Direcció de de projectes

Mòdul 3. La gestió de l’abast del projecte

Mapa conceptual del mòdul

1. La gestió de l’abast del projecte

L’abast del projecte és el treball que cal realitzar per tal d’aconseguir el resultat final que ens hem proposat complint amb els requisits especificats prèviament. En aquest sentit, per tant, un dels reptes més importants de la direcció del projecte serà evitar el creixement descontrolat del seu abast.

L’abast del projecte és la resposta més adequada a la necessitat o l’oportunitat que origina el projecte i es defineix en la fase d’iniciació. Si bé al llarg del desenvolupament del projecte és normal que es produeixin modificacions i ajustaments, que afectaran aquest abast i que caldrà reflectir en els corresponents canvis en la planificació, sovint es manifesta una tendència que els requisits del projecte (característiques tècniques i especificacions dels resultats, temps, lliurables…) creixin sense que això necessàriament respongui a les necessitats inicials.

Els canvis en l’abast poden ser originats per:

  • Una previsió inicial deficient, la qual cosa és necessari corregir.
  • Demandes de les parts interessades de noves funcionalitats no pactades inicialment.
  • Dificultats en les comunicacions internes de l’equip de treball.
  • Incidències en l’execució del projecte.

En qualsevol cas, la direcció del projecte ha de ser conscient que els canvis en l’abast tindran amb molta seguretat un impacte en la temporització i en els recursos necessaris (i per tant, en els costos); recordem l’equilibri dels tres factors crítics: abast, temps i recursos.

Per tant, una de les funcions primordials de la direcció serà gestionar adequadament l’abast del projecte, incorporar els canvis acceptables i raonables (intentant minimitzar el seu impacte en la planificació i la programació) i rebutjar els que no ho siguin.

En qualsevol cas, els possibles canvis han de ser degudament autoritzats abans d’incorporar-se a la planificació del projecte.

Aquesta qüestió és especialment important en el cas dels projectes desenvolupats des de l’Administració. En aquest context, l’autorització de les modificacions de l’abast no la fa la direcció del projecte, sinó l’òrgan competent que ha fet l’encàrrec del projecte i n’ha aprovat la planificació.

El Reglament d’obres, activitats i serveis dels ens locals, quan regula les obres locals, assenyala en el seu article 42 que “només es poden introduir modificacions en el projecte d’obres aprovat quan siguin conseqüència de necessitats noves o de causes tècniques imprevistes en el moment d’elaborar-lo, sempre que no comportin alteració substancial de l’objecte o de les característiques bàsiques”.

L’article 43 del mateix Reglament determina com s’han de tramitar aquestes modificacions, que no poden tenir un valor superior o inferior al 20% del pressupost de l’obra.

Per altra part, com recordaràs, en el mòdul inicial del curs s’explicava que, en condicions normals, el risc del projecte i el cost d’introduir-hi canvis, per exemple en l’abast, evolucionen de forma oposada, segons l’esquema del diagrama següent:

Risc i cost dels canvis en el cicle de vida del projecte

  • En les fases d'iniciació i planificació, la introducció de modificacions té un baix cost perquè encara no ha començat l'execució material i, en canvi, pot servir per millorar el plantejament del projecte; per això parlem d'intervencions constructives.
  • A partir d'un determinat punt crític durant la fase d'execució, quan les tasques del projecte ja han generat la major part del valor, la introducció de canvis probablement comportarà tornar a realitzar algunes tasques, amb la qual cosa els costos derivats d'aquestes esmenes es disparen. Les modificacions tenen llavors el caràcter d'intervencions destructives.

L’estratègia i l’enfocament que la direcció doni a cada projecte han de tenir en compte aquest fet per reduir, en la mesura que sigui possible, els costos dels canvis en l’abast que probablement calgui realitzar.

2. Enfocaments predictiu i adaptatiu en la gestió de l’abast

La gestió de l’abast té matisos significatius si el projecte es gestiona amb un enfocament predictiu o amb algun dels enfocaments adaptatius.

Amb un enfocament predictiu, l’abast es defineix a l’inici del projecte, en la fase de planificació, tenint en compte les necessitats detectades i a partir de l’elaboració de l’estructura de descomposició del treball (EDT).

L'estructura de descomposició del treball (EDT) és una tècnica que consisteix a dividir successivament el treball que ha de ser executat per l’equip del projecte en unitats petites i manejables. Aquesta divisió es basa en la identificació jerarquitzada dels elements lliurables que cal obtenir per arribar al resultat final desitjat.

El propòsit de l’EDT és identificar les activitats necessàries per obtenir cadascun dels lliurables. El conjunt de l’EDT mostra quin és l’abast del projecte.

Durant la fase d’implementació del projecte, quan es van executant les tasques programades, els possibles canvis en l’abast es gestionen de forma progressiva, a mesura que van apareixent.

En canvi, en els enfocaments adaptatius, en les fases d’iniciació i de planificació es defineixen els objectius generals i el resultat esperat del projecte, però els lliurables intermedis i el treball necessari per assolir un i altres (i, per tant, l’abast del projecte) es van determinant segons es va executant el projecte.

Des d’aquest punt de vista, més flexible que el predictiu, l’abast es va definint progressivament al llarg del projecte, normalment amb una participació molt intensa de les parts interessades més implicades.

La direcció del projecte ha de determinar (en la fase d’iniciació) quin enfocament i quina metodologia són més adequats per assolir l’èxit en el projecte de què es tracti. A aquest efecte, ha de tenir en compte aspectes com:

  • Si el projecte presenta en la seva fase inicial un alt grau de risc o incerteses significatives (per exemple, en projectes innovadors o d’impacte transformador molt alt) que fan difícil concretar les especificacions de tots els seus lliurables, el treball i el resultat final.
  • Si al voltant del projecte hi ha parts interessades amb molta capacitat d’influència i amb necessitats i expectatives canviants o que no han pogut ser determinades amb claredat.
  • Si el projecte no té precedents que puguin servir d’orientació o inspiració, o bé si, quan han existit, han acumulat fracassos i desviacions importants que posen de manifest (tornem al primer punt) un grau de risc alt.

Si es donen algunes d’aquestes condicions (o totes simultàniament), tot i el major esforç que probablement serà necessari, pot ser aconsellable adoptar un enfocament adaptatiu per al projecte.

No es difícil veure que en els projectes que es desenvolupen a l’Administració local sovint es poden detectar aquests condicionaments en la fase d’iniciació. Aquest és un dels motius pels quals en el curs de gestió de projectes s’estudia la importància de començar el projecte amb una bona fase d’iniciació.

Vegem-ne alguns exemples:

  • Un projecte que, tot i que a hores d’ara no és innovador, té un impacte molt gran en el funcionament de l’organització pot ser la implantació en profunditat de l’administració electrònica.
  • Qualsevol projecte en què hi hagi un gran interès (positiu o negatiu) de la ciutadania, articulat o no en processos de participació formals, comportarà una important càrrega d’interessos i expectatives que probablement evolucionaran al llarg del desenvolupament del projecte. Pensem, per exemple, en un projecte de pacificació de la circulació al centre urbà i comercial d’una vila de dimensions mitjanes.
  • De forma similar, però en clau interna, pensem en un projecte d’implantació d’un sistema de gestió per objectius que es tradueixi en una avaluació del rendiment i de la productivitat individual, amb transcendència retributiva, i en els interessos (potser contraposats) que pot generar en diversos perfils professionals, directius i comandaments, electes, representants sindicals, etc.
  • També pot comportar un alt grau d’incerteses un projecte d’establiment o de modificació de la forma de gestió d’un servei municipal.

En tots aquests casos, podem trobar exemples i experiències en altres municipis que ens poden servir d’orientació, però que difícilment ens asseguraran que l’abast del projecte que inicialment definim es mantingui estable durant tot el seu desenvolupament.

3. Els processos de gestió de l'abast

La direcció del projecte gestiona l’abast a través de tres processos: la planificació, la validació i el control.

Processos de la gestió de l'abast del projecte

3.1. Planificació de l’abast del projecte

A l’inici del projecte, potser no és possible definir amb la màxima concreció la totalitat de l’abast del projecte (treballs, lliurables, resultat final), però sí que es pot fixar un sistema vàlid per establir, aplicar, controlar i validar l’abast, de manera que els canvis puguin ser adequadament examinats i aprovats.

La planificació de l’abast ha d’agafar com a punt de partida l’acta de constitució del projecte, on es defineix la seva missió i els resultats finals que cal assolir, tenint en compte:

  • el coneixement que la direcció del projecte té sobre el problema,
  • el context intern i extern,
  • les expectatives de les parts interessades,
  • els recursos disponibles,
  • les solucions tècniques conegudes, etc.

Utilitzant aquestes dades com a punt de partida, es pot elaborar l’estructura de descomposició del treball (EDT), que ens ajuda a delimitar l’abast del projecte, que és recomanable que s’enunciï formalment amb els elements següents:

  • Descripció de l’abast del projecte.
  • Elements lliurables que es preveu generar durant el desenvolupament del projecte.
  • Criteris o requisits per a l’acceptació dels lliurables per part dels destinataris.
  • Exclusions o treballs que, explícitament, no es realitzaran.

Cal tenir present que una definició de l’abast incorrecta, insuficient o poc delimitada és la primera porta oberta per tal que els grups d’interès amb més influència puguin modificar el projecte i afegir-hi requisits i treballs addicionals, sense tenir en compte l’impacte que això podria tenir en l’equilibri de factors del projecte.

És fonamental que hi hagi una declaració formal de l’abast, que ha de ser aprovada per l’òrgan que formula l’encàrrec del projecte, normalment dins de l’acta de constitució.

Malgrat això, durant l’execució poden existir grups d’interès que influeixin, intencionadament o no, per tal de modificar l’abast del projecte prioritzant les seves agendes individuals sobre els objectius inicialment establerts. Davant d’aquesta situació, la direcció del projecte ha de prendre amb fermesa la declaració aprovada de l’abast i:

  • Liderar el projecte concentrant l’atenció en els objectius fixats i aprovats en la fase d’iniciació.
  • Concentrar la capacitat de decisió sobre l’abast del projecte només en els grups d’interès més importants.
  • Debatre només amb aquests grups d’interès quin ha de ser el treball i l’objectiu i consensuar un abast acceptat per tots. Si altres parts interessades tenen altres demandes o necessitats, aquestes poden ser ateses, si s’escau, en altres projectes.
  • Fer participar aquests grups d’interès clau des de la fase d’iniciació i mantenir-hi la comunicació durant el desenvolupament del projecte. No és una bona pràctica esperar al darrer moment per conèixer la seva opinió sobre els resultats que es van obtenint, ja que ens podem veure forçats a introduir canvis sense preveure l’impacte que tindran en el temps i el cost. En enfocaments adaptatius, com hem vist, la interacció per validar els treballs i els elements lliurables es produirà dinàmicament durant el projecte.

En la planificació de la gestió de l’abast, a més de definir l’abast en l’acta de constitució, la direcció del projecte ha d’establir quin serà el procés per controlar que el desenvolupament del projecte es manté dins dels límits de l’abast aprovat i per validar les situacions en què calgui fer canvis.

En projectes de certa complexitat, pot ser positiu crear un comitè o comissió de seguiment integrat per la direcció del projecte i amb representació de l’òrgan que ha fet l’encàrrec i de les parts interessades clau. Aquest comitè, entre altres coses, es pot ocupar de debatre les implicacions de possibles canvis en l’abast i consensuar la seva validesa.

Aquest tipus de comissió de seguiment és molt habitual en els projectes que es desenvolupen amb participació ciutadana.

No hem de confondre un comitè de seguiment amb l’equip de treball del projecte o una extensió d’aquest.

3.2. Control de l’abast del projecte

El procés de control de l’abast consisteix a fer el seguiment constant de l’estat de l’abast del projecte (dels treballs previstos i dels elements lliurables que es van generant), comparant la previsió feta amb l’estructura de descomposició del treball i l’avenç de les tasques que s’han executar.

L’objectiu d’aquest seguiment és identificar qualsevol element que comporti una desviació de l’abast inicial (i, per tant, un increment no controlat del temps i del cost del projecte).

Quan es detecta una situació que pot provocar una modificació no prevista de l’abast, es pot seguir aquest procediment:

  1. Verificar si el treball que s’ha de realitzar o l’element lliurable es troba dins de l’abast establert a l’EDT. També cal comprovar si, tot i existir l’element lliurable, s’està modificant alguna de les seves característiques.
  2. Determinar l’impacte que el canvi pot tenir en els objectius del projecte.
  3. Estimar l’impacte que el canvi pot tenir en la durada del projecte i en els seus costos.

Els canvis en l’abast també es poden originar per la necessitat d’aplicar accions preventives o correctives en resposta a incidències o a la materialització de riscos. Aquests canvis també han de ser objecte del procés de control de l’abast.

3.3. Validació de l’abast del projecte

Amb la informació obtinguda del procés de control de l’abast del projecte, caldrà procedir a validar i acceptar els canvis en l’abast o a rebutjar-los.

En el context de l’Administració pública, la direcció del projecte haurà de valorar els canvis atenent l’impacte que tindran en els objectius, la durada i el cost del projecte. En cas que aquests canvis siguin considerats necessaris i l’impacte assumible, la direcció proposarà que siguin acceptats i que es realitzin els ajustaments necessaris en la planificació.

Si s’ha constituït un comitè de seguiment, la direcció presentarà les seves conclusions a les parts que l’integren i buscarà el consens necessari.

En tot cas, els canvis hauran de ser aprovats per l’òrgan responsable del projecte, que n’ha fet l’encàrrec, coneixent amb detall l’impacte que tindran en la planificació i la programació.

Tant si els canvis en l’abast són aprovats com rebutjats, caldrà comunicar-los a l’equip de treball i a les parts interessades, juntament amb les adaptacions que calgui fer a la planificació i, especialment, als terminis de treball.

Resum

En aquest mòdul has pogut treballar diferents aspectes relacionats amb la gestió de l’abast del projecte.

En primer lloc, has pogut reflexionar sobre la definició inicial de l’abast, en funció dels objectius del projecte, i sobre com aquesta previsió es veu molt sovint alterada per l’execució de les tasques en un entorn real: per esdeveniments no previstos, per mancances en la planificació o per l’aparició de noves demandes de parts interessades.

Gestionar l’abast per mantenir el projecte en la línia dels seus objectius inicials és una de les responsabilitats clau de la direcció.

Per exercir aquesta responsabilitat, cal tenir en compte que les modificacions en el projecte, a banda d’estar condicionades, en el cas de l’Administració, per regulacions específiques, tindran un impacte més gran en els costos a mesura que el projecte vagi avançant.

A la segona part hauràs comprovat que la gestió de l’abast està molt relacionada amb els enfocaments possibles que es poden adoptar per a la gestió del projecte.

Amb un enfocament predictiu, l’abast es defineix a l’inici del projecte, en la fase de planificació, tenint en compte les necessitats detectades i a partir de l’elaboració de l’estructura de descomposició del treball (EDT).

En canvi, en els enfocaments adaptatius, en les fases d’iniciació i de planificació es defineixen els objectius generals i el resultat esperat del projecte, però els lliurables intermedis i el treball necessari per assolir un i altres (i, per tant, l’abast del projecte) es van determinant segons es va executant el projecte.

La tercera part i final del mòdul ha estat dedicada a repassar els tres processos mitjançant els quals es desenvolupa la gestió de l’abast del projecte:

  • La planificació de l’abast, fonamentada sobretot en l’EDT i per a la qual s’han donat també algunes pautes de suport a la teva actuació com a direcció del projecte.
  • El control de l’abast, especialment tenint en compte l’impacte que poden tenir els canvis.
  • La validació de l’abast, és a dir, el procés d’acceptació dels canvis en l’abast per part de la direcció del projecte i de l’òrgan responsable.

Bibliografia

DIVERSOS AUTORS (2017). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos. Guía del PMBOK ®. 6a. edició. Newton Square, Pennsilvània: Project Management Institute.

DIVERSOS AUTORS (2018). UNE-ISO 10006. Gestión de la calidad. Directrices para la gestión de la calidad en los proyectos. Madrid: AENOR.

SERER, M. (2001). Gestión integrada de proyectos. Barcelona: Edicions de la Universitat Politècnica de Catalunya.

Pujar