Direcció de de projectes

Qualsevol projecte que es posa en marxa en una organització comporta uns riscos.

Si un risc es materialitza, és a dir, si succeeix efectivament, pot fer que el projecte es desviï de les previsions inicials i que no assoleixi l’objectiu establert, o bé que ho faci però en uns terminis o a un cost diferents dels inicialment planificats.

La suma de tots els riscos que poden afectar un projecte és el risc general del projecte.

La teoria ens diu que quan la direcció del projecte creu que el risc general és massa alt pot optar raonablement per rebutjar-lo. Sabem, però, que aquesta possibilitat és factible només en molt comptades ocasions.

Per tant, si assumim que qualsevol projecte té riscos, la direcció ha de decidir com els vol encarar:

• Improvisant quan aquests riscos es concretin.
• Intentant preveure’ls i preparar les respostes que es considerin més adequades per assegurar l’èxit del projecte.

Saber improvisar sempre és desitjable, perquè mai podrem preveure tots els riscos i les respostes adequades, i per tant, ens dona capacitat de resposta. Però la capacitat d’improvisació no pot ser l’excusa per a la manca de previsió.

Una de les funcions bàsiques de la direcció de projectes és gestionar adequadament els riscos.

Els riscos que més preocupen són els que generen efectes negatius, però també n’hi pot haver de positius. Per tant, parlem de:

• Amenaces (negatives per al projecte) que cal evitar o l’impacte de les quals cal reduir.
• Oportunitats (positives per al projecte) que hem de saber aprofitar en benefici del projecte.

Els riscos s’han de preveure a l’inici del projecte i s’han estudiar en la fase de planificació, però no vol dir que no en puguin aparèixer d’altres al llarg de tot el cicle de vida del projecte, per la qual cosa la gestió dels riscos s’ha de revisar i actualitzar periòdicament.

En enfocaments adaptatius és imprescindible una revisió i actualització periòdica de l’anàlisi dels riscos del projecte. Els canvis en el projecte que es vagin assumint poden comportar l’aparició de nous riscos o la modificació dels previstos inicialment. Les prioritats del treball es poden veure modificades segons es vagi refent l’avaluació dels riscos.

La gestió dels riscos del projecte es fa desenvolupant sis processos, tal com es recull en el diagrama següent:

La gestió dels riscos del projecte —com la resta d’àmbits de gestió— s’ha de planificar a l’inici dels treballs, per tal de disposar d’un sistema coherent, integrat, aplicable i subjecte a revisió i adaptació quan sigui necessari.

Amb la planificació de la gestió dels riscos cal definir:

• Com s’identificaran els riscos.
• Amb quins criteris s’analitzaran.
• Ens quins moments del cicle de vida del projecte es revisarà la situació respecte als riscos.

Una de les eines que el director de projectes té al seu abast per a la identificació dels riscos és l’EDR o estructura de descomposició de riscos (en anglès, Risk Breakdown Structure o RBS).

La tècnica o metodologia de l’estructura de descomposició de riscos (EDR) consisteix a representar de forma jerarquitzada les possibles fonts de risc que poden afectar un projecte.

Moltes organitzacions disposen d’una o més EDR adaptades al seu sector d’activitat que apliquen dinàmicament als projectes que impulsen.

Una EDR pot estructurar-se en molts nivells, però normalment s’utilitzen tres nivells:

• El nivell superior (0) correspon al risc general del projecte, per agregació de tots els altres.
• El nivell mitjà (1) correspon a les àrees de risc genèriques segons el tipus de projecte de què es tracti.
• El nivell inferior (2) detalla, per a cada àrea, els àmbits als quals es poden vincular els riscos possibles.

La taula següent mostra una proposta, no exhaustiva, d’estructura de descomposició de riscos en tres nivells, adaptada al context general de les administracions públiques i basada en el Projecte de risc universal elaborat l’any 2002 per Dave Hall i David Hulett.

A banda de disposar d’un marc o una guia per a la detecció de riscos, el projecte necessita també una referència per poder prioritzar els riscos que es detectin.

En aquest sentit, en primer lloc, la direcció del projecte haurà de considerar quin és el nivell de risc que l’organització i les parts interessades més directament implicades en el projecte estan disposades a assumir.

I a continuació, haurà de definir un mecanisme per prioritzar els riscos tenint en compte dos factors:

El nivell de prioritat del risc s’establiria multiplicant el coeficient de probabilitat pel coeficient d’impacte per obtenir el coeficient de risc. La taula següent aplica els coeficients exposats en les etapes anteriors:

La direcció del projecte ha de determinar quin és el nivell de prioritat que correspon a cada coeficient de risc. Una possibilitat és la següent:

El següent procés que cal executar és la identificació de quins riscos concrets poden afectar el projecte. És en aquest moment quan podeu utilitzar la pauta que proporciona l’estructura de descomposició de riscos (EDR) que hem estudiat anteriorment.

En aquest procés d’identificació, l’objectiu és detectar i enumerar tots els riscos que poden tenir un impacte sobre el projecte. És per això que la participació de l’equip de treball (i, en alguns casos, d’altres parts interessades) és molt interessant, ja que poden aportar punts de vista i experiències que vosaltres mateixos no tingueu. Un mètode que podeu aplicar és la pluja o tempesta d’idees.

Si voleu aplicar metodologies d’anàlisi més sistemàtiques, donada la complexitat del projecte, podeu optar per:

• Anàlisi DAFO, de les debilitats i fortaleses (internes) i les amenaces i oportunitats (externes) que poden impactar sobre el projecte.
• Anàlisi PESTLA, basat en una revisió de les condicions polítiques, econòmiques, socials, tecnològiques, legals i ambientals que envolten el projecte i que poden generar riscos.
• Anàlisi TACOP, semblant a l’anterior però que examina les condicions tecnològiques, ambientals, comercials, operacionals i polítiques.

El resultat del procés d’identificació dels riscos és un registre dels riscos del projecte que, en aquest moment, ha d’incloure la informació següent:

1. Identificador únic del risc: codi que després podrem emprar en el procés d’anàlisi.
2. Descripció del risc.
3. Desencadenant: un esdeveniment que, si succeeix, assenyala que un risc està a punt de succeir o que ja ha passat.
4. Propietari o referent del risc: un membre de l’equip designat per fer seguiment del desencadenant i donar l’avís per a l’activació de les actuacions de resposta.

Una vegada identificats els riscos que poden afectar el projecte, cal que els analitzis per determinar quina és la seva prioritat, tenint en compte les probabilitats que succeeixin i l’impacte que poden tenir en el projecte. En aquest moment, aplicaràs els criteris definits durant la planificació de la gestió dels riscos.

En primer lloc, valorar la probabilitat d’acord amb la taula proposada anteriorment:

A continuació, valorar el possible impacte tenint en compte, com hem vist, l’afectació possible de la temporització, el cost i la qualitat i calcular el coeficient total. Pots seguir, novament, les pautes indicades en l’apartat dedicat a la planificació:

Finalment, calcular el coeficient de prioritat de cada risc multiplicant el coeficient de probabilitat pel coeficient d’impacte i aplicant el resultat en una taula com la proposada:

El resultat de l’anàlisi de la probabilitat i de l’impacte i la priorització consegüent s’han de recollir també en el registre de riscos d’un projecte.

La identificació i l’anàlisi dels riscos que poden afectar el projecte es fan per tal de poder definir estratègies i preparar accions de resposta que eliminin o redueixin l’impacte que poden tenir els riscos que, efectivament, es materialitzin.

Si preveus respostes adequades a tots els riscos identificats, es podrà assumir que el risc global del projecte està raonablement sota control.

Les respostes han de ser realistes, pràctiques, adequades a la naturalesa dels riscos i proporcionals a la priorització que hagis fet de cadascun d’ells. Sempre que sigui possible, has de preveure diferents opcions de resposta per a cada risc.

Les estratègies possibles per planificar respostes als riscos identificats es poden classificar en grans tipus. La taula següent te les mostra sintèticament, tant per a les amenaces, que poden afectar negativament el projecte, com per a les oportunitats, que ho poden fer positivament:

La gestió dels riscos del projecte culmina amb els processos:

• d’implementació de la resposta als riscos i
• de monitoratge dels riscos.

Si la identificació i l’anàlisi dels riscos s’han efectuat amb exhaustivitat i s’han planificat les respostes adequades en cada cas, pots tenir suficient seguretat que es reduirà al mínim l’impacte de les amenaces i que s’aprofitaran al màxim els beneficis derivats de les oportunitats, quan unes i altres esdevinguin reals.

Aquests procés ha de desenvolupar-se al llarg de tot el cicle de vida del projecte, ja que els riscos poden aparèixer en qualsevol moment del seu desenvolupament.

La identificació, l’anàlisi i la planificació de respostes amb relació als riscos s’ha de dur a terme durant la fase de planificació, al començament del desenvolupament del projecte.

Però això no vol dir que aquestes accions siguin suficients i que amb el pla de respostes puguis tenir la seguretat que podràs respondre adequadament a tots els riscos que es presentin:

• Pots descobrir que no vas identificar algun risc existent.
• Poden aparèixer situacions que donin lloc a nous riscos.
• Poden canviar la probabilitat o l’impacte possible d’un risc identificat.
• Poden variar les circumstàncies que feien efectiva una resposta planificada a un risc, en un sentit positiu o negatiu.

Tenint tot això en compte, caldrà que al llarg de tot el projecte facis seguiment, utilitzant el registre de riscos, dels plans aprovats amb relació als riscos. En el procés de monitoratge o seguiment dels riscos del projecte, has de tenir en compte els aspectes següents:

• Es manté l’efectivitat prevista de les respostes planificades per als riscos analitzats?
• Ha canviat la probabilitat o l’impacte possible dels riscos identificats?
• Continua essent efectiu l’enfocament de gestió dels riscos identificats?
• Han sorgit nous riscos que poden afectar el projecte?
• S’estan aplicant els plans previstos per actuar davant dels riscos?
• Cal preveure canvis en els recursos reservats per respondre als riscos?
• Ha canviat el nivell general de risc del projecte?
• L’estratègia del projecte, pel que fa a la gestió de riscos, continua essent vàlida?

En aquest mòdul has revisat de quina manera pots fer una gestió eficaç i eficient dels riscos que poden afectar els projectes que hagis de dirigir.

En primer lloc, has comprovat que tot projecte es veu envoltat de riscos, és a dir, de possibles esdeveniments que, si es produeixen, tenen un efecte —positiu o negatiu— en el desenvolupament del projecte.

Una alternativa davant dels riscos és improvisar les respostes, però això pot comportar impactes greus en el desenvolupament del projecte i desviacions molt importants (en el temps, l’abast o el cost).

Per tant, la postura que es considera responsable és gestionar aquests riscos per minimitzar els impactes negatius o aprofitar al màxim els positius.

La gestió dels riscos parteix, com has vist, d’una planificació que determini com s’identificaran, com s’analitzaran i quan s’aniran actualitzant aquestes previsions. Una de les tècniques que has estudiat i que et pot ajudar en la detecció de riscos és l’estructura de descomposició de riscos (EDR), que serveix per disposar d’una pauta o un model que ajudarà a identificar-los o a categoritzar els riscos que ja s’hagin identificat.

En aquest moment de planificació, hauràs de decidir també una metodologia per determinar la probabilitat que cada risc identificat es materialitzi i l’impacte que pot causar. En el text se’n proposa una que pots adaptar a les teves necessitats.

La identificació dels riscos és un procés que s’aconsella realitzar, aplicant les metodologies escollides, amb la col·laboració de l’equip de treball, i genera un registre dels riscos del projecte (que caldrà actualitzar al llarg del treball).

Seguidament, has vist que els riscos detectats s’han d’analitzar tenint en compte la probabilitat i l’impacte, per tal de prioritzar-los i dedicar més atenció a aquells que resultin més importants. Cal, però, determinar respostes als riscos, i per tant, hauràs d’incloure a la planificació aquestes respostes.

Per acabar, en el mòdul s’ha explicat també que el procés d’implementació de la resposta als riscos consisteix a executar els plans acordats de resposta als riscos quan aquests es materialitzen o bé quan hom detecta que estan a punt de fer-ho (amb un sentit preventiu). També hem de tenir present que el procés de monitoratge o seguiment de la identificació, anàlisi i previsió de la resposta als riscos s’ha de fer durant tota l’execució del projecte.

DIVERSOS AUTORS (2017). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos. Guía del PMBOK ®. 6a. edició. Newton Square, Pennsilvània: Project Management Institute.

DIVERSOS AUTORS (2018). UNE-ISO 10006. Gestión de la calidad. Directrices para la gestión de la calidad en los proyectos. Madrid: AENOR.

SERER, M. (2001). Gestión integrada de proyectos. Barcelona: Edicions de la Universitat Politècnica de Catalunya.