Conducció de reunions

Com ja s'ha vist anteriorment, una bona planificació és clau per assolir aquesta finalitat a través d'un procés que optimitzi el temps i el resultat. Un element important per optimitzar aquest procés és l'ús de materials de suport.

La base de les reunions és l'intercanvi d'idees, la generació de propostes i la suma d'aportacions per assolir un objectiu.

Es distingeix tres fases:

• Abans de la reunió.
• Durant la reunió.
• Després de la reunió

L'ús de materials de suport ajuda en gran mesura a optimitzar el temps i el resultat de les reunions i, per fer-les encara més àgils, s'ha de tenir present la consulta d'informació prèvia per part dels assistents.

En aquest cas cal tenir en compte el següent:

• Facilitar la documentació amb antelació suficient.
• Donar instruccions clares de quina part de la documentació cal haver llegit o treballat amb anterioritat a la reunió i amb quina finalitat.
• Si cal que els assistents remetin algun document abans de la reunió, convé especificar:
  • A qui l'han d'enviar.
  • Quina és la data límit.
  • En quin format (PowerPoint, Word, etc.).
  • Quines característiques ha de tenir el document (extensió màxima, estructura tipus per facilitar la integració de documents…).
  • En quina llengua.
  • Una persona de contacte per si sorgeixen dubtes en la preparació.
• És una bona pràctica verificar la recepció de la documentació.
• Si els participants han d'exposar la seva producció, comprovar les necessitats tecnològiques i la compatibilitat de les versions de software.
• En el cas que algun participant vulgui facilitar material a la resta d'assistents, haurà de fer-ho amb l'antelació suficient (cal establir una datat límit) i especificar, si s'escau, en quin moment s'haurà de lliurar (a l'inici, amb la resta de material, en el moment de la seva intervenció, al final, etc.).

A nivell logístic caldrà preveure temps suficient per rebre, elaborar i reproduir la documentació necessària per a la reunió per tal de garantir que les còpies estiguin disponibles en començar la reunió.

El material necessari per a la reunió ha d'estar disponible i accessible abans de començar-la.

Aquí s'inclou tant el material escrit o electrònic com el de suport: flipchart i paper suficient, retoladors per al flipchart, bolígrafs, paper, carpetes, aigües, i el material específic per a les dinàmiques previstes (post-its, cartolines de colors, etc.).

Per tal de prendre la decisió més adequada, es proposa algunes consideracions:

• Si el material és necessari per al bon seguiment de la reunió, millor lliurar-lo abans.
• Si és de suport, cal valorar si:
  • Els participants poden distreure's consultant-lo, desviant així l'atenció del procés previst.
  • Inclou algun aspecte no previst en l'agenda del dia i que pot generar algun debat paral·lel.
• Si el material aportat és de suport a la producció d'un output (per exemple, una fitxa que cal omplir), convé verificar que estigui solt, no enquadernat.
• Si el material inclou alguna presentació que es projecti durant la reunió, es recomana que els/les participants el tinguin disponible per poder prendre notes i evitar que perdin l'atenció prenent apunts d'informació que tenen disponible impresa.
• Si el material és de suport o complementari als temes de la reunió, es pot lliurar al final.

És important també tenir la referència de la persona a qui cal recórrer en cas de necessitar suport tècnic. Si es porta un suport electrònic (CD, DVD, pendrive…), caldrà verificar que les versions de software són compatibles.

Si durant la reunió s'utilitza algun material que no s'ha distribuït als assistents i es valora que és interessant que el tinguin, seria bo fer constar a l'acta qui el farà arribar i en quin termini. Es recomana que s'actuï com si fos una tasca assignada a una persona.

En aquest sentit és recomanable decidir:

• Qui és la persona responsable de la tramesa.
• Qui ha de passar a net la informació (si s'escau).
• En quin suport es passarà (paper, arxiu per correu electrònic, arxiu disponible a la intranet, accés web…).
• Data límit per a la tramesa.

Si el material per distribuir amb posterioritat a la reunió és el resultat de diverses aportacions dels participants, és aconsellable decidir:

• Qui són les persones que hauran d'aportar la informació.
• En quin format.
• A qui s'ha d'enviar.
• En quin termini.
• Qui farà el document agregat (si s'escau).
• En quin termini.
• A qui s'ha d'enviar el document final, o sigui, la llista nominal. (Caldrà verificar que es disposa de les adreces de correu o dades suficients per fer la tramesa.)