L'expressió «no tinc temps», ens resulta familiar, oi? Amb el que volem dir que les hores del dia no són suficients per fer tot el que ens hem proposat.
No podem amb la nostra agenda i arribem exhausts al final del dia. Potser amb un dia de 30 hores, sí que tindríem temps suficient… o amb dies de 45 hores…
Les estovalles sempre són més petites que la taula i hem de decidir quina part queda sense cobrir. Només nosaltres decidim quina part de la nostra taula es queda sense estovalles, només nosaltres podem decidir què fem amb el nostre temps.
En el fons «no tinc temps» vol dir «això no està entre les meves prioritats». Potser la dificultat rau a decidir el que és realment important i ser-hi coherent.
Certament, aquesta evidència no està exempta de temor… i no s'ha descobert encara un altre mètode que no sigui afrontar-ho des de la responsabilitat.
Una forma de reflexionar sobre els dos conceptes és incloure'ls en la nostra agenda professional (Reflexió Chronos-Kairós) i veure:
…. tant en termes absoluts (nombre d'hores) com en termes relatius (en percentatge).
Si fem l'exercici i…
El nombre d'hores que destinem a la nostra activitat professional i la distribució que en fem entre Chronos i Kairós no obeeixen a una fórmula matemàtica, exacta i òptima universalment.
El que determina l'equació desitjable per a cada professional és subjectiu i té relació amb la percepció de valor que aporta. És a dir, intuïtivament, la majoria de vegades, sabem si estem utilitzant bé el temps o no.
Les preguntes que emergeixen són: Quant s'assembla la meva equació desitjada a la meva equació actual? Què faré perquè s'apropin?
La majoria de les vegades, aquestes qüestions no són més que un símptoma de processos més profunds. Si seguint aquests consells, la situació millora notablement, enhorabona!
Hi ha una llarga llista de factors i situacions que són nefastos per a un ús eficaç del temps.
Molts d'aquests aspectes són disfuncions que detecta el sentit comú i, sovint, la solució consisteix en un consell, també de sentit comú, que segueix un enunciat del tipus: «Deixa de fer les coses malament i fes-les bé». Bona intenció…, però insuficient.
Lamentablement, però, això no succeeix gaire sovint. De vegades, perquè les receptes ni tan sols es posen en pràctica; unes altres, perquè es mostren impotents davant la situació a corregir.
Si ens limitem a recordar que per millorar la gestió del nostre temps cal que prioritzem, que no retardem les decisions, que millorem la coordinació interna, que deleguem més i que aclarim o demanem aclariment sobre els objectius, en realitat t'estem dient que ets un mal professional. Si és així, estem acceptant que majoritàriament som uns ineptes… o és que les coses no són tan fàcils. L'experiència ens diu que la segona interpretació és més correcta.
Habitualment, les situacions problemàtiques no són els problemes reals, sinó els seus símptomes.
La qüestió important és saber per què no prioritzem, per què la coordinació és deficient, o els objectius estan poc clars per a l'equip.
Si no tenim respostes a aquestes preguntes, coneixem per on s'escapoleix el nostre temps, però no sabem per què ho fa.
Per esbrinar-ho haurem de:
Com en el món de la gestió, allí on la millora de processos ja no ens pot aportar gran cosa més, no cal insistir-hi amb més del mateix. Sembla més assenyat formular-se preguntes diferents i efectuar una revisió més global del sistema.
En el nostre cas, això vol dir que si ja gestionem suficientment bé les qüestions evidents que afecten el nostre temps I, malgrat això, seguim tenint problemes de temps, hem de pensar en com construïm un nou temps que es materialitzi en una nova agenda que ens resulti més satisfactòria.
Des d'aquesta mirada, en Lluís Casado, en la seva obra Aprender a construir el propio tiempo, ens ofereix un model per a la reflexió que obre el nostre camí de construcció del temps. Com ell mateix ens indica:
«Aquest model és solament un mapa de carreteres perquè facis un viatge. La destinació final, l'itinerari i el ritme, solament els pots decidir tu.»
El model en si mateix és simple, i de sentit comú. Tot i així, l'experiència indica que moltes persones es mostren agraïdes i alleujades quan els ho recorden.
L'autor ens avisa, però:
«Abans de res, cal destacar una qüestió clau: aquest programa, o qualsevol altre similar, no té cap capacitat de canviar les coses si no hi ha una ferma voluntat personal de fer camí. Seguint amb el símil de la carretera, per més que disposem d'un vehicle molt potent, si no tenim ganes de viatjar, difícilment arribarem a la nostra destinació.»
Les dificultats apareixeran en el camí i per això, en cada fase, cal reflexionar sobre les incidències, els problemes i les situacions que l'experiència ens diu que probablement ens trobarem.
Construir un nou temps no és una qüestió màgica, però tampoc una tècnica. És una decisió personal que depèn de cada persona i de cada organització.
El programa per a la construcció del nostre temps té quatre fases:
1. Revisar el concepte personal sobre el temps
Els nostres problemes amb el temps depenen en part de les limitacions reals que ens imposa el rellotge i l'agenda, però també de la nostra concepció del temps.
Molts exemples de la vida quotidiana ens parlen de l'existència de diferents concepcions del temps, ja sigui mitjançant consells («El que puguis fer avui, no ho esperis fer demà», o «Per més que corris no aplegaràs més aviat») o mitjançant l'exemple de les persones de referència (hiperactivitat o calma, rigor en el compliment dels horaris o flexibilitat, etc.).
El resultat final d'aquest bombardeig constant de missatges sobre què és el temps, el seu significat, el seu valor, el seu ús correcte o incorrecte, acaba per construir una definició personal que condiciona la nostra relació amb el temps en la vida adulta.
Com en la definició de qualsevol problema, els de temps es defineixen en relació amb el que creiem que hauria de ser, la situació que creiem correcta. Així, podem veure persones amb un ritme de treball molt elevat que no mostren cap dificultat, perquè el seu concepte de temps és coherent amb aquest ritme; i, persones amb un ritme més reposat, que viuen atabalades per la manca de temps.
Conèixer quin és el concepte personal sobre el temps és una informació útil per entendre els problemes de temps: Què és el temps? Quin valor té? Quins són els usos correctes i incorrectes del temps? Quina situació actual està influint en la meva concepció del temps?…
La reflexió i la resposta a aquestes preguntes ens orientaran sobre la nostra particular concepció del temps.
2. Estalviar temps per poder invertir
Per invertir, cal estalviar primer, és a dir, cal deixar de fer alguna cosa per poder dedicar-nos a altres coses, professionals o personals.
Sembla de sentit comú que el temps cal invertir-lo bé per obtenir una bona rendibilitat, el que podem definir com obtenir més temps. Però cal que recordem la regla econòmica bàsica que ens diu que la inversió necessita un estalvi previ. Invertir sobre la base de crèdits és arriscat, com bé saben alguns inversors en borsa, però és el que intentem fer quan seguim utilitzant tot el nostre temps actual i intentem treure, a més, un temps extra que no ens pertany, perquè és propietat d'un altra persona. Aquest temps prestat es materialitza en jornades interminables, caps de setmana acompanyats del portàtil o vacances reduïdes i amb la companyia inseparable del mòbil.
Alguns dels àmbits en els quals podem estalviar una mica de temps són:
3. Invertir estratègicament
En qualsevol inversió, i en el temps també, per obtenir una bona rendibilitat, és necessari que la inversió tingui un horitzó estratègic. Les jugades a curt termini no poden aspirar a grans beneficis, tret que siguin especulatives. En aquest cas, el risc es multiplica. A continuació, veurem en quins àmbits d'organització és possible trobar habitualment bones oportunitats d'inversió.
4. Desactivar les interferències i els lladres de temps. Hi ha moltes interferències i persones (lladres de temps) que s'encarreguen que no puguem gestionar el nostre temps i la nostra agenda tal i com, utòpicament, voldríem fer-ho. Algunes propostes per frenar-los serien: aprendre a dir no, evitar distraccions, anar al gra, reunir-se nomé quan cal, delegar…