5. Saludar i presentar

Descripció de l'episodi:

En aquest capítol abordem el protocol social i com hem de fer les salutacions en els actes. També recollim com s’han de fer les presentacions quan dues persones no es coneixen i tu n’ets el nexe de connexió. A qui presentarem abans i a qui últim? L’edat en protocol atorga un rang superior degut a l’experiència acumulada, i per tant nosaltres anirem a presentar-nos a la persona de més edat per deferència. També posarem de relleu com cal fer els comiats de manera correcta i elegant.

Transcripció

Transcripció literal de l’àudio. Si trobeu cap error agrairem que ho reporteu a ds.formació@diba.cat.

Benvinguts a AudioFormació, un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.

INTRODUCCIÓ DE L'EPISODI: ESCENA TEATRALITZADA

ROGER: Laura, crec que tenim un problema. La responsable de protocol de Maverick & Co s’ha vingut a queixar que un dels nostres regidors ha saludat la directora general de l’empresa fent-li dos petons.

LAURA: Ai, senyor! Segur que ha estat el regidor Martínez. Ja vaig dir que se li havia de fer un curs accelerat de protocol, a aquest home! Només fa un mes que ha accedit al càrrec i no deixa de crear-nos conflictes. Gràcies per avisar-me, Roger.

Fem una cosa, tu redacta una carta de disculpa per enviar a Maverick & Co en nom de l’alcalde i jo vaig a parlar amb el regidor Martínez.

REGIDOR MARTÍNEZ: Els presento el senyor Pasqual, el nostre tècnic en desenvolupament urbà, i ella és la Clara, la regidora d’Urbanisme.

LAURA: Regidor Martínez, disculpi la interrupció, em podria acompanyar un moment, si us plau?

REGIDOR MARTÍNEZ: Ha passat alguna cosa, Laura?

LAURA: Sí, em sembla que sí. Hem rebut una queixa de Maverick & Co per la forma en què ha saludat la seva directora general. I ara acaba de presentar abans un tècnic que la regidora! En aquests contextos, és important considerar la jerarquia i el rol de cadascú. Hauria d’haver presentat primer la regidora Bofarull, i en cap cas presentar-la només com a Clara, entesos?

REGIDOR MARTÍNEZ: Ho sento molt, Laura! Realment no era la meva intenció! Encara m’estic acostumant a aquests detalls de protocol.

LAURA: Entenc que pot ser complicat al principi, però recordi: el protocol i el respecte per la jerarquia són fonamentals, en aquests esdeveniments. Una encaixada de mans és la salutació estàndard. I l’ordre de les presentacions ha de reflectir l’estructura organitzativa.

REGIDOR MARTÍNEZ: Gràcies, Laura. Podries ajudar-me a millorar en aquest aspecte? No vull tornar a cometre aquests errors.

LAURA: Per descomptat, regidor Martínez. Prepararé algunes sessions de formació en protocol per a vostè. Junts assegurarem que estigui preparat per a futurs esdeveniments.

ENTREVISTA

ENTREVISTADORA: Saludar i presentar és el tema que abordem avui en aquest capítol de l’AudioFormació en protocol. Em sembla que la Marta Marfany pentinarà el regidor Martínez! Marta, benvinguda!

MARTA MARFANY: Bon dia!

ENTREVISTADORA: Què ha passat aquí?

MARTA MARFANY: Ai, aquest home! Només ens porta problemes!

ENTREVISTADORA: Déu-n’hi-do! Això passa de vegades, no?

MARTA MARFANY: I tant. Passa i, de vegades, sovint. Depèn de la formació i del costum que tinguin. De fet, crea tensions personals, i queixes a escala oficial, sí. Arriben.

ENTREVISTADORA: De fet, aquí hem escoltat una empresa que ha fet una queixa oficial al servei de protocol que organitzava l’acte a l’ajuntament per dir: “Escolti’m, que m’ha saludat la consellera delegada amb dos petons!”. Els petons ofenen.

MARTA MARFANY: És que els petons formen part de l’àmbit familiar i social. Quan tenim amistat amb algú ens fem un petó, però entrem en aquest cos a cos. És menys d’un pam i jo entro i clar, hi ha persones que es molesten. Per tant, en el món del protocol els petons no haurien d’existir.

ENTREVISTADORA: Corregeix-me si m’equivoco, però pel que fa a les dones que puguin tenir alts càrrecs, se les tendeix a saludar més amb dos petons que no pas amb encaixada de mans; i això pot portar molts problemes, no?

MARTA MARFANY: En porta, perquè hi ha queixes. Hi ha persones que se senten molestes, primer perquè veuen que als homes no arriben i els fan dos petons. I a elles fins i tot les agafen de la cintura… No, escolta, jo estic aquí pel meu càrrec i tu també, i sovint el cos a cos aquest porta problemes.

ENTREVISTADORA: Per exemple, amb Àngela Merkel havia passat en alguna ocasió.

MARTA MARFANY: Sí, ella és una persona estricta i quan es relacionava amb gent més llatina tenia conflicte, perquè a les fotografies l’agafaven per la cintura, li feien brometes i copets, i ella no entenia què passava. Va haver-hi alguna queixa oficial a l’ambaixada francesa per dir: “Escolta, si us plau, digueu-li a aquest senyor que això no toca”. Imaginem-nos per a aquell equip de protocol, haver d’anar al president de la República i dir-li: “Si no li fa res, no toqui”.

ENTREVISTADORA: Déu-n’hi-do! I el regidor Martínez, què li ha passat? L’ha feta bona! Avui no ha sigut el Roger, ha sigut el regidor!

MARTA MARFANY: Aquest senyor encara no s’ha posat en el rol nou que té, d’electe. Ell segueix actuant com actuava particularment des de les seves relacions personals, amb el veïnat, etc. No entén que ell ara està representant l’ajuntament. Ell no és el senyor Martínez sinó que és el regidor Martínez de l’ajuntament X. I el que no ha entès encara és que quan ell fa un acte és ambaixador de l’ajuntament. I aquí ve el problema.

ENTREVISTADORA: És la cara visible, el representant de l’ajuntament en aquell acte.

MARTA MARFANY: Sí, clar. Quan presenta, quan visita, quan rep una visita al seu despatx, la gent no va a parlar amb ell per parlar amb ell, sinó que parla amb ell com a representant de la institució.

ENTREVISTADORA: I això passa gaire sovint?

MARTA MARFANY: Sí. Passa. Quan tenim legislatura nova, passa.

ENTREVISTADORA: S’ha d’ensenyar tothom! S’han de posar l’AudioFormació que estem fent aquí, se’ls hi passa a tots i que ho tinguin clar.

MARTA MARFANY: Sempre hi ha un Martínez a tot arreu.

ENTREVISTADORA: Passa no només a escala municipal, entenc.

MARTA MARFANY: No, passa a molts àmbits, però com més formació o més temps portes en el càrrec, això ho vas matisant. Hi ha gent que ho sap perfectament, no et dona mai cap problema. Però hi ha gent, pobres, que fins i tot amb bona voluntat, però el saber estar falta una mica.

ENTREVISTADORA: Entesos. Si parlem de salutacions i presentacions, què hem de tenir clar, què cal fer?

MARTA MARFANY: Tant si som amfitrions com convidats, saludar la gent. Ens han convidat a un acte i arribem i hem d’anar a saludar els que coneguem. A més, ens anirem trobant als municipis i les comarques; hi ha molta relació, i ara és la teva festa major i després hi ha una inauguració, o signem un conveni, etc. Ens anem trobant. Sempre donar la mà. Tornem-hi. Què passa? De vegades: “És que és del meu partit, i jo ja la conec”. Sí, però és que ara no estàs al partit, ara ella potser està en una conselleria i tu estàs a l’ajuntament. Per tant, no estem en l’àmbit partit.

ENTREVISTADORA: Encaixada de mans amb tothom.

MARTA MARFANY: Exacte, sí. És aquest metre quadrat, que tens una mica de distància, i que et dóna la privacitat que pertoca.

ENTREVISTADORA: Això pel que fa a com saludar. Com presentem? El regidor Martínez el sentíem presentant dues persones; malament, ja ho hem vist. La Laura el pentinava ben pentinat i ara ho faràs tu també. Com presentem altres persones i com ens presentem a nosaltres mateixos o mateixes? Entenc que també en algun moment ens haurem de presentar.

MARTA MARFANY: Sí. Protocol·làriament, la gent gran té un rang. Si tu arribes a un lloc i hi ha una persona gran, si ningú et presenta, tu has d’anar a presentar-t’hi. Perquè ella no té per què venir a tu. Aquella persona estarà estàtica allà on sigui i tu hi aniràs: “Bon dia, senyora Martínez. Si em permet, em presentaré, no sé si es recorda de mi, soc la regidora de…”. I aquella persona dirà: “Ai, sí, tal”. Llavors, l’expertesa considerem en protocol que té un rang.

Per tant, som nosaltres, que tenim menys rang, que anem a presentar-nos. Si és un superior, lògicament, si tenim el nostre cap de departament, el cap no vindrà a la teva taula. Algú d’un altre departament et presentarà o bé tu picaràs a la porta i diràs: “Disculpi, senyor, m’acabo d’incorporar, m’agradaria presentar-me”. Ets tu, ell no et vindrà a la taula perquè no sap ni qui ets.

ENTREVISTADORA: No vindrà a saludar-te, hi has d’anar tu.

MARTA MARFANY: Sí, perquè té més rang, té més categoria que tu dins l’escalafó empresarial o de l’ajuntament. I protocol·làriament també sempre s’ha donat a la dona més rang que l’home. Perquè les senyores antigament estaven… i els senyors s’hi anaven a presentar. Aquests serien els tres criteris protocol·laris.

ENTREVISTADORA: Aquí l’error del regidor Martínez han sigut diverses qüestions: el del càrrec, el del gènere de la persona…

MARTA MARFANY: En aquest cas, ell ho hauria d’haver fet pel rang. Perquè és la regidora. I ha presentat primer el tècnic que la regidora. Això no té cap lògica. Per tant, pel rang, li tocava primer a ella. I si hagués sigut un home, també. En aquest cas, quan mirem rang, no és que siguis home o dona, és per l’escalafó on estàs. El primer tinent d’alcalde sempre anirà davant. I el que sigui el tercer després, i el que sigui l’últim regidor, últim, sigui noi o noia.

ENTREVISTADORA: I el fet de presentar-la només pel nom, entenc que aquí també hi ha un error garrafal.

MARTA MARFANY: És que no és l’amiga que anem a prendre copes, és la regidora, per tant, Clara X.

ENTREVISTADORA: Per tant, què hauria d’haver dit exactament el regidor Martínez, o què hauria d’haver tingut en compte?

MARTA MARFANY: Mira, ho podria haver fet de dues maneres. Si la persona convidada és evident que té més rang; per exemple, que vingués l’alcalde d’un municipi del costat, o que fos un catedràtic, diríem que primer li presentaria la regidora, i després el tècnic. Diria: “Alcalde, permeti’m que li presenti la senyora Clara tal, regidora d’Urbanisme de l’ajuntament tal, i el senyor pam-pam, tècnic del departament«.

ENTREVISTADORA: I el segon supòsit del que podria haver passat?

MARTA MARFANY: Sí, per exemple, que la persona convidada tingui menys rang, llavors sí que es dirigiria a la regidora, que seria, en aquest cas, la que té més rang dels tres, i li diria: “Clara, un moment, si us plau, et voldria presentar la presidenta de l’associació de veïns…”.

ENTREVISTADORA: I si hagués estat una autoritat de primer nivell, de les que ja ens vas dir, que hi ha tota aquella llista, què passa amb les autoritats de primer nivell?

MARTA MARFANY: Ho fem totalment diferent. L’autoritat no puja a dalt al departament. Per tant, quan aquestes autoritats arriben generalment venen amb el cotxe oficial, i normalment amb el seu cap de gabinet, escortes, etc.

Al carrer, a l’exterior de l’edifici institucional, farem una filera, ordenats linealment, de les nostres autoritats. Vull dir tots els regidors que puguin venir de l’ajuntament, el govern i l’oposició. I aquesta autoritat màxima, que pot ser un conseller o pot ser el president de la Generalitat, surt del vehicle, la màxima autoritat nostra, que és l’alcalde, el rep a peu de cotxe.

ENTREVISTADORA: És el primer que saluda.

MARTA MARFANY: Sí. Del major al major. Se’n va, li dona la mà: “President, si em permet, li presentaré la corporació municipal”. Començaria: primer el tinent d’alcalde, segon… i com que és com una filera, ja van entrant cap a dins de l’edifici, i ells es van posant al darrere d’aquesta fila. És totalment diferent.

ENTREVISTADORA: Per tant, tenim clar com saludem, com presentem. I ens falta saber com acomiadem, perquè també hi ha tema.

MARTA MARFANY: Sí, quan tu reps una persona, també si és en l’àmbit privat, allà on el reps la tornes. Vull dir que si hem rebut el president de la Generalitat al carrer, al peu del cotxe, el tornarem a baixar fins al peu del cotxe. No li direm des del Saló de Plens: “Moltes gràcies per haver vingut, passi-ho bé”.

ENTREVISTADORA: No, l’acompanyes fins al carrer.

MARTA MARFANY: S’entén molt bé gràficament. Allà on l’agafes el tornes. I si et venen a sopar a casa també ho fas així, perquè si et piquen a la porta, tu els acompanyaràs fins a la porta. No diràs des del menjador: “Au, adeu, ja vindreu un altre dia”. Si ens quedem amb aquesta imatge ens en recordarem sempre.

ENTREVISTADORA: Està claríssim, la veritat és que és molt gràfic. Per tant, sabem com saludar, com presentar-nos i com acomiadar-nos, i on acomiadar-nos: al mateix lloc on hàgim rebut aquella persona. La Laura suggereix preparar una formació per al regidor. Això és encertat?

MARTA MARFANY: Sí, i s’acostuma a fer, però es fa és amb discreció. Hi ha gent que li costa i tampoc vol que els companys ho sàpiguen. Normalment et vindrà i et dirà: “Escolta’m, em pots ajudar?”. I tu li dius: “Mira, sí, farem una cosa, quedem a la tarda, que aquí no hi ha ningú, i jo t’explicaré això, com ho fem i practiques i no passa res”. Això també acostuma a passar amb els discursos. Hi ha gent que li costa molt i et demana si el pots ajudar a practicar. I ens posem en una sala que no ens vegi ningú i ajudem a fer aquesta feina.

ENTREVISTADORA: Se n’ha d’aprendre de tot. Ningú neix ensenyat. Alguna cosa més que vulguis afegir, Marta.

MARTA MARFANY: Mira, penso que la frase de l’Oscar Wilde ens ajuda molt a tancar això: “No hi ha una segona oportunitat per causar una bona primera impressió”. Per tant, que ho practiquin i que ho facin bé.

ENTREVISTADORA: Interessantíssim avui, com saludar, com presentar-nos i com acomiadar-nos. Marta Marfany, moltíssimes gràcies!

MARTA MARFANY: A vosaltres!

Heu escoltat un pòdcast de la Direcció de Serveis de Formació de la Diputació de Barcelona.