Direcció de de projectes

L’equip de treball el formen professionals que tenen rols i responsabilitats assignats per dur a terme el desenvolupament del projecte. S’ha de distingir, no obstant, entre el que és un grup de treball i el que és un equip de treball.

Perquè un grup de treball esdevingui un equip de treball no n’hi ha prou amb una divisió del treball i una assignació individualitzada de comeses: és necessari un grau de coresponsabilitat per a l’assoliment de l’èxit del projecte.

Aquesta coresponsabilitat es tradueix molt sovint —amb independència dels rols que cada membre té assignats— en la participació de tot l’equip en determinats processos de gestió (hem vist fins ara com es proposava, per exemple, treballar en equip la identificació de les parts interessades del projecte).

La direcció de l’equip no es pot limitar a distribuir tasques i a controlar-ne l’execució; també té la responsabilitat de:

• Liderar: preocupar-se per tal que l’equip estigui alineat i compromès amb els objectius del projecte, la qual cosa comporta tenir en compte la satisfacció de les seves necessitats i expectatives, motivar-lo i donar exemple amb el propi comportament, especialment davant de les dificultats.
• Gestionar: organitzar i dirigir l’equip per tal que estigui en les millors condicions per fer la seva feina, és a dir, procurar que estigui format i tingui els recursos necessaris; oferir orientacions pràctiques davant de les disjuntives; prendre decisions quan sigui necessari, i contribuir al desenvolupament professional de les persones que l’integren (per obtenir els millors resultats per al projecte i per a l’organització i perquè aquest és un element motivador).

Els processos més importants de la gestió de l’equip de treball són els que es mostren en el diagrama següent:

El procés de planificació de la gestió de l’equip de treball comporta les activitats següents:

1. Definir els rols necessaris per al desenvolupament del projecte. i
2. Establir l’estructura organitzativa més adequada per al projecte.
3. Constituir l’equip de treball.
4. Assignar rols i responsabilitats a les persones que integren l’equip.

Les activitats que cal fer durant el desenvolupament del projecte estan determinades, d’una banda, pels processos de gestió del projecte —molts dels quals hem examinat durant aquest curs—, i de l’altra, pel treball que es recull en l’estructura de descomposició del treball (EDT).

Aquestes activitats es poden agrupar en rols o perfils professionals d’acord amb les competències professionals necessàries per executar-les. Són exemples de rols:

• personal tècnic especialista en l’execució de tasques pròpies de la naturalesa del projecte;
• personal de suport administratiu;
• personal amb habilitats relacionals dedicat a la comunicació, etc.

Aquests rols que hem definit prèviament s’hauran d’estructurar de la forma més eficaç i eficient, tenint en compte tant els criteris organitzatius que s’apliquen al conjunt de l’organització original on es desenvolupa el projecte com les condicions particulars de cada projecte.

L’estructura organitzativa del projecte no serà la mateixa per a:

• La construcció d’un equipament, on intervé molt personal amb tasques de baixa qualificació dirigit per professionals qualificats.
• L’establiment d’un nou servei, on hi haurà tècnics especialistes, administratius, juristes, economistes, etc.
• Un projecte tecnològic desenvolupat amb enfocament adaptatiu per personal especialista en TIC, molt qualificat i que forma un equip autocontrolat.

L’estructura organitzativa del projecte ha de partir dels aspectes que segueixen:

• Ha d’estudiar i tenir en compte l’experiència de projectes anteriors per determinar l’estructura organitzativa més apropiada.
• S’ha de dissenyar de forma que faciliti i incentivi la comunicació efectiva i eficient i la cooperació entre tots els membres de l’equip de treball, i també amb altres parts externes interessades.
• Ha de ser l’adequada per a l’abast del projecte, la dimensió de l’equip de treball que caldrà formar, etc.
• Ha de ser coherent amb la cultura organitzativa de l’administració que impulsa el projecte, etc.

Si la cultura de l’organització no fomenta i incentiva el treball en equip i la delegació de responsabilitats a les persones, com a direcció del projecte ho hauràs de tenir en compte, ja sigui per optar per un model organitzatiu més jerarquitzat, ja sigui per proporcionar la formació i l’entrenament necessari a l’equip. També hauràs de preveure que possiblement caldrà explicar i defensar aquest model de funcionament.

És necessari que identifiquis com es mantindran les relacions entre l’equip del projecte i els òrgans que han fet l’encàrrec, els departaments de l’organització original que hauran de col·laborar amb el projecte i altres parts interessades.

Per poder seleccionar el personal adequat que ha de participar en el projecte i assignar-li les tasques correctament, és aconsellable:

• Disposar de les descripcions dels llocs de treball potencialment implicats.
• Conèixer la trajectòria professional de les persones que els ocupen, per exemple, indicant la seva experiència i la formació que han realitzat.

L’estructura de l’equip del projecte i els rols que han d’exercir les persones que l’integren variaran segons la naturalesa de les tasques que s’hagin de realitzar. Amb tot, hi ha una sèrie de funcions genèriques que normalment cal exercir i que és adequat preveure i assignar a les persones més adients:

• Gestió de la documentació del projecte (rol administratiu).
• Gestió de la qualitat.
• Secretaria tècnica.

Una vegada definits els rols i l’estructura organitzativa del projecte per desenvolupar-lo amb èxit, hauràs de constituir l’equip, és a dir, seleccionar les persones que l’integraran i posar-lo en marxa.

Com ja s’ha esmentat, s’han de saber prèviament quins rols cal desenvolupar i quines competències professionals tenen associades. Algunes d’aquestes competències tenen caràcter transversal per a alguns rols i deriven específicament de la naturalesa del treball en projectes.

És aconsellable que les persones de l’equip d’un projecte tinguin certes competències transversals per al treball en projectes:

• Creativitat i capacitat d’innovació.
• Responsabilitat i laboriositat.
• Flexibilitat, sociabilitat i capacitat de cooperació i de treball en equip.
• Realisme, capacitat crítica, objectivitat i imparcialitat.
• Capacitat de comunicació i de negociació.
• Ordre, treball sistemàtic i planificació.
• Iniciativa.

En la selecció del personal del projecte s’ha tenir en compte que els atributs personals responen a les competències professionals necessàries, especialment en rols especialitzats. Així mateix, cal considerar les característiques funcionals de cada rol.

La direcció del projecte ha de participar directament en la selecció del personal, que s’ha de fer sense presses, amb dedicació i amb cura, especialment en aquells projectes més complexos o més difícils d’executar.

Però, per garantir un bon funcionament de l’equip, no n’hi ha prou amb una bona correspondència entre les competències professionals necessàries segons els rols i les que poden aportar les persones candidates. Cal tenir en compte tres factors més:

• Que la participació en el projecte no generi conflictes en l’agenda professional del personal, ja que normalment els candidats estaran integrats en unitats de treball operatives.
• Que entre les competències professionals esmentades es trobi especialment la de saber (i voler) treballar en equip, amb la resta de membres, amb la pròpia direcció del projecte i amb altres actors clau.
• Que les persones candidates no tinguin objeccions a una probable situació de treball sota pressió de terminis, de dedicacions extraordinàries, de control i supervisió per part de responsables i autoritats externes i d’altres requisits del projecte.

Com a direcció del projecte, s’haurà:

• De tenir presents també els interessos individuals de les persones de l'equip per tal que no entrin en contradicció amb els objectius.
• De conciliar aquests interessos individuals amb els del projecte en la mesura que sigui possible (no es pot descartar la possibilitat que, en circumstàncies extremes, calgui exercir el dret de prescindir d’algun membre de l'equip).
• D’assegurar que els membres de l’equip comprenen i accepten les funcions i responsabilitats que els assignaràs.
• D’establir clarament com s’equilibrarà la dedicació al projecte si el personal continua treballant a temps parcial en les unitats operatives d’origen.

Una de les formes amb què pots assignar els rols i les responsabilitats a les persones que integren l’equip de treball és utilitzant una matriu d’assignació de responsabilitats.

Segons aquesta tècnica, es defineixen unes responsabilitats estàndard en la gestió del projecte. Un model de responsabilitats pot ser el següent:

• Responsable de l’activitat davant de tercers.
• Responsable de l’execució de l’activitat.
• Suport necessari per a l’execució de l’activitat.
• Persona a qui cal consultar en relació amb l’execució de l’activitat.
• Persona que cal mantenir informada sobre el desenvolupament de l’activitat.

A continuació, s’assignen aquests rols a les persones que formen part de l’equip per a cadascuna de les activitats que s’ha de desenvolupar (que, com hem indicat, deriven de l’estructura de descomposició del treball i dels processos de gestió del projecte), i se situa el codi d’identificació de cada persona (per exemple, les inicials) en un diagrama com el d’aquest exemple:

Com es pot observar en el diagrama, una persona pot tenir diferents responsabilitats sobre una activitat.

Lògicament, l’assignació de responsabilitats haurà de tenir la seva correlació amb l’assignació de tasques que es faci durant la programació del projecte.

Finalment, un aspecte que hauràs de tenir en compte és la possibilitat que algunes de les activitats siguin objecte de contractació externa. En aquest cas, es considerarà que les persones encarregades d’executar-les normalment no formen part de l’equip de treball i es tractaran des del procés de gestió de les adquisicions del projecte. Només en casos excepcionals (com per exemple, consultors, controllers, assessors…), professionals externs s’incorporaran a l’equip del projecte.

L’entorn de treball de l’Administració té una sèrie de peculiaritats que condicionen la gestió de l’equip de treball del projecte. Vegem-ne algunes de les més importants:

Si no es possible aplicar aquests criteris en la justa mesura, per exemple, si l'equip de treball ha estat predeterminat per circumstàncies alienes al projecte, i consideres que no es compleixen les condicions necessàries que s’han anat revisant (competències professionals, disponibilitat, etc.), cal que expliquis les conseqüències per a la planificació del projecte a l’òrgan responsable per tal que aquest pugui assumir les seves decisions amb ple coneixement.

Sovint, a les administracions, les persones integrants dels equips dels projectes se seleccionen de forma natural per:

• Les característiques formals del seu lloc de treball.
• Ser les úniques que compleixen determinats requisits.
• Les limitacions de mobilitat en la gestió de les persones.

En aquests casos, com a direcció del projecte, no podràs assegurar que el compromís de les persones amb el projecte sigui inicialment el necessari.

La direcció del projecte i l’òrgan responsable han de ser plenament conscients d'aquesta situació i de les limitacions que pot suposar; si no existeix cap possibilitat d'actuar amb flexibilitat en la creació de l'equip, és possible que calgui concloure que no es podran aplicar amb plena conseqüència alguns dels principis de la direcció de projectes al treball en qüestió.

El procés de desenvolupar l’equip de treball consisteix a millorar les competències i les interaccions de les persones de l’equip, així com l’ambient general de treball, per contribuir a l’assoliment dels objectius del projecte.

Per fer-ho, com a direcció del projecte, hauràs de treballar aspectes com els que s’enumeren tot seguit:

1. Millorar la capacitació (coneixements i habilitats) del personal de l’equip a través de les accions formatives adequades.
2. Aplicar una comunicació suficient, oberta i eficaç.
3. Fomentar el treball en equip i la col·laboració creant els espais de trobada adients.
4. Gestionar els conflictes que puguin sorgir, a l’interior de l’equip o en la relació d’aquest amb parts externes, de forma constructiva i positiva.
5. Afavorir la participació de l’equip en la resolució de problemes i la presa de decisions.
6. Buscar el compromís de l’equip amb el projecte, que es basa, entre altres coses, a gestionar adequadament la informació.
7. Dotar l’equip dels recursos materials necessaris: espais de treball (individuals i comuns), recursos informàtics per gestionar informació compartida (aplicacions, repositoris de documents al núvol, correu electrònic…), etc.

L’eficàcia dels equips de treball depèn de molts factors diferents, però un dels més importants és la relació que s’estableix entre els seus membres.

Un equip de treball és eficaç quan:

• No hi ha grans diferències de coneixements entre els seus membres.
• Les comunicacions són obertes.
• Hi ha un lideratge participatiu.
• Es minimitzen les diferències d’estatus o de jerarquia.
• Hi ha un interès compartit pel progrés del projecte i per trobar solucions als problemes.
• Hi ha la diversitat adient d’especialitzacions i perfils professionals.

En canvi, un equip de treball no és eficaç quan:

• Hi ha un expert a l’equip que acaba imposant sempre la seva opinió.
• Hi ha hostilitat o desconfiança entre els membres del grup.
• S’exerceix un lideratge autocràtic que sempre imposa les solucions.
• Hi ha diferències entre els membres de l’equip derivades de l’estatus o la jerarquia.
• Quan es participa per obligació o per raons polítiques, i no per interès en els objectius.
• Els membres de l’equip no tenen les competències adequades.

Un desenvolupament efectiu dels equips de treball requereix que els seus membres individualment siguin competents, però també que estiguin motivats i que es comprometin en el treball amb els seus companys i companyes.

Com a direcció del projecte, també t’hauràs d’ocupar d’establir un ambient de treball que encoratgi l’excel·lència, les relacions de treball efectives, la confiança i el respecte en el mateix equip de treball i entre aquest i les altres parts interessades en el projecte.

Per contribuir a la creació d’un bon ambient de treball, és convenient que apliquis les pràctiques següents:

• Buscar el consens en la presa de decisions, no la imposició dels teus parers.
• Utilitzar metodologies estructurades i sistemàtiques per a la resolució de conflictes, no improvisar.
• Buscar una comunicació clara, oberta i efectiva.
• Centrar els esforços de l’equip en la satisfacció de qui fa l’encàrrec i de les altres parts implicades.

A més, experts com els economistes nord-americans James G. March i Herbert Simon (1987) formulen, en el seu llibre Teoria de l’organització, les regles següents per generar compromís en els membres d’un equip de treball:

• Afavorir que interactuïn freqüentment, per generar consciència i sensació d'equip.
• Assegurar que les necessitats individuals es tenen en compte en el desenvolupament de l'equip.
• Transmetre la importància del projecte i de la participació de tots els membres.
• Assegurar que comparteixen els objectius comuns.
• Evitar que competeixin entre ells; l'objectiu és la cooperació, no la competència.

La motivació de les persones que integren l’equip del projecte és primordial si es vol assolir la màxima eficiència. Una persona treballarà amb gust i proporcionarà un rendiment elevat quan cregui:

• Que l’activitat que realitza és satisfactòria i estimulant.
• Que les condicions de treball són acceptables: tracte dels seus responsables, ambient de treball, recursos i mitjans, etc.
• Que se li reconeix i valora adequadament el treball que realitza.
• Que rep una compensació justa pel seu esforç.

Tan important com motivar el personal és no desmotivar-lo. A la taula següent es descriuen algunes circumstàncies que acostumen a contribuir a la desmotivació dels equips de treball dels projectes, per tal que les tinguis en compte i les corregeixis sempre que sigui possible:

El procés de dirigir l’equip de treball consisteix a fer-ne el seguiment per veure com es desenvolupa mentre dura el projecte, per tal d’optimitzar-lo i assegurar l’assoliment dels resultats desitjats. De forma sintètica, cal fer aquest procés mitjançant les tres activitats que es recullen en aquest diagrama:

Per fer-ho amb probabilitats raonables d’èxit, hauràs de desenvolupar un seguit d’habilitats molt importants per a la bona direcció de l’equip:

• Gestió de conflictes. Els conflictes són inevitables en el funcionament de qualsevol equip. S’originen per motius molt diversos: escassetat de recursos, pressió dels terminis de la programació, convivència d’estils de treball diversos, canvis en la planificació…

• Presa de decisions. Com hem apuntat en l’apartat anterior, la presa de decisions s’ha de fer pensant en el que sigui més favorable per als objectius del projecte (i, per tant, per satisfer les parts interessades).

• Intel·ligència emocional. La intel·ligència emocional és la capacitat d’identificar, avaluar i gestionar les emocions pròpies i les de tercers. Si desenvolupes aquesta habilitat, podràs actuar de forma que es rebaixin les tensions i s’incrementin les oportunitats de cooperació.

• Influència. La capacitat d’influir en altres persones et serà útil quan no tinguis (o no sigui convenient aplicar) l’autoritat que et proporciona la jerarquia. La influència es fonamenta a:
  • tenir capacitat de persuasió (és a dir, fer que altres persones modifiquin les seves actituds, opinions o conductes per la influència de la teva acció);
  • ser clar en l’exposició d’idees;
  • escoltar activament;
  • saber percebre els diferents punts de vista existents en una situació, i
  • saber obtenir informació rellevant per tractar els problemes i afavorir l’assoliment d’acords.

El conjunt d’aquestes habilitats, sumat a actuar de forma correcta, honesta i coherent, ajuda a liderar l’equip de treball, és a dir, a traslladar una visió que l’inspiri per fer correctament el seu treball i contribuir a l’assoliment de l’objectiu del projecte.

Finalment, controlar l’equip de treball del projecte consisteix a fer el seguiment de l’equip i comprovar que actua segons allò que estava previst.

D’acord amb la informació obtinguda, cada membre de l’equip haurà d’obtenir el retorn adequat, ja sigui en termes de necessitats i propostes de millora (per exemple, formació que cal realitzar), o en termes de reconeixement i, si escau, recompensa.

Aquest seguiment es farà mitjançant:

• reunions (individuals o d’equip) regulars,
• converses informals i
• revisió de documents diversos.

La formació d’un equip autocontrolat és una possibilitat molt adequada quan el projecte es gestiona amb un enfocament adaptatiu. En aquests casos, no es preveuen mecanismes ni rols centralitzats de control, sinó que aquest és exercit per l’equip en conjunt.

Quan l’equip controla la seva pròpia feina, es produeixen almenys quatre efectes positius:

• Es dona més autonomia a les persones que formen part de l’equip, la qual cosa constitueix un factor motivador.
• Es millora l’eficàcia, ja que la persona que executa les tasques normalment serà la més qualificada tècnicament per saber si el treball compleix els requisits.
• Es millora l’eficiència, ja que no cal la dedicació d’una persona específicament per al control de la feina de l’equip.
• Es redueix l’efecte coll d’ampolla que es dona si tot el control es concentra en la direcció del projecte, amb la qual cosa es millora la capacitat de resposta davant les incidències.

Si creus que és positiu aplicar aquest model al projecte, com a direcció hauràs de crear les condicions que ho facin possible. Aquestes condicions són:

1. Definir i comunicar clarament el propòsit de les tasques que ha d'executar cada persona, els seus objectius i la forma com els ha d'assolir, en el marc dels objectius generals del projecte.
2. Assegurar que les persones que integren l’equip tenen les competències professionals necessàries per executar les tasques assignades. Haurà de ser personal amb un alt nivell d’especialització, habituat al treball en equip i a rebre i donar realimentació constant sobre la seva feina.
3. Proporcionar periòdicament als membres de l’equip la informació necessària sobre el progrés del propi treball, en comparació amb les previsions que feia la planificació o la programació, per tal que cada membre de l’equip pugui mesurar el desenvolupament del seu propi treball. En molts casos, aquesta informació estarà directament a disposició del treballador o la treballadora, però en d’altres l’hauràs de subministrar des de la direcció.
4. Definir clarament l’autonomia amb què compta cada persona per prendre decisions sobre el treball quan sigui necessari.

En tot cas, s’ha de recordar que el model d’equips autocontrolats no suprimeix la funció de control de la direcció del projecte, sinó que la modifica:

• Es reforça el paper de direcció i suport de la direcció, en detriment del rol clàssic de supervisió.
• El control es concentra en els resultats de les tasques i de les activitats, i es deixa autonomia a l’equip per executar-les de la forma òptima segons les seves competències i complint amb les especificacions.

El model d’equips autocontrolats permet també que l’equip s’orienti cap a l’assoliment de resultats i no cap a l’execució d’instruccions. Això vol dir que és un potent instrument per generar aprenentatge per a l’organització.

Si l’equip de treball del projecte s’ha constituït ad hoc, que és la situació més habitual, en arribar a la fase de tancament del projecte, s'ha de dissoldre i els seus membres s'han de reintegrar a les corresponents unitats operatives, o bé passar a nous equips de treball d'altres projectes.

En aquest moment, com a direcció del projecte, hauràs de dur a terme una sèrie d'actuacions:

• Anunciar formalment a l'equip de treball que el projecte s'ha completat i que l'equip ha assolit el seu objectiu.
• Reconèixer l'esforç realitzat i les aportacions de les persones membres de l'equip. Aquest reconeixement no exclou que es facin els suggeriments i les propostes de millora que s'estimin convenients.

• Facilitar a les persones membres de l'equip el reintegrament als seus departaments originals o la incorporació a nous equips de projecte, per exemple, revisant conjuntament les tasques pendents i establint una agenda adequada que permeti al treballador comprometre's amb les seves obligacions fora del projecte.

En aquest darrer mòdul del curs de direcció de projectes has estudiat els aspectes fonamentals de la direcció de l’equip de treball, una de les responsabilitats clau de la direcció.

Has pogut reflexionar sobre les característiques d’un equip de treball (coresponsabilitat i cooperació) i les seves diferències amb un grup de treball, i has vist que la teva responsabilitat com a direcció del projecte es concentra a liderar i gestionar adequadament les persones.

El primer procés que has de dirigir per comptar amb un equip de treball eficaç i eficient és planificar-lo adequadament, per la qual cosa necessitaràs:

1. Definir els rols necessaris per al desenvolupament del projecte i establir l’estructura organitzativa més adequada, utilitzant bàsicament els processos de gestió i l’estructura de descomposició del treball del projecte.
2. Constituir l’equip de treball, partint de les competències professionals necessàries per poder desenvolupar correctament aquells rols i seleccionant el personal adient.
3. Assignar els rols i les responsabilitats a les persones que integren l’equip, per la qual cosa pots utilitzar la matriu d’assignació de responsabilitats que s’ha proposat.

Amb tot, has vist també com els criteris generals de la direcció del projecte s’han de matisar en el context de l’Administració pública en temes com la selecció del personal del projecte, la relació de l’equip amb les unitats operatives i l’actitud de les persones davant la participació en el projecte.

Tot seguit, has estudiat com des de la direcció del projecte has de procurar el desenvolupament de l’equip de treball, és a dir, que millorin les competències i les interaccions entre les persones de l’equip, en un bon ambient de treball, per contribuir a l’assoliment dels objectius.

A aquest efecte, com a direcció, hauràs de preocupar-te per millorar la capacitació (coneixements i habilitats) del personal de l’equip, aplicar processos adequats de comunicació, afavorir el treball en equip i la col·laboració, gestionar els conflictes que puguin sorgir, fomentar la participació activa de l’equip en la resolució de problemes i la presa de decisions i proporcionar recursos materials necessaris per al seu funcionament.

Tot això, amb l’objectiu de dotar el projecte d’un equip de treball eficaç i motivat.

Finalment, has après quines són les activitats que hauràs de dur a terme per dirigir l’equip durant l’execució del projecte i com hauràs de controlar que aquell funciona d’acord amb les previsions i les necessitats, examinant específicament el model d’equips autocontrolats, que és especialment eficaç en projectes desenvolupats amb un enfocament adaptatiu.

DIVERSOS AUTORS (2017). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos. Guía del PMBOK ®. 6a. edició. Newton Square, Pennsilvània: Project Management Institute.

DIVERSOS AUTORS (2018). UNE-ISO 10006. Gestión de la calidad. Directrices para la gestión de la calidad en los proyectos. Madrid: AENOR.

MARCH, J.; HERBERT, A. S. (1987) Teoría de la organización. Barcelona: Ariel Economía.

SERER, M. (2001). Gestión integrada de proyectos. Barcelona: Edicions de la Universitat Politècnica de Catalunya.