7. La reunió

7.1. Problemes típics en les reunions

Per molt acuradament que es preparin les reunions, és possible que hi sorgeixen alguns problemes. Cal parar especial atenció a:

  • Participants amb agenda «oculta» o no coincident amb la de la resta de participants.
  • Interrupcions contínues: entrades i sortides de la sala, mòbils, consulta del correu electrònic, etc.
  • Reunions «paral·leles» o converses a dos.
  • Intervencions dures o agressives o posicions inflexibles.
  • Manca de respecte pels pactes inicials.
  • Estancament en un tema per part dels participants o temes que hi tornin de forma recurrent.

En aquests casos, és d'especial rellevància que el facilitador posi en pràctica les habilitats exposades anteriorment.

7.2. Establir les "regles de joc"

Tenir unes normes de funcionament clares i compartides facilita de manera notable el bon desenvolupament de la reunió. En aquells grups que es reuneixen de forma habitual, és aconsellable establir per escrit aquestes normes per tal de poder-s'hi remetre quan sigui necessari. Per a grups que es reuneixen esporàdicament o de forma singular, és suficient enunciar-les oralment a l'inici.

Els aspectes bàsics són:

  • Respectar els temps pactats.
  • Respectar el torn de paraula.
  • No interrompre l'altra persona.
  • Si no s'està d'acord amb alguna exposició, cal justificar-ne el desacord i oferir alternatives.
  • En el cas que hi hagi pauses, cal pactar i acomplir l'horari de represa de la reunió.

7.3. Assignar tasques i accions

És possible que en el transcurs de la reunió s'assignin tasques concretes a participants. El facilitador procurarà que:

  • Cada acció tingui assignat un/a responsable.
  • L'acció tingui una data límit.
  • El contingut sigui explícit.
  • Hi hagi un output o «lliurable» definit.
  • Si hi ha altres persones assistents que hi han de participar, es defineixi clarament qui són.
  • El responsable accepti la tasca que se li ha encomanat.

És recomanable que les persones que es converteixin en responsables d'una acció siguin presents a la reunió.

En el cas que la tasca s'encarregui a una persona no present a la reunió, caldrà garantir els mecanismes per facilitar-li la informació i verificar que assumeix l'encàrrec en el menor temps possible. Aquesta segona opció presenta algunes dificultats ja que, si per qualsevol motiu la persona designada no pogués o no volgués assumir l'encàrrec, hi hauria un impacte en les previsions.

Resumint, la moderació ideal és aquella que passa desapercebuda. El facilitador ha de poder disposar d'un bon ventall d'eines per assegurar que el procés de la reunió s'orienta a assolir l'objectiu previst. Actua com un moderador d'un programa de televisió, que té com a finalitat que es compleixi el guió.