Conducció de reunions

Perquè hi hagi una reunió, tan sols calen dues persones. Aquesta és doncs la unitat mínima necessària. Dues persones… i la voluntat de reunir-se!

En ocasions un nombre petit pot dificultar la representació o la generació d'idees i l'aportació de punts de vista; per contra, un massa elevat pot dificultar-ne la gestió.

El nombre ideal dependrà, en última instància, de:

• L'estructura de l'organització.
• Components polítics i d'oportunitat.
• Aspectes externs com normatives o cultura de l'organització.

Un dels primers passos en la planificació d'una reunió és determinar i decidir qui hi ha de participar. Per tal de garantir que prenem la decisió més adequada, ens podem preguntar:

• Qui ha d'assumir un rol actiu?
• Qui té poder de decisió?
• Qui disposa de la informació necessària?
• Qui pot afegir valor a la discussió?
• Qui pot beneficiar-se de formar-hi part?
• Qui ha d'estar implicat ara per ser d'ajuda més endavant?
• Qui pot ajudar-nos a aconseguir els nostres objectius?
• Qui hi ha de ser per motius polítics?

Amb voluntat purament il·lustrativa, el nombre de persones adient, en funció de la tipologia, pot situar-se entre els paràmetres següents:

• D'informació. En tractar-se d'una reunió on l'objectiu es la transmissió d'informació, admet grups grans, superiors a cinquanta persones. En aquests casos, serà rellevant que els assistents disposin d'informació suficient per poder seguir la reunió.

• D'avanç de projecte. És clau la presència del cap de projecte, del sponsor i dels responsables de les accions. Si l'objectiu és informar de l'estat de situació, es pot considerar una reunió d'informació.

• De negociació. Es recomana que les parts acordin el nombre de representats. Això permet un equilibri entre les parts. Habitualment hi ha entre dues i quatre persones per part. Cadascuna designa un interlocutor.

• De presa de decisions. A menor nombre de persones, més operativa serà la dinàmica de la reunió. Es recomana no sobrepassar les vuit persones.

• De resolució de problemes o de coordinació. Al menys una persona de cada part implicada, el convocant i un facilitador. Es recomana no sobrepassar les vuit persones.

• D'equip de treball. Per facilitar i agilitzar la dinàmica de treball, s'aconsella no sobrepassar les deu persones.

• D'equip de projecte. És clau la presència del/de la cap de projecte, del sponsor si n'hi ha, a més dels membres de l'equip. Fins a deu persones es pot mantenir una bona dinàmica.

• De formació. Per garantir la interacció entre els/les participants, s'ha de procurar no sobrepassar les quinze persones.

Una vegada identificades les persones assistents, caldrà assignar els rols necessaris per al bon funcionament de la reunió:

• Líder: Organitza i dirigeix el grup i és responsable d'aconseguir els resultats desitjats.
  • És el decisor de la convocatòria.
  • Decideix els participants.
  • És el màxim responsable dels objectius de la reunió.
  • És el propietari, en última instància, de les decisions.
  • Està centrat en el contingut, i deixa en mans del facilitador el procés.
  • Assigna les responsabilitats sobre les tasques, accions i càrregues de treball.

• Facilitador: Participant neutral que gestiona el procés i la participació posant a la disposició del grup eines, animant a generar idees, mantenint l'ordre i vetllant pel bon desenvolupament del procés.
  • És la persona que està centrada en el procés, en que la reunió funcioni de la millor manera possible.
  • La seva actuació ha de permetre que les persones reunides treballin en un clima motivador.
  • Estimula els/les participants posant al seu abast eines que mobilitzin al resultat.
  • Dóna suport al/a la líder i a la resta de participants per assolir el màxim resultat en un temps òptim.

• Secretari: Recopila els punts clau i les decisions en els flipcharts. Confecciona l'acta de la reunió.
  • Recopila els punts clau i les aportacions.
  • Pren nota dels acords.
  • Confecciona l'acta.

• Cronometrador: Recorda al grup el pas del temps d'acord amb l'agenda, però no determina l'inici i la finalització dels seus temes.
  • Coneix l'agenda i els temps assignats a cada punt.
  • Avisa quan s'ha esgotat el temps assignat a cada punt (habitualment, uns minuts abans d'esgotar-lo, ho comunica al grup).

• Participants: Expressen idees, opinions i fan propostes relacionades amb la temàtica que s'aborda.
  • Són els/les màxims responsables de la generació del contingut de la reunió (excepte en les reunions informatives).
  • Escolten de manera activa i contribueixen a la reunió amb idees i experiència.
  • Ajuden el/la líder de l'equip a assolir l'objectiu.
  • Segueixen el procés.
  • Realitzen les accions assignades.
  • Representen i comuniquen als serveis/a les àrees/a les regidories, etc.

Sempre que sigui possible, es facilitarà que cada rol sigui assumit per una persona diferent. Tot i que, és possible que una mateixa persona assumeixi més d'un rol. En aquests casos, és important que diferenciï les diverses tasques i habilitats inherents a cada rol.