Anàlisi de problemes i presa de decisions

Formular objectius és organitzar l'acció. És donar direcció als esforços. Es tracta d'un procés lògic que busca traduir en paraules precises l'essència del projecte.

No has de confondre objectiu amb les tasques o accions necessàries per aconseguir els objectius! Ni amb els resultats, ja que un resultat pot ser una dada, però un objectiu sempre significa un assoliment.

Determinar els objectius no és cosa fàcil; amb freqüència, al llarg d'una discussió de grup, el que semblava un objectiu precís i sense ambigüitat es mostra en realitat difús i inconscient. Definir objectius és un problema dur per al grup, especialment si la concepció dels termes utilitzats és diferent en cada membre del grup. La realització dels objectius explícits només pot ser aconseguida per un grup si els membres els entenen de forma unitària i si els objectius informals són exposats obertament i tinguts en consideració.

Els verbs que utilitzis en la formulació dels objectius estaran predeterminant les possibles respostes. Per aquest motiu, és important escollir-los adequadament.

Els objectius expressen accions que seran desenvolupades, i per això sempre has de començar el seu enunciat amb un verb en infinitiu.

L'elecció del verb adequat és fonamental. Els enunciarem sempre en positiu:

Verb d'acció (1) + funció sobre l'acció (2) + resultat final o intenció (3) + data de finalització (4).

Els objectius d'un grup han de complir uns requisits mínims:

• Ser concrets i específics: Han de consistir en un enunciat clar i determinat, que doni a entendre fàcilment la seva finalitat i que sigui específic per a cada cas o situació.
• Tenir uns terminis fixats: Seran més eficaços si es fixa un termini per executar-los.
• Tenir un control sobre el resultat: Els objectius resulten estimulants en la mesura que siguin assolibles, ja que d'una altra manera no motiven, sinó que, al contrari, desanimen si es veuen com a impossibles d'aconseguir.
• Estar coordinats i ser compatibles entre si.
• Representar una solució òptima que, encara que difícil d'assolir, sigui prou accessible per evitar el desànim i l'escepticisme.
• Ser fixats en termes precisos i mesurables, en termes de resultats i no d'instruments intermedis. Preferentment, amb resultats que s'obtindran en un termini raonable o com a conseqüència d'un esforç determinat.
• Estar proveïts d'un dispositiu mesurador de les realitzacions per posar en evidència les desviacions i per garantir tant el control de l'execució com el dels resultats. Han de ser susceptibles d'establir un criteri d'èxit per a ells mateixos.
• Ser coneguts per totes les persones implicades en la seva realització, les quals -dins del que sigui possible- hauran participat en l'elaboració dels objectius, de manera que s'hi sentin personalment compromeses.
• Ser compatibles amb els objectius individuals de les persones implicades.

Aquesta fixació d'objectius és important perquè, com més clares siguin les idees d'un individu sobre allò que es tracta d'aconseguir, més probable és que ho aconsegueixi. D'altra banda, només podem mesurar els nostres progressos si sabem on anem. L'habilitat per fixar objectius i per imaginar diverses alternatives de futur poden ajudar a alliberar-nos de la inèrcia del passat i a marcar-nos un camí, la qual cosa ens facilitarà la planificació i la presa de decisions.

Les formes d'identificar indicadors són mitjançant dades històriques: estadístiques, registres, comparacions…, estàndards o de la mateixa redacció de l'objectiu.

Preguntes per definir indicadors:

1. Què millorarà amb l'obtenció de l'objectiu?
2. Com sé que ho faig bé si ningú m'ho diu?
3. He aconseguit el que m'havia proposat i en quin grau?

Podem diferenciar diferents tipus d'Indicadors segons:

Dificultats en l'ús d'indicadors:

• Perill de convertir-se en estàndards de qualitat: es poden convertir en un meta per si mateixos.
• Hauran de ser utilitzats per a objectius acceptats per tots els implicats.
• S'ha de mesurar el que ha de ser avaluat, no el que és fàcil de mesurar.

Els indicadors t'han de donar informació pertinent, fiable i àgil sobre els grans àmbits de control de gestió. Així, doncs, existeixen indicadors de:

• Economia. Informen dels recursos utilitzats en relació amb les previsions. Exemples: control pressupostari, terminis de realització, nombre d'hores (persones) dedicades al projecte, etc.
• Eficiència. Informen dels recursos utilitzats en relació amb els resultats obtinguts. Exemples: diverses formes de mesurar la relació cost-benefici.
• Eficàcia. Informen del grau d'acompliment dels objectius del projecte. Exemples: nombre de ciutadans usuaris d'un servei, terminis de tramitació d'un procediment, reducció de cues, etc.
• Efectivitat. Informen de l'impacte que el projecte ha tingut sobre la realitat, la qual cosa queda, lògicament, pendent fins que es puguin avaluar els resultats del canvi. En moltes intervencions públiques, serà a mitjà o llarg termini; per tant, l'avaluació quedarà diferida en el temps. Exemples: satisfacció dels ciutadans, reducció de contaminants, augment en l'ús del transport públic, etc.

Fer un seguiment correcte dels objectius fixats ens permetrà comprovar si les accions i els indicadors plantejats per assolir-los són correctes o si necessitem replantejar-nos-en altres de més adequats.

Així mateix, ens facilitarà determinar si els recursos emprats són suficients o no.

Utilitzar fitxes de seguiment és una manera molt gràfica de controlar el treball que es fa. Aquest exemple de fitxa de seguiment és útil com a model per elaborar indicadors de seguiment de les solucions preses:

Finalment, recorda que per establir indicadors correctament és útil tenir en compte l'acrònim SMART:

• ESpecífics (Specific).
• Mesurables (Measurable).
• Assolibles (Achievable).
• Realistes (Realistic).
• A Temps (Timely).