1. La revolució tecnològica ha afectat a la forma de tramitar el procediment administratiu?
Definitivament, sí. No hi ha dubte que les noves tecnologies de la informació i la comunicació (TIC) han marcat una època de progrés, desenvolupament i innovació en molts aspectes de la nostra societat. Davant d’aquesta realitat, els poders públics han reaccionat per no quedar al marge d’aquest procés de transformació social i per això han dictat nombroses normes per adaptar el marc jurídic a la societat de les TIC, regulant les relacions entre el ciutadà i l’administració des d’un enfocament eminentment electrònic.
En aquest context s’han aprovat la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques i la Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic, que aposten clarament cap a un model d’administració electrònica, impulsant un canvi de paradigma o “manera de fer” en la tramitació del procediment administratiu i en el funcionament de l’administració pública.
Important
Si una administració pública és proactiva i aprofita els avenços tecnològics de ben segur que serà capaç d’optimitzar els processos administratius i assolir els beneficis derivats d’una millor competitivitat i prestació de serveis públics.
Per saber-ne més
Les Lleis 39/2015 i 40/2015 posen l’èmfasi en tot allò que està relacionat amb el funcionament electrònic. Amb aquest nou marc normatiu, la relació entre el ciutadà i l’administració pública ha canviat en un triple aspecte:
Exemple
Entre aquests nous drets que s’estableixen per facilitar la relació entre la ciutadania i l’administració hi ha, per exemple, el dret a relacionar-se amb l’administració a través d’un punt d’accés general electrònic (PAGE).
El PAGE permet que el ciutadà disposi d'un sol punt d'entrada per accedir a tota la informació necessària per iniciar i tramitar els seus procediments administratius, complir amb les seves obligacions i conèixer els seus drets. D’aquesta manera es posa fi a la dispersió d’informació existent en portals i pàgines web que generava confusions i grans dificultats al ciutadà alhora d’accedir als serveis administratius.
Podeu entrar a visitar, per exemple, el PAGE de l’administració general de l’Estat.
2. Quines són les principals novetats que el nou model d’administració electrònica imposa alhora de tramitar el procediment administratiu?
La LPACAP implementa la tramitació electrònica del procediment administratiu fomentant la relació electrònica entre els interessats i l’administració pública en aspectes com:
3. Les persones com s’han de relacionar amb l’administració pública?
Una de les novetats del model d’administració electrònica és que determinats col·lectius s’han de relacionar obligatòriament a través de mitjans electrònics amb l’administració, com per exemple les persones jurídiques, entitats sense personalitat jurídica, notaris, registradors o els professionals que per exercir la seva professió hagin d’estar obligatòriament col·legiats.
Les persones físiques, en canvi, poden optar entre relacionar-se a través de mitjans electrònics, o bé a través dels mitjans tradicionals (presencial, oficines de correus, etc.).
Important
El legislador no ha imposat a les persones físiques l’obligació de relacionar-se electrònicament amb l’administració perquè és conscient de l’existència d’una “escletxa digital”, és a dir, la dificultat que algunes persones encara tenen alhora d’accedir i utilitzar les noves tecnologies amb normalitat.
4. Les clàssiques oficines en matèria de registre desapareixen?
No, al contrari, es potencien i es transformen. Les persones físiques que optin per seguir relacionant-se amb l’administració de manera presencial acudint a les oficines en matèria de registre també es veuran afectades, perquè alguna de les novetats introduïdes per aquest nou model d’administració electrònica afecta a l’atenció presencial.
5. Què fan ara les oficines en matèria de registre?
A partir de la LPACAP, les oficines en matèria de registre (conegudes com a OAC o OIAC) passen a ser oficines d'assistència en matèria de registres i compten amb noves funcions.
Les noves funcions “d'assistència” es centralitzen en potenciar l'ús de mitjans electrònics i consisteixen, en essència, en assistir als interessats (únicament persones físiques) en tot allò relacionat amb:
Per saber-ne més
És el “funcionari habilitat” el que s’ocupa de realitzar actuacions per compte dels ciutadans que necessiten ajuda en la utilització de les TIC o no disposen dels mitjans electrònics suficients per realitzar tràmits administratius (identificar-se o signar electrònicament, presentar una sol·licitud a través del registre electrònic, etc.). Només cal que el ciutadà s'identifiqui davant aquest funcionari i doni el consentiment exprés perquè aquest realitzi el tràmit en nom seu.
A part d’aquesta funció, les oficines d’assistència també han de realitzar altres tasques relacionades amb el funcionament electrònic de l’administració pública:
-
Digitalització de documents.
-
Recepció de documents dirigits a altres administracions.
-
Expedició de còpies autèntiques.
-
Pràctica de notificacions i apoderaments per compareixença.
6. En quin moment puc presentar una sol·licitud i/o documentació davant d’una administració pública?
Les administracions públiques han de disposar d‘un registre electrònic general que permeti que el ciutadà es relacioni amb l’administració pública durant les 24 hores del dia i els 365 dies a l’any, eliminant qualsevol barrera o límit horari.
Exemple
Uns anys enrere, un veí o veïna que volgués sol·licitar l’ajut del menjador escolar havia d’acudir a les dependències municipals en horari d’atenció al públic (generalment, en horari de matins i de dilluns a divendres). A dia d’avui, les administracions compten amb un registre electrònic que permeten que aquesta persona pugui presentar la seva sol·licitud qualsevol dia de la setmana i a qualsevol hora (amb els mateixos efectes).
Per saber-ne més
Tots els registres de les administracions públiques han de ser interoperables i han d’estar interconnectats entre sí per permetre que els ciutadans puguin presentar els seus documents a través del qualsevol registre.
El concepte de la interoperabilitat es refereix a la compatibilitat informàtica, la interconnexió entre registres, la transmissió telemàtica de documents i assentaments registrals, l’intercanvi de dades i, en general, la posada en comú d’informació, essent essencial en el model d’administració electrònica.
7. La documentació administrativa que s’elabora durant la tramitació d’un procediment administratiu com s’arxiva i es guarda?
El conjunt de documentació elaborada durant la tramitació d’un procediment administratiu (sol·licituds, denúncies, informes, decrets, etc.) s’arxiva a un arxiu, que també ha de ser electrònic.
Cada administració pública ha de mantenir un arxiu electrònic únic dels documents electrònics que pertanyin a procediments finalitzats. Aquest arxiu ha de formar part d’un sistema de gestió de la informació integral que ha de permetre la recerca de la informació d’una manera fàcil i ràpida.
Per saber-ne més
Per assolir el seu objectiu, l’arxiu electrònic ha de cobrir tot el cicle documental, és a dir, des de la gestió fins a la conservació dels documents. Per fer-ho:
-
S’ha de dotar de les eines tecnològiques adients (model de metadades, sistemes de control d’accés, auditories i còpies de seguretat, etc.).
-
Ha permetre tractar correctament els documents.
-
Ha de disposar de mesures de seguretat que garanteixin la integritat, autenticitat, confidencialitat, qualitat, protecció i conservació dels documents.
-
Ha de permetre la identificació dels usuaris i el compliment de les garanties que preveu la legislació de protecció de dades.
-
Ha d’assegurar la possibilitat de traslladar les dades a altres formats i suports que garanteixin l’accés des de diferents aplicacions.
Important
Les administracions també s’han de relacionar entre elles a través de mitjans electrònics i, per tant, també s’han de dotar amb un sistema d’arxiu que s’adeqüi a aquesta manera de funcionar. Només d’aquesta manera es pot aconseguir l’anhelada administració sense paper i un funcionament íntegrament electrònic, més eficient i àgil.
8. Què és una notificació electrònica?
Una notificació electrònica és la notificació efectuada per mitjans electrònics, sigui perquè l'interessat està obligat a rebre-la en aquest format, o perquè ho ha manifestat expressament malgrat no estar obligat a comunicar-se per mitjans electrònics amb l’administració.
Les notificacions electròniques s'entenen rebutjades un cop transcorreguts 10 dies naturals des de la posada a la disposició de la notificació sense que l’interessat accedeixi al seu contingut.
La notificació administrativa és l’acte a través del qual una administració trasllada a una persona interessada el contingut íntegre d’una resolució o una decisió administrativa per tal que aquesta en tingui coneixement.
Exemple
Per exemple, la notificació succeeix quan el funcionari de correus ens notifica al nostre domicili una resolució sancionadora de la Direcció General de Trànsit per haver superar el límit de velocitat, o quan l’ajuntament del nostre poble, a través d’un SMS o un correu electrònic, ens avisa que tenim a la nostra disposició una notificació a la Seu electrònica del consistori i nosaltres hi accedim per conèixer la decisió de l’ajuntament.
9. Totes les resolucions i actes dictats per les administracions s’han de notificar electrònicament?
La LPACAP estableix que el mitjà per efectuar les notificacions és preferentment l’electrònic, per tant no en tots els casos s’utilitza aquest mitjà obligatòriament.
Conviuen dos règims diferents:
-
Els subjectes que han d’utilitzar necessàriament aquest mitjà de notificació perquè estan obligats a relacionar-se amb l’administració per mitjans electrònics (persones jurídiques, notaris, registradors, etc.).
-
Altres subjectes (persones físiques) que poden triar entre utilitzar aquest mitjà de notificació o el tradicional (presencial, correus, etc.).
Sabies que…
La regulació de la pràctica de la notificació en paper no ha patit grans canvis amb la LPACAP, més enllà d’apreciacions de detall, com per exemple que:
-
Si la notificació es practica en el domicili de l’interessat sense que aquest hi sigui present, se’n podrà fer càrrec qualsevol persona que s’identifiqui i tingui més de 14 anys.
-
Si s’efectua un primer intent de notificació (sense èxit), el segon intent s’haurà de produir dintre dels 3 dies següents. En aquest cas, si el primer intent es va fer abans de les 15 hores, el segon s’haurà de fer després de les 15 hores, deixant obligatòriament un marge de mínim 3 hores entre els dos intents.
10. Un interessat que ha escollit relacionar-se amb l’administració a través de mitjans electrònics pot canviar d'opinió?
Sí. Els interessats que no estan obligats a rebre notificacions electròniques poden comunicar a l'administració que les notificacions es deixin de practicar per mitjans electrònics en qualsevol moment.
11. En què consisteix la notificació electrònica per compareixença?
Consisteix en l'accés per part de l'interessat, degudament identificat, al contingut d’una l'actuació administrativa a través de la seu electrònica o portal d'accés d’una administració pública.
12. Es pot practicar la notificació per mitjà de correu electrònic o SMS?
No. No s’ha de confondre la pràctica de la notificació electrònica amb l’avís electrònic de notificació.
La notificació per mitjà electrònic es practica mitjançant compareixença a la seu electrònica de l'administració o a través de l'adreça electrònica habilitada única.
L'interessat pot facilitar un dispositiu electrònic (mòbil) o adreça de correu electrònic perquè se li enviïn els avisos per informar-lo sobre la posada a la disposició d'una notificació en aquests espais, però això no converteix l’adreça de correu electrònic o el servei SMS en mitjans vàlids de notificació (es tracta de sistemes que encaixen amb el concepte d'avís complementari a la notificació, únicament).
