1. Precedències

Descripció de l'episodi:

Les precedències tracten d’ordenar persones i decidir qui va al davant i qui va al darrera. La base jurídica i d’obligat compliment és el RD 2099/1983. Aquest document ordena les autoritats en els actes oficials. En el cas del món autonòmic i local s’ha d’aplicar l’article 12. A més la tècnica del “pentinat” permet inserir els/les convidades que no es troben recollits en aquesta normativa però que són importants per l’acte i l’amfitrió decideix on els intercalarà.

Transcripció

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat.

Benvinguts a AudioFormació, un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

INTRODUCCIÓ DE L'EPISODI: ESCENA TEATRALITZADA

PRESENTADOR: Són tres quarts de set de la tarda. Està a punt de començar la inauguració de l’exposició d’art “Una mirada al Japó”, a la biblioteca municipal.

LAURA: Tothom preparat, d’aquí a cinc minuts obrim portes i que comenci a entrar el públic a la sala principal. Les autoritats les tenim controlades? Han d’haver arribat ja l’alcalde, el regidor de Cultura expert en art japonès i el cònsol del Japó.

ROGER: Sí, han arribat tots tres. Però, Laura, resulta que tenim un problema una mica delicat. L’alcalde, el regidor i el cònsol, tots tres volen l’honor d’inaugurar l’exposició, però no els posarem tots tres a tallar la cinta. Què fem?

LAURA: En principi era l’alcalde qui havia de tallar la cinta i el regidor fer el discurs inaugural, però no vam comptar amb la presència del cònsol japonès. I ara, amb la comunitat japonesa observant, no ens podem permetre un pas en fals.

ROGER: És un camp de mines, Laura. Qualsevol decisió que prenguem podria ofendre algú. Especialment considerant la importància de l’etiqueta i el respecte en la cultura japonesa.

LAURA: Ho sé, i el temps s’esgota! L’alcalde insisteix en el seu paper com a amfitrió, el regidor ja ha preparat un discurs sobre ikebana, i el cònsol… la seva presència aquí és un gest significatiu cap a la nostra comunitat japonesa!

ROGER: Què fem, llavors? Necessitem una solució que mantingui la pau i honri tothom.

LAURA: A veure… ja ho tinc! Comunica’ls que l’alcalde i el cònsol tallaran la cinta. És un gest que simbolitza la unió i el respecte mutu. El regidor farà el discurs inaugural, però el mantindrem breu i enfocat en la cultura.

ROGER: Això podria funcionar. És equilibrat i respecta les sensibilitats de tots.

LAURA: De vegades, la veritable prova no és evitar el conflicte sinó en com el resolem. Espero que la nostra decisió avui reflecteixi això.

ENTREVISTA

ENTREVISTADORA: Benvinguda, benvingut, a aquesta col·lecció d’AudioFormació basada en el protocol. En aquests capítols aprendrem a detectar errors en protocol i a poder organitzar actes oficials sense patir massa. O potser no. De fet, ho veurem ara.

Acabes de conèixer la Laura i el Roger, que ja veuràs que ens acompanyaran al llarg de tota aquesta col·lecció de capítols, de pòdcasts. I ara et presento qui és la peça clau d’aquesta col·lecció, perquè és la nostra experta en protocol- Ella és especialista universitària en protocol i cerimonial de l’estat, i d’internacional per la Universitat d’Oviedo, i formadora en temes protocol·laris des de l’any 2007: la Marta Marfany. Marta, com va? Benvinguda.

MARTA MARFANY: Gràcies. Encantada d’estar amb vosaltres.

ENTREVISTADORA: La veritat és que encantats nosaltres també que ens il·lustris sobre aquesta qüestió, que no és senzilla, ja ho veureu, però que es pot organitzar, es pot aprendre. De fet, tu t’encarregues d’ensenyar-ho a estudiants universitaris i ara també a nosaltres.

A veure, Marta, primer et preguntaré per això que acabem d’escoltar, aquesta situació, aquesta inauguració d’una exposició sobre art oriental, art japonès, en un municipi. Explica’ns què ha succeït, què penses de com se n’ha sortit l’organitzadora, la Laura.

MARTA MARFANY: El que ha succeït és el que passa sempre. És normal en els actes que hagi d’haver-hi canvis i adaptacions. Formen part de l’esdeveniment i serveixen molt sovint perquè no hi hagi problemes. Per tant, la Laura el que ha fet ha estat molt interessant, perquè ella sap que el seu alcalde és l’amfitrió d’aquest acte. Veiem que aquesta activitat es porta a terme a la biblioteca del poble. Per tant, ella el que fa és agafar la problemàtica que podria causar a aquestes dues altres persones, no dubta i els aplica un rol a cadascú d’ells i decideix. Aquesta és una de les coses que l’equip de protocol ha de fer: proposar i executar-ho. Amb diplomàcia, amb molta correcció, però els que organitzem som els que ho hem de decidir.

ENTREVISTADORA: En la situació que hem escoltat, el que passava és un conflicte de precedències. De fet, és el tema que tractarem en aquesta primera conversa, en aquest primer episodi de la col·lecció d’AudioFormació dedicada al protocol. De seguida sabrem què és exactament això de la precedència, perquè potser és una paraula que no tenim en el nostre vocabulari habitual els qui no ens dediquem a temes de protocol.

Però deixa’m que et pregunti, Marta, perquè has vingut al nostre set de pòdcasts amb dos objectes que em criden molt l’atenció i que entenc que tenen a veure amb el que estem parlant avui, amb la precedència. Un d’ells em porta molts records d’infància perquè és un joc, el «Qui és qui», conegudíssim; i l’altra és una pinta. Explica’m per què portes aquests dos objectes.

MARTA MARFANY: M’agrada molt que tinguem tots plegats imatges al cap, perquè el protocol moltes vegades és revisió i tenir clar què has de fer i com. Com que en aquest cas és un àudio, és important que tinguem una imatge. He portat aquest joc perquè es tracta de personatges que, a base de preguntes i respostes, has d’anar descartant. És una mica el que fem amb els convidats. Aquest senyor és important perquè ho és, perquè l’he convidat, anirà abans o anirà després. Per tant, ja em serveix aquest joc, i al final queda aquell important o aquell que va tercer o sisè. I la pinta és perfecta, perquè hi ha personalitats que no tinc en la normativa oficial però són importants per al meu acte, jo els he convidat perquè és un president d’una entitat del municipi, perquè és el futbolista aleví que hem de premiar. Són gent important a casa nostra. Però clar, si jo agafo la normativa oficial, pobrets, anirien sempre els últims. Per tant, la pinta em serveix per intercalar-los i desenredar aquest possible problema que podria tenir en la col·locació.

ENTREVISTADORA: És a dir, tenim clar que per solucionar qüestions de precedència hem d’investigar i saber i preguntar-nos qui és cadascuna de les persones que tenim en aquell acte, i després desfer nusos que poden sorgir, com pot ser el cas que hem escoltat ara, la Laura, que resulta que els tres convidats oficials —alcalde, regidor i cònsol del Japó— volien tots tres tallar la cinta. Aquí hem de desfer el nus, hem de pentinar-ho d’alguna manera, això.

MARTA MARFANY: I ho ha pentinat bé, perquè l’alcalde ja té el seu lloc, ho reclamem, després en parlarem, i està clar que —en aquest cas és a casa seva— mana ell. Però els altres dos són oficials o no són oficials? Home, sí, és un regidor, però no sabem si és del seu poble o és d’un altre poble.

ENTREVISTADORA: Però és expert en art japonès, clar, això li dóna un rang, suposo, en l’acte que estem fent.

MARTA MARFANY: És que l’hem convidat pel que sap del Japó, no perquè sigui regidor. Perquè si fos la senyora Pepita, que ha viatjat tres-centes vegades al Japó, també seria la important. En canvi, el cònsol sí que és una personalitat important, que l’hem de posar allà on toca.

ENTREVISTADORA: Per tant, tenim les imatges al cap, això de la investigació i de pentinar els nostres convidats i els nusos que puguin sorgir. Per a la gent que no treballem en protocol, la paraula “precedència” potser ens és una mica poc comuna. Explica’ns què és, la precedència.

MARTA MARFANY: És fàcil: precedir vol dir posar al davant. Posar un ordre i marcar una prioritat. Per tant, això ja ho tenim clar, hem de posar qui serà l’un, el dos, el tres i el vint-i-tres. Això és el que popularment podem entendre per “precedència”.

ENTREVISTADORA: Ordenar, organitzar les persones. I no les podem ordenar com vulguem, això ja ho has deixat caure abans, s’ha de seguir un criteri. Però quin?

MARTA MARFANY: Mira, si és a casa teva, és un acte privat, els endreces com tu vulguis. Si vols tenir el cunyat al costat, te’l poses. Però en un acte oficial això no ho pots fer. L’acte oficial ve tot regulat per un reial decret que ja és molt antic, el van fer l’any 1983, i aquí sí que van decidir posar les personalitats, precisament per evitar aquests egos: qui va davant i qui va darrere.

Primer, els va costar molt pactar-lo, perquè la democràcia encara estava tendra, i s’havien de posar els de la Casa del Rei, el Govern, els dels governs de les comunitats autònomes… I acontentar tothom. Per tant, ells van acabar pactant aquests quaranta-vuit. Des de l’any 83 fins a l’actualitat s’han creat moltíssims ens, mancomunitats, consorcis, consells comarcals… i totes aquestes personalitats… Des de l’any 83 fins ara ningú s’ha atrevit a modificar-lo. Per tant, treballem amb un document que està vigent però que el dia a dia fa que l’hagis d’actualitzar.

ENTREVISTADORA: Això que a priori semblava fàcil, tenim un document que ens diu l’ordre exacte com s’han d’organitzar les diferents autoritats, però ara ja no és tan senzill.

MARTA MARFANY: El dia a dia, com que tothom organitza actes cada dia a tot el territori, totes aquestes personalitats, amb aquesta pinta, les hem anat intercalant. I aquests, extraoficialment, però estan ben col·locats. El problema és quan, a més a més, convides gent que és del carrer. Per això et deia que no els puc posar els últims, no poden anar a partir del quaranta-nou. Potser em serà un divuit o potser em serà un trenta-dos.

ENTREVISTADORA: Aquesta llista que dius que extraoficialment s’ha anat omplint amb altres ens i autoritats que han anat sorgint des de l’any 83 —fa quaranta anys, imagina’t!— es pot consultar en algun lloc? Així com el Reial decret 2099/1983 segur que es pot consultar, aquesta llista extraoficial que dius que s’ha anat afegint amb el temps…?

MARTA MARFANY: Com que han anat fent normatives, hem arribat a fusionar-les. Normalment, la gent de protocol portem una jaqueteta estupenda perquè a dintre hi ha aquest plastificat que et diu qui és qui i on el col·loco. No patiu, que sempre trobarem la fitxa que ens ajudarà a tenir-ho clar.

ENTREVISTADORA: Per tant, en quin criteri em baso per organitzar personalitats que no són gent de carrer. Has dit: “Resulta que convidem no al regidor expert en art japonès, sinó la senyora Pepita, que ha viatjat tres-centes vegades al Japó. I la convidem a aquesta inauguració de l’exposició d’art japonès”. Què fem, on la col·loquem?

MARTA MARFANY: Probablement aquesta senyora podrà ser la ponent, perquè tindrà tanta experiència, tant coneixement, que li donarem aquesta rellevància. Probablement la podrem asseure a la taula presidencial explicant que ella és allà perquè té una gran experiència, ha viatjat tantes vegades i ens aporta, des del nivell municipal, el coneixement d’aquesta altra cultura. Sempre en l’acte decidim per què el convidem, quin és el motiu, quina prioritat considerem que ha de tenir, i li donem el lloc que li correspon.

ENTREVISTADORA: Digues-nos altres convidats que podríem tenir i que no surten en aquest reial decret, o que no apareixen; alguns ens que s’hagin creat des de llavors i que haguem de tenir en compte i que puguin sorgir-nos en l’organització d’un acte a nivell d’un ens municipal, per exemple.

MARTA MARFANY: Per exemple, tots els presidents d’entitats d’economia: el president de la CEOE és el que ens sona més, però hi ha, per exemple, la CECOT, que és un àmbit econòmic territorial. Si tu fas un acte a Sabadell, a Terrassa, evidentment que convidaràs els empresaris del territori. En funció del que fas i de la temàtica, tens una sèrie de persones que t’interessa que siguin a l’acte. Tu els convides, després t’hauran de dir si venen o no. T’ho han de confirmar, eh.

ENTREVISTADORA: Aquí, fins al moment en què els convidem nosaltres estem jugant al «Qui és qui». Tenim un plànol previst de totes les persones, personalitats que vindran i en quin ordre les posarem. A partir d’aquí, entra la pinta.

MARTA MARFANY: Exacte. I començo a dir: “Aquesta senyora és important, la posaré entre el tinent d’alcalde i de l’altra personalitat”. I vaig col·locant el que serien les seves cadires.

ENTREVISTADORA: I dius: important que ens confirmin.

MARTA MARFANY: Bàsic. Tu envies cinquanta invitacions. Vindran els cinquanta? Tu necessites saber els que vindran. Si al final són vint-i-dos, perfecte. Els demanem sempre que ens ho confirmin. Malauradament, la gent no ho fa. La majoria de gent no ho fa. Per tant, has de trucar i dir: “Vostè vindrà a aquest acte?”. I quan et digui que sí comences a fer aquesta col·locació. No pots fer el pas si no saps si et vindran o et quedaran cadires buides.

ENTREVISTADORA: Tu tens un esquema, que li dius un ICO.

MARTA MARFANY: Sí, perquè em va semblar que ens en recordaríem: invitació, confirmació, ordenament.

ENTREVISTADORA: A partir de la llista d’autoritats confirmades intercales la resta de personalitats que han confirmat l’assistència. Però en quin criteri et bases, per intercalar-los?

MARTA MARFANY: Mira, aquest reial decret la veritat és que té un article que ens va perfecte. És el 5.2 i diu que les autoritats, quan organitzen, han de seguir aquesta normativa.

Però si tu tens una tradició al teu municipi, la pots col·locar. Això és genial, perquè és la carta que necessitàvem per moure aquestes peces. Per exemple, la ciutat de Saragossa té una figura que és el Heraldo de Aragón. Per ells, el Heraldo és una figura importantíssima que conviden sempre. Doncs l’Heraldo, evidentment, en aquesta llista no hi és, perquè quan ho van fer ni se’n van recordar. Doncs a Saragossa els companys sempre em diuen: “No te olvides del Heraldo”. Perquè si no, s’ensorra! És aquesta gent que tu, per la teva tradició, col·loques allà on creus que ha d’anar.

ENTREVISTADORA: Pel que entenc, el reial decret ens deixa una porta oberta perquè l’organitzador sigui qui decideix com es fa i com s’organitzen les precedències múltiples.

MARTA MARFANY: Sí, però no trenquis l’esquema dels quaranta-vuit, d’acord? Els quaranta-vuit me’ls ordenes, i entremig et deixo que posis qui consideris.

ENTREVISTADORA: Per tant, cada acte és diferent, haurem d’analitzar prèviament temàtica, motiu de l’organització d’aquell acte, per poder acabar de concloure quin és l’ordenament final que s’ha de fer.

MARTA MARFANY: Mai dos actes seran iguals.

ENTREVISTADORA: Darrera pregunta que se m’acut ara: què passa si hi ha algú que ha confirmat i al final no assisteix? Et trenca l’esquema!

MARTA MARFANY: Sí, fas moviments, i de vegades tens una persona, un comodí, que recol·loques allà. “Miri, senyora, Maria, com que vostè hi sent poc i tal, la col·locarem aquí, que estarà molt bé”. “Ai, gràcies, maca!”. I tu penses: “Menys mal, perquè tapo aquest forat que tinc!”. De vegades pots moure gent, però de vegades, si l’acte està engegat has de fer coses d’aquestes.

ENTREVISTADORA: S’han de tenir recursos. D’això també en parlarem en un dels capítols d’aquesta col·lecció d’AudioFormació, tot allò que són els imperdibles, que has de tenir a mà per acabar de cosir tot el que és l’acte en qüestió. Avui hem parlat de precedències, en el proper capítol parlarem d’un altre tema interessantíssim com són les banderes. Marta Marfany, un plaer, gràcies.

MARTA MARFANY: Gràcies!

Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.