4. Presidències
Descripció de l'episodi:
Què són les presidències. Tenen un doble vessant: pot ser l’espai físic i també la persona que presideix un acte: l'amfitrió.Les presidències s’ordenen amb alternança, seguint el mateix criteri parell o senar que vam explicar amb les banderes. El president o presidenta d’un esdeveniment n’és el propietari i marca el ritme i el temps que durarà l’activitat.
Transcripció
Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat.
Benvinguts a AudioFormació, un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.
INTRODUCCIÓ DE L'EPISODI: ESCENA TEATRALITZADA
SENYOR FONT: Bon dia. Digui?
LAURA: Bon dia, senyor Font. Soc la Laura, responsable de protocol de l’Ajuntament. Li truco per agrair en nom de l’alcalde la invitació a aquest esdeveniment tan important. Entenem i valorem el paper central que la vostra empresa juga a la nostra comunitat. No obstant això, voldria parlar-li sobre la presidència de l’acte.
SENYOR FONT: És un plaer per a nosaltres. Naturalment, com a amfitrions de l’esdeveniment, havíem pensat que el nostre conseller delegat presidiria la cerimònia.
LAURA: Completament comprensible, donada la magnitud de la seva contribució. No obstant això, considerant la rellevància pública de l’esdeveniment i l’interès comunitari, creiem que una copresidència entre el conseller delegat i l’alcalde simbolitzaria una unió més forta entre el sector privat i el públic.
SENYOR FONT: Interessant punt de vista. Però com funcionaria, això, a la pràctica? No volem que l’esdeveniment sembli massa polititzat.
LAURA: La idea és presentar una imatge de col·laboració i suport mutu. Tots dos, el conseller delegat i l’alcalde, podrien donar la benvinguda als assistents, reflectint l’esperit de cooperació que volem destacar. Això no només enriquirà l’esdeveniment, sinó que també reforçarà la imatge d’unitat davant els desafiaments comuns.
SENYOR FONT: Sona que podria ser una poderosa declaració d’intencions. I què hi ha dels detalls pràctics? L’organització de l’escenari, l’ordre dels discursos…
LAURA: Ens encarregaríem de tots aquests detalls, assegurant que l’esdeveniment flueixi de manera que ambdós rols siguin destacats de forma equitativa. El nostre objectiu és que aquest acte sigui un exemple de com el sector públic i el privat poden treballar junts pel bé de la comunitat.
SENYOR FONT: Bé, Laura, em sembla un argument convincent. Treballem junts en això. La copresidència podria ser, de fet, un missatge molt positiu.
LAURA: Excel·lent! Si li sembla bé, i per agilitzar la feina, des de l’Ajuntament preparem un esborrany i ens instem a treballar-ho conjuntament en posteriors reunions. Estic segura que aquest serà un esdeveniment memorable i un model a seguir. Gràcies per la seva col·laboració.
ENTREVISTA
ENTREVISTADORA: Benvingut, benvinguda a un nou episodi d’aquesta AudioFormació que dediquem al protocol. Avui per parlar de presidències, que no precedències, que ja n’hem parlat. Marta Marfany, com va? Benvinguda!
MARTA MARFANY: Gràcies! Molt bé, bon dia.
ENTREVISTADORA: A veure, què opines del que ha succeït en la conversa que acabem d’escoltar entre la Laura i el senyor Font, d’aquesta empresa que ha convidat l’Ajuntament a un acte. Què n’opines i què penses de com se n’ha sortit la Laura?
MARTA MARFANY: La Laura realment l’hem de contractar l’equip de protocol. És molt hàbil.
En aquest cas, el que veiem és que, com deies, ells no són els organitzadors. Estan convidant l’alcaldia a assistir a un acte empresarial. Clar, el rol és diferent. En un altre capítol hem vist que ells eren els organitzadors. De manera que ells manaven. En aquest cas, la Laura sap perfectament que qui ha de manar o qui marcarà el ritme de l’acte serà l’empresa. I ella el que vol és donar-li la volta a això. Ella, molt hàbil, decideix. Diu: “Prenc la iniciativa: els truco i intentaré plantejar una opció, a veure si aconsegueixo posar en un lloc destacat el meu alcalde”.
ENTREVISTADORA: Que és el que li interessa. A la persona responsable de protocol de l’Ajuntament el que li interessa és que l’alcalde tingui el lloc més destacat possible.
MARTA MARFANY: Sempre. Aquestes converses són habituals entre els caps de protocol o de gabinet i els de màrqueting o els de relacions institucionals de l’empresa, i sempre estem negociant.
ENTREVISTADORA: Et sembla correcte i encertada, aquesta proposta de copresidència de l’acte que proposa la Laura?
MARTA MARFANY: És que és l’únic que pot aconseguir, perquè si no, el seu alcalde quedarà al número 2. I ella no vol que sigui tan evident que l’alcalde aquí és el 2. Fins i tot de vegades passa, perquè aquest senyor Font és molt bona persona.
ENTREVISTADORA: És a dir que podria haver-s’hi negat.
MARTA MARFANY: De vegades collen molt perquè no volen. Llavors la negociació és més dura i de vegades s’arriba a moments que fins i tot l’alcalde s’excusa i hi va un altre representant.
ENTREVISTADORA: Ah, diu: “Tu no em deixes ser copresident de l’acte, t’envio un regidor”?
MARTA MARFANY: Hem parlat des del principi dels egos. I van sortint, van apareixent, sí.
ENTREVISTADORA: Fixa’t! Doncs aquí la Laura ha sigut hàbil, ho ha plantejat bé i el senyor Font en aquest cas ha accedit a la petició que demanava ella d’aquesta corpresidència de l’acte. Ara parlem exactament de què és això de la presidència i en què es diferencia de la precedència, de la qual ja n’hem parlat.
Però abans, com sempre, la Marta ha portat aquí una sèrie d’objectes que a mi em fa molta gràcia, perquè ens ajuda molt a crear aquesta imatge al cap, perquè tinguem clar com organitzar i com sortir d’aquests obstacles que ens planteja el protocol en l’organització d’actes. I en aquest cas has portat barrets i post-its.
MARTA MARFANY: Sí, volia fer la sensació que cada persona necessita un barret. A més, tots els barrets són diferents. Hi ha des dels directors generals, un regidor que comença, un comerciant que l’han convidat però tampoc sap molt bé què ve a fer. Per tant, tens tot de caparrons que has d’anar situant. I he portat uns post-its perquè realment hem d’acabar posant qui serà l’1, el 2, el 3 i el 4, en aquest cas, en la presidència.
ENTREVISTADORA: Important, aquest moment de reflexió prèvia, qui tenim i quin post-it li posem al cap. Tants caps, tants barrets, que diu la dita. Quin post-it posem a aquell barret per saber on situem en la presidència de l’acte aquella persona.
MARTA MARFANY: Cada persona, exacte.
ENTREVISTADORA: Deia que la paraula s’assembla molt a “precedència”, però no és el mateix en l’àmbit protocol·lari, oi?
MARTA MARFANY: No, no ho hauríem de confondre. La presidència vol dir qui ocupa el lloc més destacat i visible, és qui mana, el propietari de l’acte. Per tant, això li dóna una notorietat. A més, presidència és un espai. Als actes, quan comença l’esdeveniment, de vegades hi ha escenari i de vegades és a peu pla, però és aquell espai frontal al públic on passen les coses importants. Per tant, allò és la presidència física i després hi ha les persones que ocupen la presidència.
ENTREVISTADORA: Aquí seria el tema de la precedència.
MARTA MARFANY: Exacte, presidències del senyor conseller delegat de l’empresa i del nostre alcalde… I no sabem si hi haurà algú més.
ENTREVISTADORA: Hi ha algun criteri per a les presidències? Com establim aquell lloc d’honor, aquella taula presidencial de l’acte?
MARTA MARFANY: Sí, com sempre hi ha una norma. Tornem a anar a aquell document del Reial decret 2099 del 1983 i a l’article 4 també ens ho diu. Diu que els actes seran presidits per l’autoritat que els organitzi. Fantàstic!
ENTREVISTADORA: Això ho deixa claríssim! Ho organitzes tu, ho presideixes tu. Punt.
MARTA MARFANY: Aquí la Laura sap que no està organitzant, ella sap que el seu alcalde no és l’1. Però aquest article continua i diu que en cas que aquesta autoritat no sigui o no ostenti la presidència, el posarem en el lloc immediat. Llavors dius, ah, bé. Aquí dona l’opció que si no és l’1, que sigui el 2. Però el que et diu és que no serà ni el 3 ni el 4 ni el 5. Això vol dir que, en tot cas, només cedirà la presidència una vegada. Que no sigui tan ruc que vagi cedint, cedint, i al final està a la punta de la taula i no se’l veu.
ENTREVISTADORA: Si ens posem en la situació de l’acte empresarial en el qual la Laura està intentant col·locar el seu alcalde a la presidència, estem parlant del conseller delegat. Segons l’article 4.1 del Reial decret que ens dius, hauria de ser el president de l’acte, tenir el número 1…
MARTA MARFANY: El de l’empresa.
ENTREVISTADORA: El conseller delegat. Però pot cedir-la, podria arribar-la a cedir a l’alcalde i ell posar-se el 2. Ara, més no.
MARTA MARFANY: No, amb un objectiu de foto ho veus. Qui veus a les taules? Els del mig! Si a tu et van posant a les puntes no surts ni a la foto. Aquest article és molt concret: si ho has de cedir o ho vols cedir —perquè no t’obligo—, sigues el 2. Para ja!
ENTREVISTADORA: Amb els números, em recorda al tema de les banderes. La col·locació seria la mateixa?
MARTA MARFANY: Sempre! Anem al 213 i al 3124, siguin persones o siguin coses. A més, aquest article et diu que sempre alternant-se a dreta i esquerra, dreta i esquerra. El que fèiem amb les banderes.
ENTREVISTADORA: El mateix! I això ho hem de tenir clar a l’hora de situar les cadires, no, com han de seure les persones, oi?
MARTA MARFANY: Sí. Pensa una cosa: no sempre les presidències són assegudes. En general, sí, veiem una taula i veiem unes cadires. Però de vegades són dretes. Quan un acte és breu, curtet, normalment estem drets perquè és més àgil. O si hem de fer una inauguració d’una exposició, potser farem només uns micros i la presidència dreta, perquè després farem un recorregut.
ENTREVISTADORA: O una foto dels alts càrrecs que venen a un acte.
MARTA MARFANY: Exacte, fotografies. Sí, els col·loquem segons la presidència, 1, 2, 3. I estan drets.
ENTREVISTADORA: Per tant, tot i que l’article el primer que diu és que qui organitza presideix, això no passa sempre així.
MARTA MARFANY: No, i si ho munta l’empresa, hem de ser prou hàbils des dels ajuntaments o des dels ens per intentar la copresidència, perquè si no el nostre queda el 2.
ENTREVISTADORA: I la copresidència, a efectes visuals i pràctics de col·locació, com es diferencia que un sigui l’1 i el 2? Perquè són dues persones i una està a l’esquerra i l’altra a la dreta.
MARTA MARFANY: És que és el que no volem! Nosaltres en aquest cas som convidats, i el que volem és això, que passi desapercebut que el meu alcalde no és l’1. Per tant, sí que en aquest cas volem que sigui parell. Així, el conseller delegat i l’alcalde…
ENTREVISTADORA: Estan al mateix…
MARTA MARFANY: Exacte. I el qui no hi entén: “Ah, sí, sí, aquells”. Si ens col·loquen una tercera persona, ja tenim un problema.
ENTREVISTADORA: Llavors com faríem palesa aquesta copresidència?
MARTA MARFANY: Fixa’t que la Laura és molt hàbil amb la conversa i li diu: “No es preocupi, ja li ho prepararem nosaltres!”. Així s’estalvia la feina.
ENTREVISTADORA: Exacte, aquí el que ella entenc que farà serà col·locar aquesta quarta persona com a mínim.
MARTA MARFANY: Clar, intentarà veure, parlarà: “Que hi haurà algú més?”. “El cap de producció…”. Ja hi som! Ja me n’han col·locat un tercer. En aquest món protocol·lari sempre parlem que de vegades col·loquem una persona que li diem el “cara de cartró”. El “caracartón” és aquell que col·loquem que de vegades penses: “I aquest què hi fa aquí al mig?”. No, res! Està fent que sigui parell o senar.
ENTREVISTADORA: Que trist!
MARTA MARFANY: Sí, sí.
ENTREVISTADORA: Imagina’t que et conviden a tu i t’adones que ets la peça que faltava perquè la cosa fos parell. Carai! Fixa’t.
MARTA MARFANY: Quan vagis a un acte ara t’hi fixes.
ENTREVISTADORA: Home, ens hi fixarem tots, ja ho veuràs.
MARTA MARFANY: De vegades li donem una mica de paper, alguna introducció, alguna cosa perquè no es noti tant; però de vegades hi ha algun personatge que està allà del principi al final no dius res, i penses: “Ja està, ja l’han col·locat”.
ENTREVISTADORA: No és només per a la foto i per a la taula, també entenc que en el tema presidència hi entra l’ordre dels discursos, si n’hi ha.
MARTA MARFANY: Sí, sí. De menys a més.
ENTREVISTADORA: El que parla al final és el més important.
MARTA MARFANY: Sempre. A més, té lògica. Imagina’t que deixessis que parlés un altre, i després diu qualsevol bajanada i no pots acabar-ho. No, tu sempre que siguis l’1 tanques l’acte.
ENTREVISTADORA: Perquè la funció exactament de la presidència quina és?
MARTA MARFANY: Dominar l’acte. Perquè marca els temps i els espais. Si és en un sopar, a vegades quan mireu a la televisió aquests grans sopars del rei, fixeu-vos que fins que el rei no s’asseu, no s’asseu ningú, perquè ell mana en els temps. Jo començo, jo acabo. I en el món més quotidià també és així. Per tant, aquesta persona que presideix ha de tenir-ho clar, no pot entrar i començar a saludar tothom i anar perdent el temps. Vostè se’n va a la presidència, fa el que ha de fer i marxa. O passem a una copa, o fem el recorregut. Però se’ns encanten allà al mig i els actes no avancen.
ENTREVISTADORA: És a dir que marca el ritme total d’aquell acte. Indica l’inici de l’acte, si hi ha unes paraules de benvinguda entenc que les farà la presidència si no hi ha presentador.
MARTA MARFANY: Sí, de vegades per això poses aquesta altra figura, que et serveix de comodí i aniríem de menys a més. “Donem la benvinguda, i ara donem la paraula a…”. I al final, el que presideix tanca.
ENTREVISTADORA: I en cas de la copresidència què fas? Els fas parlar alhora o què?
MARTA MARFANY: No, home, no! L’amfitrió normalment donarà la benvinguda i donarà rellevància: “Avui tenim amb nosaltres… És un gran honor que vingui l’alcalde de…”. Juguem amb tota aquesta parafernàlia.
ENTREVISTADORA: Amb això ens quedem, que la Laura ha estat molt hàbil plantejant-li a l’empresa aquesta copresidència de l’acte. A més, dient: “Vostè tranquil, que ja li ho preparo jo perquè no se n’hagi de preocupar”. No sé si ens deixem alguna cosa important, Marta.
MARTA MARFANY: No, sobretot això, que la persona que presideix sàpiga que marca els temps, que no ha d’endarrerir-ho, ha d’anar per feina, i que si ell no comença no començarà ningú. Això de vegades els ho hem de dir una mica: “Recorda que tenim un temps marcat, que la cosa no s’allargui…”. Perquè coneixem els personatges i de vegades volen explicar tantes coses que no pot ser.
ENTREVISTADORA: Interessantíssim, avui, aquesta qüestió, les presidències! En el capítol següent parlarem d’un tema molt interessant i molt curiós, saludar i presentar, que no és tan fàcil com pensem. Gràcies, Marta!
MARTA MARFANY: A reveure!
Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.