7. Inoblidables
Descripció de l'episodi:
En el setè i últim podcast fem un repàs dels aspectes que sempre hem de tenir presents. És importantíssim dedicar molt de temps a la planificació de l’acte, analitzar tots els aspectes que formaran part de l’esdeviment i pensar en les possibles alternatives per si hem d’introduir canvis. És imprescindible portar un capsa o maleta amb material de muntatge i supervivència que ens ajudi a solventar incidents. I hem destacat quines són les principals qualitats que hauria de tenir el personal adscrit a protocol.
Transcripció
Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat.
Benvinguts a AudioFormació, un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.
INTRODUCCIÓ DE L'EPISODI: ESCENA TEATRALITZADA
ROGER: Laura, no t’ho creuràs, acaba d’arribar el president de la Generalitat, està a la porta saludant la família d’en Fermí Miramon.
LAURA: Com que està aquí el president? Ens van dir que no podia venir!
ROGER: Es veu que ha estat un canvi de darrera hora. Com que és amic personal d’en Miramon, ha fet canvis a l’agenda per poder-ho arreglar. La gent del seu equip diuen que han intentat trucar-te fa una estona però el teu telèfon no els donava senyal.
LAURA: Maleïda poca cobertura en aquest coi de muntanya! És la darrera vegada que organitzem un acte com aquest en plena natura!
A veure, Roger, assegura’t que preparin un lloc addicional a l’escenari per al president. Avisa el presentador i revisa l’ordre dels discursos. Perquè ell haurà de parlar, òbviament. És un desafiament, però podem aconseguir-ho.
ROGER: Ara mateix, Laura.
QUICO: Laura, tenim un problema, el sistema de so per a la música ha fallat. Té solució, només l’he de restablir, però triga una estona a tornar-se a activar. Compta uns quinze minuts.
LAURA: OK, Quico. Gràcies per l’avís. Parlem amb el presentador, que faci servir el seu enginy per mantenir els convidats entretinguts mentre solucionem això.
PRESENTADOR: Bé, sembla que el vent vol competir amb el Fermí Miramon per ser el protagonista del nostre homenatge d’avui. No us preocupeu, estem ajustant el nostre sistema de so per guanyar la competició amb bona música. De moment, segueixin gaudint de l’aire fresc i de l’excel·lent companyia.
LAURA: Roger, necessitem actuar ràpidament o cauran les pancartes de darrere l’escenari. Has portat la cinta adhesiva com et vaig demanar?
ROGER: I tant, aquí la tinc, juntament amb les tisores!
LAURA: Perfecte, fem servir cinta adhesiva per assegurar-ho tot. No deixem que el vent s’endugui la nostra celebració.
ENTREVISTA
ENTREVISTADORA: Arribem al darrer dels capítols d’aquesta col·lecció de pòdcasts sobre protocol, aquesta AudioFormació que ens ha portat a compartir diversos actes amb la Laura, amb el Roger, amb aquest fantàstic equip de protocol; i converses amb la Marta Marfany, la nostra experta especialista. Marta, com va? Benvinguda!
MARTA MARFANY: Molt bé!
ENTREVISTADORA: Què augures que passarà avui amb aquest acte, pobres? La Laura i el Roger els hem deixat allà amb la cinta adhesiva fixant les pancartes.
MARTA MARFANY: Mira, no té bon pronòstic, aquest acte. Pobra gent.
ENTREVISTADORA: A més, se’ls ha presentat el president de la Generalitat, que va a aquest homenatge en qualitat d’amic de l’homenatjat, però no ho tenien previst!
MARTA MARFANY: A veure, no és una cosa que acostumi a passar, perquè sempre, des dels equips de protocol, estan en contacte. Estic segura que si no els hagués contestat perquè el telèfon de la Laura no tenia cobertura, perquè l’espai no era l’adequat, algú s’hauria avançat i hauria anat a avisar-los. Potser haurien enviat Guàrdia Urbana o un cotxe d’avançada, o algú del partit hauria pujat la muntanyeta per avisar. Déu-n’hi-do si se’t presenta una autoritat així, perquè has de canviar-ho tot ràpidament, però, a més, està tenint problemes tècnics. Així que on va? A rebre el president? A enganxar la cinta? És que pobra Laura!
ENTREVISTADORA: Per sort, tenim el Roger bastant ensenyat.
MARTA MARFANY: Està rodat, ja.
ENTREVISTADORA: Està rodat. Potser pot solucionar el tema, perquè estic pensant, se’t presenta una personalitat allà… A banda de reorganitzar els discursos, que deia la Laura, també tenim una fila zero en aquell acte que s’ha de reubicar tothom.
MARTA MARFANY: S’ha de reubicar totalment perquè és la màxima autoritat del país, ja ho hem comentat. Aquí ella, com a cap, amb el cap de protocol de presidència, han de fer canvis. Han d’estar per la filera zero, què reubiquem… A més, l’àudio no els va. Tenen aquest problema afegit, que no poden avisar-ho…
ENTREVISTADORA: I el factor meteorològic!
MARTA MARFANY: Que els ho complica tot.
ENTREVISTADORA: Avui parlem d’això, dels inoblidables, dels bàsics, de la previsió. Importantíssima, ho hem vist capítol rere capítol d’aquesta AudioFormació. És importantíssim tenir-ho tot previst, planificat i inclús previst allò que pot passar!
MARTA MARFANY: Sempre. Des del primer capítol, si ho recordem, ja dèiem: hi ha coses que s’han de canviar en directe perquè tu ho has previst però allò no acaba de funcionar. Hi ha canvis d’última hora i hem de ser ràpids. Però si ho hem pensat abans, “i si passés això, i si allò?”, tindrem molt d’avançat, perquè direm: “Ja vam pensar si plovia o si…”. On anirem, com ho fem, poder moure les cadires, no… Tot això és la fase prèvia dels actes, que ens dÓna moltíssima feina, però ens assegura que pugui funcionar.
ENTREVISTADORA: És a dir, tenir un pla B sempre.
MARTA MARFANY: B i C, de vegades!Tenir-ne uns quants. Tu com ho plantejaries, això?
MARTA MARFANY: Mira, jo sempre em faig moltes preguntes, són les mateixes preguntes que es fa un periodista quan vol fer una entrevista, però adaptat a la nostra feina.
Què faig? Quin tipus d’acte és? Què volen organitzar? No és el mateix un concurs de pintura que una exposició, que una presentació d’una nova biblioteca.
Cada acte és diferent. Per tant, què faig? Què necessito per fer aquest acte? Necessito gent, un equip, un equip de música, una gent que vindrà a cantar…
Faig la llista, començo a apuntar: necessito això, necessito allò… Si és una exposició de pintura, evidentment, dies abans he de muntar els quadres, he de veure si hi ha premi, qui és el primer, qui és el segon, qui els entregarà, etc. On ho fem? Quin espai i a quina hora?
En aquest cas ens ha dit: “Estic en plena natura!”. Jo pensava, mentre l’escoltava: “Hi ha lavabos?”. És que clar, els portem allà dalt. “Nena, on són els lavabos?”. No n’hi ha, de lavabos. Clar, potser sí que en aquesta prèvia hem de dir: “Haurem de llogar uns lavabos químics”. Els han de portar abans, els han de muntar. I pensava: “Si han de pujar aquesta muntanya, ai, els talons de les convidades!”. Depèn de l’acte. D’acord, ho farem a fora. Molt bé. Farà bon dia. Ja ho hem mirat, meteorològicament sembla que sí, però mira, se’ls ha aixecat vent. Hi ha algun racó, algun espai, una sala, un porxo, alguna cosa on ens puguem arrecerar? És que, si no, potser millor que no ho fem a dalt de la muntanya.
ENTREVISTADORA: S’han de tenir en compte una sèrie de factors i veure que hi pot haver una alternativa possible. Si no hi ha alternativa possible, tu ets partidària de descartar aquella opció.
MARTA MARFANY: Jo intentaria buscar un altre espai i plantejar als polítics: “Mira, tu deies d’anar a la muntanyeta tal, però tindrem aquest problema. Ho assumim o baixem al centre cívic i ho fem d’una altra manera?”.
Quin dia? Ho fem un dia laborable? Vindrà poca gent, si és al matí, tindrem la gent jubilada però no tindrem més públic, els nens seran a l’escola i la gent estarà treballant. O m’estimo més fer-ho un diumenge?
Quina hora és bona, al nostre municipi? Pensem tot això. Perquè si ho faig de nit, i és a l’exterior, necessito molta il·luminació. Necessito contractar, necessito fer tot de coses.
Ho organitzarem nosaltres sols o he de subcontractar serveis, càtering, el que dèiem, moltíssimes coses. I tinc diners per fer-ho? Perquè aquesta és l’altra.
ENTREVISTADORA: El pressupost és una cosa bàsica també.
MARTA MARFANY: Qui paga? Perquè volem fer una cosa més grossa però potser farem una cosa més senzilla perquè estem a final d’any. Per quin motiu és l’acte? Jo sempre els pregunto: “Això per què ho fem? Qui vol fer-ho?”. Inaugurem una biblioteca. Perfecte, és un motiu genial, la ciutadania ha de saber que tindrà un nou espai i per a què s’usarà.
Però clar, “perquè resulta que ens sembla…”. Ui, anem malament, no li interessa a ningú, això. Hem de pensar-hi. Qui convidarem, això ja ho hem parlat durant molts dies. Qui presentarà l’acte? Farem discursos? Només un? Ja passem? O resulta que el regidor vol parlar perquè “soc de Cultura!”. Mare de Déu, ara aquest home vol dir alguna cosa! Si ho puc assumir i com ho faig.
ENTREVISTADORA: Totes aquestes preguntes, hem de fer quasi investigació periodística prèvia a organitzar un acte, ens fem totes aquestes preguntes i, un cop tenim tot això clar, què més hem de pensar?
MARTA MARFANY: I si…? A cada cosa: i si…? Se’n va la llum, no passa res, tenim un generador. Perfecte. I si…? Doncs el “i si?” i respostes, per pensar això: no, potser no és adequat, busquem una altra cosa, o canviem l’hora del dia.
ENTREVISTADORA: O si hi ha alguna cosa que s’ha de reservar prèviament, tenir en disposició que aquell material està disponible.
MARTA MARFANY: Està aquell dia, estarà bé? “Sí, sí, ja en tenim”. “No, l’estem reparant”. Home! Doncs no em diguis que el tenim! L’hem de llogar o l’hem de demanar a l’ajuntament del costat.
ENTREVISTADORA: Estava pensant en més “i si?”. Jo soc molt de fer-me preguntes de “i si?”. Hi ha persones que anticipem molt, jo soc d’aquestes. I si s’endarrereix l’acte? Parlàvem en l’anterior episodi del tema dels àpats, que s’havia endarrerit un àpat i els parlaments tu ja ens vas dir que millor no posar-los després. I si s’endarrereix un acte? Ens arriba tard l’homenatjat, en aquest cas.
MARTA MARFANY: Doncs el presentador ho ha d’explicar: “Teníem previst començar l’acte a aquesta hora, però hi ha un impediment, un accident de circulació a l’autopista i l’autoritat està venint, ens ho confirma, però serà una mica més tard. Si us sembla bé, mentrestant…”. I intentes posar la música o: “Us explicaré una mica per què hem arribat fins aquí a la inauguració”. Perquè clar, t’has d’enrotllar per cobrir aquest retard.
ENTREVISTADORA: I si no tinc pressupost per a tot això que vull fer?
MARTA MARFANY: Sempre tenim imaginació. Això m’ho deia un alcalde: “Tenim diners? No, doncs tingues imaginació”. Moltes gràcies!
ENTREVISTADORA: Deies abans que hem de comptar amb un presentador o presentadora de l’acte que tingui recursos, que sàpiga com fer-ho. Què passa si falla aquest presentador?
MARTA MARFANY: Hem de tenir algú, que probablement serà la ràdio municipal o un tècnic de cultura que té gràcia. I li dius: “Mira, Albert, necessito que vinguis perquè ens ha fallat això. Més o menys explica això”. I si… I si es posa afònic?
ENTREVISTADORA: Tots els “i si?” han d’estar pensats. Si més no, la majoria.
MARTA MARFANY: Això ens donarà tranquil·litat. I si no passa, perfecte, no ho he necessitat, però almenys no pateixo.
ENTREVISTADORA: Tu tens algun truc dels teus?
MARTA MARFANY: Jo sempre faig “i si…”, A, B, C, D, i encara de vegades inventa-t’ho a última hora.
ENTREVISTADORA: I un maletí, un maletí màgic.
MARTA MARFANY: Ui, això sempre. La maleteta. Jo sempre vaig carregada, com heu pogut veure aquests dies, i allà ho portes tot. En aquesta escaleta que fas, què necessito? Però tan bàsic com necessitaré retoladors, perquè si estic a dalt de la muntanya no puc baixar. Necessito unes tisores perquè tallem cinta? Tisores. Precinte, tot. La maleta del supervivent.
ENTREVISTADORA: Això de les tisores per tallar la cinta és bàsic. Però és una cosa que segurament no em plantejaria. Inaugurem no sé què, s’ha de tallar una cinta, i resulta que no hi ha tisores, seria un fracàs absolut.
MARTA MARFANY: I tenir-les controlades. De vegades tu ja les has posat, però algú diu: “Es faran mal”. I les agafa. I quan tu vas allà a buscar-les dius… Recordo un dia en una plaça. “Les tisores! Però si eren aquí! No hi són!”. Vam creuar corrents i vam entrar al forn de la cantonada: “Dona’m unes tisores!”. Clar, has de preveure que pot passar.
ENTREVISTADORA: Has de tenir recursos per si de cas. Alguna tècnica que ens puguis donar?
MARTA MARFANY: Jo faig això, intento portar el màxim. De debò que pesa, de vegades amb rodes i tot, porto un carretó per si de cas.
ENTREVISTADORA: Què portes a la teva maleta màgica, que ens puguis dir?
MARTA MARFANY: Porto clips, porto agulles, perquè sempre hi ha un botó que cau. Després portem silicona freda i silicona calenta que solucionen força cosa.Cinta adhesiva de doble cara és meravellosa. Dura quasi un acte.
ENTREVISTADORA: Està bé! Clar, hi ha diverses coses que ens poden passar. Abans dèiem, es presenta el president de la Generalitat a l’acte, hem de canviar la fila zero. Les files zero poden tenir molts “i si”.
MARTA MARFANY: Sí, tenen ocupació màxima, tenen algú que t’arriba d’aquests sorpresa; no serà un president, però una autoritat intermèdia, i l’has de mirar de col·locar. I de vegades et queden forats, que és el que en diem les “calbes”.
Les calbes s’han de tapar com sigui perquè si la televisió està enfocant, queda molt malament que fins i tot a les primeres fileres hi hagi forats. A vegades tenim gent comodí que molt amablement els dius: “Vingui aquí, que ho sentirà millor”.
ENTREVISTADORA: I els col·loques a la fila zero.
MARTA MARFANY: Sí, perquè si l’acte m’està començant, veig que hi ha les càmeres, que volen tirar directe, ho intento solucionar. Abaixes una mica la llum, si pots.
ENTREVISTADORA: Hi ha trucs, hi ha trucs per a tot. I què passa amb els acompanyants? Perquè què passa si nosaltres hem convidat algú més persona acompanyant. On els col·loques?
MARTA MARFANY: Quan tu fas la invitació ja diràs si és personal o amb acompanyant. Quan truquis per confirmar sabràs si venen un o dos. De vegades et diuen que vindran dos i al final un d’ells, l’acompanyant, falla.
Bé, doncs recol·loquem. Si és en un àpat i és una taula rodona ho tinc molt fàcil. Trec un servei i els poso més amples. Si és un de més, també, puc posar-los més estrets i col·loco un servei més. Si és una filera zero, veuré què faig. Si és un marit o una dona, potser no el posaré a la filera zero, el posaré en un altre espai de personalitats i faré el: “Aquí estarà molt ben acompanyada perquè hi ha l’alcalde de no sé què…”.
ENTREVISTADORA: Però els separes de la parella.
MARTA MARFANY: És que en aquest cas què hi fa com a parella? Jo no l’he convidat. Això et passa molt si és nit, però si és migdia, normalment ve només el càrrec. Però les confirmacions són per això.
ENTREVISTADORA: Clar. Important, l’ICO! Recordeu!
MARTA MARFANY: Que no és un préstec!
ENTREVISTRADORA: Invitació, confirmació i organització. Escolta, avui ens has portat una sèrie d’objectes. Veiem dos cartells, en un hi posa “preparació”, és verd i és molt llarg. En un posa “execució”, i és més ataronjat i curtet. I després un cartell amb una D i un puzle.
MARTA MARFANY: Sí, mira, dues coses per acabar aquesta sèrie.
Com hauria de ser la persona responsable de protocol? M’agradaria dir quines característiques hauria de tenir aquesta persona. Jo crec que ho resumirem tot amb les D. Ha de ser una persona que sàpiga dirigir, decidir i delegar. Perquè a tot no hi arribem, ens ho pensem però no hi arribem.
S’ha de documentar abans i dosificar la feina, perquè nits sense dormir en passem algunes però tampoc poden ser totes.
ENTREVISTADORA: No se’ns acudiran “i si”.
MARTA MARFANY: Exacte. I particularment, cinc característiques: penso que ha de ser una persona disciplinada, molt discreta, ha de tenir diplomàcia, dialogant i molt detallista per aquestes qüestions que hem dit, tenir cura de la gent, atendre’ls, tenir aquestes paraules… si els hem d’anar a rebre a la porta o el que sigui.
ENTREVISTADORA: Tot amb D! Dialogant, detallista, disciplinada, ha de dirigir, ha de decidir, ha de delegar, documentar-se, dosificar. Una gran D amb potes.
MARTA MARFANY: Jo crec que sí, que és el que resumeix la Laura.
ENTREVISTADORA: Exactament. Diligent, ho és!
MARTA MARFANY: I sobretot, per acabar, t’he portat el cartell: preparació molt llarga, hem d’invertir molt de temps a pensar tot això i tots els “i si” i què pot passar, com ho arreglaré. Però l’acte ha de ser breu: execució curta.
ENTERVISTADORA: Preparació llarga, execució curta. Això seria el resum de tots aquests set capítols que hem fet d’AudioFormació en tema de protocol. Crec que hem après moltíssim, Marta, de veritat que t’ho agraeixo. Marta Marfany, especialista universitària en Protocol i Cerimonial de l’Estat i Internacional per la Universitat d’Oviedo, i formadora en temes protocol·laris des del 2007. Ens has donat uns trucs i unes classes magistrals, així que moltíssimes gràcies!
MARTA MARFANY: Gràcies a vosaltres, jo espero que serveixi per a totes aquestes persones que estem allà a l’ombra, que no se’ns ha de veure, hem de ser invisibles, però que sapiguem fer que la nostra institució llueixi.
ENTREVISTADORA: Que així sigui, moltes gràcies.
MARTA MARFANY: A vosaltres.
Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.