1. Administració electrònica o administració digital

En un primer moment es parlava d’administració electrònica, la qual es defineix com aquella que comprèn els diversos usos dels mitjans electrònics en les administracions i en les seves relacions amb la ciutadania.

L’administració electrònica es caracteritza per l’ús intensiu dels mitjans electrònics per part de l’administració pública amb l’objectiu de millorar l’eficiència interna, les relacions interadministratives i les relacions de l’administració amb els ciutadans.

Persegueix incrementar l’eficàcia, la transparència i la relació amb la ciutadania, inclosa aquí la participació.

El principal canvi que caracteritza aquest moment és l’eliminació del paper.

L’administració digital és una ampliació del concepte d’administració electrònica on es planteja l’ús de les noves tecnologies en un sentit:

• Més integral, no només per automatitzar processos o fer tràmits per internet.
• Més ampli, on es busca generar valor, és a dir, desenvolupar serveis més personalitzats, reduir la burocràcia, on la interacció sigui més àgil i eficient, amb transparència i més accessibilitat.

Avantatges per la ciutadania

• Accessibilitat: accés als serveis i tràmits administratius des de qualsevol lloc amb connexió a Internet, eliminant la necessitat de desplaçar-se físicament.
• Comoditat: opció de realitzar els tràmits i les gestions des de qualsevol lloc, en qualsevol moment del dia i a qualsevol hora (24 hores, 7 dies setmana, 365 dies l’any)
• Estalvi de temps: reducció del temps invertit en la realització de tràmits i agilitza els processos administratius mitjançant la tramitació en línia.
• Eficiència: simplificació dels processos administratius per a les administracions públiques, reduint el temps i els recursos necessaris per a la gestió de tràmits i documentació.
• Transparència: facilitació de l'accés a la informació rellevant i als serveis públics de manera clara i accessible.
• Participació ciutadana: foment de la participació ciutadana en la presa de decisions i en l'acció política, mitjançant la facilitat d'accés a la informació, la interacció amb les autoritats i la possibilitat de contribuir amb opinions i propostes.
• Reducció de costos: reducció dels costos associats amb la gestió i el manteniment de la burocràcia tradicional, com ara els costos de paper, emmagatzematge i impressió, generant estalvis per a les administracions i per als contribuents.

Avantatges per les empreses

• Agilitat en tràmits i gestions: permet realitzar tràmits administratius, com ara sol·licituds de llicències, taxes i altres permisos, de manera ràpida i eficient, reduint el temps dedicat a la gestió burocràtica.
• Accés a serveis en línia: proporciona accés a una varietat de serveis en línia, com ara tràmits de la Seguretat Social, inscripció d'empreses, presentació de declaracions fiscals i altres gestions empresarials.
• Integració amb sistemes de gestió empresarial: permet integrar les plataformes d'administració digital amb els sistemes de gestió empresarial, facilitant la comunicació i l'intercanvi d'informació entre els sistemes interns de l'empresa i les plataformes administratives externes.
• Suport a la digitalització i innovació: fomenta la digitalització i la innovació en les empreses, ja que incentiva l'adopció de noves tecnologies i processos digitals per a millorar l'eficiència i competitivitat empresarial.

Avantatges per la mateixa administració

• Eficiència administrativa: redueix els costos i el temps associats amb la gestió de tràmits i processos administratius, pel fet que simplifica les operacions, automatitza els processos i redueix la necessitat de paper i recursos físics.
• Millora de la qualitat del servei: permet oferir un servei més eficient i accessible als ciutadans i les empreses, mitjançant la facilitació de tràmits en línia, la reducció de temps d'espera i la millora de la coordinació entre departaments i agències.
• Transparència i rendició de comptes: augmenta la transparència i la rendició de comptes de les administracions públiques, ja que facilita l'accés dels ciutadans a la informació rellevant i als serveis públics de manera clara i accessible.
• Millora de la relació amb els ciutadans: fomenta una millor relació amb els ciutadans i les empreses, perquè proporciona un servei més còmode, accessible i eficient, que respon millor a les seves necessitats i expectatives.
• Modernització i innovació: impulsa la modernització i la innovació en les administracions públiques, incentivant l'adopció de noves tecnologies i processos digitals per a millorar l'eficiència i la qualitat dels serveis públics.
• Flexibilitat i adaptabilitat: permet una major flexibilitat i adaptabilitat a les necessitats i canvis de la societat, pel fet que facilita la implementació de nous serveis i la actualització de processos de manera més àgil i eficient.

Alguns inconvenients de l’administració electrònica són:

• Bretxes digitals: pot ampliar les desigualtats digitals entre aquells que tenen accés a la tecnologia i les habilitats digitals i aquells que no.
• Seguretat i privacitat de les dades: la transferència i emmagatzematge d'informació delicada en línia pot augmentar els riscos de violacions de la seguretat i la privacitat de les dades, posant en perill la informació personal i confidencial dels ciutadans.
• Dependència tecnològica: l'ús excessiu de tecnologia en l'administració pública pot crear una dependència excessiva de sistemes informàtics i xarxes, augmentant la vulnerabilitat a interrupcions del servei, atacs cibernètics o fallades tècniques.
• Exclusió social: les persones amb capacitats limitades o amb barreres d'accés a la tecnologia poden trobar-se excloses dels serveis i tràmits en línia, augmentant la seva vulnerabilitat i dificultant el seu accés a la informació i els serveis públics.
• Resistència al canvi: l'adopció de noves tecnologies i processos pot trobar resistència per part dels empleats públics i els ciutadans acostumats als sistemes tradicionals, dificultant la implementació i l'acceptació de l'administració electrònica.
• Fiabilitat dels sistemes: la disponibilitat i la fiabilitat dels sistemes informàtics i les xarxes són crucials per a l'èxit de l'administració electrònica, i les fallades tècniques o les interrupcions del servei poden afectar negativament la confiança dels ciutadans en els serveis públics digitals.

Els principis que guien l’administració digital són:

• El principi d'igualtat. Vetlla perquè totes les persones estiguin en una mateixa posició i, per tant, no hi hagi cap restricció o discriminació per raó del mitjà utilitzat a l’hora de relacionar-se amb l’administració.
• El principi de simplificació. Els mitjans electrònics poden ser un dels instruments per a la simplificació del funcionament de l’Administració pública, reduint els temps dels tràmits o estalviant passos.
• El principi de transparència. Les administracions públiques han de difondre informació sobre la seva organització, el seu funcionament i la seva activitat de manera activa. També han de permetre que la ciutadania:
  • pugui exercir el seu dret d’accés a la informació pública a través dels mitjans electrònics.
  • pugui conèixer els canals i mitjans a través dels qual es pot relacionar amb l’administració pública.
• El principi de qualitat. Les administracions públiques han de garantir que el disseny i el funcionament dels projectes d’administració digital permetin assolir les finalitats perseguides, obtenir els beneficis i avantatges esperats i satisfer les necessitats dels seus destinataris i destinatàries.
• Els principis d'accessibilitat i d'usabilitat.
  • El principi d’accessibilitat vol facilitar que qualsevol persona, independentment de les seves circumstàncies personals, pugui accedir a la informació i als serveis que faciliten les administracions públiques a través de mitjans electrònics.
  • Pel que fa al principi d’usabilitat, les administracions públiques han de vetllar perquè les aplicacions i els portals web que posen a disposició de la ciutadania siguin fàcilment usables i permetin satisfer les seves necessitats de manera efectiva i eficient.
• El principi d'interoperabilitat. Pretén garantir que els sistemes d’informació de les administracions públiques puguin comunicar-se i intercanviar informació i dades.
• El principi de seguretat. Vetlla perquè l’ús dels mitjans electrònics no plantegi cap problema en relació amb la identitat, la integritat, la disponibilitat, la conservació i la confidencialitat de les dades i que, en el cas que sorgeixi una amenaça, es puguin prendre a temps les mesures necessàries per suprimir-la o minimitzar-la.
• El principi de neutralitat. Vetlla perquè qualsevol persona, independentment de les seves opcions tecnològiques, del sistema operatiu o dels navegadors que utilitzi, pugui relacionar-se amb les administracions públiques a través de mitjans electrònics.