4. Univers Google: Google Docs
Descripció de l'episodi:
Quan parlem de transformació i de canvi en aquest àmbit ens referim a l’aparició de nous actors, com les propostes sorgides del moviment del programari lliure. També a la forma d’utilitzar-les de forma col•laborativa, en equip. I aquí, Google té molt a dir amb el seu conjunt d’aplicacions ofimàtiques Google Docs.
En aquest pòdcast farem referència a tres de les eines ofimàtiques que ens ofereix Google: el processador de textos (Google Docs), el full de càlcul (Google Sheets) i l’aplicació per fer presentacions (Google Slides).
Transcripció:
Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat
Benvinguts a Àudioformació, un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.
JOSEP LLUÍS VIDAL: Les eines ofimàtiques bàsiques han experimentat una gran transformació en els darrers anys. Inicialment podem pensar que no ha estat així perquè, al cap i a la fi, la funció d'una aplicació per escriure un document de text o construir un full de càlcul està molt clara. Malgrat que les noves versions han incorporat noves prestacions i les interfícies s'han modernitzat, quan parlem de transformació i de canvi en aquest àmbit ens referim a l'aparició de nous actors, com les propostes sorgides del moviment del programari lliure i a la forma d'utilitzar-les de forma col·laborativa, en equip. I aquí, Google té molt a dir, amb el seu conjunt d'aplicacions ofimàtiques, Google Documents.
En aquest pòdcast d'Àudioformació, parlem de la plataforma ofimàtica de Google per conèixer els seus avantatges i també alguns dels seus inconvenients. Comencem!
Però primer de tot saludem a la Montse Vidal. Benvinguda!
MONTSE VIDAL: Hola, gràcies!
JOSEP LLUÍS VIDAL: La Montse Vidal és comunicadora. Jo soc en Josep Lluis Vidal, comunicador i consultor de màrqueting digital.
Entrem en matèria. En aquest pòdcast farem referència a tres de les eines ofimàtiques que ens ofereix Google. El processador de textos, Google Docs; el full de càlcul, Google Sheets; i l'aplicació per fer presentacions, Google Slides. Però abans fem un petit recorregut per l'evolució que han experimentat les eines ofimàtiques en les darreres dècades fins a arribar a l'actualitat.
MONTSE VIDAL: És indiscutible que el sinònim de processador de text és Word, el programa de Microsoft, però no va ser el primer, ni molt menys. Abans de Word vam conèixer altres programes per processar text, com ara Word Perfect. Diverses marques van llançar el seu, Xerox, Apple o IBM, abans de Microsoft. Tot això passava a la dècada dels anys 80.
En canvi, va ser aquesta última, Microsoft, la que va aconseguir posicionar el seu programa com a l'estàndard d'edició de textos, sobretot gràcies a la popularitat del sistema operatiu Windows. Microsoft va aconseguir el mateix amb els fulls de càlcul i la presentació de diapositives. Ho va fer amb l'Excel i el PowerPoint. Tal és la popularitat d'aquestes tres aplicacions que, quan ens referim a un document de text, diem un document de Word i quan parlem d'un full de càlcul, parlem d'un full d'Excel. El mateix passa amb les presentacions a diapositives, són presentacions de PowerPoint.
JOSEP LLUÍS VIDAL: Durant dècades Microsoft ha tingut molt poca competència gràcies a la distribució massiva del seu sistema operatiu Windows. Però, poc a poc, han anat guanyant terreny alternatives a Word, Excel i PowerPoint. Primer en l'àmbit del programari lliure i després amb les solucions al núvol, com la de Google, de la que parlarem en un moment.
Pel que fa a les solucions de programari lliure, aquestes van néixer primer en entorns dels sistemes Unix i Linux. És important puntualitzar que el programari lliure és aquell pel qual l'usuari no ha de pagar per utilitzar-lo. Les eines de Google, per altra banda, també són gratuïtes, ja que estan incloses en el paquet d'aplicacions d'inici que ens ofereix Google quan obrim un compte. Alguns exemples d'aplicacions ofimàtiques de programari lliure són LibreOffice i OpenOffice. Les dues han aconseguit en els darrers anys una certa popularitat i s'han convertit en una eina alternativa molt digna a les solucions de pagament.
MONTSE VIDAL: Fins ara hem parlat d'aplicacions ofimàtiques clàssiques, és a dir, de programes que per utilitzar-los els hem d’instal·lar en un dispositiu, normalment un ordinador. Però amb l'arribada de l'ús massiu d'Internet apareix un altre concepte en l'àmbit del programari. Són les aplicacions en línia. Es tracta de programari al qual s'accedeix a través d'un navegador web. Per tant, no és necessari fer cap instal·lació en el nostre dispositiu. Així és com funciona Google Documents, la plataforma d'aplicacions ofimàtiques de Google.
Del concepte de programari en línia, hem parlat en un altre pòdcast d'aquesta sèrie d'Àudioformació que hem dedicat a les aplicacions per gestionar xarxes socials. Recordem ara els seus principals avantatges. Un dels més destacats és que tots els arxius que generem amb aquest programari no es guarden en el nostre dispositiu, es guarden al núvol. Per tant, sempre són accessibles des de qualsevol dispositiu que tingui una connexió a Internet. Una altra virtut és la seguretat que ens ofereix el fet que no hem de patir, a priori, per la pèrdua d'arxius per un error del sistema. Sabem que els ordinadors personals, mòbils i tauletes funcionen normalment bé, fins que deixen de fer-ho, els perdem o ens els roben. En canvi, tenir la nostra documentació al núvol ens ofereix més garanties.
JOSEP LLUÍS VIDAL: A favor de Google Documents també podem dir que, sigui quin sigui el dispositiu que fem servir per crear el document i sigui qui sigui la persona que ho faci, el resultat serà sempre el mateix. És a dir, no hi ha diferències de format, cosa que sí pot passar amb les aplicacions d’escriptori, especialment quan els diferents usuaris treballen en versions diferents del programari.
Per altra part, és important destacar que la forma de funcionar de Google Documents i d'aplicacions ofimàtiques d’escriptori és diferent. Quan generem un document amb el processador de textos de Google, l'aplicació guarda en temps real tots els canvis. Això significa que no hem de guardar el document contínuament per por a perdre els canvis. El nostre arxiu està doncs sempre actualitzat. Tot seguit us expliquem algunes característiques més de les aplicacions ofimàtiques de Google.
MONTSE VIDAL: Doncs sí, entre les més destacades hi ha les opcions de treball col·laboratiu: podem compartir un document amb una altra persona per tal que aporti alguna cosa, o simplement el revisi. Com que els canvis es guarden en temps real i al núvol, una possibilitat molt interessant és que el mateix document sigui treballat per diverses persones a la vegada, sens dubte, una eina molt potent i que pot ser molt útil en diversos escenaris.
A més, no tothom que tingui accés al document ha de tenir necessàriament els mateixos permisos. El propietari del mateix pot establir permisos de lectura, edició i compartir, segons convingui. Pel que fa a les possibilitats de les diferents aplicacions pròpiament dites, hem de dir que, a nivell general, són molt similars a les del programari d’escriptori. Per exemple, pel que fa al processador de textos, les opcions per treballar són molt similars amb Word o OpenOffice. El mateix passa amb Google Sheets, els fulls de càlcul, o amb les presentacions de diapositives.
Per altra part, Google Docs s'entén a la perfecció amb Google Drive. En realitat, els documents que generem amb qualsevol de les aplicacions que estem comentant es guardaran en el nostre espai de Google Drive i seran accessibles des del núvol. Una altra prestació molt útil és la gestió de versions: Google Docs guarda una còpia de les darreres versions al document que hem creat. I ens dona la possibilitat de restaurar una versió anterior si, per la raó que sigui, així ho necessitem. En realitat, aquesta prestació és una còpia de seguretat en tota regla. Per últim, destaquem la possibilitat de descarregar el nostre document en diferents formats compatibles amb aplicacions d’escriptori. Podem generar un full de càlcul amb l'aplicació de Google i descarregar-la en un format que sigui compatible amb OpenOffice.
JOSEP LLUÍS VIDAL: Però, com tot sistema, treballar amb aplicacions en línia també té algun inconvenient. El principal és la necessitat de tenir una connexió a Internet per poder treballar. Tot i que actualment tenir Internet a l’abast no és una cosa estranya, no sempre és possible per multitud de motius: una avaria a la xarxa, falta de cobertura, etc. Però això, Google Documents també ho té previst. Al menú principal hi ha disponible una opció anomenada activar accés sense connexió. Aquesta opció permet continuar treballant sense tenir connexió a Internet. Els canvis que mentrestant anem fent en el document, quedaran sincronitzats amb la darrera versió del núvol quan recuperem la connectivitat.
Hem dedicat aquest pòdcast del servei de formació de la Diputació de Barcelona a les aplicacions ofimàtiques de Google. La plataforma també es coneix com a Google Documents. Si comparem les aplicacions per generar documents de text, fulls de càlcul o presentacions tradicionals amb les aplicacions que ofereix Google, veiem certes diferències sobretot de concepte, però les prestacions genèriques per elaborar un document són molt similars.
MONTSE VIDAL: Aquestes diferències resideixen, per exemple, en el fet que amb Google Documents, les dades no es guarden al nostre dispositiu, sinó al núvol. Per tant, són sempre accessibles des de qualsevol lloc, en qualsevol moment i des de qualsevol dispositiu. I també amb el mateix format, una qüestió important. A més, no necessitem guardar el document mentre estem treballant, ja que l’aplicació el va guardant en temps real.
JOSEP LLUÍS VIDAL: Per altra part, podem compartir els documents que generem amb altres persones, per treballar-los o supervisar-los de manera conjunta. També hem comentat que Google Documents s'integra a la perfecció amb Google Drive perquè, de fet, els documents que generem amb les seves aplicacions es guarden en el nostre espai destinat a Drive.
MONSTE VIDAL: Doncs bé, així arribem al final d'aquest pòdcast dedicat a les aplicacions ofimàtiques de Google. Esperem que us hagi resultat interessant i us sigui de molta utilitat. Fins la propera.
JOSEP LLUÍS VIDAL: Fins aviat.
Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.