories, representants de la Diputació de Barcelona (si s’escau), i els responsables tècnics de Cultura.

Oficina tècnica: és l’òrgan operatiu i de gestió transversal. Coordina tot el procés d’elaboració del Pla estratègic i garanteix l’acompliment del pla de treball i el calendari. Està formada per: la regidoria de Cultura, els responsables tècnics municipals de Cultura, equip tècnic d’altres regidories i l’equip tècnic de la Diputació de Barcelona (si s’escau).

Grup Ampli: és l’òrgan ciutadà de participació, fa el seguiment del procés d’elaboració del Pla estratègic. Està format fonamentalment per representants de la ciutadania. És un òrgan consultiu i les seves aportacions són recollides per l’Oficina tècnica i la Comissió de seguiment. En aquest cas és important comptar amb estructures com el Consell de Cultura i altres que vehiculin i fomentin la participació cultural, i que ja existeixin al territori.

La terminologia d’aquests òrgans pot canviar. De la Comissió de seguiment, se’n pot dir Comitè Director o Comissió de direcció. Del Grup Ampli també se’n pot dir Nucli impulsor. L’important, més enllà de la terminologia, són els integrants i les tasques que realitzen.

Respecte al calendari d’execució, és recomanable:

Començar el procés en el moment adequat, evitant moments en què hi hagi un pic de feina als nostres equips, així com moments en què ja s’estiguin duent a terme altres plans que impliquin participació activa. També és important tenir en compte els calendaris polítics, perquè no interfereixin en l’elaboració del procés, com els finals de legislatura, especialment complicats.

Definir una vigència temporal del pla d’entre cinc i set anys. Això no ha estat sempre així però, tenint en compte que la realitat de la societat actual és molt canviant, es recomana no allargar-los més d’aquest període. Tampoc es recomana limitar la seva vigència al temps que dura un mandat (quatre anys), perquè no es confongui amb un pla de mandat ni amb un cicle polític.

Acotar el procés d’elaboració: el temps ha de ser ajustat per no esgotar els equips implicats i per tal que els agents participants vegin resultats en un temps que no s’allargui excessivament.