1. Univers Google: Google Drive

Descripció de l'episodi:

El núvol és un altre dels conceptes que han arribat per quedar-se i que pertanyen a una realitat digital ja consolidada, tant en l’àmbit personal com en el professional. Qui més qui menys ha escoltat expressions com “Treballar al núvol” o “Pujar documents al núvol”. Però, què significa exactament això? Què vol dir “pujar alguna cosa al núvol”? On és aquest “núvol”?

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

JOSEP LLUÍS VIDAL: El núvol és un altre dels conceptes que han arribat per quedar-se i que pertanyen a una realitat digital ja consolidada, tant en l'àmbit personal com en el professional. Actualment és difícil concebre un dispositiu, sigui un ordinador, un mòbil o una tauleta, que no compti amb una connexió a Internet. Gairebé totes les aplicacions o els serveis digitals dels que podem gaudir avui dia necessiten una connexió a Internet, almenys per oferir-nos tot el seu potencial. Qui més qui menys ha sentit expressions com «treballar al núvol» o «pujar documents al núvol». Però, què significa exactament això? Què vol dir pujar alguna cosa al núvol? On és aquest núvol? El concepte de núvol, però, en realitat no és difícil d'entendre. De fet és l'essència d'Internet. Aquest pòdcast d'Àudioformació el dediquem a descobrir el núvol d'Internet, com funciona i quines són les seves possibilitats. I ho farem a través de noms que tothom ha sentit alguna vegada: Google Drive, Dropbox o iCloud. Som-hi!

Però, primer de tot, saludem la Montse Vidal: benvinguda!

MONTSE VIDAL: Hola, gràcies.

JOSEP LLUÍS VIDAL: La Montse Vidal és comunicadora. Jo soc en Josep Lluís Vidal, comunicador i consultor de màrqueting digital.

Entrem en matèria. Comencem per la base. Com podem definir el núvol? De manera resumida, podem dir que es tracta d'un sistema d’emmagatzematge i gestió de dades que funciona de manera deslocalitzada i bidireccional. Aquest sistema permet l'accés a un o diversos usuaris i des de diversos dispositius, sigui o no, de manera simultània. Doncs bé, aquesta és l'essència mateixa d'Internet des dels seus inicis. No estem descobrint res de nou. La qüestió és que en els darrers anys s'han ampliat les capacitats i prestacions d'aquest sistema. A més, han aparegut diverses solucions centrades en oferir aquest servei: Google Drive, Dropbox o iCloud. Oi que aquests noms us són més familiars?

MONTSE VIDAL: I tant que sí. Tots aquests noms i d'altres corresponen a aplicacions que simplifiquen i acosten a l'usuari el concepte de núvol, que tot seguit, expliquem en més detall. Treballar al núvol significa que totes les dades, arxius, documents i programari no es guarden al nostre dispositiu. Almenys no de manera exclusiva. Es guarden en una altra xarxa de servidors als quals es pot accedir des de qualsevol ubicació, sempre i quan tinguem una connexió Internet.

Aquesta forma de treballar, com tot, té avantatges i també té inconvenients. El principal avantatge és, sense cap mena de dubte, la disponibilitat dels recursos les 24 hores al dia, exceptuant que hi hagi algun contratemps tècnic, evidentment.

Algú podria pensar que el nostre ordinador també està sempre disponible, i així és, però fins que deixa d'estar-ho. Un ordinador o qualsevol altre dispositiu d'ús personal, no està pensat per funcionar les 24 hores al dia de manera ininterrompuda, no compta amb un sistema que garanteixi el subministrament elèctric sense interrupcions i, normalment l'usuari no fa còpies de seguretat del seu contingut. A tot això, s'afegeix la possibilitat que perdem l'aparell, o pitjor encara, que ens el robi. Per tot plegat, la informació que conté el nostre dispositiu és molt més vulnerable del que som conscients.

En canvi, quan treballem amb algun sistema de gestió de dades al núvol, sí que comptem, a priori almenys, amb còpies de seguretat, disponibilitat de recursos les 24 hores al dia i un major grau de seguretat davant virus, intrusions o pèrdues d'informació. Vol dir això que els sistemes al núvol són infal·libles? No, ni molt menys. Tots els sistemes, absolutament tots, són vulnerables en més o menys grau. Però les infraestructures que suporten el que avui dia coneixem com a núvol són força robustes i ens aporten més garanties que un dispositiu d'ús personal.

JOSEP LLUÍS VIDAL: Això pel que fa a la seguretat. Però treballar amb aplicacions i sistemes al núvol té altres beneficis. Per exemple, un augment de la productivitat, sobretot quan les mateixes dades són necessàries per a les tasques que han de portar a terme diversos membres d'un mateix equip. Treballar al núvol també fa possible una reducció considerable de l'ús del paper o fins i tot la seva total eliminació. Per exemple, ja no és necessari imprimir un document determinat perquè una persona el pugui signar. El podem redactar i compartir amb la persona responsable que l'haurà de signar. Tot el procés és digital. A més, treballar amb sistemes de gestió de dades al núvol ens permet una millor gestió de l'estrès. I és que amb el núvol tenim el nostre abast eines molt potents per classificar i,sobretot,localitzar de forma ràpida i eficient qualsevol informació que tinguem guardada. Quantes hores has perdut tamtes vegades buscant un document en multitud de carpetes i arxivadors?

MONTSE VIDAL: Si traslladem aquesta manera de gestionar la informació i les dades a exemples concrets, ens trobem amb aplicacions tan conegudes com les que hem citat abans: Google Drive, Dropbox o iCloud, entre d'altres.

Totes elles compten amb una versió funcional gratuïta que, en alguns casos, pot ser suficient per a les necessitats de determinats usuaris. Les prestacions d’aquest sistema de gestió d'informació al núvol són bàsicament la capacitat d'emmagatzematge, les funcionalitats per compartir dades amb altres usuaris (el que es coneix com a treball col·laboratiu) i les aplicacions d'escriptori. Aquestes últimes possibiliten que treballem des del nostre dispositiu amb la mateixa interfície que el sistema operatiu que fem servir. Tot seguit, expliquem amb una mica més de detall aquestes prestacions.

JOSEP LLUÍS VIDAL: Actualment, la capacitat d'emmagatzematge és vital. És cert que els documents de text, arxius PDF o fulls de càlcul no ocupen massa espai en disc, però les imatges, vídeos i àudios sí. I sabem que, avui dia, els elements multimèdia són molt habituals en gairebé tots els sectors d'activitat, sigui en una administració pública, en una empresa o en una entitat sense ànim de lucre. Per exemple, Google ofereix en la seva versió gratuïta un espai d'emmagatzematge de 15 gigabytes, però aquesta capacitat ha de ser compartida entre tots els serveis de Google: correu electrònic, arxius adjunts, Google Fotos i Google Drive. De tota manera, en la majoria de casos, és suficient per un ús personal. En el cas de Dropbox, la versió gratuïta compta amb 2 gigabytes d'espai. Realment és una capacitat limitada si el que volem és treballar amb elements multimèdia, però suficient si l'ús al que destinarem el sistema és d’arxius de poc pes. A més, podem ampliar aquesta capacitat de forma gratuïta recomanant Dropbox a amics i coneguts. Per cada compte nou que ells obrin, tindrem un espai extra per a nosaltres.

MONTSE VIDAL: iCloud, per la seva banda, és el sistema de gestió de dades al núvol d’Apple, i és per això que s'entén a la perfecció amb els ordinadors Macintosh, els iPhone i els iPad. La versió gratuïta ofereix d'entrada 5 gigabytes d’emmagatzematge.

I encara detallarem una altra aplicació de gestió de dades i documents al núvol, OneDrive de Microsoft. I és que no podíem deixar de referenciar aquest sistema que també ofereix 5 gigabytes per guardar documentació de forma gratuïta. Aquesta capacitat, però, es pot augmentar significativament en combinació amb altres productes de Microsoft, com el mateix sistema operatiu Windows. De fet, OneDrive es troba preinstal·lat a Windows, i en canvi no és l'aplicació de gestió de documentació al núvol més popular.

JOSEP LLUÍS VIDAL: Però, a nivell pràctic, com treballem amb arxius i documentació al núvol? Doncs, bàsicament, tenim dues maneres: a través d'un navegador web o d'una aplicació d’escriptori. També podem accedir i gestionar la nostra documentació a través d'una aplicació per a dispositius mòbils, però, a nivell de concepte, això és l'equivalent a treballar amb un navegador web però des d'un dispositiu mòbil. Aquesta opció que comentem, la del navegador web, és molt útil quan no tens disponible el teu ordinador personal o estàs utilitzant una màquina que comparteixes amb altres persones. Pots accedir al teu compte al núvol des de qualsevol dispositiu amb una connexió a Internet.

Ara bé, si necessites, per exemple, modificar un document de text o un full de càlcul, hauràs de descarregar aquest arxiu al teu dispositiu, fer la modificació corresponent i tornar-lo a pujar per tal de tenir sempre la darrera versió disponible. Aquests passos no són necessaris si treballes en el cas de Google, amb Google Docs, ja que aquests arxius tenen un format específic que permeten l'edició des del mateix navegador o aplicació mòbil. Però d'això en parlarem en un altre pòdcast.

Un altre avantatge d'accedir al núvol a través d'un navegador web és que podem gestionar les còpies de seguretat d'un determinat arxiu. Posem per cas que modifiquem una fórmula d'un full de càlcul. Ens equivoquem, la guardem, tanquem i pugem el document. Què podem fer? Doncs Google Drive i Dropbox ens donen la possibilitat d'accedir a l'historial de les darreres versions d'aquest document. Així, podem recuperar la darrera versió just abans del canvi.

MONTSE VIDAL: Amb les aplicacions d’escriptori, sigui la de Google, sigui la de Dropbox, o la d’iCloud, el gran avantatge és que la informació que tenim al núvol també es troba al nostre ordinador. Concretament a una carpeta específica que es sincronitza amb la informació del nostre compte cada vegada que hi ha qualsevol canvi, un arxiu nou, una modificació o l'eliminació d'un document. El sistema funciona com un mirall. Qualsevol canvi que es produeixi en un dels dos espais, el núvol o el nostre ordinador, queda reflectit automàticament al cap de poc segons a l'altre, sempre que tinguem connexió a Internet, evidentment. Treballar amb les aplicacions d’escriptori de les solucions informàtiques al núvol, suposa que l'entorn de treball és el mateix que el del nostre sistema operatiu. Per tant, ja el coneixem, estem familiaritzats.

En canvi, un aspecte no tan positiu, és que tots els arxius que tenim al nostre ordinador ocupen espai al disc dur. Tot i això, existeix una altra manera de sincronitzar la informació a través de tecnologia streaming. Aquesta tecnologia fa possible que al nostre dispositiu no hi tinguem realment els arxius complets, amb el conseqüent estalvi d’espai.

JOSEP LLUÍS VIDAL: El treball en equip és un dels grans atractius de les eines informàtiques al núvol. L’estalvi de temps i, per tant, la productivitat són dos dels beneficis més evidents de treballar amb aquests sistemes. L'opció de compartir documents, siguin arxius de text, fulls de càlcul, imatges o qualsevol element multimèdia és, sense cap mena de dubte, una de les més interessants i útils.

Per exemple: el propietari d'un compte crea un arxiu, per omplir-lo, necessita la col·laboració d'altres membres del seu equip. El que pot fer aquesta persona és donar accés a altres col·laboradors. Quan ho faci, els destinataris veuran que l'arxiu estarà disponible al seu espai al núvol per a la seva revisió. Opcionalment, els destinataris podran rebre algun tipus d’avis, normalment a través de correu electrònic o una notificació a través d'una aplicació per a dispositius mòbils.

MONTSE VIDAL: Però no tothom ha de tenir el mateix nivell d'accés, evidentment. El propietari del document decidirà les accions que poden fer els altres usuaris amb els arxius que ha compartit. Bàsicament, hi ha tres opcions: la persona que ha creat el document pot decidir si al destinatari li atorga un accés que li permeti només llegir, veure o, per contra, també pot fer modificacions i aportacions. Depenent de la necessitat de cada moment, podrà decidir entre una o una altra opció.

També existeix una altra possibilitat, i és que el destinatari pugui atorgar permisos sobre la documentació a altres persones, és a dir, afegir nous membres a l'equip. Cal puntualitzar que les persones amb les que compartim qualsevol contingut han de tenir també un compte del mateix sistema. Això sembla molt evident, però és important referenciar-ho. I és que sovint passa que, a l'hora de compartir informació amb algú, especifiquem una adreça de correu electrònic, i aquesta no té accés a cap plataforma de gestió de dades al núvol. Si això passa, el destinatari no rebrà l'enllaç per accedir a la informació. En el seu lloc només rebrà una invitació per registrar-se a la plataforma.

JOSEP LLUÍS VIDAL: Pel que fa a la compartició pública de documents i d'informació que tinguem al nostre compte al núvol, ho podem fer de dues maneres. La primera és la generació d'un enllaç públic que compartirem amb els altres col·laboradors a través de correu electrònic, WhatsApp o altres canals. Qualsevol persona que tingui aquest enllaç podrà accedir a la informació.

Aquest sistema és especialment útil quan hem de compartir documents de forma pública. Per exemple: entregar una feina o presentar una proposta a algú. Però aquest enllaç també el podem generar de tal manera que només sigui accessible per a les persones a les que haguem afegit prèviament. Així, encara que algú tingui l’enllaç, no podrà accedir al seu contingut si no és una de les persones autoritzades.

MONTSE VIDAL: En aquest pòdcast d’Àudioformació hem tractat els aspectes més importants dels sistemes de gestió de dades al núvol. Hem conegut algunes de les característiques bàsiques de les aplicacions més populars: Google Drive, Dropbox, iCloud i OneDrive. Totes elles amb una versió gratuïta totalment funcional.

JOSEP LLUÍS VIDAL: També hem explicat els beneficis de treballar amb documentació remota. Es poden resumir en: un augment de la productivitat, la millora del treball en equip i una millor gestió de l’estrès, entre altres. D’altra banda, hem conegut les opcions per compartir documents que ens ofereixen totes les aplicacions de gestió de dades al núvol.

MONTSE VIDAL: Fins aquí aquest pòdcast dedicat al sistema de gestió de documentació i dades al núvol. Esperem que us hagi resultat interessant i que us sigui d'utilitat. Fins la propera.

JOSEP LLUÍS VIDAL: Fins aviat.

Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.