Conducció de reunions

Com ja hem vist, les funcions de facilitador i líder són fonamentals perquè les reunions tinguin èxit. Una mateixa persona pot desenvolupar les dues funcions si disposa de les habilitats necessàries.

Partint de la premissa que el facilitador ha de fer fàcil el desenvolupament de la reunió, les principals habilitats en el procés de facilitació són:

• Vetllar perquè el procés es mantingui durant tota la reunió.
• Influir sobre l'equip perquè es mantingui l'agenda prevista.
• Identificar, intercedir i resoldre els possibles conflictes que apareguin durant de la reunió.
• Ser neutral.
• Evitar aportar opinions pròpies.
• Ser flexible per adequar l'acompliment del procés en les dinàmiques i necessitats de les persones assistents.
• Reforçar les actituds positives i reconduir les negatives.
• Fer-se visible únicament quan sigui necessari i atorgar el protagonisme als/a les participants.

La facilitació té tasques específiques que contribueixen de manera clau al bon desenvolupament de la reunió, tant abans com durant:

Abans de començar la reunió:

• Coneix de forma explícita les expectatives del líder.
• Acorda amb totes les persones participants l'objectiu, el procés i les normes d'actuació.

En el transcurs de la reunió:

• Recopila de manera clara i endreçada la informació, les idees i els acords que es van generant.
• Si en el transcurs de la reunió hi ha desviacions sobre allò previst, ho posa de manifest i, si escau, ho recondueix o fa explícites les noves prioritats.
• Vetlla perquè la reunió transcorri d'acord amb les normes d'actuació acceptades per les persones assistents.
• Encoratja a la participació i vetlla perquè els dubtes o les discrepàncies s'exposin.
• Garanteix que els acords i les assignacions de tasques siguin explícits i que les parts interessades els entenguin i assumeixin. Resumeix els acords i els resultat de la reunió.
• Garanteix que el/la líder validi els acords i els propers passos.