4. Canals d’accés del ciutadà per a la tramitació i la relació digital amb l’administració.

Des de l’any 2015 es regula per llei la tramitació digital del procediment administratiu comú de les administracions públiques, concretament a la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, en la qual s’estableix l’ús generalitzat i obligatori dels mitjans electrònics per part de l’administració com també de la ciutadania, excepte en els casos esmentats a l’apartat 2.2 anterior d’aquest recurs.

Aquesta regulació fa referència a la tramitació i a les seves fases, als format dels expedients, als documents que integren aquest com la seva finalització.

Per fer la tramitació digital del procediment administratiu, tant per part del ciutadà com de la pròpia administració, els passos que es duen a terme així com els canals o espais digitals que intervenen en cada moment són els següents:

Hi ha determinats elements del procediment administratiu en els quals és important parar-hi atenció perquè són conceptes i eines clau a tenir en compte pel que fa a la tramitació.

Concretament ens referim a l’expedient electrònic, la notificació electrònica i la carpeta ciutadana.

Expedient administratiu electrònic

L’article 70 de la Llei 39/2015, que regula el procediment administratiu comú, estableix que l’expedient administratiu ha de tenir format electrònic i es caracteritza per ser el conjunt ordenat de documents i actuacions que serveixen d'antecedent i fonament a la resolució administrativa, així com les accions encaminades a executar-la.

Així, l’expedient s’anirà formant amb els diferents documents que es generin o s’aportin, les proves, els informes, els dictàmens, els acords, les notificacions i altres diligències que corresponguin.

De l’expedient se n’exclou la informació que tingui caràcter auxiliar o de suport, com ara la continguda en notes, esborranys, opinions, resums, comunicacions i informes interns o entre òrgans o entitats administratives, així com els judicis de valor emesos per les administracions públiques que no eren obligatoris o vinculants.

La persona interessada en un procediment administratiu que s’està tramitant té dret a accedir a l’expedient i a obtenir còpies dels documents que en formen part.

El dret d’accés a l’expedient ve establert pel Reial Decret 203/2021, de 30 de març de 2021, pel qual s’aprova el Reglament d’actuació i funcionament del sector públic per mitjans electrònics.

Aquest dret s’ha de complir quan això ho sol·liciti l’interessat posant l’expedient a la seva disposició en un d’aquests tres espais:

1. a la seu electrònica;
2. a la carpeta ciutadana o;
3. a l’adreça electrònica única habilitada.

A l’hora de posar a disposició de la persona interessada l’expedient caldrà complir amb la normativa aplicable en matèria de protecció de dades de caràcter personal i la normativa de transparència i accés a la informació pública.

Notificació electrònica

La notificació administrativa és l’acte mitjançant el qual es comunica a una persona interessada o al seu representant una resolució o un altre acte administratiu que pot afectar els seus drets o interessos.

Les notificacions s’han de practicar preferentment per mitjans electrònics i, sempre per aquesta via, en el cas que la persona interessada estigui obligada a rebre-les per mitjans electrònics.

En el cas de persona interessada que no està obligada a relacionar-se electrònicament, encara que aquesta prefereixi continuar rebent les notificacions en paper al seu domicili, les notificacions s’han de posar a disposició de la persona interessada a la seu electrònica de l’administració o organisme corresponent perquè pugui accedir-ne al contingut de manera voluntària.

L'enviament (a l'adreça electrònica habilitada única informada per un ciutadà davant de l'administració corresponent) o la posada a disposició de la notificació (a la seu electrònica) marca l'inici del còmput del termini de deu dies naturals previst a la llei per considerar la notificació acceptada o rebutjada.

Finalment, amb independència del mitjà utilitzat, les notificacions seran vàlides sempre que permetin tenir constància del seu enviament o posada a disposició, de la recepció o accés per a l'interessat o el seu representant, de les seves dates i hores, del contingut íntegre, i de la identitat fidedigna del remitent i destinatari d'aquesta.

Carpeta ciutadana o àrea privada

La carpeta ciutadana o àrea privada és un espai personal, ubicat en un lloc web segur, on el ciutadà pot accedir amb prèvia autenticació que facilita la relació amb les administracions públiques.

S’accedeix des de la seu electrònica de cada organització i s’hi pot:

1. Fer seguiment dels tràmits i gestions: consultar el seu estat, descarregar comprovants, aportar documentació, fer un pagament, etc.
2. Estar informat de canvis i novetats rellevants: consultar les notificacions pendents de llegir, veure els recordatoris de les tasques pendents (pagaments, aportar documentació, etc.), veure inicis de terminis de presentació de sol·licituds en convocatòries on s’estigui subscrit o veure les properes cites agendades.
3. Resoldre consultes sobre les gestions: resoldre consultes a través de la bústia de contacte, el xatbot o gestionant les cites presencials a les oficines.
4. Gestionar la informació personal que tenen: consultar les dades i els documents que l'administració té de tu persona, descarregar certificats o actualitzar les teves dades de contacte.