3. Eines per a la gestió del temps

Descripció de l'episodi:

Sovint no sabem, o no som conscients, on perdem la major part del nostre temps. Segur que, en moltes ocasions, has arribat al final d’una jornada de treball amb aquella sensació una mica desagradable de no haver parat ni un sol moment i, en canvi, no haver avançat gens ni mica en assumptes que són importants. Coneixerem algunes eines tecnològiques que ens poden ajudar amb la gestió del temps, plantant cara així a l’estrès i l’ansietat i recuperant temps per a nosaltres, per invertir-lo en allò que realment volem.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

JOSEP LLUÍS VIDAL: Vivim en l'era de la digitalització, d'Internet, de les aplicacions, de les xarxes socials. En els darrers anys, tot plegat ha suposat el desenvolupament de multitud de serveis entorn al medi digital. I realment, la majoria de les propostes han servit per millorar la nostra vida, per ser més productius, per recuperar el contacte amb persones que feien temps que no veiem.

Però l'altra cara de la digitalització és la gran pèrdua de temps que se'ns escapa en petites dosis. I precisament aquest és el problema. Consultar el correu cada cinc minuts, entrar a Instagram o Facebook cada dos per tres, o estar pendents del WhatsApp consumeix, al llarg del dia, una quantitat de temps del qual sovint no som conscients. Et sents identificat o identificada amb això?

En aquest pòdcast d'Àudioformació intentarem posar remei a aquesta situació. I ho farem precisament convertint la tecnologia en la nostra aliada per ajudar-nos a gestionar millor el nostre temps i la nostra energia que al final són dos béns molt i molt preuats. Coneixerem algunes eines tecnològiques que ens poden ajudar amb la gestió del temps, plantar cara així a l’estrès i l'ansietat, i recuperar temps per a nosaltres, per invertir-lo en allò que realment volem. Som-hi!

JOSEP LLUÍS VIDAL: I comencem donant la benvinguda a la Montse Vidal.

MONTSE VIDAL: Hola, gràcies, un plaer.

JOSEP LLUÍS VIDAL: La Montse Vidal és comunicadora. Jo soc en Josep Lluís Vidal, comunicador i consultor de màrqueting digital.

Entrem en matèria. Deia el filòsof Sèneca que el nostre temps en part ens el roben, en part ens el treuen i el que ens queda el perdem sense adonar-nos. Aquesta cita té més de 2.000 anys i és perfectament vàlida actualment. Fins i tot podríem dir que, en l’era de la digitalització, és més vàlida que mai. Sobretot la part que fa referència a la pèrdua de temps que perdem sense ser conscients.

Però, abans d'explicar-vos el funcionament d'algunes eines digitals que ens poden ajudar amb la gestió del temps, fem una petita introducció al què significa la gestió del temps. En realitat, el temps no es pot gestionar. El que sí podem gestionar, amb més o menys grau d'autonomia, és allò que fem amb el nostre temps: l'estona que dediquem a cada tasca a cada àmbit de la nostra vida professional i personal. Aquesta gestió de distribuir el nostre temps té com a objectiu repartir la nostra energia de manera òptima, al llarg d'un període de temps (normalment, una jornada) per tal de ser el màxim de productius. Si us plau, entenem aquí el concepte de productivitat en un sentit ampli, no només en el sentit de productivitat empresarial. Podríem dir, millor, que l'objectiu seria acabar el dia amb aquella sensació que hem aprofitat el temps.

MONTSE VIDAL: Deies abans, Josep Lluís, que no podem gestionar el temps en sí mateix, que hem de gestionar i aprendre a gestionar allò que fem amb el nostre temps. I això, en realitat, és un bon punt de partida. És aprendre a gestionar-nos a nosaltres mateixos.

Sovint no sabem o no som conscients d’en què perdem la major part del nostre temps. Segur que en moltes ocasions heu arribat al final d'una jornada de feina amb aquella sensació una mica desagradable de no haver parat ni un sol moment i, en canvi, no haver avançat gens ni mica en assumptes que són importants. Allò que es coneix col·loquialment com passar el dia apagant focs o atenent només temes “urgents”, entre cometes. És cert que a la majoria de vegades aquesta gestió no és una tasca fàcil, sobretot perquè no només depèn de nosaltres. Entren en joc altres persones. Des dels nostres caps o companys de feina, passant pels clients i proveïdors, i acabant per amics, parella, fills, etc. I també els coneguts com a lladres de temps: persones o assumptes que ens impedeixen concentrar-nos.

JOSEP LLUÍS VIDAL: Un exemple d'una incorrecta gestió del temps és quan intentem fer diverses coses a la vegada. Sovint l'ansietat que ens genera acabar una determinada tasca acaba provocant que no ens concentrem en res en concret. En moltes ocasions, som nosaltres mateixos els que generem interrupcions per abordar altres qüestions, deixant així tasques a mitges per reprendre-les després, no delegant en els altres, estant sempre disponibles per a tothom o posposant una decisió. Tot plegat no és productiu, no dona bons resultats i, sobretot, no és saludable.

MONTSE VIDAL: També hi ha les persones que sempre estan ocupades, les que mai tenen temps per res. I segurament sí que estan molt ocupades, però estar sempre ocupat és un símptoma que alguna cosa no va bé. Encara existeix una certa creença que si treballem més hores serem més productius. A l'altre extrem hi ha les persones que sempre estan ocupades però que en realitat només fan que perdre el temps, conscient o inconscientment.

Aquests que hem comentat són alguns exemples addicionals d'una estratègia equivocada en la gestió del temps o, millor dit, de la gestió d’allò que fem amb el nostre temps.

En canvi, sí fem una bona gestió del temps quan prioritzem les nostres tasques, quan planifiquem, quan ens organitzem i sobretot quan executem, quan passem a l'acció.

JOSEP LLUÍS VIDAL: Tot seguit ens concentrem en parlar d'algunes eines digitals que ens poden ajudar a gestionar el temps que dediquem a cada tasca. Abans d'entrar en detalls, és important puntualitzar que, tot i que la tecnologia ens pot ajudar, això no serà suficient, sinó que hem de fer abans un exercici de prendre consciència i de compromís amb nosaltres mateixos amb la voluntat de fer canvis. Per posar un exemple, no servirà de res que utilitzem una agenda digital per apuntar tasques pendents si després no les executem o no fem cas del que hem anotat. Precisament comencem aquest recorregut amb una aplicació de tasques, Evernote. Es tracta d’una aplicació que vindria a ser la versió moderna d'una agenda.

MONTSE VIDAL: Evernote ofereix una versió gratuïta i completament funcional que ens permet elaborar llistes de tasques. Compta, a més, amb una sèrie de plantilles per a cada tipus de llistes. Per exemple, podem escriure una nota amb tasques pendents per acabar durant el dia d'avui amb una plantilla que ens permet resoldre allò que ja hem executat, és molt útil a nivell visual. Però realment, Evernote és molt més que un llistat de tasques. Podem classificar les notes per categories i assignar etiquetes. També és interessant destacar la possibilitat de crear llibretes digitals, que al final són una espècie de carpetes on encabir les notes. A més, es poden crear el que Evernote anomena piles del llibretes, el que podríem definir com a una forma d'organitzar les llibretes. Pot ser, per exemple, per temàtiques.

Però hi ha dues característiques que trobem realment interessants d’Evernote. Una és la potència del seu cercador. Si volem trobar una nota, només ens haurem d'assegurar que hem escrit determinades paraules clau en el títol de la mateixa.

JOSEP LLUÍS VIDAL: El cercador també té en compte les paraules incloses en el cos del text de la nota, així com les categories i les etiquetes. Però hem de tenir en compte que un títol normalment sol ser una frase curta que resumeix el contingut de la nota, i el cercador d'Evernote dona una certa prioritat a les paraules escrites en el títol. És un comportament similar al de Google, quan posiciona continguts a partir dels títols de les pàgines web.

L'altra característica interessant d'Evernote és la possibilitat de compartir notes amb altres persones. D'aquesta manera, l'eina es converteix en col·laborativa i podem donar accés a membres del nostre equip de treball per tal que puguin visualitzar o editar segons els permisos que establim. És important destacar que les dades d'Evernote es guarden al núvol, en un servidor extern. Això ens permet utilitzar l'aplicació en diversos dispositius i tenir sempre la informació actualitzada en tots ells.

MONTSE VIDAL: El complement perfecte per a Evernote és Google Calendar. Segur que el coneixeu, o almenys, n’heu sentit a parlar. No dedicarem massa estona a Google Calendar ja que aquesta sèrie d'Àudioformació conté un pòdcast dedicat de forma gairebé exclusiva a aquesta gran eina de Google. Però sí que explicarem breument algunes de les característiques més destacades.

El calendari de Google permet assignar esdeveniments o tasques a una data concreta. Per això diem que és el complement perfecte d'Evernote, perquè amb Evernote anotem allò que hem de fer, amb qui ho hem de fer i de quina manera ho hem d'executar. I amb Google Calendar li posem data. De fet, Evernote disposa d'una eina per connectar les dues aplicacions.

Google Calendar és una eina gratuïta de la suite de programes en línia de Google. S'inclou amb un compte bàsic que podem obtenir en uns pocs minuts. Amb el mateix compte, podem crear i compartir amb d’altres persones diversos calendaris que podem diferenciar visualment amb colors. Un cop més, la versió per a dispositius mòbils és vital. En tractar-se d'una eina que en realitat opera al núvol, els canvis es sincronitzen gairebé de forma immediata.

JOSEP LLUÍS VIDAL: Parlem ara de la tècnica Pomodoro i d'una aplicació per posar-la en pràctica. La tècnica Pomodoro consisteix en dividir el temps que dediquem a alguna cosa, sigui a la feina o a un projecte personal, en petites porcions de temps intercalades amb descansos curts. No més 25 minuts de feina i 5 o 10 minuts de descans. Diversos estudis evidencien que, amb el pas de les hores, la capacitat de concentració disminueix i, per tant, la productivitat. Quan això passa, és inevitable que la qualitat del resultat es vegi compromesa i el marge d'error sigui més gran. Tot plegat producte del cansament.

Per altra banda, és més fàcil concentrar-se per un període de temps relativament curt que no mantenir aquesta concentració durant hores. La tècnica Pomodoro proposa que durant les porcions de temps que dediquem a treballar eliminem absolutament totes les distraccions: mòbil, xarxes socials, correu electrònic, qualsevol cosa que ens pugui distreure de la tasca que estem realitzant. Per tant, hem d'estar enfocats en el que estem fent.

Però com ho aconseguim? Doncs ajudats de nou per la tecnologia, evidentment. Et recomanem l'ús d'una aplicació web que es diu Tomato Timer. És una aplicació web gratuïta, és a dir, no ens hem de descarregar ni instal·lar res. S'accedeix a través d'un navegador amb l'adreça www.tomato-timer.com. És molt fàcil i intuïtiva de fer servir. Per un costat tenim els tres controls principals que ens permeten activar el temps de feina, el descans curt i el descans llarg, recomanable quan ja portem hores treballant. Per defecte, aquests temps són 25 minuts per a l'estona de feina, 5 minuts per al descans curt i 10 minuts per al descans llarg. Però els podem modificar segons les nostres necessitats. L'aplicació ens avisa de manera visual i sonora quan s'esgoten cadascun dels temps, el que resulta de gran ajuda per saber quan hem d'enfocar-nos en una determinada tasca o, per contra, quan podem descansar. Nosaltres l'hem provat i es realment sorprenent la quantitat de feina que es pot arribar a executar en només 25 minuts quan estem enfocats i sense interrupcions.

MONTSE VIDAL: En l'àmbit de la gestió de projectes, amb moltes tasques a realitzar, dades d'entrega per complir i que impliquen diverses persones d'un o diversos equips, existeixen aplicacions com Trello, que ens ajuden a organitzar aquesta gran quantitat de feina. Trello compta amb una versió gratuïta totalment funcional, també és accessible des de dispositius mòbils. Aplicacions com Trello permeten dividir un projecte gran en tasques concretes que després es poden assignar a diverses persones. També es poden establir límits temporals per a la seva execució. Tot plegat, amb l'objectiu d'optimitzar el temps i energia que dediquem a cada tasca i fase del projecte, per tal que, finalment, aquesta sigui un èxit.

Per acabar aquest bloc, i només a mode d’apunt, direm que les aplicacions com Instagram han incorporat un comptador del temps que invertim en el seu ús. Un dels principals objectius d'aquesta eina és que l'usuari prengui consciència del temps que dedica a la xarxa social.

JOSEP LLUÍS VIDAL: Una altra manera d'optimitzar el temps que dediquem a la feina és l'ús d'aplicacions de control remot del nostre ordinador. Això és especialment útil si el nostre lloc de feina és un espai fixe com, per exemple, una oficina.

Des de la pandèmia ha quedat demostrat que la presencialitat no és imprescindible en molts llocs de treball. No en tots, evidentment.

Si combinem l'ús d'aplicacions de gestió de dades al núvol amb aplicacions que ens permeten controlar el nostre ordinador de forma remota, és fàcil arribar a la conclusió que podrem fer feina de manera deslocalitzada. Almenys de manera parcial, és a dir, uns dies determinats. Només l'estalvi de temps que suposa no haver-se de desplaçar ja compensa. Algunes de les aplicacions de control remot més conegudes són Anydesk o TeamViewer. Totes elles amb disponibilitat per a dispositius mòbils i amb una versió gratuïta totalment funcional.

MONTSE VIDAL: En aquesta mateixa línia també hem de parlar de les aplicacions per a realitzar videoconferències. L'estalvi de temps que suposa no haver-se de desplaçar per mantenir una reunió presencial és un dels aspectes més destacats de plataformes com Zoom, Google Meet o Skype. Són noms que fa temps que coneixem, però que durant la pandèmia gairebé hem interioritzat. Aquestes tres solucions que acabem de comentar compten amb versió per a dispositius mòbils i amb una versió gratuïta totalment funcional.

JOSEP LLUÍS VIDAL: Arribem al final d'aquest pòdcast dedicat a les aplicacions que ens ajuden a la gestió del temps. Hem explicat com la tecnologia i la digitalització poden esdevenir un enemic o un aliat tot depèn de l’ús que li donem. Les xarxes socials, el correu electrònic o el WhatsApp són eines de molta utilitat. Si controlem el seu ús i, sobretot, el temps que hi dediquem, podem treure’n molt profit.

MONTSE VIDAL: També hem parlat d'aplicacions com Tomato Timer, Evernote o Google Calendar que ens ajuden a enfocar-nos, planificar i agendar la feina. D'aquesta manera aconseguirem millorar la nostra productivitat, controlar l'estrès i en definitiva viure millor.

JOSEP LLUÍS VIDAL: I no volem acabar sense una cita de l'escriptor i filòsof espanyol Miguel de Unamuno. En una ocasió algú li va comentar: «Senyor Unamuno, jo dormo menys que vostè». I ell va respondre; «Sí, és cert; però les hores que estic despert, estic més despert que vostè».

MONTSE VIDAL: Amb aquest apunt filosòfic arribem al final d'aquest pòdcast dedicat a les eines digitals que ens poden ajudar a gestionar el temps. Esperem que us hagi resultat interessant i que us sigui d'utilitat. Fins la propera.

JOSEP LLUÍS VIDAL: Fins aviat.

Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.