Conducció de reunions

L'espai és un recurs escàs. Ben segur que tot sovint ens reunim a «la» sala de reunions, aquell espai que tenim més avinent i on acostumem a dur a terme totes les reunions.

Quan es planifica la reunió, s'atorga absoluta prioritat a l'objectiu i als participants i releguem l'espai a un segon terme. Malgrat tot, aquest últim juga un paper fonamental en la dinàmica i el bon desenvolupament de la reunió.

Un espai determinat afavoreix o dificulta determinades activitats o l'ús efectiu de certes metodologies. Per triar el lloc de reunió es tindran en compte diferents aspectes que facilitaran el correcte desenvolupament de la trobada:

• Nombre d'assistents.
• Metodologia o metodologies que cal emprar.
• Pauses previstes per prendre un cafè.
• Tipus de mobiliari necessari (amb o sense taula; possibilitat de fer grups petits; espai per penjar-hi fulls de flipchart, etc.).
• Accessibilitat per a totes les persones participants.
• Possibilitats d'interrupcions externes.
• Necessitats tecnològiques (canó de projecció, accés a Internet, megafonia, etc.).

La proximitat és adient, doncs, per a reunions de curta durada, però caldrà plantejar-se la seva idoneïtat per a reunions que es prevegi que siguin llargues.

Aquesta mateixa proximitat pot ser la font d'interrupcions i retards. Si els participants estan fàcilment localitzables, poden ser requerits amb més facilitat, i durant les pauses, si n'hi ha, és possible que tornin al seu lloc de treball a trucar, consultar el correu electrònic o comentar alguns temes amb companys o amb l'equip, dificultant així la interacció entre els convocats a la reunió i, sovint, retardant la seva represa.

Tal com ja s'ha afirmat, algunes dinàmiques de facilitació necessiten un determinat espai físic. Algunes distribucions són més comunes que altres. Les distribucions més habituals són:

• Al voltant d’una taula. Distribució tradicional, habitual en les reunions de seguiment, coordinació, projectes o negociació. Cal garantir que la distància entre les persones permeti mantenir una conversa en un to moderat.

• En petites taules. Adequada quan sigui necessari treballar en paral∙lel en grups petits o es vulgui facilitar l’acostament entre persones concretes.

• Semicercle sense taula. Afavoreix una comunicació directa, oberta i transparent. Adequada per generar idees.

• Semicercle amb taula. Adient Per a sessions on hi ha una persona que exposa i es vol mantenir l’atenció en aquesta, facilitant l’equidistància. Adequada per a la majoria de sessions de formació.