Convocatòria de participants
La decisió de posar en marxa una acció formativa o no pot dependre, en algunes ocasions, del nombre de persones inscrites, per la qual cosa cal disposar en tot moment d’una llista actualitzada d’inscrits, amb totes les dades necessàries per poder contactar amb ells.
Si finalment el curs s’ha d’anul·lar, s’ha de fer amb temps suficient per causar els mínims perjudicis possible als participants ja inscrits.
La logística associada a una acció formativa és com l’aire que respirem,; només en som conscients quan tenim dificultats per respirar o quan fa pudor. Hi ha una sèrie de tasques que hem de portar a terme per fer possible l’acció formativa, tant presencial com en línia; i va des de fer una comunicació eficient fins a garantir l’accessibilitat a l’aula, passant per la comprovació que tots els recursos i mitjans tècnics de l’aula funcionaran correctament.
Comunicar
-
Títol de l’acció formativa i formador que l’imparteix.
-
Objectius del curs.
-
Taula general de continguts o miniprograma.
-
Dates i horaris previstos (programa bàsic).
-
Lloc d’impartició (s’hi poden incloure plànols d’accés).
-
Tant important és la convocatòria com la desconvocatòria.
-
Cal enviar-les amb prou temps d’antelació.
-
Cal establir una data límit per comunicar la no assistència d’un participant amb justificant del seu cap.
Aspectes fonamentals de la logística
-
Dates.
-
Nom i perfil dels participants.
-
Horari.
-
Localització del curs.
-
Recursos i mobiliari de l’aula.
-
Assegurar l’accessibilitat.
-
Llistes d’assistència.
-
Materials addicionals.
-
Accés del formador a les instal·lacions.
-
Qüestionaris d’avaluació del curs.
-
Esmorzar (coffee-break) i dinar (si s’escau).
-
Facilitar informació prèvia al formador/a.
-
Comentar els aspectes de control i administratiu.
-
Tenir una persona de referència a les instal·lacions.
Preparació de l’aula
-
Confirmar l’accessibilitat.
-
Senyalització.
-
Temperatura.
-
Condicions acústiques.
-
Lluminositat.
-
Espai/disposició del mobiliari.
-
Recursos i equipament tècnic necessari, comprovar-ne el funcionament.
-
Visió sense obstacles.
-
Higiene/ordre.
La persona responsable de l’organització i logística hauria de ser present a l’inici de les accions formatives per assegurar una posada en marxa sense entrebancs.
Aspectes que cal revisar en l’àmbit de l’aula abans de la realització d’una acció formativa presencial.
☑
|
Llista de comprovació
|
☐ |
L’aula és accessible (sense barreres arquitectòniques o dificultats per a persones amb discapacitats) i la senyalització per arribar-hi és correcta i suficient. |
☐ |
L’espai i el mobiliari són suficients per al nombre de participants esperat i la metodologia que cal seguir. |
☐ |
Mobiliari modular, lleuger i fàcil de combinar per diferents disposicions de sala. |
☐ |
Instal·lacions i infraestructura adequada segons les necessitats (endolls, connexions telefòniques, accés a Internet, etc.) |
☐ |
Condicions acústiques adequades. Cal afavorir la fluïdesa de la comunicació, tot evitant sorolls interns o externs i facilitant la transmissió de la veu. |
☐ |
Temperatura adequada (climatització segons les condicions estacionals). Una referència pot ser al voltant dels 21º. |
☐ |
Ventilació suficient. |
☐ |
Lluminositat (llum natural / llum artificial suficient). |
☐ |
Higiene i ordre de l’espai, mobiliari i materials. |
☐ |
Documentació i materials addicionals. |
☐ |
Documentació administrativa (fulls d’assistència, etc.) preparada. |
☐ |
Visibilitat òptima a tota la sala (entre participants i formador / distància als mitjans audiovisuals). |
☐ |
Mitjans audiovisuals (ordinador, programari, canó de projecció, pantalla, equip de so, etc.) revisats i preparats per a l’exposició. |
☐ |
Mitjans auxiliars clàssics (pissarra, paperògraf, retoladors, etc.) preparats per a l’exposició. |
|
|