L’acrònim CIA ha de passar a tenir un significat diferent per tu, vinculat a la millora de la gestió del teu temps. A partir d'ara el pots associar a les següents accions:
Construeix - Identifica - Avalua
CONSTRUEIX
Si un dels teus bons propòsits d’aquest any és planificar-te millor, comença a construir un sistema amb els següents elements:
Si estàs dubtant entre calendari digital o agenda física, escull el primer (veuràs que tens avantatges com ara poder compartir esdeveniments amb altres persones només amb un clic de ratolí o afegir les teves tasques personals i guardar-les com privades). Com s’ha exposat en el punt anterior, al calendari hi afegirem els esdeveniments (activitats que faràs amb altres persones i que col·locaràs dins d’una franja horària concreta) i les tasques de control (activitats repetitives de freqüència coneguda). Quan incloguis aquestes últimes al calendari, recorda d’activar l’opció “tot el dia”, ja que no tenen hora d’inici a diferència dels esdeveniments, fixa la freqüència de repetició corresponent i crea un calendari amb un color diferent dels esdeveniments, per no embolicar la troca! Guanyaràs claredat visual.
Pots crear-lo en paper, amb un full de càlcul o utilitzant aplicacions de gestió de tasques. D’una banda, cal disposar d’una llista principal que reculli totes les tasques puntuals que creus que pots desenvolupar en les pròximes dues setmanes. Cal que sigui una llista tancada on en cap cas superis el límit de 30 tasques, per tal que la llista no es faci massa llarga i acabi sent impossible de gestionar. D’altra banda, hauràs de crear set llistes més, una per cada dia de la setmana. En aquestes llistes diàries afegiràs tant les tasques puntuals que van sortint de la llista principal com les tasques imprevistes del dia a dia.
🧐Sabies que… un dels problemes principals pels quals la gent no es planifica és perquè fan llistes de tasques sense posar un límit al número d’ítems màxim, i al fer-se llistes interminables, aquestes deixen de ser útils?
😅Reflexiona una mica… sobre quina eina utilitzaràs per crear el sistema de llistes de tasques puntuals: paper, full de càlcul, alguna app de gestió de tasques… Et recomanem que comencis per aquella que et resulti més familiar o que ja estiguis utilitzant.
🤯Per si t’interessa… planificar-te millor, però sempre trobes alguna “bona” excusa per posposar aquesta acció,, llegeix amb atenció aquest post 10 consejos para empezar a mejorar mi productividad personal on trobaràs unes quantes accions, senzilles i ben concretes, que t’ajudaran a capbussar-te per augmentar (ara sí) la teva productivitat.
salt de pàgina PDF
IDENTIFICA
Un cop tinguis situats els esdeveniments i les tasques de control als seus respectius calendaris, i creat el teu sistema de llistes de tasques puntuals, arriba el moment de començar a incloure en aquest últim les primeres tasques.
Els sis components que has de definir cada cop que introdueixis una tasca puntual al sistema (en concret a la llista de tasques puntual principal) són els següents:
🧐Sabies que… la data d’entrada de la tasca et serveix per saber quant temps fa que hi és al sistema, i per tant, la pots utilitzar com a criteri per considerar si una tasca ja està obsoleta perquè porta massa temps sense fer-se? Intenta no mantenir cap tasca dins del sistema més d’un mes (tot i que l’ideal seria que no hi estiguessin més de dues setmanes).
salt de pàgina PDF
😅Practica un moment… preparat un cafè o te i utilitza aquest full de càlcul, on ja tens les llistes de tasques puntuals automatitzades, per planificar-te la setmana vinent. Pren el teu temps!
🤯Per si t’interessa… hi ha solucions creatives per deixar d’acumular tasques a les teves llistes. Si en vols saber més, llegeix aquest article Cómo dejar de acumular tareas en mis listas.
Pel que fa a les teves llistes de tasques diàries, cada dia comptaràs amb un apartat per les teves tasques puntuals (que provenen de la llista principal) i un altre pels imprevistos que et vagin sortint com bolets a mesura que passin les hores. Si ho consideres oportú, també pots afegir-hi les tasques de control, en el cas que no les vulguis tenir al teu calendari.
Dins de les llistes de tasques diàries, associa cada tasca amb un número que indiqui en quin ordre la faràs. Aquest ordre pot anar variant al llarg del dia i de tot el que va passant. Per això, la teva ha de ser una planificació 100% flexible.Prioritza en funció del moment del dia, del teu cronotip i de l’atenció que requereixi cada activitat que has de desenvolupar. Posar ordre et requerirà una mínima inversió de temps i el teu cervell t’ho agrairà (i molt).
A mesura que vagis completant les tasques de la teva llista diària, les pots anar ratllant, acolorint en vermell o eliminant.
AVALUA
De dilluns a dijous, quan falti una hora per acabar la teva jornada laboral, realitza la revisió diària de les teves tasques. Dedica uns quants minuts de qualitat a aquesta avaluació, considerant les següents accions:
Col·loca les tasques puntuals que no has pogut fer durant el dia. On van? Al dia següent o a un altre dia concret de la setmana on et trobes (ves a la llista principal i canvia el dia en la columna “dia de la setmana”), un altre dia de la setmana en curs, però no saps quin: ves a la llista principal i deixa el dia en blanc en la columna “dia de la setmana” o la setmana vinent: ves a la llista principal i posa l’opció “en espera” en la columna “estat”.
Respon a la pregunta: demà pots fer alguna tasca puntual de les que havies activat per aquesta setmana? Ves a la llista principal i de les tasques amb l’estat “activa”, assigna el dia de demà a la columna “dia de la setmana”.
Fes els canvis manuals (copiar i enganxar) que necessites amb les tasques imprevistes.
Ordena totes les tasques que has de fer durant les pròximes 24 hores.
salt de pàgina PDF
Per garantir que el teu sistema de llistes de tasques puntuals no acumili pols i planificar la setmana vinent, hauràs de fer una revisió setmanal cada divendres (unes dos o tres hores abans de sortir de la feina). Les cinc accions que portaràs a terme són aquestes:
salt de pàgina PDF