Direcció de de projectes

Qualsevol projecte té unes parts interessades que estan implicades i que, per tant, es veuen afectades pels treballs que es duen a terme i pels resultats. Alhora, aquestes parts poden també influir de diferents maneres en el projecte. Són parts interessades:

• l’equip de treball;
• els altres equips de treball, els directius i els alts comandaments de l’organització;
• les entitats i la ciutadania individual amb interès en el projecte, i
• els usuaris de serveis relacionats amb el projecte.

Aquestes parts poden tenir interès positiu (tenen motius per voler que el projecte prosperi i acabi amb èxit) o interès negatiu (preferirien que el projecte no es fes o no culminés, almenys no com està planificat).

I per altra part, la capacitat d’influència d’aquestes parts pot abastar tot un ventall: pot ser relativament baixa o molt alta.

En molt bona mesura, l’èxit del projecte dependrà que es faci una bona gestió d’aquestes parts interessades, i això és responsabilitat de la direcció. Així, hauràs d’assegurar que:

• Aquestes parts s’identifiquen correctament.
• Es coneix amb precisió quin és el motiu del seu interès.
• Es planifica adequadament la relació que es tindrà amb elles, per tal que la seva influència afavoreixi el desenvolupament del projecte.

Per aconseguir satisfer les parts interessades —almenys, les més importants— resultarà clau obrir i mantenir canals de comunicació eficaços per:

1. Copsar amb precisió quines són les seves necessitats i expectatives.
2. Resoldre els incidents que puguin sorgir, gestionar els possibles conflictes i aconseguir, en general, una implicació positiva i constant d’aquestes parts interessades.

En projectes de certa complexitat o durada, hauràs de desenvolupar aquests processos al llarg de tot el projecte.

Els aspectes clau per fonamentar una bona gestió de les parts interessades del projecte són:

• Ser exhaustiu en la identificació d’aquestes parts, tant si tenen una actitud positiva com negativa.
• Recolzar-se en l’equip de treball per fer aquesta identificació.
• Consultar amb les parts interessades més afectades pel projecte els elements relacionats amb el seu disseny i plantejament.

Els processos que cal desplegar per a la gestió de les parts interessades del projecte són els que es recullen en el diagrama següent:

La identificació de les parts interessades és el primer dels processos que s’ha de dur a terme en la gestió de les parts. L’objectiu d’aquest procés és determinar quines són les parts interessades en el procés i obtenir informació rellevant sobre el motiu del seu interès, la seva capacitat d’intervenció, el tipus de relació que tenen amb l’organització i la intensitat de la seva influència.

Per fer una identificació exhaustiva de les parts interessades, t’aconsellem que apliquis la tècnica de la tempesta d’idees amb la col·laboració de l’equip del projecte, que pot aportar punts de vista diversos i complementaris.

Amb tot, no es tracta només d’identificar les parts interessades, sinó que en cal conèixer també algunes coses:

• Els seus interessos en relació amb el projecte: pot tractar-se d’un únic interès o de la confluència de diversos motius.
• Les seves expectatives, és a dir, què esperen del projecte.
• La seva actitud amb el plantejament inicial del projecte.
• Les seves necessitats d’informació en relació amb el projecte.

Els motius de l’interès d’una part en el projecte poden ser diversos:

• Pot veure’s afectada pel seu desenvolupament o pel seu resultat.
• Pot tenir un dret formal (legal, normatiu) o informal (polític, social, històric…).
• Pot tenir propietats relacionades.
• Pot disposar de coneixements interessants.
• Pot contribuir amb recursos.

La informació que es reculli s’ha d’incorporar a un registre de les parts interessades del projecte.

La identificació de les parts interessades s’ha de fer per tal de planificar les actuacions necessàries per aconseguir que la seva participació en el projecte tingui un efecte positiu que ajudi a assolir els seus objectius.

Per tant, una vegada fet el procés d’identificació, és necessari que analitzis detalladament quin és el posicionament de cadascuna de les parts interessades en relació amb el projecte. Et proposem dues tècniques per fer aquesta anàlisi: la matriu de poder i interès i el model d’anàlisi de prominència.

Mitjançant aquesta tècnica, les parts interessades se situen en els diferents quadrants d’una matriu que relaciona el poder de cadascuna d’elles amb l’interès que tenen en el projecte. Així, amb aquests quadrants es poden definir estratègies generals de relació entre les parts.

• El poder s’entén com la capacitat de provocar canvis en el projecte.
• L’interès es relaciona amb l’actitud i la voluntat o la predisposició de facilitar l’assoliment dels objectius del projecte.

La matriu segueix l’esquema del diagrama següent:

Les parts interessades se situarien en algun d’aquests quadrants d’estratègies generals:

Altres versions d’aquesta matriu funcionen de manera molt similar i relacionen el poder amb la influència o l’impacte amb la influència.

Una altra tècnica per analitzar les parts interessades i poder dissenyar estratègies de relació amb elles per afavorir el desenvolupament del projecte és el model de prominència. Per aplicar aquesta tècnica s’han de classificar les parts interessades que s’han detectat tenint en compte tres factors:

• Poder: capacitat d’influir en el projecte.
• Urgència: necessitat d’atenció immediata pel gran interès o per l’ocasió que suposen.
• Legitimitat: participació apropiada i pertinent en el projecte.

El posicionament de les parts interessades es realitza en un diagrama com el que es mostra a la imatge, que determina set tipus de parts interessades possibles en tres nivells d’intensitat:

1. Parts interessades latents, amb prominència baixa. Normalment ens limitarem a fer-ne el seguiment i a mantenir-les informades.
   • Dorments. Tenen poder però cap urgència ni legitimitat.
   • Discretes. Tenen legitimitat, però no poder ni urgència.
   • Demandants. Tenen urgència, però ni poder ni legitimitat.
2. Parts interessades expectants, amb prominència mitjana. Establirem canals i mecanismes de comunicació permanents.
   • Dominants. Tenen poder i legitimitat, però no urgència.
   • Dependents. Tenen urgència i legitimitat, però no poder.
   • Perilloses. Tenen poder i urgència, però no legitimitat.
3. Parts interessades definitives, amb prominència alta. Són les que tenen alhora poder, urgència i legitimitat. Tendirem a fer-les participar en el projecte.

La planificació de la implicació de les parts s’ha de concretar en una previsió detallada de les accions que són necessàries per aconseguir un comportament positiu de les parts interessades en el projecte. Aquestes accions s’han d’incloure en el Pla general del projecte i, si s’escau, en la programació del projecte.

Per determinar quines són les accions més adients que has d’incloure en el Pla, pots aplicar el mètode següent:

La gestió de la implicació de les parts interessades és el procés consistent a aplicar les previsions fetes en la planificació de les relacions amb aquelles.

En termes generals, des de la direcció del projecte, hauràs de vincular-te a les parts interessades, en especial a les més importants —les definides com a definitives o promotores, segons el model d’anàlisi utilitzat—, d’alguna de les formes següents:

• Implicant-les en activitats del projecte per obtenir el seu compromís, com per exemple la validació del disseny d’un resultat o d’un lliurable per les parts destinatàries que l’han d’utilitzar.
• Gestionant les seves expectatives, en primer lloc, per conèixer-les amb detall, però també per modular-les i matisar-les amb realisme mitjançant negociació i consens.
• Abordant amb elles els riscos i inconvenients que poden sorgir per buscar-hi solucions acceptables als seus efectes i per preveure’ls abans que succeeixin, en la mesura que sigui possible.
• Aclarint incidències, malentesos o punts de discrepància.

Per gestionar amb èxit la implicació de les parts, caldrà que la direcció del projecte posi a treballar algunes competències professionals importants:

• Habilitats de comunicació: saber transmetre idees vinculades al projecte amb claredat i precisió i saber escoltar i comprendre amb empatia, però també amb assertivitat, els punts de vista dels altres.
• Habilitats de relació interpersonal i d’equip: gestionar conflictes buscant solucions de forma constructiva, amb negociació, capacitat d’influència i consciència política (visió de conjunt i estratègica per contextualitzar les posicions de les diferents parts entenent les seves motivacions).

En aquest sentit i com a complement, et proporcionem alguns consells i idees generals per a la gestió eficaç de la implicació en el projecte de les parts interessades:

1. No oblidar cap grup d’interès durant el desenvolupament del projecte, en particular aquells sobre els quals el seu resultat i els treballs que cal fer per obtenir-lo impacten directament.
2. Construir bones relacions amb els grups d’interès abans de necessitar-los. La cortesia i el respecte són actituds que construeixen aquestes bones relacions.
3. Comunicar-se amb les persones de la forma que millor s’adapta al seu estil (sense abandonar la pròpia personalitat i sent conscients del vessant de representació de la institució que té el mateix treball).
4. Interessar-se pel que li agrada a la gent per poder adequar les nostres propostes en processos de negociació i generar, en general, climes favorables a la comunicació i l’enteniment.
5. Obtenir de les parts interessades retorn (feedback) de les accions des del primer moment. Corregir un error amb agilitat i rapidesa pot compensar l’impacte i demostrar el nostre compromís amb les parts interessades (en canvi, deixar-lo pendent transmet una imatge de falta de cura).
6. Mantenir sempre l’orientació al resultat del projecte; quan arribin noves demandes (per exemple, canvis en l’abast), posar en relleu l’impacte que tindran en el decurs del projecte, els costos, el temps i el resultat, i buscar, en cas necessari, l’acceptació d’aquestes conseqüències de totes les parts interessades clau.
7. Mantenir informades les parts interessades sobre l’avenç del projecte, tant en termes generals com atenent els interessos particulars de cadascuna d’elles, amb dades i resultats reals.
8. Ressaltar la col·laboració i implicació de les parts interessades que contribueixen a l’assoliment dels resultats per generar motivació i voluntat de cooperació.

El darrer procés de la gestió de la implicació de les parts interessades del projecte consisteix a fer un seguiment continuat del pla de relació traçat amb cadascuna d’elles, obtenir-ne un retorn i, quan sigui necessari, proposar accions de canvi o de millora del projecte a l’òrgan responsable per a la seva aprovació si escau.

Per tancar aquest mòdul, dedicarem un breu espai a exposar algunes reflexions que et poden ajudar a tractar amb parts interessades que no mostren una actitud col·laboradora o positiva vers el projecte.

• Cal recordar en tot moment que l’objectiu del projecte és, en termes generals, satisfer les necessitats i les expectatives de les parts interessades principals. Probablement, aquestes seran interpretades per l’òrgan responsable del projecte, però això no vol dir que aquelles parts deixin de tenir interessos propis. Això implica que les discrepàncies que poden sorgir (per exemple, amb entitats ciutadanes, amb representants del personal…) no signifiquen que s’hagi adoptat una posició contrària o destructiva. És obligació de la direcció del projecte buscar l’origen d’aquestes discrepàncies i proposar solucions en positiu.
• Seguir amb atenció les postures de les parts interessades més difícils i mantenir sempre canals de comunicació oberts per detectar quan apareixen dificultats i poder-les tractar abans que esdevinguin antagòniques.
• Acceptar les postures diferents: no sempre tenim raó ni sempre sentirem propostes que ens agradaran. Cal escoltar i tractar d’entendre les motivacions i els objectius de tothom. No sempre les podrem incorporar al projecte, però en el pitjor dels casos podrem mostrar una actitud receptiva que ajudarà a mantenir el diàleg. I en ocasions ens faran veure alternatives i enfocaments que poden resultar efectius i adequats per millorar el desenvolupament del projecte.
• En situacions de confrontació, pot ser efectiu trobar-se amb cada part discrepant per separat per evitar la formació de blocs, que poden accentuar la situació d’enfrontament. Pot ser útil buscar punts de reunió neutrals i iniciar les discussions posant en relleu els punts de coincidència, demanant el motiu de les queixes o els dubtes i preguntant també com pensen aquelles parts que es podrien resoldre o reduir.

En aquest sisè mòdul del curs has estudiat com gestionar la relació amb les parts interessades per tal que la influència que aquestes tenen afavoreixi el desenvolupament del projecte i la seva culminació amb èxit. Aquesta relació s’ha de fonamentar a obrir canals de comunicació eficaços i mantenir-los de forma adequada.

Primer hauràs d’identificar de forma clara quines són aquestes parts interessades. Una de les maneres de fer aquesta identificació és treballant conjuntament amb l’equip de treball i aplicant la tècnica de la tempesta d’idees.

Recorda que no només es tracta de saber quines són, sinó també de conèixer-ne els interessos, les expectatives i les actituds i entendre quines són les seves necessitats d’informació en relació amb el projecte. Tota aquesta informació ha de ser recollida en un registre de les parts interessades.

Quan hagis identificat les parts interessades, caldrà preveure quines accions s’hauran de dur a terme amb cadascuna d’elles per tal d’aconseguir que contribueixin positivament al projecte. Això requereix determinar quin és el seu posicionament sobre el projecte, per la qual cosa pots aplicar una matriu de poder i interès o seguir el model d’anàlisi de la prominència. Amb aquest posicionament, podràs definir a quines parts has de dedicar l’atenció prioritària de l’equip i establir activitats de relació concretes utilitzant la matriu d’avaluació de la implicació.

A partir d’aquest punt, hauràs d’aplicar habilitats de comunicació, de relació interpersonal i de treball en equip per desenvolupar les accions previstes i aconseguir una implicació constructiva de les parts.

Has comprovat, finalment, que durant tot el projecte la direcció haurà de fer el seguiment de la relació amb les parts interessades, obtenir retorn i, quan sigui necessari, proposar les accions de canvi o de millora del projecte a l’òrgan responsable per a la seva aprovació.

DIVERSOS AUTORS (2017). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos. Guía del PMBOK ®. 6a. edició. Newton Square, Pennsilvània: Project Management Institute.

DIVERSOS AUTORS (2018). UNE-ISO 10006. Gestión de la calidad. Directrices para la gestión de la calidad en los proyectos. Madrid: AENOR.

SERER, M. (2001). Gestión integrada de proyectos. Barcelona: Edicions de la Universitat Politècnica de Catalunya.