6. Univers Google: Google Calendar

Descripció de l'episodi:

Google Calendar s’ha convertit en una de les aplicacions de referència quant a organització personal. Algunes de les claus del seu èxit és la simplicitat i facilitat d’ús, dues característiques que també trobem en la majoria de solucions de Google. Una vegada més hem de fer referència al concepte de núvol. I és que els esdeveniments creats i gestionats amb Google Calendar es guarden en línia. Això significa que el calendari es pot gestionar des de diversos dispositius de forma simultània. L’única cosa que necessitem és una connexió a internet.

Transcripció:

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat

Benvinguts a Àudioformació, un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

JOSEP LLUÍS VIDAL: Una de les eines amb més acceptació de l’univers Google és, sense cap mena de dubte, el calendari. Google Calendar s'ha convertit en una de les aplicacions de referència pel que fa l’organització personal. Algunes de les claus del seu èxit és la simplicitat i facilitat d'ús, dues característiques que també trobem en la majoria de solucions de Google. I el fet que sigui una aplicació totalment gratuïta també ajuda.

En els propers minuts d'aquest pòdcast veurem les característiques principals de Google Calendar i algunes de les seves possibilitats més destacades. Comencem!

Abans, però, saludem la Montse Vidal. Benvinguda!

MONTSE VIDAL: Hola, què tal? Gràcies.

JOSEP LLUÍS VIDAL: La Montse Vidal és comunicadora, jo soc en Josep Lluís Vidal, comunicador i consultor de màrqueting digital.

Entrem en matèria: Google Calendar és un calendari digital desenvolupat per Google. Va ser llançat el 2006 juntament amb altres solucions de la plataforma de Google: Gmail, Google Documents i Google Talk, el que avui coneixem com a Hangouts. Totes aquestes aplicacions van estar durant tres anys en fase beta, fins que l'estiu del 2009 es va llançar la versió definitiva. Evidentment, des de llavors s'han publicat millores.

Per tal de poder utilitzar Google Calendar hem d'obrir un compte de Google. La interfície d'usuari de Google Calendar és molt similar a la d'altres solucions de proveïdors com Outlook de Microsoft o iCal d'Apple. Aquestes últimes, però, són aplicacions natives d'escriptori, és a dir, s'han de descarregar i instal·lar en un dispositiu, mentre que Google Calendar és un programari en línia. Això vol dir que no necessitem instal·lar cap programari en el nostre dispositiu.

L'accés a l'aplicació es fa a través d'un navegador web o d'una aplicació per a dispositius mòbils. Un dels atractius de la interfície de Google Calendar és la seva facilitat d'ús, que s'aconsegueix gràcies a la tecnologia de programació Ajax. Aquesta tecnologia s'ha convertit en un referent de la programació web en la darrera dècada. Ens permet veure, afegir, arrossegar i desar esdeveniments d'una data a l'altra sense haver de recarregar la pàgina.

MONTSE VIDAL: El calendari de Google ens dona la possibilitat de veure els esdeveniments que anem afegint per dia, setmana, mes i any. Una funcionalitat molt útil és la vista personalitzada, a través de la qual podem escollir el número de dies que volem veure per endavant. Us recomanem la vista a quatre dies. D'aquesta manera, el divendres ja podrem visualitzar els esdeveniments agendats per dilluns, sense necessitat de visualitzar tota la setmana.

Afegir esdeveniments a Google Calendar és realment fàcil. Només cal fer clic amb el ratolí en el dia i hora que ens interessa, i després s'obrirà una finestra amb totes les opcions disponibles per a l'esdeveniment que volem crear. Més endavant les comentarem, però ara expliquem algunes característiques tècniques, Josep Lluís.

JOSEP LLUÍS VIDAL: Sí. Una vegada més hem de fer referència al concepte de núvol, i és que els esdeveniments creats i gestionats amb Google Calendar es guarden en línia. Això significa que el calendari es pot gestionar des de diversos dispositius de forma simultània. L'única cosa que necessitem és una connexió a Internet.

Ja hem esmentat en altres pòdcasts d'aquesta sèrie d'Àudioformació, per exemple el dedicat a Google Drive, els avantatges de treballar amb dades al núvol. La més important de totes, recordem, és la seguretat de les dades. Si mai tenim un problema amb el nostre dispositiu, el calendari continuarà estant disponible per ser gestionat des d'un altre aparell.

Google Calendar s'entén amb els calendaris de Microsoft i Apple. A través d'un fitxer podem importar els esdeveniments que hem creat i gestionat amb aquestes aplicacions en cas que vulguem fer un traspàs de dades. Per altra part, moltes pàgines web també es connecten amb Google Calendar per afegir esdeveniments al nostre calendari, amb el nostre consentiment, es clar. Un exemple és una plataforma de reserva de viatges. En la majoria d'elles, si especifiquem la nostra adreça de correu de Google, quan finalitzem el procés de reserva, veurem com s'ha afegit al nostre calendari un esdeveniment amb la data del nostre viatge.

Per acabar aquest breu repàs a les qüestions tècniques de Google Calendar, us explicarem que aquesta aplicació es pot integrar amb un web o blog. Així podem crear un calendari que tingui visibilitat pública i, a través d'un codi que ens facilita la mateixa aplicació, el podem mostrar al nostre espai web. És una solució molt ben aconseguida, per exemple, per mostrar les dates disponibles per concertar una visita amb el tècnic d'un ajuntament.

MONTSE VIDAL: Però, sense cap mena de dubte, dues de les prestacions més potents i interessants de Google Calendar són l'opció de compartir calendaris i la seva sincronització. Les expliquem tot seguit.

Amb Google Calendar podem crear diversos calendaris que podem compartir amb altres persones a les que podem atorgar diversos nivells d'accés. Aquesta prestació permet la col·laboració entre grups de treball o famílies. Per exemple, el cap d'un àrea concreta de la Diputació de Barcelona podria veure quan fan les vacances els membres del seu equip i així poder organitzar les diverses tasques.

Hem parlat de compartir calendaris sencers, però, evidentment, es poden compartir només esdeveniments concrets. Serà suficient amb què afegim l'adreça de correu de les persones amb les que volem compartir i després decidir el seu nivell d'accés, per tal que l'esdeveniment també aparegui a la seva aplicació de calendari.

Google Calendar, per altra banda, també ofereix calendaris generals per importar al nostre compte i que contenen els dies festius de diversos països. D'aquesta manera, el menú principal queda dividit en tres parts. Els calendaris, els que han compartit altres persones amb nosaltres, i els que contenen els dies festius que hem comentat fa un moment. Una opció interessant és la disposició dels calendaris amb diferents colors que podem escollir. Això ens ajudarà amb la gestió dels diferents calendaris i esdeveniments. D'aquesta manera, quan afegim dos esdeveniments de dos calendaris diferents al mateix dia, podem veure fàcilment a quin àmbit correspon cadascun.

JOSEP LLUÍS VIDAL: La sincronització dels calendaris és un aspecte destacat de les possibilitats de Google Calendar. No dediquem temps a qüestions massa tècniques, però sí és important saber que el calendari de Google suporta un protocol de transmissió de dades que permet la sincronització d'esdeveniments amb altres solucions d'organització personal, com el calendari de Microsoft o el d'Apple. D'aquesta manera, podem compartir esdeveniments amb una persona que no treballi amb Google Calendar.

Per altra part, la sincronització entre diferents dispositius és nativa a Google Calendar. Això vol dir que, en ser un programari en línia, qualsevol canvi que fem en qualsevol dispositiu on tinguem registrat el compte de Google, es veurà reflectit en tots ells al cap de pocs segons. Aquesta és la potència del programari en línia: poder crear un esdeveniment a l'ordinador per després consultar-lo, modificar-lo o eliminar-lo des d'un dispositiu mòbil. Per nosaltres o per alguna altra persona a la que haguem donat accés.

MONTSE VIDAL: Parlem ara de la funció dels recordatoris.

Google Calendar ens ofereix la possibilitat d'afegir un recordatori als esdeveniments que hem creat. Quan s'acosta la data i hora d'un esdeveniment determinat, el sistema ens permet activar una notificació, que pot ser un avís al navegador web, a un dispositiu mòbil o bé un correu electrònic.

Per altra part, no podem obviar la possibilitat d'incorporar una videoconferència de Google Meet als esdeveniments que anem creant. Google Meet és el servei gratuït de videoconferències de Google. Aquesta és una opció que es va afegir just després del primer confinament per la pandèmia de la Covid, davant la necessitat de moltes persones de realitzar reunions i trobades en format virtual. En aquest sentit, també és interessant destacar que els esdeveniments de Google Calendar també podem afegir informació addicional, per exemple, fitxers adjunts, una descripció o una ubicació de Google Maps. Tots aquests detalls també poden ser visualitzats per les persones amb les que compartim el calendari o l'esdeveniment en qüestió.

JOSEP LLUÍS VIDAL: No podem deixar de referenciar les llistes de tasques. En aquest aspecte, Google Calendar no és la millor de les aplicacions, tot i que ha millorat respecte a les primeres versions. Realment existeixen aplicacions amb versions gratuïtes per gestionar projectes i tasques dels que hem parlat al pòdcast de gestió del temps, que són compatibles amb Google Calendar a través d'algun tipus de connector, o sigui, una aplicació que fa d'intermediària entre les dues plataformes. És el cas, per exemple, de la integració d'Evernote i Google Calendar.

Aquest pòdcast d'Àudioformació l'hem dedicat a Google Calendar, l'aplicació gratuïta de Google per crear, gestionar i compartir calendaris. Hem explicat que es tracta d'un programari en línia que emmagatzema totes les dades al núvol i, d'aquesta manera, tots els usuaris accedeixen al mateix lloc i veuen la mateixa informació al mateix temps.

MONTSE VIDAL: També hem explicat les opcions tècniques per inserir un calendari en un espai web, així com la possibilitat de traspassar continguts de calendaris d'altres aplicacions a Google Calendar. També hem conegut la possibilitat de sincronitzar el nostre calendari amb aquestes aplicacions, si així ho necessitem.

JOSEP LLUÍS VIDAL: Doncs bé, fins aquí, aquest pòdcast d'Àudioformació dedicat a Google Calendar. Esperem que us sigui d'utilitat. Fins la propera.

MONTSE VIDAL: Fins aviat.

Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.