Sabies que…
No s’ha de confondre expedient i procediment.
Abans de formalitzar un contracte públic, cal tramitar l’expedient de contractació. Es tracta d’un moment molt important i previ a l’inici del procediment pròpiament dit, en què l’òrgan de contractació ha de dissenyar el que serà la futura licitació amb la màxima precisió.
Podem definir l’expedient de contractació com tot aquell conjunt d’actuacions preparatòries prèvies a l’inici del procediment, que tenen per objecte fonamentalment justificar la necessitat del contracte en els termes que marca l’art. 28 de l’LCSP.
La justificació de la necessitat del contracte és determinant per dotar de validesa el futur procediment de licitació.
Per tant, les necessitats del contracte i el seu objecte s’han de definir de forma precisa en la documentació prèvia a l’inici del procediment, concretament en la memòria justificativa, la qual també s’ha de publicar en el perfil del contractant a efectes de publicitat.
Per justificar la necessitat de tot contracte, en primer lloc, el que es vol contractar ha d’estar relacionat amb les finalitats institucionals de l’entitat pública de què es tracti.
No tindria sentit que l’Ajuntament del municipi A, per exemple, pretengués justificar la compra de dos carregaments de fusells d’assalt AK 47 quan no disposa de competències en defensa, que corresponen al Ministeri de Defensa.
A. Memòria justificativa
La memòria és un dels documents més importants que ha de formar part de l’expedient de contractació. És una gran novetat de l’LCSP i potser el document més important als efectes de transparència i motivació de la contractació.
En la memòria cal justificar els aspectes següents:
-
L’elecció del procediment de licitació.
-
La classificació exigida, si s’escau.
-
Els criteris de solvència tècnica o professional, econòmica i financera.
-
Els criteris per adjudicar el contracte.
-
Les condicions especials d’execució.
-
El valor estimat del contracte. No n’hi ha prou de posar una quantitat; cal desglossar amb el màxim detall els costos directes, indirectes i eventuals.
-
La necessitat que es pretén cobrir amb el contracte i quina relació té amb el seu objecte.
-
En els contractes de serveis, l’informe de suficiència de mitjans (que pot ser un apartat de la memòria justificativa).
-
La decisió de no dividir en lots el contracte, atès que el principi general és que tot contracte ha d’estar dividit en lots.
En la memòria cal justificar tots els punts assenyalats anteriorment (art. 116 de l’LCSP). Això vol dir que no n’hi ha prou d’assenyalar que el procediment serà l’obert simplificat o que un dels criteris de solvència econòmica serà tenir una pòlissa d’RC de tants euros, sinó que cal detallar i explicar l’elecció que es fa.
Memòria justificativa d’un contracte d’obres per a la remodelació de la plaça de la Vila, amb VEC de 90.000 euros, on es fa constar, entre altres aspectes, els següents:
-
Procediment: obert simplificat
-
Criteris de solvència econòmica i financera: assegurança d’RC de 300.000 euros.
-
VEC: 90.000 euros.
Una memòria justificativa amb aquest contingut podria ser insuficient des del punt de vista de la necessitat de justificar els elements que l’art. 116 assenyala i podria donar lloc a la nul·litat del contracte. A més, l’exigència d’una assegurança d’RC de 300.000 euros seria difícil de justificar per desproporcionada amb relació al valor estimat de 90.000 euros.
Així, la forma correcta de justificar aquests criteris en la memòria justificativa seria:
Procediment: obert simplificat.
Per què aquest?: es considera que la tramitació per procediment obert simplificat és la forma més eficient de contractar les obres de remodelació, atès que són unes obres senzilles que fan que no sigui necessari ni adient tramitar per procediment amb negociació. El fet de superar els 80.000 euros fa que no es pugui tramitar procediment simplificat abreujat. A més, si bé es podria tramitar també per procediment obert ordinari, la reducció de terminis del procediment simplificat fa que sigui més eficient i menys costosa aquesta tipologia procedimental.
Criteris de solvència econòmica i financera: assegurança d’RC de 120.000 euros. Donada l’escassa complexitat de les obres, es considera com a forma més adequada de justificar la solvència econòmica disposar d’una assegurança que pugui donar cobertura a qualsevol eventualitat. La quantia de 120.000 euros és proporcionada i adequada d’acord amb el VEC.
VEC: 90.000 euros.
Es desglossa i es justifica, de manera que cal dir quins són concretament els costos directes, indirectes i eventuals. Cal concretar i desenvolupar-los tots, i es pot fer en el mateix projecte d’obres.
Un altre dels aspectes que cal justificar, i que es pot fer com un apartat de la mateixa memòria justificativa o com un informe a part, és la justificació de la insuficiència de mitjans, sempre que sigui un contracte de serveis.
Sol ser habitual que les administracions contractin serveis tècnics externs per a la redacció de determinats projectes d’obra, la direcció de les obres o la coordinació de seguretat i salut. Davant d’aquest tipus de contractes de serveis, la memòria ha de justificar que estem davant d’un projecte d’obres que, per exemple, per la seva complexitat, no pot ser assumit pels serveis tècnics municipals, atès que requereix el treball multidisciplinari d’un conjunt de professionals de la majoria dels quals no disposa l’òrgan de contractació.
L’Ajuntament de Xirinola necessita treure a licitació el manteniment de la xarxa municipal i dels servidors, així com de l’equipament informàtic.
En l’expedient del contracte de serveis consta informe justificatiu de la insuficiència de mitjans —també es podria fer constar com un apartat de la memòria justificativa— en el sentit següent:
“Xirinola és un poble de 1.400 habitants de la comarca del Pallars Sabarés, i l’Ajuntament únicament disposa de 12 treballadors en plantilla, cap dels quals té competències tecnològiques o informàtiques per poder revisar la xarxa i fer-ne el manteniment, així com aplicar les polítiques de seguretat necessàries per a un bon funcionament electrònic. Per aquest motiu, es necessita un servei especialitzat que doni cobertura a aquesta necessitat, la qual, a més a més, serveix per complir una obligació legal (seguretat de les dades).
B. Plecs de clàusules administratives particulars i de prescripcions tècniques
Els plecs de clàusules administratives particulars (en endavant, PCAPS) són els documents que regulen tots els aspectes juridicoadministratius i econòmics de tot contracte.
És a dir, tots els elements i previsions de caràcter administratiu i econòmic s’han de preveure al PCAPS, com per exemple, les condicions socials, laborals i ambientals exigibles; la solvència; els criteris de selecció; el preu i el valor estimat; etc.
La mateixa LCSP regula quin ha de ser el contingut de la PCAPS a l’art. 122.
En canvi, en els plecs de prescripcions tècniques (PPT en endavant), es regulen les condicions tècniques i les condicions de prestació del servei en concret que siguin objecte del contracte.
Sabies que…
Els PPT, per la seva naturalesa, són específics de cada contracte, ja que defineixen detalls de la prestació en concret. En canvi, aspectes dels PCAP poden tenir el mateix contingut en funció del tipus d’objecte contractual.
Es liciten dos contractes: un per a l’assessorament tècnic en la direcció de les obres del pavelló municipal i un altre per a la direcció de les obres de construcció d’un aparcament subterrani.
El PCAP pot contenir parts iguals per a ambdós contractes (criteris de solvència, consideracions socials i ambientals, règim sancionador, forma de presentar les proposicions, etc.). En canvi, els PPT hauran de tenir en compte la diferència en la tipologia de les obres que es volen executar, ja que els requeriments tècnics seran, per tant, molt diferents.
C. Certificat d’existència de crèdit i fiscalització prèvia de la intervenció
El certificat d’existència de crèdit és un document essencial, atès que la no existència de crèdit pot donar lloc a la nul·litat del contracte.
També cal la fiscalització prèvia de l’òrgan interventor, que té per objecte verificar l’adequació a la legalitat de l’expedient de contractació abans de l’inici del procediment.