Malgrat l’intens treball realitzat, el procés d’elaboració del pla estratègic no acaba amb l’aprovació i la presentació al Ple. Comença una fase cabdal: hem d’assegurar-nos que tot allò que recull al Pla aprovat s’implementi adequadament. Entrem a la fase operativa de la planificació estratègica.
És moment de:
-
Concretar les estratègies en accions i projectes
-
Atorgar prioritats i establir calendaris
-
Elaborar el Pla d’acció anual
-
Assignar recursos humans per al desenvolupament de les accions i projectes
-
Dimensionar els recursos econòmics amb un pressupost i un pla de finançament
-
Definir responsabilitats per a la seva implementació, amb la previsió de treball transversal i la participació dels diferents agents
-
Establir indicadors per al seguiment i avaluació del desenvolupament del Pla
Hi ha tres aspectes que són clau per dur a terme aquesta fase operativa amb èxit:
-
L’exercici del lideratge, per aconseguir la implicació dels actors rellevants i promoure els consensos imprescindibles.
-
El foment de la participació serà la garantia màxima de legitimitat i consecució dels resultats.
-
El seguiment i l’avaluació del pla estratègic a través dels Plans d’acció anuals
Per a l’òptim desenvolupament d’aquesta fase, caldrà constituir uns òrgans que seran els encarregats de vetllar per a la idònia implementació de les accions, amb perfils i responsabilitats concretes. Alguns d’aquests òrgans tenen continuïtat respecte a fases prèvies de la planificació, mentre d’altres poden ser específics per aquesta fase d’implementació. En aquest cas es suggereixen tres perfils d’òrgan de seguiment:
Comissió de seguiment (Lidera i impulsa)
-
Integrada per representants polítics i tècnics, entitats i agents del sector cultural
-
Exerceix el lideratge i impulsa del desenvolupament i desplegament del Pla estratègic
-
Proposa la priorització dels objectius i línies de treball dels propers anys, per impulsar el desplegament del Pla
-
Valida el Pla d’Acció proposat per l’Oficina Tècnica
-
Revisa els resultats anuals preparats per l’Oficina Tècnica a l’informe anual
-
Valida l’informe final del Pla, al final del seu període d’implementació
Oficina tècnica (Organitza, planifica, redacta)
-
Integrada per un equip tècnic que dona suport al desenvolupament del Pla, en la seva fase de definició i la posterior d’implementació
-
Necessita un grup qualificat, amb temps de dedicació per organitzar i desplegar el que proposa la Comissió de Seguiment
-
Proposa un Pla d’Acció que ha de validar la Comissió de Seguiment, i vetlla pel seu compliment
-
Vetlla per la constitució dels grups de treball, l’organització i la celebració de sessions per impulsar les accions
-
Realitza els informes anuals i final del Pla, i els trasllada a la Comissió de Seguiment
Grups de treball (Defineix i executa)
-
Formats per representants tècnics, d’entitats i persones expertes o de referència, per desplegar les accions del Pla d’Acció, ampliant la mirada
-
Es constitueixen, a través del suport de l’oficina tècnica, per desenvolupar accions específiques dels Plans d’acció
-
Compten amb perfils especialistes vinculats al desenvolupament de les accions
-
Defineixen els detalls de la fitxa d’acció: objectius, recursos, tasques, indicadors associats
-
Són coordinats per l’Oficina tècnica i el seu treball va vinculat a l’inici, posada en marxa i finalització de l’acció proposada
Eines de seguiment
Un cop els òrgans corresponents han elaborat i validat un pla d’acció anual prioritzant les accions a dur a terme any rere any, hi ha diverses eines de seguiment que seran de gran utilitat per al desenvolupament de les responsabilitats dels diferents òrgans envers la implementació:
Planificació de la implementació d’un pla estratègic cultural realitzat amb el suport del CERC (2023) L’acció cultural a Cabrera de Mar: Pla d’acció 2023 i modelització”
El seguiment i l’avaluació de la implementació del pla estratègic són clau per avaluar el seu desenvolupament, el compliment, i un mecanisme per dimensionar els seus impactes i la seva capacitat transformadora.
L’avaluació no és un procés complementari, sinó que és una condició nuclear i fonamental. Disposar d’un bon sistema de seguiment i d’un hàbit avaluador proporciona múltiples avantatges:
-
Genera coneixement útil i operatiu
-
Facilita la transparència i la rendició de comptes
-
Evidencia resultats, orienta, reconeix i legitima el valor social de la política cultural
-
Dota de fonament les decisions sobre el desenvolupament i l'impacte de la planificació
L’avaluació demana temps i recursos, sobretot a l’inici del procés. També requereix reflexió, intenció, consens i constància. Cal tenir en compte que es tracta d'un circtuit d’aprenentatge continu però que aporta molts beneficis a l’hora d’optimitzar la gestió cultural.
És imprescindible no confondre el seguiment i l’avaluació. Mentre que l’avaluació serveix per valorar l’eficàcia i l’eficiència de les intervencions i mira de fonamentar la presa de decisions estratègiques (comporta judici de valor), el seguiment serveix per informar del desplegament de la implementació (exercici de revisió analític).
Els indicadors
Un indicador esdevé una eina de control específica, observable i mesurable que permet fer un seguiment dels objectius establerts. Elaborar un bon sistema d’indicadors permet fer seguiment i avaluar les nostres intervencions comptant amb informació actualitzada i precisa.
Què hem de tenir en compte a l’hora de proposar-los?
-
Hem de tractar que ens donin informació sobre els aspectes més destacats de la implementació.
-
Han de poder obtenir-se amb recursos dels que efectivament es disposa
-
S’han de definir amb claredat i preveure quina és la periodicitat amb què es recullen, la font d’obtenció i la responsabilitat de qui recull les dades.
Un cop tenim les dades, per què ens són útils els indicadors?
-
Permeten mesurar i comparar la representació d’un valor relacionat directament amb un objectiu fixat
-
Ajuden a aprendre i a millorar la presa de decisions, rectificant mesures o ajustant algunes accions
-
Possibiliten l’avaluació i la identificació de relacions causals entre l’estratègia i els impactes
-
Enforteixen la connexió amb el sentit de la planificació, i per tant completa el seu cicle
Tipologies d’indicadors
Els indicadors poden ser de diferents tipus, segons com sigui la naturalesa d’allò que es vulgui mesurar. Per exemple:
-
De seguiment: es refereixen a l’estat de les tasques o activitats que es requereixen per assolir els resultats de l’acció
-
De resultat: es refereixen a productes o fenòmens resultants de les activitats de la intervenció
-
D’impacte: es refereixen a la mesura dels canvis observats en els destinataris de l’acció un temps després de la realització de la intervenció
Quadre de comandament integral
Un quadre de comandament integral (QCI) és una eina de gestió que ajuda a la presa de decisions directives en proporcionar informació periòdica sobre el nivell d’acompliment dels objectius prèviament establerts mitjançant indicadors. És a dir, agrupa en un mateix entorn tots els indicadors del conjunt accions que s’estan implementant, i permet visualitzar-hi l’estat de desenvolupament del Pla estratègic a través dels indicadors.
Podem trobar un exemple de Quadre de comandament integral en el seguiment del Cercle de Comparació Intermunicipal de Serveis Culturals, un projecte de col·laboració que aporta una mirada transversal al conjunt de l’acció cultural que es desenvolupa al territori, i que permet visualitzar en un mateix entorn el conjunt d’indicadors calculats, també amb una perspectiva temporal.
A finals de cada any, els òrgans corresponents faran una valoració del grau d’implementació de les accions definides als Plans d’acció anuals, a partir de la informació que subministren els indicadors. Aquesta valoració permetrà prendre decisions per corregir i proposar noves accions en el següent Pla d’acció anual.
Al final del període establert per al desenvolupament del pla estratègic, és recomanable organitzar una sessió per fer balanç del Pla estratègic, presentant els assoliments que s’han obtingut en les diferents línies estratègiques.
A banda, també és important realitzar una valoració qualitativa de com ha anat el procés, i determinar quines millores es poden fer de cara a un futur pla estratègic. En aquesta sessió, que serà conduïda i presentada pels representants polítics impulsors del Pla estratègic, es convidarà a tots els agents implicats en el desenvolupament i implementació del Pla estratègic: altres responsables polítics, representats tècnics, agents, entitats culturals i persones que hi han col·laborat.
A mode de resum, veurem a continuació quins son els aspectes que cal tenir en compte perquè un pla estratègic arribi a bon port, així com els punts forts que ens aporta comptar amb un procés d’aquest tipus:
Per a saber-ne més
Podeu visitar el web del Centre d'Estudis i Recursos Culturals de la Diputació de Barcelona